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RGANOS DE CONTROL
Ministerio Pblico: Ejercido por el Procurador General de la Nacin, el Defensor del Pueblo, los
Procuradores Delegados y los Agentes del Ministerio Pblico ante las autoridades jurisdiccionales
y personeros municipales.
Corresponde la guarda y promocin de los derechos humanos, la proteccin del inters pblico y
la vigilancia de la conducta oficial de los funcionarios pblicos.
Es el orden lgico descendente de aplicabilidad que adquieren las normas de acuerdo con el
poder que tengan las entidades, dependencias y funcionarios que las emiten y reglamentan. En
este orden de ideas podemos distinguir:
Normas Jurdicas
Normas Administrativas
Normas Tcnicas
Normas Sociales
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NORMAS JURDICAS
Son creadas por un gobierno o estado de derecho para regular el comportamiento de las personas
dentro de la sociedad.
Normatividad archivstica jurdica: comprende el conjunto de normas que regulan la gestin y todo
el ciclo de los archivos.
Cdigo: Del latn codex, con varias significaciones; entre ellas la principal e las jurdicas actuales :
coleccin sistemtica de datos.
Norma general y obligatoria propuesta por el gobierno y sancionad por el jefe el Estado en virtud
de delegacin expresa de poder legislativo.
Estas normas de carcter general, tendientes a la cumplida ejecucin de las Leyes . Estn sujetas
a las siguientes pautas:
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No se pueden recortar ni ampliar las obligaciones y derechos consagrados en la Ley .
Pueden establecer normas que no fueron previstas en detalle por el legislador, siempre no se
opongan, ni por exceso ni por defecto, al contenido del testo expresado en la Ley.
DISPOSICIONES JURIDICAS
Artculo 63. Los bienes de uso pblico son inalienables, imprescriptibles e inembargables
Artculo 95. Toda persona esta obligada a cumplir con la Constitucin y las Leyes
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CDIGOS
ARTCULOS
CDIGO DE PROCEDIMIENTO CIVIL. Artculos: 175, 251,252 al 259, 261 al 264, 268, 269, 272,
273, 279, 281, 282
CDIGO PENAL. Artculos: 463, 431, 418, 419, 350, 287, 286, 289, 291, 292, 293, 294, 309, 192,
194.
CDIGO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO: Artculos: 17, 18, 19, 21, 24, 25,29
CDIGO DE COMERCIO. Artculos: 19, 27, 28, 43, 44, 48, 49, 51, 54, 59, 60, 68 69, 70, 619
CDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO. Artculos: 39, 41, 42, 46, 48, 151, 162, 264, 393, 488
LEYES
LEY 14 DE 1936. Aprueba tratado internacional sobre proteccin del patrimonio cultural.
LEY 6 DE 1992. (Art.74) Uso y valor probatorio al disco ptico en documentos tributarios.
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LEY 4 DE 1993. Obligacin de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los
documentos de los archivos.
LEY 136 DE 1994 Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y
funcionamiento de los municipios.
LEY 270 DE 1996. Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologas en la Administracin de
Justicia (Art.95).
LEY 527 DE 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los
mensajes de datos, del comercio electrnico y las firmas digitales, y se establecen las entidades
de certificacin y se dictan otras disposiciones.
LEY 594 DE 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
LEY 734 DE 2002. Cdigo Disciplinario nico (Artculo 34 numeral, 1,5 y 22 Artculo 35
numeral 8,13 y 21).
LEY 795 DE 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema Financiera
(Artculo 22).
DECRETOS
Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio.
Decreto 264 de 1963. Reglamenta la ley 163 de 1963, sobre defensa y conservacin del
patrimonio histrico, artstico y monumentos.
Decreto 2274 de 1980. Inventario patrimonio documental y facultad de inspeccin a los archivos
Decreto 1798 de 1990. (Art. 31) Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.
Decreto 2126 de 1992. (Art 51) Reserva Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco ptico a los comerciantes en sus archivos.
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Decreto 663 de 1993. (Art 96) Estatuto Orgnico del Sistema Financiero.
Decreto 856 de 1994. (Art 11) Libros y archivo del Registro nico de proponentes.
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticacin de documentos originales y uso de sellos; prohbe
exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohbe copiar o retirar
documentos de los archivos de las entidades pblicas; autoriza el uso de sistemas electrnicos de
archivos y transmisin de datos; prohbe limitar el uso de las tecnologas de archivo documental
por parte de los particulares, entre otros.
Decreto 1126 de 1999. Por el cual se adscribe el Archivo General de la Nacin al Ministerio de la
Cultura.
Decreto 254 de 2000. Por el cual se expide el rgimen para la liquidacin de las entidades
pblicas del orden nacional. Art. 39 Conservacin de los Archivos segn disposiciones del AGN y
disponibilidad de recursos para su preservacin, y Art. 40 Expediente de liquidacin
Decreto 1145 de 2004. Disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistemas General de
informacin administrativa del sector pblico SUIP. Guarda y Custodia de las hojas de vida(artculo
12).
Decreto 2211 de 2004. Por medio del cual se determina el procedimiento aplicable a las entidades
financieras sujetas a toma de posesin y liquidacin forzosa administrativa
Decreto 3666 de 2004. Por medio del cual se consagra el Da Nacional de los Archivos en
Colombia
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Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Acuerdo 12 de 1995. Modifica la Parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994 rganos de
Direccin, Coordinacin y Asesora
Acuerdo 02 de 1996. Por el cual se adiciona el Acuerdo 12 de 1995, que modifica el Acuerdo 7
de junio de 1994
Acuerdo 06 de 1996. Por el cual se crea el comit Evaluador de Documentos del Archivo
General de la Nacin.
Acuerdo 02 de 1997. Por el cual se prrroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995,
para la presentacin de las tablas de retencin por parte de los organismos nacionales
Acuerdo 22 de 2000. Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994
Reglamento General de Archivos rganos de Direccin, Coordinacin y Asesoras
Acuerdo 47 de 2000. Desarrolla el artculo 43 del captulo V Acceso a los Documentos del
Archivo del AGN del Reglamento General de Archivos Restricciones por razones de
Conservacin.
Acuerdo 50 de 2000. Desarrolla el artculo 49 del ttulo VII Conservacin de documentos..., del
Reglamento General de Archivos sobre Prevencin de deterioro de los documentos de archivos y
situaciones de riesgo
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Acuerdo 73 de 2000. Por el cual se deroga el acuerdo 046 del 5 de mayo de 2000
Acuerdo 017-2001. Por el cual se adopta el Estatuto Interno del Archivo General de la
Nacin.
Acuerdo 16 de 2002. Por el cual se adopta la poltica archivstica y se dictan disposiciones para
el manejo de los archivos pblicos de las Cmaras de Comercio.
Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en
las entidades pblicas y las privadas que cumplan con funciones pblicas, se regula el Inventario
nico Documental y se desarrollan los artculos 21,22,23 y 26 de la Ley General de Archivos 594
de 2000.
Acuerdo 15 de 2003 Adiciona un pargrafo al artculo primero del Acuerdo 041 del 31 de
octubre de 2002 Integracin Comit de Archivo de las entidades pblicas en proceso de
liquidacin.
RESOLUCIONES
RESOLUCIN 142 de 1996. Por la cual se crea el Comit Nacional de Archivos de la Educacin
Superior del Sistema Nacional de Archivos.
RESOLUCIN 033 de 1997. Por la cual se crea el Comit Nacional de Archivos Eclesisticos,
de Iglesias, Cultos y Religiones.
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RESOLUCIN 049 de 1998. Crea el Comit de Gestin de Documentos del Sistema Nacional
de Archivos
RESOLUCIN 068 de 1998. Por la cual se modifica el numeral 7 del artculo 2 de la Resolucin
142 de 1996
RESOLUCIN 1995 DE 1999. Establece normas para el manejo de la Histrica Clnica (Expedida
por el Ministerio de Salud)
RESOLUCIN 083 DE 2004. Por la cual se crea el Grupo Tcnico de apoyo del Comit de
Archivo del Archivo General de la Nacin. (Derogada por Resolucin 183 de 2004)
RESOLUCIN 183 DE 2004. Por la cual se crea el Comit de Archivo del Archivo General de la
Nacin (derogo las Resoluciones Nos. 106 de 1995, 228 de 2000 y 083 de 2004)
RESOLUCIN 021 DE 2005. Por la cual se establecen las tarifas que el AGN cobrar por
concepto de venta de bienes y servicios.
CIRCULARES
CIRCULAR 012 DE 2004. Orientaciones para el cumplimiento de la Circular No. 004 de 2003
(Organizacin de las Historias Laborales).
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NORMAS ADMINISTRATIVAS
Son las normas de tipo administrativo o institucional que regulan su proceso comunicativo y
archivstico.
Estatutos: Conjunto de reglas por el que se rige una persona jurdica de carcter corporativo o
asociacional, como por ejemplo, la sociedad annima. En esta los estatutos han de incorporarse a
la escritura social y contener unas determinada menciones . Es discutida la naturaleza negocial o
no negocial de os estatutos, pero prevalece la tesis de que no puede considerarse derecho
objetivo si bien en algunos casos deben prevalecer las reglas de interpretacin propias de este.
Manuales: Son documentos que sirven como medio de comunicacin y coordinacin que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin
( antecedentes, legislacin, estructura, objetivos, sistemas, procedimientos, funciones entre otros.)
as como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeo
de sus tareas.
NORMAS TCNICAS
Conjunto de normas que regulan el QU, el CMO, el CUNDO y el CON QU en los procesos ,
actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones .
NTC 9000
Manual de Calidad
Plan de Calidad
Especificacin
Gua
Procedimiento
Registro
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La normalizacin en el mbito archivstico abarca desde las orientaciones generales, hasta los
requisitos tcnicos precisos para la ejecucin de cada una de las funciones archivsticas, es decir,
consiste en configurar un conjunto de normas, procedimientos, lineamientos de aplicacin
general, un marco conceptual y un lenguaje comn propio del quehacer archivstico.
NORMAS TCNICASCOLOMBIANAS
NTC 3723 Micrografa. Microfilmacin de documentos sobre pelculas de tipo gelatina y sales
de plata de 16 mm y 35 mm. Tcnica de operacin.
NTC 4080 Micrografa. Smbolos grficos para su uso en microfilme con su significado,
aplicacin y localizacin. Clasificacin de Microfilmes.
NTC 4436 Informacin y Documentacin. Papel para documentos de archivo., Requisitos par
ala permanencia y durabilidad.
NTC 5174 Norma sobre procesado y almacenamiento de microfilmes tipo gelatina y plata.
NTC 3580 Documentacin. Gua para la elaboracin de hojas de transmisin por telefax
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NTC 1486 (cuarta actualizacin) Documentacin presentacin de tesis, trabajos de grado y
otros trabajos de investigacin
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NORMAS SOCIALES
Son enunciados que postulan deberes para ser realizados en forma libre y consciente.
Las normas sociales se fundamentan en los principios ticos, que son parte del comportamiento
moral, de la cultura, de las virtudes, de la actitud y de la conducta de las personas en general, y de
los profesionales en funciones especficas, en particular.
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