AUDITORA

[TOMA FSICA DE
INVENTARIOS]

ALVIS, Yuselis

RODRGUEZ, Norghycelena

SNCHEZ, Edgar
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INSTRUCTIVO PRESENTADO POR LA GERENCIA:

Objetivos:

El propsito de la toma fsica consiste en determinar:

Que los artculos existan fsicamente

Que las cantidades registradas coincidan con las
cantidades en existencia a la fecha del inventario
Que los artculos que componen el inventario se
encuentren en condiciones aptas para su venta
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OBSERVACIONES DEL INFORME PRESENTADO POR LA GERENCIA DE

LA EMPRESA RICANA, C.A.

1. OBJETIVOS:
a. No se coloc como objetivo de la auditora a realizar el
correspondiente a la correcta valoracin del inventario. El
cual consideramos como un objetivo importante de la
auditora sobre los inventarios.

b. El resto de este tem lo encontramos satisfactorio

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INSTRUCTIVO PRESENTADO POR LA GERENCIA:

Planificacin:

La toma fsica del inventario se debe desarrollar en cuatro etapas:

Planificacin inicial
Conteos y entrega de la informacin
Procesamiento de la informacin y anlisis de los resultados y
diferencias
Realizacin de los ajustes contables pertinentes
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2. PLANIFICACIN

a. La planificacin de la auditora est realizada de

manera satisfactoria
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INSTRUCTIVO PRESENTADO POR LA GERENCIA:

Alcance:

La toma fsica de inventario abarcara las lneas de producto:

1000; 2000; 3000; 4000

Se incluir en el conteo los artculos ubicados en el Depsito

Refrigerado en La Almacenadora El Morichal.
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3. ALCANCE

a. Consideramos importante que en el informe se

coloquen los nombres de las lneas que
corresponden a las series a ser inventariadas.

b. Recomendamos que en el alcance se especifiquen

las sedes, sucursales, depsitos o plantas que se
van a inventariar.
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INSTRUCTIVO PRESENTADO POR LA GERENCIA:

reas responsables:

Gerencia de Operaciones
Almacn
Direccin de Administracin & Finanzas
Auditora
Auditora Externa

Responsabilidades por reas

Logstica / Administracin & Finanzas

Es responsable por las fechas de los inventarios y el personal a participar en el proceso de

conteo y la logstica de la toma de inventario, igualmente supervisa la alimentacin de los datos
al sistema y aprueba los ajustes originados por las diferencias.

Almacn

Es responsable por las reas a inventariar ademas de proveer mecanismos que faciliten el
acceso a los materiales y productos sujetos a conteo, distribucin fsica en el almacn y tomar
medidas necesarias para que en el momento de la toma fsica no se realicen movimientos de
artculos que afecten el proceso

Auditora

Se responsabiliza por la correcta valuacin y registro de los inventarios, del proceso de conteo
y validacin de resultados as como la verificacin de los ajustes producto de la toma fsica,
ademas velara por que la toma se realice de acuerdo con las normas establecidas, el corte de
documentos as como tambin realizara verificaciones aleatorias de los artculos a inventariar

Contabilidad / Sistemas

Responsables por el cierre del sistema modulo inventarios asi como la correcta aplicacin/
registro contable de los ajustes derivados de la toma fsica de inventario. Ademas velara por la
correcta inclusin de los datos al sistema
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4. RESPONSABILIDADES POR REAS:

a. Observamos en el informe presentado por la Gerencia que

no se especifican los nombres y cargo de las personas
que forman parte de cada una de las reas responsables
de la ejecucin del inventario. Esto con el fin de cumplir
con la segregacin de funciones.

b. Exhortamos a la gerencia a especificar las funciones que

realizar cada miembro de los equipos que se encuentran
en la gestin de la toma fsica de inventario.
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INSTRUCTIVO PRESENTADO POR LA GERENCIA:

Planificacin inicial

- El sistema se cerrar el da 30 de septiembre a las 6:00 PM

-El inventario fsico se realizara el da 1 de octubre a partir de las 8:00 AM (el

horario de la toma es de 8:00 AM a 12:00 PM y de 1:00 PM a 6:00 PM) en las
siguientes localidades:

Sede Ppal y Planta Procesadora: Estado Miranda/Zona Industrial de Caucagua

No. 72. Responsable: Lic. Bettzy Bravo Gerente de Planta.

Planta Procesadora: Estado Miranda Guarenas, Sector Araguita N 68.

Responsable: Lic. Lilian Martnez / administrador de la Planta Procesadora.

Matadero: Zona Industrial Santa Cruz de Aragua Estado Aragua. Responsable:

Ing. Fredy Maan Gerente

Depsito Refrigerado: En la Almacenadora El Morichal en Ciudad Bolvar N 17.

Responsable: Sr. Freddy Vsquez Jefe de Depsito.

-Se informar a proveedores y clientes a fin de no coincidir con la actividad

(Responsables: Grte. De Crdito y Cobranza Pedro Silva.

-Antes del inicio de la toma fsica se efectuar una reunin informativa con todos
los participantes a fin de girar instrucciones y aclarar dudas el da 30 de octubre a
las 2:00 PM en las instalaciones de la Sede Principal.

-El jefe de almacn y/o administrador de planta y su personal debern asegurarse

de que los artculos estn debidamente arreglados (agrupados en la misma rea
fsica) y plenamente identificados para facilitar el proceso de acuerdo a la
siguiente clasificacin a saber: daados, consignados y de terceros.

-Identificar y segregar los productos facturados y no despachados

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5. PLANIFICACIN INICIAL

a. En el informe se especifica que el inventario ser

realizado el da 01 de octubre en todas las sedes,
plantas, sucursales y depsitos de la empresa. Para
esto, realizarn una reunin informativa y de
planificacin con el personal que participar en la
gestin de toma fsica el da anterior, 30 de septiembre
en la sede principal.

Sin embargo, consideramos que falta coordinacin en la

planeacin de esta actividad respecto a las sucursales
como est planteado para la sede principal.

Asimismo, recomendamos que el inventario de las

sucursales sea realizado o supervisado por personal de
otras sedes.
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INSTRUCTIVO PRESENTADO POR LA GERENCIA:

Indicaciones Fundamentales

La determinacin fsica ser por conteos

Se efectuara doble conteo con los grupos establecidos
para cada conteo
En caso de discrepancias se enviara un tercer grupo a fin
reverificar dichas discrepancias
Los conteos se anotarn en las tarjetas suministradas al
tales fines (primero y segundo) mismos se debern llenar a
bolgrafo y en caso de error deber tacharse el nmero
errado y colocar el correcto sin borrones o enmendaduras.
Los conteos se efectuaran por zonas tomando en cuenta
todos los productos.
Durante el conteo no se permitir el traslado de
existencias de un lugar a otro
En plantas se instalar una mesa de trascripcin
encargada de vaciar los datos al sistema, a quien debern
ser entregados los listados de conteo por cada grupo.
En caso de existir suspensiones temporales como horas de
almuerzo y/o das sucesivos de conteo, se deben
identificar claramente cuales fueron los productos
inventariados por cada uno de los grupos
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6. INDICACIONES FUNDAMENTALES

a. Consideramos que faltan indicaciones sobre cmo

se realizar el conteo, por donde se empieza.

b. Establecimiento de mecanismos de control durante

el conteo.

c. Instrucciones a seguir en el reconteo por

diferencias.
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INSTRUCTIVO PRESENTADO POR LA GERENCIA:

Corte de documentos:

Documentos incluidos en el corte

Ultimas cinco (5) facturas y otros documentos emitidos.

Primeras cinco (5) facturas y otros documentos emitidos.
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7. CORTE DE DOCUMENTOS

a. Se deben especificar cules facturas y otros

documentos se presentarn antes y despus.

b. Falta hacer entrega de los documentos de

propiedad de la mercanca existente en las
plantas, as como la mercanca existente en el
morichal.
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INSTRUCTIVO PRESENTADO POR LA GERENCIA:

Notas:

Las sucursales practicaran la toma fsica el jueves 27 y enviaran los

soportes a Caucagua Sede Principal Auditora Interna- a mas
tardar el da viernes 28.

El horario de toma de inventario es de 8:00 a 12:00 1:00 a 6:00

PM. En el caso de que un integrante tenga que retirarse debe
autorizarlo el responsable del inventario.

Los responsables de realizar el corte en el sistema y la entrega de

formatos del inventario deben tener disponible estos recursos el
01/10/2011, a las 7:30 AM.

La logstica de refrigerios, almuerzos y dotacin de material ser

coordinada por el rea de Almacn.
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8. NOTAS Y OTRAS RECOMENDACIONES

a. Recomendamos anexar al informe de la Gerencia

copias de los materiales (formatos, plantillas,
tarjetas) a utilizar en el procedimiento de toma
fsica a fin de que el personal se familiarice con el
procedimiento y as minimizar errores de llenado.

b. Consideramos necesario la especificacin por

escrito en el informe sobre la organizacin y
preparacin del almacn, planta o sucursales.
Material identificacin de los mismos, colocacin
de las tarjetas y el acomodo del inventario.

c. Especificar en el informe el tiempo de entrega de

resultados de la toma fsica por parte de las
personas responsables al departamento encargado
y pautas en caso de que no se pueda terminar el
inventario en la fecha propuesta (Falla elctrica,
etc).
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d. Procedimientos a seguir despus de la toma fsica.

Ajustes contables, reversos, entre otros.

e. Se recomienda, ajustar los procedimientos de

control interno:
Implantar un sistema kardex
Informacin adicional sobre la discrepancia de
los 1.500.000 existentes en el inventario antes
de la toma fsica

f. Establecimiento de pautas de control sanitario

durante la toma.

g. Qu medidas tomarn con el Inventario obsoleto y

daado?