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Objetivos:
Al finalizar este captulo, el participante aprender a:
Insertar una Tabla
Escribir dentro de las celdas
Usar Formulas
TABLAS
Una tabla es un arreglo rectangular formado por un conjunto de filas y columnas. El
elemento bsico de una tabla se denomina celda, que est formado por la interseccin
entre una columna y una fila.
Imaginariamente asumimos que la tabla est formado por los encabezados como
A B C D E F G H
1 A1 H1
2 C2 D3
3 B3 F3
4 F4
Al dar un clic sobre una de las celdas del botn tabla, usted podr arrastrar hasta
seleccionar el nmero de filas y columnas de la nueva tabla a crear.
Para insertar una tabla, tambin puede elegir la opcin Dibujar tabla de la Ficha Insertar
Ejemplo:
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
FORMULAS
Una frmula es una expresin que nos permite obtener algn resultado. Por ejemplo,
usted puede multiplicar el producto de dos celdas o sumar los valores que muestran las
celdas de una columna.
Para poder efectuar clculos usando frmulas, Word enumera a cada fila de la tabla y
nombra a las columnas con una letra. Las celdas son identificadas a travs de una letra
y un nmero que corresponden con la letra de la columna y el nmero de la fila.
Para un mejor entendimiento, se muestra la siguiente tabla con las referencias a las
celdas:
REFERENCIA A CELDAS
Los encabezados de las columnas (A, B, C, ..) no son mostrados ni debern ser editados
por el usuario, solo son referencia para determinar el resultados de la aplicacin de las
frmulas.
3. Haga clic sobre la celda que contendr la frmula para efectuar algn calculo:
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
Recuerde que toda frmula en Word inicia con el signo igual (=), seguido por una
expresin. La expresin puede hacer uso de operadores o funciones.
PRECAUCION:
Referencias de tabla
Al realizar clculos en una tabla, se hace referencia a las celdas de la tabla con A1, A2,
B1, B2, etc., donde la letra representa la columna y el nmero representa la fila. Al
contrario que en Microsoft Excel, en Microsoft Word las referencias de las celdas son
siempre referencias absolutas y no incluyen signos de moneda.
Ejemplo
La referencia de la celda A1 en Word es lo mismo que $A$1 en Excel.
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
Utilice un rango que incluya slo la letra o el nmero que lo representa, por ejemplo,
1:1, para hacer referencia a la primera fila de la tabla. Esta indicacin permite que el
clculo incluya automticamente todas las celdas de la fila si decide agregar otras
celdas ms adelante.
Utiliceun rango que incluya las celdas especficas, por ejemplo, a1:a3, para hacer
referencia a una columna con tres filas. Esta indicacin permite que el clculo incluya
slo esas celdas. Si agrega otra celdas posteriormente y desea incluirlas en el
clculo, deber modificarlo.
OPERADORES
En un campo = (Formula), puede utilizar cualquier combinacin de valores con los
operadores matemticos y relacionales.
OPERADORES MATEMATICOS
Smbolo Operador
+ Suma
- Diferencia
* Producto
/ Divisin
% Porcentaje
^ Potencia y races
OPERADORES RELACIONES
Smbolo Operador
= Igual a
< Menor que
> Mayor que
<= Menor o igual a
>= Mayor o igual a
<> Distinto de
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
FUNCIONES EN WORD
Microsoft Word est dotado en un conjunto de funciones. Las funciones son frmulas
especiales que nos permiten obtener algunos resultados de una expresin.
El campo = (Formula) puede utilizar los valores que devuelven las siguientes funciones.
Las funciones con parntesis vacos pueden aceptar cualquier nmero de argumentos
separados por comas (,) o puntos y comas (;), mientras utilice el separador de listas
definido en la configuracin regional del Panel de control de Microsoft Windows. Los
argumentos pueden ser nmeros, frmulas o nombres de marcadores. Las funciones
AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() y SUM() tambin puede aceptar
referencias a celdas de tabla como argumentos.
ABS
Devuelve el valor positivo de un nmero o una frmula, independientemente de su valor
positivo o negativo real.
Sintaxis:
= ABS (x)
Ejemplo:
Como resultado en la celda, podr observar el cdigo de campo de la expresin que utiliza la funcin
valor absoluto:
AND
Devuelve el valor 1 si las expresiones lgicas x e y son ambas verdaderas, o el valor 0
(cero) si ambas expresiones son falsas.
Sintaxis:
= AND(x ; y)
x y x AND y
1 1 1
1 0 0
0 1 0
0 0 0
Ejemplo:
Si la celda A2 contiene el valor 10 y la celda B2 = 5. Determinar el resultado de la
expresin:
Solucin:
AVERAGE
Devuelve el promedio de una lista de valores.
Sintaxis:
Ejemplos
Para los Datos:
12 13 10
15 8 14
13 16 9
12 13 10
15 8 14
13 16 9
Escriba:
=average(b:b)
=average(b1:b3)
12 13 10
15 8 14
13 16 9
Escriba:
=average(a1:b2)
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
12 13 10
15 8 14
13 16 9
Escriba:
= average(1:1)
= average(A1:C1)
12 13 10
15 8 14
13 16 9
Escriba:
=average(a1;a3;c2)
12 13 10
15 8 14
13 16 9
Escriba:
=average(a1:c2)
=average(1:1;2:2)
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
Ejemplo:
Dada las siguientes calificaciones de los alumnos en el Curso de Microsoft Word:
Solucin:
=Average(2:2)
=Average(B2:D2)
Ejemplo:
Dada la calificacin de los alumnos en el Curso: Internet e Intranet
50% de Examen
30% de Prctica
20% de Trabajo
Por tanto:
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Solucin:
COUNT
Devuelve el nmero de elementos de una lista.
Sintaxis:
Ejemplo:
Dada las siguientes notas del Curso de Microsoft Windows:
Solucin:
= Count(B2:D2)
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DEFINED
Devuelve el valor 1 (verdadero) si la expresin x es vlida, o el valor 0 (falso) si no se
puede calcular la expresin.
Sintaxis:
= DEFINED(x)
Ejemplo:
Para los datos:
Dato Expresin
4 1
Juan 0
Isis
FALSE
Devuelve 0 (cero).
Sintaxis:
=FALSO
IF
Evala la expresin de prueba para ejecutar si es verdadero o falso, la expresin
contenida como argumento de la funcin
Sintaxis:
Ejemplo:
La siguiente tabla muestra la calificaciones de los Alumnos:
Solucin:
1) Calculando el Promedio:
a) Haga clic sobre la celda: E2
b) Escribir la frmula:
= Average(B2:D2)
2) Calculando el Calificativo:
a) Haga clic sobre la celda: F2
b) Escribir la frmula:
INT
Devuelve los nmeros situados a la izquierda de la posicin decimal del valor o de la
frmula x.
Sintaxis:
= INT(x)
Ejemplo:
Dada las siguientes calificaciones de los alumnos en el Curso de Microsoft Word:
Calcular los promedios. Haga uso de la funcin INT para obtener slo la parte entera
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
Solucin:
1) Desplace el punto de insercin en la celda: E2
2) Calcular el Promedio, escribiendo la frmula: = Average(Left)
Se agrega 0,5 para obtener el redondeo proximo para finalmente obtener la parte
entera.
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MAX
Devuelve el mayor valor de una lista.
Sintaxis:
= MAX (Rango)
Ejemplo:
Para las cantidades producidas en las ciudades. Calcular la produccin Mxima por
ciudad:
Solucin:
MIN
Devuelve el valor ms pequeo de una lista.
Sintaxis:
Ejemplo:
Con los datos del ejercicio anterior, determinar los valores minimos:
Solucin:
En la celda E2, escriba la frmula:
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
MOD
Devuelve el resto de dividir el valor x por el valor y .
R = x Mod y
R=xy*C
Sintaxis:
= MOD (x; y)
Ejemplo:
Para los datos:
x y Resto
12 5
7 3
Determinar el Resto de x e y:
Solucin:
x y Resto
12 5
7 3
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
2) Escribir la frmula:
x y Resto
12 5 2
7 3
NOT
Devuelve el valor 0 (cero) (falso) si la expresin lgica x es verdadera, o el valor 1
(verdadero) si la expresin es falsa.
x NOT (x)
1 0
0 1
Sintaxis:
= NOT(x)
Ejemplo:
OR
Devuelve el valor 1 (verdadero) si alguna de las expresiones lgicas x e y o ambas son
verdaderas, o el valor 0 (cero) (falso) si ambas expresiones son falsas.
Sintaxis:
= OR (x ; y)
x y x OR y
1 1 1
1 0 1
0 1 1
0 0 0
Ejemplo:
La tabla contiene dos siguientes datos:
= OR(A2>=10; A3>B3)
PRODUCT
Devuelve el resultado de multiplicar una lista de valores.
Sintaxis:
Ejemplo:
La funcin { = PRODUCTO (1;3;7;9) } devuelve el valor 189.
Ejemplo:
Data la tabla con los datos:
3 5
a) Determinar el producto
Se explicar cmo hacer que la celda C2 de la tabla anterior muestre el producto de las
cantidades contenidas en las celdas A2 y B2, debe realizar los siguientes pasos:
1. Cree una tabla de tres filas y cuatro columnas. En las celdas A2 y B2 escriba los
nmeros 3 y 4 respectivamente.
3. Haga clic en el men Tabla y luego en el comando Frmulas. Usted podr ver el
cuadro de dilogo que se muestra a continuacin:
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
6. En la caja de texto Frmula coloque el punto de insercin entre los parntesis que
se muestran a la derecha del nombre de la funcin y escriba A2;B2.2
8. Si usted hace cambios en los valores que influyen en el resultado de la frmula debe
hacer clic derecho sobre el valor calculado y luego dar clic en el comando Actualizar
campos del men contextual.
1
La caja de texto muestra la frmula =SUM(LEFT) pues Word asume que lo que usted desea es sumar (SUM) las celdas que se
encuentran a la izquierda (LEFT) de la celda sobre la cual se encontraba el punto de insercin en el momento de dar la
orden
2
Para separar las celdas dentro de la frmula debe usar el separador de listas que ha especificado en la ficha Nmero de la
Configuracin Regional en el Panel de Control. Usted debe escribir A2,B2 si su separador de listas es la coma, pues de lo
contrario leer !Error de sintaxis, , en lugar del resultado que espera
3
Si no ve el sombreado en el nmero 15 debe hacer clic en el men Herramientas, luego en el comando Opciones y luego
seleccionar Siempre en el cuadro combinado Sombreado de campo de la ficha Ver en el cuadro de dilogo que Word ha
mostrado
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
ROUND
Devuelve el valor de x redondeado con el nmero especificado de posiciones decimales
y; x puede ser un nmero o el resultado de una frmula.
Sintaxis:
= ROUND(x ; y)
Ejemplo:
Para las ventas:
Datos Redondeo
13,75
10,5
15,725
Solucin:
Datos Redondeo
13,75 13,75
10,5 10,50
15,725 15,73
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
SIGN
Devuelve el valor 1 si x es un valor positivo, o el valor -1 si x es un valor negativo.
Sintaxis:
= SIGN(x)
Ejemplo:
Determinar el signo de los Nmeros 13, 0 y 5
Solucin:
13 1
0 0
-5 -1
=Sign(A1)
=Sign(A2)
=Sign(A3)
SUM
Devuelve la suma de una lista de valores o frmulas.
Sintaxis:
Argumento Resultado
Ejemplo:
Para la Tabla:
Aceptar se obtiene:
Ejemplo
a) Calcular el Costo
b) Determinar el descuento del 3%
c) Determinar el Sub Total
d) Calcular el impuesto general a las ventas (19%)
e) Calcular el Total
Solucin:
a) Calcular el Costo
Pasos:
Haga clic sobre la celda D2:
Pasos:
Haga clic sobre la celda: D6 y escriba la frmula:
Para efectuar un descuento del 3%, deber de aplicar al monto de las compras
(Sub total). Para ello, escribase la frmula:
=3%*D5
Pasos:
Escriba la frmula: = 19% * (D5 D6)
e) Calcular el Total
Pasos:
Escriba la frmula: = D5 D6 + D7
La tabla luego de los clculos son mostrados a continuacin:
TRUE
Devuelve el valor 1.
Sintaxis:
= TRUE
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CDIGO DE CAMPO
Un cdigo de campo en Word permite establecer una expresin y los modificadores para
calcular el resultado de una frmula matemtica.
\# Imagen numrica
Especifica el aspecto de un resultado numrico. Este modificador se denomina
modificador de "imagen" porque utiliza smbolos para representar el formato del
resultado de campo (campo de resultado: texto o grfico que se inserta en un
documento cuando Microsoft Word realiza instrucciones de campos. Cuando imprima el
documento o cuando oculte los cdigos de campo, los resultados de campo sustituirn a
los cdigos de campo.).
Ejemplo:
El modificador \# #.##0,00 $ de { = SUM(ABOVE) \# #.##0,00 $ } muestra el resultado
como "4.455,70 $".
Nota
No es necesario que las imgenes numricas sencillas, que no incluyan espacios, vayan
entre comillas; por ejemplo, { VentasMarzo \# #.##0,00 $}.
Elementos de imagen
Elemento Descripcin
0 (cero) Especifica las posiciones numricas necesarias que van
a mostrarse en el resultado. Si el resultado no incluye
ningn dgito en dicha posicin, Word muestra un 0
(cero).
Ejemplo
{ = 4 + 5 \# 00,00 } muestra "09,00".
# Especifica las posiciones numricas necesarias que van
a mostrarse en el resultado. Si el resultado no incluye
ningn dgito en dicha posicin, Word muestra un
espacio.
Ejemplo
{ = 9 + 6 \# ### $ } muestra 15 $".
x Coloca dgitos a la izquierda del marcador "x". Si el
marcador est a la derecha de la coma decimal, Word
redondea el resultado con dicha posicin.
Ejemplo:
{ = 111053 + 111439 \# x## } muestra "492".
{ = 1/8 \# 0,00x } muestra "0,125".
{ = 3/4 \# .x } muestra ",8".
. (coma decimal) Determina la posicin de la coma decimal.
Ejemplo
{ = SUM(ABOVE) \# ###,00 $ } muestra "495,47 $".
Ejemplo
{ = 10 - 90 \# -## } muestra "-80".
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
Ejemplo
{ = 100 - 90 \# +## } muestra "+10" y
{ = 90 - 100 \# +## } muestra "-10".
%, $, *, etc. Incluye el carcter especificado en el resultado.
Ejemplo
{ = benefneto \# "##%" } muestra "33 %".
"positivo; negativo" Especifica formatos de nmero distintos para los
resultados positivos y negativos.
Ejemplo
Si el marcador (marcador: ubicacin o seleccin de texto
de un archivo al que se da un nombre para usarlo como
referencia.
Ejemplo
"1.245,65 $".
Ejemplo
En funcin del valor del marcador Ventas95,{Ventas95 \#
"#.##0,00 $;(#.##0,00 $);0 $" } muestra valores positivos,
negativos y 0 (cero) de la siguiente forma: 1.245,65 $,
(345, 56 $), 0$
Ejemplo
{ = { Precio } *8,1% \# "##0,00 $ 'por impuestos de
ventas' " } muestra "347,44 $ por impuestos de ventas".
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
Ejemplo
{ = SUM(A1:D4) \# "##0,00 'es el total de Tabla' `tabla`" }
muestra "456,34 es el total de Tabla 2".
Ejemplo 1
El siguiente campo resta una cantidad del valor representado por el marcador
VentasBrutas. El modificador de imagen numrica muestra el resultado con un signo
de moneda; por ejemplo: 14.786,17 Soles:
Ejemplo 2
El siguiente campo = (Formula) calcula el nmero total de pginas de un documento
cuya numeracin de pginas empiece en 47 y muestra el resultado como "Pgina 51 de
92".
Pgina { PAGE } de { = (47 - 1) + { NUMPAGES } }
Ejemplo 3
Los siguientes ejemplos hacen referencia a los valores de una tabla. Las referencias de
celdas en los ejemplos marcan las celdas de la tabla que contienen el campo =
(Formula). Si el campo no est en la tabla a la que se hace referencia, marque la tabla
con un marcador y especifquelo, seguido de las referencias de celda.
Suma de celdas, desde la celda situada encima del campo hasta la parte superior de la
columna, o bien hasta la primera celda vaca o con un valor no vlido.
{ = SUM(Table3 C3) }
{ = MIN(Table3 A3:D3) }
El menor valor de las cuatro primeras celdas de la tercera fila de la tabla sealada con el
marcador "Tabla3".
Word 2007 Ing. Porfirio Neira Ch.
PREGUNTAS DE REPASO
1. Qu debe hacer para crear una tabla que tenga 3 filas y cuatro columnas?
2. Qu debe hacer para que una tabla de 80 filas muestre los ttulos de las columnas en
todas las pginas del documento en las que aparezca?
3. Qu debe hacer para insertar una columna al final de la ltima columna de una tabla?
7. Cmo se coloca en una celda una frmula que calcule la suma de las celdas que estn
sobre ella?
10. Qu debe hacer para que una tabla se muestre hacia el lado derecho del margen de la
pgina?
11. Qu puede causar que, al escribir una frmula en una tabla, Word muestre
Especificacin de carcter no vlida en lugar del resultado que debera verse?