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ACADIA SELECCIN, EVALUACIN Y xPROC-PROV-001


SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso interno Rev.: Pg: 1
001 de 7
Emitido por: Aprobado por: Fecha: 30-01-2012
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PROCEDIMIENTO PARA SELECCIN,


EVALUACIN Y SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:


Jefe de Compras Director Tcnico Director General
Responsable SIG de Q,
MA y PRL

CONTROL DE CAMBIOS
Rev. nm. Pg. Descripcin Fecha

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 1
Ttulo:
ACADIA SELECCIN, EVALUACIN Y xPROC-PROV-001
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso interno Rev.: Pg: 2
001 de 7
Emitido por: Aprobado por: Fecha: 30-01-2012
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CONTENIDOS
1. OBJETIVO3
2. ALCANCE.3
3. DEFINICIONES...3
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.3
5. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD.3
6. SELECCIN DE PROVEEDORES........4
6.1. CRITERIOS DE SELECCIN.5
7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES...6
8. REGISTRO DE EVALUACIONES..7
9. VERIFICACIN DE PRODUCTOS COMPRADOS7
10. REFERENCIAS.7

ANEXOS
ANEXO A1. Registro de Proveedores:
Listado de documentos para acreditacin como
proveedor de Acadia ...8
ANEXO A2. Registro de Proveedores:
A.2.1 Cuestionario de evaluacin a proveedores de Acadia..9
A.2.2. Valoracin y Ponderacin de criterios12
ANEXO A3. Modelo de carta a posibles proveedores para formar parte del Registro de
Acadia (no se adjunta)
ANEXO B1. Seguimiento de proveedores de Acadia: Escalas de calificacin y
ponderacin de criterios.13
ANEXO B2. Modelo de carta a proveedores que forman parte del Registro de Acadia
en que se comunica la evaluacin efectuada (no se adjunta)

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 2
Ttulo:
ACADIA SELECCIN, EVALUACIN Y xPROC-PROV-001
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso interno Rev.: Pg: 3
001 de 7
Emitido por: Aprobado por: Fecha: 30-01-2012
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1. OBJETIVO
Establecer los siguientes aspectos relativos a proveedores de Acadia:
- Definir los criterios de seleccin, evaluacin y aceptacin de proveedores
- Establecer el sistema de seguimiento de calidad de los proveedores
- Definir el sistema de registro de los resultados de evaluaciones a proveedores

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica exclusivamente a proveedores de -------, ------- y -----.

3. DEFINICIONES
.
.

4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Jefe de Compras: Tendr la responsabilidad de dar cumplimiento a este
procedimiento en Acadia y su gestin. Mantendr el Registro de Proveedores.
Jefe de I+i y Diseo: Definir los requisitos tcnicos de compra.
Jefe de Produccin: Ser el encargado de la inspeccin del producto comprado
Responsable del Sistema Integrado de Gestin de Q, MA y PRL: Ser el
responsable de la actualizacin de este procedimiento y, de acuerdo con el
Jefe de Compras, de asegurar la actualizacin del control de cambios que se
produzcan en l as como del control de Registros de Evaluaciones a
Proveedores.

5. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD
Este procedimiento establece la metodologa mediante la cual Acadia selecciona,
evala y reevala a sus proveedores de --------, ------- y -------, informa de sus
resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del Sistema
Integrado de Gestin de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales
(SIG Q, MA y PRL).

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 3
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ACADIA SELECCIN, EVALUACIN Y xPROC-PROV-001
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Emitido por: Aprobado por: Fecha: 30-01-2012
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6. SELECCIN DE PROVEEDORES
Se entiende como seleccin de proveedores a la etapa previa al inicio del proceso de
compra, de acuerdo con los criterios establecidos para ello, mediante la cual se
consigue la aprobacin de algunos de ellos que sean capaces de satisfacer
adecuadamente las necesidades de Acadia y sus clientes finales, as como formar
parte del Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001).

Para el alcance definido en el presente procedimiento, los proveedores interesados


debern ser acreditados por Acadia para formar parte del Registro. A estos
proveedores se les solicitar la entrega de los siguientes antecedentes para su
acreditacin (Anexo A1):
- Legales, financieros y tributarios
- Tcnicos y de experiencia laboral
Asimismo, se pedir entrega del Cuestionario de evaluacin (Anexo A2).

Los proveedores debern suscribir el compromiso de cumplir con los requisitos de


nuestro SIG de Q, MA y PRL en conformidad con las normas internacionales ISO
9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, con el objetivo de mejorar continuamente el
desempeo en calidad, medio ambiente y prevencin de riesgos laborales. Los
Proveedores que posean certificacin en estas materias deben enviar una copia de su
certificado inicial y de todas las re-certificaciones. Aquellos que no posean esta
certificacin, deben presentar un plan de trabajo para su implementacin o entregar
antecedentes que evidencien avances en estas materias.

Una vez finalizado el proceso de acreditacin, y si el proveedor cumple con lo


sealado en el presente documento, la empresa se comunicar con el proveedor
dejando constancia que ha cumplido satisfactoriamente los requisitos de acreditacin
para ser incorporado al Registro de Proveedores de Acadia. En caso que el proveedor
no cumpla con los requerimientos exigidos en el proceso de acreditacin, Acadia
informar al proveedor de esta situacin, y deber sealar el o los motivos del no
cumplimiento.

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Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso interno Rev.: Pg: 5
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Emitido por: Aprobado por: Fecha: 30-01-2012
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6.1. Criterios de seleccin


Adems de presentar los documentos recogidos en el Anexo 1 y los compromisos de
cumplir con los requisitos de nuestro SIG de Q, MA y PRL como condiciones
imprescindibles, se realizar una calificacin del proveedor en base a los criterios
tcnicos y de experiencia laboral aportados y al Cuestionario de Evaluacin. Los
proveedores podrn ser clasificados en 3 grupos, segn la puntuacin obtenida en
base a una escala continua de 0 a 100%, segn lo especificado en el Anexo A2.
Rechazados (resultado < 50%): Los proveedores con resultado inferior al 50%
no podrn seguir adelante en el proceso para ser parte de la Lista de
Proveedores de Acadia.
En reserva (resultado entre 50% y 70%): Los proveedores que sean
calificados dentro de este rango, podrn ser considerados como parte de la
Lista de Proveedores, con la condicin de que Acadia pueda validar su plan de
accin para atender un resultado mnimo de 70% dentro de un ao.
Admitidos (resultado > 70%): Estos proveedores han cumplido con el nivel
mnimo de conformidad en relacin a los requisitos de Acadia y evidencian un
claro plan de mejora continua. Este plan ser chequeado por el departamento
de Compras de Acadia por lo menos una vez al ao.

Aquellos proveedores que se acrediten sern incorporados al Registro de Proveedores


de Acadia, notificndose formalmente al proveedor.

Para mantener actualizada la informacin, en octubre de cada ao se solicitar a cada


proveedor que enve la documentacin financiera del ao inmediatamente anterior.
Cada vez que existan cambios de orden legal en la empresa (modificaciones sociales,
aumento de capital, otorgamiento o revocaciones de poderes, etc.), se deber adjuntar
la documentacin correspondiente con objeto de actualizar la informacin.

La acreditacin tiene una duracin de 36 meses, y debe ser renovada antes de la


fecha de terminacin, para lo cual la empresa Acadia iniciar el proceso dos meses
de anticipacin a la fecha de finalizacin.

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7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
La evaluacin de proveedores se realizar mediante el seguimiento del
comportamiento en el tiempo a todo proveedor con orden de Compra y/o Contrato
efectivo en el periodo de evaluacin. La evaluacin se realizar anualmente (por ao
vencido).

Las evaluaciones realizadas a los proveedores objeto de este procedimiento


consideran como criterios especficos la calidad, el precio y el plazo de entrega. La
evaluacin resulta de la informacin obtenida por los Departamentos de Compras y
Produccin, para cada producto o grupo de productos con Orden de Compra emitida o
Contrato Vigente, y una vez que la recepcin del mismo se haya realizado.

Estos criterios se evalan segn lo especificado en el Anexo B1. La escala de


calificacin final se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 %
(mximo de evaluacin), obtenido de la puntuacin ponderada de las evaluaciones
parciales del periodo analizado. Los resultados obtenidos para cada proveedor se
agruparn en 3 clases:
CALIFICADO: Puntuacin igual o mayor a 70%. Se aconseja mantener como
proveedor.
CALIFICADO CON RESERVAS: Puntuacin mayor o igual a 50% y menor que
70%. Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de Proveedores
a la espera de las mejoras en su desempeo en un periodo no mayor a 6
meses. Debe presentar plan de mejora antes de que finalice ese periodo.
DESCALIFICADO: Puntuacin menor que 50%. Se aconseja que no sea
considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos
establecidos por la empresa. Lo anterior no excluye la posibilidad de poder
utilizar sus servicios posteriormente, debiendo presentar un plan de mejora
para su reevaluacin.
.

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 6
Ttulo:
ACADIA SELECCIN, EVALUACIN Y xPROC-PROV-001
SEGUIMIENTO DE
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Tipo: Procedimiento Disposicin: Uso interno Rev.: Pg: 7
001 de 7
Emitido por: Aprobado por: Fecha: 30-01-2012
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8. REGISTRO DE EVALUACIONES
El registro de evaluaciones a proveedores es el documento que presenta los
resultados obtenidos del seguimiento a proveedores. Aparece recogido en la Ficha de
Evaluacin y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002). La Ficha se cumplimenta en
un plazo no superior a los 5 das de la verificacin de los productos comprados, de
acuerdo con los criterios especificados en el Anexo B1.

9. VERIFICACIN DE PRODUCTOS COMPRADOS

Se entiende por verificacin de los productos comprados, de acuerdo a la norma ISO


9001:2008, el establecimiento e implementacin de inspeccin u otras actividades
necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra
especificados. La verificacin tambin podr ser realizada en las instalaciones del
proveedor si as se indica en la orden de Compra o Contrato suscrito.

Acadia dispone de un procedimiento para verificacin de compras (yPROC-VERCOM-


002), en que se especifica el plan de muestreo, el nivel de calidad aceptable (NCA),
los procedimientos de aceptacin y actuaciones ante productos no conformes, as
como las normas para realizar la revisin y control de las caractersticas de los
productos comprados. Se proceder a una revisin del mismo para detallar lo
referente a los productos comprados objeto de este procedimiento (tableros de
madera, molduras y planchas decorativas).

10. REFERENCIAS
Manual de Calidad de Acadia
Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001)
Ficha de Evaluacin y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002)
Procedimiento para verificacin de compras (yPROC-VERCOM-002)

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 7
ANEXO A1. LISTADO DE DOCUMENTOS PARA LA ACREDITACIN
COMO PROVEEDOR DE

1. DOCUMENTOS ACREDITATIVOS DE LA PERSONALIDAD Y DE LA


REPRESENTACIN DEL PROVEEDOR
Escritura de constitucin
Poder de representacin y DNI del representante
Solvencia econmica y financiera
Informe de institucin financiera
Cuentas anuales del ltimo ejercicio
Declaracin de trabajos realizados en los tres ltimos ejercicios
2. SOLVENCIA TCNICA Y PROFESIONAL
Relacin de trabajos en los ltimos 5 aos y certificados de dichos trabajos
Descripcin detallada del equipo tcnico: relacin de recursos humanos
Material, instalaciones y equipos
Fbrica o talleres para la realizacin de los trabajos
3. DECLARACIONES DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y
OTRAS
De hallarse al corriente de obligaciones tributarias con las diferentes Haciendas
Pblicas
De estar al corriente de las obligaciones para con la Seguridad Social
De no haber tenido fallos condenatorios sistemticos en juicios laborales en los
tres ltimos aos

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 8
ANEXO A.2.1. CUESTIONARIO DE EVALUACIN A PROVEEDORES
DE

Nombre del proveedor

Persona de contacto y cargo

Direccin, tfno. y email de contacto

Fecha envo cuestionario


Marque una "X"

Parcial
Comentarios y documentos

NO
SI
## 1. Gestin empresarial justificativos que aporta el
proveedor
Tiene usted un Plan de Negocios para
1
su empresa?
Est su Sistema de Gestin de Calidad
certificado por algn organismo
2
certificador segn ISO 9001:2008 o
segn otro estndar internacional?
Su empresa permitir y facilitar el
acceso de Acadia a sus instalaciones,
3
personal, documentos e informacin
financiera relevante?
Su empresa se compromete a seguir
4 estrictamente los Requisitos de Acadia
para proveedores?
Parcial

Comentarios y documentos
NO
SI

## 2. Medio Ambiente y PRL justificativos que aporta el


proveedor

Est su Sistema de Gestin Ambiental


5
certificado segn ISO 14:001:2004 o
segn algn otro estndar internacional?
Su compaa cumple con la legislacin
ambiental de aplicacin? (por ejemplo,
permisos y autorizaciones requeridos
6
para generacin y eliminacin de
residuos, vertidos de aguas residuales,
etc.)
Su Sistema de Gestin de Seguridad y
Salud en trabajo est certificado segn
7
OHSAS 18001:2007 o por algn otro
estndar internacional?
En los ltimos 5 aos, su empresa ha
estado exenta de accidentes que hayan
8
dado lugar a daos, deterioro de la salud
o fatalidad?

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 9
#
Comentarios y Documentos

Parcial
justificativos que aporta el

NO
SI
3. Calidad en la produccin
proveedor

#
Su empresa est capacitada y tiene
experiencia en la realizacin de Planes
9 de Calidad cuando as lo requiera Acadia
para un determinado producto o contrato
especfico?
Su empresa suscribe el acuerdo de que
cuando ocurra algn problema, que
implique la posibilidad de suministrar
10 piezas defectuosas, tomar todas las
medidas necesarias para proteger a
Acadia y a sus clientes de recibir este
suministro alterado?
Su empresa asegura la calidad y
cantidad de materiales y componentes
11 suministrados por sus proveedores por
medio de la seleccin y monitorizacin
continuas?
Se lleva a cabo en su empresa el
control de calidad de procesos y
productos, con el objetivo de
12
implementar mejoras y reducir la
variabilidad en el resultado de sus
procesos?
En caso de ser requerido, se
compromete su empresa a entregar
13 evidencia del control estadstico de los
productos/materiales recibidos con
frecuencia por Acadia?
Est implementada en su empresa la
comprobacin de la calidad y operativo
14
un procedimiento de inspecciones y
ensayos?
Estn sus productos o materiales
adecuadamente identificados, de tal
15 forma que se puedan rastrear desde el
proceso de produccin hasta la entrega
en Acadia? (trazabilidad)
Dispone de un sistema especfico de
gestin de stocks (seguimiento de flujos
de materiales y control de niveles de
16 stocks) que garantice la disponibilidad de
material, en cantidad suficiente y en el
momento adecuado?

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 10
Se compromete su empresa a no hacer
alteraciones del producto o proceso, sin
la autorizacin formal de Acadia, en
17 conformidad con los requisitos relativos a
pedidos, entrega de componentes,
materiales, subproveedores, local de
fabricacin, etc.?
Se compromete su empresa a
proporcionar anualmente un plan de
18 mejora continua, como prueba de mejora
en el desempeo de su sistema de
calidad?

Parcial
Comentarios y Documentos

NO
SI
## 5. Plazos justificativos que aporta el
proveedor
Se compromete su empresa a
comunicar oportunamente el progreso o
19 la actualizacin de los plazos
comprometidos) de entrega de sus
productos para Acadia?
Su empresa, en los ltimos 2 aos,
est exenta de penalizaciones
20 econmicas superiores al 1% del importe
neto del contrato por retrasos en los
plazos de entrega?
Acepta plenamente la poltica de
Acadia de penalizaciones econmicas
21
por incumplimiento de plazos que figura
en las rdenes de Compra y Contratos?
Forma parte de los objetivos de su
sistema de calidad la entrega de
22 productos en el plazo previsto en
rdenes de compra y Contratos
suscritos con sus clientes?
Parcial

Comentarios y Documentos
NO
SI

## 6. Costes justificativos que aporta el


proveedor
Se compromete su empresa a entregar
23 detalles del coste del suministro, de
acuerdo a lo solicitado por Acadia?

Acepta responsabilidades financieras


por suministro de materiales
defectuosos o no conformes y los
efectos que tengan en las prestaciones
24
de Acadia a sus clientes, a travs de
garantas de recuperacin de costos por
concepto de reprocesos, reemplazo de
materiales, reparaciones, transporte u
otro tipo de cargos?

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 11
ANEXO A.2.2. VALORACIN Y PONDERACIN DE CRITERIOS
- Respuestas S: 2 puntos
- Respuestas PARCIAL: 1 punto
- Respuestas NO: 0 puntos

Ponderacin:
Bloque 1.Gestin empresarial (mximo 8 puntos): 10%
Bloque 2. Medio ambiente y PRL (mximo 8 puntos): 10%
Bloque 3. Calidad en la produccin (mximo 20 puntos): 30%
Bloque 4. Plazos (mximo 8 puntos): 30%
Bloque 5. Costes (mximo 4 puntos): 20%

Luego:
Valor ponderado del proveedor = (PB1/8 x 10) + (PB2/8 x 10) + (PB3/20 x 30) + (PB4/8 x
30) + (PB5/4 x 20)
donde:
PB1, PB2, PB3, PB4, PB5 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los
correspondientes bloques.

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 12
ANEXO B1. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES DE
ESCALAS DE CALIFICACIN Y PONDERACIN DE CRITERIOS
Escala de calificacin (se aplica a cada producto o grupo de productos proporcionado
por un proveedor, segn orden de compra o contrato)
Criterio Descripcin del criterio Puntuacin Aspectos a considerar
- 5 puntos: satisfaccin
total
Corrige cualquier
Desempeo de la calidad - 4 puntos: satisfaccin
observacin en
y competencia para aceptable
documentos tcnicos,
cumplir con los requisitos - 3 puntos: satisfaccin
Calidad entendiendo que son
descritos en las regular
parte de su oferta
especificaciones de - 2 puntos: satisfaccin
compra baja Entrega una atencin
post-venta
- 1 punto: satisfaccin
nula
Plazos Entrega la aceptacin de
Periodo la orden de compra al
- 5 puntos: entre 0 y 2
de tiempo entre la recibirla y acepta en
das
notificacin al forma total o con
- 4 puntos: entre 3 y 4
proveedor de la observaciones de
das
aceptacin de inmediato
- 3 puntos: entre 5 y 6
oferta o medio para la
das
confirmacin de la
- 2 puntos: entre 7 y 8 Cumple con fechas de
compra y la entrega de producto
das
llegada del producto a las acordadas o
- 1 punto: 9 das o ms
instalaciones de Acadia establecidas en la orden
de compra
Precios - 5 puntos: por debajo del
promedio (rebaja superior
al 5%)
- 4 puntos: por debajo del Respeta el precio
promedio (rebaja de entregado en su oferta
hasta un 5%) al aceptar la orden de
Valor en euros del compra, sin exigir
- 3 puntos: precios
producto adquirido modificaciones al tener
iguales al mercado
- 2 puntos: por encima del que corregir o mejorar el
promedio (hasta un 5% producto para cumplir
ms) con lo especificado
- 1 punto: por encima del
promedio (ms de un 5%)

Ponderacin:
Bloque 1.Calidad (mximo 5 puntos): 40%
Bloque 2. Plazos (mximo 5 puntos): 40%
Bloque 3. Precios (mximo 5 puntos): 20%
Luego:
Valor ponderado del proveedor = (PB1/5 x 40) + (PB2/5 x 40) + (PB3/5 x 20) donde:
PB1, PB2, PB3 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los correspondientes bloques.

Ejemplo Procedimiento Proveedores.


Autor: Joaqun del Val Mels (2012) Pgina 13

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