Planeacin de Ventas y Operaciones (S&OP)

Quiroz Quiroz, Jhonatan Raul

El concepto de planificacin de ventas y operaciones ha existido durante dcadas y es

definido principalmente como una herramienta que permite la colaboracin entre los

agentes de la cadena de abastecimiento, para tener una previsin adecuada de la

demanda que permita alinearla con la capacidad de produccin cumpliendo a

cabalidad con los pedidos de los clientes. Actualmente iniciativas como estas son

valoradas ya que permiten enfrentar mercados voltiles en donde las cadenas de

abastecimiento deben estar preparadas para asumir el reto de ser flexibles y

competitivas.

De acuerdo con (Bremer, Azevedo, & Matheus, 2008) un modelo de gestin basado en

el Proceso de S&OP que reconozca y trate de forma distinta diferentes cadenas de

atencin de la empresa consiste en una de las principales tendencias actuales.

Adems, la aplicacin de la S&OP global e integracin del proceso con clientes y

proveedores son tendencias que ratifican la creciente bsqueda por una visin ms

amplia de las Cadenas de Suministro. Acogiendo lo destacado por (Navarro & Lima,

2006), dentro del mercado de cambios frecuentes, es cada vez ms urgente la

necesidad de las empresas de contar con el apoyo de tcnicas de planificacin y

sistemas integrados de gestin que les permitan alcanzar las metas establecidas en la

estrategia corporativa, de frente a esta realidad el S&OP est ganando reconocimiento

creciente.

La S&OP es un proceso que ayuda a ofrecer un mejor servicio al cliente, manejar un

inventario ms bajo, ofrecer al cliente tiempos de entrega ms breves, estabilizar los

ndices de produccin y facilitar a la gerencia el manejo del negocio. El proceso se

basa en el trabajo de equipo entre los departamento de ventas, operaciones, finanzas

y desarrollo de productos. El proceso est diseado para ayudar a una compaa a

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equilibrar la oferta y la demanda, y mantenerlas a travs del tiempo. Este equilibrio es

esencial para el buen manejo del negocio.

Asimismo consiste en una serie de juntas, que culminan con una junta de alto nivel

donde se toman decisiones claves a mediano plazo. La meta final es un acuerdo entre

los distintos departamentos sobre el mejor curso de accin para lograr el equilibrio

ptimo entre la oferta y la demanda. La idea es alinear el plan de operaciones con el

plan de negocios. Este equilibrio debe ocurrir tanto a nivel agregado como a nivel de

cada producto. El trmino agregado se refiere al nivel de los principales grupos de

producto. Con el tiempo es necesario garantizar que se tiene una capacidad total

suficiente. Como, a menudo, la demanda es muy dinmica, es importante vigilar las

necesidades esperadas en 3 a 18 meses, o posteriormente. Al planear con tanta

anticipacin es difcil saber con precisin la cantidad de producto en particular que se

va a necesitar, pero es necesario saber cmo se vender un grupo ms numerosos de

productos similares. El trmino agregado se refiere a un grupo de productos. Si se

cuenta con la capacidad suficiente, los programadores de producto individual,

trabajando dentro de las limitaciones de capacidad conjunta, pueden mejorar el

lanzamiento diario y semanal de pedidos 63 de productos individuales para cubrir la

demanda a corto plazo. (Chase, Jacobs, Aquilano, 2009)

El proceso de balance se enfoca en volumen de productos (familias y grupos de

productos) para que las dificultades relacionadas con productos individuales y rdenes

especficas de clientes se manejen con menor dificultad. Cuando las compaas

plantean y luego modifican el volumen de productos a producir y vender, se enfrentan

los desafos con mayor facilidad: Es posible despachar mejores productos con mayor

rapidez y utilizando mejor los inventarios (Tom Wallace, 2004). Vincula planes

estratgicos de la compaa y el plan de negocio con los procesos. Proceso superior

de decisin que ayuda a brindar un excelente servicio al cliente y ejecutar las tareas
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que involucran el negocio de la mejor manera, facilitando una visin Holstica del

negocio donde suministro y demanda trabajan de la mano.

Un plan de ventas y operaciones tiene la caracterstica de ser una visin ms general

que detalla un negocio. El nivel de detalle de productos que se requiere en el plan

depende de la empresa y este detalle depender de la forma en que los diferentes

grupos de productos finales consumen los recursos crticos. Un recurso puede limitar

nuestra capacidad de aceptar pedidos de clientes. Los cuellos de botella son

evitablemente un recurso crtico. El objetivo global del plan de ventas es proporcionar

la confianza de que dispone del nivel de fabricacin necesario para dar respuesta a la

previsin de cada familia y si no se consigue, significa que algunas agrupaciones no

son vlidas.

Segn (Setvato, 2013) La eleccin de familias es el nivel ms elevado de agregacin

de productos finales para hacer pronsticos. Los pronsticos se deben contrastar con

los recursos crticos y se deben transformar el valor monetario para comparar con el

plan financiero de negocios. Cuando hablamos de pronsticos de la nica cosa que

podemos estar seguros es de que muy probamente sern errneos. El reto de

produccin consiste en entregar el mejor servicio de acuerdo al pronstico ms

razonable de ventas.

Es importante que exista solo una previsin de ventas y que esta sea aceptada por

todos los participantes del proceso comercial. La previsin debe utilizar la informacin

de la demanda y no de los pedidos aceptados y enviados. Comnmente se originan

variaciones en la demanda que provocan distorsiones en la cadena de suministros.

Estas variaciones en la demanda suelen dar por promociones y ofertas de producto o

por el efecto final del mes que se traduce en entrega de todo lo que puedas. Las

condiciones de los crditos pueden ser tales que las empresas consiguen crdito

mximo si compran al final del mes. Los descuentos por candidatos son causa de

distorsin del flujo del producto.

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El punto de arranque para realizar el plan de fabricacin en el plan de ventas y

operaciones es el registro reciente de la produccin de cada familia de productos. Se

debe considerar la capacidad demostrada de planta para planificar el trabajo futuro.

(Setvato, 2013)

Es importante tambin tomar en cuenta que adems de la capacidad de produccin

se debe planear la disponibilidad de recursos materiales. Tambin puede haber

limitaciones desde el punto de vista de equipo, personas u otros recursos de

fabricacin.

En este mundo contemporneo de gil crecimiento empresarial est motivando a las

empresas de todos los sectores a envolverse en actividades y estrategias de gestin

que maximicen su potencial individual y promueva el fortalecimiento de las relaciones

colaborativas. La propuesta de estructura de gestin basada en el Proceso S&OP

acta sobre las reas de Ventas y Operaciones de la empresa con el objetivo de

fortalecer a la compaa con los lineamientos de un proceso de gestiones

empresariales integradas, fundamentadas en los principios de la colaboracin y

comunicacin internas. La propuesta toma como base los modelos de gestin

propuestos por (Wallace, 2001) y (Palmatier & Crum, 2003), mismos que son

mundialmente conocidos por los resultados alcanzados. La caracterstica que los

datos mostraron al estudio de caso como la estrategia de investigacin que se

ajustaba al alcance de los objetivos pretendidos; y a partir de esto fue posible realizar

un anlisis completo de la organizacin y sus requerimientos empresariales. En la

propuesta presentada, fueron identificadas las fases del proceso y las respectivas

propuestas de mejora que pudieran llegar a viabilizar de manera eficiente el proceso.

El proceso de Planeacin de Ventas y Operaciones no requiere altas inversiones, por

el contrario, con este se obtienen resultados al poco tiempo que es implementado. Los

costos que incluye la aplicacin de esta herramienta son solo de entrenamiento: bajos

por la facilidad en que este proceso es asumido por el personal de la organizacin. Un

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gran nmero de compaas an confan y utilizan herramientas para gestionar sus

departamentos o utilizan soluciones informticas de gran envergadura que pueden

gestionar a toda la organizacin. Obviando la importancia de la comunicacin y

establecimiento de estndares compartidos para la realizacin del trabajo, pilares

claves del proceso de planeacin de ventas y operaciones.

Referencias

vila Castillo, J. A., Menjura Jara, L. C., & Rodrguez Quiroga, J. A. (2014). Planeacin

de ventas y operaciones laboratorios Bussie (Bachelor's thesis, Universidad de La

Sabana).

Paternina Mecas, J. A., Duran Millan, S. A., & Higuera Baos, A. M. Planeacin de

ventas y operaciones para EMPACOR SA.

Ximena Rojas, Luciana Hazin (2014). Estructura de Gestin basada en el proceso

S&OP: Estudio de caso en una industria cosmtica Brasilea.