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Captulo VI
Gesto de compr as em um
compras
hospital de ensino ter cirio:
tercirio:
um estudo de caso
Purchasing Management in a Tertiary Teaching Hospital: a case study
Nathalia C. M. Duarte1, Julia P. S. Bitar1, Juliana P. Miglioli1, Marta M. S. Pereira1 Nathalia B. P. Yodono2,
Thamiris R. Arajo3, Maria Eullia L. Dallora4, Antonio Pazin-Filho5
RESUMO
Modelo do Estudo: Estudo de Caso. Objetivo do Estudo: O presente trabalho visou estudar o processo
de compras e programao de materiais de um hospital pblico de ensino de nvel tercirio e analisar os
perfis de itens de materiais de consumo faltantes em determinado perodo, com a finalidade de identificar
como ferramentas de gesto de materiais podem ajudar na definio de polticas de compras e estoque.
Metodologia: O estudo foi elaborado com base em anlises qualitativas e quantitativas. As primeiras
foram feitas por meio de coleta de dados relativos ao entendimento dos processos e estrutura interna da
Diviso de Materiais do Hospital atravs de observao e entrevistas semiestruturadas entre o perodo
de setembro a novembro de 2013. A relao dos itens faltantes em 2012 e 2013 foi obtida atravs do
sistema de informao da instituio e a partir destes dados foram feitas as anlises quantitativas dos
perfis destes itens segundo as classificaes ABC e VEN (ou XYZ). Resultado: Os resultados apontam
que dos 8.595 itens de materiais de consumo do Hospital apenas 5% em quantidade so classificados
como A na curva ABC, no entanto tais itens correspondem a 42% em valores. J os itens vitais represen-
tam 49% do valor e 46% em termos de quantidade. Quando analisadas em conjunto, as duas curvas
apontam que a maioria das quantidades de materiais de consumo do Hospital so classificados como
vitais da curva C (36,35%) e os itens no essenciais da curva A representam tanto em valor como em
quantidade a menor parcela de materiais. O perfil dos itens faltantes em 2012 e 2013 so semelhantes,
o maior ndice de faltas est nos itens vitais da curva C e a menor nos itens no essenciais da curva A.
Concluso: Por meio do estudo foi possvel concluir que a definio de polticas de compras e estoques
que analisem no somente recursos econmicos, mas tambm a criticidade dos itens para o funciona-
mento dos processos fundamental, principalmente levando em considerao o atual contexto das orga-
nizaes de sade pblicas, a fim de melhor otimizar recursos e minimizar faltas.
ABSTRACT
Model Study: Case Study. Purpose of the Study: This study aims to explore the purchasing materials
process in a tertiary teaching hospital and analyze the missing items profiles in a given period in order to
identify how materials management tools can help optimizing purchasing and inventory policies. Method-
ology: The study was based on qualitative and quantitative analyses. The first was made by means of
collecting data to understand both processes and internal structure of the Materials Division through
observation and semi-structured interviews between September-November 2013. A list of missing items
in 2012 and 2013 was obtained from system information in order to analyze the profiles of these items
according to the ABC and VEN (or XYZ) ratings. Results: The results show that out of 8,595 items of
consumable materials, only 5 % in volume are classified as A in ABC curve, however such items corre-
spond to 42 % in value. On the other hand, vital items represent 49 % on value and 46 % in terms of
quantity. When analyzed together, the two curves show that most quantities of consumables materials are
classified as vital from the C curve (36.35%) whereas non-essential items from the A curve represent both
in value and in volume the smallest amount portion of materials. The missing items profile in 2012 and
2013 were similar, the highest rate of faults is from vital and C curve materials and the smaller, of non-
essentials of the A curve. Conclusion: Through the study, it can be concluded that the definition of pro-
curement policies inventories from the analyses of not only economic resources, but also items criticality
to processes is essential, especially considering the current context of public health organizations, in
order to optimize resources and minimize materials faults.
Keywords: Purchasing, Hospital; Hospital Distribution Systems; Health Services Administration; Materials
Management, Hospital; Hospital Administration.
Definio de polticas de compras e gesto de tempo correto, com os melhores preos e condies
materiais em hospitais essencial para melhor oti- de pagamento. No entanto, compras apenas uma
mizao de recursos e minimizao de faltas de pro- funo integrante da cadeia de suprimentos. Gesto
dutos em estoque. de materiais, armazenagem e distribuio, gerencia-
mento e controle de nveis de estoques e planejamen-
Intr oduo
Introduo to de necessidades de materiais configuram outras
funes igualmente importantes dentro desta cadeia.
A administrao de instituies hospitalares Exemplos de ferramentas utilizadas para auxi-
mantidas com verbas pblicas um desafio constan- liar a gesto de materiais e necessidades de compras
te para os gestores, principalmente se levarmos em so a Curva ABC e a Curva XYZ. A primeira trata-se
considerao aspectos como baixo financiamento, de um mtodo de classificao, onde os produtos so
desequilbrio entre oferta e demanda, elevados cus- identificados de acordo com o valor monetrio que
tos e planejamento e polticas pblicas ineficientes. representam. Seu objetivo fornecer informaes que
Nesse sentido a gesto eficaz de materiais e compras demonstrem a importncia de cada item em relao
torna-se um aspecto extremamente relevante e alta- ao total considerado para que seja realizada a gesto
mente estratgico para melhor administrao dos re- apropriada de recursos.3 J a Curva XYZ, ou anlise
cursos disponveis aos hospitais.1 da criticidade, classifica os materiais de acordo com
A aquisio de materiais, conhecida como fun- o grau de importncia para o processo produtivo. No
o de compras, assume papel estratgico em face ao caso do hospital estudado utilizou-se a nomenclatura
volume de recursos, principalmente financeiros, en- VEN para a Curva XYZ, embora a teoria seja a mes-
volvidos dentro de seu campo de atuao em uma or- ma, os itens V (vitais) correspondem queles que so
ganizao. Segundo Dobler e Burt,2 a funo de com- insubstituveis e sua falta pode interromper o proces-
pras engloba todas as atividades essenciais associa- so; os itens E (essenciais) so aqueles em que a falta
das aquisio de materiais, servios e equipamen- prejudica o processo, mas podem ser substitudos por
tos utilizados nas operaes da organizao. Atravs outros semelhantes; e por fim, os itens N (no essen-
da compra busca-se o atendimento s ne-cessidades ciais) correspondem aos itens que podem ser facil-
de produtos (ou servios), conforme os requi-sitos de mente substituveis sem que ocorra grande impacto
qualidade estabelecidos pelo processo produtivo, no no processo.
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Duarte NCM, Bita JPS, Miglioli JP, Pereira MMS, Yodono NBP, Dallora MELV, Pazin-Filho A. Medicina (Ribeiro Preto) 2015;48(1): 48-56
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http://revista.fmrp.usp.br/ Gesto de compras em um hospital de ensino tercirio: um estudo de caso
autarquia pblica estadual, vinculada administrativa- Por se tratar de uma organizao pblica, o
mente Secretaria de Estado da Sade de So Paulo e Hospital estudado regido pela Lei Federal n8.666
associada Universidade de So Paulo para fins de de 21 de junho de 1993 que estabelece normas gerais
ensino, pesquisa e prestao de servios mdico-hos- sobre licitaes e contratos administrativos pertinen-
pitalares. Encontra-se inserida no SUS como refern- tes a obras, servios, compras, alienaes e locaes
cia terciria/quaternria, abrangendo uma populao no mbito dos poderes da Unio, dos estados, do Dis-
aproximada de sete milhes de habitantes. O trito Federal e dos municpios.
HCFMRP-USP dispe de uma Fundao de Apoio ao A licitao destina-se a garantir o princpio
Ensino, Pesquisa e Assistncia (FAEPA) que, por meio constitucional de isonomia e a selecionar a proposta
de um convnio de cooperao, proporciona maior mais vantajosa para a Administrao, devendo ser
flexibilidade e aperfeioamento funcional Institui- processada e julgada em estrita conformidade com
o, prestando apoio tcnico, administrativo e finan- alguns princpios bsicos.8 No entanto, outras moda-
ceiro, tendo como objetivos principais o aprimoramen- lidades de compra como consignao, locao ou
to da qualidade dos servios prestados sociedade, comodato e dispensa de licitao tambm so prati-
nas perspectivas do Ensino, Pesquisa e Assistncia.7 cadas pelo Hospital de acordo com os requisitos le-
Na primeira etapa do estudo, foi necessrio gais. Tais aspectos so importantes pois configuram
conhecer e analisar os processos da Diviso de Mate- um aspecto extremamente relevante para anlises tan-
riais Hospital, a qual tem como objetivo adquirir ma- to do processo de compras como perfis dos itens
teriais, insumos e servios de acordo com a necessi- faltantes.
dade do hospital, atendendo aos requisitos de quali-
dade, preo e prazo, visando abastecimento e distri- Anlise ABC X VEN dos itens faltantes
buio com eficincia e eficcia. A figura 1 a seguir At o momento da finalizao da pesquisa fo-
ilustra como est estruturada a Diviso dentro do ram consideradas apenas as classificaes elabora-
Hospital. das pela Diviso de Materiais para os itens progra-
Superi nt endncia
Dep. de Apoio
Tcnico
Diviso de Administrao
Mate riais de Contratos
Programao e
Equipe Tcnica Co mpras Almoxarifado Co nsignao Grfica
Con trole
Cadastro Setor
Co mpra Direta Etiquetagem Dispen sao
Fornecedo res Consignao UE
Gneros Produtos
Alimentcios Qumicos
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mados dos materiais de consumo (8.595 itens). As Quando analisamos as duas classificaes em
anlises das classificaes ABC e VEN podem apon- conjunto, cruzando os dados em uma matriz, poss-
tam para os seguintes dados: vel verificar que a maioria dos itens foi classificado
Curva ABC (em quantidade de itens e valores): como Vitais da classe C (3.124 itens ou 36,35%) e a
Conforme classificao da Diviso de Materiais, dos menor representatividade foi dos itens A, No Essen-
8.595 itens programados, 414 itens so A (5%), 860 ciais (0,22%; 19 itens). Do total de itens, 715 foram
itens (10%) so B, 6.808 (79%) so C e 513 so con- considerados no classificveis em alguma das cur-
siderados como no classificveis. Em termos de va- vas, o que representa 8,32%. A Tabela 1 ilustra tais
lores, considerando a estimativa de valores para os informaes.
itens programados (R$ 86.528.489,34), os itens A re- Na anlise de valores, os itens AV so os mais
presentam 42% do valor total, os itens B 20%; C 15% representativos e os AN, os menos. Neste caso os itens
e 23% dos itens no foram classificados. Por meio da no classificveis representaram 30,28% do valor to-
curva ABC pode-se evidenciar que os itens classifi- tal da programao, conforme dados da Tabela 2.
cados como A embora sejam em menor quantidade, Analisando as duas matrizes juntas, vemos que
representam quase a metade do oramento. Os itens os 260 itens AV (3% do total de itens) representam
C em contrapartida so os que apresentam mais itens 26,09% do valor total da programao. Tais materiais
(79% do total de itens), no entanto o volume finan- so aqueles que so prioritrios em um caso de falta
ceiro de apenas 15%. de itens, pois so considerados vitais, portanto
Curva VEN (em quantidade de itens e valores): insubstituveis, no entanto so classificados como A,
Em relao classificao VEN, 3.977 itens (46%) ou seja, apresentam um alto custo e consequentemente
so considerados Vitais; 1.734 (20%) so Essenciais; entram na poltica de quantidade baixa em estoque e
2.199 (26%) foram classificados como No essenci- maior frequncia de compras. O gerenciamento des-
ais e 685 no foram ou no so considerados tes itens requer mais ateno devido a suas especifi-
classificveis. Se analisarmos a classificao VEN em cidades, ainda mais se considerarmos as caractersti-
valores, os itens vitais representam 49% do montante cas das compras pblicas, principalmente do tempo
total programado, 19% so itens essenciais; 5% cor- do processo de compras, o que dificulta ainda mais o
respondem aos itens no essenciais e 27% no foram gerenciamento destes materiais dentro de um hospi-
classificados. tal de alta complexidade como o HCFMRP.
Tabela 1: Distribuio dos itens de material de consumo segundo curva ABC X VEN (em quantidade)
V E N
Tabela 2: Distribuio dos itens de material de consumo segundo curva ABC X VEN (em valor)
V E N
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Medicina (Ribeiro Preto) 2015;48(1): 48-56 Duarte NCM, Bita JPS, Miglioli JP, Pereira MMS, Yodono NBP, Dallora MELV, Pazin-Filho A.
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Comparando a quantidade de itens faltantes em Tabela 3: Distribuio dos itens de material de con-
2012 e 2013, podemos afirmar que os resultados das sumo faltantes em 2012 segundo curva ABC X VEN
anlises indicaram que em 2012 foram registradas (em quantidade)
faltas de 944 itens de material de consumo de 22 gru- 2012 V E N Totais
pos / famlias de produtos. importante destacar que
A 56 63 2 121
destes 944 itens, 925 eram classificveis segundo as
curvas. B 166 94 16 276
Com base na Tabela 3 pode-se ver que o perfil
C 248 180 100 528
dos itens faltantes em 2012 mostra que a maior ocor-
rncia de faltas foi dos itens da curva C, Vitais e a Totais 470 337 118 925
menor ocorrncia de faltas foi dos itens A, no essen-
ciais, como ilustra a tabela abaixo. Esta anlise tam-
bm mostra que os itens vitais independentemente da
curva ABC foram os que mais faltaram, por outro lado Tabela 4: Distribuio dos itens de material de con-
os itens C independentemente de serem vitais, se es- sumo faltantes em 2013 segundo curva ABC X VEN
senciais ou no, foram os itens que apresentaram (em quantidade)
maior ndice de faltas. Tais anlises nos levam a des- 2013 V E N Totais
cartar uma hiptese inicial de que a Diviso de Mate-
A 61 73 3 137
riais tinha antes da pesquisa. Acreditava-se que os
itens V seriam aqueles que menos faltariam, pois por B 199 106 18 323
se tratar de itens vitais, j haveria uma presso por
C 222 175 104 501
parte do usurio e maior controle para que tais itens
no faltassem na Instituio. Totais 482 354 125 961
Em 2013, no entanto, devido a problemas com
recursos financeiros, conforme j dito anteriormente,
o Hospital enfrentou grandes problemas em relao
falta de materiais. At setembro de 2013 j haviam e feito). Tal ferramenta permite estruturar as causas
sido registradas as faltas de 1.047 itens, sendo que o potenciais de determinado problema ou oportunida-
perfil dos itens faltantes permanecia o mesmo de 2012, de de melhoria, conforme ilustra a figura 2.
ou seja, os itens vitais da curva C foram os que apre- As potenciais causas de falta de itens foram
sentaram maior ocorrncia de faltas enquanto aque- divididas em quatro grupos potenciais: fornecedor,
les no essenciais da curva A, apresentaram menor planejamento e gesto, processo e mercado externo.
ocorrncia de faltas, conforme ilustra a Tabela 4 a Em relao a fornecedores, atrasos na entrega
baixo. Em 2013, os itens no classificveis foram 86. e inconformidades no recebimento so duas causas
Depois de analisados os perfis dos itens que podem levar falta de itens. Em termos de plane-
faltantes, os pesquisadores buscaram entender os jamento e gesto, a falta de recursos oramentrios
motivos da falta. Inicialmente a ideia proposta era uma das principais causas de falta de itens, neste mes-
elaborar um grfico de Pareto que relacionasse os mo grupo encontram se outras causas como progra-
principais motivos de faltas. No entanto, durante a mao insuficiente das unidades usurias, polticas
pesquisa percebeu-se que o sistema de informao do de abastecimento de estoques que no consideram a
Hospital no tinha parmetros para definir este indi- criticidade dos itens e transparncia no saldo do esto-
cador. Sendo assim no foi possvel medir de forma que, pois o sistema de informao do Hospital conse-
eficaz e segura realmente quais foram as causas/mo- gue visualizar apenas os materiais que esto no esto-
tivos que ocasionaram a falta de cada item apontado. que do almoxarifado central, quando estes materiais
Porm o que se fez foi levantar junto a pessoas cha- so dispensados para o usurio dado baixa do esto-
ves da Diviso de Materiais quais as cinco principais que, no entanto sabe-se que os usurios mantm seus
causas de falta de material de consumo na opinio prprios estoques nas unidades, embora isso no seja
delas, para isso foram entrevistados cinco profissio- o ideal uma vez que minimiza o controle e faz com
nais da Diviso de Materiais e com base nestes depo- que o sistema no contabilize mais estes itens no es-
imentos foi elaborado um diagrama de Ishikawa (causa toque.
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Em relao ao processo de compras em si a tanto, h outras esferas que atuam nesta rea e que
burocracia deixa o processo moroso o que dificulta acabam agregando maior complexidade ao processo.
ainda mais a gesto das compras e acaba sendo outra o caso da esfera tcnica onde necessrio verificar
causa de falta de itens. H ainda questes relaciona- alm de outras questes, a necessidade de compra de
das ao mercado, ou seja, causas que no dependem determinados itens solicitados pelos usurios, e aqui
do processo interno da Instituio, exemplos destas entramos na discusso da padronizao dos itens den-
causas so possveis demandas irregulares no pre- tro do Hospital o que ainda se torna mais difcil den-
vistas, causadas por algum fator epidemiolgico, in- tro da Instituio estudada, pois cabe lembrar que este
terdio de lotes pela Vigilncia Sanitria, imprevis- um Hospital de Ensino que busca apropriar novas
tos na licitao de materiais e reprovao de marcas tecnologias, por exemplo.
seja pelo Hospital ou por algum outro rgo regula- Uma segunda esfera que participa ativamente
dor. da gesto de materiais a esfera econmica, pois
preciso gerenciar os recursos financeiros, e como visto
Discusso anteriormente, as organizaes de sade pblicas en-
frentam graves problemas de recursos financeiros para
Aps ter compreendido o contexto em que o o financiamento de suas atividades. Haja vista o ano
Hospital est inserido, os processos de compras da de 2013, em que este Hospital teve um corte de 19%
Instituio, o funcionamento da Diviso de Materiais, do oramento sendo que a inflao da rea da sade
as polticas de compras adotadas e feito uma anlise foi de 5,92% no ano anterior.
dos perfis dos itens faltantes o grupo pde perceber O desafio passa ento a ser maior, deixa de ser
que trata-se inquestionavelmente de um processo com- apenas gerenciamento de materiais e passa a ser o
plexo, em termos de materiais de consumo principal- gerenciamento de um sistema muito mais complexo
mente em virtude da quantidade de itens para abaste- inserido em uma rede de assistncia ainda mais pro-
cimento de um Hospital do porte do HCFMRP. blemtica. A legislao de compras pblicas e a buro-
A rea de gerenciamento de materiais e com- cracia restringem o processo em termos de tempo
pras uma rea estratgica para a Instituio. No en- gerando mais uma dificuldade a ser administrada pela
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Diviso de Materiais. Ferramentas de gesto e con- lises que priorizam questes econmicas insufici-
trole passam a ser essenciais. No caso dos materiais ente. As anlises mostraram que nos dois anos os itens
de consumo, a utilizao de ferramentas como a Cur- classificados como no essenciais, faltaram em me-
va ABC e a classificao VEN permitiro ao Hospi- nor quantidade do que os Vitais que no deveriam
tal maior gerenciamento dos materiais principalmen- faltar. E os itens da curva C que teoricamente so os
te na priorizao das compras, uma vez que ser ava- menos impactantes economicamente e que se pode
liada alm da questo econmica, a criticidade dos manter um estoque maior, foram os que mais falta-
itens, pois a equipe responsvel pelas compras no ram.
tm conhecimento para especificar o que prioritrio J as causas de faltas de materiais de consumo
para o funcionamento do Hospital ou no, sendo ne- no puderam ser efetivamente medidas e analisadas
cessrio que usurios e a rea tcnica atuem em con- quantitativamente pelo fato de no ter indicadores e
junto para criar a padronizao. Ainda em relao parmetros no sistema para tal anlise. No entanto, a
classificao VEN, sua importncia para a institui- experincia dos profissionais da Diviso de Materiais
o inquestionvel, porm, o que se pde perceber apontou as principais causas qualitativas, causas es-
que para o usurio talvez esta ferramenta no tenha tas que so de grande valia para que se elabore planos
sido explicada de forma eficaz, pois ao se comparar de ao a fim de minimiz-las uma vez que sejam
as classificaes feitas pelos usurios e aquela reali- causas que dependam do Hospital e possam ser tra-
zada pela Diviso de Materiais, encontrou-se diver- balhadas, pois conforme apresentado anteriormente,
gncias anteriormente no esperadas, porm esta fer- h causas externas que no podem ser previstas pela
ramenta ainda estava em fase de anlise para implan- Instituio.
tao a partir de 2014.
Acredita-se que com este controle, a gesto dos Concluso
Concluso
materiais e de seus recursos financeiros poder ser
otimizada, podendo o Hospital, futuramente, atuar Considerando tudo o que foi visto em termos
com metas para que possa priorizar mais a incorpora- de processos, polticas e perfis de itens de material de
o de novas tecnologias tendo em vista o fato de esta consumo e tendo em vista o objetivo deste trabalho,
ser uma Instituio de Ensino. Logicamente que tais conclui-se que a falta de material gera ao usurio um
propostas devem ser alinhadas ao planejamento es- crculo perverso de desconfiana no qual uma vez que
tratgico do Hospital. o subsistema distribui menos, o usurio pede mais e
Quanto ao processo interno de programao de como o usurio pede mais o subsistema distribui me-
materiais e compras do Hospital, foi possvel verifi- nos e assim vice-versa num ciclo sem fim. Romper
car que historicamente criou-se nos usurios o hbito este ciclo de desconfiana um trabalho que deman-
de estocar produtos nas unidades o que acaba dificul- da o estabelecimento de uma logstica que permita
tando ainda mais o controle dos materiais pelo fato Organizao de Sade abastecer qualitativa e quanti-
de o sistema de informao no conseguir visualizar tativamente o usurio. Neste caso, a distribuio deve
os subestoques. Outro fator importante o fato de ser baseada seguindo-se a lgica de que o sistema de
a programao definida pelos usurios ser, muitas abastecimento o principal armazenador de materiais,
vezes, insuficiente. Neste caso, alm da experincia no devendo delegar s unidades a capacidade de
do usurio, que sem dvida, um importante recurso estocagem, criando assim os subestoques, uma vez
estratgico para a programao, deve-se utilizar as que tais prticas tendem a aumentar o estoque,
ferramentas de previso de materiais com base em minimiza o controle por possibilitar desvios, alm de
anlises estatsticas de demanda, por exemplo. gerar desperdcios e mau uso.9 Dessa forma, a defini-
As faltas de materiais de consumo tanto para o de polticas que analisem criticidade e recursos
2012 como para 2013 apontaram que a no classifi- econmicos fundamental a fim de garantir o abaste-
cao dos itens em termos de criticidade impactante cimento do Hospital dentro do contexto em que est
para o funcionamento dos processos da Instituio. inserido e considerando todas as demais variveis do
Definir polticas de suprimentos com base apenas an- processo de compras estudado.
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