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El Flujo de Informacin
Dentro de todo proceso informativo la informacin sigue una ruta muy bien definida,
desde la formulacin de la Teora Matemtica de la Informacin, elaborada por Claude E.
Shannon y Warren Weaver en 1949 (La cual es la responsable directa de que la
informacin sea considerada una Ciencia.), se estableci un esquema comunicacional que
ha sido perfeccionando con el paso del tiempo y la aparicin de nuevos medios y canales
comunicacionales (TICs), en el cual se definen los roles de cada uno de los elementos.
Fuente de Destinatario
Informacin
Feedback
Seal
Transmisor Seal Canal Receptor
Recibida
Fuente
de
Ruido
Desde entonces hablamos del flujo de la informacin, que no es otra cosa que las vas y
diversos estadios de que es objeto la informacin desde su origen hasta los diversos
puntos de utilizacin. Los flujos de Informacin nos permiten conocer aspectos tales
como:
Tipos y volmenes de informacin que fluyen en el sistema y en cada subsistema,
sus caractersticas y niveles de agregacin de valor.
Momento en que se origina una informacin por el emisor y se recibe por el
receptor.
Distorsiones fundamentales en cada proceso o estadio del sistema.
Rol de cada departamento o divisin funcional en el manejo de informacin y la
carga especfica de cada uno.
Almacenes de datos transitorios y permanentes de la organizacin.
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Con las respuestas obtenidas podremos optimizar los diversos procesos del sistema de
informacin, dnde se genera la informacin, quin la utiliza, cmo la utiliza, dicha
informacin genera nueva informacin o conocimiento, determinar la informacin
relevante de cada proceso, y lo ms importante identificar y valorar la informacin vital
para la organizacin.
El valor que la informacin revierte en la organizacin est reflejado en todos sus niveles,
razn por la cual la informacin o el conocimiento producido por la organizacin en cada
uno de estos niveles deben ser gestionados de manera integral para conocer cuanta
informacin se posee, dnde se genera, quines la generan y qu uso se le atribuye,
manejando de manera integral tanto a la informacin como a las personas, siendo la
auditoria de informacin la herramienta clave para dar respuesta a estas interrogantes.
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La Auditora de Informacin
La optimizacin de los recursos y el mejoramiento de la calidad de los servicios y
productos de informacin, requiere de nuevas metodologas que permitan cuantificar
dicha efectividad atendiendo la satisfaccin de las necesidades o los requerimientos de
informacin. En tal sentido las organizaciones han estado desarrollando diversas
estrategias para cumplir con este propsito, partiendo de concepciones modernistas en lo
referente a la gestin de informacin, hasta la implementacin de mecanismos de
seguimiento, medicin, control y evaluacin. En la actualidad las organizaciones le dan a
la informacin un nivel de importancia tal, que se equipara con cualquier recurso
estratgico, tales como recursos humanos, fsicos o financieros, de all que en la gestin
de la informacin se utilice la auditora de informacin como mecanismo de seguimiento,
medicin, control y evaluacin. Al respecto Susan Henczel nos indica que la auditoria de
informacin en los ltimos aos ha sido ampliamente utilizada por consultores, como el
primer paso hacia el desarrollo de una gestin del conocimiento.
El trmino auditar tiene un origen etimolgico de la palabra latina AUDIRE que significa
OIR y el sustantivo latino AUDITOR que significa el que oye, estos trminos en la
historia tienen sus connotaciones fundamentadas en que la prctica auditora estaba
basada en escuchar las rendiciones de cuentas y de all juzgaban la veracidad o no del
informe. Por muchos aos la palabra auditora estuvo asociada exclusivamente a las
actividades contables, extendindose poco a poco a diversos contextos que involucraban
una rendicin de cuentas de algn tipo de elemento, bien sea tangible o intangible, pero
que intrnsecamente tenga asociado algn tipo de valor. La auditoria consiste en analizar
algo basado en procedimientos y emitir una opinin profesional de lo analizado, si
presenta adecuadamente la realidad que pretende demostrar y si cumple con las
condiciones que le fueron establecidas.
Guy St. Clair (1997): Establece que la auditoria de informacin es un proceso que examina
todo el funcionamiento de la empresa relacionado con la informacin y establece cmo se
utiliza.
Alfons Cornella (2001): Describe las auditorias de informacin como un proceso para
evaluar e identificar los recursos de informacin necesarios para los objetivos de la
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Steve Wood (2004): Sostiene que la auditora de informacin es una evaluacin del uso y
los flujos de informacin dentro de una organizacin. El objetivo principal para una
auditoria de informacin es relacionar la auditoria de informacin con los objetivos del
negocio. Donde el objeto del proceso ser descubrir como la informacin puede ser usada
ms eficazmente en el conjunto de objetivos de la organizacin.
Cada una de estas aproximaciones est orientada a sus puntos de vista y enfoques
particulares, coincidentes en considerarla un proceso y en la importancia de efectuar un
estudio detallado sobre el uso, las necesidades y las interacciones de informacin
detectadas dentro de la organizacin, pero manteniendo diferencias notables en cuanto a
la manera de percibir la importancia de los flujos de informacin, el papel del recurso
humano y las consideraciones estratgicas producto de su aplicacin.
Ventajas inmediatas:
Diagnosticar la situacin actual de la gestin de la informacin en la organizacin.
Definir los requerimientos de informacin de la organizacin e identificar cules
son los documentos que satisfacen esos requerimientos, accin que tributar en
una mayor efectividad en el uso de la informacin.
Interpretar de manera expedita las amenazas en la matriz FODA, permitiendo la
bsqueda de soluciones y la reduccin del riesgo.
Contribuir a disear servicios o sistemas de informacin orientados al usuario en
pro de la organizacin.
Ajustar la valoracin de costos, en base a una gestin racional.
Favorecer el acceso a la informacin necesaria o requerida.
Ventajas mediatas:
Demostrar a la organizacin el cmo una efectiva gestin de la informacin
contribuye notablemente al logro de las metas y le otorga valor agregado.
Establecer una plataforma informacional que brinde garantas para respaldar
distintas iniciativas que pretendan mejorar la gestin de la informacin.
Fortalecer los servicios de informacin, transformndolos en reas claves y
estratgicas en la organizacin.
Aplicar cambios en las estrategias y polticas de informacin de manera ms
concisa y tcnica.
Reconocer al profesional de la informacin como factor clave para la organizacin
en lo referente a informacin.
Precisar de forma detallada costos y utilidad de la informacin.
Burk y Horton 1 3 2 4
Buchanan y Gibb 1 2 3 4 5
El acercamiento de Burk y de Horton se puede apreciar muy centrado en las tareas bsicas
de una auditora de informacin, careciendo de las etapas para la preparacin inicial,
revisin estratgica y desarrollo de la poltica de la post auditora. El acercamiento de
Buchanan y de Gibb carece una etapa inicial de preparacin pero es de alguna manera,
anlogo a Orna y a Henzcel. Orna y Henzcel son muy similares, solamente con una
variacin de menor importancia, Orna realiza una revisin preliminar antes de la
preparacin. Stanat y Soy no consideran la etapa de preparacin inicial, adems no
contemplan una secuencia de las etapas, pero mantienen bien definidas las actividades a
desarrollar en el proceso de auditora. Orna, Henzcel, Buchanan y Gibb tienen pasos
individuales de las etapas para la produccin del informe y el desarrollo de las polticas de
gestin de informacin, as como la definicin del carcter cclico de la auditora de
informacin.
Reportes
Proceso de
Archivos
Datos Transformacin de Conocimiento
Registros
Datos a Informacin Explicito
Internos Activos del
Documentos
Conocimiento
Informacin
Datos Experiencia
Conocimiento Lecciones
Externos Tcito aprendidas
La pauta para auditoras de informacin est conformada por las siguientes fases:
Fase de percepcin y comprensin de la organizacin.
Fase de diseo de la auditora de informacin.
Fase de planificacin de la auditora de informacin.
Fase de difusin y promocin.
Fase de recopilacin y anlisis de informacin.
Fase de elaboracin y consignacin del informe final.
Fase de implementacin de acciones.
Fase de control y seguimiento.
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Conclusin
Los diversos modelos de auditoras de informacin estudiadas presentan aspectos
convergentes en sus planteamientos, pero estas analogas no representan una condicin
determinante en su caracterizacin, ya que simultneamente presentan divergencias por
lo que es necesario establecer que el contexto ideal de las auditoras de informacin es la
informacin en s, y que dichos procesos, no pueden efectuarse sin compromiso de toda la
organizacin, con especial atencin de la alta gerencia. Las auditoras de informacin van
a necesitar de un conocimiento extenso y profundo de la organizacin y sus procesos, en
funcin de poder elaborar instrumentos efectivos para obtener la informacin necesaria
para garantizar la fiabilidad de los datos, que conduzcan a resultados en procura de
mejoras en la organizacin.