Manual de Usuario

E-PARTS
 INDICE

Ingreso al Sistema..............................................................................1
Opciones de Men .............................................................................2
Consulta de Saldos y Precios ...........................................................3
Informacin del Cliente .................................................................................................. 3
Verificacin Reemplazo Items........................................................................................ 6
Verificacin de Saldos y Precios .................................................................................... 7
Resumen de la Consulta................................................................................................ 8
Cotizacin Electrnica .......................................................................9
Nueva Cotizacin........................................................................................................... 9
Informacin del Cliente .............................................................................................. 9
Ingreso de Partes..................................................................................................... 10
Bsqueda Cotizacin ................................................................................................... 14
Generar Orden de Compra .......................................................................................... 15
Editar una Cotizacin Electrnica ................................................................................ 18
Disponibilidad Caterpillar ................................................................19
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Ingreso al Sistema
Para ingresar al sistema EParts, primero se debe ir a la Pgina Web de FERREYROS
(www.ferreyros.com.pe) y hacer clic en el botn

Digitar el usuario y password suministrados, luego hacer clic en el botn

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Opciones de Men
En el men principal se puede elegir entre las opciones siguientes:

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Consulta de Saldos y Precios

Informacin del Cliente
La primera pantalla de esta consulta es para seleccionar la informacin del cliente a
consultar. Elegir el cliente que representa de la lista mostrada. Luego agregar o modificar los
datos Nombre, Email y Telfono.

En la siguiente pantalla se ingresan los tems a consultar, indicando la cantidad, el nmero

de parte y el SOS o Fabricante.

Es posible ingresar tems desde un archivo csv de forma automtica. Para esto se debe
contar previamente con un archivo con el siguiente formato:

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 EPARTS

Formato del Archivo

La primera lnea debe reservarse para el

ttulo. Las partes se introducen lnea a lnea.
Las partes se introducen en uno de dos
formatos (vea los ejemplos mas abajo ).

El primer formato es el formato de dos

campos. En este formato la primera columna
contiene el campo Cantidad y la segunda
contiene el campo Nmero de Parte. Las
dos primeras columnas de una Lista de
Partes no pueden estar en blanco.

El segundo formato es el formato de 3

campos. En este formato la primera columna
contiene el campo Cantidad, la segunda
contiene el campo Nmero de Parte y la
tercera columna contiene el campo cdigo
SOS. Este cdigo consta de 3 dgitos, segn
la siguiente tabla.

Cdigo Descripcin
000 CATERPILLAR
030 ACEITES MOBIL CATERPILLAR
090 MISCELANEOS CATERPILLAR
200 ATLAS COPCO
250 INGERSOLL RAND

Se puede descargar desde la pgina de ayuda un archivo de ejemplo para utilizar como
plantilla:

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 EPARTS

Para cargar el archivo csv en el sistema, se debe hacer clic en el botn para
seleccionar el archivo:

Luego hacer clic en el botn los tems se ingresan automticamente:

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 EPARTS

Verificacin Reemplazo Items

Si existen reemplazos para algn tem consultado, aparecer la siguiente pantalla
mostrando el detalle. De no haber reemplazo esta pantalla no aparece.

Los tems con el indicador R son reemplazados por los tems que tienen un indicador
numrico.

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 EPARTS

Verificacin de Saldos y Precios

En esta pantalla se muestran los saldos por oficina y los precios de los tems ingresados.
Tambin se puede seleccionar el tipo de venta: Venta Stock o Venta Diferida, la informacin
de precios se actualizar automticamente.

Se dispone adems, de un enlace por cada lnea para consultar la disponibilidad a nivel
Caterpillar, slo para el store 000. Esta ltima es la misma disponibilidad que se puede
consultar desde el men principal.

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 EPARTS

Resumen de la Consulta
En esta ltima pantalla se muestra un resumen de lo consultado. Adems se tiene la
posibilidad de enviar por email la consulta en un excel adjunto y tambin es posible grabar la
lista de partes.

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Cotizacin Electrnica
En esta opcin se puede crear cotizaciones nuevas editar cotizaciones ya creadas con
anticipacin. Tambin se dispone de un enlace externo al Sistema Sis Web.

Nueva Cotizacin
Informacin del Cliente

La primera pantalla para crear una cotizacin nueva es la de Informacin del Cliente. Se
debe seleccionar el cliente, el tipo de cotizacin (venta stock o venta diferida) y un cdigo o
nmero de referencia para la cotizacin.

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 EPARTS

Ingreso de Partes
En la siguiente pantalla se ingresan los tems a consultar, indicando la cantidad y el nmero
de parte (slo se consideran items caterpillar).

Es posible ingresar tems desde un archivo csv de forma automtica. Para esto se debe
contar previamente con un archivo con el siguiente formato:

Formato del Archivo

La primera lnea debe reservarse para el

ttulo. Las partes se introducen lnea a lnea.
Las partes se introducen en uno de dos
formatos (vea los ejemplos ms abajo)

El primer formato es el formato de dos

campos. En este formato la primera columna
contiene el campo Cantidad y la segunda
contiene el campo Nmero de Parte. Las
dos primeras columnas de una Lista de
Partes no pueden estar en blanco.

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 EPARTS

Se puede descargar desde la pgina de ayuda un archivo modelo para utilizar como
plantilla:

Buscar el link Descargar para guardar en su PC. Este archivo se puede modificar con el
programa Excel, pero se debe guardar con formato csv.

Para cargar el archivo csv en el sistema, se debe hacer clic en el botn para
seleccionar el archivo:

Luego hacer clic en el botn los tems se ingresan automticamente:

Una vez visualizados los items se debe hacer clic en el enlace Siguiente para continuar.

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 EPARTS

Verificacin Items

Si hubiera algn nmero de parte que el sistema no reconozca, se va a identificar como No

Entrado. En ese caso el sistema va a mostrar una pgina de aviso que hay items no
registrados con un enlace a la pgina anterior para su correccin si fuera un error.

Sin embargo, la cotizacin se puede registrar considerando el tem como No Encontrado

para su posterior modificacin. Para esto, se debe hacer clic en el enlace Siguiente.

Luego de esto aparece una confirmacin de que la Cotizacin Electrnica ha sido creada as
como el nmero asignado en el Sistema EParts.

Al hacer clic en Ver Cotizacin se puede visualizar la cotizacin para luego editarla o
enviarla por correo a la direccin registrada (en formato PDF)

En la siguiente pantalla tambin se puede crear una orden de compra basndose en la

cotizacin. Para esto ver Generar Orden de Compra.

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Bsqueda Cotizacin
Esta opcin permite buscar las cotizaciones creadas con anterioridad, por uno o ms de un
criterio disponible: N Cotizacin, Referencia, Tipo de Cotizacin y Rango de Fechas:

La siguiente es una lista de ejemplo de resultados para la bsqueda, si no se selecciona

ningn criterio muestra todas las cotizaciones registradas.

Para ver la cotizacin se debe hacer clic en el enlace con el nmero de Cotizacin Eparts.

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 EPARTS

Generar Orden de Compra

Para crear una Orden de Compra primero se debe crear una Cotizacin, luego basndose
en esta, se genera la OC.

Esto lo podemos hacer de dos formas:

Forma 1: Continuando con el procedimiento para crear una cotizacin al final cuando
visualizamos la cotizacin aparece el enlace Generar Orden de Compra

Forma 2: Utilizamos el buscador para visualizar una cotizacin creada con anticipacin y
utilizamos el enlace Generar Orden de Compra

Luego, es necesario completar los siguientes datos: Trminos de pago, Nmero de OC

Cliente, Tipo de entrega, Instrucciones de despacho:

Tambin se requiere que se anexe el archivo de Orden de Compra, digitalizado, es decir

en formato word, excel o escaneado como imagen. Para esto utilizar el botn Examinar y
seleccionar desde su PC el archivo, luego presionar Subir Archivo.

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Si en la opcin Instrucciones de Despacho se selecciona Remitir, es necesario llenar el

campo Lugar de Entrega:

Finalmente, cuando se han terminado de llenar todos los datos hacer clic en el enlace
Grabar Orden de Compra.

El proceso de registro dura unos segundos.

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Al trmino del registro se muestra una confirmacin y una lista de Representantes de Ventas
que atendern cualquier consulta sobre las cotizaciones y ordenes creadas en el EParts.

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Editar una Cotizacin Electrnica

Para editar una cotizacin creada con anticipacin se utiliza el buscador por algn criterio y
luego se debe hacer clic en el nmero para visualizarla:

Luego se debe hacer clic en el enlace Editar Cotizacin.

Finalmente se debe seguir la misma secuencia de pasos de Nueva Cotizacin.

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Disponibilidad Caterpillar
En la siguiente pantalla ingresar el nmero de parte a consultar y la cantidad, luego hace clic
en el enlace Consultar.

Se muestra la disponibilidad de partes a nivel mundial y un estimado de tiempo.

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