TICS APLICADAS A LA GESTION POLICIAL III

INTEGRANTES

ASP. ESPAA ROSERO JOSE ALEXANDER

ASP. REMACHE CHIMBOLEMA EDWIN FABIAN
ASP. PEREZ MORENO FERNANDO ISRAEL
ASP. PAZMIO NARANJO VICTOR HUGO
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
Temario
1.5. Tramitar un documento
1.5.1. Accin de reasignar
1.5.2. Accin de responder
1.5.3. Accin de archivar
1.6. Bandejas y acciones
1.6.1. Bandeja en elaboracin
1.6.2. Bandeja Recibidos
1.6.3. Bandeja No enviados
1.6.4. Bandeja Enviados
1.6.5. Bandeja Reasignados
1.6.6. Bandeja Archivados
1.6.7. Bandeja Informados
 Tramitar un
1.5 documento
Todos los documentos internos y externos por tramitar, se presentan en la
bandeja de Recibidos.
Localizar y seleccionar el documento especfico dando clic en popud
Despliega la ventana flotante con la informacin del documento,
en la que se puede realizar.
1. No de Referencia
2. Nivel de Seguridad
3. Carpetas virtuales
4. Notas
1.5.1 ACCIN DE
REASIGNAR
 Se reasigna un documento cuando el trmite se lo quiere pasar a otro usuaro.

La reasignacin se la hace solamente entre usuarios de la misma Unidad, de la

misma rea o de otra rea, respetando la estructura orgnica funcional.

Se da clic en el botn Reasignar y despliega la pantalla de reasignacin, se

elige a la persona que se va a reasignar el documento, se puede escribir un
comentario y se da clic en Aceptar.
1.5.2 ACCIN DE
RESPONDER
 ACCIN DE RESPONDER
Se da clic en el
botn Responder
Es importante Una vez elaborado
y despliega la
Responder un el documento se
pantalla para
documento, para realiza el mismo
Se responde un elaborar la
que el sistema procedimiento
documento cuando respuesta en la
asocie mencionado
se va a elaborar la cual se llenan
internamente la(s) anteriormente en
contestacin o automticamente
respuesta(s) con el el numeral 3.
trmite del mismo. los campos:
documento Elaboracin de un
De/Para/Copia, No
antecedente que nuevo
de Referencia,
se est tramitando. documento.
Asunto y Cuerpo
de Documento.
1.5.3 ACCIN DE
ARCHIVAR
Se archiva un documento cuando su trmite ha finalizado o cuando NO se va a
realizar un documento de respuesta.
1.Se selecciona el documento.
2. Clic en el botn Archivar.

Despliega la pantalla para ingresar el comentario

3. Se da clic en Aceptar.
Flujo para el trmite de documentos
1.6 BANDEJAS Y
ACCIONES
Las bandejas estn en el men
vertical izquierdo y permiten
ubicar los documentos segn el
estado en que se encuentran.
1.6.1 BANDEJA EN
ELABORACIN
Aqu se encuentran los documentos en edicin y
pueden ser modificados.

Listado de documentos en elaboracin.

Datos principales del documento que se visualiza en el listado.
Acciones que se puede realizar con el o los documentos seleccionados
Acciones de un documento especfico de la bandeja En Elaboracin.
 ACCIN DE
1.6.1.1 ELIMINAR
 Elimina el documento, al dar clic en el botn
Eliminar despliega la pantalla:

Se escribe la justificacin por la cual se elimina el mismo.

Para finalizar, se da clic en el botn Aceptar y este documento pasar a
la bandeja de Eliminados.
 ACCIN DE
1.6.1.2 EDITAR
Esta accin abre la pantalla para modificar el
contenido del documento, destinatarios,
remitentes.
1.6.2 BANDEJA
RECIBIDOS
Es la bandeja donde van a llegar los documentos que el usuario
debe tramitar y se puede realizar las acciones de: Reasignar,
Informar, Archivar, Comentar y Nueva Tarea.

Listado de documentos recibidos.

Datos principales del documento que se visualiza en el listado.
Acciones que se puede realizar con el o los documentos seleccionados.
Alertas de documentos recibidos.
 ACCIN DE
1.6.2.1 DAR FSICO
Permite al usuario elaborar un acta con los datos de los
documentos y/o anexos fsicos que llegan a la Unidad,
cuando se van a trasladar de un rea a otra. Para ello, se
debe realizar los siguientes pasos:

Una vez seleccionado el documento, se debe dar clic en el botn Dar

Fsico
Se despliega una pantalla donde debe seleccionar el rea a donde
van a ir los fsicos, el usuario asignado y el responsable del traslado.
Se establece el estado de los anexos: Bueno, Regular o Malo.
Se digita en el campo comentario, la descripcin detallada de los anexos
fsicos que se va a traspasar.
Para finalizar, se da clic en el botn Aceptar.

:
Una vez realizada esta accin, se genera
el acta con los datos del documento
 BANDEJA
1.6.3 NO
ENVIADOS
Aqu se encuentran los documentos que no se han podido
enviar y se pueden realizar las acciones de: envi Fsico,
Envi Digital y Comentar
 Acciones de un documento especfico de la
bandeja No Enviados
Acciones que se puede realizar con un documento
especifico que dando clic en el popud Ingresa a la
ventana flotante con la informacin
 BANDEJA
1.6.4 ENVIADOS
 Aqu se encuentran todos los documentos
sobre los cuales se dio la accin de Firmar/
Enviar, y se pueden realizar las acciones de:
Informar, Archivar y Comentar.
 Acciones de un documento especifico de la
bandeja de Enviados
Acciones que se puede realizar con un documento
especifico que dando clic en el popud ingresa ala
ventana flotante con la informacin .
 ACCIN DE
1.6.4.1 GENERAR
SOBRE
 Permite editar los datos del sobre antes de
enviar a imprimir, por defecto muestran los
datos del destinatario.
 Bandeja
1.6.5 Reasignados
 Aqu se encuentran todos los documentos
que el usuario reasign a otros usuarios de
su misma rea o de otras reas de su
Unidad, se puede realizar las acciones de :
Informar y Comentar.
Acciones de un documento especifico de la
bandeja Reasignados
Acciones que se puede realizar con un
documento especfico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la
informacin.
 BANDEJA
1.6.6 ARCHIVADOS
 Aqu se encuentran todos los documentos sobre
los cuales se realiz la accin de Archivar sobre
los cuales se puede realizar las acciones de:
Informar, Restaurar y Comentar.
Acciones de un documento especifico de la
bandeja Archivados
Acciones que se puede realizar con un documento especfico
que dando clic en el popud ingresa a la ventana flotante con la
informacin.
 BANDEJA
1.6.7 INFORMADOS
 Aqu se encuentran todos los documentos
sobre los cuales se realiz la accin de
Informar sobre los cuales se puede
realizar las acciones de: Informar, Eliminar y
Comentar.
 Acciones de un documento especifico de la
bandeja Informados
Acciones que se puede realizar con un
documento especfico que dando clic en el
popud ingresa a la ventana flotante con la
informacin.
 ACCIN DE
1.6.7.1 ELIMINAR
 Para eliminar un documento de esta
bandeja, se realiza lo siguiente:
Seleccionar el documento.
Dar clic en el botn Eliminar.
En el campo comentario, se digita la
descripcin de la eliminacin.
Se da clic en el botn Aceptar y despliega
el mensaje de que el documento se ha
restaurado a la bandeja original.
GRACIAS