Manual de Funciones Portagas

Vigente desde:
MANUAL DE FUNCIONES Versin 1
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO GERENTE GENERAL
CARGO AL QUE REPORTA CARGOS QUE LE REPORTAN

Junta Directiva Gerente Comercial y de Operaciones y
Gerente Administrativo y Financiero,
Administradores de las Agencias
1. PROPSITO GENERAL
Planear y coordinar todas las actividades de la empresa que conlleven al crecimiento
organizacional.
1.1. Funciones Especificas del Cargo
Vigilar que las actividades planeadas conduzcan al crecimiento econmico de la

empresa.
Representar legal, administrativa y judicialmente., ante instituciones y

organismos nacionales o extranjeros, publicas o privadas.
Proponer ante la Junta Directiva y la Asamblea de Accionistas las polticas y

estrategias de desarrollo empresarial y controla su implementacin.
Dirigir la elaboracin de los planes estratgicos, as como los planes operativos

de la empresa.
Orientar la gestin de la empresa. al servicio, as como promover su

mejoramiento continuo.
Controlar y evala la ejecucin presupuestal.
Establecer los mecanismos fsicos, econmicos y humanos, que aseguren el

cumplimiento de las normas de control interno en la gestin de la empresa.
Representar a la empresa para la coordinacin y ejecucin de los contratos y

servicios.
Fomentar y colocar en prctica la poltica de seguridad, higiene y calidad de la

empresa.
Asistir a las diferentes reuniones, donde se evalen, analicen o se fomenten

planes de trabajo en los referente a los Servicios de la empresa.
Cumplir con el reglamento interno de trabajo, procedimiento y normas de

seguridad e Higiene industrial de la empresa.
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Vigente desde:
Pg.: De:
Realizar otras funciones relacionadas con el cargo que sean encargadas por la
Junta Directiva y la Asamblea de Accionistas.
2. COMPETENCIAS DEL CARGO
2.1 Educacin: Administrador de empresas, Ingeniero Industrial carreras afines.
2.2 Formacin: Anlisis financiero, Control de costos y presupuestos, manejo del

programa de gases, paquete de Office y conocimientos correo electrnico.
2.3 Habilidades: Liderazgo, alto sentido de responsabilidad, capacidad deductiva y de

anlisis, capacidad para el manejo de personal y organizacin de puestos de trabajo,
buena capacidad de observacin y de interrelacionarse, trabajo en equipo, rapidez y
certero en la toma de decisiones.
2.4 Experiencia: De tres (3) a cinco (5) aos en cargos similares.
2.5 Edad y Sexo: De Veinticinco (25) a cuarenta y cinco (45) aos, sin distincin de
sexo.
2.6 Adiestramiento: De dos (2) a tres (3) meses.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: Equipo de oficina
3.2 Procesos y Calidad: Proceso de planeacin estratgica.
3.3 Contactos: Con miembros de la Junta Directiva, clientes en general y el personal

de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: informes financieros,

contables, de operaciones, de transportes y de mercadeo y ventas.
3.5 Dinero y/o Valores: N.A.
4. EXIGENCIAS DEL CARGO
4.1 Posicin y Esfuerzo Fsico: Se mantiene sentado y realiza un esfuerzo fsico

ligero.
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Pg.: De:
4.2 Esfuerzo Mental: Mediano y constante.
4.3 Esfuerzo Visual: Normal y constante.
4.4 Esfuerzo Auditivo: Normal y constante.
5. CONDICIONES DE TRABAJO
5.1 Condiciones de Riesgo:
Ruido (Telfono)
Iluminacin (deslumbramiento sobre la pantalla del computador)
Psicosocial (Estrs, Manejo personal, carga de trabajo, jornadas extensas).
Ergonmicos (Adopcin de malas posturas).
5.2 Elementos de Proteccin Personal y Dotacin: Segn las condiciones de riesgo.
5.3 Jornada de Trabajo: De lunes a viernes de ocho (8:00AM) de la maana a cinco

(5:00PM) de la tarde.
Analistas Aprobado Por:
Consulfin Ltda. Rodolfo Porto

Gerente General
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Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO SECRETARIA DE GERENCIA

Gerente General Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Apoyar las funciones administrativas de las Gerencias de la empresa.
1.1Funciones Especificas del Cargo
Elaborar correspondencia interna y externa de la empresa y entregarla a

mensajeria.
Realizar el contrato, pagare, y dems documentos legales para la contratacin

de nuevos distribuidores de Gas Licuado de Petrleo (GLP).
Hacer actas de reuniones.
Facturar la venta de butano y elaborar programa de despacho de este con

ECOPETROL.
Recepcionar, organizar y manejar el archivo general.
Realizar informe de ventas de Distribuidores Minoristas.

Realizar otras funciones relacionadas con el cargo que sean encargadas por el
jefe inmediato.
2.1 Educacin: Secretaria ejecutiva, bachiller comercial y/o carreras afines.
2.2 Formacin: Conocimiento y manejo del programa de gases, paquetes contables,

Lotus, Word y Excel.
2.3 Habilidades: precisin, rapidez, retentiva, fluidez escrita.
2.4 Experiencia: De un (1) ao o ms en cargos similares.
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Vigente desde:
Pg.: De:
2.5 Edad y sexo: De veinte (20) a treinta y cinco (35) aos, preferiblemente de sexo
femenino.
2.6 Adiestramiento: Hasta un (1) mes.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Mquinas y Equipos: No es responsable por mquinas solo por el equipo de

oficina.
3.2 Procesos y Calidad: N.A
3.3 Contactos: Con personal de la empresa y sus sucursales y terceros.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informe de ventas a

minoristas a la alianza fiduciaria
3.5 Dinero y/o Valores: No es responsable por dinero y/o valores.
4.1 Posicin y Esfuerzo Fsico: Permanece sentada y realiza un esfuerzo fsico ligero.
4.2 Esfuerzo Mental: Normal y constante.
Ruido (Telfono, impresora)

Psicosocial (estrs, carga de trabajo).
Problemas Ergonmicos (diseo de la silla).
Qumico: gases y explosiones.
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Vigente desde:
Pg.: De:
5.2 Jornada de Trabajo: De lunes a viernes de ocho (8:00 a.m.) de la maana a cinco
de la tarde (5:00 p.m.), sbados de ocho (8:00 a.m.) de la maana a una (1:00 p.m.) de
la tarde.

Gerente General
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Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO RECEPCIONISTA

Gerente General Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Recepcin y recibo de llamadas de clientes, proveedores y del pblico en general y
correspondencia de las diferentes reas de la empresa.
Recibir llamadas telefnicas y transferirla al funcionario que pueda proporcionarle

la informacin que satisfaga su necesidad.
Autorizar la entrada de visitantes a las instalaciones de la empresa.
Atender y anunciar los visitantes, comunicndolos con la persona requerida.
Responsable del manejo de correspondencia.
Recibir y radicar las facturas de los proveedores de la empresa, entregndola

posteriormente al Auxiliar de Compras.
Archivar las planillas de la empresa.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Bachiller tecnlogo en secretariado carreras tcnicas o tecnolgicas a

fines
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requiere estudios en Secretariado,

manejo del programa Office, correo electrnico e Internet, y manejo de herramientas de
sistemas.
2.3 Habilidades: Facilidad de comunicacin. Capacidad deductiva y de anlisis. Buena

capacidad de observacin y de interrelacionarse. Organizacin de puesto de trabajo.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.4 Experiencia: De uno (1) a dos (2) aos en cargos similares.
2.5 Edad y Sexo: De Veinte (20) a Treinta y cinco (35) aos, preferiblemente de sexo
femenino
2.6 Adiestramiento: De dos (2) semanas a un (1) mes.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: Por equipo de oficina.
3.2 Procesos y Calidad: N.A.
3.3 Contactos: Con el personal de la empresa, clientes y el pblico en general.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informe de relacin

de facturas de proveedores.
4.1 Posicin y Esfuerzo Fsico: Se mantiene sentada y realiza un esfuerzo fsico

normal.
Ruido (Telfono, fotocopiadoras, impresoras)

Iluminacin (deslumbramiento sobre la pantalla el monitor el computador,
iluminaras insuficientes luminarias en mal estado carencia de luz natural)
Psicosocial (estrs, atencin al pblico personal y telefnicamente, carga de
trabajo).
Problemas Ergonmicos (Adopcin de posturas inadecuadas).
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
5.2 Elementos de Proteccin Personal y Dotacin: De acuerdo a las condiciones de

riesgo.
5.3 Jornada de Trabajo: De Lunes a viernes de ocho (8:00 AM) de la maana a cinco
(5:00 PM) de la tarde, sbados de ocho (8:00 AM) de la maana a una (1:00 PM) de la
tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO GERENTE ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

Gerente General Director Financiero, Director Contable,
Director de Recursos Humanos.
1. PROPSITO GENERAL
Gestionar y supervisar los recursos econmicos y financieros de la compaa para que
el trabajo se realice en ptimas condiciones de costo liquidez y rentabilidad.
1.1 Funciones Especificas del Cargo
Revisin de Estados Financieros
Auditar el recaudo de las agencias
Autorizar los pagos a ECOPETROL
Elaborar cheques para pago a proveedores y dems obligaciones de la empresa
Asignar crditos a los contratistas.
Revisa el cumplimiento de los presupuestos de la empresa y de las agencias
Revisin de las liquidaciones de cortesas otorgadas por galones vendidos
Coordinar las actividades y asignar al personal las labores para el desarrollo del
presupuesto de la empresa.
Decidir las alternativas de financiacin y endeudamiento de la empresa.
Elaborar anualmente las proyecciones financieras de la empresa.
Evaluar la viabilidad de la asignacin de crditos a clientes.
Realizar el contrato, pagares, y dems documentos legales para la contratacin

de nuevos distribuidores de Gas Licuado de Petrleo (GLP).

COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
jefe inmediato.
2.1 Educacin: Profesional en Economa, Administracin de Empresas, Finanzas e

Ingeniera Industrial.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requieren estudios de

Especializacin en Finanzas, conocimientos y manejo en legislacin mercantil y fiscal,
anlisis inversiones, mercados de capitales, y Microsoft Office y manejo de
herramientas de sistemas.
2.3 Habilidades: Alto sentido de responsabilidad, capacidad deductiva y de anlisis,

capacidad para el manejo de personal.
2.4 Experiencia: De Uno (1) a Tres (3) aos mnimo.
2.5 Edad y sexo: De veinticinco (25) a treinta y cinco (35) aos, sin distincin de sexo.
2.6 Adiestramiento: Hasta tres (3) meses.
3. RESPONSABILIDAD

oficina.
3.3 Contactos: Con clientes, entidades financieras, proveedores y personal de la

empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: informes financieros a

la junta de accionistas
3.5 Dinero y/o Valores: Es responsable por las chequera de la empresa y documentos
y valores.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
4.2 Esfuerzo Mental: Alto y constante.
Ruido (Telfono)
Iluminacin (deslumbramiento sobre la pantalla del computador, iluminaras
insuficientes)
Problemas Ergonmicos (inadecuado diseo de puesto de trabajo, diseo de la
silla).
la tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO DIRECTOR FINANCIERO

Gerente Administrativo y Financiero Cajero, Auxiliar de Compras, Asistente
Administrativo y financiero, Jefe de
Sistemas.
1. Propsito General
Asegurar la disponibilidad de recursos que garanticen el normal funcionamiento de la
empresa. Llevar la informacin financiera oportuna acorde con la ley y presentarla a
revisin a la gerencia para su revisin.
Elaborar, analizar y evaluar el flujo de efectivo, diario, mensual y anual.
Autorizar el pago de proveedores
Revisin de los gastos generales de las agencias.
Optimizar los recursos econmicos y financieros necesarios para conseguir los

objetivos planteados.
Evaluar el presupuesto de ventas anual y mensual.
Analizar la situacin financiera y atender las necesidades en materia financiera.
Presentar a su jefe inmediato alternativas de financiacin de acuerdo a las

necesidades de la compaa.
Participar en la realizacin del presupuesto de la empresa.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Profesional en Economa, Administracin de Empresas, Finanzas e

Ingeniera Industrial.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.2 Formacin: Estudios de Especializacin en Finanzas, conocimientos y manejo en

legislacin mercantil y fiscal, anlisis inversiones, mercados de capitales, y Microsoft
Office.

destrezas para la negociacin, capacidad de sntesis, perspectiva estratgica.
2.4 Experiencia: Uno (1) Tres a (2) aos en cargos similares.
3. RESPONSABILIDAD

oficina.
3.3 Contactos: Con clientes, con personal de la empresas, entidades financieras.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Registro de flujo de

efectivo de los bancos y agencias, reporte de cheques y proveedores que se van ha
pagar.
3.5 Dinero y/o Valores: No es responsable por dinero y/o valores
4.1 Posicin y Esfuerzo Fsico: Permanece sentado y realiza un esfuerzo fsico ligero.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Ruido (Telfono)
Estrs (carga de trabajo, jornadas extensas).
silla).
la tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO CAJERO

Director Financiero Conductores Vendedores
1. PROPSITO GENERAL
Recibir los dineros generados por conceptos de venta de Gas Licuado de Petrleo
(GLP) de la empresa, registrar oportunamente las transacciones, llevar un efectivo
control de estas y entregar el balance diario respectivo.
Elaborar facturas y recibos de caja para registrar el ingreso de las

consignaciones por concepto de ventas de Gas Licuado de Petrleo (GLP) en
cilindros y cisternas.
Captar el dinero referente a los pagos efectuados en la caja por concepto de

venta de Gas Licuado de Petrleo (GLP) en cilindros y cisternas, verificando su
correcta liquidacin respecto al valor de la remisin anterior.
Depositar en la caja fuerte que esta bajo su custodia el dinero que recibe por la
venta de Gas Licuado de Petrleo (GLP), asegurndose de que en ningn
momento este fuera de dicha caja una cantidad no mayor a 100 billetes de una
misma denominacin.
Mantener en secreto la clave de la caja fuerte no permitiendo que otras personas

la conozcan, con el fin de evitar la prdida de recursos de la empresa.
Realizar el balance de caja para corroborar que el dinero sea el correspondiente

a las ventas diarias, entregarlo a la transportadora de valores para su
consignacin en el banco.
Elaborar las facturas de contratistas por ventas a crdito y enviarlas al Director

Financiero para la gestin de cobro.
Elaborar las facturas de clientes a crdito y enviarlas a cada uno de ellos.
Gestionar las copias de seguridad, correspondientes a la informacin se

encuentre en el sistema y que sea considerada relevante para la empresa estas
sern enviadas a la base de datos que se encuentra en el departamento de
sistemas de la empresa a las tres de la tarde y al finalizar el turno.

COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
jefe inmediato.
2.1 Educacin: Ttulo en auxiliar contable o carrera afines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requieren conocimientos y manejo

del programa ZEUS para la elaboracin de facturas, remisiones y recibos de caja,
manejo del programa de gases, manejo de herramientas de sistemas.

capacidad para el manejo de personal, y buena capacidad de observacin y excelente
manejo de las relaciones interpersonales.
2.4 Experiencia: Uno (1) Tres a (2) aos mnimo.
2.5 Edad y sexo: De veinticinco (25) a treinta y Cinco (35) aos, sin distincin de sexo.
2.6 Adiestramiento: Hasta dos (2) meses.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Mquinas y Equipos: Computador, fax, impresoras y telfonos.
3.3 Contactos: Con clientes, contratistas, transportadora de valores, proveedores y

personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Balance diario de

caja, facturacin, remisiones, y consignaciones.
3.5 Dinero y/o Valores: Es responsable por la caja fuerte de la empresa y su clave
correspondiente, tiene bajo su custodia la suma promedio de diez millones de pesos
(10.000.000) diarios.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Ruido (Telfono, e impresoras)

insuficientes y mal ubicadas, luminarias en mal estado carencia de luz natural)
Psicosocial (estrs, carga de trabajo, jornadas extensas, manejo de dinero).
silla, ubicacin de controles y otros elementos del rea de trabajo).
5.2 Jornada de Trabajo: De lunes a sbado de ocho (8:00 a.m.) de la maana a cinco
de la tarde (5:00 p.m.), y festivos de ocho (8:00 a.m.) de la maana a una (4:00 p.m.) de
la tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO

Director Financiero Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Supervisar y controlar el movimiento administrativo y financiero realizado por cada un a
de las agencias.
Realizar el informe de movimientos administrativos y financieros mensuales.
Realizar el movimiento consolidado de GLP diario por agencia.
Supervisar gasto y diligenciar el formato de reembolso de caja menor de las

diferentes agencias de la empresa.
Realizar informe de recaudo diario de la empresa y sus agencias para la

Direccin Financiera.
Recepcionar los documentos fsicos de la empresa, planillas de caja y facturas

originales provenientes de las diferentes agencias.
Efectuar visitas a las agencias en el caso que esta se requiera.
Ejecutar el bloqueo y/o desbloqueo de clientes con cartera vencida, previa

autorizacin de la Gerencia Financiera.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Profesional en Administracin de Empresas, Finanzas, y/o carreras

afines.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requiere conocimiento y manejo del
programa de gases, paquetes contables, Word y Excel y manejo de herramientas de
sistemas.
2.3 Habilidades: precisin, rapidez, anlisis, capacidad de deduccin, interrelacin

personal.
2.4 Experiencia: De un (1) ao o ms en cargos similares.
3. RESPONSABILIDAD

oficina.
3.3 Contactos: Con personal de la empresa, sucursales y clientes.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informe del recaudo

diario de las agencias, informe de resultados financieros, facturas originales, planillas de
caja, autorizaciones para el reembolso de caja.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:

Ruido (Telfono)
la tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO AUXILIAR DE COMPRAS

Director Financiero Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Satisfacer las requisiciones de pedidos y compras de las diferentes reas de la
empresa, teniendo en cuenta el presupuesto establecido para cada uno de ellos.
Solicitar las cotizaciones correspondientes a cada pedido, y corroborar las

cantidades que son requeridas.
Realizar las rdenes de compra con destino al proveedor seleccionado.
Hacer seguimiento al proceso de compra y recibir facturas de compra a travs de

la recepcin.
Legalizar las requisiciones generadas por la prestacin de un servicio por un

contratista.
Revisin de planilla y cuadre diario de agencia STA MARTA.
Revisin de facturas de compras, comparndola contra la orden de compra.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Bachiller comercial, tecnlogo contable
2.2 Formacin: Conocimientos contables, manejo del programa de gases y Office.
2.3 Habilidades: Fluidez verbal, habilidad de negociacin, rapidez, retentiva.
2.4 Experiencia: De seis (6) meses a un (1) ao en cargos similares.
2.5 Edad y sexo: De dieciocho (18) a treinta (30) aos, sin distincin de sexo.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.6 Adiestramiento: Hasta un (1) mes.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Mquinas y Equipos: No es responsable por mquinas, responde por el equipo de

oficina y fax.
3.3 Contactos: Con personal de la empresa y proveedores.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Ordenes de compra,

relaciones de factura de proveedores, pago de proveedores y requisiciones de pedido
de las diferentes reas de la empresa.
Ruido (Telfono)
Iluminacin (deslumbramiento sobre la pantalla del computador, carencia de luz
natural)
silla).
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
la tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO JEFE DE SISTEMAS

Gerente Administrativo y Financiero Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Coordinar y ejecutar todas las actividades encaminadas al buen funcionamiento de los
sistemas de informacin de la empresa.
Custodiar la informacin que se encuentre en el sistema sobre la empresa para

garantizar su disponibilidad y veracidad cuando esta sea requerida.
Gestionar e instalar los equipos de sistemas en cada una de las reas de la

empresa que as lo requieran.
Brindar a la auxiliar de compras la informacin tcnica y dems requerida para la

compra de partes, accesorios y/o equipos de sistemas necesarios para el buen
funcionamiento.
Realizar mantenimientos correctivos y/o preventivos a los equipos de sistemas

de la empresa.
Certificar la informacin para la Comisin Reguladora de Energa y Gas (CREG)

y a la Superintendencia de Servicios Pblicos entregndola al Revisor Fiscal.
Asistir tcnicamente a todo el personal, en lo correspondiente a los equipos y

redes de sistemas de la empresa; as como en la solucin de problemas que se
presenten en el manejo de programas o software que se utilicen en la empresa.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Ingeniero de Sistemas, Tecnlogo en Sistemas o carreras a fines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requiere conocimiento en manejo e

instalacin de redes de sistemas, mantenimiento de equipos de sistemas.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.3 Habilidades: Creativo, colaborador, y buenas relaciones interpersonales.
2.5 Edad y Sexo: De Veinte (20) a Treinta y cinco (35) aos; sin distincin de sexo.
2.6 Adiestramiento: De uno (1) a dos (2) meses.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: Equipo de oficina.
3.2 Procesos y Calidad: Por el proceso de mantenimiento de los sistemas de

informacin.
3.3 Contactos: El personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Registro de

mantenimiento correctivo y/o preventivo de equipos de sistemas.

ligero.
4.3 Esfuerzo Visual: Mediano y constante.
Ruido (telfono)
Iluminacin (Carencia de Luz natural)
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:

Mecnico (Golpeado por, golpeado contra)

riesgo.
la tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO DIRECTOR CONTABLE

Gerente Administrativo y Financiero Auxiliar Contable
1. PROPSITO GENERAL
Satisfacer las necesidades de la empresa, mediante la medicin, evaluacin,
ordenamiento, anlisis e interpretacin de la informacin financiera de esta y la
preparacin de informes sobre la correspondiente situacin, la cual servir como base
para la toma de decisiones de la Gerencia.
Registrar ante la Cmara de Comercio los libros legales de la empresa.
Renovacin del registro mercantil de la empresa.
Elaboracin de la encuesta anual de comercio para el DANE.
Solicitud de autorizacin de numeracin para facturar ante la DIAN para la

empresa.
Revisar pagos a terceros y causacin de las cuentas por pagar
Revisar liquidaciones definitivas por retiro de empleados, cuadres diarios de las

agencias designadas, la informacin contable de la empresa y la nomina
mensual de los empleados.
Efectuar la consolidacin de la informacin contable de las agencias con la de la

empresa.
Elaborar mensual de informes contables consolidados y por agencias.
Realizar los estados financieros de la compaa.
Participar activamente en la elaboracin del presupuesto anual de la empresa.
Elaborar bimestralmente de las declaraciones de industria y comercio de la

empresa, para su sede principal y agencias.
Elaborar mensualmente las declaraciones de impuestos de la empresa.
Hacer el informe general, de la Asamblea General de Accionistas de la empresa.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Liquidar anualmente el Impuesto De Industria Y Comercio, Avisos Y Tableros.
Liquidar de la contribucin anual para la SSPD de la empresa.
Coordinar las funciones del personal a su cargo.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Ttulo en Contador Pblico con tarjeta profesional.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requieren conocimientos y manejo

del programa Zeus, hojas de calculo y conocimientos en contabilidad de costos,
legislacin tributaria, comercial y laboral y manejo de herramientas de sistemas.

capacidad para el manejo de personal, y buena capacidad de observacin.
2.4 Experiencia: Uno (1) a dos (2) aos mnimo en cargos similares.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Mquinas y Equipos: no es responsable por mquinas solo por el equipo de

oficina.
3.2 Procesos y Calidad: Es responsable por el proceso de liquidacin de impuestos

que tenga a cargo la compaa.
3.3 Contactos: Con personal de la empresa y agencias del estado.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informes financieros,

estados financieros anuales, encuesta anual de comercio para el DANE, elaboracin de
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
las declaraciones de Impuestos, Solicitud de autorizacin de numeracin para facturar

ante la DIAN.

Psicosocial (estrs, carga de trabajo, jornadas extensas).
silla).
la tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO AUXILIAR CONTABLE

DIRECTOR CONTABLE NINGUNO
1. PROPSITO GENERAL
Efectuar el registro, organizacin, control, revisin y verificacin de la informacin
contable de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptadas y a las
directrices implantadas por la empresa.
Contabilizar el costo de venta
Liquidar combustibles y cortesas a contratistas
Contabilizar las salidas de inventarios por cortesas, combustibles y reposiciones.
Efectuar los ajustes por inflacin.
Contabilizar la provisin de cartera, depreciacin y diferido.
Contabilizar y amortizar las obligaciones de la empresa.
Contabilizar los gastos, las notas dbitos y crditos.
Revisar que las facturas de proveedores cumplan con los requisitos establecidos
para su aprobacin.
Revisar la causacin de la nomina, los cuadres diarios de caja, las planillas de

operacin de despachos de Gas Licuado de Petrleo (GLP) y contabilizar el
rendimiento.
Solicitud de certificados en la fuente a los clientes que nos retuvieron a ttulo de

Impuesto De Renta.
Expedicin de certificados de retencin en la fuente sobre renta, e Industria y

Comercio efectuada por la empresa.
Liquidar los fletes a contratistas.
Efectuar los registros contables que se requieran.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Contabilizar las facturas de compra a proveedores.
Presentar los informes que requiera la direccin contable y/o financiera.
Apoyar a su jefe inmediato en la realizacin de las declaraciones de impuesto.
Realizar conciliaciones bancarias.
Codificar y realizar el cambio de precios a clientes.
Revisar el movimiento contable de las agencias.

jefe inmediato.
Mantener al da los libros de contabilidad, como son mayor y balances y diario.
2.1 Educacin: Auxiliar contable, tecnlogo en contabilidad y/o carreras afines.
2.2 Formacin: conocimiento y manejo del programa Zeus, hojas de calculo y

conocimientos en contabilidad de costos, legislacin tributaria, comercial y laboral.

capacidad para el manejo de personal, y buena capacidad de observacin.
2.4 Experiencia: Uno (1) a dos (2) aos mnimo en cargos similares.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Mquinas y Equipos: no es responsable por mquinas solo por el equipo de

oficina.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
3.3 Contactos: Con personal de la empresa y agencias del estado.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informes financieros

que se requieran.

silla).
la tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO GERENTE COMERCIAL Y DE

OPERACIONES

Gerente General Director de Mercadeo, Director de
Operaciones, Director de Transportes
1. PROPSITO GENERAL
Realizar gestin comercial de nuestro producto.
Establecer estrategias comerciales que le proporcionen a la empresa un mayor

crecimiento, desarrollo y un alto posicionamiento en el mercado.
Disear y coordinar los diferentes programas publicitarios y promocinales para

el conocimiento y posicionamiento de la imagen corporativa de la empresa.
Gestionar el proceso de compras de materia prima.
2.1 Educacin: Ingeniero Industrial, Tecnlogo en Sistemas o carreras a fines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requiere conocimiento en manejo e

instalacin de redes de sistemas, mantenimiento de equipos de sistemas Conocimiento
en manejo e instalacin de redes de sistemas, mantenimiento de equipos de sistemas.
2.3 Habilidades: Creativo, colaborador, y buenas relaciones interpersonales.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: Equipo de oficina.
3.2 Procesos y Calidad: Por el proceso de mantenimiento de los sistemas de
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
informacin.
3.3 Contactos: El personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Registro de

mantenimiento correctivo y/o preventivo de equipos de sistemas.

ligero.
4.3 Esfuerzo Visual: Mediano y constante.
Ruido (telfono)
Iluminacin (Carencia de Luz natural)

riesgo.
5.3 Jornada de Trabajo: Horario de Oficina.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO DIRECTOR DE MERCADEO

Gerente Comercial y de Operaciones Asistente de Mercadeo, Supervisor de
Ventas
1. PROPOSITO GENERAL
Implementar polticas, planes y estrategias de mercadeo para la comercializacin de
Gas Licuado de Petrleo (GLP), con el fin de mantener e incrementar el
posicionamiento de la empresa en el mercado.
Reunir la informacin necesaria sobre el segmento de mercado, distribucin de

volmenes y posicionamiento actual de la empresa y de la competencia, con el
fin de establecer las acciones pertinentes.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Establecer estrategias comerciales que le proporcionen a la empresa un mayor

crecimiento, desarrollo y un alto posicionamiento en el mercado.
Actualizar y mantener la base de datos referente a inventarios de cilindros y

elementos en poder de los contratistas.
Determinar y asignar la cantidad de cilindros necesarios para cada zona y de

esta forma garantizar el mximo aprovechamiento de los activos.
Dirigir los diferentes programas publicitarios y promocinales para el

conocimiento y posicionamiento de la imagen corporativa de la empresa.
Disear un sistema que permita evaluar y controlar las quejas y/o reclamos que
se presenten en la empresa, con el fin de lograr la satisfaccin de las
necesidades de los clientes.
Preparar el presupuesto anual de ventas de la empresa.
Elaborar estudios de factibilidad para aperturas de nuevas rutas, distribuidores y

bodegas.
Coordinar las auditorias a las bodegas para garantizar la existencia fsica de

cilindros y elementos de propiedad de la empresa.
Planear los incentivos por cumplimiento de metas que alcancen los supervisores
de ventas y contratistas en la gestin de comercializacin del Gas Licuado de
Petrleo (GLP).
Presentar el informe mensual de ventas a la Gerencia Comercial y de

Operaciones.
Evaluar el rendimiento peridico de cada una de las zonas y con ello establecer
planes encaminados al mejoramiento de estas.
Asistir a las diferentes reuniones, donde se evalen, analicen o se fomenten

planes de trabajo en lo referente a los Servicios de la empresa.

jefe inmediato.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.1 Educacin: Administrador de empresas, Ingeniera Industrial carreras a fines
2.2 Formacin: Para desarrollar este cargo se requieren conocimientos contables,

Control de costos y presupuestos, manejo de estadsticas, amplio conocimientos de las
herramientas de mercadeo y servicio al cliente, manejo de las resoluciones y leyes
emitidas por el Ministerio de Minas y Energa y por la Comisin Reguladora de Energa
y Gas (CREG), correspondientes a la comercializacin y manipulacin de Gas Licuado
de Petrleo (GLP) y manejo de herramientas de sistemas.

anlisis, capacidad para el manejo de personal, buena capacidad de observacin y de
interrelacionarse, trabajo en equipo, destrezas matemticas y alta capacidad de
negociacin.
2.4 Experiencia: De dos (2) a cinco (5) aos en cargos similares.
2.5 Edad y Sexo: De veinticinco (25) a treinta y cinco (35) aos, sin distincin de sexo.
2.6 . Adiestramiento: De dos (2) a tres (3) meses
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquinas y Equipos: Por el equipo de oficina y vehculo.
3.2 Procesos y Calidad: Por el proceso de mercadeo y ventas y la calidad del mismo.
3.3 Contactos: Tiene contacto con clientes, contratistas, con los directivos de la
competencia y el personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Maneja registros de

estadsticos de ventas, presupuestos de ventas, registros de inventarios, quejas y
reclamos, informe de rutas.
3.5 Dinero y/o Valores: N.A
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
4.1 Posicin y Esfuerzo Fsico: Se mantiene la mayor parte del tiempo sentado y
realiza un esfuerzo fsico ligero.
4.2 Esfuerzo Mental: Concentracin y atencin normal.
Ruido (Telfono, impresoras)

insuficientes y estado carencia de luz natural)
Ergonmicos (diseo de la silla, y otros elementos del rea de trabajo).
Qumico (Gases, Explosin)

riesgo.
de la tarde (5:00 p.m.), sbados y festivos de ocho (8:00 a.m.) de la maana a una
(1:00 p.m.) de la tarde. Siendo personal de manejo y confianza.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO ASISTENTE DE MERCADEO

Director de Mercadeo Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Manejar las actividades y acciones correspondientes al proceso de mercadeo como son
servicio al cliente, recaudo de cartera, control y documentacin de la informacin
generada en el mismo.
Preparar el estadstico diario y a la fecha para analizar las proyecciones de

ventas.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Elaborar el control diario de las ventas en Cartagena y en las agencias, basados

en los estadsticos diarios y a la fecha, solicitados a las respectivas
dependencias.
Realizar la proyeccin de ventas para vehculos propios y contratistas e informar

al personal interesado sobre el estado de sus ventas.
Llevar el control de ventas.
Recibir pedidos telefnicos.
Gestionar el cobro de la cartera.
Gestionar la solucin de los inconvenientes que puedan presentarse con los

clientes en general (empresas y clientes directos).
Elaborar el formato correspondiente al listado de precio actualizado, expedido

por la Comisin Reguladora de Energa y Gas (CREG), y enviarlo al Gerente
Comercial y De Operaciones.
Llenar el formato de comisiones para conductores de vehculos propios.
Gestionar la asignacin de cdigos a clientes con el Director de Contabilidad

cuando se requiera.
Diligenciar el envo de publicidad.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Tecnlogo en mercadeo o secretariado o afines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requiere conocimientos y manejo

del programa Office y correo electrnico e Internet, estadsticos de venta, y
conocimientos contables y manejo de herramientas de sistemas.
capacidad para el manejo de personal, buena capacidad de observacin, interlocucin y
de interrelacionarse.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.4 Experiencia: Uno (1) Tres a (2) aos mnimo.
2.5 Edad y sexo: De veinticinco (25) a treinta y cinco (35) aos, preferiblemente de
sexo femenino.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Mquinas y Equipos: no es responsable por mquinas solo pro el equipo de

oficina.
3.3 Contactos: Con clientes y personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informe de ventas,

elaboracin de informes estadsticos, proyecciones de ventas, solicitudes de publicidad,
cotizaciones de cilindros, formato de precios actualizados, informe de cartera a clientes
y a Gerencia Financiera.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:

insuficientes y mal ubicadas, luminarias en mal estado carencia de luz natural)
silla, ubicacin de controles y otros elementos del rea de trabajo).
de la tarde (5:00 p.m.), sabados y festivos de ocho (8:00 a.m.) de la maana a una
(1:00 p.m.) de la tarde.

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO SUPERVISOR DE VENTAS

Director de Mercadeo Conductores Vendedores
1. PROPSITO GENERAL
Controlar las actividades referentes a la gestin de ventas del Gas Licuado de Petrleo
(GLP), segn las rutas establecidas a los contratistas, verificar el funcionamiento de los
expendios, identificando tambin de forma permanente las necesidades, expectativas y
requerimiento de los clientes y llevar a cabo las estrategias de mercadeo.
Realizar investigaciones de mercado que permitan la incorporacin de nuevas

zonas para la comercializacin del Gas Licuado de Petrleo (GLP).
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Ejercer supervisin y control a los expendios surtidos por los contratistas, con el
fin de asegurar el buen aprovechamiento de los extintores y cilindros de la
empresa en manos de estos; que las bodegas cumplan con las normas de
seguridad establecidas en la Ley 142 de ESP. y con la resolucin 80505 del
Ministerio de Minas y Energa; y verificar que los permisos de la Alcalda Local,
del Medio Ambiente y la pliza de responsabilidad civil se encuentren vigentes.
Denunciar ante las autoridades competentes el robo de cilindros en las bodegas.
Corroborar que el nmero de cilindros reportado en el sistema en poder de los

bodegueros y contratistas sea el real y en caso contrario informar a su jefe
inmediato, para que el valor de estos sea descontado de la liquidacin de fletes
cancelados a los contratistas.
Prestar asistencia inmediata a cualquier queja y/o reclamo de los clientes,

cuando esta sea de carcter urgente y tomar las acciones preventivas en otros
casos.
Diligenciar las diferencias de precios autorizadas por la Direccin de Mercadeo o

en su defecto por el Gerente Comercial y de Operaciones en el documento de
cortesas.
Entregar por escrito la solicitud de cilindros de los contratistas y presentarla al

Director de Operaciones para su aprobacin.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Tecnlogo en Mercadeo.
2.2 Formacin: Para el desarrollar este cargo se requiere manejo Word, hoja de
clculo, manejo de las herramientas de mercadeo y manejo de herramientas de
sistemas.

anlisis, capacidad para el manejo de personal, buena capacidad de observacin, de
negociacin y de interrelacionarse, trabajo en equipo.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.4 Experiencia: De uno (1) a tres (3) aos en cargos similares.
2.5 Edad y Sexo: De Veinticinco (25) a Treinta y cinco (35) aos, preferiblemente de
sexo masculino
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: N.A
3.2 Procesos y Calidad: Por el proceso de mercadeo y ventas y la calidad del mismo.
3.3 Contactos: Con contratistas, clientes en general y el personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informes de Auditorias

a expendios, Registros de quejas y reclamos, solicitud de cilindros, denuncias de robo
de cilindros, documento de cortesa.
4.1 Posicin y Esfuerzo Fsico: Se mantiene en movimiento y realiza un esfuerzo

fsico mediano.
Ruido (Automotores, Telfono)

Iluminacin (iluminaras inadecuadas, luz natural)
Psicosocial (Estrs, Atencin al pblico personal y telefnicamente, carga de
trabajo).
Problemas Ergonmicos (inadecuado diseo de puesto de trabajo, y otros
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
elementos de trabajo).
Mecnico ( Golpeado con, Golpeado contra, cilindros, accidentes en la carretera)
5.2 Elementos de Proteccin Personal y Dotacin: De acuerdo con las condiciones

de riesgos.
de la tarde (5:00 p.m.), sbados y festivos de ocho (8:00 a.m.) de la maana a una

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO AYUDANTE DE REPARTO

Conductores Vendedores Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Brindar ayuda al conductor del vehiculo, asistindolo en todas las actividades que se
requieran con el fin de lograr un rpido y eficaz servicio.
Verificar que la carga se encuentre en el mismo estado en el cual quedo al

terminar la jornada del da anterior.
Reportar al vigilante de la empresas la cantidad de cilindro llenos y vacos que

van ha ingresar a la planta.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Entregar al jefe de planchada el reporte de cilindros llenos y/o vacos.
Colaborar a su jefe inmediato en el cargue y descargue de cilindros en sitios de

entrega.
Verificar el llenado y sellado de los cilindros.
Colaborar al jefe de planchada con la informacin requerida para elaborar la

respectiva orden de despacho, reportando oportunamente las cortesas recibidas
y los cilindros rotos en caso de haberlos.
Cerciorarse que la carga este bien sujetada, una vez terminado el cargue del
vehiculo.
Estar atento durante el transporte de la carga, para atender cualquier imprevisto.
Asesorar a los clientes sobre el manejo de los cilindros al momento de entregar

el producto.
Recibir el dinero producto de la venta, y entregrselo inmediatamente a su jefe

inmediato.
Mantener despierto y atento a su jefe inmediato, para prevenir la ocurrencia de

un accidente en la carretera.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Bachiller.
2.2 Formacin: Conocimiento en el manejo y transporte de mercancas peligrosas.
2.3 Habilidades: recursivo, gil, colaborador y buenas relaciones interpersonales.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
masculino.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: No es responsable por maquinas y /o equipos.
3.3 Contactos: Con clientes y el personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Reporte de cilindros

llenos y/o vacos.
3.5 Dinero y/o Valores: Inventario de cilindro por viajes.

fsico alto.
Ruido (automotores)
Iluminacin (Luz natural)
Problemas Ergonmicos (Adopcin de posturas inadecuadas, levantamiento de
objetos pesados).

riesgo.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
de la tarde (5:00 p.m.),sbados y festivos de ocho (8:00 a.m.) de la maana a una (1:00
p.m.) de la tarde.

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO DIRECTOR DE OPERACIONES

Gerente Comercial y de Operaciones Jefe de Planchada, Jefe de Almacn y
Jefe de Mantenimiento.
1. PROPSITO GENERAL
Gestionar las actividades de recibo, almacenamiento, llenado y despacho de Gas
Licuado de Petrleo (GLP), logrando siempre el cumplimiento de las normas de
seguridad industrial, coordinando la planeacin e implementacin del programa de
mantenimiento de planta y equipo, plan de manejo industrial y programa de
aseguramiento de la calidad.
Preparar la programacin del despacho de Gas Licuado de Petrleo a clientes y

agencias.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Planear recibir y almacenar los pedidos de Gas Licuado de Petrleo (GLP), a

ECOPETROL, asegurando el adecuado manejo del nivel de inventario en la
planta.
Dirigir las operaciones de despacho de Gas Licuado de Petrleo (GLP) a

clientes, en cilindros y cisternas asegurando un adecuado aprovechamiento del
producto al momento del despacho.
Fiscalizar la recepcin de cilindros en mal estado, y almacenarlos para su

posterior envo al Fondo de Reposicin.
Controlar los inventarios y los sellos de seguridad de los cilindros llenos que
garanticen un producto confiable al usuario.
Elaborar y coordinar los programas generales de mantenimientos preventivos y/o

correctivos de equipos tuberas y accesorios e instalaciones civiles de las plantas
de la empresa con el fin de mantenerlas en ptimas condiciones.
Cumplir con las normas de calidad exigidas por la Comisin Reguladora de

Energa y Gas (CREG) y por la Superintendecia de Servicios Pblicos.
Realizar peridicamente observaciones directas de las instalaciones de la

empresa, tendientes a identificar las necesidades de mantenimiento y tomar las
medidas preventivas y/o correctivas pertinentes.
Asistir al Gerente General y al Gerente Comercial y de Operaciones en la

preparacin y anlisis de presupuestos de obra, y cotizaciones de materiales,
servicios y mano de obra presentadas en la bsqueda de la mejor opcin para la
ejecucin de los diferentes trabajos, que debern ser ejecutados por contratistas
externos.
Servir como interventor de las obras de mantenimiento o reparacin de equipos,

que sean ejecutados por contratistas externos, teniendo la responsabilidad de
recibirlas y que cumplan ha satisfaccin las condiciones de cantidad, calidad y
tiempo de ejecucin de acuerdo con las especificaciones del contrato respectivo.
Elaborar las requisiciones para retirar del almacn los materiales necesarios
para adelantar las labores de mantenimiento, asegurando as la continuidad y
pronta terminacin de las obras.
Coordinar que el personal a su cargo cumpla con las normas de seguridad

industrial, tendientes a evitar accidentes de trabajo.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Mantener actualizado el Plan de Emergencias y coordinar los programas de

entrenamiento de las brigadas de emergencias.
Definir y coordinar junto con Seguridad Industrial la demarcacin de reas de

alto riesgo, zonas peatonales, salidas de emergencia y visualizacin de equipos
de seguridad.
Coordinar con la empresa de vigilancia las instrucciones y controles que deben

adelantarse para garantizar una adecuada proteccin de las instalaciones y
empleados de la empresa.
Supervisar que se mantenga en ptimas condiciones el Sistema de Red Contra

incendio.
Planear, coordinar y actualizar el Plan de Manejo Ambiental, asegurando que el

entorno y los alrededores no sufran daos por vertimiento y desechos generados
por la empresa.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Ingeniero Qumico, De Petrleo, De procesos y/o afines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requieren conocimientos en

almacenamiento de gases y mediciones, normatividad y estndares de medicin,
calibracin y mantenimiento de equipos industriales, manejo de programas de gestin
de calidad, seguridad industrial y manejo ambiental, manejo del programa de gases,
Word, Excel, PowerPoint, tcnicas estadsticas, manejo de herramientas de sistemas.
2.3 Habilidades: Manejo de personal, capacidad de deduccin, de observacin,

proactivo, perspicacia, liderazgo.
2.4 Experiencia: De dos (2) a Tres (3) aos mnimo.
2.5 Edad y sexo: De veinticinco (25) a treinta (35) aos, sin distincin de sexo.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Mquinas y Equipos: Por los equipos de medicin, vlvulas, cilindros, equipos de
llenado, tanques y bombas.
3.2 Procesos y Calidad: Proceso operativo, de mantenimiento y de gestin ambiental.
3.3 Contactos: Con clientes, contratistas, proveedores y personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informe de

operaciones, informe del manejo de los cilindros, planes de manejo ambiental, planes
de mantenimiento.
3.5 Dinero y/o Valores: Tiene bajo su responsabilidad directa el inventario de 196.000
galones de gas licuado de petrleo (GLP) en Cartagena, e indirectamente 90.000
galones en las agencias.
4.1 Posicin y Esfuerzo Fsico: Realiza un esfuerzo fsico ligero.
4.2 Esfuerzo Mental: Mediano y constante.

Iluminacin (natural, deslumbramiento sobre la pantalla del computador)
Problemas Ergonmicos (posturas inadecuadas).
Qumico (gases y explosiones)
Mecnico (Golpeado por, Golpeado contra)
5.2. Elementos de Proteccin Personal y Dotacin: Segn condiciones de riesgo.
5.3 Jornada de Trabajo: De Lunes a viernes ocho (8:00 AM) de la maana a cinco
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
(5:00 PM) de la tarde, sbados y festivos de ocho (8:00 AM) de la maana a tres (3:00
PM) de la tarde extendindose hasta culminar labores operativas.

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO JEFE DE PLANCHADA

Director de Operaciones Auxiliares de Llenado, Auxiliar de Cargue
y Descargue.
1. PROPSITO GENERAL
Gestionar las actividades relacionadas con el recibo, almacenamiento, llenado y
despacho de Gas Licuado de Petrleo (GLP), en cilindros y cisternas, asegurando que
se cumplan los procedimientos de operacin de los equipos y de las normas de
seguridad industrial por parte del personal encargado del proceso.
Realizar y registrar las mediciones diarias de los inventarios de los tanques

estacionarios en la planilla Control Diario de Inventario y en el programa de
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
gases.
Controlar el proceso de recibo de Gas Licuado De Petrleo (GLP), verificando

cada hora, los niveles del tanque para evitar reboses y el cumplimiento de las
normas de seguridad industrial establecidas por la empresa para este tipo de
operaciones, ingresar en galones brutos la compra en el sistema.
Inspeccionar las reas de almacenamiento y despacho reportando al Director de

Operaciones las necesidades de mantenimiento correctivo y/o preventivo que se
presenten en el rea operativa y planta en general.
Autorizar el ingreso a la planta de los camiones de contratistas y clientes de

PORTAGAS S.A. y asignar el muelle de descargue.
Asignar a los operarios las labores del da de acuerdo con las cargas de trabajo y
las instrucciones dadas por el Director de Operaciones.
Revisar los cilindros, reteniendo aquellos que se encuentren averiados y/o en

mal estado y entregar diariamente al Jefe de Almacn con sus vlvulas los
cilindros rotos con sus respectivo registro diligenciado.
Fiscalizar reposicin de vlvulas de los cilindros averiados y entregarlas al Jefe

de Almacn para su registro en el kardex.
Preparar rdenes de despacho del Gas Licuado De Petrleo (GLP) que ser
entregado a los contratistas y clientes de Portagas S.A.
Elaborar remisiones de carro tanques a clientes y agencias.
Garantizar que en la planta y en los vehculos distribuidores se cumplan con las

normas de seguridad ordenadas por la ley 142 de 1994 y dems emitidas por la
Comisin Reguladora De Energa Y Gas (CREG), Ministerio de Minas y Energa
y la Superintendencia de Servicios Pblicos que se relacione con la seguridad
industrial referente al manejo, transporte y distribucin del Gas Licuado de
Petrleo (GLP).
Velar por que el personal a su cargo use adecuadamente la dotacin y elementos

de proteccin personal.
Cerciorarse que el personal a su cargo cumpla con las normas de seguridad

industrial requeridas para evitar accidentes de trabajo.

COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
jefe inmediato.
2.1 Educacin: Tcnico en mantenimiento y carreras a fines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requiere conocimientos en el

manejo de cisternas, cilindros y nociones bsicas de contabilidad y conocimientos de
2.3 Habilidades: Alto sentido de responsabilidad, capacidad para el manejo de

personal.
2.4 Experiencia: De dos (2) a Tres (3) aos mnimo.
2.5 Edad y sexo: De veinticinco (25) a treinta y cinco (35) aos, preferiblemente de
sexo masculino.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Mquinas y Equipos: Por los equipos de medicin, vlvulas, cilindros, bombas y
sistemas electrnicos de llenado.
3.3 Contactos: Con clientes, contratistas, y personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informe de cilindros

y/o vlvulas enviadas a reparacin, planilla de recibo de ECOPETROL, planilla de
control de inventario, ordenes de despacho y remisiones.
3.5 Dinero y/o Valores: Tiene bajo su responsabilidad el inventario de 136.000 galones
de gas licuado de petrleo (GLP).
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:

Iluminacin (natural)
Problemas Ergonmicos (posturas inadecuadas).
5.2 Elementos de Proteccin Personal y Dotacin: Segn condiciones de riesgo.
5.3 Jornada de Trabajo: De ocho (8:00 AM) de la maana a cinco (5:00 PM) de la
tarde, extendindose hasta culminar labores operativas.

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO OPERADOR DE LLENADO

JEFE DE PLANCHADA Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Adelantar las labores de llenado de cilindros de GLP, asegurando que se cumplan las
normas de llenado establecidas en Portagas S.A.
Efectuar el llenado de cilindros, de acuerdo a la capacidad de este y las normas

establecidas por la CREG.
Efectuar el llenado de carro tanques y cisternas, de acuerdo con la orden
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
impartida por el jefe de planchada.
Reportar al jefe de planchada, cualquier necesidad de mantenimiento preventivo

o correctivo que encuentre en los equipos de llenado.
Colaborar con el cargue y descargue de cilindros en el camin distribuye GLP a

los clientes.
Cumplir con las normas de seguridad industrial en cuanto a uso e

implementacin de elementos de proteccin y procesos de operacin.
Colaborar con el mantenimiento de zonas verdes y pintura de lneas y tanques

de acuerdo alas ordenes del jefe de planchada.
Mantener limpio y en orden el rea de planchada.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Tcnico en Mantenimiento, tcnico en mecnica o carreras afines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requiere conocimiento en manejo

de cisternas, cilindros.
2.3 Habilidades: Alto sentido de la responsabilidad y buenas relaciones

interpersonales.
2.4 Experiencia: De dos (2) a tres (3) aos mnimo.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: Por los equipos de medicin, vlvulas, cilindros, bombas y
sistemas electrnicos de llenado.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
3.2 Procesos y Calidad: Es responsable por el proceso de llenado de GLP, en sus

distintas presentaciones.
3.3 Contactos: Clientes, contratistas y personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: N.A.
Ruido
Iluminacin ( Luz natural)
Problemas Ergonmicos (Posturas inadecuadas)
Qumicos (Gases y explosivos)
Mecnico (Golpeado por, Golpeado contra)

riesgo.
5.3 Jornada de Trabajo: De ocho (8:00 AM) de la maana a cinco (5:00 PM) de la
tarde, extendindose hasta culminar labores operativas.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO AUXILIAR DE CARGUE Y DESCARGUE

Jefe de Planchada Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Apoyar a los conductores vendedores de la empresa en la operacin de cargue y
descargue de cilindros de Gas Licuado de Petrleo (GLP).
Colaborar en el cargue y descargue de cilindros a la plataforma de llenado.
Efectuar el sellado de los cilindros, y almacenar de acuerdo a las rdenes

impartidas por su jefe inmediato.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Contar la carga al descargarla y al cargarla al vehiculo transportador de Gas

Licuado de Petrleo (GLP).
Quitar las vlvulas de los cilindros que se encuentran en mal estado y

entregrselas a su jefe inmediato.
Colaborar con el orden y aseo de la planta en general.

jefe inmediato.
2.2 Formacin: Conocimiento en el manejo de mercancas peligrosas.
2.3 Habilidades: gil, colaborador, resistente y buenas relaciones interpersonales.
masculino.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: Desvalvuladora, Selladora de cilindros.
3.3 Contactos: Con contratistas y el personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: N.A
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:

fsico alto.
Ruido (automotores)
objetos pesados).

riesgo.

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO JEFE DE ALMACEN

Director de Operaciones Auxiliar de Almacn
1. PROPSITO GENERAL
Gestionar las actividades encaminadas al recibo, almacenamiento y despacho de
materiales y equipos utilizados para el normal desarrollo del proceso de la empresa.
Controlar los niveles de inventarios y repuestos de mantenimiento e informar al

jefe inmediato de aquellos que llegaron a sus niveles mnimos o puntos de
reorden.
Asegurar un adecuado control de inventario de cilindros y vlvulas en reposicin
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Hacer el control y seguimiento de los cilindros deteriorados
Enviar los cilindros deteriorados a destruccin para su posterior reposicin,

ingresando de forma veraz y precisa la informacin en el programa de cilindros.
Regular los niveles de inventario de papelera y tiles de escritorio, y elaborar la

requisicin de compra de aquellos que se encuentren en un nivel mnimo de
existencia.
Recibir la mercanca, inspeccionar el material recibido, verificando que cumpla

con lo requerido en la orden de compra en cuanto a especificaciones, calidad,
cantidad y precio.
Ingresar al sistema de control de inventario el material recibido, generar la

entrada a almacn y enviarla junto con la orden de compra y la remisin al
departamento de compras.
Inventariar junto con la Auditoria Interna los elementos en existencias, para

asegurar que el valor del inventario fsico en bodega corresponda con el que
aparece en el programa de gases de la empresa.
Recibir las solicitudes de almacn por materiales o suministros requeridos por

cada departamento de la empresa, verificando que este firmado por la persona
autorizada, efectuar el despacho y generar la salida por consumo de la
mercanca entregada, asegurndose que esta quede registrada en el programa
de control de inventarios.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Tcnico Industrial o tecnlogo en reas afines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requieren manejo del programa
Lotus, Zeus, el Programa de Gases y manejo de herramientas de sistemas.
2.3 Habilidades: Capacidad deductiva y de anlisis. Buena capacidad de observacin

y organizacin de puesto de trabajo.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.5 Edad y Sexo: De Veinticinco (25) a Treinta y cinco (35) aos, sin distincin de sexo.
3. RESPONSABILIDAD
3.3 Contactos: Con el personal de la empresa y proveedores.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Reporte de kardex de

cilindros y reporte de inventario diario de cilindro.
3.5 Dinero y/o Valores: Inventario a su cargo.

mediano.

iluminaras insuficientes luminarias en mal estado )
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
riesgo.
de la tarde (5:00 p.m.),sbados y festivos de ocho (8:00 a.m.) de la maana a una (1:00
p.m.) de la tarde.

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO JEFE DE MANTENIMIENTO

Director de Operaciones Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Mantener activa y en ptimas condiciones de funcionamiento todos los equipos e
infraestructura de la empresa.
Realizar el mantenimiento general de motobombas generadoras y

transportadoras, para el envasado del Gas Licuado de Petrleo (GLP) en la
planta principal y agencias.
Mantener en ptimas condiciones de funcionamiento las bsculas, picos de
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
llenado y mangueras para el envasado del Gas Licuado de Petrleo (GLP) en

cilindros y cisternas en la planta principal y agencias.
Hacer el mantenimiento general de mangueras para el llenado de cisternas en la

planta principal y agencias.
Realizar la adecuacin y verificacin de cisternas transportadoras de Gas

Licuado de Petrleo (GLP) en la planta principal y agencias.
Realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de las cisternas y de los

tanques estacionarios en la planta principal y en las agencias.
Instalar y adecuar nuevas plantas envasadoras.
Instalar redes de gasoductos domsticos e industriales de clientes que los

soliciten.
Realizar despachos de clientes a granel.
Mantener en ptimas condiciones el Sistema de Red Contra incendio.
Mantener la infraestructura de la empresa en excelentes condiciones de

funcionamiento.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Tcnico en mantenimiento industrial y/o Ingeniero Mecnico.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requieren estudios en el manejo de

software de diseo de planos, equipos y herramientas; dibujo tcnico; conocimientos
sobre tuberas, equipos y herramientas, y conduccin de automotores y manejo de

buena capacidad de observacin y precisin.
2.4 Experiencia: De uno (1) a tres (3) aos en cargos similares.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.5 Edad y Sexo: De Veinticinco (25) a Treinta y cinco (35) aos, preferiblemente de
sexo masculino
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: Por herramientas y equipos bajo su custodia.
3.2 Procesos y Calidad: Por el proceso de mantenimiento
3.3 Contactos: Con contratistas, clientes en general y el personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informe de

mantenimiento preventivo y/o correctivo y requisicin de insumos.
3.5 Dinero y/o Valores: Equipos y herramientas de mantenimiento.

fsico mediano.
Ruido (Automotores)
Iluminacin (luz natural)
Psicosocial (Estrs, trabajo nocturno, carga de trabajo).
Problemas Ergonmicos (Adopcin de malas posturas).
Mecnico ( Golpeado con, Golpeado contra, cilindros, accidentes en la carretera)
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
5.2 Elementos de Proteccin Personal y Dotacin: Segn las condiciones de riesgo.
tarde, extendindose eventualmente por entrega de trabajos de mantenimiento y
despachos especiales a granel.

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO DIRECTOR DE TRANPORTES

Gerente Comercial y de Operaciones Asistente de Transporte, Mecnico,
Auxiliar de Mecnica, Conductores.
1. PROPOSITO GENERAL
Mantener en ptimas condiciones la flota de equipo y transporte, logrando transportar y
entregar el Gas Licuado de Petrleo (GLP), buscando alcanzar los objetivos
corporativos.
Supervisar los conductores de Gas Licuado de Petrleo (GLP)
Coordinar el personal de mecnica, pintores y herreros.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Autorizar la compra de equipos y la realizacin de mantenimiento de la flota de

vehculos de la empresa.
Mantener en ptimas condiciones la capacidad transportadora para la

distribucin de Gas Licuado de Petrleo (GLP).
Asegurar que en la planta y en los vehculos distribuidores cumplan con las

normas de seguridad ordenadas por la ley 142 de 1994, y dems emitidas por la
Comisin Reguladora de Energa y Gas (CREG), Ministerio de Minas y Energa y
la Superintendencia de Servicio Pblicos relacionadas con la seguridad industrial
en relacin con el manejo, transporte y distribucin de Gas Licuado de Petrleo
(GLP).
Gestionar el manejo de la caja menor del Departamento de Transportes.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Ingeniero Mecnico, Tcnico Automotriz o carreras afines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requieren Conocimientos de

normas de transporte de material peligroso, manejo de herramientas de sistemas.

anlisis, capacidad para el manejo de personal, buena capacidad de observacin y de
interrelacionarse, trabajo en equipo.
2.4 Experiencia: De tres (3) a cinco (5) aos en cargos similares.
2.5 Edad y Sexo: De veinticinco (25) a treinta y cinco (35) aos, preferiblemente de
sexo masculino.
2.6 Adiestramiento: De dos (2) a tres (3) meses
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquinas y Equipos: Por el equipo de oficina y vehculo.
3.2 Procesos y Calidad: Proceso de mantenimiento de la flota de vehculos

transportadores de Gas Licuado de Petrleo (GLP).
3.3 Contactos: Tiene contacto con proveedores, agencias del gobierno y el personal de
la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Reporte de gastos,

estado general de vehculos, informe de mantenimiento preventivo y correctivo de
vehculos transportadores de Gas Licuado de Petrleo.
3.5 Dinero y/o Valores: Si es responsable por el manejo de dinero correspondiente a la

caja menor del departamento de Transportes.

fsico ligero.
4.2 Esfuerzo Mental: Concentracin y atencin normal.
5.CONDICIONES DE TRABAJO
Ruido (Telfono, automotores)

Iluminacin ( iluminaras insuficientes y estado carencia de luz natural)
Ergonmicos (diseo de la silla, y otros elementos del rea de trabajo).

riesgo.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
la tarde.

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO ASISTENTE DE TRANSPORTES

Director de Transportes Mecnicos - Conductores
1. PROPSITO GENERAL
Coordinar las actividades encaminadas a cubrir las necesidades mecnicas, seguridad
vial y aspectos que garanticen la completa disponibilidad de los vehculos y camiones
de la empresa.
Recibir y hacer llamadas del departamento de transportes.
Gestionar cartas e informes requeridos.
Archivar documentos del departamento de transportes.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Realizar cotizaciones de repuestos de vehculos y accesorios de la empresa.
Tramitar los documentos reglamentarios de los vehculos asegurando su

vigencia, segn normas del Ministerio de Transporte, informando a la Direccin
de Transportes con suficiente antelacin a su vencimiento.
Controlar el despacho de A.C.P.M.
Legalizar los viticos de los viajes de los conductores transportadores y

contabilizarlos.
Contabilizar las actividades de caja menor y legalizarlas.
Gestionar el pago de las comisiones mensuales por viajes de los conductores

transportadores.

jefe inmediato.
2.1 Educacin: Bachiller tecnlogo en secretariado carreras tcnicas o tecnolgicas a

fines
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requieren estudios en

Secretariado, manejo del programa Lotus, Zeus, office, el Programa de Gases y manejo
de herramientas de sistemas.
2.3 Habilidades: Facilidad de comunicacin. Capacidad deductiva y de anlisis. Buena

capacidad de observacin y de interrelacionarse. Organizacin de puesto de trabajo.
femenino
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
3. RESPONSABILIDAD
3.3 Contactos: Con el personal de la empresa, agencias del estado y proveedores.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: control de A.C.P.M,

listado actualizado de vehculos de cada agencia, cotizaciones de repuestos y hoja de
vida de vehculos.
3.5 Dinero y/o Valores: ninguno
4.1 Posicin y Esfuerzo Fsico: Se mantiene sentada y realiza un esfuerzo fsico

normal.
Ruido (Telfono, impresora y automotores)

iluminaras insuficientes luminarias en mal estado carencia de luz natural)

riesgo.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
tarde.

Gerente General
NOMBRE DEL CARGO AUXILIAR DE MECANICA

Mecnico Ninguno
1. PROPSITO GENERAL
Asistir al mecnico en todas las actividades requeridas, tendientes al mantenimiento de
automotores y cisternas, con el fin de lograr conservarlos en ptimas condiciones.
Desarmar motores.
Bajar dobles y cajas.
Bajar carroceras
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Desmontar y montar bateras.
Realizar el mantenimiento y el montaje de llantas en mal estado.
Lavar vehculos.
Ejecutar el engrase de las partes de los vehculos que lo necesiten.
Suministrar A.C.P.M. a los vehculos.
Realizar el aseo y mantenimiento de repuestos.

jefe inmediato.
2.2 Formacin: Conocimiento en mecnica bsica.
2.3 Habilidades: gil, colaborador, resistente y buenas relaciones interpersonales.
masculino.
3. RESPONSABILIDAD
3.1 Maquina y Equipos: Herramientas a su cargo.
3.3 Contactos: Con el personal de la empresa.
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: N.A
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:

fsico alto.
Ruido (automotores)
objetos pesados).

riesgo.
(1:00 p.m.) de la tarde

Gerente General
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
NOMBRE DEL CARGO DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

Gerente Administrativo Y Financiera Auxiliar de Servicios Generales,
Mensajero.
1. PROPSITO GENERAL
Garantizar que el recurso humano est integrado por personal competente y
actualizado para lograr los objetivos de la organizacin en un clima organizacional que
ofrezca la mejores condiciones laborales.
Planificar actividades de Gestin Humana.
Participar en la realizacin del presupuesto de la empresa.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Definir los perfiles de los cargos para la seleccin de personal.
Gestionar los procesos de seleccin y contratacion de personal.
Cooordinar las actividades de terminacin de contrato asegurando con esta una

correcta liquidacin de prestaciones y cumplimiento de la legislacin laboral.
Realizar el pago de nmina teniendo en cuenta los reportes de las diferentes

reas aplicando pagos y descuentos a empleadosy controlar la programacin de
vacaciones asegurando que se cumplan las regulaciones establecidas por la
legislacin laboral.
Coordinar las actividades de induccion y seguimiento conjuntamente con los

responsables de cada area o proceso.
Realizar evaluacin del desempeo y desarrollo, tendientes a la promocin y

rotacin del personal de la empresa.
Disear e implementar los planes de capacitacin del personal de la empresa.

.
Establecimiento y seguimiento de politicas y programas de Salud Ocupacional.
Mantener actualizado el sistema de registro de incapacidades y accidentes de

trabajo, investigando sus causas, y elaborando los informes correspondientes
dentro de los plazos establecidos por la ley
Solicitar y suministrar oportunamente la dotacin correspondiente a uniformes

para el personal de la empresa.
Coordinar las actividades del Comit Paritario de Salud Ocupacional (COPASO).
Gestionar con la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) a la cual se

encuentre afiliada la empresa la ejecucin de programas de capacitacin, control,
medicin y examenes mdicos.
Organizar actividades recreativas, de aprendizaje, de motivacin y familiares.

jefe inmediato.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
2.1 Educacin: Profesional en Administracin de Empresas, Ingeniera Industrial,

psicologa industrial y/o carreras afines.
2.2 Formacin: Para el desarrollo de este cargo se requieren conocimientos bsicos

contables, legislacin laboral, procesos de nmina y seguridad social, manejo de Word
y Excel y del programa de gases, ZEUS, manejo del programa de nomina SAP y
manejo de herramientas de sistemas
2.3 Habilidades: precisin, anlisis, capacidad de deduccin, excelentes relaciones

interpersonales y manejo de personal.
2.4 Experiencia: De dos (2) aos o ms en cargos similares.
2.6 Adiestramiento: Hasta tres (3) mes.
3. RESPONSABILIDAD

oficina.
3.2 Procesos y Calidad: proceso de seleccin y contratacin.
3.3 Contactos: Con personal de la empresa, sus sucursales, Administradoras de

Riesgos Profesionales, Entidad Promotora de Salud (EPS), Aseguradora de Fondo
Pensiones (AFP) y bancos
3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Archivo de personal,

liquidaciones de seguridad social integral, contrato de trabajo, documento de pago de
aportes parafiscales.
COPIA CONTROLADA
Vigente desde:
Pg.: De:
Ruido (Telfono)
la tarde.

Gerente General
COPIA CONTROLADA

Manual de Funciones Portagas

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MANUAL DE FUNCIONES Versin 1

NOMBRE DEL CARGO GERENTE GENERAL

CARGO AL QUE REPORTA CARGOS QUE LE REPORTAN

1.1. Funciones Especificas del Cargo

Vigilar que las actividades planeadas conduzcan al crecimiento econmico de la

Representar legal, administrativa y judicialmente., ante instituciones y

Proponer ante la Junta Directiva y la Asamblea de Accionistas las polticas y

Dirigir la elaboracin de los planes estratgicos, as como los planes operativos

Orientar la gestin de la empresa. al servicio, as como promover su

Controlar y evala la ejecucin presupuestal.

Establecer los mecanismos fsicos, econmicos y humanos, que aseguren el

Representar a la empresa para la coordinacin y ejecucin de los contratos y

Fomentar y colocar en prctica la poltica de seguridad, higiene y calidad de la

Asistir a las diferentes reuniones, donde se evalen, analicen o se fomenten

Cumplir con el reglamento interno de trabajo, procedimiento y normas de

MANUAL DE FUNCIONES Versin 1

2. COMPETENCIAS DEL CARGO

2.1 Educacin: Administrador de empresas, Ingeniero Industrial carreras afines.

2.2 Formacin: Anlisis financiero, Control de costos y presupuestos, manejo del

2.3 Habilidades: Liderazgo, alto sentido de responsabilidad, capacidad deductiva y de

2.4 Experiencia: De tres (3) a cinco (5) aos en cargos similares.

2.6 Adiestramiento: De dos (2) a tres (3) meses.

3.1 Maquina y Equipos: Equipo de oficina

3.2 Procesos y Calidad: Proceso de planeacin estratgica.

3.3 Contactos: Con miembros de la Junta Directiva, clientes en general y el personal

3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: informes financieros,

3.5 Dinero y/o Valores: N.A.

4. EXIGENCIAS DEL CARGO

4.1 Posicin y Esfuerzo Fsico: Se mantiene sentado y realiza un esfuerzo fsico

MANUAL DE FUNCIONES Versin 1

4.2 Esfuerzo Mental: Mediano y constante.

4.3 Esfuerzo Visual: Normal y constante.

4.4 Esfuerzo Auditivo: Normal y constante.

5.1 Condiciones de Riesgo:

5.2 Elementos de Proteccin Personal y Dotacin: Segn las condiciones de riesgo.

5.3 Jornada de Trabajo: De lunes a viernes de ocho (8:00AM) de la maana a cinco

Analistas Aprobado Por:

Consulfin Ltda. Rodolfo Porto

MANUAL DE FUNCIONES Versin 1

NOMBRE DEL CARGO SECRETARIA DE GERENCIA

CARGO AL QUE REPORTA CARGOS QUE LE REPORTAN

1.1Funciones Especificas del Cargo

Elaborar correspondencia interna y externa de la empresa y entregarla a

Realizar el contrato, pagare, y dems documentos legales para la contratacin

Hacer actas de reuniones.

Facturar la venta de butano y elaborar programa de despacho de este con

Recepcionar, organizar y manejar el archivo general.

Realizar informe de ventas de Distribuidores Minoristas.

Cumplir con el reglamento interno de trabajo, procedimiento y normas de

2. COMPETENCIAS DEL CARGO

2.1 Educacin: Secretaria ejecutiva, bachiller comercial y/o carreras afines.

2.2 Formacin: Conocimiento y manejo del programa de gases, paquetes contables,

2.3 Habilidades: precisin, rapidez, retentiva, fluidez escrita.

2.4 Experiencia: De un (1) ao o ms en cargos similares.

MANUAL DE FUNCIONES Versin 1

2.6 Adiestramiento: Hasta un (1) mes.

3.1 Mquinas y Equipos: No es responsable por mquinas solo por el equipo de

3.2 Procesos y Calidad: N.A

3.3 Contactos: Con personal de la empresa y sus sucursales y terceros.

3.4 Registros, Informes, Documentos y Papeles Importantes: Informe de ventas a

3.5 Dinero y/o Valores: No es responsable por dinero y/o valores.

4. EXIGENCIAS DEL CARGO

4.2 Esfuerzo Mental: Normal y constante.