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Cinco atitudes que sua organizao NO

DEVE tomar, quando for implantar a ISO


9001:2015
1. Iniciar a implantao, sem a Alta Direo estar convencida de que trar resultados
2. Fazer a transio tentando incluir, excluir ou alterar requisitos na documentao do SGQ Atual
3. Implantar os requisitos com a preocupao de satisfazer os Auditores da Certificadora
4. Em alguns requisitos chave que sua organizao no domina ou no pratica, implant-los de
qualquer jeito
5. Formar uma equipe da prpria organizao para realizao de auditorias internas na ISO
9001:2015

Por que?
A primeira pergunta que as organizaes fazem quando h uma mudana numa norma, como a
ISO 9001 : mudou muita coisa?
Resposta: Sim! por isso que as organizaes tero 3 anos para fazer a transio; bem diferente
da mudana da ISO 9001:2000 para a ISO 9001:2008 que o prazo foi apenas de um ano e nem
precisava acrescentar horas adicionais nas auditorias de manuteno para a mudana do
certificado.

Veja no quadro abaixo que apresenta a mudanas em nmeros, considerando os requisitos


quantificando em termos de pargrafos/ frases ou requisitos:

Outra Informao Importante: na NBR ISO 9001:2008 nas sees de 4 a 8, onde so


contemplados os requisitos, so 4.835 palavras; e na NBR ISO 9001:2015 nas sees de 4 a 10,
so 6210 palavras = + 28%.
Fazendo uma anlise grosseira das informaes acima, para implantar a ISO 9001:2015 teremos
51% entre requisitos novos (33%) e alterados (18%) e mais 10% do sistema ISO 9001:2008 que
foram excludos, portanto estamos falando de 61% de impacto no Sistema de Gesto da
Qualidade (SGQ) atual, considerando apenas a quantidade de requisitos.
Alm da questo dos requisitos novos, alterados e excludos que as organizaes tero que
tratar, a abordagem de estruturao do SGQ na ISO 9001:2015 muito diferente da ISO
9001:2008, pois passa por definies da Alta Direo e alinhamento com o Direcionamento
Estratgico da Organizao.
Ento, vamos abordar cinco atitudes que as organizaes no devem tomar ao implantar esta
nova verso:

1. Iniciar a implantao, sem a Alta Direo estar convencida


de que trar resultados
Esta provavelmente seja uma das principais barreiras para implantar esta nova verso na maioria
das organizaes, porm pergunto aos senhores Profissionais da Qualidade que tem a
responsabilidade de implantar a nova norma: Como a Alta Direo, que ser auditada e ter que
gerenciar o sistema pode responder por ele, se no estiver convencida de seus resultados? Se
s por exigncia dos Clientes, o responsvel pela implantao ter que treinar a Alta Direo
para serem atores, para decorar frases e textos e encen-las durante a auditoria. Se isso tiver
que acontecer, porque realmente o sistema implantado pobre de resultados e a norma no
foi assimilada ou falta experincia e possivelmente competncia de quem est implantando, para
ter um sistema robusto que atenda s necessidades da organizao e no a do auditor.

2. Fazer a transio tentando incluir, excluir ou alterar


requisitos na documentao do SGQ Atual
A organizao que fizer desta forma, estar elaborando uma colcha de retalhos e no um
sistema de gesto. Na verso 2015, h muitos requisitos que esto inter-relacionados, ou seja,
no d para ir pegando os requisitos da norma e escrevendo como a organizao vai atend-los,
pois os requisitos devero ser cumpridos na execuo dos processos e h requisitos, que podem
ser aplicados a todos os processos. Exemplos: objetivos da qualidade, resultados esperados,
comunicao, conscientizao, competncia, informao documentada, conhecimento
organizacional, planejamento de mudanas etc. Tentar manter Manual da Qualidade e
Procedimentos pode at certificar a organizao, mas certamente a organizao estar usando
uma abordagem ultrapassada de buscar a qualidade escrevendo para as pessoas o que elas tem
que fazer, engessando a organizao quando precisar fazer mudanas, j que para mudar,
precisar antes alterar o procedimento e sem foco em resultados. Num sistema que tem como
um de seus princpios a melhoria contnua, ficar preso a procedimentos ser uma das barreiras
para o sistema fluir, promover mudanas e alcanar resultados.

3. Implantar os requisitos com a preocupao de satisfazer os


Auditores da Certificadora
O pensamento que deve ser usado, o de interpretar todos os requisitos, verificar como ser
estruturado o sistema considerando a gesto pela Alta Direo e num formato diferente de
documentao, avaliando de que forma os requisitos sero aplicados e em quais processos, para
que se obtenha resultados de competitividade para a organizao. Se a organizao,
especialmente a Alta Direo, antes de implantar a ISO 9001:2015, no tiver uma viso clara dos
benefcios que poder conseguir, melhor buscar apoio externo ou desistir de implant-la, pois o
custo de manter um sistema de gesto nesta verso sem utilidade, ser muito maior do que os
benefcios da certificao. Se os clientes ou alguns clientes exigem, melhor fazer direito. O
bnus da certificao podemos resumir como um aumento da competitividade da organizao;
porm o nus, que vai precisar de total compromisso de todos, o que muitas vezes pode
requerer um esforo que no s tcnico, mas tambm comportamental, o que pode significar
algumas aes especficas e um processo de desenvolvimento organizacional a ser iniciado.

4. Em alguns requisitos chave que sua organizao no


domina ou no pratica, implant-los de qualquer jeito
Requisitos como: anlise do contexto da organizao; abordagem por processos; identificao
das necessidades e expectativas das partes interessadas; anlise de riscos e oportunidades;
planejamento de mudanas; conhecimento organizacional; comunicao; informao
documentada e outros com maior ou menor relevncia dependendo da organizao; devem ser
implementados por quem domina e sabe como aplic-los dentro da organizao. Entre estes
requisitos, alguns so o passo inicial para implantao do sistema e outros so aplicveis a
todos os processos, porm deve-se tomar o cuidado para no sobre dimensionar o sistema.
Exemplo: na anlise de riscos e oportunidades a organizao pode cair num poo sem fundo,
pois pode-se levantar tantos riscos e oportunidades que a organizao no conseguir
administr-los; existem mtodos apropriados para identifica-los e ger-los.

5. Formar uma equipe da prpria organizao para realizao


de auditorias internas na ISO 9001:2015
Primeiramente porque fica mais barato para a organizao terceirizar as auditorias internas, do
que formar uma equipe de auditores internos. Entre no link abaixo e veja artigo publicado no
nosso site sobre este tema:
Link: http://www.actconsultoria.com.br/artigos-iso-9001/capitulo-4-auditorias-internas-as-boas-e-
mas-praticas-na-implantacao-da-iso-90012008-e-o-que-muda-com-a-versao-2015/
Em segundo lugar, porque na prtica no ser suficiente auditores terem apenas curso da norma
junto com um treinamento de auditorias, por vrios motivos, entre eles:
a) Quem vai auditar a Alta Direo, considerando que a auditoria deve ser imparcial? Ou seja,
neste caso no ser influenciada pela posio da Direo e ter que auditar por exemplo anlise
do contexto da organizao, sem ter participado do processo;
b) Para algumas ferramentas e requisitos os auditores tero que ter no s conhecimento
terico, mas tambm prtico, para avaliar sua adequao: anlise de riscos e oportunidades;
novamente anlise do contexto da organizao; projeto e desenvolvimento; conhecimento
organizacional e outros, bem como precisa ser independente da atividade auditada, o que limita
e muito a realizao com qualidade de auditorias internas com equipe interna.

Cabe aqui uma reflexo aos profissionais que tem a responsabilidade pela implantao da ISO
9001:2015, pois ser preciso muito mais conhecimento e experincia para implementar um
sistema de gesto da qualidade que seja parte da gesto do negcio com foco em resultados e
no um cartrio de documentos, notas e registros que tem burocratizado muitas organizaes e
disseminado uma mentalidade de que a ISO 9001 um sistema que basta escrever o que se faz e
fazer o que est escrito para a organizao se certificar. Infelizmente isto tem sido verdade numa
boa parte dos casos, mas agora dever chegar a hora de se separar SISTEMAS de sistemas,
CONSULTORES de consultores e AUDITORES de auditores, para desenvolver
ORGANIZAES e no organizaes.
Haver necessidade de mais arrojo, sair da zona de conforto e buscar modelos de gesto,
ferramentas e mtodos que sejam inseridos nas organizaes para torna-las mais competitivas,
considerando seus recursos, estrutura, processos, produtos e servios!
De burocracia e ineficincia, j basta o que temos em nossos servios pblicos.
Se voc e sua organizao no esto preparados para esta nova verso, procure-nos, pois
estamos nos dedicando a estudar este modelo de gesto desde maio de 2014, quando saiu a
verso DIS e estamos em dois processos de implantao em clientes que j esto perto da
certificao, sendo um deles para este ano e o outro para o incio do prximo. Estamos
preparados para ajuda-los, tanto atravs de nossos cursos, treinamentos, palestras e consultoria.

Por: Arajo, Manoel Maurcio de Souza Diretor Tcnico da ACT