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INSTITUTO SUPERIOR TECNOLGICO JESS DE NAZARETH

INGENIERA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

Tesis Previa Opcin al Ttulo Acadmico de:


Licenciatura en Ingeniera Industrial y de Sistemas

Propuesta de implementacin de Herramientas Ofimticas para la mejora de la


eficiencia del Sistema de Informacin del departamento de Diseo Grfico en la
empresa Formularios Standard San Pedro Sula

Sustentado por:

Jos Emilio de Jess Almendres Bentez

Asesor: Ingeniero Omri Alberto Amaya Caras

San Pedro Sula, 17 de Octubre del 2012


AGRADECIMIENTOS:

A DIOS Por darme la oportunidad de culminar con xito este proyecto de grado, el
cual es un paso firme en el largo camino de formacin profesional.

A MIS PADRES Por otorgarme su apoyo incondicional, su amor y ser luz gua en
el camino de la vida y ensearme a comportarme de forma correcta.

A MI ASESOR DE TESIS INGENIERO OMRI AMAYA Por su disponibilidad,


confianza y apoyo en el desarrollo de este proyecto y por compartir sus
experiencias y conocimientos que han fortalecido este trabajo y enriquecido mi
vida profesional.

A LA LICENCIADA ROSA MARA RESTREPO Y LA INGENIERA MARA


JOSEFA DAVID Por brindarme su apoyo, por su disposicin y tiempo que han
sido esenciales en el desarrollo de este proyecto y por enriquecer con sus
conocimientos, experiencias y consejos mi proyecto de investigacin.

A LA EMPRESA FORMULARIOS STANDARD, EN ESPECIAL AL LICENCIADO


RICARDO TAPIA TORRE Por su cooperacin, confianza y disponibilidad para la
realizacin de este proyecto en su entidad, y su inters en el desarrollo y
continuidad de la propuesta para la implementacin de herramientas ofimticas
que mejoren la eficiencia del departamento de diseo y su flujo de trabajo con el
departamento de ventas y fabricacin.

AL CENTRO EDUCATIVO Y CATEDRTICOS Por su apoyo, consejos,


conocimientos y experiencias compartidas a lo largo de mi formacin universitaria,
que han enriquecido mi formacin profesional.

MUCHAS GRACIAS!

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NDICE DE CONTENIDO

Resumen ............................................................................................................................................................ xi

Introduccin .................................................................................................................................................... - 1 -

Justificacin .................................................................................................................................................... - 3 -

CAPTULO 1 HISTORIA Y CONCEPTOS DE LA INFORMTICA APLICADA A LAS OFICINAS, SISTEMAS


DE INFORMACIN Y LAS ARTES GRFICAS. ............................................................................................ - 6 -

1.1 La Informtica ....................................................................................................................... - 7 -

1.1.1 Historia de la informtica .................................................................................................. - 7 -

1.1.2 Epistemologa y Actualidad de la informtica ................................................................. - 10 -

1.2 Sistemas de Informacin .................................................................................................... - 13 -

1.2.1 Origen y Definicin de los Sistemas de Informacin ...................................................... - 13 -

1.1 La Oficina y su vnculo con la informtica ........................................................................... - 18 -

1.3.1 Percepcin de la oficina ................................................................................................. - 18 -

1.3.2 La Ofimtica: Definicin y evolucin ............................................................................... - 21 -

1.3.2.1 Herramientas ofimticas ms usuales ............................................................................ - 28 -

1.4 La Industria de las Artes Grficas ....................................................................................... - 30 -

1.4.1 Definicin e Historia de las Artes Grficas ..................................................................... - 30 -

1.2.1 Gnesis y destino del diseo en Artes Grficas ............................................................. - 32 -

CAPTULO 2 LA EMPRESA: HISTORIA Y SITUACIN ACTUAL ............................................................. - 35 -

2.1 Contexto general ................................................................................................................ - 36 -

2.2 Administracin del Sistema de Informacin del departamento de Diseo Grfico.............. - 37 -

2.2.1 Definicin y Procedimiento General ............................................................................... - 37 -

2.2.2 Objetivo del Sistema de Informacin. ............................................................................. - 38 -

2.2.3 Alcance del Sistema de Informacin. ............................................................................. - 38 -

2.2.4 Descripcin del Sistema de Informacin del departamento de Diseo Grfico - Formularios
Standard - 38 -

CAPTULO 3 METODOLOGA DE LA INVESTIGACIN .......................................................................... - 40 -

3.1 Situacin Problema............................................................................................................. - 41 -

3.2 Planteamiento del problema de Investigacin .................................................................... - 42 -

3.3 Objeto de Investigacin ...................................................................................................... - 42 -

3.4 Objetivos de la Investigacin .............................................................................................. - 42 -

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3.4.1 Objetivo General ............................................................................................................ - 42 -

3.4.1 Objetivos Especficos ..................................................................................................... - 42 -

3.5 Delimitacin Espacial.......................................................................................................... - 43 -

3.6 Tipo y Diseo de la Investigacin ....................................................................................... - 44 -

3.7 Poblacin y Muestra ........................................................................................................... - 45 -

3.8 Hiptesis y Variables .......................................................................................................... - 46 -

3.9 Factibilidad de la Investigacin ........................................................................................... - 47 -

3.10 Limitaciones ........................................................................................................................ - 48 -

3.11 Desarrollo de la Investigacin ............................................................................................. - 49 -

3.11.1 Inmersin en el campo ................................................................................................... - 49 -

3.11.2 Detalle de los instrumentos de investigacin.................................................................. - 51 -

CAPTULO 4 ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS ................................................... - 57 -

4.1 Anlisis de Instrumento N 1: Observacin directa de campo en el departamento de diseo


grfico de Formularios Standard ................................................................................................... - 59 -

4.2 Anlisis de Instrumento N 2: Encuesta aplicada en Formularios Standard en San Pedro Sula -
62 -

4.3 Anlisis de Instrumento N 3: Entrevista Gerente de Formularios Standard y RR Donnelley. ... -


64 -

4.4 Anlisis de Instrumento N 4: Entrevistas aplicadas en La Prensa y Grupo Cerca. ........... - 66 -

4.5 Anlisis estadstico, segn percepcin, de las empresas en estudio y correlacin de las
variables de investigacin. .............................................................................................................. - 68 -

4.4.1 Anlisis de la eficiencia en la solicitud de arte................................................................ - 69 -

4.4.2 Anlisis de la eficiencia en la elaboracin de artes ........................................................ - 70 -

4.4.3 Anlisis de la eficiencia en el consumo de recursos de impresin ................................. - 71 -

4.4.4 Prueba de hiptesis ........................................................................................................ - 72 -

CONCLUSIONES ......................................................................................................................................... - 75 -

RECOMENDACIONES ................................................................................................................................. - 77 -

PROPUESTA DE GUA PRCTICA DE IMPLEMENTACIN DE HERRAMIENTAS OFIMTICAS ............ - 78 -

INTRODUCCIN .......................................................................................................................................... - 79 -

OBJETIVOS .................................................................................................................................................. - 81 -

JUSTIFICACIN ........................................................................................................................................... - 82 -

Propuesta para la implementacin de Herramientas Ofimticas en el Sistema de Informacin del


Departamento de Diseo Grfico de la empresa Formularios Standard en San Pedro Sula ........................ - 83 -

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1.1 Primera Etapa: Preparacin ............................................................................................... - 83 -

1.1.1 Compromiso de la Alta Gerencia.................................................................................... - 83 -

1.1.2 Identificacin de Herramientas y diseo de documentos ............................................... - 83 -

1.1.3 Diseo de la capacitacin .............................................................................................. - 86 -

1.1.4 Oficializacin de la propuesta......................................................................................... - 87 -

1.2 Segunda Etapa: Ejecucin ................................................................................................. - 87 -

1.3 Tercera Etapa: Control y Evolucin .................................................................................... - 90 -

ANEXOS PROPUESTA ................................................................................................................................ - 93 -

Anexo 1: Gantt de Implementacin ................................................................................................. - 94 -

Glosario de Trminos.................................................................................................................................... - 99 -

ANEXOS ..................................................................................................................................................... - 104 -

Anexo 1: Instrumentos de Investigacin ....................................................................................... - 105 -

1.1 Instrumento 1: Observacin directa de campo en el departamento de diseo grfico de


Formularios Standard. .................................................................................................................. - 105 -

1.1 Instrumento 2: Encuesta dirigida al personal de ventas de Formularios Standard. .......... - 106 -

1.3 Instrumento 3: Entrevista dirigida al personal de diseo grfico de Formularios Standard. - 111
-

1.4 Instrumento 4: Entrevista dirigida al gerente para Honduras de Formularios Standard y de la


Competencia. ................................................................................................................................ - 115 -

1.5 Instrumento 5: Entrevista dirigida a directores creativos de las empresas en estudio. ..... - 119 -

1.6 Instrumento 6: Entrevista dirigida a directores de Tecnologa de Informacin de las empresas


en estudio. .................................................................................................................................... - 123 -

Anexo 2: Grficas ......................................................................................................................... - 126 -

2.1 Grfica 1: Convergencia de Tecnologas hacia soluciones de sistemas ofimticos Integrados -


126 -

2.2 Grfica 2: Modelo Integrado Oficina- Ofimtica (Saez-Vaca) ........................................... - 127 -

2.3 Grfica 3: Gnesis y Destino del Diseo Grfico en la Industria de Artes Grficas .......... - 127 -

2.4 Grfica 4: Gnesis y Destino del Diseo Grfico en la Industria de Artes Grficas .......... - 128 -

2.5 Grfica 5: Flujo del Sistema de Informacin del depto. de Diseo Grfico en Formularios
Standard. ...................................................................................................................................... - 129 -

2.6 Grfica 6: Determinacin del ms grande competidor de Formularios Standard. ............ - 130 -

Anexo 3: Tablas ............................................................................................................................ - 131 -

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3.1 Tabla 1: Requerimientos Bsicos de Implementacin de Automatizacin de Oficinas (General)
- 131 -

3.2 Tabla 2: Disponibilidad requerimientos de Implementacin de Automatizacin de Oficinas


(Formularios Standard) ................................................................................................................. - 132 -

3.3 Tabla 3: Consideraciones estadsticas de los instrumentos de investigacin ................... - 133 -

3.4 Tabla 4: Determinacin del ms grande competidor de Formularios Standard. ............... - 135 -

3.5 Tabla 5: Evaluacin/Percepcin de aplicacin ofimtica en Formularios Standard. ......... - 135 -

3.6 Tabla 6: Identificacin de Errores ms frecuentes. ........................................................... - 136 -

3.7 Tabla 7: Determinar relacin acadmico-informtica en fuerza de ventas. ...................... - 136 -

3.8 Tabla 8: Uso de herramientas ofimticas en el S.I. de Diseo grfico en RR Donnelley. . - 137 -

3.9 Tabla 9: Comparativo de consumo de Recursos de impresin. ....................................... - 137 -

3.10 Tabla 10: Determinacin (percepcin) de la Eficiencia en S.I. de las empresas en estudio. ..... -
138 -

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Resumen

Esta investigacin se divide en cinco captulos, el primero introduce al lector a


conocer aspectos generalizados de la informtica, su evolucin a travs de la
historia y como se origina su divisin ms fuerte aplicada a las organizaciones, la
ofimtica; y cmo a su vez se pueden aplicar en cualquier tipo de industria
(editoriales, imprentas, agencias publicitarias, instituciones gubernamentales,
educativas, y otras); dndole un vistazo a las artes grficas, adentrndose en la
especializacin de formas continuas.

El captulo dos se dedica a la empresa en cuestin, Formularios Standard, datos


histricos y especficos del mundo de las formas continuas que genera esta
empresa. Se aclara levemente cul es su entorno y concretar la idea de cmo se
percibe su rubro dentro del mundo industrial.

El captulo tres se refiere a la metodologa, se introduce al lector a la investigacin


efectuada. Se detalla el problema de investigacin, hiptesis y variables
involucradas, objetivos de la misma y los tipos de instrumentos que se utiliz en el
desarrollo de la investigacin.

El captulo cuatro dirige al lector a un anlisis del resultado de la investigacin,


datos estadsticos obtenidos en ella y un planteamiento del impacto de la situacin
actual y una comparacin con empresas a un nivel de madurez mayor en
aplicacin de herramientas ofimticas y de sistemas de informacin en la industria
de artes grficas.

Finalmente se plantea una propuesta terica-tecnolgica orientada desde la


temtica del diseo grfico y su entorno documental, donde el lector podr
interpretar la posible solucin al problema planteado y que es propio de la
empresa su implementacin.

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Introduccin

La industria de artes grficas tiene caracter sticas propias tanto del sector
industrial como del sector de los servicios. Es industrial porque requiere de
grandes inversiones en moderna maquinaria e uipos electrnicos utilizando
tecnolog a comple a avan ada perteneciente al sector de los servicios por ue
participa en actividades inmateriales como la creacin el diseo. Se ve
sumergida en medio de un mundo en evolucin rodeado por la explosin de la
tecnologa que genera da a da el desarrollo organizacional facilitndole
herramientas y mtodos. En medio de este compendio tecnolgico que la rodea,
posee las mismas caractersticas y necesidades de siempre, teniendo como
objetivo clave de xito la aplicacin de conocimientos humanos mediante el uso de
estas herramientas a su disposicin.

Este trabajo destina su esfuerzo en acercar una empresa de artes grficas al


mundo tecnolgico, desde la perspectiva de su oficina, donde sus herramientas
permitan apoyar su sistema administrativo y productivo actual, sin verlas como una
solucin de necesidades su mera existencia.

En el gerente para Honduras de Formularios Standard, ha surgido una


contundente preocupacin referente al bajo rendimiento del departamento de
diseo grfico, debido a que es el departamento que impulsa la generacin de
valor de la empresa hacia su mercado, el cual se evidencia en: reimpresin de
artes, en consecuencia el consumo excesivo de recursos de impresin, generando
un promedio mayor del tiempo de diseo y repercute en el ciclo de fabricacin.

Este escenario nos hace determinar, como planteamiento del problema de


investigacin: Se lograr incrementar la eficiencia del sistema de informacin en
el departamento de Diseo Grfico, en la empresa Formularios Standard de la
ciudad de San Pedro Sula, mediante la aplicacin de herramientas ofimticas
como apoyo al proceso de diseo?.
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De lo anterior se deduce como objeto de investigacin la Eficiencia en el Sistema


de Informacin en el Departamento de Diseo Grfico, en la empresa Formularios
Standard. De esta manera se plantea como objetivo general de investigacin:
Identificar que el incremento en la eficiencia del Sistema de informacin del
departamento de diseo grfico, en la empresa Formularios Standard en la ciudad
de San Pedro Sula, se lograr mediante el empleo de herramientas ofimticas
como apoyo al proceso de diseo de artes, para elaborar una propuesta de plan
de aplicacin de herramientas ofimticas en el sistema de informacin del
departamento de diseo grfico, en la empresa Formularios Standard en la ciudad
de San Pedro Sula.

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Justificacin

El desarrollo de la tecnologa, la optimizacin de recursos en pro del beneficio


econmico y tecnolgico para una empresa, son parte de los pasos obligatorios
que toda organizacin debe realizar, de forma regulada y acorde a las actividades
de la misma.

El caso de Formularios Standard no puede ser la excepcin, su sistema de


informacin es emprico, debido a que se basa en la experiencia de trabajo de sus
miembros y sus limitaciones no han podido ser satisfechas, reflejando en la
realizacin de todas las actividades que forman parte del proceso de diseo
grfico, generando inconsistencias y atrasos en la fabricacin del producto.
Asimismo, la inexistencia del empleo de herramientas ofimticas que auxilien al
sistema integrado propietario que poseen, reflejando un grado bajo de didctica
informtica en sus empleados para el uso de estas.

Esta investigacin es un importante aporte a la ingeniera industrial y de sistemas


debido a los siguientes criterios:

Conveniencia
Este trabajo de investigacin presenta en forma simple a la comunidad de
ingenieros los resultados en eficiencia de un sistema de informacin generados
por la aplicacin de herramientas ofimticas bajo un modelo estructurado,
delimitado por una gestin administrativa basada en una arquitectura generalizada
y polticas de simple ejecucin, en comparacin a su desarrollo al mantenerse en
la manualidad el mismo sistema.

Relevancia social
Concretamente los vendedores de Formularios Standard se sentirn ms
cmodos con la propuesta de esta investigacin, debido a que se eliminarn los
engorrosos procesos de repeticin de artes, el uso innecesario de papelera y la
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reduccin de tiempos de elaboracin de diseos por parte del departamento de


diseo grfico. Adems la facilidad de generar un almacenamiento digital.

Siendo sta una extensin y potencialmente una gua de referencia para que se
beneficie a los vendedores y diseadores de la empresa a nivel centroamericano,
si deciden implementar la propuesta de investigacin. Sirviendo de base para
futuras investigaciones referentes a la innovacin y/o evolucin tecnolgica de
oficinas de cualquier empresa.

Implicaciones prcticas
El resultado de esta investigacin ser para confirmar a la empresa que posee una
urgente necesidad de adoptar la propuesta de implementacin de herramientas
ofimticas para resolver problemas relacionados con el orden, unificacin de
documentos, incremento en el nivel de utilizacin de recursos ofimticos
adquiridos y una estructura administrativa y operativa del sistema de informacin
del departamento de diseo grfico.

Valor terico
Los resultados cuantitativos y cualitativos de las mejoras obtenidas en los
indicadores de eficiencia y eficacia por las empresas dedicadas a las Artes
Grficas en la ciudad de San Pedro Sula, que implementaron exitosamente y
hasta un nivel de madurez la informtica en sus sistemas de informacin, en el
rea de diseo grfico, apoyarn la teora que la aplicacin de herramientas
ofimticas en los documentos de entrada y salida, es una estrategia clave que
ayuda a incrementar la eficiencia del departamento de diseo grfico, y a eliminar
tanto la sobreutilizacin de recursos de papelera como la eliminacin de errores
de produccin referentes a inconsistencias de diseo, apoyando as el
establecimiento de un sistema estructurado y calidad de trabajo en la empresa.

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Utilidad metodolgica
Esta investigacin implica un proceso de recoleccin, anlisis y vinculacin de
datos mediante la triangulacin de mtodos, en donde se establece un enfoque
cualitativo primario y un enfoque cuantitativo secundario, se analizan y se
presentan por separado los resultados de los instrumentos de investigacin
correspondientes.

La forma en que ha sido estructurada, delimitada y dirigida esta investigacin ser


referente para prximas tesis relacionadas al mundo de la informtica, en especial
la aplicada a las oficinas y los sistemas de informacin.

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CAPTULO

HISTORIA Y CONCEPTOS
DE LA INFORMTICA
APLICADA A LAS OFICINAS,
SISTEMAS DE
INFORMACIN Y LAS
ARTES GRFICAS.

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1.1 La Informtica

1.1.1 Historia de la informtica

Para ingresar al mundo de la informtica de manera clara y simple se especifica


que la informtica no es un invento en s misma, sino un largo proceso a travs de
la historia, cuyos inicios se pueden datar en el ao 3500 a.C. con el invento del
baco en Babilonia, considerndolo como la primera mquina con la que se
podan realizar clculos.

A finales del siglo XVIII el francs Jacquard invent las tarjetas perforadas con la
finalidad de realizar clculos aritmticos. Las tarjetas perforadas tuvieron su mayor
desarrollo e implementacin cuando aparecieron los ordenadores de la primera
generacin. En 1824 George Boole, desarroll el lgebra Booleana: bsicamente
las operaciones lgicas Y O NO Unin Interseccin Complemento.

Finalmente, antes de comenzarse a desarrollar la informtica tal y como hoy la


conocemos y entendemos, se puede considerar como ltima parte de sus
orgenes, el proyecto de una mquina llamada Turing que llevaba asociado el
primer principio de la computabilidad.1

La informtica, tan verstil y polimrfica comenz a aplicarse a diferentes campos,


empezando el uso de ordenadores, en primer lugar en el mbito militar, ocupando
entonces gran espacio y consumiendo mucha energa. A travs de las sucesivas
generaciones tecnolgicas, en base a los adelantos de la ciencia, fueron
reduciendo su tamao y consumo energtico, hacindose asequible a cualquier
tipo de actividad. Para una mayor comprensin de este desarrollo evolutivo, se
expresa ms detallada y ampliamente cada una de las generaciones:

1
Aguilera, P., & Morante, M. (2007). Aplicaciones Informticas - Ofimtica. Madrid, Espaa: Editex. Pg. 8
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a. Primera Generacin
Los primeros ordenadores fueron electromecnicos (en base a rels). Aunque
Jorge Stibz construy en 1949 en los laboratorios Bell una mquina programable
que trabajaba con nmeros complejos, el Complex Calculator, se considera que el
primer ordenador fue desarrollado en 1941, el Z3 del alemn Konrad Zuse (1910-
1995), cuya empresa fue adquirida por Siemens (actualmente ordenadores
Fujitsu).

En 1943, un equipo dirigido por Allan Turing construye el Colossus para descifrar
los mensajes de Enigma (mquina alemana creada para codificar mensajes
durante la Segunda Guerra Mundial). En 1947, nace la ciberntica, vocablo
designado por Norbert Wiener para determinar su pro ecto de control de
comunicacin animal de m uina. Ese mismo ao se crea el primer ordenador
digital electrnico en la Universidad de Pensylvania (EE.UU.) llamado ENIAC, de
los estadounidenses John Eckert y John Mauchly.2

b. Segunda Generacin
La segunda generacin de la informtica nace con la conferencia de Darthmouth
(1956) en donde nace la inteligencia artificial. Lo ms significativo de la dcada de
los aos 60 fue el desarrollo de los transistores, inventados unos aos antes.
Adems se cre el primer lenguaje de alto nivel, el FORTRAN, IBM cre nuevos
sistemas magnticos de almacenamiento, utilizando las tarjetas perforadas y las
cintas perforadas y se inici la comercializacin de microprogramas.3

c. Tercera Generacin
A mediados de los aos 60 se inventa el circuito integrado o microchip. Tambin
tuvo lugar la denominada "crisis del software", se intent la creacin de lenguajes
universales, el PL/1 (1964) y se estandarizaron los lenguajes ms utilizados:

2
Aguilera, P., & Morante, M. (2007). Aplicaciones Informticas - Ofimtica. Madrid, Espaa: Editex. Pg. 8
3
Historia de la Informtica. Sitio Oficial Universidad de Murcia. Ciberoteca de la Facultad de Derecho.
Consultado 02 Mayo 2012 en: http://www.um.es/docencia/barzana/II/Ii04.html
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Fortran (1966), Algol (1968) y el COBOL (1970). Tambin datan de esta


generacin el BASIC (1964) y el Pascal (1971).4

Fue IBM quin realiz las primeras mquinas con circuitos integrados.5 En 1969
Kenneth Thompson y Dennis Ritchie crean el sistema Unix en los laboratorios
AT&T.6

d. Cuarta Generacin
Fue INTEL quin consigui integrar el corazn del ordenador, el microprocesador,
en una sola pastilla, esta evolucin se considera el nacimiento de esta cuarta
generacin aunque con cierta controversia, el microprocesador Intel 4004,
desarrollado en 1971. Se perfeccionaron los lenguajes de alto nivel creados en las
dos generaciones anteriores y Microsoft inici un despegue imparable, dando un
gran salto al facilitar a IBM el sistema operativo MS-DOS para el PC.7

e. Quinta Generacin
La aparicin, durante los aos 80, de los primeros ordenadores personales,
constituye el principio de la quinta generacin, que se extiende hasta la
actualidad.8 Durante ese perodo se perfecciona la tecnologa desarrollada en la
cuarta generacin, ya que los ordenadores de esta generacin deberan de ser
capaces de resolver problemas muy complicados, algunos de los cuales requieren
toda la experiencia, capacidad de razonamiento e inteligencia de las personas
para ser resueltos.9

4
bid.
5
Aguilera, P., & Morante, M. (2007). Aplicaciones Informticas - Ofimtica. Madrid, Espaa: Editex. Pg. 8
6
Historia de la Informtica. Sitio Oficial Universidad Politcnica de Madrid. Ciberoteca de la Escuela
Universitaria de Informtica. Consultado 26 Septiembre 2012 en:
http://www.dma.eui.upm.es/historia_informatica/Flash/principal.htm
7
Historia de la Informtica. Sitio Oficial Universidad de Murcia. Ciberoteca de la Facultad de Derecho.
Consultado 02 Mayo 2012 en: http://www.um.es/docencia/barzana/II/Ii04.html
8
Aguilera, P., & Morante, M. (2007). Aplicaciones Informticas - Ofimtica. Madrid, Espaa: Editex. Pg. 9
9
Historia de la Informtica. Sitio Oficial Universidad de Murcia. Ciberoteca de la Facultad de Derecho.
Consultado 02 Mayo 2012 en: http://www.um.es/docencia/barzana/II/Ii04.html
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En la dcada de los aos 80 se presentan significativos avances informticos:


Feynmann propone la mecnica cuntica como herramienta de computacin, Sony
y Phillips crean el CD-Rom, Creative Labs presentan la tarjeta de sonido Sound
Blaster y Shor describe un algoritmo cuntico que permitira factorizar enteros en
tiempo polinomial.10 Esta generacin tambin est marcada por el desarrollo en
materia de teleinformtica, una progresiva disminucin de tamao y coste del
equipo, as como de tcnicas de programacin, la Internet, lenguajes de
programacin de alto nivel especializados, desarrollo de inteligencia artificial, y de
control de procesos (robotizacin), logrando adems el desarrollo de plataformas
para dispositivos mviles.11

1.1.2 Epistemologa y Actualidad de la informtica

Tanto en sus inicios como en la actualidad, la aplicacin de la informtica no slo


se refiere a la adquisicin de hardware y software, sino que requiere de un planteo
tico inicial, ese factor de suma importancia, las personas, aquellas que deben
interactuar, para beneficio o perjuicio de ellos y de los otros, con la aplicacin de la
tecnologa. Esto hace necesario que, l que aplica y l que implementa, recuerden
que estn trabajando con personas y no solamente con computadoras.

En este sentido; el informtico debe trabajar bajo el postulado epistemolgico que


centra sus expectativas en las tres grandes columnas que sostienen a los
sistemas de informacin: HARDWARE, SOFTWARE y PERSONAS. Es necesario
conocer y evaluar esta realidad, para tomar la decisin acertada a la hora de
analizar y disear los sistemas de informacin. Elegir esto o aquello como solucin
tecnolgica, es afirmar el valor de lo que elegimos, la responsabilidad de esa

10
Historia de la Informtica. Sitio Oficial Universidad Politcnica de Madrid. Ciberoteca de la Escuela
Universitaria de Informtica. Consultado 26 Septiembre 2012 en:
http://www.dma.eui.upm.es/historia_informatica/Flash/principal.htm
11
Historia de la Informtica. Sitio Oficial Universidad de Murcia. Ciberoteca de la Facultad de Derecho.
Consultado 02 Mayo 2012 en: http://www.um.es/docencia/barzana/II/Ii04.html
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decisin involucra la humanidad de la organizacin y repercute en su imagen ante


la sociedad.12

El Hardware corresponde a todas las partes fsicas y tangibles de una


computadora, sus componentes elctricos, electromecnicos y mecnicos; sus
cables, gabinetes o cajas, perifricos de todo tipo y cualquier otro elemento fsico
involucrado.13 La Real Academia Espaola lo define como Conjunto de los
componentes que integran la parte material de una computadora.

El Software se refiere al equipamiento lgico o soporte lgico de una


computadora, y comprende el conjunto de los componentes legales necesarios
para hacer posible la realizacin de tareas especficas. Tales componentes lgicos
incluyen, software de aplicacin, que son los que permiten la ejecucin de
actividades y tareas especficas; software de sistema, tal como un sistema
operativo, que bsicamente, permite al resto de los programas funcionar
adecuadamente.14

El elemento humano es el ms importante ya que las mquinas, sin personas,


seran totalmente intiles. Incluye el personal de direccin, anlisis, administracin
tecnolgica.

De todo lo especificado anteriormente, se concluye que la Informtica, como


disciplina tecnolgica, abarca tanto la actividad (investigacin, desarrollo,
ejecucin, etc.), como el producto resultante (conocimientos, bienes, servicios,
etc.), que son consecuencia de respuestas a inquietudes y necesidades de la
sociedad. Es as, como analiza determinados problemas relacionados
generalmente con la adquisicin, almacenamiento, procesamiento y transferencia
12
Escobar, E., Prez Cota, M. y Gramajo, C. Epistemologa y tica Informtica. Sitio Oficial Universidad
Nacional de la Rioja. Argentina. Blog de Ciencias. Consultado 02 Mayo 2012 en:
cienciasunlar.blog.com/files/2010/08/EPISTETICAINFOR-SeminarioI.pdf
13
Hardware. Sitio Oficial Ecured. Enciclopedia Cubana. Consultado 26 Septiembre 2012 en:
http://www.ecured.cu/index.php/Hardware
14
Software. Sitio Oficial Ecured. Enciclopedia Cubana. Consultado 26 de Septiembre 2012 en:
http://www.ecured.cu/index.php/Software
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de datos-informacin-conocimientos que plantea la sociedad y trata de buscar su


solucin relacionando la tcnica (conocimientos, herramientas, capacidad
inventiva) con la ciencia y con la estructura econmica y socio-cultural del medio.

Esta concepcin de la informtica como disciplina tecnolgica est vinculada a la


caracterizacin de la informtica como disciplina emprica y como disciplina
ingenieril, es as como estos conceptos nos acercan a la disciplina de los Sistemas
de Informacin y a la Ingeniera del Software, que es donde se abordan el diseo y
desarrollo de sistemas software para satisfacer necesidades del mundo real. En
este contexto, adquieren gran relevancia los objetivos y misiones organizacionales
y la aplicacin de tecnologas informticas para alcanzar los objetivos.15

Hace dos dcadas, los trminos computadora personal y computadora de


escritorio fueron intercambiados porque, virtualmente, todos las computadoras
personales eran de escritorio. Sin embargo, en la actualidad uno de los segmentos
de mayor crecimiento tiene que ver con las mquinas que no se encuentran
atadas al escritorio: las porttiles y las mquinas incrustadas o mviles. Freeman y
Soete (1994) se refieren a estos cambios como El nuevo paradigma de la
informacin determinando que est basado en un conjunto vinculado de
innovaciones en computacin, electrnica, ingeniera de software, sistemas de
control, circuitos integrados y telecomunicaciones y difusin de informacin. 16

En los ltimos aos, la Internet se ha convertido en una de las herramientas ms


potentes que se posee, por eso en este siglo XXI se ha empezado a difundir un
nuevo concepto de internet, la web 2.0, que se refiere a la transicin desde las
webs tradicionales a aplicaciones web residentes en servidores y destinadas a

15
Informtica. Una disciplina bio-psico-socio-tecno-cultural. Revista Ingeniera Informtica. Universidad
Nacional de Santiago del Estero, Argentina. Edicin 12, Abril 2006. Consultado 02 Mayo 2012 en:
http://www.inf.udec.cl/revista
16
Historia de la Informtica. Sitio Oficial Universidad de Murcia. Ciberoteca de la Facultad de Derecho.
Consultado 02 Mayo 2012 en: http://www.um.es/docencia/barzana/II/Ii04.html
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usuarios, 17 de la que se han valido la mayora de las organizaciones para el uso


de herramientas ofimticas de manera gratuita y en tiempo real. Los propulsores
de este pensamiento esperan que los servicios de la Web 2.0 sustituyan a las
aplicaciones de escritorio en muchos usos. Hoy en da, ya se estn dando los
primeros pasos para la implantacin de la web semntica, que se conoce como
Web 3.0 (Ver glosario), donde la inteligencia artificial ser su motor.

1.2 Sistemas de Informacin

1.2.1 Origen y Definicin de los Sistemas de Informacin

Hace ms de 40 aos, el trmino procesamiento de datos se usaba para describir


la utilizacin de la computadora en mbitos empresariales. Es as como se
hablaba de sistemas de procesamiento de datos. Con el paso de los aos, al
constituirse la Informtica como disciplina, se remplaz el trmino procesamiento
de datos por tecnologa de la informacin o sistemas de informacin con un
cambio de enfoque, se desarroll una visin ms comprensiva de lo que las
computadoras podan hacer en las organizaciones.

El nfasis estaba entonces en los Sistemas de Informacin, mejor dicho en el


producto de estos sistemas, la informacin y no en los insumos, los datos. Esta
visin fue denominada Sistema de Gestin de la Informacin. Los cambios en la
terminologa en el campo reflejan cambios en el alcance y en las prcticas
acadmicas y profesionales.

Surgi entonces la necesidad de delimitar conceptualmente ambos trminos,


datos e informacin y las operaciones susceptibles de reali ar con ellos. Ms

17
Historia de la Informtica. Sitio Oficial Universidad de Murcia. Ciberoteca de la Facultad de Derecho.
Consultado 02 Mayo 2012 en: http://www.um.es/docencia/barzana/II/Ii04.html
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tarde, se utiliz la palabra conocimiento para designar al uso asociativo, funcional


y explcito de informaciones de distintos y mltiples contextos.

En los aos 80 y 90, surge una fusin de las tecnologas de las computadoras y
comunicaciones en las organizaciones. El uso organizacional de la tecnologa de
informacin se extiende a las redes internas y externas, sistemas a los que
conectan una organizacin con sus proveedores y clientes, y sistemas de
comunicaciones para realizar trabajo en grupos con mayor efectividad y eficacia.
Es as como, las organizaciones pudieron lograr ventaja competitiva por el uso de
la tecnologa de la informacin en productos, servicios y en los procesos
comerciales.18

Gracias a esta visin del desarrollo informtico en el procesamiento de datos que


llevan a la toma de decisiones es que se puede pensar en un sistema de
informacin como en un subsistema que soporta las necesidades de informacin
de otros procesos comerciales dentro de una empresa. El propsito global de un
sistema de informacin es ayudar a los empleados de la empresa a obtener y
utilizar la informacin, a comunicarse con otras personas dentro y fuera de la
empresa y a tomar decisiones eficaces.19

Un sistema de informacin se puede definir desde el punto de vista tcnico, como


un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan),
procesan, almacenan y distribuyen informacin para apoyar la toma de decisiones
y el control de la organizacin.20

Bajo la definicin anterior, se determina que al hablar de Sistemas de Informacin


no necesariamente se est hablando de computadores e informtica, ya que

18
Informtica. Una disciplina bio-psico-socio-tecno-cultural. Revista Ingeniera Informtica. Universidad
Nacional de Santiago del Estero, Argentina. Edicin 12, Abril 2006. Consultado 02 Mayo 2012 en:
http://www.inf.udec.cl/revista
19
Beekman, G. (2005). Introduccin a la Informtica - Sexta Edicin. Madrid: Pearson Educacin. Pg. 14
20
Laudon, K., & Laudon, J. (2008). Sistemas de Informacin Gerencial - Administracin de la Empresa
Digital. Mxico: Pearson Educacin. Pg. 444
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existen Sistemas de Informacin manuales; es decir, donde la informacin es


registrada y almacenada (archivada) en papel. En cambio, los Sistemas de
Informacin Computarizados son aquellos Sistemas de Informacin que se apoyan
en la tecnologa del hardware, software y comunicaciones. Asimismo se pueden
encontrar tambin mixtos, donde ciertas etapas son manuales y complementadas
por la aplicacin tecnolgica.

Segn Daniel Cohen y Enrique Asin (2005), determinan que un sistema de


informacin realiza cuatro actividades bsicas:

a. Entrada: Es el proceso mediante el cual el sistema de informacin toma los


datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser
manuales o automticas.
b. Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las
actividades o capacidades que tiene una computadora, ya que a travs de
esa propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la
sesin anterior. Esta informacin suele ser guardada en estructuras de
informacin denominadas archivos.
c. Procesamiento de informacin: Capacidad del sistema de informacin
para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecidas.
d. Salida de informacin: Capacidad de un sistema de informacin para
sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior.21

En el mundo globalizado que vivimos, las posibilidades de acceder a la


informacin, de manera continua y accesible, otorga beneficios que no se pueden
medir fcilmente pero s su impacto global. Lo que s se conoce y se entiende es
que la disponibilidad de esta informacin, y los conocimientos asociados a ella,

21
Cohen Karen, D., & Asin Lares, E. (2005). Sistemas de Informacin para los Negocios. Mxico: McGraw
Hill. Pg. 7
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facilitan la toma de decisiones rpidas y acertadas para el que decide, que


orientan las posibilidades de mejora hacia un rumbo de satisfaccin.

Para poder concretar esa toma de decisiones, se conoce que los sistemas de
informacin cumplen tres objetivos bsicos: automatizar los procesos operativos,
proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones y
lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin. Pero esa implantacin
debe ser acorde al tipo de uso que puede darse a los Sistemas de Informacin,
para lo que Daniel Cohen y Enrique Asin (2005), establecen ciertas caractersticas
que nos ayudan a determinar una clasificacin de la siguiente forma:

A. Sistemas transaccionales:
a. Con frecuencia son el primer sistema de informacin que se implanta en las
organizaciones.
b. Muestran una intensa entrada y salida de informacin, y su principal funcin
es ser recolectores de informacin.
c. Son los encargados de integrar gran cantidad de la informacin que se
maneja en la organizacin.
d. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son
visibles y cuantificables.
e. Son fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se encuentran en
el mercado.

B. Sistema de apoyo a las decisiones:


a. Se implementan despus de haber implantado los sistemas transaccionales
ms relevantes de la empresa, ya que los transaccionales constituyen su
plataforma de informacin.
b. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la
alta administracin en el proceso de toma de decisiones.
c. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de
informacin pues sta ya fue recopilada por los sistemas transaccionales.

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d. No suelen ahorra mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica


para el desarrollo de estos sistemas es difcil.
e. Suelen ser sistemas de informacin interactivos y amigables, con altos
estndares de diseo grfico y visual.

C. Sistemas estratgicos:
a. Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos
operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones.
Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo ambas funciones.
b. Otra caracterstica es que las ventajas que se logran a travs de estos
sistemas no son eternas es decir existe un per odo de vigencia similar al
tiempo en que tardan los competidores en alcanzar las diferencias o
ventajas obtenidas por el sistema de informacin estratgico.
c. Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la
empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una
forma de hacerlo es innovando o creando productos y procesos.22

Las empresas en nuestro pas, en su mayora, no poseen una gerencia


comprometida con la identificacin del tipo de Sistema de Informacin que poseen
y el grado de aplicacin informtica necesaria para sus sistemas, permitiendo que
caigan en flujos de trabajo determinados por la experiencia a travs de los aos y
no de una forma sistemtica y estructurada. Aqu es donde se ve el impacto de la
correcta aplicacin ofimtica, estructurada, acoplada al nivel de informacin
manejado por la empresa y con un plan de evolucin paulatina que marque su
alcance a futuro.

22
Cohen Karen, D., & Asin Lares, E. (2005). Sistemas de Informacin para los Negocios. Mxico: McGraw
Hill. Pg. 9
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1.1 La Oficina y su vnculo con la informtica

1.3.1 Percepcin de la oficina

Una oficina es un entorno de trabajo altamente complejo, no por las tareas que en
ella se realizan, que en algunos casos pueden ser realmente simples, sino por su
gran diversidad, la enorme cantidad de informacin de muy diferentes tipos
procesada, y por su profunda implicacin social, no slo debida a los individuos
que participan directamente en el proceso, sino a sus repercusiones organizativas,
econmicas y humanas.

La oficina puede definirse desde diferentes perspectivas tanto fsica como lgica.
A continuacin se detallan algunas perspectivas de la oficina, segn Saez Vaca:

a. La oficina como unidad de trabajo. La oficina se concibe como un conjunto


de funciones y procedimientos. Una funcin se compone de varias actividades
elementales. De esta forma se puede descomponer toda la labor realizada en
tareas ms concretas y definidas. Tambin puede concebirse como un
entorno donde se toman decisiones.23 El trabajo del personal menos
cualificado est orientado a dar soporte al personal que ha de tomar las
decisiones. Para ello le proporciona y prepara toda la informacin que sea
necesaria, a la que ste aplicar sus conocimientos personales orientados a
buscar soluciones a los diferentes problemas que se van planteando.

b. La oficina como esquema. Existe un nivel interno en el que fsicamente se


hacen las tareas, en el que se procesa texto, se habla por telfono, se tienen
reuniones, etc. Por encima de este nivel est el modelo conceptual de la
oficina, un esquema jerrquico que refleja una cadena de mando, una divisin

23
Saz Vacas, F. (1990). Ofimtica Compleja. Madrid: FUNDESCO. Pg. 40

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del trabajo o un reparto de responsabilidades y prioridades previamente


establecido.24

c. La oficina a nivel fsico. Est la perspectiva de esa oficina que, desde su


posicin laboral, se construye a travs de cada uno de sus trabajadores. As,
para unos, la oficina ser un centro de proceso de textos, para otros una
central telefnica, un centro de toma de decisiones, un lugar caracterizado por
una serie de compromisos o un entorno social muy peculiar.25

d. La oficina como sistema de informacin. La oficina puede entonces aislarse


hasta cierto punto, y analizarse, aplicando las ideas que hasta ahora se han
desarrollado. El papel que juega la oficina dentro de una corporacin es,
generalmente, el de tratamiento de la informacin que sta necesita para su
funcionamiento.26

La oficina viene a ser la interfaz entre la empresa y la informacin, tanto si sta


proviene del entorno como si es generada internamente. Es en este sentido en el
que la oficina se puede considerar como un sistema de informacin, que muchas
veces se encuentra tan integrado dentro de la empresa (empresa, corporaciones,
organismos pblicos, etc.) que pasa a formar parte de ella como si se tratara de
una especie de mdula espinal que sostiene su funcionamiento.

Peter Drucker, en base a la idea de la oficina como sistema de informacin y su


funcin como interfaz, determina que debe ser dirigida por directivos o
managers para uines proporcion la siguiente pauta inicial de lo que hacen:
a. Realizar los objetivos corporativos;
b. Organizar el trabajo de acuerdo con la lgica subyacente en ste; y
c. Gestionar los recursos humanos de una forma socialmente responsable.
(Drucker, 1964, citado en Zijlker, 1986)

24
Saz Vacas, F. (1990). Ofimtica Compleja. Madrid: FUNDESCO. Pg. 55
25
bid. Pg. 66
26
bid. Pg. 120
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Y en lo que respecta a la oficina, es velar por que funcione de forma adecuada,


suministrando la informacin que se necesita en cada momento y realizando una
gestin efectiva de sta.

Segn Mintzberg, el directivo concede ms importancia a obtener informacin con


rapidez que a tener la seguridad de que es cierta; una elevada proporcin de la
informacin que utiliza proviene de rumores, chismes y especulaciones; adems
prefiere la informacin que le llega en forma de estmulos a la que se presenta en
forma de generalizaciones y, finalmente, el tipo de informacin que maneja le
hace depender en gran medida de los medios verbales tales como reuniones,
encuentros, llamadas telefnicas, etc. Esto, desde luego, plantea un problema
evidente al diseo de sistemas de informacin y de soluciones informticas para la
oficina, que son una parte del sistema de informacin de la organizacin.

De esta forma, la oficina pasa a ser una parte imprescindible del sistema de
informacin de la empresa y la informtica aplicada a ella, una disciplina de
aplicacin de la tecnologa, que puede servir de base para la construccin de
autnticos sistemas de informacin completos que utilicen las facilidades que
ofrece la tecnologa (ver Anexo 2.1). 27

Hasta mediados del siglo XX, la mayora de las modificaciones hechas a los
equipos de oficina haban sido mejoras graduales a productos que ya existan:
mquinas de escribir excelentes, copiadoras que podan producir mejores
imgenes, mquinas de dictado mejoradas, etc. Este largo perodo de
mecanizacin no implica ninguna modificacin fundamental en la tecnologa
tradicional de la oficina.

Todo esto cambi con el advenimiento de la microelectrnica, hizo que los


diseadores pensaran en trminos de automatizacin de oficinas, lo que pudo

27
Saz Vacas, F. (1990). Ofimtica Compleja. Madrid: FUNDESCO. Pg. 120
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lograrse mediante la creciente digitalizacin de la informacin. A mediados de los


90s la automati acin de la oficina era casi sinnimo de procesamiento de
palabras. Actualmente, ha llegado a significar que hasta el menor de los
empleados tendr una computadora.28 Adems, con las implementaciones de
redes de computadoras a nivel local para el control de la gestin de la informacin,
digitalizacin de archivos y control de conexin de la empresa con el exterior, se
ve disminuida la barrera de la tecnologa con la oficina. Y se ver totalmente
diluida a medida que se vayan comercializando a mayor escala procesadores de
texto con reconocimiento de voz y los procesadores de imgenes y digitalizacin
de operaciones comerciales.

1.3.2 La Ofimtica: Definicin y evolucin

El avance de las tecnologas de la informacin ha permitido mejorar la calidad, y el


mayor dinamismo de los procesos en las organizaciones ha dado lugar a un tema
de actualidad conocido como Automatizacin de la Oficina u Ofimtica. La
ofimtica (ofi= oficina, matica= informtica), en la actualidad es una palabra de la
cual muchas personas no saben su concepto pero todos estamos rodeados por
esta. Hoy en da la ofimtica es muy importante, ya que en la mayora de los
trabajos hacen uso de ello por medio de sistemas. El mundo da con da est ms
actualizado para as poder llevar al hombre a realizar las cosas mucho ms
simples y exactas a la vez, una de ellas y la ms importante es la computacin ya
que por medio de ella todos estamos enlazados.29

Algunas definiciones de ofimtica son: Bair (1985): La Ofimtica es la utilizacin


de ordenadores en la oficina como soporte a los trabajadores de la informacin
que no son especialistas en ordenadores. Elli y Nutt (1980): Un sistema
automatizado de informacin para la oficina trata de realizar las tareas de la oficina

28
Forester, T. (1992). Sociedad de Alta Tecnologa. Mexico: Siglo Veintiuno Editores. Pg. 242
29
Importancia de la Ofimtica. Foro de apoyo Educativo Curso de Computacin. Universidad Americana de
Costa Rica. Publicado 15 Noviembre 2009. Consultado 26 Septiembre 2012 en:
http://compuviernesuam.foroactivo.com/t30-importancia-de-la-ofimatica
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tradicional por medio de sistemas de ordenadores. Hammer y Sirbu (1980): La


utilizacin de tecnologa para mejorar la realizacin de funciones de oficina. Olson
y Lucas (1982): La automatizacin de oficinas se refiere a la utilizacin de
sistemas integrados de ordenadores y comunicaciones, como soporte a los
procedimientos administrativos en un entorno de oficina.30

La velocidad de crecimiento hace necesario que el tratamiento de la informacin


se lleve a cabo de forma mecnica o automtica. Como origen y causa de este
crecimiento exponencial de la informacin, aparece en forma casual la solucin
denominada Informtica, y definida segn se ha visto, como el tratamiento de la
informacin de forma automatizada.31

En el entorno ofimtico o de la Automatizacin de la Oficina no son necesarios


grandes equipos, sino que con computadoras personales conectados entre s,
formando redes locales, compartan informacin y abaraten los costos. La
Ofimtica, de esta manera, se ha convertido en un tema que se usa cada vez ms
y est en constante crecimiento.

La Automatizacin de la Oficina vendra a ser la integracin de las funciones de


toda la informacin en la oficina, lo que incluye el procesamiento de texto,
procesamiento de datos, grficos, autoedicin (publicaciones de oficina), correo
electrnico, as como aplicacin tecnolgica a nivel de software como de
hardware.32

La espina dorsal de la Automatizacin de la Oficina, lo constituye una red de rea


local, que sirve como una va de comunicacin entre los usuarios y las
computadoras. Los usuarios pueden crear, almacenar cerrar y recuperar cualquier

30
Saz Vacas, F. (1990). Ofimtica Compleja. Madrid: FUNDESCO. Pag. 50
31
Automatizacin de la Oficina. Sitio Oficial Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI) de Per.
Consultado 07 Marzo 2012 en: www.inei.gob.pe/biblioineipub/bancopub/Inf/Lib5100/Libro.pdf
32
bid.
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tipo de informacin (mensaje, correspondencia, datos, voz, etc.) y trasmitirla a


cualquier otro usuario dentro de la organizacin.33

Para una correcta Automatizacin de Oficina existe un modelo integrado Oficina


Ofimtica que no slo indicar el lugar en qu ubicar la tecnologa, sino que
tambin proporcionar su relacin con la oficina en que se implementar (ver
Anexo 2.2). La finalidad primera de esta investigacin se orienta a la aplicacin de
este modelo, en la identificacin de su nivel bajo herramientas estableciendo
un sistema de ejecucin y evolucin como parte de un todo que es en s el sistema
ofimtico acorde a la oficina a tratar. Para la etapa de implementacin se
establece otro modelo de requerimientos bsicos bajos los tres pilares
mencionados en la seccin anterior (Hardware, Software y Recurso Humano) (ver
anexo 3.1)

Producto de lo anterior, vale aclarar que hablar de la automatizacin de la oficina -


en paralelo a la automatizacin de fbricas- no es correcto: en la fbrica el
automatismo -el ordenador- sustituye al trabajador como dueo del proceso y lo
convierte en supervisor o reparador, mientras en las oficinas las personas siguen
como actores principales, apoyndose solamente para su trabajo y la coordinacin
del mismo en la infraestructura informtica.

La ofimtica no solo trata del uso del ordenador individual, promueve la


reingeniera de los procesos y sus etapas en su totalidad usando la informtica
como instrumento de eliminar, reducir y agilizar los mismos. No es como la
informtica tradicional con su enfoque en informacin estandarizada, si no que
parte del hecho que cada caso es diferente y requiere un tratamiento distinto, de
tal forma que se pueden estandarizar solamente las formas y el proceder pero no

33
bid
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el contenido mismo, por tanto se trasciende el modelo cliente-servidor


tradicional.34

Frente a la oficina del 'tomo' (de lo slido, de lo tangible) se est pasando a la


oficina del 'bit' (lo inmaterial, lo virtual), para regocijo de Nicholas Negroponte, gur
de la revolucin digital. Como alternativa al fax se impone el correo electrnico, lo
mismo que las pantallas frente al papel. Las empresas de tecnologa de punta
(caso de Ericsson, en Suecia) han sido las primeras en implantar el nuevo
concepto de oficina, dando ejemplo a las menos avanzadas. Los espacios son
abiertos, casi sin mquinas a la vista. Al llegar a la oficina se abre una taquilla y se
extrae la mesa con la mquina, o el maletn con el porttil. Al terminar, se guarda
hasta el da siguiente.

De esta forma, la utilizacin de las nuevas tecnologas concebidas como suite


ofimtica, ofrecen un valor aadido en las organizaciones ya que permiten la
realizacin de mltiples actividades con independencia del campo laboral en el
cual se participe con el ahorro de tiempo y espacio, aumentando la calidad en el
servicio prestado y promocionando el crecimiento del talento humano. Esto
coadyuva a fortalecer la teora de algunos que lo tienen muy claro: "Mi trabajo est
donde quiero trabajar". A esto se le llama oficina mvil o teletraba o.35

El teletrabajo representa el paradigma de contar con una oficina inteligente fuera


pero conectada con el entorno organi acional. Configura el denominado traba o a
distancia reali ado mediante la utili acin de los recursos tecnolgicos los cuales
permiten que los resultados se evidencien en un lugar diferente del que se ocupa
cuando la persona lo est realizando. En este sentido, la suite ofimtica sirve de
comunicacin durante la realizacin de la actividad, para el envo de los insumos y
reenvo de los resultados.

34
Introduccin a la Informtica. Sitio Oficial Universidad de Murcia. Ciberoteca Facultad de Derecho.
Consultado 02 Mayo 2012 en: http://www.um.es/docencia/barzana/II/Ii02.html
35
R. Pascual, Inmaculada. La Oficina del Futuro. Diario El Mundo. Publicado 10 Noviembre de 1996.
Consultado 28 Agosto 2012 en: http://www.elmundo.es/sudinero/noticias/act-51-8.html
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El Teletrabajo constituye una forma de organizacin, realizacin o modalidad de


trabajo, en la cual destacan tres caractersticas: una, que existe una relacin
laboral entre empleador y teletrabajador; dos, el trabajo se desempea en un lugar
distinto a la oficina central o primaria del empleador y, por ltimo, las tecnologas
de la informacin y comunicacin son el recurso necesario para la ejecucin de la
labor. Salazar (2008) determin lo siguiente: El Teletrabajo es una forma flexible
de organizacin del trabajo; que consiste en el desempeo de ste fuera del
espacio habitual de trabajo, durante una parte importante de su horario laboral,
pudiendo realizarse a tiempo parcial o completo. Engloba una amplia gama de
actividades y requiere el uso frecuente de TICs (Ver Glosario) para el contacto
entre el trabajador y la empresa. Pudiendo ser realizado por cualquier persona
independientemente del gnero, edad y condicin fsica.36

En efecto las tecnolog as de la informacin comunicacin (TICs) han


influenciado el crecimiento de las organizaciones, ya que los cambios observados
en el campo de la informtica han creado un contexto corporativo virtual, por el
cual transitan actualmente gran mayora de su talento humano. Las TICs a no
pueden ser pensadas como meras mediaciones (en el sentido atribuido a los
medios de comunicacin de masas). Las TICs efectivamente construyen y
constituyen nuevas formas, espacios y tiempos de relacin social, nuevas formas
institucionales, nuevas categoras de aprehensin de la experiencia personal y
social, nuevas dimensiones de la cultura (Vizer, 2007).37

Rodolfo A. Daz (2008), Ministro de Trabajo, Empleo y Seguridad Social Argentino


determin en su informe: El teletrabajo no es una profesin, sino una forma de
desarrollar una tarea y requiere una reorganizacin cultural para la eficiente
aplicacin de esta innovacin. Es interesante describir algunas de las ventajas

36
Salazar, Cristin. Teletrabajo y la inclusin laboral de personas con discapacidad. Revista Internacional de
Sostenibilidad Tecnologa y Humanismo. Universidad Politcnica de Catalunya. Publicado 2007. Edicin 2.
Consultado 29 de Agosto 2012 en: http://upcommons.upc.edu/revistes/bitstream/2099/4233/1/Salazar.pdf
37
Aguirre Andrade, Alix y Manasia Fernndez, Nelly. Sinergia natural en la globalizacin: Suite ofimtica y
organizaciones flexibles e inteligentes. Revista de Ciencias Sociales. Septiembre 2009, vol.15, n 3.
Hemeroteca Redalyc. Disponible en http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=28014489005
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fundamentales que tiene el teletrabajo entre ellas podramos mencionar: el ahorro


de tiempo y dinero en transportes y traslados, la mayor libertad de accin,
flexibilidad horaria, disponibilidad de tiempo, y la posibilidad de combinar trabajo
con otras actividades personales u otras ocupaciones, la posibilidad de inclusin
respecto a personas con capacidades disminuidas, y a todos aquellos que por
alguna razn no pueden estar fuera de sus hogares mucho tiempo.38

El teletrabajo o la oficina mvil no es la cspide de la evolucin de la oficina, sino


los agentes que la obligan a transformarse en un sistema verstil, segn los
expertos, en el ao 2020, el concepto de oficina desaparecer; el volumen de
informacin digital se multiplicar por 30; y la importancia de los mandos
intermedios y el email disminuirn. Esto llevar consigo la necesidad de extremar
las medidas para evitar fugas de informacin y supone un autntico reto, ya que la
mayora de las compaas no cuentan con un proceso ptimo de gestin de la
informacin.39

Esto, evidentemente, supone un gran cambio cultural. Entre otras cosas, los
directivos tienen un trabajo ms complejo. Ya no se trata de verificar si Fulanito o
Menganita estn o no sentados en su silla, sino de comprobar que hacen el
trabajo que deben hacer. Pero una vez conseguido, hay muchas ventajas:
necesitan un 50% menos de oficina, con lo que todos los gastos asociados se
reducen en la misma proporcin. La productividad ha aumentado un 20%, y el
absentismo por enfermedad ha descendido de un 9% a un 2,5%. La oficina se ha
convertido en un sitio al que apetece ir: es un sitio abierto y transparente, que
anima a la conversacin y el intercambio, no una sucesin de pasillos y cubculos
cerrados.40

38
Aguirre Andrade, Alix y Manasia Fernndez, Nelly. Sinergia natural en la globalizacin: Suite ofimtica y
organizaciones flexibles e inteligentes. Revista de Ciencias Sociales. Septiembre 2009, vol.15, n 3.
Hemeroteca Redalyc. Disponible en http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=28014489005
39
Pronostican que la oficina del futuro estar en la nube. Diario TI. Publicado 08 de Mayo de 2012.
Consultado 28 de Agosto de 2012 en:
http://www.diarioti.com/noticia/Pronostican_que_la_oficina_del_futuro_estara_en_la_nube/31767
40
Prieto, Borja. La Oficina del Futuro existe y funciona. Blog Desencadenado. Consultado 26 Septiembre
2012 en: http://desencadenado.com/2008/10/la-oficina-del-futuro-existe-%C2%A1y-funciona.html
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Todo lo anterior se ve marcado por los avances tecnolgicos, que impulsarn a las
empresas pequeas a que operen como si fueran mucho ms grandes. Por su
parte, las compaas de tamao medio debern elegir entre crecer o reducir su
tamao para mantener su competitividad. La creacin de empleo no se ver ms
influenciada por el crecimiento econmico gracias a la automatizacin. Segn un
estudio de McKinsey que se cita en el White Paper (gua o reporte que facilita la
comprensin de un estudio o un tema en especfico, para solventar o afrontar un
problema), por cada puesto de trabajo destruido por internet se han creado 2,6
puestos. Gracias a tecnologas mviles ms seguras y capaces y al fenmeno del
cloud computing (definicin de la prestacin de servicios informticos en la nube
(Internet). Actual paradigma de la Informtica), el concepto actual de oficina
desaparecer. El patrn de trabajo ser cada vez ms hbrido: la oficina ser un
lugar de reuniones y networking, ya sea en persona o por video-tecnologas,
mientras que el trabajo desde casa tendr una aceptacin cultural cada vez
mayor.41

Con todo lo expuesto a nivel terico, se refuerza el valor de esta investigacin,


donde se determina que el estudio de la suite ofimtica tiene una significativa
importancia en la prctica laboral actual, ya que, el quehacer humano
contemporneo emplea hoy da con mucha ms frecuencia el formato electrnico.
Esto, por cuanto las personas y, en general, los distintos sujetos pertenecientes a
los sectores pblico y privado, no se limitan a efectuar sus actividades de forma
tradicionalmente fsica sino que, por el contrario, utilizan el campo que ofrecen los
avances tecnolgicos y, con cada vez mayor frecuencia, recurren al mundo
virtual.

41
Pronostican que la oficina del futuro estar en la nube. Diario TI. Publicado 08 de Mayo de 2012.
Consultado 28 de Agosto de 2012 en:
http://www.diarioti.com/noticia/Pronostican_que_la_oficina_del_futuro_estara_en_la_nube/31767
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1.3.2.1 Herramientas ofimticas ms usuales

Generalmente las suites ofimticas (de oficina), no poseen un estndar sobre los
programas a incluir; pero la gran mayora incluyen al menos un procesador de
textos y una hoja de clculo. Adicionalmente, la suite puede contener un programa
de presentacin, un sistema de gestin de base de datos, herramientas menores
de grficos y comunicaciones, un gestor de informacin personal (agenda y cliente
de correo electrnico) y un navegador web.

En la actualidad las suites ofimticas dominantes en el mercado son, por parte del
software pagado, Microsoft Office, y en especfico para oficinas de Artes Grficas
Adobe Creative Suite, las cuales poseen sus propios formatos cerrados de
documentos para cada uno de sus programas. Respecto al software libre, est
OpenOffice, desarrollado por Sun Microsystems.

Segn el Instituto Nacional de Estadstica e Informtica del Per y un estudio


realizado por la Universidad de Murcia, por su departamento de Informtica, las
herramientas ofimticas ms usuales dentro del ramo empresarial son las
siguientes:

a. Editores de Texto:
Los editores son programas que permiten crear archivos, texto y programas
fuente. Estn pensados para facilitar la elaboracin de modificaciones
fundamentales sern: editar, visualizar, borrar, insertar y buscar/sustituir
caracteres.

b. Procesadores de texto:
Los procesadores de textos, dentro de la gama de programas, estn catalogados
como importantes y necesarios en la utilizacin de cualquier PC. Elegir el ms
adecuado depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios.

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c. Bases de datos:
Las bases de datos y ms concretamente los Sistemas Gestores de Bases de
Datos son otro tipo de programas de aplicacincomn muy utilizados. Permiten el
almacenamiento de gran cantidad de informacin, para su tratamiento posterior y
recuperacin de forma flexible.

d. Hojas de clculo:
Las hojas de clculo (hojas electrnicas) nacieron cuando surgi la necesidad de
adaptar los sistemas de planificacin utilizados en las grandes computadoras a las
nuevas microcomputadoras. Es una combinacin de calculadora, lpiz y papel,
que unido a la potencia y capacidad de almacenar datos de los sistemas
informticos, las convierten en una herramienta de primersima importancia en el
mundo empresarial, en el hogar.

e. Paquetes integrados:
Se considera como pa uete integrado a un con unto se soft are ue inclu e las
funciones de varios programas en un sistema interrelacionado bien como mdulos
de cada aplicacin o formando varios programas independientes".
Normalmente se necesita una buena completa documentacin a ue
necesitaremos un conocimiento preciso y exacto de las posibilidades de cada uno
de los programas y de sus potenciales relaciones con los dems.

f. Programas de Gestin:
Los programas llamados "de gestin", son aquellos cuya principal misin es
mantener de forma debidamente organizada y procesar de modo adecuado,
volmenes de datos relativamente grandes, para los cuales es preciso hacer uso
de almacenamiento masivo, como los discos magnticos (u pticos).

g. Grficos:
Nos referimos con programas de grficos tanto a los estadsticos como a los de
dibujo y diseo. En un principio podemos clasificar a los distintos programas de

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grficos como de dibujo o de diseo asistido por computador. Los primeros son los
que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y
muestran el resultado en pantalla.42

1.4 La Industria de las Artes Grficas

1.4.1 Definicin e Historia de las Artes Grficas

El arte de colocar palabras e imgenes sobre papel u otros soportes, evoluciona


en direcciones que nadie hubiera pensado hace unos aos. Se ha creado un
amplio abanico de tcnicas, que van desde las formas de impresin ms antiguas
y tradicionales a las ms vanguardistas, que se valen de ordenadores y mtodos
relacionados con stos. El campo de las artes grficas lo abarca todo, desde la
antigua tcnica de los tipos de plomo montados en prensa plana hasta las
modernas rotativas basadas en el principio de impresin directa a plancha y
tecnologa lser.43

Despus de muchos aos de impresin manual, el desarrollo de la nueva


tecnologa de composicin y prensa, en las ltimas dcadas del siglo XIX, produjo
cambios importantes en los esquemas de trabajo dentro de las artes grficas
debido a la automatizacin y a la especializacin. En estos aos aparecieron
especialistas en cada fase del proceso, reduciendo las funciones de los tipgrafos,
as comenzaron a surgir diseadores de tipos, fundidores, compositores,
fabricantes de papel, encuadernadores, editores o impresores.

La tecnologa pas de lo manual a lo mecnico y posteriormente a lo automtico, y


de un mercado limitado a uno masivo. Creci la demanda del material impreso y el

42
Introduccin a la Informtica. Sitio Oficial Universidad de Murcia. Ciberoteca Facultad de Derecho.
Consultado 02 Mayo 2012 en: http://www.um.es/docencia/barzana/II/Ii02.html
43
Sitio de la Biblioteca Virtual de la OPS. Enciclopedia de Salud y Seguridad en el Trabajo. Captulo 85
Industrias Manufactureras. Consultado el 20 de Marzo 2012 en:
www.bvsde.paho.org/bvsast/e/fulltext/enciclopedia/85.pdf
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desarrollo de la publicidad foment el crecimiento de las ventas de diarios y


revistas, recuperando a su vez el uso del Cartel Publicitario.

Una nueva generacin de diseadores surge en el siglo XX rechazando el gusto


por los estilos histricos como el neoclasicismo o el neogtico, dando como
resultado un nuevo arte: Art Nouveau o Modernismo, el cual inclua ideas
procedentes de todas las disciplinas del diseo y el arte; arquitectura, pintura,
diseo de muebles, cermicas, joyera, diseo industrial, ingeniera de la
construccin, cine, fotografa, etc., acelerando la evolucin en el arte de
vanguardia y en el diseo. El Art Nouveau cre al diseo grfico como oposicin al
puramente tipogrfico, no solo como un medio de comunicacin de ideas nuevas,
sino tambin para su expresin.

Pero la gran revolucin de las artes grficas lleg a finales del siglo XX con los
avances tecnolgicos y computarizados que dieron paso a una gran evolucin del
diseo grfico. El ordenador proporcion herramientas para la creacin de diseos
innovadores y de gran originalidad. Cabe destacar el uso de programas como
Photoshop, Corel Draw, Free Hand, Adobe Ilustrator, Macromedia Flash, Page
Maker, Adobe Indesign entre otros.

Los programas como Corel Draw, Free Hand, Adobe Illustrator, Adobe Indesign
son los mejores programas grficos de nuestra poca, ya que han sabido capturar
la imaginacin del artista, ofreciendo desde un principio la posibilidad de hacerla
realidad. Adems, han solucionado con la evolucin de sus programas, ciertas
reas problemticas y al mismo tiempo han incorporado nuevas herramientas,
entre las mejoras destaca el perfeccionado mdulo de impresin, el cual nos
permite hacer uso de una prctica pre-visualizacin de la impresin.44

44
Las Artes Grficas, un camino desde las primeras ilustraciones hasta las pginas web. Diario Hoy.
Publicado 14 de Diciembre de 2006. Consultado en 08 de Marzo 2012 en:
http://www.hoy.es/prensa/20061214/economia/artes-graficas-camino-desde_20061214.html
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Sabemos que siempre ser necesario el texto impreso sobre un soporte. Pero el
futuro de la imprenta se caracterizar por un paso ms directo de la informacin
desde el ordenador a la prensa; tambin cobrar fuerza la impresin electrnica o
grabacin del texto sobre soportes electromagnticos o de otro tipo. Aunque los
materiales electrnicos slo se pueden leer con ayuda de otros mecanismos
electrnicos, cada vez se trasladarn ms textos y obras literarias de los soportes
impresos al formato electrnico.45

1.2.1 Gnesis y destino del diseo en Artes Grficas

En la industria de las Artes Grficas se maneja un sistema global generalizado de


cmo se generan los diseos hasta su impresin ya sea digital o en cualquier otro
material sinttico. Esta es la segunda finalidad de esta investigacin, determinar el
gnesis y destino propio de la empresa en estudio y determinar as la estructura y
flujo de su sistema de informacin en el departamento de diseo grfico. (Ver
anexo 2.3)

De manera general se puede establecer que cuando una empresa desea comprar
mercaderas u otra clase de bienes, solicita informacin de los precios, cualidades,
caractersticas, de los productos que existen en el mercado. Una vez emitida tal
solicitud, la empresa que la recibe genera una cotizacin en la cual aparecen: la
descripcin del artculo y su precio, as como tambin el plazo hasta cundo
puede sostener los valores anotados en ella.46

De la misma forma se desarrolla en la industria de las Artes Grficas, los


requerimientos del cliente respecto al diseo de un formulario pre-impreso o
producto de impresin final, se traducen en una cotizacin del mismo, y a lo

45
Sitio de la Biblioteca Virtual de la OPS. Enciclopedia de Salud y Seguridad en el Trabajo. Captulo 85
Industrias Manufactureras. Consultado el 20 de Marzo 2012 en:
www.bvsde.paho.org/bvsast/e/fulltext/enciclopedia/85.pdf
46
Granados, I., Latorre, L., & Ramrez, E. (2000). Contabilidad Gerencial - Fundamentos, principios e
introduccin a la contabilidad. Colombia: Universidad Nacional de Colombia.
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interno, se traduce en un documento que puede determinarse como solicitud de


diseo u orden de trabajo. Este documento contiene todos los pormenores para la
realizacin y diseo del arte, para posterior aprobacin del cliente.

La actividad del Diseo Grfico, como tantas otras muchas, surgi cuando el
hombre tuvo necesidad de comunicarse y de expresar sus necesidades primarias
de supervivencia, se puede decir que el Diseo Grfico apareci con el desarrollo
mismo de la civilizacin.47

En la industria de las Artes Grficas, es la etapa donde se plasma digitalmente los


requerimientos de las formas solicitadas por el cliente, con los detalles de
logotipos, tintas, formas y textos necesarios acorde al tipo de formulario pre-
impreso o producto de impresin final requerido. Esta etapa est muy vinculada al
proceso de preventa, porque se convierte en un proceso cclico hasta que el
cliente aprueba el arte y genera la orden de compra, lo que se traduce en orden de
produccin.

Este mtodo es el que usan la mayora de las empresas que manejan por lotes,
con algunos cambios en cuanto a sus unidades producidas, que fabrican
productos sobre pedido y tambin en las cuales se puede separar el costo del
material directo y la mano de obra en cada orden, como ejemplo podemos poner,
adems de la artes grficas, a las empresas que realizan muebles, herramientas,
ensambladoras, etc.48

La orden de produccin es el control individualizado que se lleva de cada pedido o


trabajo que se est elaborando. Es un mtodo de acumulacin de los costos que

47
Saloma Ramrez, M., Historia del Diseo Grfico. 2009. Bibliteca Virtual Universidad de Londres,
Facultad Diseo Grfico. Consultado 14 de Abril 2012 en:
www.astraph.com/udl/biblioteca/antologias/historia_diseno_grafico.pdf
48
Mtodos por rdenes de Produccin. Sitio de Apoyo Estudiantil de la UPAEP. Administradores: Freeman
Gutirrez, Rodolfo M., Blanca Maldonado Ana B. Disponible en:
http://www.angelfire.com/va3/costos/costo1.html.
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concentra los costos de produccin en costos por trabajo.49 Para iniciar cualquier
actividad productiva en las artes grficas, mediante este procedimiento se debe
emitir una orden de produccin para fbrica, en la cual lleva la cantidad de
producto que pidi un cliente, los detalles de estilo, tintas que solicit, esto es para
tener un buen control sobre la produccin.

Finalmente, en la orden de produccin se lleva un conteo de las materias primas,


mano de obra y gastos indirectos que se utilizaron en esa orden para sacar un
costo unitario del producto de esa orden en especfico, para as poder tener datos
concisos y totales.50

49
rdenes de Produccin. Mi Tecnolgico. Sitio de Apoyo Estudiantil. Soto, Lauro. Disponible en:
http://www.mitecnologico.com/Main/OrdenesDeProduccion
50
Mtodos por rdenes de Produccin. Sitio de Apoyo Estudiantil de la UPAEP. Administradores: Freeman
Gutirrez, Rodolfo M., Blanca Maldonado Ana B. Disponible en:
http://www.angelfire.com/va3/costos/costo1.html.
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CAPTULO

LA EMPRESA:
HISTORIA Y
SITUACIN ACTUAL

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2.1 Contexto general

Formularios Standard, S.A., tiene 40 aos de experiencia, 5 plantas de


produccin, 925 empleados en Centroamrica y su Casa Matriz ubicada en
Guatemala. Fue fundada en 1,972 en Guatemala por Manolo Escribano Calleja y
Luis Felipe Martnez Marroqun. En 1,974 abrieron sucursales de ventas en El
Salvador y Costa Rica, posteriormente en 1,978 en Nicaragua y finalmente en
1,992 en Tegucigalpa, Honduras, un ao despus abrieron oficina de ventas en
San Pedro Sula, delegando la gerencia general a Ricardo Tapia Torre.

En Costa Rica se construy una segunda fbrica a mediados de los 90s de ando
como director de la misma a Manuel Roberto Verdesia Solano. A su vez se
determin que adems cubrira los requerimientos de produccin para los pases
de Nicaragua y Panam.

Formularios Standard S.A. se dedica a la produccin de formularios pre-impresos


comerciales, que son elaborados en papel bond o papel qumico, de una o varias
partes, papel teido, con numeracin, sin impresin y hasta cuatro tintas offset,
perforaciones transversales o longitudinales, ponches de archivo, en medidas
variadas de impresin, pueden llevar un diseo o composicin especial, y pueden
ser en forma continua (flujo de alimentacin de papel en la impresora de forma
continua. Por ejemplo: facturas, orden de compra, etc.) o rapi-forma (formas que
su uso no es para impresora sino manual. Por ejemplo: recibos, facturas de pre-
venta, etc.); y de valores (cheques voucher, chequeras), que son documentos
elaborados bajo ciertas medidas de seguridad, desde el papel hasta las
instalaciones donde se producen. Se cuenta con la ltima tecnologa de
verificacin de documentos, tanto en tinta como en el tipo de Papel de Seguridad y
la implementacin de Pantallas de Seguridad con formas geomtricas, todo ello
dificulta la falsificacin de documentos.

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Formularios Standard, S.A., est ubicada dentro del casco urbano, siendo la ms
accesible de las empresas del rubro. Geogrficamente se encuentra en la 3
Avenida, 8-9 Calle, Barrio Las Acacias, N.O. de la ciudad de San Pedro Sula, en el
Edificio Babum, contiguo a Motinsa y a Vogue Cosmetics. Tambin posee en
Tegucigalpa una oficina de ventas que se encuentra al final de la Avenida Los
Prceres, en el Edificio Sam Felipe, contiguo a Honduvisin y la Farmacia Vaver.

La misin de Formularios Standard es: Contribuimos al xito de nuestros clientes,


mediante la satisfaccin continua de sus necesidades de formularios y manejo de
informacin, atendidas con un servicio excepcional.

El departamento de diseo grfico es parte de la seccin de Produccin de la


empresa, en cada pas de Centroamrica poseen una estructura similar dominada
por un director creativo o jefe de arte y sus diseadores, en el caso de Honduras
se limita a una persona. Para el sector norte del istmo se conectan a la estructura
de Guatemala (Honduras, El Salvador y Guatemala), para el sector sur, lo hacen
con Costa Rica (Nicaragua, Costa Rica y Panam) (Ver anexo 2.4)

2.2 Administracin del Sistema de Informacin del


departamento de Diseo Grfico

2.2.1 Definicin y Procedimiento General

El sistema de informacin del departamento de Diseo Grfico se determina como


transaccional y emprico. Transaccional porque no se refiere a toma de decisiones,
aunque no genera ingresos tangibles a la empresa, sino que se refiere a la
generacin de valor al producto final. Emprico porque su administracin se ha
derivado de la experiencia a lo largo de su historia no en base a un mtodo
estructurado de trabajo y un flujo definido de la informacin, sino al acoplamiento
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individual e identificacin subjetiva de la mejor forma de trabajo, de cada usuario


involucrado.

El sistema de informacin del departamento de diseo grfico, en la empresa


Formularios Standard, de la ciudad de San Pedro Sula, incluye desde la
generacin de la cotizacin, o de la solicitud de arte presentada al departamento,
el desarrollo del diseo de la forma, su posterior aprobacin, finalizando con la
generacin de la orden de produccin, la cual es enviada a fbrica adjuntando
documentacin de todo el proceso.

2.2.2 Objetivo del Sistema de Informacin.

Generar al mximo detalle los requerimientos otorgados por el cliente, traducidos


en una solicitud de diseo u orden de trabajo que generen el documento final de
manera exitosa, que es el diseo solicitado.

2.2.3 Alcance del Sistema de Informacin.

La eficiencia del sistema de informacin del departamento de diseo, es la que


determina el xito en la fabricacin de los diseos solicitados en cada orden de
produccin.

2.2.4 Descripcin del Sistema de Informacin del departamento


de Diseo Grfico - Formularios Standard

Despus de las observaciones realizadas y las entrevistas con el gerente de la


empresa y los usuarios involucrados, se logr determinar una estructura del
Sistema de Informacin del departamento de diseo grfico en Formularios
Standard (Ver anexo 2.5), que se describe a continuacin:

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a) La entrada de datos al sistema de informacin del departamento de diseo


grfico puede ser:
i. Presentacin de la cotizacin (en caso de modificacin de diseo)
ii. Presentacin del detalle del diseo mediante una solicitud de arte
(en caso de diseo nuevo, incluye datos de fabricacin estipulados
en la cotizacin)
b) Se disea la forma acorde a las especificaciones recibidas, se imprime en
el porta-diseo y se entrega al cliente para su aprobacin.
c) Despus de aprobado el arte, el cliente firma el porta-diseo y la cotizacin
y a su vez genera una orden de compra que valide el cierre de la venta.
d) El vendedor genera la orden de produccin, llena el reverso del porta-
diseo con las especificaciones del arte que no se aclaran en la orden de
produccin, y se empaqueta con la copia de la cotizacin, orden de compra
del cliente y el arte aprobado. Lo pasa a gerencia para revisin final.
e) En caso de ser un cheque se adjunta la constancia bancaria de la cuenta, y
se crea la carta de numeracin magntica.
f) El gerente revisa el arte acorde a las especificaciones establecidas en la
cotizacin y en la orden de produccin. En caso de encontrar
inconformidades lo retorna a:
i. El vendedor, en caso que hayan discrepancias en la documentacin.
ii. Departamento de diseo, en caso que el arte presente discrepancias
con la documentacin presentada.
g) Despus de la revisin final, se archiva una copia y la documentacin
original es enviada a fbrica en Guatemala para su elaboracin.
h) Ya en fbrica se hace una revisin ms, esta es an ms minuciosa, y en
caso de haber una referencia de orden de produccin anterior, se compara
con la misma para corroborar los cambios o la exactitud de la repeticin.

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CAPTULO

METODOLOGA
DE LA
INVESTIGACIN

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informacin del departamento de diseo en la empresa Formularios Standard S.P.S.] 2012

En este captulo, se describe la metodologa de investigacin mediante la cual se


llev a cabo el proceso de estudio, donde se inici con un diagnstico sobre la
situacin actual del departamento de Diseo Grfico de la empresa Formularios
Standard, entidad de ventas en San Pedro Sula y as en base a los resultados
obtenidos a lo largo de la investigacin y aplicacin de instrumentes, se concluy
con una propuesta para la solucin ptima en la bsqueda de la satisfaccin de
las necesidades que posee su sistema de informacin.

3.1 Situacin Problema

Actualmente, Formularios Standard cuenta con un proceso automatizado emprico,


tal y como se indica en la seccin 2.2.1, se determina emprico debido a que no
existe un procedimiento de solicitud de artes de forma estructurada, sino que
debido a la experiencia de los aos, cada vendedor se acomoda a un propio
mtodo de trabajo, que no les facilita la gestin de informacin, ya que no cuenta
con un proceso estructurado para la solicitud de artes, debido a una falta de
unificacin de documentos para la solicitud de artes, carencia de un mtodo de
revisin estructurado que asegure la correcta elaboracin de los mismos. Un
mtodo que les permita hacer revisin de todos los detalles que conlleva el diseo
de la papelera, producto de informacin incompleta facilitada al departamento de
diseo para la realizacin de artes, a esto se le agrega la inexistencia del empleo
de herramientas ofimticas que auxilien al sistema integrado propietario que
poseen, lo que ocasiona:
a. Re-impresiones innecesarias.
b. Proceso cclico de revisin en la cual se pierde tiempo de las reas
vinculadas (ventas y gerencia) tanto como del departamento de diseo.
c. Detencin del avance de produccin debido a deteccin de inconsistencias
por parte del departamento de pre-prensa en fbrica.
d. Errores de produccin.

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3.2 Planteamiento del problema de Investigacin

Esta situacin nos refiri a establecer como problema de:

Se lograr incrementar la eficiencia del sistema de informacin en el


departamento de Diseo Grfico, en la empresa Formularios Standard de la
ciudad de San Pedro Sula, mediante la aplicacin de herramientas ofimticas
como apoyo al proceso de diseo?

3.3 Objeto de Investigacin

Eficiencia del Sistema de informacin del departamento de diseo grfico, en la


empresa Formularios Standard en la ciudad de San Pedro Sula.

3.4 Objetivos de la Investigacin

3.4.1 Objetivo General

Identificar que el incremento en la eficiencia del Sistema de informacin del


departamento de diseo grfico, en la empresa Formularios Standard en la ciudad
de San Pedro Sula, se lograr mediante el empleo de herramientas ofimticas
como apoyo al proceso de diseo de artes, para elaborar una propuesta de plan
de aplicacin de herramientas ofimticas en el sistema de informacin del
departamento de diseo grfico, en la empresa Formularios Standard en la ciudad
de San Pedro Sula.

3.4.1 Objetivos Especficos

i. Realizar un diagnstico del sistema de informacin del departamento de


diseo grfico, mediante la observacin, de los documentos de entrada, su

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consumo de materiales, en la empresa Formularios Standard en la ciudad


de San Pedro Sula.
ii. Interpretar y analizar el diagnstico realizado en el departamento de trabajo.
iii. Elaboracin de los instrumentos de investigacin (checklist, encuestas y
entrevistas) aplicables en Formularios Standard y empresas de artes
grficas que hayan empleado exitosamente la aplicacin informtica en sus
sistemas de informacin de diseo grfico.
iv. Interpretar y analizar los datos reflejados por la aplicacin de los
instrumentos de investigacin.
v. Determinar el valor prctico de la automatizacin de oficinas a travs de la
comparacin, en base a percepcin, de las empresas en estudio.
vi. En base al anlisis de datos identificar las herramientas ofimticas idneas
para el sistema de informacin del departamento de diseo grfico de
Formularios Standard.
vii. Elaboracin de propuesta del plan de implementacin de herramientas
ofimticas en el sistema de informacin del departamento de diseo grfico,
para la aprobacin de la gerencia de la empresa Formularios Standard en la
ciudad de San Pedro Sula.

3.5 Delimitacin Espacial

La investigacin se realizar en la empresa Formularios Standard, en la entidad de


ventas ubicada en la ciudad de San Pedro Sula, Honduras, en su departamento de
diseo grfico y abarcar su relacin de informacin con el departamento de
ventas y la gerencia. La casa matriz est ubicada en ciudad de Guatemala,
Guatemala, y posee entidades de ventas en las ciudades capitales de cada pas
centroamericano.

El departamento de diseo realiza los artes para la entidad de ventas de San


Pedro Sula y Tegucigalpa. La fuerza de ventas global es de diez vendedores,
repartidos equitativamente en las dos entidades; posee un nivel de carga de
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trabajo promedio de 250 artes mensuales, entre nuevos y actualizaciones de


versiones anteriores, incluyendo el tratamiento digital de logotipos.

3.6 Tipo y Diseo de la Investigacin

La investigacin se bas en un enfoque de tipo mixto, en la cual se aplicaron


instrumentos de investigacin con enfoques cualitativo (datos recopilados sin
medicin numrica sino por percepcin) y cuantitativo (datos recopilados en base
numrica). Los datos dentro del enfoque cualitativo se determinaron mediante la
observacin (checklist) y la aplicacin de entrevistas guiadas a las personas
claves (administrador, diseador, vendedores) en el flujo de la informacin del
departamento de diseo, adems del director de diseo y el director de sistemas
de las empresas que implementaron exitosamente la informtica en los sistemas
de informacin de sus departamentos de diseo grfico.

Los datos cuantitativos se obtuvieron mediante encuestas aplicadas a las


personas que son el origen de la informacin (vendedores), datos de muestra
obtenidos mediante la observacin y la comparacin, mediante percepcin, con
empresas del mismo rubro con caractersticas similares a Formularios Standard,
en la ciudad de San Pedro Sula.

La investigacin se dise como no experimental aplicando el mtodo longitudinal,


porque no existe manipulacin de variables, se basa en los hechos reales sin
hacer predicciones, en un lapso de tiempo determinado donde se monitorean los
aspectos relacionados al problema y su evolucin. Se recolectaron datos mediante
la observacin y percepcin en varias visitas realizadas a la empresa con la
finalidad de identificar las variables y su injerencia en la evolucin y eficiencia del
sistema de informacin en estudio. Es de tipo correlacional, porque se determin
la relacin entre la automatizacin de oficinas y la eficiencia de un sistema de
informacin de un departamento de diseo grfico. Es de tipo descriptivo porque
se detallaron uno a uno los pasos del flujo de trabajo del sistema de informacin
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del departamento de diseo grfico en la empresa Formularios Standard. Se


determina tambin que es explicativa, ya que el objetivo no solo es identificar el
problema, sino sus causas y lograr establecer una propuesta de solucin ptima
para el mismo.

Vale aclarar que la investigacin se desarroll mediante el mtodo hipottico-


deductivo, porque a travs de una situacin problema se estableci una hiptesis,
la cual a travs de la aplicacin de ciertos instrumentos (explicados en la seccin
3.11.2) y su anlisis respectivo (detallado e ilustrado en el captulo 4) se valid.
Acorde a sus fuentes es una investigacin bibliogrfica, ya que se refiri a una
serie de recursos bibliogrficos, tanto impresos como digitales para fundamentarla
tericamente. Por su realizacin es una investigacin de campo, ya que se
desarroll directamente en la empresa en estudio, y se tuvo constante contacto
entre el investigador y los integrantes de la organizacin.

3.7 Poblacin y Muestra

Para esta investigacin, el universo es la empresa Formularios Standard, con sus


filiales a nivel centroamericano (desde Guatemala hasta Panam), pero la
poblacin es la oficina de ventas ubicada en San Pedro Sula, y debido a que la
oficina de ventas en esta ciudad posee un grupo de empleados pequeo (14: 6 de
ventas, 6 administrativos y 2 sub-contratados) y el departamento de diseo
grfico consiste en un solo integrante, la muestra se establece como no
probabilstica y por conveniencia, debido a que por juicio prudencial se considera
que la poblacin es lo suficientemente pequea como para considerarla en su
totalidad como muestra para el estudio.

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3.8 Hiptesis y Variables

Con base en la situacin problema y el objeto de estudio planteado, se formul la


hiptesis que sirvi de gua para responder al problema de investigacin por lo
que al comprobarse su veracidad, se acept como una realidad. As mismo, con el
fin de cubrir todas las posibilidades se formul una segunda hiptesis que
contradice todo lo expuesto en la primera, tomando en cuenta la posibilidad de
que los resultados de la investigacin hubiesen reflejado la veracidad de este
postulado.

Las hiptesis de investigacin son las siguientes:


Hi: Mediante la aplicacin de herramientas ofimticas y controles en el proceso de
elaboracin de artes en el departamento de diseo grfico de la empresa
Formularios Standard en la ciudad de San Pedro Sula, se lograr incrementar la
eficiencia de su sistema de informacin.

Ho: Mediante la aplicacin de herramientas ofimticas y controles en el proceso de


elaboracin de artes en el departamento de diseo grfico de la empresa
Formularios Standard en la ciudad de San Pedro Sula, no se lograr incrementar
la eficiencia de su sistema de informacin.

Las variables de investigacin responden al objeto de estudio, surgiendo as las


variables siguientes:

Variable Independiente: Aplicacin de herramientas ofimticas en el sistema de


informacin del departamento de diseo grfico de Formularios Standard.

Variable Dependiente: Eficiencia del sistema de informacin del departamento de


diseo grfico de Formularios Standard.

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3.9 Factibilidad de la Investigacin

Operativa
La empresa Formularios Standard posee una estructura de red adecuada y un
sistema de informacin bsico que facilite la comunicacin del departamento de
diseo grfico con las reas vinculantes (Ventas y Gerencia), el personal posee un
nivel bsico del uso de computadoras, por lo que se puede determinar que la
factibilidad tcnica ya existe.

La solucin a plantear a travs de herramientas tecnolgicas no interfiere en el


sistema de informacin de ventas, y busca la eficiencia del departamento de
diseo, por lo que la revisin de parte de gerencia se ver reducida a de trmite
y a su vez buscar la reduccin en el consumo de recursos de papelera y tintas. Lo
que garantizar un paso firme en la evolucin informtica que pueda tener la
empresa en un futuro.

Tecnolgica
La empresa Formularios Standard posee el hardware con los requisitos necesarios
en el departamento de ventas para la instalacin de las herramientas tecnolgicas
y las licencias de software necesarias para su desarrollo (Ver anexo 3.2).

Econmica
La empresa Formularios Standard en su entidad de ventas en la ciudad de San
Pedro Sula, cuenta con el equipo y las licencias necesarias para la
implementacin de las herramientas tecnolgicas, y la capacitacin del personal
para su uso est implcita en la aplicacin de las mismas. Por lo que se puede
concluir que la factibilidad econmica existe.

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3.10 Limitaciones

Dentro del desarrollo de la investigacin se identificaron las siguientes


limitaciones:

a. La ausencia de una propuesta metodolgica desde la perspectiva ofimtica en


las artes grficas, a nivel centroamericano, que sirva de referencia
comparativa.
b. La ausencia de un sistema de trabajo estructurado en la empresa y la carencia
de indicadores de rendimiento del cual obtener datos cuantitativos histricos.
Debido a esto, el investigador se vio en la necesidad de desarrollar una escala
de evaluacin/percepcin para mostrar cuantitativamente las mejoras
obtenidas y basarse en datos histricos de adquisicin de recursos por tiempo
determinado del departamento de diseo.
c. La carencia de datos estadsticos de las empresas dedicada a las artes
grficas, ya que ni el INE (Instituto Nacional de Estadsticas), la CCIC (Cmara
de Comercio e Industria de Corts, la ANDI (Asociacin Nacional de
Industriales), el BCH (Banco Central de Honduras) y la Municipalidad de San
Pedro Sula (divisin de permisos de operacin) posee una clasificacin de las
empresas del rubro como tal, ya que la mayora de estas son PYMEs y no
estn registradas, adems la forma en que se han registrado se determinan en
dos divisiones globales: industrial y de servicios (Entrevista con Vanessa
Rodrguez, Informacin estadstica CCIC, Cindy Sorto, Registro de Permisos
de Operacin MSPS CCIC, consultas mediante correo electrnico con
departamentos de Relaciones del INE (Instituto Nacional de Estadstica) y de la
ANDI (Asociacin Nacional de Industriales).
d. Los rpidos cambios que experimentan constantemente las tecnologas de
informacin.
e. Dificultad para ubicar todas las empresas dedicadas a las artes grficas en San
Pedro Sula. Por lo que se tomaron como referencia por su similitud en la
finalidad de negocio a RR Donelly Honduras (mayor competidor a nivel

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nacional), Editorial Grupo CERCA y Diario La Prensa en su divisin de


publicidad.

3.11 Desarrollo de la Investigacin

El proceso de investigacin, con fines ilustrativos se dividi en dos etapas: la


primera consisti en la inmersin en el campo mediante la cual fueron objeto de
estudio tanto la empresa Formularios Standard como otras dos instituciones
externas en repuesta a las variables de investigacin planteadas (seccin 3.11.1)
y la segunda consisti en ofrecer el detalle de las tcnicas a aplicar de los
instrumentos de investigacin y recoleccin de datos (seccin 3.11.2).

3.11.1 Inmersin en el campo

En esta etapa se explor y evalu el contexto, adems de considerar la relacin


con cada uno de los factores vinculantes al desarrollo de la investigacin y
pudiesen verse resueltos en empresas de referencia con circunstancias similares y
as asegurar el xito de la investigacin. Para ello se desarrollaron los siguientes
procesos:

a. Visitas de campo frecuentes a las instalaciones del departamento de diseo


grfico, y ventas, de Formularios Standard, para el estudio y evaluacin a
detalle del nivel de implementacin ofimtico de la documentacin de entrada y
salida, a travs de la observacin directa y conversaciones con el diseador y
el gerente de la organizacin. Las visitas se desarrollan a consideracin de la
gerencia de la empresa, establecidas en dos (2) visitas semanales durante tres
(3) semanas que representaban las de mayor flujo de trabajo en el mes.

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b. Estudio y determinacin del nivel ofimtico en los documentos de entrada del


sistema de informacin del departamento de diseo grfico a travs de un
instrumento de evaluacin/medicin especfico.

c. Seleccin y entrevista de personal del departamento de ventas, diseo grfico


y gerencia de Formularios Standard, para conocer de forma amplia y de
acuerdo a sus percepciones sobre enfoques, tcnicas, metodologa y
herramientas ofimticas para la entrada y salida de informacin del
departamento de diseo grfico, as como su desarrollo futuro.

d. Entrevista con la gerencia y diseador de una de las empresas de la


competencia, para lograr una percepcin del ms grande competidor de la
empresa en cuestin, de su percepcin con respecto a la aplicacin de
herramientas ofimticas en el sistema de informacin de su departamento de
diseo grfico. Se determin como mayor competidor en base a percepcin de
la fuerza de ventas de Formularios Standard acorde a sus experiencias con
sus clientes (Ver grfica en anexo 2.6 y tabla de datos en anexo 3.5).

e. Entrevista del director creativo y de sistemas de Diario La Prensa, en su


divisin de Publicidad, y con el Grupo Cerca en su divisin de Diseo Grfico,
con la finalidad de lograr a travs de sus conocimientos y experiencias
producto de la exitosa implementacin de sistemas de informacin robustos y
maduros, a nivel de automatizacin de oficinas, en sus departamentos de
diseo grfico, la base de comparacin para la implementacin ofimtica de
apoyo al sistema de informacin del departamento de diseo grfico de
Formularios Standard. Se determin usar como referencia a Diario La Prensa
en su divisin de publicidad por su similitud en el flujo de trabajo, por que
poseen un sistema totalmente digitalizado, por la cercana en ubicacin con
Formularios Standard. El Grupo Cerca por su similitud en el flujo de trabajo y
porque los involucrados en el sistema de informacin de diseo grfico posee
una divisin geogrfica en su estructura, similar a la de Formularios Standard.

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3.11.2 Detalle de los instrumentos de investigacin

En esta etapa se describen los instrumentos de investigacin y recoleccin de


datos.

a. Instrumento N 1: Observacin directa de campo en el departamento de


diseo grfico de Formularios Standard

El primer instrumento de investigacin aplicado fue la observacin (Ver Anexo


1.1), para el cual se utiliz una gua elaborada que comprendi criterios de
aplicacin de herramientas ofimticas en la documentacin de entrada. Mediante
este instrumento tambin se evalu aspectos de calidad de los diseos, como los
errores ms frecuentes y la determinacin de la correcta entrada de informacin
como solicitud de diseo y la posterior revisin del arte hasta su llegada a fbrica.

La aplicacin de este instrumento reflej una evaluacin inicial de la aplicacin


ofimtica en Formularios Standard, identificando la existencia de los recursos
necesarios para su implementacin pero una clara subutilizacin de los mismos y
al bajo grado de preparacin en materia informtica de parte del personal de
ventas.

La escala de evaluacin inicial comprendi cuatro (4) rangos numricos de


calificacin de 1 a 4 con un equivalente en cuatro (4) categoras nominales (No
implementado, Implementacin Elemental, Implementacin Parcial,
Implementacin Total), las cuales representaron el nivel de implementacin de
recursos ofimticos como apoyo para la entrada y salida del departamento de
diseo grfico, como se muestra a continuacin:

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Tabla 1 - Escala de Evaluacin inicial de Dnde:


implementacin ofimtica
i. No implementado: Situacin de no
Escala de Evaluacin Inicial
implementacin informtica en la
Rango
Escala Nominal empresa. En este nivel la empresa
Numrico
no posee recursos tecnolgicos que
No Implementado 1
ayuden en su sistema de trabajo.
Implementacin 2
ii. Implementacin Elemental: Nivel
Elemental
de implementacin donde se
Implementacin Parcial 3
poseen los recursos tecnolgicos
Implementacin Total 4
pero estos son subutilizados.
Fuente: Elaboracin propia

iii. Implementacin Parcial: Nivel tecnolgico considerable, que comprende cierta


participacin dentro del sistema de informacin pero sin una estructura
administrativa y de control de la misma.
iv. Implementacin total: Alto grado de aplicacin de recursos tecnolgicos regidos
por una estructura administrativa y sus respectivos indicadores de eficiencia.

b. Instrumento N 2: Encuesta dirigida al personal ventas de Formularios


Standard en San Pedro Sula

El segundo instrumento utilizado en el desarrollo de la investigacin fue una


entrevista/encuesta aplicada al departamento de ventas (Ver Anexo 1.2), teniendo
como soporte los datos recopilados mediante la observacin. La aplicacin de este
instrumento permiti conocer de forma amplia la percepcin del personal
entrevistado su grado de preparacin a nivel informtico, su grado de
conocimiento del sistema de solicitud de artes, las herramientas utilizadas para la
solicitud de artes, la posibilidad de la aplicacin de herramientas ofimticas que
ayuden a una estandarizacin de la informacin de entrada al departamento de
diseo grfico y la percepcin que poseen de la eficiencia de este departamento.

La gua elaborada consisti de catorce (14) preguntas cerradas y cuatro (4)


preguntas abiertas que se realizaron a los vendedores (5), donde se logr una

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excelente interaccin con el entrevistado, lo que permiti la obtencin de mayor


informacin que reforzara lo obtenido mediante la observacin. A las preguntas
cerradas se les dio una escala del 1-5 donde su valoracin fue el 5 como mayor y
el 1 como menor.

c. Instrumento N 3: Entrevista estructurada dirigida al personal diseo


grfico de Formularios Standard en San Pedro Sula

El tercer instrumento que se utiliz fue una entrevista estructurada aplicada al


departamento de diseo grfico (Ver anexo 1.3), teniendo como soporte los datos
recopilados mediante la observacin. La aplicacin de este instrumento permiti
conocer de forma amplia la percepcin del personal entrevistado su grado de
preparacin a nivel informtico, su grado de conocimiento del sistema de solicitud
de artes, las herramientas utilizadas para la solicitud de artes, la posibilidad de la
aplicacin de herramientas ofimticas que ayuden a una estandarizacin de la
informacin de entrada al departamento de diseo grfico y la percepcin que
poseen de la eficiencia de este departamento.

La gua elaborada consisti de nueve (9) preguntas cerradas y cinco (5) preguntas
abiertas que se realiz al diseador, donde se logr una excelente interaccin con
el entrevistado, lo que permiti la obtencin de mayor informacin que reforzara lo
obtenido mediante la observacin. Las preguntas cerradas presentaron una
valoracin idntica al instrumento anterior, del 1-5 con el 5 como mayor valor.

d. Instrumento N 4: Entrevista estructurada dirigida al gerente para


Honduras de Formularios Standard y de la Competencia.

El cuarto instrumento aplicado fue la entrevista/encuesta dirigida al gerente de


Formularios Standard (Ver Anexo 1.4), la cual permiti conocer la percepcin del
responsable de la toma de decisiones a nivel nacional. De acuerdo a las
percepciones del gerente se confirmaron datos obtenidos por la observacin y las

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encuestas realizadas al departamento de ventas, su disponibilidad de aplicacin


de herramientas ofimticas y algunas opciones del sistema de informacin que
puedan facilitar un sistema de trabajo estructurado y un sistema de revisin de
artes que eliminen la posibilidad de errores.

La gua de apoyo para esta entrevista consisti de dieciocho (18) preguntas


cerradas y cuatro (4) preguntas abiertas. Las preguntas cerradas incluyeron
rangos numricos de calificacin y categoras nominales que describieron a mayor
detalle el actual sistema de trabajo y la percepcin de lo que realmente debera
contener el nuevo sistema con la aplicacin de herramientas ofimticas como
apoyo al mismo. Este instrumento tambin fue aplicado a la competencia, con la
finalidad de apreciar una comparacin directa al flujo que presenta el sistema de
informacin actual de Formularios Standard.

e. Instrumento N 5: Entrevista estructurada a directores creativos de las


empresas en estudio.

Este instrumento fue desarrollado con la finalidad de obtener la apreciacin del


sistema de informacin del departamento de diseo (Ver Anexo 1.5), su flujo de
informacin de entrada y salida y los medios utilizados, algo que no poda
obtenerse mediante la observacin ya que por polticas de la empresa presentaron
limitantes para el acceso a sus instalaciones y a informacin que pudiese apoyar
estos instrumentos. Mediante este instrumento logr obtenerse la informacin
necesaria para realizar una comparacin efectiva con el sistema de trabajo en
Formularios Standard, y comprobar la posibilidad de mejora del estatus actual.

La escala de evaluacin/percepcin comprendi diez (10) categoras numricas,


del 1 al 5, con un equivalente en cinco (5) categoras nominales (Ninguno, Poco,
Moderado, Significante, Sobresaliente), las cuales representaron el grado de
mejora de la eficiencia generada por la aplicacin ofimtica en los sistemas de
informacin, tal como se detalla en el siguiente inciso.

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f. Instrumento N 6: Entrevista estructurada dirigida directores de tecnologa


de informacin de las empresas en estudio.

Instrumento de investigacin aplicado como entrevista estructurada dirigida a los


directores de tecnologa de informacin de las empresas en estudio (Ver Anexo
1.6), mediante la cual se logr obtener la evaluacin/percepcin de la aplicacin
exitosa de la informtica evolucionada a un nivel de madurez. Se determin la
aplicacin en estas empresas por ser referentes en la industria grfica nacional y
su nivel de aplicacin informtica es total, eliminando cualquier posibilidad de error
en sus impresiones y procedimientos manuales en su sistema de trabajo.

La escala de evaluacin/percepcin comprendi cinco (5) categoras numricas,


del 1 al 5, con un equivalente en cinco (5) categoras nominales (Ninguno, Poco,
Moderado, Significante, Sobresaliente), las cuales representaron el grado de
mejora de la eficiencia generada por la aplicacin ofimtica en los sistemas de
informacin e incluso el nivel informtico en un nivel de madurez, tal como se
muestra a continuacin:

Tabla 2 - Escala de Evaluacin/Percepcin de Dnde:


eficiencia de S.I. ofimatizados
i. Ninguno: Grado en el que los
Escala de Evaluacin/Percepcin
resultados de mejora en los
Rango
Escala Nominal indicadores de eficiencia no reflejan
Numrico
mejora alguna.
Ninguno 1
ii. Poco: Grado en el que los
Poco 2
resultados de mejora en los
Moderado 3
indicadores de eficiencia fueron
Significante 4
escasos y/o poco significativos.
Sobresaliente 5
iii. Moderado: Grado en el que los
Fuente: Elaboracin propia
resultados de mejora en los
indicadores de eficiencia alcanzados son evidentes pero se mantienen dentro del
rango promedio.
iv. Significante: Grado en el que los resultados de mejora en los indicadores de

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eficiencia fueron representativos y superan levemente el rango promedio.


v. Sobresaliente: Grado mximo que pueden alcanzar los resultados de mejora en
los indicadores de eficiencia, por tanto considerados excepcionales.

Los indicadores de eficiencia estudiados a travs de la escala de


evaluacin/percepcin son los sugeridos de parte del investigador para medir las
mejoras obtenidas durante la implementacin ofimtica en los sistemas de
informacin de diseo grfico de las empresas en estudio comparativo con
Formularios Standard. A continuacin se definen estos indicadores:

i. Eficiencia de produccin: Relacin entre los artes que se detienen por


inconsistencia en el diseo y los enviados a fbrica.

ii. Eficiencia de impresin: Relacin entre el nmero de impresiones


efectivas aprobadas por el cliente y el nmero de impresiones realizadas.

iii. Eficiencia en el consumo de recursos: Indicador del consumo de


portadiseos (papelera de impresin de diseos) y el consumo de tintas
con respecto a las solicitudes de arte.

iv. Eficiencia de tiempos por arte: Promedio del tiempo acumulado por arte
nuevo referente a la meta establecida por la gerencia en su entrega.

Es determinante mencionar que de las empresas que han implementado la


ofimtica en los sistemas de informacin de sus departamentos de diseo, Diario
La Prensa en su divisin de publicidad lo desarroll a nivel de madurez,
implementando flujos digitales de control de calidad de los recursos grficos a
utilizar, y tanto Grupo CERCA como RR Donnelley desarrollaron la aplicacin
ofimtica total pero sin indicadores de eficiencia. Para poder comprender de forma
clara la triangulacin de los instrumentos aplicados para su anlisis y los detalles
de las consideraciones estadsticas que conllev su desarrollo (ver Anexo 3.3).

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CAPTULO

ANLISIS E
INTERPRETACIN DE
LOS RESULTADOS

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En este captulo se presentan los resultados obtenidos de la aplicacin de los


instrumentos de investigacin para explorar y evaluar tanto el contexto de estudio
del departamento de diseo grfico de Formularios Standard, como el contexto
externo de los resultados de mejora en los departamentos de diseo grfico de las
empresas, que implementaron exitosamente herramientas ofimticas en su
sistema de informacin y la comparacin con un sistema de informacin
automatizado a un nivel de madurez.

Se incluye en esta seccin los siguientes anlisis, en el mismo orden en que se


describen los respectivos instrumentos en la seccin 3.11.2, para facilitar su
lectura y comprensin:

4.1 Anlisis de Instrumento N 1: Observacin directa de campo en el


departamento de diseo grfico de Formularios Standard
4.2 Anlisis de Instrumento N 2: Encuesta aplicada en Formularios Standard en
San Pedro Sula.
4.3 Anlisis de Instrumento N 3: Entrevista estructurada a la competencia (RR
Donnelley)
4.4 Anlisis de Instrumento N 4: Entrevista estructurada a las empresas base de
comparacin (La Prensa y Grupo Cerca)
4.5 Anlisis estadstico, segn percepcin, de las empresas estudiadas y
correlacin de variables de investigacin

Cabe aclarar que los anlisis presentados a lo largo de esta seccin se


desarrollaron mediante los enfoques de:

a) Anlisis de datos cualitativos, que en este caso se refiere a la organizacin,


resumen e interpretacin de perspectivas y experiencias de las personas
entrevistadas, situaciones y hechos observados por el investigador, como
es el caso de las secciones 4.1, 4.2, 4.3 y 4.4.

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b) Anlisis de datos cuantitativos, que se refieren al anlisis del registro


sistemtico, vlido y confiable de situaciones y resultados observables a
travs de un conjunto de categoras, as como de datos secundarios
(resultados y apreciaciones de las empresas en estudio) como es el caso
de las secciones 4.3 y 4.4. Los datos recopilados fueron ilustrados en
grficas mediante tratamiento por software estadstico, para los cuales se
emple Excel y Minitab 16. En el caso de Excel para el manejo de datos
producto de anlisis de percecpin, y Minitab respecto al anlisis puro
estadstico y prueba de Anderson-Darling, por su versatilidad y facilidad de
manejo.

Por ltimo se presentan las conclusiones y recomendaciones finales, producto del


trabajo de investigacin realizado.

4.1 Anlisis de Instrumento N 1: Observacin directa de campo


en el departamento de diseo grfico de Formularios
Standard

De acuerdo a las observaciones realizadas tanto en el departamento de diseo


grfico, como en el departamento de ventas, se identific que la nica herramienta
ofimtica empleada para la entrada de informacin, hacia el proceso de diseo, es
el correo electrnico y esta a su vez es muy pocas veces utilizada, se observ as
mismo que predomina el uso de documentos impresos (solicitud de arte y en muy
raras ocasiones se hace uso de la cotizacin) e indicaciones verbales.

En ciertos casos el cliente enva ciertos elementos de diseo mediante CDs o


memorias USB. Asimismo para la aprobacin de los artes por parte del cliente, se
hacen a travs de medios impresos, no as a travs de herramientas ofimticas, lo
que genera un mayor consumo de recursos de papelera, energa y tintas, en el
proceso de revisin y posterior envo del arte a fabricacin.
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Nivel de Implementacin de Herramientas Ofimticas


Solicitud de Arte

4.0 LI=4

3.5
UCL=3.344

Rango Percepcin 3.0

2.5

2.0
_
1.5 X=1.571

1.0

1 2 3 4 5 6 7
Observaciones

Figura 1- Evaluacin/Percepcin de nivel de implementacin ofimtica


en el proceso de solicitud de arte

Tal y como se detall en la seccin 3.11.2., y de acuerdo a lo reflejado en la figura


1 se determina, de acuerdo a la percepcin del investigador, que el grado de
implementacin ofimtica es elemental, se poseen los recursos pero son
subutilizados. Esto en base a que el rango de evaluacin/percepcin
predominante fue 1 y 2 (Ver anexo 3.5), cuando se estableci un lmite de 4 para
considerar una implementacin total de herramientas ofimticas.

La solicitud de arte presenta dificultades para poder plantear toda la informacin


necesaria para la realizacin del diseo, en las casillas de especificacin de los
detalles propios del diseo posee poco espacio, y la casilla de observaciones de
parte del departamento de ventas, no es utilizada debido a que ofrecen esas
observaciones de manera verbal. En algunas ocasiones el vendedor adjunta la
cotizacin a la solicitud de arte, y la solicitud de arte la presenta con menos
informacin respecto al promedio. La informacin promedio se puede determinar,
acorde a percepcin del investigador y lineamientos ofrecidos por el gerente de la
empresa, como:
a. Nombre del Cliente
b. Tipo y tamao de la Forma

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c. Tipo de papel, nmero de partes, perforaciones y tintas


d. Tipo y rango de numeracin (si aplica)
e. Ttulos (si aplica)

En la mayora de ocasiones no se ofrece la informacin necesaria para la


realizacin del diseo, por lo que las reimpresiones son continuas. Un factor
comn de fundamento de parte de los vendedores para presentar informacin
incompleta, es que el cliente no les facilita toda la informacin en su primera visita
o llamada telefnica, esto poseera mayor validez si fuese un factor espordico y
no as un factor predominante, se aduce ms a un sistema de trabajo ineficiente
de parte del vendedor, segn percepcin del investigador y comentarios del
gerente de la empresa.

En el departamento de diseo grfico se observ que posee una revisin emprica


de los artes, no posee un proceso estructurado de revisin de los artes antes de
ser impresos, lo que facilita la generacin de inconsistencias respecto a la
informacin de solicitud de arte. Tambin se detect que el vendedor no
acostumbra a revisar el arte en comparacin a la informacin solicitada, por lo que
hasta que el cliente realiza su respectiva revisin, se detectan inconsistencias, lo
que genera un ciclo repetitivo (improductivo) de revisin hasta que se aprueba el
arte.

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Errores predominantes en el departamento de arte

10 100

8 80

Gravedad
6 60

Percent
4 40

2 20

0 0
Errores Informacion Diseo Revision
Gravedad 4 3 3
Percent 40.0 30.0 30.0
Cum % 40.0 70.0 100.0

Figura 2 - Nivel de percepcin de errores predominantes en la elaboracin de artes

Tal y como se muestra en la figura 2, segn percepcin del investigador, los


errores se originan debido a la informacin incompleta proporcionada en la
solicitud de artes y por inconsistencias en el diseo por faltas propias del
diseador. Debido a esas inconsistencias, el departamento de diseo presenta un
alto grado de consumo de recursos debido a las reimpresiones realizadas con un
promedio de 4-5 por arte (Ver anexo 3.6).

4.2 Anlisis de Instrumento N 2: Encuesta aplicada en


Formularios Standard en San Pedro Sula

De acuerdo a las respuestas y apreciaciones recopiladas, los integrantes del


departamento de ventas presentan un grado acadmico de secundaria completa
predominante, y un bajo grado de habilidades informticas, lo que fortalece su
resistencia al uso de herramientas ofimticas como apoyo al ingreso de
informacin al proceso de diseo y a la revisin de los artes.

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Relacin nivel acadmico-informtico


Departamento de Ventas

5.0

4.5

Nivel academico
4.0

3.5

3.0

2.5

2.0

3.0 3.5 4.0 4.5 5.0


Nivel informtico

Figura 3 - Relacin nivel acadmico-informtico personal departamento de ventas

Nivel Acadmico Nivel Informtico


Media Muestral () = 3.2 Media Muestral () = 3.6
Desviacin estndar () = 1.3 Desviacin estndar () = 0.89
Muestra (n) = 5 Muestra (n) = 5

La figura 3 nos comprueba la correlacin existente entre el nivel acadmico y las


capacidades ofimticas en el personal del departamento de ventas, con un r=
0.739, a mayor nivel acadmico mayores capacidades ofimticas (Ver anexo 3.7).
El promedio de los integrantes del departamento de ventas presenta un nivel
acadmico de secundaria completa, a lo que se le agrega un bajo nivel de
capacidades informticas y el uso de la solicitud de arte mediante documentacin
impresa. Esto refleja y comprueba el porqu del nivel actual de aplicacin
ofimtica en las entradas del sistema de informacin de diseo grfico.

La mayora de los entrevistados consideran que la aplicacin de herramientas


ofimticas es necesaria para unificar y optimizar el ingreso de informacin al
proceso de diseo, pero que a su vez sea lo ms simple posible, de esa forma
estaran dispuestos a utilizarlas.

En la entrevista realizada a los integrantes del departamento de ventas, reflej que


la mayora, desconocen un proceso estructurado de solicitud de arte, se basan en
la simpleza de presentar el documento de solicitud de arte y en algunos casos

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ante la ausencia de este, presentan la cotizacin. El gerente expres que durante


la induccin del personal de ventas se les notifica verbalmente en qu consiste el
proceso de solicitud de arte, pero la misma costumbre los hace no cumplirla a
cabalidad. Adems, confirm que en reiteradas ocasiones ha realizado presin
porque el documento sea llenado en su totalidad, optando por no aceptar las
solicitudes de arte incompletas, pero tambin la costumbre nuevamente hace
presin contra ese tipo de control.

A esto se le agrega que los vendedores tampoco acostumbran a hacer una


revisin metdica o estructurada de los artes entregados de parte del
departamento de diseo grfico.

4.3 Anlisis de Instrumento N 3: Entrevista Gerente de


Formularios Standard y RR Donnelley.

De acuerdo a las respuestas y apreciaciones ofrecidas por los entrevistados, la


competencia posee un nivel de implementacin ofimtica mayor a la de
Formularios Standard. Segn el gerente de RR Donnelley, ellos poseen solicitudes
de arte ajustadas por la informacin ingresada en el sistema para la cotizacin con
un apartado de observaciones en las cuales el vendedor puede agregar todas las
indicaciones necesarias para la realizacin del arte. Esta solicitud de arte es
enviada al departamento de diseo grfico por medio de correo electrnico.

Agrega que el diseador est obligado a entregar el arte completamente revisado


acorde a la solicitud de arte, y enviarlo al vendedor en formato PDF (Formato de
documento porttil, es un formato de almacenamiento de documentos. Este
formato es de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto)), mediante
correo electrnico para la aprobacin del cliente, cuando este da el visto bueno, es
cuando se imprime para llevarlo a su firma que valida la aprobacin del arte.
Posteriormente es enviado el diseo a su fabricacin, como archivo digital a travs

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de un ftp donde es clasificado acorde a su nmero de orden de produccin, y de


esa forma hace espera para su fabricacin.

Aduce que no poseen datos estadsticos respecto a la eficiencia que posee su


actual sistema de informacin del departamento de diseo grfico, pero acorde a
su apreciacin en comparacin al anterior, si poseen datos respecto al consumo
de recursos de papel y de tintas. Adems seala que ha observado considerable
mejora en los tiempos de aprobacin de artes, disminuir tiempos de entrega de
artes de parte del departamento de diseo, y lo ms importante satisfaccin a nivel
interno con el proceder, que considera relativamente sencillo gracias a la
aplicacin de herramientas ofimticas.

Herramientas Ofimticas

5%
15% Correo Electrnico
35%
FTP
Excel
Otros
45%

Figura 4 - Evaluacin/Percepcin del uso de herramientas ofimticas en RR Donnelley

Como se detalla en la Figura 4 (ver anexo 3.8), la percepcin de parte del gerente
de RR Donnelley respecto al uso de herramientas ofimticas en su sistema de
informacin de diseo de artes se basa en su FTP (Protocolo para la
Transferencia de Archivos, desde un ordenador se puede conectar a un servidor
para descargar archivos desde l o para enviarle archivos, sin importar el sistema
operativo) y el correo electrnico.

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20

15
Ene-Mar
10
Abr-Jun

5 Jul-Sept
Oct-Dic
0
Consumo Consumo Consumo Consumo
Papel Tintas Papel Tintas
Formularios Standard RR Donnelley

Figura 5 - Comparacin consumo de recursos de papel y tintas


entre Formularios Standard y RR Donnelley

En la figura 5 se detalla el consumo de recursos de papel y tintas (ver anexo 3.9),


determinado por los gerentes de las compaas Formularios Standard y RR
Donnelley para el ao 2011, donde se nota el alto grado de consumo de la
empresa en estudio respecto a su competencia. Aqu confirmamos que la
implementacin de herramientas ofimticas en la automatizacin de la oficina de
RR Donnelley genera una ventaja considerable.

El gerente de Formularios Standard esclarece que en su empresa se desarrolla


una situacin totalmente contraria a la presentada por RR Donnelley, donde
actualmente se realiza todo de forma manual, incluyendo el envo de una copia
impresa del arte a fbrica para que all se haga una ltima revisin respecto al
archivo digital enviado por el departamento de diseo grfico, en el cual tambin
pueden encontrarse inconsistencias.

4.4 Anlisis de Instrumento N 4: Entrevistas aplicadas en La


Prensa y Grupo Cerca.

El Grupo Cerca presenta un nivel de implementacin de herramientas ofimticas


similar al de RR Donnelley, donde su sistema de informacin de diseo grfico se

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basa en el uso de Word, Excel, FTP y correo electrnico, con la diferencia que el
FTP de Grupo Cerca posee un software que les ayuda en la clasificacin de los
archivos recibidos acorde al destinatario, y hace una revisin de caractersticas
bsicas de las imgenes que se reciben, respecto a resolucin (indica cunto
detalle puede observarse en una imagen. A mayor resolucin se traduce en
obtener una imagen con ms detalle o calidad visual), y tamao de las imgenes.

En Grupo Cerca no poseen datos estadsticos que sustenten la eficiencia de esa


implementacin, pero para sus directores de TI y del departamento de arte, es
tangible la disminucin de tiempos en la elaboracin de diseos, de errores en sus
publicaciones, del consumo de recursos de papel y tintas, generando un
incremento en la satisfaccin de sus empleados y sus clientes.

El caso de La Prensa se refiere a un nivel de automatizacin de oficinas mucho


ms robusto y controlado. Se basan en un sistema integrado que controla el flujo
de la informacin a partir del cliente. El vendedor ingresa los datos al sistema en
base a los requerimientos del cliente, todos los detalles y observaciones
necesarias para la realizacin de los diseos los esclarece en el apartado
observaciones toda esta informacin es visuali ada por el diseador sin
necesidad de ser advertido por el vendedor, le llega una notificacin de una nueva
solicitud de arte.

Posteriormente revisa el ingreso del FTP para confirmar si el cliente ha enviado


el/los archivo/s necesario/s para la elaboracin del arte, en caso que as se haya
detallado en la solicitud. El FTP posee un software de control de calidad de los
archivos ingresado y que a su vez los organiza por cliente y por fecha de ingreso.
El control de calidad se basa en detalles predeterminados por La Prensa como:
resolucin de imgenes, uso de tintas, transparencias, tamao, etc. Cuando el
diseo se ha realizado se sube a un FTP donde el cliente puede revisarlo y ver la
versin final y as aprobarlo mediante correo electrnico.

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Finalmente el archivo es enviado en formato PDF a travs de un disco compartido


con el personal de impresin, de donde son asignados digitalmente al proceso de
impresin. Ellos redujeron su sistema a cero impresiones, por tanto cero
consumos de papel y tintas. La Prensa tampoco posee datos histricos de los
logros en eficiencia de su automatizacin de oficina.

4.5 Anlisis estadstico, segn percepcin, de las empresas en


estudio y correlacin de las variables de investigacin.

Los resultados a nivel de evaluacin/percepcin obtenido de las empresas que


han implementado la automatizacin de oficinas con el fin de incrementar la
eficiencia de sus sistemas de informacin de sus departamentos de diseo grfico,
se han recopilado y analizado en base a criterio del investigador y de los
directores tanto de Tecnologa de Informacin, directores creativos y gerentes de
cada una de estas empresas.

El investigador bajo consejera de estos expertos en la automatizacin de oficinas


y en base a sus experiencias, se ha determinado un nivel mnimo de mejora como
moderado en la escala nominal detallada en la seccin 3.11.2. Esto equivale,
segn la escala numeral, a que los indicadores de eficiencia no deben ser
menores a 3, que sera su lmite inferior, que de ahora en adelante se llamar
Lmite Inferior Especificado (LIE) y como media hipottica al efectuar
comprobacin de hiptesis.

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4.4.1 Anlisis de la eficiencia en la solicitud de arte

Estadsticos de la eficiencia en la solicitud de Anlisis e interpretacin de la grfica y


arte, segn percepcin:
Nmero de muestras 6,00 estadsticas de la eficiencia en la
Media muestral 4,17 solicitud de arte, segn percepcin:
Desviacin Estndar 0,75
Lmite Inferior Especificado 3,00 La media observada del estudio de
Tabla 3
las 3 empresas en su indicador de
eficiencia en la solicitudes de arte
Eficiencia en la Solicitud de Arte
equivale al 4,17 (Ver Tabla 4) en la
LI LS
escala de percepcin de 1-5, esto
indica que las empresas de artes
grficas que implementen
herramientas ofimticas en sus
departamentos de diseo grfico a
nivel total podrn esperar una
mejora significante en este
indicador.
3 4 5 La desviacin es de 0.75 lo que
Figura 6 - Distribucin de Frecuencias de la representa una mnima variacin
eficiencia en la solicitud de artes, segn
percepcin. en los datos.

Desempeo observado en el Indicador: Estadsticamente se calcul que el


% < LIE 0,00 100% (Ver tabla 5) de las
% > LIE 100,00 empresas mostraron un nivel de
Tabla 4
eficiencia mayor al LIE.

Triangulacin de los datos, respecto a los resultados de otros instrumentos


aplicados:

Segn el anlisis y resultados de eficiencia en la solicitud de arte (ver anexo 3.10),


segn percepcin, una empresa que desarrolla la ofimtica a un nivel de

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implementacin total, puede esperar con una probabilidad del 100%, de que como
mnimo podr obtener una eficiencia moderada en su indicador de rendimiento:
Indicador de Eficiencia en la Solicitud de Arte.

4.4.2 Anlisis de la eficiencia en la elaboracin de artes

Estadsticos de la eficiencia en la elaboracin Anlisis e interpretacin de la grfica y


de arte, segn percepcin:
Nmero de muestras 6,00 estadsticas de la eficiencia en la
Media muestral 4,67 elaboracin de arte, segn percepcin:
Desviacin Estndar 0,52
Lmite Inferior Especificado 3,00 La media observada del estudio de
Tabla 5
las 3 empresas en su indicador de
eficiencia en la elaboracin de arte
Eficiencia en la Elaboracin de Arte
equivale al 4,67 (Ver Tabla 5) en la
LI LS escala de percepcin de 1-5, esto
indica que las empresas de artes
grficas que implementen
herramientas ofimticas en sus
departamentos de diseo grfico a
nivel total podrn esperar una
mejora significante en este
indicador.

3 4 5 6
La desviacin es de 0.52 lo que
Figura 7- Distribucin de Frecuencias de la representa una mnima variacin
eficiencia en la elaboracin de artes, segn
percepcin. en los datos.
Estadsticamente se calcul que el
Desempeo observado en el Indicador: 100% (Ver tabla 6) de las
% < LIE 0,00
empresas mostraron un nivel de
% > LIE 100,00
eficiencia mayor al LIE.
Tabla 6

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Triangulacin de los datos, respecto a los resultados de otros instrumentos


aplicados:

Segn el anlisis y resultados de eficiencia en la elaboracin de artes (ver anexo


3.10), segn percepcin, una empresa que desarrolla la ofimtica a un nivel de
implementacin total, puede esperar con una probabilidad del 100%, de que como
mnimo podr obtener una eficiencia moderada en su indicador de rendimiento:
Indicador de Eficiencia en la Elaboracin de Artes.

4.4.3 Anlisis de la eficiencia en el consumo de recursos de impresin

Estadsticos de la eficiencia en la elaboracin Anlisis e interpretacin de la grfica y


de arte, segn percepcin:
Nmero de muestras 6,00 estadsticas de la eficiencia en la
Media muestral 4,00 elaboracin de arte, segn percepcin:
Desviacin Estndar 0,89
Lmite Inferior Especificado 3,00 La media observada del estudio de
Tabla 7
las 3 empresas en su indicador de
eficiencia en el consumo de
Eficiencia en el Consumo de Recursos
recursos de impresin, equivale al
LI LS
4,00 (Ver Tabla 7) en la escala de
percepcin de 1-5, esto indica que
las empresas de artes grficas que
implementen herramientas
ofimticas en sus departamentos
de diseo grfico a nivel total
podrn esperar una mejora
significante en este indicador.
2 3 4 5 6 La desviacin es de 0.89 lo que

Figura 8 Distribucin de Frecuencias de la representa una mnima variacin


eficiencia en el consumo de recursos de
impresin, segn percepcin. en los datos.

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Desempeo observado en el Indicador: Estadsticamente se calcul que el


% < LIE 0,00
100% (Ver tabla 8) de las
% > LIE 100,00
empresas mostraron un nivel de
Tabla 8
eficiencia mayor al LIE.

Triangulacin de los datos, respecto a los resultados de otros instrumentos


aplicados:

Segn el anlisis y resultados de eficiencia en el consumo de recursos de


impresin (papel y tintas) (ver anexo 3.10), segn percepcin, una empresa que
desarrolla la ofimtica a un nivel de implementacin total, puede esperar con una
probabilidad del 100%, de que como mnimo podr obtener una eficiencia
moderada en su indicador de rendimiento: Indicador de Eficiencia en el Consumo
de Recursos de Impresin.

4.4.4 Prueba de hiptesis

Como se mencion anteriormente, segn la escala numeral, los indicadores de


eficiencia no deben ser menores a 3, que sera su lmite inferior, que se identific
como Lmite Inferior Especificado (LIE) y como media hipottica al efectuar
comprobacin de hiptesis.

Las hiptesis estadsticas: Ho: = 3


Hi: > 3

Prueba de = 3 vs no = 3

Antes de proceder con la ejecucin de la prueba de hiptesis se realiz la prueba


de normalidad de Anderson-Darling (Ver figura 9). La prueba de Anderson-Darling
es utilizada para probar si un conjunto de datos mustrales provienen de una
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poblacin con una distribucin de probabilidad normal. La prueba de Anderson-


Darling se basa en la comparacin de las probabilidades acumulada emprica
(resultado de los datos) con la distribucin de probabilidades comn terica
(definida en H0).51 En ella se refleja una distribucin normal de los datos (ver
anexo 3.10).

Figura 9 - Prueba de normalidad de Resultados de Indicadores


de Eficiencia de Empresas en Estudio

Media Muestral () = 4.278


Desviacin Estndar () = 0.7519
Muestra (n) = 18


Estadstico de
Nivel de (para rechazar Valor Z Intervalo de
prueba
Confianza Ho cuando Hi () Confianza (IC)
(Z de )
es verdad)
95% 5% 1.592 7.21 (3.930, 4.625)

51
Anderson-Darling Test. Engineering Statistics Handbook. Sitio oficial del Instituto Nacional de Estadstica
y Tecnologa. Departamento de Comercio de EE.UU. Consultado 28 Septiembre 2012 en:
http://www.itl.nist.gov/div898/handbook/eda/section3/eda35e.htm
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Como 7.21 > 1.592, se obtiene el suficiente fundamento para rechazar Ho, es
decir, para rechazar que los resultados de indicadores de eficiencia son igual a 3.

Tomando en cuenta que 3,00 no est dentro del intervalo de confianza (3.930,
4.625) se rechaza la igualdad de la media 3,00, y todos sus valores superan el
intervalo de confianza antes mencionado, se posee la evidencia suficiente para
aceptar la hiptesis Hi.

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CONCLUSIONES

a) En la actualidad, las organizaciones cuentan con los beneficios que brinda


la suite ofimtica mediante la aplicacin de los recursos tecnolgicos y sus
rendimientos se perciben en tanto se encuentren en conexin con la red
Internet, ya que de manera aislada sin el provecho que ofrece la
conectividad, no permiten la gestin y transmisin de la informacin.

b) La implementacin de la suite ofimtica en las organizaciones resulta


determinante para la adopcin de parmetros flexibles e inteligentes en sus
sistemas de trabajo, caractersticas a ser aprovechadas por el talento
humano y que les otorga mayor versatilidad y dinamismo en sus funciones.

c) El exponencial desarrollo de la sociedad de la informacin refleja el grado


de capacitacin que han adquirido y deben solicitar las organizaciones
respecto a su recurso humano, traducindose en crecimiento del talento
mediante el uso beneficioso de la suite ofimtica. En este sentido, el mundo
empresarial ha visto y aplicado las ventajas de los recursos tecnolgicos en
conectividad para las labores habituales de oficina.

d) La hiptesis de investigacin no es rechazada y se concluye que a partir de


la mejora en la eficiencia de los sistemas de informacin de los
departamentos de diseo grfico de las empresas en estudio como
referencia, que implementaron la automatizacin de oficinas y sus mejoras
en la eficiencia a nivel operativo y consumo de recursos de impresin, se
confirma que la eficiencia del departamento de diseo grfico de
Formularios Standard, en su filial de San Pedro Sula mejorar con la
aplicacin de herramientas ofimticas en su sistema de informacin.

e) La pendiente de la relacin entre las dos variables de investigacin, nivel de


implementacin de herramientas ofimticas (variable independiente) y el

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nivel de eficiencia en los sistemas de informacin del departamento de


diseo grfico (variable dependiente) refleja una relacin directa positiva
fuerte entre ambas variables. Lo que, a manera de ilustracin, se puede
determinar que la implementacin ofimtica a un nivel parcial-total puede
generar un nivel de eficiencia significante-sobresaliente.

f) Debido a que el sistema de informacin del departamento de diseo grfico


de Formularios Standard en su filial de San Pedro Sula presenta un nivel de
implementacin elemental de herramientas ofimticas, se justifica la
elaboracin de la propuesta de una gua prctica de implementacin
herramientas ofimticas, con el cual se pretende dirigir al gerente y al
diseador grfico en su desarrollo en la empresa, incrementando as la
eficiencia del departamento reflejando resultados inmediatamente no solo a
nivel operativo sino en la mejora del consumo de recursos de impresin.

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RECOMENDACIONES

Segn el estudio realizado en la oficina de Formularios Standard en su filial San


Pedro Sula, enfocado en el sistema de informacin de su departamento de diseo
grfico, se presenta las siguientes recomendaciones:

a) Acorde a lo que refleja la era de la globalizacin, a los fines de potenciar el


talento humano a travs del uso de la suite ofimtica como recurso
tecnolgico en las organizaciones flexibles e inteligentes, Formularios
Standard debe entrar en sintona con ese movimiento global de forma que
se incrementen los niveles de productividad y se estimule el desarrollo
econmico.

b) Se recomienda a la empresa Formularios Standard ejecutar y seguir los


lineamientos establecidos en la propuesta de Gua Prctica de
Implementacin de Herramientas Ofimticas en el Sistema de Informacin
del departamento de Diseo Grfico, ya que dicha propuesta se enfoca en
el incremento de la eficiencia operativa y mejora en el nivel de consumo de
recursos de impresin.

c) Adems se recomienda a la empresa Formularios Standard que para fines


de proporcionarse ventajas competitivas, se hace necesario que la suite
ofimtica est sometida a una continua actualizacin. En este aspecto, el
uso creativo de los recursos tecnolgicos resulta decisivo, por lo que
adems deber evolucionar a nivel de equipo, y en un futuro poder llevarlo
a niveles Cloud, para que la suite ofimtica sea una herramienta eficaz y
produzca el correlativo crecimiento del talento humano.

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PROPUESTA DE GUA
PRCTICA DE
IMPLEMENTACIN DE
HERRAMIENTAS
OFIMTICAS

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INTRODUCCIN

El mundo de la ofimtica parece agregar ms preocupaciones por la cantidad de


trminos que se generan en su evolucin, pero al contrario, ha presentado un
manejo y una adaptabilidad sorprendente que lleva a una gestin de la innovacin
de las oficinas de manera sencilla. Las herramientas ofimticas han cruzado el
umbral de la complejidad para llegar a las manos de cada empleado a satisfacer
funciones de forma sencilla condicionando paulatinamente la capacidad de quin
la usa.

Despus del estudio realizado en la oficina de Formularios Standard ubicada en


San Pedro Sula, dirigida a su sistema de informacin del departamento de diseo
grfico, se identific que el origen de la mayora de sus problemas, son generados
por aspectos de la no aplicacin de herramientas ofimticas. Por lo que el
investigador se permite la realizacin de una propuesta de implementacin de
herramientas ofimticas que ayudar a la empresa a mejorar la eficiencia del
departamento de diseo grfico.

Los tiempos de ejecucin establecidos para el desarrollo de la propuesta estn


relacionados a la capacidad ofimtica de los integrantes del departamento de
ventas, de las caractersticas propias de la oficina en San Pedro Sula, pero de fcil
acondicionamiento a cualquiera de las ubicadas a nivel centroamericano. La
empresa puede determinar cumplir a cabalidad con los tiempos de ejecucin,
tomando en cuenta que estos cambios podran alterar el xito de los resultados.

Esta propuesta cuenta con tres etapas de implementacin desarrolladas a travs


de dos etapas bsicas, y una de gestin, descritas a continuacin:

Primera etapa: Preparacin

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informacin del departamento de diseo en la empresa Formularios Standard S.P.S.] 2012

Esta etapa consiste en la seleccin de las herramientas ofimticas a utilizarse


dentro de los cambios propuestos al sistema de informacin del departamento de
diseo grfico, asimismo una reestructuracin del comportamiento del sistema en
s, y el diseo de la documentacin necesaria dentro del mismo. Esta etapa debe
cumplirse en un perodo no mayor a los diez (10) das.

Segunda Etapa: Ejecucin


En esta etapa se realiza el desarrollo pleno de la propuesta y adquiere mayor
complejidad por el trato con el personal involucrado. Dentro de este perodo, se
implementarn el uso de las herramientas necesarias para incrementar la
eficiencia del sistema de informacin del departamento de diseo, se
acondicionar el proceso de trabajo y a su vez se realizarn las capacitaciones
necesarias.

Es necesario aclarar, que durante este perodo pueden surgir nuevas


apreciaciones que ayuden a depurar lo planificado con anterioridad, en especial en
el uso de la nueva documentacin. Se estima que esta etapa podr ser
desarrollada en un perodo de quince (15) a veinte (20) das.

Tercera Etapa: Control y Evolucin


Esta etapa adquiere mayor relevancia dentro de la implementacin de la
propuesta, porque es cuando se lograr comprobar el impacto en la eficiencia del
departamento. Se estima que este perodo de comprobacin se logre en dos (2)
meses. Vale aclarar que los formatos propuestos pueden ser adaptados a los
criterios de la evolucin del negocio y la innovacin tecnolgica que pueda tener
en un futuro la empresa Formularios Standard. Los formatos y herramientas sern
descritos a lo largo de esta propuesta. Lo que se recomienda es cumplir con todos
y cada uno de los lineamientos establecidos para asegurar la calidad del impacto a
obtener.

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OBJETIVOS

Los objetivos que fundamentan esta propuesta son los siguientes:

1) Proveer a la empresa Formularios Standard de una propuesta prctica que


le garantice el incremento en los indicadores de eficiencia del sistema de
informacin del departamento de diseo grfico.

2) Garantizar la mejora en la eficiencia del sistema de informacin del


departamento de diseo grfico de Formularios Standard mediante la
identificacin de las herramientas ofimticas idneas.

3) Proveer a travs de la presente propuesta los cambios necesarios en el


proceso de trabajo, documentos y herramientas ofimticas como apoyo a la
ejecucin ptima de las funciones propias del departamento de diseo
grfico. Elevando as a la oficina a un grado de automatizacin parcial.

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JUSTIFICACIN

A nivel global, tanto trabajadores como directivos coinciden que la implementacin


tecnolgica mejora los procesos productivos, dotndoles de mayor agilidad,
automatizacin y tiempos de respuesta ante los clientes. El sector de las artes
grficas en las ltimas dos dcadas ha ido evolucionando gracias a la innovacin
tecnolgica, iniciando por sus aplicaciones de software, maquinaria y actualmente
por sus oficinas.

Estos avances fundamentan la preocupacin de parte de la dirigencia en


Honduras de la empresa Formularios Standard y de la direccin del departamento
de diseo grfico por innovar sus oficinas, que se enfoca en las continuas
inconsistencias presentadas en la elaboracin de artes y en el alto consumo de
recursos de impresin (papel y tintas), para lo que se propone el presente
documento como Propuesta de Implementacin de Herramientas Ofimticas.

Es necesario confirmar que la presente propuesta podr ser utilizada por


Formularios Standard para la implementacin de herramientas ofimticas en
cualquiera de sus oficinas a nivel centroamericano. La mencionada propuesta
cuenta con las caractersticas metodolgicas necesarias para poder ser
implementada en todas y cada una de las oficinas de la empresa, tomando en
cuenta que ser Formularios Standard quien determine la continuidad de
implementacin.

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Propuesta para la implementacin de Herramientas


Ofimticas en el Sistema de Informacin del
Departamento de Diseo Grfico de la empresa
Formularios Standard en San Pedro Sula

1.1 Primera Etapa: Preparacin

1.1.1 Compromiso de la Alta Gerencia

La iniciativa de todo proceso tecnolgico, ya sea por automatizacin de oficina,


innovacin tecnolgica o migracin ofimtica/informtica, de una organizacin
debe tener su gnesis en la Gerencia General de la misma y del proceso que se
ver afectado, avalada por la Gerencia de Tecnologa de Informacin. Ellos son
los que pueden autorizar el uso y/o adquisicin de recursos para desarrollar
eficazmente y llevar a feliz trmino la implementacin de la propuesta. Sin
embargo, cuando la propuesta proviene de un subordinado es un gran reto que
pueda generar el eco necesario hasta motivar y comprometer a la Alta Gerencia
con la misma.

Es vital para la propuesta que la Alta Gerencia tambin se comprometa a motivar


a sus empleados involucrados en el desarrollo de esta, al grado que se apropien y
comprometan con el pleno desarrollo y el logro del xito de su implementacin.
Solo as se lograr la realizacin efectiva de todas las actividades estipuladas en la
propuesta, que es donde radica el cumplimiento de la meta y no solo la
continuacin sino evolucin, en este caso, del departamento de diseo grfico.

1.1.2 Identificacin de Herramientas y diseo de documentos

Debido a que la empresa cuenta con un Sistema Integrado propietario, las


herramientas ofimticas a utilizar sern totalmente independientes a ese sistema.
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Acorde a los requerimientos funcionales del sistema de informacin del


departamento de Diseo Grfico de Formularios Standard, las herramientas
ofimticas a utilizar sern:
Excel FTP Skydrive
Adobe PDF Adobe Illustrator CS5
Microsoft Outlook

Lo ue antes se denomin Solicitud de Arte ahora se determinar como Orden


de Traba o (Ver Ilustracin 1), el cual ser en digital y no impreso como su
predecesor. Este documento contendr la informacin necesaria como medio de
entrada en el sistema de informacin del departamento de diseo grfico, la
dinmica necesaria acorde a tipos de formas solicitadas en la misma y la sencillez
posible en su uso, facilitando as la familiarizacin de los usuarios en el menor
tiempo posible. El diseador almacenar en carpetas por vendedor el ingreso de
estas rdenes, en su computador, las cuales sern depuradas mensualmente.

Orden de Trabajo

Nombre del Cliente


Nombre de la Forma
Tipo de Forma
Tamao de la Forma Ancho Alto
Tintas
Tipo de Papel
Color de Papel
Nmero de partes
Numeracin
Tipo Numeracin Tipo de Numeracin Cantidad de Numeracin

Numeracin inicial Cantidad de Millares


Numeracin Final

Ttulos
Titulos Completos

Perforaciones por cada parte Vertical Horizontal

Caracteres magnticos Ruta de Transito


Nmero de Cuenta
Numeracin Inicial

Cambios de composicin de cada parte

Observaciones

Ilustracin 1 - Documento de Orden de Trabajo propuesta

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1.1.3 Diseo de la capacitacin

Para la capacitacin del personal involucrado en el uso de las herramientas y


documentos propuestos, se determina el uso de la herramienta de e-learning
(educacin completamente virtualizada a travs de canales electrnicos, utilizando
para ello herramientas y aplicaciones informticas como soporte de la enseanza-
aprendizaje), gratuita disponible en dokeos.com. Dokeos es una herramienta muy
fcil de usar y presenta la adhesin de los elementos necesarios para la creacin
de un curso e-learning con un grado de profesionalismo significante, lo que
facilitara el acceso a la informacin de apoyo mediante los recursos disponibles
de la empresa y sin ningn tipo de inversin.

Dentro de esta capacitacin se tomar en cuenta demostrar el uso no solo del


documento (llenado y validacin de campos), que est diseado en Excel, sino
tambin el uso de esta herramienta, su vinculacin con el envo del documento por
correo electrnico en formato PDF.

Aspectos bsicos para el desarrollo efectivo de las capacitaciones:


a) Preparacin del plan de capacitacin: fechas, horarios, lugar (en su defecto
la oficina), responsable (el director de T.I.).
b) Elaboracin del material de capacitacin (lineamientos, grficos, videos,
etc.)
c) Identificacin del instructor (en su defecto el director de T.I.)
d) Logstica: listas de asistencia, reproduccin del material de capacitacin,
preparacin del equipo y la instalacin de las herramientas ofimticas.
e) La capacitacin no debe exceder el tiempo de cuatro (4) horas,
exceptuando el caso que sea importado por personal externo a la empresa
y sea requerida una jornada mayor.
f) Debe contar con la participacin de todos y cada uno de los usuarios
involucrados.

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1.1.4 Oficializacin de la propuesta

Es de vital importancia para confirmar el xito de la implementacin de la


propuesta, que la Alta Gerencia comunique de forma oficial ante los dems
integrantes de la oficina, algunos detalles que conlleva su realizacin, tales como:
a) Declaracin del compromiso de la Alta Gerencia con la implementacin de
herramientas ofimticas en el sistema de informacin del departamento de
Diseo Grfico.
b) Las razones por las que se tom la decisin de implementar tal propuesta.
c) Exponer de forma clara y concisa los datos reflejados por el estudio
diagnstico.
d) Todos los detalles que conlleva la implementacin de la propuesta,
iniciando con el plan de capacitacin y culminando con el plan de
desarrollo.

1.2 Segunda Etapa: Ejecucin

Despus de que se ha confirmado que las herramientas ofimticas propuestas


estn instaladas en los ordenadores de los usuarios involucrados y se han
realizado las capacitaciones respectivas, proceder la empresa a la
implementacin esencial de la propuesta. La parte inicial ser la creacin de un
FTP, en dnde el cliente proporcionar los recursos grficos necesarios, en caso
que no se encuentren en la base de datos de la empresa. Y un FTP donde se
depositarn los artes aprobados para su fabricacin.

Como se detall anteriormente, uno de los primeros cambios a implementar es la


reestructuracin del flujo de trabajo (ver Ilustracin 2) del sistema de informacin
del departamento de Diseo Grfico en la empresa Formularios Standard en la
ciudad de San Pedro Sula.

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Ilustracin 2 - Flujo de trabajo propuesto para el sistema de informacin

Los cambios ms significativos dentro de este nuevo flujo de trabajo, son los
siguientes:

a) El vendedor despus de haber recibido los requerimientos del cliente,


generar dentro del Sistema Integrado propietario la Cotizacin respectiva.
Posteriormente generar la Orden de Trabajo, que contendr los datos
bsicos para la realizacin del arte solicitado. Debe proporcionar con detalle
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todos y cada uno de los datos, de acuerdo al tipo de arte, para que pueda
ser avalada por el diseador y ejecutar la orden. Esta orden de trabajo
deber ser enviada en formato PDF va correo electrnico. En caso de
necesitar algn tipo de recurso grfico de parte del cliente

b) El diseador debe ejecutar la revisin de la orden de trabajo y confirmar si


en ella se presentan todos los datos necesarios para la elaboracin del arte
solicitado. En caso de que no sea as, se determinar como orden de
trabajo nula y se notificar a su emisor que debe reenviarla con los datos
completos.

c) Se proceder a la elaboracin del arte cumpliendo a cabalidad con todos


los lineamientos especificados en la Orden de Trabajo. Se tomar en
cuenta la prioridad que pueda tener, en caso de ser especificada como
urgente (que posean orden de compra del cliente), de lo contrario ser por
orden de llegada. En el caso de las modificaciones, entindase como
modificaciones los cambios solicitados de artes que posean referencia
anterior y se limiten a su rango de numeracin, y los cambios solicitados
por el cliente previa aprobacin del arte, no requerirn de una Orden de
Trabajo, ms que una notificacin mediante correo electrnico. Como
apoyo al arte elaborado, se crearon cuadros de informacin (ver Ilustracin
3) especfica que contendr detalles de la fabricacin del arte, que
ayudarn al vendedor a su revisin y al cliente para su aprobacin respecto
a cotizacin.

Ilustracin 3 - Cuadros de informacin auxiliares en artes elaborados

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d) La revisin del arte elaborado respecto a la orden de trabajo antes de ser


impresa. Esta impresin preliminar ser en PDF para aprobacin del
cliente, la cual se enviar mediante correo electrnico; ser impresa en
papel hasta que el vendedor confirme la aprobacin del arte por parte del
cliente y este sea llevado para visto bueno mediante sello y firma del
cliente.

e) Una vez haya sido aprobado el arte, el vendedor haya enviado el arte
impreso firmado por el cliente como fundamento de la orden de produccin,
ser notificado al departamento de Diseo Grfico que est autorizado su
envo a fbrica. El archivo digital ser enviado en formato de diseo
editable (en este caso Freehand MX) mediante FTP a produccin. Vale
aclarar que despus de aprobado el arte por el cliente, este no deber ser
afectado por ningn tipo de modificaciones, para as mantener la
consistencia del arte respecto a la documentacin enviada por el vendedor
hacia fbrica.

1.3 Tercera Etapa: Control y Evolucin

La etapa posterior a la implementacin de las herramientas ofimticas en el


sistema de informacin del departamento de diseo grfico, consiste
esencialmente en la gestin y control del proceso de medicin y evaluacin de su
eficiencia y la verificacin del cumplimiento de los lineamientos estipulados a cada
uno de los involucrados. Esta verificacin comienza por lo simple haciendo
comparativos entre lo realizado con lo planificado.

En esta etapa es crucial el apoyo de la Alta Gerencia para la supervisin peridica


de la ejecucin de las actividades acorde a su planificacin. Su papel como agente
regulador y de soporte debe incluir tambin la recepcin de los comentarios y/o

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sugerencias que puedan surgir con el transcurso del tiempo y buscar la


automatizacin de la oficina a un nivel total.

Las evaluaciones pueden realizarse de la siguiente forma:


a) Mediante un control interno de parte del diseador acorde al nmero de
rdenes de trabajo procesadas exitosamente respecto al nmero de
rdenes de trabajo recibidas.

b) Mediante inspeccin peridica de parte de la Alta Gerencia del uso de las


herramientas y del cumplimiento del flujo de trabajo propuesto, as como del
consumo de recursos de impresin en el departamento de diseo grfico.

c) Confirmacin de parte del Director de Produccin en fbrica, como


retroalimentacin, del comportamiento en el nivel de artes recibidos en
conformidad, respecto al nmero de artes enviados por el departamento de
Diseo Grfico.

Sera idneo poder medir el grado de eficiencia del sistema de informacin del
departamento de diseo grfico en varios momentos del proceso de
implementacin de la propuesta, en base a estos datos se vera condicionado el
desarrollo y evolucin que pueda tener, para efectos de clculos estadsticos se
recomienda llevar registro de los datos en Excel y realizar clculos y grficas en
Minitab 16. Es importante que la Alta Gerencia se preocupe por mantener un
histrico de datos recopilados y pueda difundirlos oportunamente mediante correo
electrnico con la finalidad de motivar al personal involucrado por sus logros, o
retroalimentar el proceso de medicin en la bsqueda de mejora.

En el preciso momento en que las mediciones reflejen un nivel de estabilidad o


decrecimiento en la eficiencia, ser necesario hacer rpidamente una revisin del
proceso con el fin de actuar sobre la raz de cualquier inconveniente que se haya
presentado. La innovacin continua es un factor determinante en el xito iniciado

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por la implementacin de esta propuesta, teniendo como objetivo final la


automatizacin de la oficina en general, a un nivel total.

Las empresas que han desarrollado estos niveles de innovacin tecnolgica en


sus oficinas tienen como visin la excelencia, y la clave de ese xito en la
eficiencia de sus procesos ha sido no desfallecer en el camino y mantener un
correcto control del mismo.

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ANEXOS
PROPUESTA

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Anexo 1: Cronograma de Implementacin

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http://upcommons.upc.edu/revistes/bitstream/2099/4233/1/Salazar.pdf
viii. Aguirre Andrade, Alix y Manasia Fernndez, Nelly. Sinergia natural en la globalizacin:
Suite ofimtica y organizaciones flexibles e inteligentes. Revista de Ciencias Sociales.
Septiembre 2009, vol.15, n 3. Hemeroteca Redalyc. Disponible en
http://redalyc.uaemex.mx/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=28014489005

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Glosario de Trminos

i. Ordenador: Es un sistema digital capaz de procesar los datos e


instrucciones que se le introducen a travs de programas o que recibe a
travs de sus dispositivos de entrada, a la vez puede proporcionar datos a
los usuarios mediante sus dispositivos de salida.

ii. Hardware: es la parte fsica o mecnica del ordenador.

iii. Software: es la parte lgica de un ordenador: el conjunto de programas


que contiene incluido el propio sistema operativo.

iv. Memoria RAM: se trata de la memoria de la que suele hablarse cuando


uno compra un ordenador se dice mi ordenador es de 1Gb de
memoria. La RAM es un tipo de memoria voltil es decir cuando se
apaga el ordenador lo que haba en esa memoria se pierde y no vuelve a
recuperarse.

v. Memoria ROM o memoria de slo lectura: es una memoria que est


grabada en la BIOS del Sistema. Ah est registrado el comportamiento
bsico del ordenador para todo tipo de operaciones lgicas, por ejemplo:
qu registros y datos tienen que activarse cada vez que enciende el
ordenador, qu chequeos tiene que hacer de manera automtica, etc. Se
llama de solo lectura porque esa memoria slo puede leerse no puede
modificarse.

vi. CPU (Unidad Central de Proceso): es el microprocesador integrado en la


placa base. Es el cerebro del ordenador, procesando las instrucciones
recibidas y dirigiendo el funcionamiento del resto de elementos del
ordenador.

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vii. Placa base: Tambin denominada placa madre. Esta placa est
generalmente atornillada a uno de los costados del interior de la carcasa.
Est compuesta por circuitos, ranuras de insercin de tarjetas, mdulos de
memoria, conectores de energa, fajas de discos, cables de conexion de
datos, procesador y BIOS.

viii. Perifricos: son los dispositivos fsicos que sirven de apoyo al ordenador
para almacenar informacin, enviarla o recibirla por parte de los usuarios o
comunicarse con otros ordenadores.

ix. Lenguaje mquina: es el lenguaje que puede comprender el


microprocesador de un ordenador. El microprocesador es un sistema
digital, lo que significa que slo trabaja a dos niveles de tensin, que se
representan como ceros y unos.

x. Lenguaje de alto nivel: Lenguaje que suele utilizarse para programar y


que es comprensible por el ser humano. Un ordenador puede ser
programado en lenguaje mquina, ahorrando recursos y memoria, pero
sera un proceso mucho ms largo y complicado para los programadores.

xi. Sistema Operativo: Software bsico que permite al usuario entrar en


comunicacin con su ordenador, administrar sus recursos, acceder y
gestionar otro software que posea en el ordenador.

xii. Red Informtica: Conjunto de ordenadores y perifricos interconectados


entre s, que permiten que se retransmita informacin y se compartan
recursos.

xiii. Internet: Red informtica mundial, descentralizada, formada por la


conexin directa entre computadoras u ordenadores mediante un
protocolo especial de comunicacin.

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xiv. Correo electrnico: Herramienta electrnica que permite enviar y recibir


mensajes, a travs de la Web, en los que no slo puede incluirse texto
sino otro tipo de archivos (imagen, sonido, video, etc.)52

xv. Mainframe: Computadora ms grande y ms costosa que una


minicomputadora o una PC. Empresas y otras organizaciones utilizan
macrocomputadoras para prestar servicios a cientos o miles de usuarios
conectados de forma simultnea, almacenando una enorme cantidad de
datos.53

xvi. Cotizacin: Documento generado con el detalle preliminar de la forma a


fabricar con informacin de precio, cantidad, tintas, tamao, tipo de papel
y elementos extras de la forma.

xvii. Solicitud de Arte: Papel especial en el cual el vendedor detalla los


requerimientos del arte planteados por el cliente, este es presentado al
departamento de diseo adjuntando muestra, logotipos, tamao, tintas,
copias, numeracin y otras especificaciones propias de la forma.

xviii. Portadiseos: Papel especial y membretado en el cual se imprimen los


artes para aprobacin de los clientes y en el cual, al concretar la venta, se
detallan las especificaciones para su fabricacin.

xix. Constancia de Cuenta de Cheques: Constancia emitida por el banco


donde especifica el nmero de cuenta, ruta de trnsito y numeracin inicial
de los cheques para su fabricacin.

xx. Numeracin magntica: Documento generado en el cual se especifica la


numeracin magntica a imprimir en los cheques a fabricar.

52
Aguilera, P., & Morante, M. (2007). Aplicaciones Informticas - Ofimtica. Madrid, Espaa: Editex. Pg.
10
53
Diccionario de Informtica e Internet.(2005). Canad: Thomson Learning. Pg. 117
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xxi. Repeticin exacta: Es la autorizacin a fbrica de reproducir papelera de


un cliente idntica a la ltima versin elaborada.

xxii. Repeticin con cambios: Es la autorizacin a fbrica de producir


papelera de un cliente en base a la versin modificada de una anterior.

xxiii. Referencia de arte: Nmero de orden de produccin facilitada al


departamento de diseo, para que se tome como referencia el arte de la
misma para elaboracin de arte nuevo o su modificacin.

xxiv. Re-impresin: Es la modificacin/es e impresin/es realizada/s de un arte


posterior a su diseo / modificacin inicial antes de haber sido aprobado.

xxv. Orden de produccin: Documento generado con el detalle concreto para


la fabricacin de la papelera solicitada acorde al tipo de forma.

xxvi. Herramientas Tecnolgicas: Las Herramientas tecnolgicas, son


programas y aplicaciones (software) que pueden ser utilizadas en diversas
funciones fcilmente y sin pagar un solo peso en su funcionamiento.

xxvii. Optimizacin: La optimizacin se hace siempre con respecto a uno o ms


recursos como ser: tiempo de ejecucin, uso de memoria, espacio en
disco, ancho de banda, consumo de energa, etc. Muchas veces la
optimizacin de un recurso se hace a expensas de otros recursos.

xxviii. Web 3.0: Es un trmino que no termina de tener un significado ya que


varios expertos han intentado dar definiciones que no concuerdan o
encajan la una con la otra pero que, en definitiva, va unida a veces con la
Web Semntica. En lo que a su aspecto semntico se refiere, la Web 3.0
es una extensin del World Wide Web en el que se puede expresar no
slo lenguaje natural, tambin se puede utilizar un lenguaje que se puede
entender, interpretar utilizar por agentes software, permitiendo de este

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modo encontrar, compartir e integrar la informacin ms fcilmente. El


termino se acuo en 2001 en un artculo cientfico escrito por American
Boauthored Berners-Lee en el que se describa el trmino como lugar en
el cual las mquinas pueden leer pginas Web con la misma facilidad con
la que los humanos lo hacemos. Otros de los trminos que se han
utilizado para definir la Web 3.0 hacen referencia a la transformacin de la
Web en una base de datos, un movimiento hacia la fabricacin de
contenido accesible para mltiples buscadores, la influencia de la
Inteligencia Artificial, la Web Semntica o la Web geoespacial.

xxix. TIC: Las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin, tambin


conocidas como TIC, son el conjunto de tecnologas desarrolladas para
gestionar informacin y enviarla de un lugar a otro. Abarcan un abanico de
soluciones muy amplio. Incluyen las tecnologas para almacenar
informacin y recuperarla despus, enviar y recibir informacin de un sitio
a otro, o procesar informacin para poder calcular resultados y elaborar
informes.

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ANEXOS

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Anexo 1: Instrumentos de Investigacin


1.1 Instrumento 1: Observacin directa de campo en el
departamento de diseo grfico de Formularios Standard.
El presente cuestionario tiene como objetivo evaluar la eficiencia del ingreso de
informacin al departamento y de la elaboracin de artes.

Valor
Item 1 2 3 4 5
Solicitud de arte
Es completa la informacin en la solicitud de arte
Ofrecen todos los elementos necesarios conjunto a
la solicitud de arte
Se adjunta algn otro documento complementario
a la solicitud de arte
Existe unificacin en la forma de solicitud de artes

Se cumple con el proceso de solicitud de artes


Nivel Informtico
Se utilizan medios electrnicos para la solicitud de
arte
Se utilizan medios electrnicos para el traspaso de
elementos necesarios para la elaboracin de artes
Se utilizan medios informticos para el traspaso de
diseos al Cliente
Se utilizan medios electrnicos para la revisin de
artes por parte del Vendedor
Control de Calidad
Errores por falta de informacin
Errores por falta de revisin
Errores propios de diseo
Se cumple con el proceso de revisin de artes por
parte del diseador
Se cumple con el proceso de revisin de artes por
parte del vendedor
Consumo de Recursos
Frecuencia de cambio de papel
Frecuencia de cambio de tintas
Reimpresiones

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1.1 Instrumento 2: Encuesta dirigida al personal de ventas de


Formularios Standard.

El presente cuestionario tiene como objetivo evaluar la eficiencia del ingreso de


informacin al departamento de diseo, la elaboracin del diseo y su proveso
posterior hasta su envo a fbrica, evaluando los documentos utilizados y el
procedimiento de revisin de artes. Dicho cuestionario ha sido estructurado en
apartados, cada uno con un factor particular a ser analizado.
Instrucciones: Por favor responda cada una de las preguntas de forma clara y
vera . Mar ue con una X las preguntas ue as lo re uieran:

Datos Generales

Gnero F M Edad: ________________

Tiempo de laborar (aos) en su ocupacin actual: __________________________

Indique su nivel o grado acadmico ms alto finalizado:

( ) Primaria ( ) Tcnico ( ) Licenciatura

( ) Secundaria ( ) Diplomado ( ) Maestra

Documentos - Entrada

Conoce el correcto procedimiento para solicitar un arte?

SI NO

Descrbalo:

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

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informacin del departamento de diseo en la empresa Formularios Standard S.P.S.] 2012

Indique cules son los medios que actualmente utiliza para facilitar
informacin al departamento de diseo:

( ) Solicitud de Arte ( ) Correo electrnico

( ) Cotizacin ( ) Otros: _______________________

Cmo considera la informacin en la solicitud de Arte?

( ) Insuficiente ( ) Medianamente suficiente ( ) Suficiente

Considera que debe adjuntarse copia de la cotizacin a la solicitud de arte?

SI NO

Quin considera debe ser el encargado de supervisar la informacin en la


solicitud de arte?

( ) Vendedor ( ) Diseador ( ) Gerente

Qu aspectos deberan cambiarse en la solicitud de diseo?

( ) Espacio de diseo dentro de la solicitud de diseo

( ) Espacio para sealizar detalles propios de fabricacin (Caracteres magnticos,


ubicacin de perforaciones, tipo de perforacin, reas de engomado, etc.)

( ) Tamao de la forma de solicitud de diseo

En su opinin, considera que la sustitucin del medio impreso por el medio


electrnico en la solicitud de artes, reducira errores e inconformidades?

SI NO

Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

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informacin del departamento de diseo en la empresa Formularios Standard S.P.S.] 2012

Proceso de Diseo

Conoce el correcto procedimiento para revisar un arte, despus de


entregado por el departamento de diseo?

SI NO

Descrbalo:

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Con qu frecuencia se presentan errores e inconsistencias en los diseos?

( ) Nunca ( ) Poca ( ) Regularmente

( ) Continua ( ) Demasiada

En su opinin, a qu se deben los errores en diseo?

( ) Deficientes documentos de solicitud de diseo

( ) Pluralidad de medios de solicitud de diseos

( ) Carencia de empleo de tecnologa en la solicitud de diseo

( ) Falta de un proceso estructurado de revisin en diseo

( ) Falta de un proceso estructurado de revisin por el vendedor

( ) Otros: __________________________________________________________

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informacin del departamento de diseo en la empresa Formularios Standard S.P.S.] 2012

Documentos - Salida

El Sistema de Informacin actual, le facilita la creacin de toda la


documentacin necesaria para el envo a fabricacin del diseo?

SI NO

Considera qu deben aplicarse herramientas tecnolgicas para facilitar el


complemento de informacin (portadiseos) para la fabricacin del arte?

SI NO

Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Aplicacin Informtica

Considera necesaria la actualizacin tecnolgica en su departamento?

SI NO

Por qu?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Qu valor otorga a sus habilidades informticas?

( ) Psimo ( ) Malo ( ) Regular ( ) Bueno

( ) Excelente

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informacin del departamento de diseo en la empresa Formularios Standard S.P.S.] 2012

Considera que debe establecerse un programa de capacitacin


informtico?

SI NO

Por qu?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Qu tan productiva considera la aplicacin de la tecnologa como


herramienta de apoyo en el flujo de informacin hacia el departamento de
diseo?

( ) Improductivo ( ) Poco productivo ( ) Productivo

( ) Muy Productivo ( ) Excelentemente productivo

Poseen generacin de archivos de los diseos enviados a fbrica?

SI NO

De qu forma archivan los diseos enviados a fbrica?

( ) Impreso ( ) Digital

Le es fcil el acceso a los archivos de diseos enviados a fbrica en fechas


anteriores para facilitar referencias para nuevos diseos?

SI NO

Considera que al digitalizar los archivos,se les facilitar el acceso a ellos?

SI NO

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1.3 Instrumento 3: Entrevista dirigida al personal de diseo


grfico de Formularios Standard.

El presente cuestionario tiene como objetivo evaluar la eficiencia del ingreso de


informacin al departamento de diseo, la elaboracin del diseo y su proveso
posterior hasta su envo a fbrica, evaluando los documentos utilizados y el
procedimiento de revisin de artes. Dicho cuestionario ha sido estructurado en
apartados, cada uno con un factor particular a ser analizado.
Instrucciones: Por favor responda cada una de las preguntas de forma clara y
vera . Mar ue con una X las preguntas ue as lo re uieran:

Datos Generales

Gnero F M Edad: ________________

Tiempo de laborar (aos) en su ocupacin actual: __________________________

Indique su nivel o grado acadmico ms alto finalizado:

( ) Primaria ( ) Tcnico ( ) Licenciatura

( ) Secundaria ( ) Diplomado ( ) Maestra

Documentos - Entrada

Conoce el correcto procedimiento en que deben solicitarle un arte?

SI NO

Descrbalo:

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

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informacin del departamento de diseo en la empresa Formularios Standard S.P.S.] 2012

Indique cules son los medios que actualmente utilizan para facilitarle
informacin para la realizacin de diseos:

( ) Solicitud de Arte ( ) Correo electrnico

( ) Cotizacin ( ) Otros: _______________________

Cmo considera la informacin en la solicitud de Arte?

( ) Insuficiente ( ) Medianamente suficiente ( ) Suficiente

Considera que debe adjuntarse copia de la cotizacin a la solicitud de arte?

SI NO

Quin considera debe ser el encargado de supervisar la informacin en la


solicitud de arte?

( ) Vendedor ( ) Diseador ( ) Gerente

Qu aspectos deberan cambiarse en la solicitud de diseo?

( ) Espacio de diseo dentro de la solicitud de diseo

( ) Espacio para sealizar detalles propios de fabricacin (Caracteres magnticos,


ubicacin de perforaciones, tipo de perforacin, reas de engomado, etc.)

( ) Tamao de la forma de solicitud de diseo

En su opinin, considera que la sustitucin del medio impreso por el medio


electrnico en la solicitud de artes, reducira errores e inconformidades?

SI NO

Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

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informacin del departamento de diseo en la empresa Formularios Standard S.P.S.] 2012

Proceso de Diseo

Conoce el correcto procedimiento para revisar un arte, antes de imprimirlo?

SI NO

Descrbalo:

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Con qu frecuencia se presentan errores e inconsistencias en los diseos?

( ) Nunca ( ) Poca ( ) Regularmente

( ) Continua ( ) Demasiada

En su opinin, a qu se deben los errores en diseo?

( ) Deficientes documentos de solicitud de diseo

( ) Pluralidad de medios de solicitud de diseos

( ) Carencia de empleo de tecnologa en la solicitud de diseo

( ) Falta de un proceso estructurado de revisin en diseo

( ) Falta de un proceso estructurado de revisin por el vendedor

( ) Otros: __________________________________________________________

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Aplicacin Informtica

Qu tan productiva considera la aplicacin de la tecnologa como


herramienta de apoyo en el flujo de informacin hacia el departamento de
diseo?

( ) Improductivo ( ) Poco productivo ( ) Productivo

( ) Muy Productivo ( ) Excelentemente productivo

Poseen generacin de archivos de los diseos enviados a fbrica?

SI NO

De qu forma archivan los diseos enviados a fbrica?

( ) Impreso ( ) Digital

Le facilitan informacin de archivos de diseos enviados a fbrica en


fechas anteriores para facilitar referencias para nuevos diseos?

SI NO

Considera que al digitalizar los archivos, les facilitar a los vendedores el


acceso a ellos, para ofrecerle la informacin que necesita?

SI NO

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1.4 Instrumento 4: Entrevista dirigida al gerente para Honduras


de Formularios Standard y de la Competencia.

Gnero F M Edad: ________________

Aos de laborar en su ocupacin actual: __________________________

Indique su nivel o grado acadmico ms alto finalizado:

( ) Primaria ( ) Tcnico ( ) Licenciatura

( ) Secundaria ( ) Diplomado ( ) Maestra

Cul es el correcto procedimiento para solicitar un arte?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

En qu ocasiones es necesario el llenado de una solicitud de arte?

( ) Artes Nuevos ( ) Modificaciones de artes anteriores

( ) Repeticin exacta de versiones anteriores

Cules son los medios que actualmente utilizan para facilitar informacin
para la realizacin de diseos?

( ) Solicitud de Arte ( ) Correo electrnico

( ) Cotizacin ( ) Otros: _______________________

Cmo considera la informacin en la solicitud de Arte?

( ) Insuficiente ( ) Medianamente suficiente ( ) Suficiente

Considera que debe adjuntarse copia de la cotizacin a la solicitud de arte?

SI NO
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informacin del departamento de diseo en la empresa Formularios Standard S.P.S.] 2012

Quin debe ser el encargado de supervisar la informacin en la solicitud de


arte?

( ) Vendedor ( ) Diseador ( ) Gerente

Qu aspectos deberan cambiarse en la solicitud de diseo?

( ) Espacio de diseo dentro de la solicitud de diseo

( ) Espacio para sealizar detalles propios de fabricacin (Caracteres magnticos,


ubicacin de perforaciones, tipo de perforacin, reas de engomado, etc.)

( ) Tamao de la forma de solicitud de diseo

Con qu frecuencia se presentan errores e inconsistencias en los diseos?

( ) Nunca ( ) Poca ( ) Regularmente

( ) Continua ( ) Demasiada

En su opinin, a qu se deben los errores en diseo?

( ) Deficientes documentos de solicitud de diseo

( ) Pluralidad de medios de solicitud de diseos

( ) Carencia de empleo de tecnologa en la solicitud de diseo

( ) Falta de un proceso estructurado de revisin en diseo

( ) Falta de un proceso estructurado de revisin por el vendedor

( ) Otros: __________________________________________________________

Cmo considera el consumo de recursos materiales en el departamento de


diseo?

( ) Muy poco ( ) Poco ( ) Normal ( ) Moderado

( ) Alto

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Qu valor le otorga al nivel informtico que posee su fuerza de ventas?

( ) Psimo ( ) Malo ( ) Regular ( ) Bueno

( ) Excelente

Qu tan productiva considera la aplicacin de la tecnologa como


herramienta de apoyo en el flujo de informacin hacia el departamento de
diseo?

( ) Improductivo ( ) Poco productivo ( ) Productivo

( ) Muy Productivo ( ) Excelente

En su opinin, considera que la sustitucin del medio impreso por el medio


electrnico en la solicitud de artes, reducira errores e inconformidades?

SI NO

En su opinin, La ofimtica optimizara el flujo de informacin y control de


procedimientos en su oficina?

SI NO

De qu forma envan los diseos a su fabricacin?

( ) Medio Digital ( ) Medio digital e impreso

Poseen generacin de archivos de los diseos enviados a fbrica?

SI NO

De qu forma archivan los diseos enviados a fbrica?

( ) Impreso ( ) Digital

Le es fcil el acceso a los archivos de diseos enviados a fbrica en fechas


anteriores para facilitar referencias para nuevos diseos?

SI NO

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Considera que al digitalizar los archivos le facilitar a los vendedores el


acceso a ellos?

SI NO

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1.5 Instrumento 5: Entrevista dirigida a directores creativos de


las empresas en estudio.

Gnero F M Edad: ________________

Tiempo de laborar (aos) en su ocupacin actual: __________________________

Indique su nivel o grado acadmico ms alto finalizado:

( ) Primaria ( ) Tcnico ( ) Licenciatura

( ) Secundaria ( ) Diplomado ( ) Maestra

Cul es el correcto procedimiento para solicitar un arte?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Cules son los medios que actualmente utilizan para recibir informacin
para el diseo de artes?

( ) Solicitud de Arte ( ) Correo electrnico

( ) Cotizacin ( ) Otros: _______________________

Qu tan productiva considera la aplicacin de la tecnologa como


herramienta de apoyo en el flujo de informacin hacia su departamento de
diseo?

( ) Improductivo ( ) Poco productivo ( ) Productivo

( ) Muy Productivo ( ) Excelente

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Cul es el procedimiento de revisin de artes?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Considera que la ofimtica le facilita la revisin y control de informacin y


diseos?

SI NO

Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Con qu frecuencia se presentan errores e inconsistencias en los diseos?

( ) Nunca ( ) Poca ( ) Regularmente

( ) Continua ( ) Demasiada

Cmo considera el consumo de recursos materiales en el departamento de


diseo?

( ) Muy poco ( ) Poco ( ) Normal ( ) Moderado

( ) Alto

De qu forma envan los diseos a su fabricacin?

( ) Medio Digital ( ) Medio digital e impreso

En qu nivel informtico considera el actual Sistema de Informacin en el


departamento de diseo?

( ) Bsico ( ) Expansin ( ) Control ( ) Maduro

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Qu tipo de herramientas tecnolgicas utilizan como apoyo a su Sistema de


Informacin actual?

( ) Ninguna ( ) Procesadores de Texto ( ) Hojas de clculo

( ) Correo electrnico ( ) Otros: __________________________________

Considera que la ofimtica optimiza el flujo de informacin y control de


procedimientos en su departamento?

SI NO

Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Qu barreras ha encontrado en la aplicacin ofimtica en su departamento?

( ) Resistencia al cambio ( ) Bajo nivel ofimtico de los usuarios

( ) Altos costos de implementacin ( ) Complejidad en su uso

( ) Ninguna

Ha generado algn tipo de inconformidad en sus empleados, la aplicacin


ofimtica?

SI NO

Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

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Qu valor le otorga a los costos que requiere el proceso de aplicacin


ofimtica?

( ) Muy bajo ( ) Bajo ( ) Normal ( ) Moderado

( ) Alto

Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Qu grado de satisfaccin posee con el actual Sistema de Informacin?

( ) Muy bajo ( ) Bajo ( ) Moderado

( ) Alto ( ) Muy Alto

Poseen indicadores de eficiencia para su departamento?

SI NO

Podra mencionarlos?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Qu tan eficiente considera su departamento de diseo desde la aplicacin


ofimtica?

( ) Ineficiente ( ) Poco Eficiente ( ) Eficiente

( ) Muy eficiente

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1.6 Instrumento 6: Entrevista dirigida a directores de


Tecnologa de Informacin de las empresas en estudio.

Gnero F M Edad: ________________

Tiempo de laborar (aos) en su ocupacin actual: __________________________

Indique su nivel o grado acadmico ms alto finalizado:

( ) Primaria ( ) Tcnico ( ) Licenciatura

( ) Secundaria ( ) Diplomado ( ) Maestra

En qu nivel informtico considera el actual Sistema de Informacin en el


departamento de diseo?

( ) Bsico ( ) Expansin ( ) Control

( ) Maduro

Qu tan productiva considera la aplicacin de la tecnologa como


herramienta de apoyo en el flujo de informacin hacia su departamento de
diseo?

( ) Improductivo ( ) Poco productivo ( ) Productivo

( ) Muy Productivo ( ) Excelente

Qu tipo de herramientas tecnolgicas utilizan como apoyo a su Sistema de


Informacin actual?

( ) Ninguna ( ) Procesadores de Texto ( ) Hojas de clculo

( ) Correo electrnico ( ) Otros: __________________________________

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Considera que la ofimtica optimiza el flujo de informacin y control de


procedimientos en el departamento de diseo?

SI NO

Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Qu barreras ha encontrado en la aplicacin ofimtica en el departamento


de diseo?

( ) Resistencia al cambio ( ) Bajo nivel ofimtico de los usuarios

( ) Altos costos de implementacin ( ) Complejidad en su uso

( ) Ninguna

Ha generado algn tipo de inconformidad en los usuarios, la aplicacin


ofimtica?

SI NO

Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Qu valor le otorga a los costos que requiere el proceso de aplicacin


ofimtica?

( ) Muy bajo ( ) Bajo ( ) Normal ( ) Moderado

( ) Alto

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Por qu razn?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Qu grado de satisfaccin percibe con el actual Sistema de Informacin?

( ) Muy bajo ( ) Bajo ( ) Moderado

( ) Alto ( ) Muy Alto

Poseen indicadores de eficiencia para el departamento de diseo grfico?

SI NO

Podra mencionarlos?

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

Qu tan eficiente considera el departamento de diseo desde la aplicacin


ofimtica?

( ) Ineficiente ( ) Poco Eficiente ( ) Eficiente

( ) Muy eficiente

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Anexo 2: Grficas
2.1 Grfica 1: Convergencia de Tecnologas hacia soluciones
de sistemas ofimticos Integrados

Fuente: Modelo Integracin Ofimtica de Blair

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2.2 Grfica 2: Modelo Integrado Oficina- Ofimtica (Saez-Vaca)

Fuente: Modelo Sistema Ofimtico de Blair

2.3 Grfica 3: Gnesis y Destino del Diseo Grfico en la


Industria de Artes Grficas

Fuente: Elaboracin propia

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2.4 Grfica 4: Gnesis y Destino del Diseo Grfico en la


Industria de Artes Grficas

Nota: Lo indicado en amarillo es la estructura en cada filial, lo indicado en azul es


la estructura en las dos fbricas: Guatemala y Costa Rica.

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2.5 Grfica 5: Flujo del Sistema de Informacin del depto. de


Diseo Grfico en Formularios Standard.

Fuente: Elaboracin propia

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2.6 Grfica 6: Determinacin del ms grande competidor de


Formularios Standard.

Fuente: Elaboracin propia

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Anexo 3: Tablas
3.1 Tabla 1: Requerimientos Bsicos de Implementacin de
Automatizacin de Oficinas (General)
Hardware Software Recurso Humano
Cliente: Suite Ofimtica (Microsoft Personal en general con
CPU: DC 2.3 Ghz Office / Open Office, Google conocimientos bsicos de
HD: 320 Gb SATA Docs) manejo de computadoras,
RAM: 1.0 Gb DDR familiarizacin con S.O.
Wifi 802.11 b / g / n Windows XP o superior.
Monitor SVGA / HD Suite de Seguridad (Norton,
Red: 10/100/1000 Panda / Microsoft Security
CD / DVD RW Essentials, Avast) Manejo bsico de suites
ofimticas.
Servidor:
CPU: Xeon 2.3 Ghz Creadores de PDF (Adobe
HD: 500 Gb SATA Acrobat / PDF Creator DoPDF, Administrador: Ingeniera en
RAM: 4.0 Gb DDR3 PDF Converter) Sistemas / Licenciatura en
Wifi 802.11 b / g / n Informtica con experiencia en
Monitor SVGA / HD manejo de Redes y
Red: 10/100/1000 Sistema Operativo Cliente (XP Servidores.
CD / DVD RW SP3 o superior)

Perifricos:
Ratn Exchange 2003 Server o
Teclado superior
USB 2.0 / 3.0
Escner
Impresora Lser Dominio (Win 2003 Server o
Impresora Matricial Superior)

Red: Diseo Grfico:


Router b / g / n MacOS 10.6 o superior / Win 7
Switch 16 / 24 Adobe CS4 o superior
Estructura red almbrica / iWorks / Office 2008 o superior
Inalmbrica

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3.2 Tabla 2: Disponibilidad requerimientos de Implementacin


de Automatizacin de Oficinas (Formularios Standard)
Hardware Software Recurso Humano
Cliente: Suite Ofimtica (Microsoft Personal en general con
CPU: P4 2.3 Ghz Office) conocimientos bsicos de
HD: 160 Gb SATA manejo de computadoras,
RAM: 1.0 Gb DDR familiarizacin con S.O.
Wifi 802.11 b / g / n Suite de Seguridad (Microsoft Windows XP o superior.
Monitor SVGA / HD Security Essentials)
Red: 10/100/1000
CD / DVD Rom Manejo bsico de suites
Creadores de PDF (Adobe ofimticas.
Servidor: Acrobat)
CPU: Xeon 2.3 Ghz
HD: 1 Tb SATA Administrador: Ingeniera en
RAM: 6.0 Gb DDR3 Sistema Operativo Cliente (XP Sistemas con experiencia en
Wifi 802.11 b / g / n SP3) manejo de Redes y
Monitor SVGA / HD Servidores.
Red: 10/100/1000
CD / DVD RW Exchange 2003 Server

Perifricos:
Ratn Dominio (Win 2008 Server)
Teclado
USB 2.0 / 3.0
Escner
Impresora Lser
Impresora Matricial

Red:
Router b / g / n
Switch 16 / 24
Estructura red almbrica /
Inalmbrica

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3.3 Tabla 3: Consideraciones estadsticas de los instrumentos


de investigacin

Instrumentos de Investigacin
Observacin
Consideraciones Entrevista dirigida al Entrevista dirigida al Entrevista dirigida
directa de campo Encuesta dirigida al Entrevista a
personal diseo gerente para directores de
Estadsticas en el departamento personal ventas de
grfico de Honduras de
directores creativos
tecnologa de
de diseo grfico Formularios Standard de las empresas en
Formularios Standard Formularios Standard informacin de las
de Formularios en San Pedro Sula estudio
en San Pedro Sula y de la Competencia. empresas en estudio.
Standard
Aplicacin de Aplicacin de Aplicacin de Aplicacin de Aplicacin de Aplicacin de
herramientas herramientas herramientas herramientas herramientas herramientas
ofimticas en el ofimticas en el ofimticas en el ofimticas en el ofimticas en el ofimticas en el
sistema de sistema de informacin sistema de informacin sistema de informacin sistema de informacin sistema de informacin
informacin del del departamento de del departamento de del departamento de del departamento de del departamento de
departamento de diseo grfico de diseo grfico de diseo grfico de diseo grfico de diseo grfico de
diseo grfico de Formularios Standard. Formularios Standard. Formularios Standard. Formularios Standard. Formularios Standard.
Formularios
Variable(s) a observar Standard. .
Eficiencia del sistema Eficiencia del sistema Eficiencia del sistema
Eficiencia del de informacin del de informacin del de informacin del
sistema de departamento de departamento de departamento de
informacin del diseo grfico de diseo grfico de diseo grfico de
departamento de Formularios Standard. Formularios Standard. Formularios Standard.
diseo grfico de
Formularios
Standard.
Departamento de Departamento de Departamento de Gerencia de Departamento Arte y Departamento T.I.
diseo grfico Ventas diseo grfico Formularios Standard Publicidad Diario La Diario La Prensa
Prensa (Divisin DTI)
Departamento de Gerencia de RR
Ventas Donnelley Departamento Diseo Departamento T.I.
Poblacin
Grfico RR Donnelley Grupo CERCA

Departamento Arte y
Publicidad Grupo
CERCA
Los departamentos Departamento de Departamento Diseo Gerente de Formularios Director Creativo Director T.I. Diario La
de Ventas y Diseo ventas entidad San Grfico San Pedro Sula Standard para Publicidad Diario La Prensa (Divisin DTI)
Grfico entidad San Pedro Sula Honduras Prensa
Pedro Sula Director T.I. Grupo
Tamao de la muestra Gerente de RR Director Creativo RR CERCA
Donnelley para Donnelley
Honduras
Director Creativo Grupo
CERCA
Desde el enfoque Desde el enfoque de No es requerida la No es requerida la Muestreo de Muestreo de
de departamento, departamento, espacio aleatorizacin ya que aleatorizacin ya que conveniencia, debido a conveniencia, debido a
espacio y proceso y proceso no es se estudia toda la se estudia toda la que no se posee una que no se posee una
no es requerida la requerida la poblacin, debido a poblacin, debido a estadstica concreta de estadstica concreta de
aleatorizacin, se aleatorizacin, se que el departamento de que existe un solo las empresas las empresas
estudia toda la estudia toda la diseo grfico solo gerente de la empresa dedicadas a las artes dedicadas a las artes
poblacin. poblacin. cuenta con un a nivel nacional. grficas en Honduras y grficas en Honduras y
diseador. estas empresas estas empresas
Desde el enfoque mostraron apertura mostraron apertura
Aleatorizacin de horario (tiempo) para el estudio y son para el estudio y son
se ejecut muestreo poseedoras de poseedoras de
estratificado aplicaciones exitosas aplicaciones exitosas
(maana y tarde). de ofimtica y de ofimtica y
digitalizacin, se digitalizacin, se
contactaron los contactaron los
directores del directores del
departamento de departamento de
diseo de estas tecnologa de estas
empresas. empresas.
Apreciaciones Apreciaciones Apreciaciones Apreciaciones Apreciaciones Apreciaciones
demasiado demasiado personales demasiado personales demasiado personales demasiado personales demasiado personales
personales y/o y/o emocionales de y/o emocionales de y/o emocionales de y/o emocionales de y/o emocionales de
emocionales de parte de los parte del diseador, parte del gerente para parte del diseador, parte del director de
parte del vendedores, adems adems de la Honduras de adems de la tecnologa, adems de
investigador con de la tendencia de que tendencia de que el Formularios Standard, tendencia de querer la tendencia de querer
respecto a lo el empleado no desea empleado no desea adems de la reflejar lo ptimo y reflejar lo ptimo y
Sesgo observado. reflejar que no realiza reflejar que no realiza tendencia de que los relevante de su trabajo. relevante de su trabajo.
eficientemente su eficientemente su tomadores de
trabajo. trabajo. decisiones Carencia de Carencia de
empresariales no indicadores de indicadores de
desean realizar eficiencia, las eficiencia, las
sealamientos directos estimaciones no son en estimaciones no son en
a la forma de trabajo de base estadstica pura. base estadstica pura.
sus empleados.
Los dos Toda la fuerza de El departamento de La gerencia de la Las empresas Las empresas
departamentos y su ventas en la entidad de diseo grfico en la empresa a nivel seleccionadas seleccionadas
influencia en el San Pedro Sula. Datos entidad de San Pedro nacional representada representan diferentes representan diferentes
proceso son referentes de los Sula representado en en un solo individuo. giros empresariales y giros empresariales y
evacuados. ejecutores claves de la un solo individuo. tamao de negocio, por tamao de negocio, por
Desde el punto de entrada de informacin Datos referentes del tanto las experiencias tanto las experiencias
Criterios de Seleccin y vista de tiempo de al proceso de diseo. ejecutor clave de la adquiridas pos su adquiridas pos su
Representatividad observacin se transformacin de directores creativos son directores de
ejecut en informacin en el determinantes para tecnologa son
diferentes horas del proceso de diseo. concluir en un sistema determinantes para
da (maana y de informacin concluir en un sistema
tarde) parametrizable para de informacin
Formularios Standard. parametrizable para
Formularios Standard.
Los dos El departamento de El departamento de El gerente posee varios Las empresas Las empresas
departamentos ventas un bajo grado diseo representado en aos en su puesto por seleccionadas seleccionadas
reflejaron un alto de diversidad un solo individuo reflej lo que no se requiri de representan diferentes representan diferentes
grado de diversidad acadmica y de una diversidad de informacin de giros empresariales y giros empresariales y
Diversidad
de instrumentos / habilidades posibles errores en los gerentes anteriores. tamao de negocio, por tamao de negocio, por
herramientas de informticas. diseos atribuibles a la tanto las experiencias tanto las experiencias
entrada de misma causa. adquiridas pos su adquiridas pos su
informacin en el El diseador posee directores creativos son directores de

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proceso de diseo. varios aos en su determinantes para tecnologa son
Adems una puesto y el concluir en un sistema determinantes para
diversidad de departamento de informacin concluir en un sistema
posibles errores en relativamente nuevo y parametrizable para de informacin
los diseos no se requiri de Formularios Standard. parametrizable para
atribuibles a la informacin de Formularios Standard.
misma causa. diseadores anteriores.
Se hizo uso de la Se hizo de la grabacin Se hizo de la grabacin Se hizo de la grabacin Se hizo de la grabacin Se hizo de la grabacin
recopilacin de los de la entrevista para no de la entrevista para no de la entrevista para no de la entrevista para no de la entrevista para no
instrumentos / alterar el punto de vista alterar el punto de vista alterar el punto de vista alterar el punto de vista alterar el punto de vista
herramientas brindado por el brindado por el brindado por el brindado por el brindado por el
empleados para la entrevistado. entrevistado. entrevistado. entrevistado. entrevistado.
entrada de
informacin al Con respecto a las Con respecto a las Con respecto a las Con respecto a las Con respecto a las
proceso de diseo apreciaciones apreciaciones apreciaciones apreciaciones apreciaciones
Se realizaron personales / personales / personales / personales / personales /
observaciones emocionales, se emocionales, se emocionales, se emocionales, se emocionales, se
Mecanismos para
independientes a los fundamentan en la fundamentan en la fundamentan en la fundamentan en la fundamentan en la
controlar Sesgos
departamentos en observacin por parte observacin por parte observacin por parte observacin por parte observacin por parte
tiempo y espacio, del investigador y del investigador y del investigador. En del investigador del del investigador del
debido a que solo comentarios del comentarios del caso de discrepancias funcionamiento del funcionamiento del
es un investigador el gerente. gerente. severas el asesor de sistema de informacin sistema de informacin
asesor de investigacin calific la planteado por el planteado por el
investigacin calific apreciacin final. entrevistado. En caso entrevistado. En caso
la apreciacin final. de discrepancias de discrepancias
severas el asesor de severas el asesor de
investigacin calific la investigacin calific la
apreciacin final. apreciacin final.
1 (Formularios 1 (Formularios 1 (Formularios 2 (Formularios 3 (RR Donnelley, Diario 2 (Diario La Prensa,
Nmero de instituciones
Standard) Standard) Standard) Standard y RR La Prensa, Grupo Grupo CERCA)
que intervienen
Donnelley) CERCA)
Ninguno, ya que Anlisis e Anlisis e Ninguno, ya que solo Anlisis e Anlisis e
solo se formalizarn interpretacin grfica interpretacin grfica se formalizarn las interpretacin grfica interpretacin grfica
Anlisis estadstico a las observaciones. de los principales de los principales observaciones. de los principales de los principales
efectuar estadsticos y estadsticos y estadsticos y estadsticos y
formalizacin de formalizacin de formalizacin de formalizacin de
observaciones. observaciones. observaciones. observaciones.
Entrevista/Encuesta Entrevista/Encuesta Entrevista/Encuesta Entrevista/Encuesta Entrevista/Encuesta Entrevista/Encuesta
dirigida al dirigida al dirigida al dirigida al dirigida al dirigida al
departamento de departamento de departamento de departamento de departamento de departamento de
ventas, diseo diseo grfico y diseo ventas y ventas, diseo grfico y ventas, diseo grfico y ventas, diseo grfico y
grfico y gerencia gerencia de gerencia de gerencia de gerencia de gerencia de
de Formularios Formularios Standard. Formularios Standard. Formularios Standard. Formularios Standard. Formularios Standard.
Standard.
La observacin directa La observacin directa La observacin directa La observacin directa La observacin directa
Entrevista/Encuesta de campo. de campo. de campo. de campo. de campo.
Triangulacin con otros
dirigida a las
instrumentos
empresas en Entrevista/Encuesta Entrevista/Encuesta Entrevista/Encuesta
estudio sobre los dirigida a las empresas dirigida a las empresas dirigida a las empresas
resultados de en estudio sobre los en estudio sobre los en estudio sobre los
mejora en la resultados de mejora resultados de mejora resultados de mejora
eficiencia del en la eficiencia del en la eficiencia del en la eficiencia del
sistema de sistema de informacin sistema de informacin sistema de informacin
informacin del del departamento de del departamento de del departamento de
departamento de diseo grfico. diseo grfico. diseo grfico.
diseo grfico.

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3.4 Tabla 4: Determinacin del ms grande competidor de


Formularios Standard.

Empresas Vendedor1 Vendedor2 Vendedor3 Vendedor 4 Vendedor 5


RR Donnelley 5 4 5 5 5
Formas Continuas (Forcon) 4 5 4 4 4
Imprenta Bulnes 3 3 3 3 2
A&M Impresores 2 1 1 2 3
Otras imprentas 1 2 2 1 1

Para efectos ilustrativos ver Anexo 2.6

3.5 Tabla 5: Evaluacin/Percepcin de aplicacin ofimtica en


Formularios Standard.

Aplicacin Herramientas Ofimticas


2
1
2
2
1
1
2

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3.6 Tabla 6: Identificacin de Errores ms frecuentes.

Errores
Informacion 4 4 3 4 4 3 3
Revision 3 2 4 3 2 3 2
Diseo 3 3 3 2 3 3 2

3.7 Tabla 7: Determinar relacin acadmico-informtica en


fuerza de ventas.

Nivel acadmico Nivel informtico


2 4
2 3
3 3
5 5
4 3

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3.8 Tabla 8: Uso de herramientas ofimticas en el S.I. de Diseo


grfico en RR Donnelley.

RR Donnelley
Herramientas Ofimticas Porcentajes
Correo Electrnico 35
FTP 45
Excel 15
Otros 5

3.9 Tabla 9: Comparativo de consumo de Recursos de


impresin.

Formularios Standard RR Donnelley


Consumo Papel Consumo Tintas Consumo Papel Consumo Tintas
Ene-Mar 2.2 15 1.5 10
Abr-Jun 2 12 1.2 10
Jul-Sept 2.5 20 1 8
Oct-Dic 2 12 1 7

Nota: Datos basado en consumo de resmas de papel de 2500 hojas, cartuchos de


tintas (C,M,Y,K) por elaboracin de 100 artes al mes.

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3.10 Tabla 10: Determinacin (percepcin) de la Eficiencia


en S.I. de las empresas en estudio.

Empresas Solc Arte Elab Arte Consumo


RR Donnelley 4 5 3
RR Donnelley 3 4 3
Grupo Cerca 4 5 4
Grupo Cerca 4 4 4
La Prensa 5 5 5
La Prensa 5 5 5

Nota: Valor 5 mayor eficiencia, valor 1 menor eficiencia

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