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UNIDAD I

EFECTIVO E INVERSIONES TEMPORALES

EL EFECTIVO

El efectivo est integrado por aquellas cosas que comnmente se aceptan como
medios de cambio. Para que sea considerada como efectivo, una cosa tiene que
ser convertible inmediatamente a dinero, a su valor nominal.

El efectivo disponible incluye:

1. Billetes.

2. Monedas.

3. Instrumentos negociables como:

a-) Cheques personales, de caja y certificados, no depositados.

b-) Giros bancarios no depositados.

c-) Ordenes de pago no depositadas, como giros postales y de express.

El efectivo en banco incluye:

Depsitos a la vista en cuentas de cheques.


Cuentas de ahorros, generalmente en efectivo, a pesar de que a veces se
requiere de previo aviso al banco para poder disponer de ellas.
Certificados de depsito a la vista.

Adems se considera como cualquier medio de cambio generalmente aceptado


para el pago de bienes y servicios y la amortizacin. El efectivo tambin sirve
como medida del valor para tasar el precio econmico relativo de los distintos
bienes y servicios. El nmero de unidades monetarias requeridas para comprar un
bien se denomina precio del bien. Sin embargo, la unidad monetaria utilizada
como medida del valor no tiene por qu ser utilizada como medio de cambio.
Durante el periodo en que Amrica del Norte era una colonia, por ejemplo, la
moneda espaola era un importante medio de cambio mientras que la libra
esterlina britnica era el patrn de medida del valor.

En otras palabras, las funciones que el dinero actualmente desempea son las
siguientes:

1. Medio de intercambio, o medio por el cual se puedan adquirir todos y cada


uno de los bienes y servicios.
2. Unidad de contabilidad, es decir, que pueda subdividirse tanto como se
quiera para representar los diversos conjuntos de artculos.
3. Depsito de valor y estndar de pagos aplazados, es decir, que permita
conservar un poder adquisitivo generalizado para satisfacer necesidades
futuras. Un estndar de pagos aplazados hace que sea posible aceptar, en
lugar de dinero propiamente dicho, un acuerdo o contrato institucionalmente
aprobado para la entrega de cantidades especficas de poder adquisitivo

Control Interno del Efectivo.

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propsito de


monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del
efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos,
garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

Divisin del trabajo


Delegacin de autoridad
Asignacin de responsabilidades
Promocin de personal eficiente
Identificacin del personal con las polticas de la Empresa.
El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o
en forma de depsito en un banco comercial. Valores en moneda curso
legal o su equivalente contenido por:
Efectivo en caja
Cuentas bancarias
Las medidas de control interno de efectivo estn orientadas a reducir los
errores y prdidas.
La recepcin del efectivo, puede hacerse por tres vas:
Operaciones en el mostrador (ventas)
Ingresos ejecutados por cobradores
Remesas por correos
Podemos establecer que el rea de efectivo comprende:
Caja y Banco
La caja se divide en dos:
Caja chica
Caja general
La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores
dentro de la misma que no requieren uso de un cheque.
El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo
siguiente:
Deber establecerse un lmite mximo para los pagos a realizarse por caja
chica. Los que excedan dicho lmite, se debern pagar con cheques.
Esta cuenta slo se mover cuando se decida aumentar o disminuir el
fondo, o para su eliminacin.
Debe haber una sola persona responsable de la caja chica.
La persona responsable de la caja chica, no debe tener acceso a la
Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal.
La reposicin del fondo se har mediante cheque a favor de la persona
responsable del mismo.
El fondo se cargar a cada una de las cuentas de gastos o de costos,
segn se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.
Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, debern estar
aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en
cifras y letras, el monto pagado.

La Conciliacin Bancaria

Consiste en la comparacin de los registros de las operaciones con los Bancos, de


nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los
Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a
hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se
realiza ya que es comn que los saldos de dichos estados de cuenta de los
Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes
razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.


Depsitos de ltima hora que la Empresa realiz y que el Banco no registr
por haber cerrado.
Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de
mes.
Errores numricos u omisiones en los libros de la Empresa
Cheques ajenos que el Banco carga por equivocacin
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Cargos que el Banco efecta causados por intereses, comisiones,
impuestos, etc.
Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses,
cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
Errores u omisiones por parte de los Bancos
Procedimiento contable previo para la elaboracin de una
conciliacin bancaria:

Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar


una conciliacin, es que a veces NO se sabe qu hacer con los ajustes hechos
el mes anterior, a continuacin se presentan algunos pasos o recomendaciones anteriores al
estudio de los libros para proceder con la conciliacin del mes correspondiente.

PARTIDA O CAUSA PROCEDIMIENTO


EMPRESA BANCO
PARTIDAS NO Verificar que los
REGISTRADAS EN EL cheques en Trnsito (del
BANCO mes pasado) aparezcan
en el Estado de cuenta
enviado por Banco.

Verificar que los


Depsitos en Trnsito
(del mes pasado)
aparezcan en el estado
de cuenta enviado por
Banco.
PARTIDAS NO Revisar que
REGISTRADAS EN LA las Notas de Dbito
EMPRESA o Cheques omitidos
(del mes pasado)
estn reflejadas en
el libro mayor de
Banco.

Revisar que
las Notas de
Crdito o Depsitos
omitidos (del mes
pasado) estn
reflejadas en el
libro mayor de
Banco.
ERRORES Comprobar Comprobar que se
que se hayan hayan asentado todos
asentado todos los los errores (del mes
errores (del mes pasado) en el estado de
pasado) en los cuenta bancario, ya sean
libros de la por diferencias, mal
empresa (libro ubicacin, omisin o
mayor de Banco) partidas que no
ya sean por corresponden a la
diferencias, mal empresa.
ubicacin, omisin
o prescripcin de
cheques.

Importante: de NO encontrar los ajustes de los errores asentados en


los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) estas se deben
tomar en cuenta para la conciliacin actual o si estuviesen pero con
diferencia en cantidad o mal ubicados, de igual forma se tomar en
cuenta para su correspondiente ajuste en la conciliacin actual de
darse el caso contrario en que SI se encuentren tales partidas ya
registradas en los libros y/o estado de cuenta bancario (actuales) con
y con montos compatibles las mismas no se toman en cuenta para
ningn tipo de ajuste.

Normas para la elaboracin del documento

Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspeccin de los


libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado
por el banco y as detectar cules son las discrepancias que existen
entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las
diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se
debe elaborar el documento que avale la elaboracin de la
conciliacin, esto respetando algunas normas de presentacin que se
demuestran a continuacin:

1. Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos


bsicos:
- Nombre de la empresa o razn social.
- Nombre del documento Conciliacin Bancaria.
- Fecha a la cual se est elaborando el documento.
- Nombre del Banco y nmero de la cuenta a conciliar.
- Nombre de la persona que elabora el documento.
- Tipo de mtodo a utilizar (opcional).
2. Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del mtodo que
se vaya a utilizar para realizar la conciliacin.
3. Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
Saldos encontrados. (una sola columna).

En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias


que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos
mtodos el orden que explicar en el numeral posterior. Lo nico
que vara en la presentacin de los mtodos es en el nmero de
columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las
partidas que causan discrepancia entre los saldos.

Pie del documento.- independientemente del mtodo que se


utilice al final deben aparecer las rbricas del autor de la
conciliacin, la persona que la conforma y las necesarias para
mantener un eficiente control interno en la empresa.

EJEMPLO DE UNA CONCILIACION BANCARIA

El estado de cuenta de la empresa Imperial muestra que el saldo al


30 de abril de 2011 es de $4,070. Sin embargo, la cuenta Efectivo
de la compaa tiene un saldo de $ 21,000. Esta situacin requiere
una conciliacin bancaria. A continuacin se detallan las partidas
para la conciliacin:
LADO DEL BANCO LADO DE LOS LIBROS
1. Depsito en trnsito, abril 3.recepcion de un cliente,
24, $ 9,000 $100.
2. Cheques en circulacin 4. Ingresos por intereses
nmero 104, $ 2,000. ganados sobre el saldo en
bancos, $ 30.
5.Cargos por servicios
bancarios, $ 60.

IMPERIAL S.A.

CONCILIACION BANCARIA

30 DE ABRIL DE 2011

Balance segn banco.$ 14,070

Ms:

1. Depsito en trnsito...$ 9,000

Sub total. $ 23,070

Menos:
2. Cheques en circulacin no. 104.(2,000)

Saldo bancario ajustado$21,070

Balance segn libro, 30 de abril...$ 21,000

Ms:

3. Recepcin de un cliente......$ 100


4. Ingresos por intereses ganados sobre el saldo bancario 30
5. Sub total. $
21,130
6. Menos:
7. Cargos por servicios...60
8. Saldo en libro ajustado$21,070

Nota: el balance en libros y el balance en banco, luego de ser


conciliados deben ser iguales.

Los depsitos en trnsitos son aquellos que se enviaron al banco, pero


que an no aparecen reflejados en el banco a la fecha de la
conciliacin bancaria.

FONDO DE CAJA CHICA

Fondo de caja chica. Pequea cantidad de dinero en efectivo dentro


de la empresa que se utiliza para afrontar una serie de pagos
pequeos, los que seran muy engorrosos saldar con cheques. Es un
activo circulante.

Procedimiento de Funcionamiento del Fondo Fijo

Creacin del fondo


- Se estima una cantidad de dinero que cubra las necesidades para
pequeos pagos en determinado lapso

- Se emite un cheque por la cantidad estimada y se le entrega a la


persona que se va a encargar de su custodia y manejo dentro de la
empresa
- Se establecen una serie de normas para su funcionamiento (prohibir
hacer pagos de caja chica por montos superiores a cierta cantidad,
establecer qu persona debe autorizar los pagos con el efectivo del
fondo fijo)

- El cajero de caja chica va cancelando las diversas obligaciones y


guardar constancia que justifique los pagos hechos

- Cuando el fondo est a punto de agotarse, o en cierto perodo de


tiempo preestablecido, el cajero presenta los diversos comprobantes
por lo que ha cancelado y se le emite un nuevo cheque por el total de
los recibos para que vuelva a tener su fondo fijo completo y as
sucesivamente.

No se afect la cuenta "Caja Chica" ya que sta se moviliza solamente


cuando se crea, cuando se decide aumentar el fondo o cuando se
decide disminuir el fondo

Tratamiento de Faltantes y Sobrantes de Caja Chica:

Cada cierto tiempo debe hacerse un arqueo de los fondos de la Caja


Chica por una persona autorizada. La suma de los diversos
comprobantes de egresos y el efectivo debe ser igual al total del fondo
asignado a la Caja Chica, pero puede suceder que se haya hecho un
pago no relacionado, o se cancele un comprobante por una suma
mayor o menor, o el cajero haya hecho uso indebido del mismo,
entonces pueden originar sobrantes o faltantes de dinero en la Caja
Chica.

Si existe un faltante de efectivo para tener completo el fondo fijo, hay


dos alternativas:
- Decidir cobrarle el faltante al Cajero, el cual cargaremos a una cuenta
de Activo Circulante denominada "Cuentas por Cobrar Empleado"
- Considerar el faltante como un gasto de la empresa y cargarlos a una
cuenta de Otros Egresos denominada "Faltante de Caja Chica".

En cualquiera de los dos casos hay que hacer el cheque de reposicin


por lo que le falta al efectivo para volver a tener su fondo fijo completo.

Si el arqueo arroja un sobrante, el mismo se debe abonar a una


cuenta de Otros Ingresos denominada "Sobrante de Caja Chica"

Si llegada la fecha de cierre de un ejercicio, existen dentro de la Caja


Chica comprobantes de egresos que corresponden al ejercicio que
termina y no se ha emitido el cheque de reposicin, se debe hacer el
asiento con cargo a los gastos y con abono transitorio a la cuenta
"Caja Chica".

ASIENTO PARA LA CREACION DEL FONDO DE CAJA CHICA:

DETALLE DEBITO CREDITO

CAJA CHICA 5,000

EFECTIVO 5,000

ASIENTO PARA LA REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA:


Detalle Auxiliar Debito Crdito

Gastos Grales. Y Administrativos 5,000

Viticos.2,000

Combustibles..2,000

Agua 400

Material gastable..600

Efectivo .5,000

Las antiguas Normas (NIC) estn implcitas en las Normas


Internacionales de Informacin Financiera (NIIF), tambin
conocidas por sus siglas en ingls como (IFRS), International Financial
Reporting Standard, son unas normas contables adoptadas por el
IASB, institucin privada con sede en Londres. Constituyen los
Estndares Internacionales o normas internacionales en el desarrollo
de la actividad contable y suponen un manual Contable, ya que en
ellas se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la
forma como es aceptable en el mundo.

Las normas se conocen con las siglas NIC y NIIF dependiendo de


cuando fueron aprobadas y se matizan a travs de las
"interpretaciones" que se conocen con las siglas SIC y CINIIF.
Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre
de "Normas Internacionales de Contabilidad" (NIC) y fueron dictadas
por el (IASC) International Accounting Standards Committee,
precedente del actual IASB. Desde abril de 2001, ao de constitucin
del IASB, este organismo adopt todas las NIC y continu su
desarrollo, denominando a las nuevas normas "Normas
Internacionales de Informacin Financiera" (NIIF).

Inversiones Temporales

Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a


corto plazo (certificados de depsito, bonos tesorera y documentos
negociables), valores negociables de deuda (bonos del gobierno y de
compaas) y valores negociables de capital (acciones preferentes y
comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato
para las operaciones. Estas inversiones se pueden mantener
temporalmente, en vez de tener el efectivo, y se pueden convertir
rpidamente en efectivo cuando las necesidades financieras del
momento hagan deseable esa conversin. Las inversiones temporales
deben ser:

Negociables o realizables rpidamente.

Destinadas a convertirse en efectivo cuando se necesite, en el trmino


de un ao o de un ciclo de operaciones, el que sea ms largo.

El que sea negociables rpidamente quiere decir que el valor se puede


vender con facilidad. Por ejemplo, si unas acciones se mantienen muy
restringidas (no se negocian pblicamente) es posible que no tengan
mercado o que lo tengan muy limitado y en tal caso puede ser ms
apropiado clasificar los valores como inversiones a largo plazo.
Intentar convertirlos es un principio muy difcil en la prctica. Por lo
general, la intencin de convertirlos se justifica cuando el efectivo
invertido se considera fondo de contingencia para usar cuando sea
necesario o cuando se trata de una inversin hecha con efectivo
temporalmente ocioso debido al ritmo del negocio. Cuando se
clasifican las inversiones la intencin de la gerencia se debe apoyar
con las evidencias pertinentes, como la historia de las actividades de
inversin de la compaa, acontecimientos posteriores a la fecha del
estado de situacin financiera, as como la naturaleza y el propsito de
la inversin.

3. Valores Negociables

Hace algunos aos exista una gran diversidad en las prcticas


contables relacionadas con el valor en los libros de las inversiones
temporales. Algunas llevaban al costo los valores negociables, otras al
valor del mercado, algunas al ms bajo de los dos anteriores y otras
usaban ms de uno de estos mtodos para las diferentes clases de
valores. Este problema de diversidad en las prcticas contables,
acentuado por las fuertes fluctuaciones de la bolsa de valores a
mediados de la dcada de los setentas, fue abordado por FASB y
parcialmente resuelto con el Statment Of Financial Accouting
Standards No 12. Accountig for Certain Marketable Securities
(Contabilizacin de ciertos valores negociables) los ciertos valores
negociables a que se hace referencia, son valores negociables de
renta variable.
Los valores negociables son cualquier instrumento que represente
acciones de propiedad (por ejemplo, acciones comunes, preferentes y
otros valores de capital) o los derechos a adquirir (por ejemplo, las
opciones de venta) acciones de una empresa a precios fijos o
determinables. Las acciones de tesorera, las acciones preferentes
redimibles y los bonos convertibles se excluyen de la definicin de
valores de especulacin o negociables. El trmino negociables
significa valores de especulacin con un mercado amplio. Las
acciones restringidas o de mercado dbil no califican.