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Unidad 3.

Proceso de Auditora

Actividad: De la auditora interna al proceso organizacional

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, tome un


(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:

a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a


la asistencia de la Reunin de apertura. Disee un formato para la
corroboracin del personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear,
adems de otros aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha,
proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunin de apertura y cierre de la auditora.

Reunin de Apertura

Memorando reunin de apertura auditoria

Para: Responsable del proceso / Copia Alta Gerencia


De: Responsable de ejercer la auditoria

Fecha: Fecha del memorando

Objetivo: Establecer mediante la auditora interna de la Compaa el estado


actual y la eficacia del sistema de gestin de calidad en el proceso de Gestin
Humana, y establecer las mejoras a las que haya lugar.

Alcance: Se revisaran si las actividades ejercidas en el proceso de Gestin


Humana van en concordancia con la norma y los procedimientos actualmente
documentados junto con los formatos empleados y polticas de la Compaa que
apliquen.

Criterios de Auditora:

- Sistema de Gestin de Calidad


- Poltica de Calidad
- Norma ISO 9001 de 2008
- Poltica Anticorrupcin de la Compaa
- Poltica de Contratacin de la Compaa
- Manual de Calidad
- Manual de Procedimientos
- Manual de Funciones
- Procedimientos Gestin Humana
- Formatos e Instructivos Gestin Humana

Oficializacin de Auditoria

Reunin de Apertura:
Fecha de la reunin de apertura
Hora de inicio de la reunin de apertura

De manera atenta nos permitimos dirigirnos a usted como responsable del


proceso de Gestin Humana a fin de informarle que de acuerdo con el
cronograma de auditoras establecido por el rea de Control Interno y aprobado
por la Alta Gerencia de la Compaa se debe llevar a cabo la auditoria a dicho
proceso en el siguiente mes a trascurrir, a fin de verificar el objetivo planteado en
el presente memorando, las visitas sern ejecutadas por los miembros del rea de
Auditora, as mismo y por tal motivo requerimos de su disposicin y la de su
equipo de trabajo en cuanto a tiempo y solicitudes realizadas, por tal motivo es
necesario que para la reunin de apertura se cuente con la asistencia del personal
a cargo.

En dicha reunin se presentara el plan de auditora a ejecutar junto con la


documentacin y visitas inicialmente requeridas; sin embargo puede que segn el
criterio del equipo de trabajo auditor se generen nuevas visitas o se solicite
informacin adicional.

Es de acotar que la informacin de la Auditoria y sus resultados sern manejados


bajo los estndares de confidencialidad requeridos, por esto se requiere
compromiso de todos los funcionarios que intervienen en el proceso.

Para finalizar le queremos recordar que la finalidad de la Auditora no es otra


diferente a buscar una mejora continua que aporte en el crecimiento de la
Compaa de la cual todos haces parte.

Cordialmente,

Control Interno de la Compaa.


Indicadores

- Indicador de Rotacin Personal


- Indicadores de Gestin

Procedimientos a Auditar

- Contratacin de Funcionarios
- Bienestar y Salud Ocupacional
- Formacin de Personal
- Liquidacin y Finalizacin de Contratos
- Afiliacin de Personal

Responsable de Auditar:

Nombres de los funcionarios designados por el rea de Control Interno para


realizar la Auditora

Asistencia

No. Nombre Cargo rea Firma


1 ___________ __________ __________ __________
2 ___________ __________ __________ __________
3 ___________ __________ __________ __________
4 ___________ __________ __________ __________
5 ___________ __________ __________ __________
6 ___________ __________ __________ __________
7 ___________ __________ __________ __________

b. Revisin documental durante la realizacin de la auditora.

N Documento revisado Observaciones del documento


Revisin Estndares Iso, Actualizacin y
1 Poltica de Contratacin
posibles oportunidades de mejora.
Evaluacin Conocimientos Comprensin y conocimiento de la
2
Poltica de Calidad y Objetivos poltica de calidad y objetivos.
Procedimiento de Contratacin
Revisin de hojas de vida al azar y su
3 (evidencias: hojas de vida de
debida estandarizacin de calidad.
funcionarios)
Procedimiento de bienestar y
salud ocupacional (evidencias: Estandarizacin los de los documentos y
4
Plan de bienestar, soportes de referenciados en los procedimientos.
reuniones de brigadistas)
Procedimiento Formacin de
Personal (evidencias: formatos
Estandarizacin los de los documentos y
5 de asistencia de
referenciados en los procedimientos.
capacitaciones, plan de
formacin)
Revisin de formatos de retiro y hojas de
Liquidacin y Finalizacin de
6 vida al azar y su debida estandarizacin
Contratos
de calidad.
Procedimiento de afiliacin de
Revisin de planillas de afiliacin de los
7 personal (soportes: afiliaciones
ltimos tres meses.
y planillas de afiliacin)

c. Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de


comunicacin que usar durante la auditora.

Esencial la presentacin del equipo auditoria debe ser de manera amena, que no
se vea como un ente que viene a juzgar, que se venda la idea al proceso auditado
que es un rea que busca establecer mejoras y optimizar el proceso a partir de los
hallazgos evidenciados.

d. Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de


recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo:
lista de Chequeo).

Se debe establecer un formato a manera de check list en el que se tengan en


cuenta los puntos de la norma a revisar (si aplica al proceso) en el que se define si
se cumple a cabalidad y la respectiva observacin de lo evidenciado en la visita de
auditora.

Las tcnicas deben basarse en las visitas al proceso, en la que exista una
verificacin ocular, verbal, documentativa, fsica y escrita.
e. Generacin de hallazgos de auditora:

Fecha: 01 Junio de 2016 Auditor(es): Grupo Auditor


Proceso auditado: Gestin Humana Auditado(s): Dueo del proceso
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N C NCM NCm
auditora auditora auditora
Se evidencia que la
Procedimiento de Poltica de contratacin de los
X
1 Contratacin contratacin funcionarios se est
realizando acorde.
Se evidencia que un
Conocimiento y 40% de los
Evaluacin
comprensin de funcionarios que
Conocimientos
2 la poltica y interactan en el X
Poltica de Calidad
objetivos de proceso n cuenta
y Objetivos
calidad con el conocimiento
requerido.
Se evidencia la
empleacin de
Estandarizacin
formatos que no se
los de los
Procedimiento de encuentran
documentos y
3 bienestar y salud estandarizados y X
referenciados en
ocupacional adicional no son
los
referenciados en el
procedimientos.
procedimiento
matriz.
El procedimiento se
Estandarizacin ejecuta de acuerdo
los de los con lo
Procedimiento
documentos y documentado, y sus
4 Formacin de X
referenciados en documentos se
Personal
los encuentran
procedimientos. debidamente
estandarizados.
Se evidencia que no
Revisin de
existe formatos ni
formatos de retiro
Liquidacin y entrevistas de
y hojas de vida al
5 Finalizacin de retiros de X
azar y su debida
Contratos funcionarios de
estandarizacin
acuerdo con .el
de calidad.
procedimiento
Revisin de La afiliacin de los
Procedimiento de planillas de funcionarios se
6 afiliacin de afiliacin de los hace a tiempo y en X
personal ltimos tres los trminos
meses. requeridos.
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f. Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Conclusiones de la Auditora:

+ Se debe revisar constantemente los procedimientos auditados a fin de


actualizarlos cuando se requiera y en busca de mejoras y optimizacin del mismo.

+ Se requiere que el personal que el personal a cargo conozca y comprenda la


poltica de calidad y los objetivos.

+ Se requiere actualizar el procedimiento de bienestar y salud ocupacional de


acuerdo con la No Conformidad Mayor hallada.

+ Se requiere estandarizar de acuerdo con los criterios de calidad de la Compaa,


los formatos e instructivos empleados en el procedimiento de bienestar y salud
ocupacional.

+ Se requiere que el personal conozca el procedimiento de liquidacin y


finalizacin de contrato, as mismo que las actividades se ejecuten de acuerdo con
lo documentado.

+ Implementar Las acciones correctivas necesarias y a las que haya lugar a fin de
subsanar las no conformidades resultado de la auditora.

g. Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar


la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

Para el cierre de debe elaborar memorando citando a reunin de cierre de la


auditora en que mediante un informe de auditora de cierre estructurado en el que
se muestren los tems de acuerdo con la norma auditados en cada proceso con
sus respectivos datos (fecha de la visita, responsables a auditar y auditor, check
list con cada criterio Iso y su respectiva observacin) as mismo cada hallazgo
debe ser debidamente soportado.
h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.

Conclusiones:

El inicio de la auditora debe ser un proceso debidamente estructurado y


sistemtico, el grupo auditor debe tener muy claro el conocimiento de que se va a
revisar en que cada proceso; de la misma manera se debe contar con las
herramientas y mtodos esenciales para que sean empleados en la misma y sean
efectivos.

Se debe estar muy atento a todos los posibles hallazgos que se puedan
evidenciar, se debe buscar que el dueo del proceso se encuentre los ms
disponible posible a entregar toda la informacin y que la auditora sea llevada por
el auditor y no por donde pretenda llevar el dueo del proceso para su propio
beneficio.

La revisin de los documentos debe ser minuciosa a fin de no dejar pasar ningn
detalle relevante que ante con los estndares de calidad previamente
establecidos.

Enve un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a travs de la


plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad De la
auditora interna al proceso organizacional.

No olvide realizar el aporte al foro temtico, la actividad interactiva y la evaluacin


de la unidad en los enlaces disponibles en el botn Actividades / Actividades
unidad 3.

Nota: recuerde revisar la gua de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar
que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cmo desarrollarlas y
entregarlas correctamente.

Criterios de evaluacin
Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentacin de
observaciones, objetivos, memorandos y revisin documental dentro de un
proceso de auditora de calidad.
Define las tcnicas de comunicacin, recoleccin, verificacin de informacin y
obtencin de evidencias de la auditora.
Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto
al aprendizaje adquirido.
Entrega a tiempo: enva la actividad en la fecha indicada por el instructor.