La organizacin como un sistema.

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La organizacin como un sistema

Qu es una organizacin?...

Una organizacin es una colectividad con lmites relativamente identificables, un

orden normativo, rangos de autoridad, sistemas de comunicacin y sistemas de
pertenencia coordinados; esta colectividad existe de manera relativamente
continua en el medio y se dedica a actividades que estn relacionadas, por lo
general, con el alcanzar un conjunto de objetivos. Ejemplos de organizaciones
son: una empresa, un colegio, una universidad, un club deportivo, la Fundacin
DUOC UC, un hospital, un equipo de ftbol, etc. Todas estas son organizaciones
porque tienen tres caractersticas comunes:
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1. Tienen un propsito distintivo. Generalmente, este propsito se expresa en

trminos de una meta o conjunto de metas.
2. Estn integradas por personas.
3. Desarrollan una estructura sistemtica que define y limita la conducta de sus
miembros. Por ejemplo, esto incluye la creacin de reglas y normas, la
identificacin de algunos miembros como "jefes", y el conferir autoridad sobre
otros miembros, o establecer por escrito las descripciones de puestos para
que los integrantes sepan qu deben hacer.

Por tanto, el trmino organizacin se refiere a una entidad que tiene un propsito
Distintivo, incluye gente o integrantes, y tiene una estructura definida.

La organizacin como sistema social

Las organizaciones como sistemas sociales poseen importantes caractersticas,

tales como:

Componente histrico: es decir, las decisiones que se adoptan estn

mediatizadas por la historia. Los acontecimientos histricos, tales como una
crisis poltica o econmica, ciertos avances tecnolgicos o la incorporacin de
un nuevo proceso productivo, no dejan indemne la organizacin.
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Lenguaje: entendido como un sistema de signos y de smbolos. Cada

organizacin construye, elabora un lenguaje que le es distintivo y propio, el
cual, a su vez, articula determinados significados. Estos significados guan en
gran parte la conducta de los miembros de la organizacin, determinando la
identidad de la misma. Debemos resaltar que ste sentido no es algo dado,
sino muy por el contrario, algo constantemente construido y reconstruido al
interior de los departamentos o equipos de trabajo. Son lo que en definitiva
constituyen la organizacin.
Memoria organizacional:las decisiones que surgen en la organizacin
responden en cierta medida a aquellas experiencias que han quedado
registradas como significativas. Este conocimiento no es fcil de ignorar, pues,
supone todo el bagaje de experiencias acumuladas que marcan el "saber
hacer" o KnowHow de la empresa.
Estructura de poder:la cual no es esttica, sino que constantemente se ve
reafirmada o reestructurada por medio de las decisiones. De esta forma, una
decisin nefasta para la organizacin seguramente implicar una
restructuracin de la estructura de poder.
Vnculos: en toda organizacin se establecen tipos de relacin, no slo de
carcter contractual sino psicolgico. Existe, pues, un aspecto afectivo que
condiciona y est presente en las decisiones y acciones que se toman y
emprenden en toda organizacin.

Finalmente, el hecho de que la organizacin, como sistema social, est inserta en

un entorno, en el cual debe competir, nos lleva a considerar dos aspectos:

En primer lugar, la organizacin debe estar constantemente adaptndose a

las condiciones del entorno, elaborando sus propias estrategias y
modificando su comportamiento, de tal forma, que pueda dar respuesta a
las exigencias del mismo.
En segundo lugar, la organizacin no es un ente abstracto, aislado de lo
que acontece con otras organizaciones. Muy por el contrario, la
organizacin debe competir en un medio en que los recursos son escasos y
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en donde el entorno selecciona y elimina aquellas organizaciones menos

eficientes en la consecucin de dichos recursos.

Lo anterior queda reflejado en la enorme cantidad de organizaciones que fracasan

y desaparecen al poco de comenzar su ciclo de vida. La constante adaptacin de
la organizacin a su entorno y el hecho de que la organizacin deba competir con
otras organizaciones, es un aspecto de especial relevancia a la hora de entender
la importancia de la administracin de empresas en la organizacin.

Contexto actual de las organizaciones

Durante las ltimas dcadas se ha resaltado el papel que juega el cambio en las
organizaciones. La turbulencia del entorno, caracterizada por cambios
discontinuos e impredecibles.

Son muchos los factores que han contribuido a la turbulencia del entorno y la
consiguiente incertidumbre organizacional. La liberalizacin de los mercados, el
creciente nmero de fusiones y adquisiciones, el surgimiento de bloques de libre
comercio, los cambios tecnolgicos, la flexibilizacin laboral, entre otros, son
factores desestabilizadores del entorno organizacional. El incremento del
conocimiento cientfico y tecnolgico, por ejemplo, faculta a las organizaciones a
identificar y explotar diversas tecnologas y diversos mercados o "nichos" en los
cuales desarrollar sus actividades, por lo que la competencia es algo que est
presente en todas las organizaciones.

Este constante cambio del entorno impone a la organizacin determinados

requerimientos de informacin y de accin con el fin de lograr una mejor
adaptacin.

Por otro lado el principal desafo para las empresas y organizaciones hoy en da,
es la creacin de una cultura y un clima que facilite el aprendizaje organizacional y
la gestin del conocimiento.
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Esto, debido a que la habilidad para aprender ms rpido que las otras
organizaciones (los competidores) aparece como la nica ventaja competitiva
sustentable en el tiempo.

Debido a esta creciente rapidez e impredecibilidad de los cambios en el entorno,

es que surge la necesidad de un constante aprendizaje organizacional y un uso
intensivo de los conocimientos que posee la organizacin, que es lo que en
definitiva hace que cada da se necesiten Administradores ms eficientes.

Teora de Sistemas

Un suprasistema o supersistema, es el sistema que integra a los sistemas desde

el punto de vista de pertenencia. En otras palabras, es un sistema mayor que
contiene sistemas menores.

Jerarqua de los sistemas segn tamao:

subsistema, sistema y suprasistema

En teora de sistemas, los niveles de organizacin (o jerarquas) se refieren al

orden en distintos niveles de organizacin de los sistemas ms simples a los ms
complejos; por ejemplo, la identificacin de un subsistema, dentro de un sistema,
dentro de un suprasistema.

Un ejemplo prctico en informtica:

el subsistema "memoria RAM", contenido en el sistema "placa madre", contenido

en el supersistema "computadora".

Para esta distincin es fundamental establecer los lmites o fronteras precisos de

los sistemas de cada nivel. Sin fronteras, difcilmente se puedan establecer los
subsistemas, sistemas y suprasistemas.
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Los Sistemas Abiertos y sus elementos

Los sistemas y subsistemas, en la medida que interactan o transan con su medio

o entorno, como la empresa, se denominan abiertos, para diferenciarlos de
aquellos que no satisfacen tal condicin, los que pasan a ser cerrados. La
diferencia entre ambos no es muy precisa, como pudiera pensarse. En general, los
sistemas abiertos se asocian con los seres vivos (hombres, animales, plantas),
mientras que los cerrados con sistemas fsicos o materiales (un motor, una
mquina, un instrumento).

Por ahora nos quedamos con que la empresa, en tanto transa con su medio, es
un sistema abierto: obtiene o importa del medio los recursos que necesita
(insumos, trabajo, capital, informacin), los combina o transforma (proceso
productivo) y eso permite generar o exportar al medio los bienes y servicios que
llegan al consumidor. Ello posibilita que ciertos recursos tangibles, provenientes de
la comercializacin de los bienes y servicios y otros intangibles, como la
informacin, reingresen al sistema a travs de nuevos insumos, nueva
informacin, etc. Conforme a esto se puede perpetuar el ciclo productivo,
hacindose viable el sistema.

A la importacin de recursos del medio la llamaremos corrientes de entrada; la

combinacin de esos recursos ser el proceso de conversin o transformacin;
la explotacin de recursos distintos al medio, constituir la corriente de salida;
por ltimo, el reingreso de estos recursos al sistema, como nueva corriente de
entrada, es la retroalimentacin o feed back.

En la siguiente figura se ha representado esquemticamente estos elementos

componentes de un sistema abierto.
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Estos elementos son:

a) Corriente de entrada: corresponde a los recursos que la empresa importa o

extrae del medio, tales como insumos materiales, esfuerzo humano, capacidad
administrativa, informacin, capital, etc., cuya utilizacin permitir efectuar el
proceso de transformacin. En suma, es la energa necesaria para la produccin
de bienes y servicios, la que puede tomar diversas formas, segn la empresa que
se trate, pero en todo caso, incluye elementos tangibles e intangibles. Estos
ltimos los hemos caratulado bajo el trmino genrico de informacin.

b) Proceso de transformacin: es la combinacin dosificada y eficiente de los

elementos anteriores, destinada a producir los bienes y servicios que constituyen
el giro o actividad de la empresa. La mayor parte de estos recursos son fungibles,
es decir, se gastan o consumen en el proceso; otros, como la informacin, en
cambio, no slo no se consumen, sino que pueden verse enriquecidos o
incrementados en el proceso, originando una corriente de salida adicional.

Los primeros estn afectos a la llamada ley de conservacin, segn la cual lo que
queda en el sistema es igual a las entradas menos las salidas. Por el contrario, la
informacin se rige por la ley de incrementos, es decir, la salida de informacin
puede aumentar (y no disminuir) la informacin total del sistema. El ejemplo
clsico de este fenmeno es el de un profesor (sistema): cuando dicta su clase
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(salida), la informacin que exporta al medio (alumnos) no reduce sus

conocimientos, sino que puede aumentarlos, incrementando as la informacin que
permanece dentro de l (el profesor, al ensear, no olvida lo que saba; al revs,
aprende an ms).

c) Corriente de salida: Probablemente los bienes y servicios constituyen la

corriente de salida principal de la empresa; pero suele haber otros flujos de
exportacin al medio que tambin son importantes tal es el caso de la informacin,
como ya habamos mencionado. Podramos citar tambin el prestigio, que es una
forma de corriente de salida intangible. En general, estos son ejemplos de
corrientes de salida positivas. Si la empresa produce contaminacin, que daa la
ecologa y amenaza otras actividades econmicas y sociales y la propia vida del
ser humano, estamos en presencia de corrientes de salida negativa. Cuando las
corrientes de salida positivas superan a las negativas, se dice que el sistema ha
sido legalizado por el medio o la sociedad, pudiendo hacerse viable.

d) Retroalimentacin: En tal caso, una parte de la energa exportada al medio

servir para provocar una nueva corriente de entrada al sistema, permitiendo su
supervivencia.

Cuando las corrientes de salida permiten una retroalimentacin suficiente para

asegurar la supervivencia del sistema, se dice que ste es viable y ello slo ocurre
en sistemas legalizados por el medio. Si la corriente de salida no es suficiente
para provocar la autogeneracin de energa capaz de mantener vivo el sistema,
entonces la retroalimentacin acta como seal de inviabilidad.

Bajo esta concepcin, la empresa entendida como una estructura destinada a

permanecer en el tiempo, adquiere la particularidad de un sistema abierto viable,
tal como el que se muestra en la siguiente imagen.
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Economa
Marketing

Empresa Finanzas
Materias Producto
Primas RR.HH. Terminado

Produccin
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Viabilidad de un Sistema

Es el hombre un sistema viable?

Ya establecimos qu es un sistema abierto, porque interacta con su medio la

naturaleza, el ambiente, otros hombres, la sociedad, pero la viabilidad del gnero
humano no radica en el hombre mismo, sino en la pareja humana: sta es la
unidad que permite regenerar el sistema, a travs de la procreacin.

Es una planta un sistema viable?

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Su corriente de salida o de exportacin al medio es el oxgeno que produce a

partir de la energa solar (corriente de entrada), por medio del fenmeno de la
fotosntesis (proceso de conversin). Pero hay otras corrientes de salida, tal vez
secundarias: alimentos, frutos, aroma, belleza, etc. Y quizs la planta requiera de
ciertos cuidados especiales (abonos, podas, riego), como otras corrientes de
entrada, adems de la luz solar. Una vez ms, slo si la planta es capaz de
batrselas por s misma, podremos considerarla viable. Para ponerlo fcil, el jardn
de una casa es probablemente inviable; un bosque nativo o una selva son viables.

Al definir la empresa como una estructura, supusimos en ella un cierto orden

interno que no es producto de la casualidad. Por el contrario, es fruto de un
esfuerzo colectivo de tipo consciente, que llamaremos principio de organicidad.
Gracias a l es factible combatir una fuerza destructiva, amenaza constante que
est presente en todos los mbitos de la humanidad y que impulsa a demoler el
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orden establecido a travs de una tendencia hacia los estados ms probables de

todo sistema, cuyo extremo es el caos. Esta fuerza es la denominada Entropa.

La entropa casi siempre es efectiva y suficiente para destruir los sistemas

cerrados. Sin embargo, en los sistemas vivos o abiertos, es posible que dicho
principio de organicidad se encuentre expresado en una fuerza opuesta a la
entropa, tal es el caso de la Neguentropa o entropa negativa, alimentando con
los ahorros de energa del sistema, sus corrientes de salida positiva y su corriente
retroalimentadora, logrando con esto combatir y contrarrestar la entropa y
consiguiendo mantener la viabilidad del sistema.

Lo anterior significa, que aun cuando la empresa sea viable, ello no garantiza que
lo sea por siempre. La entropa puede, en cualquier momento, hacer mella en la
generacin de defensas del sistema y hacerlo pasar de un sistema viable a uno
inviable. Por eso es importante que la capacidad de adaptacin o innovacin de la
empresa respecto de su entorno, produzca una renovacin de estas defensas
neguentrpicas en la cantidad y calidad suficientes para asegurar su sobrevivencia
o viabilidad.

En el fondo, son el talento del hombre y su esfuerzo colectivo los ingredientes

principales para combatir y vencer la entropa que afecta la empresa, la que puede
tomar diferentes formas, desde factores que provienen del medio externo, hasta
aquellos propios del medio interno.

El principio de organicidad (agente neguentropa) es el instinto de conservacin de

los seres vivos, una especie de mecanismo de autocontrol o termostato, que
compensa los cambios bruscos: estamos hablando de la tendencia espontnea
hacia un equilibrio homeosttico. Cuando se presenta una enfermedad, el propio
organismo acta en la direccin contraria al mal, generando defensas que
procuren neutralizarlo. Slo si el organismo falla en su autodefensa, recurrimos a
un tratamiento mdico: aqu nos referimos a mecanismos de excepcin.
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En los sistemas sociales viables, como la empresa, deben concurrir dos tipos de
energa para regenerarse: la necesaria para perpetuar el proceso de
transformacin y aqulla para mantener y mejorar la organizacin interna y su
relacin con el medio. Ello se logra con la administracin y con la informacin.

La informacin es esencialmente neguentrpica, en cuanto combate la ignorancia

y la oscuridad (entropa).

La empresa bajo el enfoque de sistemas.

Se ha venido estudiando la empresa descomponindola en sus partes

elementales y abordndolas por separado en un estudio detallado, esto a travs
del enfoque analtico o reduccionista.
En los enfoques complejos y abiertos, los elementos son heterogneos, las
relaciones no son slo lineales, pues existe interaccin con el entorno.
Los sistemas complejos, como lo es la empresa, suelen tener dos propiedades
caractersticas:
La sinergia: dos piensan mejor que uno.
La homeostasis dinmica: resistencia al cambio, tendencia al
mantenimiento del estado de equilibrio.
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La concepcin clsica de la empresa, como sistema cerrado y esttico, en la que

los componentes del entorno se consideran identificados y se establece
claramente cul es el elemento que influye sobre el otro, donde no se contemplan
los efectos sinrgicos, slo es sostenible en momentos de estabilidad. Pero en un
ambiente complejo y turbulento como el actual, donde el comportamiento de las
empresas evoluciona constantemente, con la aparicin de nuevos problemas, la
concepcin clsica es inviable.
Si consideramos a la empresa como un sistema cerrado, no podra hacer planes ni
fijar objetivos. Es imposible subestimar la influencia de las condiciones externas
como las procedentes de los mercados, los competidores, las nuevas tecnologas,
etc.
El enfoque de sistemas concibe a la empresa, objeto material de la economa de
la empresa, como un organismo vivo y abierto que est influido e influye sobre su
medio ambiente.

Es decir, la empresa se contempla, desde un punto de vista realista, como un

sistema artificial, fsico y abierto al entorno, con el que intercambia informacin,
materia y energa en un proceso de continua modificacin y adaptacin a los
diversos cambios acaecidos en el medio.
La empresa est integrada por los siguientes agentes sociales: accionistas,
trabajadores, proveedores, clientes, bancos, administraciones pblicas, etc. Los
cuales tambin estn relacionados.

Estos agentes, son a su vez, organizaciones con ciertas finalidades, que pueden
no coincidir con las de la empresa.

El sistema empresa se puede descomponer atendiendo al enfoque funcional. Los

distintos elementos se agrupan en subsistemas homogneos, segn el tipo de
funcin desarrollada de la empresa, los cuales pueden ser:
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- Subsistema de produccin/inventarios: son el departamento encargado de

la fabricacin de los productos dentro de una empresa, el rea de
inventarios son quienes ordenan y guardan en bodegas las materias primas
necesarias para poder fabricar posteriormente el producto que comercializa
la empresa.
- Subsistema de inversin/financiacin: son aquellos que se ocupan de
solicitar financiamiento para la empresa y de invertir el dinero que sta
posee, con el fin de ganar intereses y obtener rentabilidad.
- Subsistema comercial: son los encargados de comercializar el producto y/o
servicio que la empresa ofrece.
- Subsistema de direccin y gestin, el cul incide en los tres anteriores a
nivel tctico, estratgico y operativo.
- Subsistema de personal; proporciona los recursos humanos (R.R.H.H.). al
sistema total.
- Subsistema de informacin: tejido que relaciona los elementos del sistema
total entre s y con el entorno.
- Subsistema de investigacin y desarrollo; son los encargados de descubrir
nuevos productos y disear nuevos procesos que le permitan adquirir una
posicin ventajosa en el mercado.

Ejemplos:

Si pusiramos a DUOC UC como ejemplo de organizacin previamente visto en el

aprendizaje 1, podramos visualizar de la siguiente forma el contenido:

Supersistema = Educacin, representado por el Ministerio de Educacin

Sistema = Duoc UC, Instituto Profesional y Centro de Formacin Tcnica
Subsistema = Departamento Acadmico
Subsistema = Departamento Administrativo
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Otro Ejemplo podra ser CHILECTRA S.A., la cual es una organizacin cuyo giro o
rubro es la distribucin de energa elctrica en la regin metropolitana.

Supersistema = Grupo Enersis (en Chile reglamentado por la SEC,

superintendencia de electricidad y combustibles).
Sistema = Chilectra S.A.
Subsistema = rea Comercial
Subsistema = rea tcnica
Subsistema = rea Financiera Contable
Subsistema = rea Grandes Clientes

Luego de lo estudiado entonces, podr reconocer la vinculacin y conexin que

tienen las distintas organizaciones que existen en la actualidad con su entorno.
Saber por ejemplo que la gran mayora de las empresas pertenecen al sistema
abierto, pues estn en constante comunicacin con el entorno que nos rodea.
Adems, podr reconocer que la empresa, al ser un sistema, tienen entradas y
salidas, las cuales tienen a su vez, resultantes que son fructferos para nuestra
sociedad y que retroalimentan nuestro trabajo con resultados que nos sirven para
vivir y para poder realizar anlisis de la situacin que vivimos e inclusive
adelantarnos al futuro. Tambin, ahora se sabe que existen subsistemas y que
estos son parte de los grandes sistemas (empresas u otras organizaciones), estos
colaboran y son parte del sistema principal.
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