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GUA PARA LA
CONFECCIN
DEL PLAN
ESTRATGICO
Gabinete de Recursos
Humanos y Organizacin
Documento Informativo DI-03-01
Versin 1.0
10 de enero de 2009
Pgina 1 de 25
Gua para la confeccin del Plan Estratgico
NDICE
1. Introduccin.................................................................................................... 2
2. Fases de la planificacin estratgica.............................................................. 2
3. Misin y Visin de la Unidad Funcional. ......................................................... 3
4. Anlisis de la unidad funcional: Matriz DAFO................................................. 3
5. Generacin de estrategias ............................................................................. 5
6. Despliegue del Plan Estratgico..................................................................... 6
7. Aprobacin del Plan Estratgico .................................................................... 6
8. Seguimiento ................................................................................................... 6
ANEXO 1............................................................................................................ 8
ANEXO 2.......................................................................................................... 14
ANEXO 3.......................................................................................................... 19
ANEXO 4.......................................................................................................... 21
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Gua para la confeccin del Plan Estratgico
1. Introduccin
El Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios
que presta el PAS de las Universidades Pblicas de Andaluca (CPMCS) pide,
para la obtencin del tercer nivel, que las Unidades Funcionales elaboren un
plan estratgico propio o que desplieguen el general de la Universidad.
GENERACIN DE ESTRATEGIAS
Las Unidades Funcionales que opten por elaborar un Plan Estratgico propio,
pero siempre encuadrado dentro del de la UGR, tendrn que desarrollar todas
las fases del esquema anterior.
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Gua para la confeccin del Plan Estratgico
Amenazas: Son puntos dbiles externos, toda fuerza del entorno que
puede impedir la implantacin de una estratgica o bien reducir su
efectividad.
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Gua para la confeccin del Plan Estratgico
FACTORES EXTERNOS
MATRIZ DE CONFRONTACIN OPORTUNIDADES AMENAZAS
O1 O2 O3 A1 A2 A3
F1 X X 0 x x X
FORTALEZAS F2 x X X 0 0 X
FACTORES F3 x X X X 0 X
INTERNOS D1 X X X X x X
DEBILIDADES D2 0 X 0 0 X X
D3 X 0 x X 0 x
Tabla 1: Matriz de confrontacin de ejemplo
- Relacin alta: 10
- Relacin media: 5
- Relacin baja: 1
- Sin relacin: 0
Para establecer el nivel de relacin, las preguntas que nos guan son:
4
Gua para la confeccin del Plan Estratgico
5. Generacin de estrategias
5
Gua para la confeccin del Plan Estratgico
Para elegir las distintas estrategias, habr que tener en cuenta las relaciones
de la matriz de confrontacin y ver en qu medida las estrategias propuestas
contribuyen a alcanzar la visin de la unidad.
MISIN VISIN
Ejes Estratgicos
8. Seguimiento
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Gua para la confeccin del Plan Estratgico
En http://www.ugr.es/~rhuma/sitioarchivos/noticias/Indicadores.pdf se
encuentra un gua para el establecimiento de un sistema de indicadores,
desarrollada por el Gabinete de Recursos Humanos y Organizacin.
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Gua para la confeccin del Plan Estratgico
ANEXO 1
INFORME DE AUTODIAGNSTICO
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8
Instrucciones: 1. En las columnas 1 y 2, la Comisin de Mejora deber indicar utilizando una escala del 1 al 5 (1 implica que no existen evidencias y el 5
evidencia total) el grado de implantacin de los siguientes criterios de calidad. Posteriormente, en la columna 3 en funcin de la respuesta anterior, el servicio
deber describir las acciones realizadas y aportar evidencias en relacin con los criterios de calidad. Y finalmente en la columna 4 proponemos un conjunto
de propuestas de acciones de mejora que pretenden servir de orientacin al servicio cuando proceda a completar el cuadro 1 y en ningn caso tiene carcter
obligatorio. Con esta informacin la Comisin de Mejora proceder a rellenar el cuadro 1 indicando sus Puntos fuertes, reas de mejora (todas las
debilidades diagnosticadas) y Propuestas de Acciones de Mejora (actuacin o conjunto de actuaciones con las que se prev resolver una de las reas de
mejora).
INFORME DE AUTODIAGNSTICO
-El servicio ha establecido los -Establecimiento de indicadores que
indicadores de cumplimiento de los permitan la verificacin del
objetivos cumplimiento de los objetivos
2. PROCESOS
-El servicio ha identificado los -Elaboracin de un mapa de
procesos clave y las posibles procesos
interacciones entre ellos
-El servicio ha documentado la -Elaborar la documentacin de los
sistemtica necesaria para el procesos claves del servicio
desarrollo de procesos
-El servicio ha establecido los -Desarrollo de indicadores que
indicadores que permitan realizar el permitan el seguimiento, medicin y
seguimiento, medicin y anlisis de anlisis de estos procesos
estos procesos
-El servicio ha identificado los -Identificacin, registro y anlisis de
problemas durante la realizacin de los problemas detectados
los procesos
-El servicio corrige los problemas -Propuesta de acciones inmediatas
detectados para solventar los problemas
3. RECURSOS HUMANOS
-El servicio ha definido la estructura -Definir la estructura organizativa del
organizativa servicio (p.e mediante un
organigrama)
-El servicio ha definido las funciones -Definir las funciones y
y responsabilidades de cada puesto responsabilidades para cada puesto
-El servicio dispone instrumentos -Establecer mecanismos para
para detectar las necesidades de detectar las necesidades formativas
formacin del personal de servicio del personal del servicio
-Creacin de un plan de formacin
-El servicio ha establecido -Establecer mecanismos para
mecanismos para analizar el clima identificar las percepciones del
laboral personal en relacin con su contexto
de trabajo
4. USUARIOS DEL SERVICIO PRESTADO
-El servicio ha identificado los -Desarrollo de herramientas que
usuarios y grupos de inters del permitan obtener y analizar la
servicio prestado informacin relevante en la definicin
de usuarios potenciales, tanto
actuales como futuros
-Identificar los usuarios y grupos de
inters
-El servicio ha establecido -Establecer herramientas para
herramientas para conocer las conocer las necesidades,
necesidades, expectativas y grado expectativas y grado de satisfaccin
de satisfaccin de sus usuarios de de los usuarios del servicio (p.e
manera regular mediante encuestas)
-El servicio ha establecido algn -Establecer mecanismos para la
instrumento que le permita la recoger las quejas y sugerencias
recogida de las quejas y sugerencias (p.e. buzn de quejas y sugerencias)
INFORME DE AUTODIAGNSTICO
-Los usuarios conocen la relacin de -Establecer mecanismos que
servicios prestados por la unidad permitan informar al usuario de esta
informacin (pgina web, folletos
informativos... etc.)
-El usuario dispone de mecanismos -Establecer herramientas que
para solicitar la informacin permitan a los usuarios solicitar
(direcciones postales, telefnicas y dicha informacin
telemticas)
-El servicio facilita al usuario -Elaborar un plano de situacin del
indicaciones para el acceso al servicio (calles, lneas de autobs
servicio etc.)
5. COMUNICACIN INTERNA
-El servicio comunica la poltica y los -Establecer un plan de comunicacin
objetivos de calidad al personal, interna para difundir la misin,
usuarios y grupos de inters poltica y objetivos de calidad entre el
personal del servicio
-El servicio realiza reuniones -Establecer mecanismos para
informativas en equipo peridicas y fomentar la participacin interna en el
otras reuniones servicio
-El personal se implica en la -Establecer mecanismos para
elaboracin de la misin, visin y fomentar la participacin individual y
poltica. en equipo en la elaboracin de la
misin, poltica y objetivos de calidad
11
12
CUADRO 1.
Granada, a de de 200
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Gua para la confeccin del Plan Estratgico
ANEXO 2
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15
Este cuestionario ha sido diseado para ayudarle a realizar el anlisis externo de su Unidad Funcional. Junto con el Cuestionario de
Autodiagnstico que ha facilitado el Vicerrectorado para la Garanta de la Calidad, servir para formalizar el anlisis DAFO de la Unidad
Funcional. ste anlisis es la tcnica bsica para construir el Plan Estratgico, necesario para alcanzar los objetivos especificados en el tercer
nivel del CPMCS.
Para cumplimentarlo, lea atentamente cada una de las afirmaciones que en l se realizan, reflexione brevemente sobre ellas, y decida si
refleja, y en qu grado (significando el valor 1 que no se realiza, y el valor 5 una prctica comn y habitual), las actuaciones que se llevan a
Prevenir conflictos con los usuarios y proveedores, y arbitrar soluciones equilibradas entre los grupos
A O
implicados
Difundir informacin sobre los avances en la excelencia a travs de boletines, prensa, internet,
A O
presentaciones pblicas, etc.
Promover reuniones de puertas abiertas para intercambiar experiencias con otras secciones o
A O
universidades, as como para tratar sobre temas de inters con toda clase de proveedores y usuarios
Participar en asociaciones profesionales, conferencias y seminarios, fomentando y apoyando, en
A O
particular, la excelencia
Valorar las tendencias y demandas que se producen en el entorno de la organizacin, con el fin de
A O
adaptarse a las mismas y corregir posibles influencias negativas
Anticipar los avances tecnolgicos y transformarlos en cambios estratgicos que generen valor para
A O
el usuario, incorporndolos al proceso de planificacin
Promover foros de debate, dentro y fuera del Servicio, a fin de discutir y valorar todo tipo de
A O
informacin relevante
Definir el entorno y el segmento social en el que opera el Servicio, tanto en la actualidad como en el
A O
futuro
Analizar los factores que inciden sobre la calidad del Servicio, en relacin con el usuario, la fiabilidad
A O
y seguridad en la prestacin, y la eficacia en la solucin de los problemas del usuario
Conjugar, en la planificacin y estrategia, las necesidades y expectativas de todos los grupos que
A O
compongan o tengan relaciones con el Servicio
Contar con la participacin y el consenso con los empleados para la formulacin del plan de calidad A O
Definir escenarios alternativos y planes de contingencia para abordar los riesgos que puedan ocurrir A O
Difundir ampliamente la informacin sobre la calidad percibida por el entorno, siguiendo criterios de
A O
disponibilidad, accesibilidad, apertura, utilidad y actualizacin de la informacin
Desarrollar actividades como parte de su responsabilidad social (desarrollo de infraestructura local,
ofreciendo trabajo para las comunidades locales, apoyo al desarrollo econmico local, Preservacin A O
del Medio Ambiente, etc.)
Implicarse activamente en la comunidad donde el Servicio realiza su funcin A O
ANEXO 3
19
ANLISIS D.A.F.O.
UF:
DEBILIDADES
1
2
3
4
5
AMENAZAS
1
2
3
4
5
FORTALEZAS
1
2
3
4
5
OPORTUNIDADES
1
2
3
4
5
ANEXO 4
21
Matriz de Confrontacin
UF
Factores Externos
Matriz de Confrontacin Oportunidades Amenazas
O1 O2 O3 O4 O5 A1 A2 A3 A4 A5 Total
F1 0 0 0
F2 0 0 0
Fortalezas F3 0 0 0
F4 0 0 0
F5 0 0 0
Factores
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Internos
D1 0 0 0
D2 0 0 0
Debilidades D3 0 0 0
D4 0 0 0
D5 0 0 0
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0