2 SISTEMAS DE GESTIN EMPRESARIAL

Histricamente, las compaas han creado islas de informacin, varios sistemas

que operan o manejan diferentes segmentos del negocio. Algunas veces estos sistemas
diferentes estn integrados entre s y algunas veces no. En ocasiones estn fuertemente
enlazados y en otras no tienen vnculos fuertes. Todos estos sistemas, que en su mayora
son independientes requieren mantenimiento; el costo operativo y administrativo de
hacerlo, la mayora de las veces en una forma redundante, es en ocasiones mayor que el
de implementar otro sistema nuevo. La mayora de las compaas fracasan al
implementar los Sistemas de Gestin Empresarial porque esperan beneficios financieros
diferentes a los que el paquete ofrece propiamente y en otras ocasiones tratan de
implementar sistemas que aunque parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de
sus necesidades.

2.1 INTRODUCCIN
El ERP, Enterprise Resource Planning, por sus siglas en ingls, integra todos los
procesos relevantes de una empresa. Todas las transacciones quedan registradas desde
su origen en una sola base de datos, en la cual se puede consultar en lnea toda la
informacin relevante para administrar el negocio. Entre los principales beneficios que
se pueden alcanzar con la implementacin de un Sistema de Gestin Empresarial
existen: Control de la operacin, eficiencia administrativa, productividad, servicio a
clientes, ahorros en costos operativos, visibilidad de las operaciones, soporte a toma de
decisiones, preparacin para e-business, etc.

Un Sistema de Gestin Empresarial es un sistema de informacin integral que

soporta los procesos y la administracin de recursos de una organizacin. El sistema
consta de varias aplicaciones cuya integracin facilita la administracin de la cadena de
suministro y las operaciones del da a da.

2.2 IMPLEMENTACIN DE LOS ERP EN LAS EMPRESAS

2.2.1 PREPARATIVOS A LA IMPLEMENTACIN

Un proyecto de implementacin de un sistema de ERP es usualmente largo y

complejo ya que envuelve el desarrollo de un nuevo sistema de informacin, junto con
el rediseo de los esquemas de trabajo. En la mayora de los casos es el proyecto de
tecnologa ms grande y trascendente de la empresa. El proyecto es por definicin de
alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamao, altos costos, un equipo considerable
de desarrollo y una programacin reducida de tiempo. En este proyecto es indispensable
un acoplamiento mutuo tanto del sistema a la organizacin como de la organizacin al
sistema.

Una empresa que use una metodologa bien definida para la implementacin de
un Sistema de Gestin Empresarial, desde la etapa de seleccin hasta la etapa de
operacin, puede reducir el grado de riesgo y mejorar la probabilidad de que dicha
implementacin sea un xito.
2.2.2 CARACTERSTICAS DE UN DESARROLLO DE IMPLEMENTACIN

Algunas de las caractersticas de una implantacin metdica de un Sistema de

Gestin Empresarial en una empresa son:

Complejidad. Un sistema de ERP es unos de los sistemas ms complejos en

la actualidad dentro de la categora de sistemas de informacin. Incluye una
amplia gama de aplicaciones que dan servicio a diferentes procesos
organizacionales. Debido a esto, una de las tareas ms importantes en el
comienzo del proyecto es definir las fronteras y los alcances del sistema,
para poder hacer que toda la implementacin gire en torno a estos lmites
previamente definidos.
Flexibilidad. Es particularmente importante en la estrategia del sistema, ya
que la empresa estar interesada en una implementacin realizada a su
medida para poder aprovechar y crear ventajas competitivas.
Alcance de la aplicacin. La implementacin de un nuevo sistema de ERP
debe ofrecer una solucin nica que incluya todas las reas de la compaa.
Infraestructura tecnolgica. Un sistema de ERP debe estar basado en una
tecnologa avanzada. En la mayora de las empresas, la migracin al nuevo
sistema requiere remplazar la infraestructura existente. Esta actividad
incrementa en un grado considerable la inyeccin de capital y requiere en
algunos casos parar el negocio temporalmente para la implementacin. Por
ello esta posibilidad debe ser considerada desde el comienzo del proyecto
de implantacin.
Cambios en los procesos organizacionales. La implementacin de un
Sistema de Gestin Empresarial implica un cambio masivo en los procesos
de trabajo y en los flujos de la informacin de la empresa. Por naturaleza,
introducir cambios es un proceso polticamente difcil que puede disparar la
resistencia de grupos o personas conservadoras, por ello, es recomenbable
incluir, una vez tomada la decisin de la implementacin, una campaa de
publicidad para dar a conocer y "promocionar" el sistema a lo largo y ancho
de la empresa.
Intensidad de la relacin con el proveedor del sistema. sta puede variar
dependiendo del tamao del sistema que se est implantando. Pero de
cualquier manera, dada la importancia que tiene para la empresa el xito de
la implantacin del sistema, la relacin con el diseador del paquete debe
volverse muy intensa. El xito del proyecto depende en gran medida de que
sta sea una buena relacin.
Involucramiento de los usuarios. Hay estudios que demuestran que el
involucramiento de los usuarios finales y los desarrolladores es muy
importante y que el grado de habilidades de los usuarios es un factor clave
para el xito del sistema.

2.2.3 COSTO BENEFICIO

La implementacin de un Sistema de Gestin Empresarial en la empresa no es la

etapa final del proceso que garantiza el ptimo funcionamiento de la organizacin. El
xito a largo plazo del proyecto se basa en la implementacin de un plan de seguimiento
de calidad y un plan de optimizacin posterior a la implantacin. La optimizacin trae
nuevas ideas que no fueron consideradas durante la implementacin del proyecto o que
estaban fuera del alcance, como la expansin del software implementado, hardware para
hacer ms eficientes los procesos existentes, etc.

La optimizacin debe ser planeada y ejecutada con el mismo cuidado con el que
se ejecutaron los procesos de la propia implementacin. Como regla, debemos seguir
una metodologa documentada, que tenga detalles del proyecto, as como fechas
compromiso y responsables de las tareas.

Primero deben ser establecidos los objetivos de la optimizacin. Para ello

tambin se debe evaluar el estado actual del sistema ya implementado, la funcionalidad
y el impacto en los procesos actuales del negocio.

El proceso de optimizacin es una herramienta para alcanzar la eficiencia

organizacional deseada por la empresa. Optimizar no es un sinnimo de fracaso del
sistema actual, solo se debe ver como parte del proceso de mejora continua.

La decisin de invertir una cantidad considerable de capital en un proceso de

implementacin de un Sistema de Gestin Empresarial refleja la disponibilidad de la
administracin para cambiar la manera tradicional de operar de la empresa. Las
organizaciones que puedan adoptar y adaptarse a un Sistema de Gestin Empresarial
integral e implementar con xito toda la inversin asociada al mismo, podrn
aprovechar sus ventajas hacindose as ms competentes en el mercado.

2.2.4 CONCLUSIONES

El procedimiento de implementacin cuenta con 6 etapas: definicin,

entrenamiento, modelado, configuracin, puesta en marcha y optimizacin. En la
definicin se hacen tareas como anlisis de requisitos y alcance inicial, firma de
contrato y estrategia de proyecto. La etapa de entrenamiento incluye la capacitacin de
lderes de proyecto para las aplicaciones funcionales y tcnicas de software. La etapa de
modelado supone un anlisis de la situacin actual de la compaa y la definicin de la
nueva etapa de trabajo. Durante la configuracin se instala el software de acuerdo al
modelo de trabajo y se realizan las pruebas oportunas. La puesta en marcha se encarga
de la revisin del producto final. Por ltimo la optimizacin trata la mejora continua de
los procesos y el entrenamiento peridico a los usuarios finales.

Los Sistemas de Gestin Empresarial juegan un papel fundamental en las

grandes empresas actuales. Usualmente el mayor problema es que las empresas
importantes han ido creciendo con el paso de los aos, adquiriendo diversas compaas
que manejaban pequeos sistemas de gestin, en muchos casos diseado especialmente
a las necesidades de cada compaa o en muchas otras adquirido como un producto
comercial. De esto modo la empresa que absorbe a las dems debe actualizar todos los
sistemas de gestin, para unificarlos al suyo.

El primer paso crucial en la implementacin de un Sistema de Gestin

Empresarial, es el de escoger qu es lo que la empresa debe usar, basado en las
necesidades de la misma. Es decir, podemos caer en el error de querer usar un sistema
muy sofisticado para una pequea empresa que ni siquiera recuperar la inversin; o
podemos caer en el error de no haber dimensionado adecuadamente los sistemas de
nuestra compaa y escoger un sistema que se quede corto para nuestras necesidades, y
que despus sea necesario ampliar o modificar, y en el peor de los casos eliminar de
nuestra compaa para implementar uno nuevo. Los sistemas en s no sirven sin un
propsito, y el Enterprise Resource Planning no es una excepcin. Si el sistema que
queramos implementar no tiene la justificacin de un considerable retorno de la
inversin, difcilmente ser aceptado por la alta direccin de la empresa.

La implementacin de los Sistemas de Gestin Empresarial es uno de los retos

ms interesantes a los que se enfrenta una compaa; bien planificado e implementado
puede significar el xito de la misma.

2.3 LA GESTIN DE ALBARANES

La gestin de albaranes es uno de los pilares del control administrativo de la
empresa. Un albarn es un documento que refleja los movimientos de mercancas entre
empresas. Cada entrada o salida de productos de una empresa debe ir acompaada del
correspondiente albarn, donde se especifican los detalles de la operacin. Los datos
ms comunes que aparecen en un albarn son el nmero del albarn, la serie, la fecha, el
importe, el tipo de IVA, el cdigo y nombre del cliente, el cdigo y la descripcin de los
artculos involucrados en la transaccin de mercanca etc. El albarn pues, puede tener
varias lneas si hay ms de un artculo que especificar.

Este sistema de trabajo permite a la empresa cada un periodo de tiempo fijado

por ella misma la facturacin automtica de todos los albaranes correspondientes a ese
periodo, generando as la factura, que es el documento formal de requerimiento de pago
por parte del cliente. Adems la gestin de albaranes permite en todo momento conocer
el stock existente en la empresa, con el consiguiente control de pedidos a los
proveedores.

La aplicacin implementada en el Proyecto trata la gestin de los albaranes de

una empresa, que es un tema con el que deben lidiar las empresas diariamente. La
aplicacin permite la consulta de los albaranes almacenados en la base de datos, as
como su edicin y la insercin de otros nuevos. Todo ello con un entorno cmodo e
intuitivo de trabajo, y con unas herramientas de ayuda al usuario, tales como la
bsqueda de clientes, artculos, calendarios, y tratando siempre de presentar la mayor
cantidad de informacin en pantalla al usuario, de forma ordenada.