DEBERES FUNCIONALES Mantener en todo momento los principios bsicos de
la TICA Tener en cuenta el cumplimiento del Reglamento del Centro Conocer a la perfeccin el organigrama del Centro, la organizacin, estructura y coordinaciones de trabajo 1 2 3 4. 4. 4.-Conocer en lo posible la especializacin de su superior, a fin de que pueda asistirle correctamente en todo momento en lo referente a sus necesidades laborales. 5.-Deber facilitar el trabajo y conocer a la perfeccin cada una de las responsabilidades inherentes a su Jefe. 6.-Deber descargar a su superior todo aquello que no sea de su competencia. 5. 5. DEBERES FUNCIONALES Evitar interrupciones identificando la prioridad de cada asunto 9 Planificar su tiempo y actividades de modo muy flexible (con frecuencia hay cambio de prioridades). 8 Trabajar con doble agenda (la del Jefe y la propia). 7 6. 6. DEBERES FUNCIONALES 10.-Cumplir con sus funciones de memoria del superior, debiendo mantenerlo al da en cuanto a los compromisos en el centro y en el exterior. 11.-Filtrar toda la informacin entre el mundo exterior y el Jefe para evitar que se vea obligado a: Leer o analizar todos los documentos. Solucionar asuntos que puedan ser resueltos con el desvo a
otros directivos o subordinados autorizados a hacerlo. 7. 7. Planificar las
actividades del da de acuerdo a la agenda de trabajo del jefe 14 Despachar con el Jefe cada da al iniciar la jornada. 13 Actualizacin diaria de los Planes de Trabajo (anual, mensual, otras actividades del Departamento 8. 8. 15.-Llegar a acuerdos con el Jefe en cuanto a a) Atencin a llamadas y horarios de su recepcin. b) Das y horarios de atencin a las visitas no
programadas. 16.-Reducir y gestionar toda la correspondencia, memos e
informes. 17.-Realizar los trabajos inherentes a su Departamento (cartas, informes, controles) etc. 18.-Confeccionar las actas de las reuniones. 19.- Custodiar y archivar adecuadamente los documentos de la oficina. 9. 9. DEBERES FUNCIONALES Gestin de las llamadas telefnicas de entrada y salida Organizar las visitas, coordinando con antelacin todo lo necesario para su xito. 21 22 Mantener actualizados los archivos y hacer que el Jefe conozca como acceder a ellos. 20 10. 10. 1. Reuniones 2. Vacaciones, 3. Enfermedad, 4. Otros problemas personales, 5. Viajes 6. Eventos 7. Clases 8. Compromisos sociales El Jefe puede ausentarse de la oficina por causas muy diversas: 11. 11. Siempre es responsabilidad de la Secretaria que el trabajo contine con su ritmo habitual (pone a prueba su capacidad ejecutora) La Secretaria Ejecutiva para desempearse correctamente en estas ocasiones, deber cumplimentar sus tareas habituales y otras que ms adelante se relacionan: 12. 12. S. A. P Ubicacin del Jefe Crear un sistema de atencin y prevencin (SAP) de emergencias en cuanto a: a) Cartas, memos, notas, etc., que hayan sido remitidos a otros y que demanden respuesta. b) Llamadas EN AUSENCIA DEL JEFE ACTIVIDADES FUNCIONALES Despachar cada da al concluir el Jefe sus labores a fin de determinar que es prioritario para su cumplimiento en la prxima jornada Conocer la ubicacin exacta de su Jefe Esta informacin slo debe ser manejada por la secretaria Representar a su Jefe c) Respuestas a dar por el superior a terceros antes de una fecha determinada. d) Compromisos que conlleven una previa preparacin. e) Acuerdos de las reuniones 13. 13. CRECIMIENTO EST O NO EL JEFE SEGURIDAD DECISIN AUTOCRTICA DISCRESIN TACTO INICIATIVA EFICIENCIA NATURALIDAD TOLERANCIA 14. 14. INICIATIVA: No esperar por el Jefe para actuar en asuntos cuya respuesta o solucin sea conocida por Usted. CRECIMIENTO: Crezca en todos los aspectos. Motvese para hacerlo. SEGURIDAD: Sintase segura de lo que es y de lo que sabe. DECISIN: Es clave en muchas ocasiones. No espere por su Jefe para tomar decisiones sobre asuntos que Usted sabe como resolver. AUTOCRTICA: Conzcase a s misma. Y Corrjase! 15. 15. Cont. EFICIENCIA: Haga sus labores con rapidez y calidad. NATURALIDAD: No aparente lo que no es. TOLERANCIA: Sea tolerante con las personas con las que se relaciona en sus labores y con las circunstancias en que se vea envuelta. DISCRESIN: Secretaria y Secreto son sinnimos. Tngalo en cuenta. TACTO: Sea diplomtica en todo momento. No lo olvide. 16. 16. TCNICAS O MECANISMOS A EMPLEAR PARA SALIR AIROSA
CUANDO EL JEFE NO EST PRESENTE 17. 17. 17 Utilice palabras y maneras
no agresivas. Aprenda a identificar la gravedad de los asuntos Enfrente con diplomacia y tacto las situaciones difciles Resuelva el mayor nmero de ellas, siempre que sea posible y apropiado Compromtase a solucionar la situacin siempre que se pueda y hgalo con posterioridad Tcnicas Si sabe que no hay solucin inmediata, no se comprometa, explique lo mejor que pueda e intente ganar la comprensin de su interlocutor. 18. 18. Que no queden asuntos pendientes Todo lo que requiera verificacin en detalles. Tcnicas Emplee Listas de Chequeo para : Asuma las actividades que no requieran la presencia imprescindible del Jefe o que pueden reducirse a su Visto Bueno o aprobacin. Presente soluciones, no problemas. Son una excelente manera para poder verificar el trabajo a realizar 19. 19. Ofrezca su ayuda y evite hacer que las personas esperen por su superior. Evite malos entendidos e incomprensiones. Si es imprescindible sugiera otro momento ms propicio para solventar la situacin. 20. 20. Logre un clima de cooperacin adecuado intercalando con otros jefes las situaciones de trabajo. 21. 21. Si aprende lo bsico del trabajo de su Jefe y llega a dominar el vocabulario de su campo, los principios generales y sus aspectos ticos y sociales, sus posibilidades sern mayores y solucionar un sin nmero de dificultades sin su presencia. 22. 22.