TCNICAS Y/O HERRAMIENTAS TILES PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS.

Por Dairo Cifuentes

Introduccin

El PMBOK define la direccin de proyecto como la aplicacin de conocimientos,

habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades de proyecto para cumplir con los requisitos
del mismo.

Para lograr esto, la gestin de proyectos se soporte en diversos procesos/etapas que requerirn
diversas herramientas y aplicacin de tcnicas para lograr sus objetivos particulares, los cuales a
su vez contribuyen a los objetivos del proyecto.
 TCNICAS Y/O HERRAMIENTAS TILES PARA LA DIRECCIN DE PROYECTOS

A continuacin se relacionan una serie de tcnicas y herramientas de gran utilidad en diversas

etapas y procesos de los proyectos.

Herramienta: Algo tangible, como una plantilla o un programa de software, utilizado al realizar
una actividad para producir un producto o resultado.

Sistema de Control de Cambios: Un conjunto de procedimientos formalmente documentados

que definen cmo se controlarn, cambiarn y aprobarn los entregables, y la documentacin del
proyecto.

Cdigo de Cuentas: Todo sistema de numeracin que se utilice para identificar de forma nica
cada uno de los componentes de la estructura de desglose del trabajo.

Cuenta de Control: Un punto de control de gestin donde se integran el alcance, el presupuesto,

el costo real y el cronograma, y se comparan con el valor ganado de la medicin del desempeo.

Diagrama de Control: Una representacin grfica de datos del proceso a lo largo del tiempo y
comparados con lmites de control establecidos, que cuentan con una lnea central que ayuda a
detectar una tendencia de valores trazados con respecto a cualquiera de los lmites de control.

Diagrama de Gantt: Representacin grfica de informacin relativa al cronograma. En el tpico

diagrama de barras, las actividades del cronograma o los componentes de la estructura de desglose
del trabajo se enumeran en la parte izquierda del diagrama, los datos se presentan en la parte
superior y la duracin de las actividades se muestra como barras horizontales ubicadas segn fecha.
Diagrama de Influencias: Una representacin grfica de situaciones que muestran las influencias
causales, la cronologa de eventos y otras relaciones entre las variables y los resultados.

Cronograma Maestro: Un cronograma del proyecto resumido que identifica los principales
entregables y componentes de la estructura de desglose del trabajo y los hitos del cronograma clave.

Diagrama de Pareto: Un histograma, ordenado por la frecuencia de ocurrencia, que muestra

cuntos resultados fueron generados por cada causa identificada
.
Matriz de Probabilidad e Impacto: Una manera comn de determinar si un riesgo se considera
bajo, moderado o alto mediante la combinacin de las dos dimensiones de un riesgo: su
probabilidad de ocurrencia y su impacto sobre los objetivos, en caso de ocurrir.

Sistema de Informacin para la Direccin de Proyectos (PMIS): Un sistema de informacin

compuesto por herramientas y tcnicas utilizado para recopilar, integrar y difundir los resultados
de los procesos de direccin de proyectos. Se usa para respaldar todos los aspectos del proyecto
desde el comienzo hasta el cierre, y puede incluir tanto sistemas manuales como automatizados.

Algunos Destacados:
Microsoft Project (MSP)
MindMapper
NovaMind
GestProject
KMKEY
Trac
Ace Project

Matriz de Asignacin de Responsabilidades: Una estructura que relaciona la estructura de

desglose de la organizacin con la estructura de desglose del trabajo para ayudar a garantizar que
cada componente del alcance del proyecto se asigne a una persona o equipo.
Estructura de Desglose del Riesgo (RBS): Una descripcin jerrquica de los riesgos del proyecto,
identificados y organizados por categora de riesgo y subcategora, que identifica las distintas reas
y causas de posibles riesgos.

Modelo de Cronograma: Un modelo usado junto con mtodos manuales o software para la
direccin de proyectos para realizar un anlisis de la red del cronograma a fin de generar el
cronograma del proyecto, para usarlo al gestionar la ejecucin de un proyecto.

Diagrama de Red del Cronograma segn Escala de Tiempo: Todo diagrama de red del
cronograma del proyecto diseado de forma tal que la posicin y la longitud de la actividad del
cronograma representa su duracin. Esencialmente, es un diagrama de barras que incluye la lgica
de la red del cronograma.

Sistema de Autorizacin de Trabajo: Es un conjunto de procedimientos formalmente

documentados que define cmo se autorizar el proyecto de trabajo (comprometido) para garantizar
que la organizacin identificada realice el trabajo en el tiempo asignado y con la secuencia correcta.
Incluye los pasos, documentos, sistema de seguimiento, y niveles de aprobacin definidos
necesarios para emitir las autorizaciones de trabajo.

Tcnica: Un procedimiento sistemtico definido y utilizado por una persona para realizar una
actividad para producir un producto o un resultado, o prestar un servicio, y que puede emplear una
o ms herramientas.

Estimacin Anloga: Una tcnica de estimacin que utiliza los valores de parmetros como el
alcance, el costo, el presupuesto y la duracin o medidas de escala tales como el tamao, el peso y
la complejidad de una actividad similar anterior como base para estimar el mismo parmetro o
medida para una actividad futura.

Anlisis de Supuestos: Tcnica que analiza la exactitud de las asunciones e identifica los riesgos
del proyecto causados por el carcter impreciso, incoherente o incompleto de las asunciones.
Tambin conocido como: Anlisis de Asunciones; Anlisis de Suposiciones; o Anlisis de
Premisas.

Estimacin Ascendente Un mtodo de estimacin de un componente del trabajo. El trabajo se

descompone ms detalladamente. La exactitud de la estimacin ascendente se basa en el tamao y
la complejidad del trabajo identificado en los niveles inferiores.

Tormenta de Ideas: Una tcnica general de recoleccin de datos y creatividad que puede usarse
para identificar los riesgos, ideas o soluciones a incidentes mediante el uso de un grupo de
miembros del equipo o expertos en el tema. Tambin conocido como: Lluvia de Ideas.
Ubicacin Cercana (Co-location): Una estrategia de ubicacin de la organizacin en virtud de la
cual se acercan fsicamente los miembros del equipo del proyecto para mejorar la comunicacin,
las relaciones laborales y la productividad.

Costo de la Calidad (COQ): Mtodo para determinar los costos incurridos para asegurar la
calidad. Los costos de prevencin y evaluacin (costos de cumplimiento) incluyen costos de
planificacin de calidad, control de calidad y garanta de calidad para asegurar el cumplimiento de
los requisitos (es decir, capacitacin, sistemas de control de calidad, etc.). Los costos de fallos
(costos de no cumplimiento) incluyen los costos de reprocesar productos, componentes o procesos
que no cumplen, los costos de la garanta del trabajo y desperdicio, y la prdida de reputacin.

Comprensin: Un tipo especfico de tcnica de aceleracin del cronograma del proyecto realizada
al tomar las medidas necesarias para disminuir la duracin del cronograma del proyecto total
despus de analizar varias alternativas para determinar cmo obtener la mxima compresin de la
duracin del cronograma al menor costo adicional posible. Los enfoques tpicos para la
intensificacin de un cronograma incluyen reducir la duracin de la actividad del cronograma y
aumentar la asignacin de recursos para las actividades del cronograma.

Metodologa de la Ruta Crtica: Una tcnica de anlisis de la red del cronograma utilizada
para determinar el nivel de flexibilidad de los cronogramas (el nivel de holgura) sobre varias rutas
de red lgicas de la red del cronograma del proyecto y para determinar la duracin total mnima
del proyecto. Las fechas de inicio y finalizacin tempranas se calculan mediante un recorrido hacia
adelante, usando una fecha de inicio especificada. Las fechas de inicio y finalizacin tardas se
calculan mediante un recorrido hacia atrs, a partir de una fecha de finalizacin especificada, que
generalmente es la fecha de finalizacin temprana del proyecto determinada durante el clculo del
recorrido hacia adelante. Tambin se denomina Mtodo del Camino Crtico.

Anlisis mediante rbol de Decisiones: El rbol de decisiones es un diagrama que describe una
decisin que se est considerando y las consecuencias de seleccionar una u otra de las alternativas
disponibles. Se usa cuando algunos escenarios futuros o resultados de acciones son inciertos.
Incorpora las probabilidades y los costos o recompensas de cada camino lgico de eventos y
decisiones futuras, y usa el anlisis del valor monetario esperado para ayudar a la organizacin a
identificar los valores relativos de las acciones alternativas.

Descomposicin: Una tcnica de planificacin que subdivide el alcance del proyecto y los
entregables del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar, hasta que el
trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se
defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecucin, el seguimiento y el control del
trabajo.

Tcnica Delphi: Una tcnica para recabar informacin que se utiliza como mtodo para lograr el
consenso de expertos en un tema. Los expertos en el tema participan en esta tcnica en forma
annima. Un facilitador utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los puntos importantes
del proyecto relacionados con dicho tema. Las respuestas son resumidas y luego son enviadas
nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. En pocas rondas, mediante este proceso
se puede lograr el consenso. La tcnica Delphi ayuda a reducir sesgos en los datos y evita que
cualquier persona ejerza influencias impropias en el resultado.

Tcnica del Valor Ganado (EVT): Una tcnica especfica para medir el desempeo del trabajo
para un componente de la estructura de desglose del trabajo, una cuenta de control o un proyecto.
Tambin conocido como: Tcnica del Valor del Trabajo Realizado.
Juicio de Expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un rea de
aplicacin, rea de conocimiento, disciplina, industria, etc. Segn resulte apropiado para la
actividad que se est llevando a cabo. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier
grupo o persona con una educacin, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin
especializada.

Anlisis de Modos de Fallo y Efectos(FMEA): Un procedimiento analtico mediante el cual se

analiza cada modo de posible fallo en cada uno de los componentes de un producto, a fin de
determinar sus efectos sobre la fiabilidad de dicho componente y, por s mismo o en combinacin
con otros modos de posible fallo, sobre la confiabilidad del producto o sistema y sobre la funcin
requerida del componente; o el examen de un producto (al nivel del sistema o en niveles inferiores)
para detectar todas las formas en que se puede producir un fallo.

Ejecucin Rpida: Una tcnica especfica de aceleracin del cronograma de un proyecto que
cambia la lgica de la red para solapar fases que normalmente se realizaran en forma secuencial,
tales como la fase de diseo y la fase de construccin, o para llevar a cabo actividades del
cronograma en forma paralela.

Diagramas de Flujo: La representacin en formato de diagrama de los datos iniciales, medidas de

un proceso y resultados de uno o ms procesos dentro de un sistema.
Inspeccin: Examen o medicin para verificar si una actividad, componente, producto, resultado
o
Servicio cumple con requisitos especficos.
Retraso: Una modificacin de una relacin lgica que causa un retraso en la actividad sucesora.
Por ejemplo, en una dependencia de final a inicio con un retraso de diez das, la actividad sucesora
no puede comenzar hasta diez das despus del final de la actividad predecesora.
Adelanto: Una modificacin de una relacin lgica que permite una anticipacin de la actividad
sucesora. Por ejemplo, en una dependencia de final a inicio con un adelanto de diez das, la
actividad sucesora puede comenzar diez das antes del fin de la actividad predecesora. Un adelanto
negativo es equivalente a un retraso positivo.
Estimacin Paramtrica: Una tcnica de estimacin que utiliza una relacin estadstica entre los
datos histricos y otras variables (p.ej., pies cuadrados en la construccin; lneas de cdigo en
desarrollo de software) para calcular una estimacin de parmetros de una actividad tales como
alcance, costo, presupuesto y duracin.
Gestin del Portafolio: La gestin centralizada de uno o ms portafolios, que incluye la
identificacin, priorizacin, autorizacin, gestin y control de proyectos, programas y otros
trabajos relacionados, a fin de alcanzar objetivos estratgicos de negocio especficos.

Mtodo de Diagramacin por Precedencia (PDM): La tcnica de diagramacin de redes del

cronograma en la cual las actividades del cronograma se representan con casilleros (o nodos). Las
actividades del cronograma se vinculan grficamente mediante una o ms relaciones lgicas para
mostrar la secuencia en que deben realizarse las actividades.
Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (PERT): Una tcnica de estimacin que aplica
un promedio ponderado de estimaciones optimistas, pesimistas y ms probables cuando las
estimaciones para las actividades individuales generan incertidumbres.

Elaboracin Gradual: Mejorar y agregar detalles continuamente a un plan en la medida en que

se cuente con informacin ms detallada y especfica y con estimaciones ms precisas, a medida
que el proyecto avanza. De ese modo se podrn producir planes ms precisos y completos que sean
el resultado de las reiteraciones sucesivas del proceso de planificacin.

Anlisis de Reserva: Una tcnica analtica para determinar las caractersticas y relaciones
esenciales de los componentes en el plan para la direccin del proyecto a fin de establecer una
reserva para la duracin del cronograma, el presupuesto, los costos estimados o los fondos para un
proyecto.

Nivelacin de Recursos: Cualquier forma de anlisis de la red del cronograma en que las
decisiones de planificacin (fechas de inicio y de finalizacin) se basan en aspectos relativos a las
restricciones de los recursos (p.ej., disponibilidad de recursos limitados o cambios de difcil gestin
en los niveles de disponibilidad de recursos).
Aceptar el Riesgo: Una tcnica de planificacin de la respuesta a los riesgos que indica que el
equipo del proyecto ha decidido no cambiar el plan para la direccin del proyecto para hacer frente
a un riesgo, o no ha podido identificar alguna otra estrategia de respuesta adecuada. Tambin
conocido como: Aceptacin del Riesgo.

Evitar el Riesgo: Una tcnica de planificacin de la respuesta a los riesgos ante una amenaza que
genera cambios en el plan para la direccin del proyecto con la intencin de eliminar el riesgo o
proteger los objetivos del proyecto de su impacto. Tambin conocido como: Eliminacin del
Riesgo; Evadir el Riesgo; o Prevencin del Riesgo.

Mitigar el riesgo: Una tcnica de planificacin de la respuesta a los riesgos asociada con amenazas
que pretende reducir la probabilidad de ocurrencia o el impacto de un riesgo por debajo de un
umbral aceptable. Tambin conocido como: Disminuir el Riesgo o Mitigacin del Riesgo.

Transferir el Riesgo: Una tcnica de planificacin de la respuesta a los riesgos que traslada el
impacto de una amenaza a un tercero, junto con la responsabilidad de la respuesta. Tambin
conocido como: Transferencia del Riesgo.

Planificacin Gradual: Una forma de planificacin de elaboracin gradual en la que el trabajo

que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la estructura de
desglose del trabajo, mientras que el trabajo a ms largo plazo se planifica a un nivel relativamente
alto de la estructura de desglose del trabajo, pero la planificacin detallada del trabajo que se debe
realizar dentro de uno o dos perodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se
completa durante el perodo actual.

Anlisis Causal: Una tcnica analtica utilizada para determinar el motivo subyacente bsico que
causa una variacin, un defecto o un riesgo. Ms de una variacin, defecto o riesgo pueden deberse
a una causa.
Anlisis de la Red del Cronograma: La tcnica de identificar fechas de inicio tempranas y tardas,
as como fechas de finalizacin tempranas y tardas, para las partes no completadas de actividades
del cronograma del proyecto.

Anlisis de Sensibilidad: Una tcnica de anlisis cuantitativo de riesgos y de modelado utilizada

para ayudar a determinar qu riesgos tienen el mayor impacto posible sobre el proyecto. Este
mtodo evala el grado en que la incertidumbre de cada elemento del proyecto afecta al objetivo
que est siendo examinado cuando todos los dems elementos inciertos son mantenidos en sus
valores de referencia.

Anlisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades (DAFO): Esta tcnica para

recabar informacin evala el proyecto desde la perspectiva de las fortalezas, debilidades,
oportunidades y amenazas de cada proyecto para aumentar la amplitud de los riesgos considerados
por la gestin de riesgos. Tambin conocido como: Anlisis de Fortalezas, Oportunidades,
Debilidades y Amenazas (FODA) o Anlisis de Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Medicin del Desempeo Tcnico: Una tcnica de medicin del desempeo que compara los
logros tcnicos durante la ejecucin del proyecto con el cronograma del plan para la direccin del
proyecto de resultados tcnicos planificados.

Anlisis de Tendencias: Una tcnica analtica que utiliza modelos matemticos para pronosticar
resultados futuros sobre la base de resultados histricos.

Anlisis de Variacin: Un mtodo para resolver la variacin total en el conjunto de variables de

alcance, costo y cronograma en variantes del componente especficas que estn asociadas con
factores definidos que afectan las variables de alcance, costo y cronograma.
 TCNICAS Y/O HERRAMIENTAS
Apoyo para la atencin de los nios con necesidades educativas especiales en el municipio de
Barrancabermeja, Santander

1. Matriz de Probabilidad e Impacto: Una manera comn de determinar si un riesgo se

considera bajo, moderado o alto mediante la combinacin de las dos dimensiones de un
riesgo: su probabilidad de ocurrencia y su impacto sobre los objetivos, en caso de ocurrir.

DEFINICION DE ESCALA DE IMPACTO DEL OBJETIVO DEL PROYECTO

SUMINISTRO DE VEINTE (20) LICENCIADOS EN EDUCACIN ESPECIAL PARA LA EDUCACIN DE NIOS
CON NECESIDADES ESPECIALES EN EL MUNICIPIO DE BARRANCABERMEJA
IMPACTO
PROBABILIDAD MUY BAJO BAJO MODERADO ALTO MUY ALTO

MUY ALTO Transferir Transferir Transferir Evitar Evitar

ALTO Transferir Transferir Transferir Evitar Evitar
MODERADO Mitigar Transferir Transferir Transferir Evitar
BAJO Mitigar Mitigar Transferir Transferir Evitar
MUY BAJO Mitigar Mitigar Transferir Transferir Transferir

2. Tcnica Delphi: Una tcnica para recabar informacin que se utiliza como mtodo para
lograr el consenso de expertos en un tema. Los expertos en el tema participan en esta tcnica
en forma annima. Un facilitador utiliza un cuestionario para solicitar ideas acerca de los
puntos importantes del proyecto relacionados con dicho tema. Las respuestas son resumidas
y luego son enviadas nuevamente a los expertos para comentarios adicionales. En pocas
rondas, mediante este proceso se puede lograr el consenso. La tcnica Delphi ayuda a
reducir sesgos en los datos y evita que cualquier persona ejerza influencias impropias en el
resultado.
Juicio de Expertos: Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un rea de
aplicacin, rea de conocimiento, disciplina, industria, etc. Segn resulte apropiado para la
actividad que se est llevando a cabo. Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier
grupo o persona con una educacin, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitacin
especializada.

Etapas bsicas de la tcnica Delphi

Etapa 1
De inicio se realiza una pregunta abierta, como ventajas, causas, principios, problemas

Cules son los principales problemas de educacin especial para la educacin de nios con
necesidades especiales en el municipio de Barrancabermeja?.

La pregunta se responde por los expertos y se enva al grupo coordinador. Existen diferentes
medios para circular las preguntas (reuniones presenciales, correo postal o nuevas
tecnologas de informacin y comunicacin).

Dado el desarrollo actual de las comunicaciones, es frecuente que los cuestionarios se

dministren por correo electrnico o fax, teniendo estos medios como ventaja su rapidez,
especialmente cuando los expertos son internacionales.

Etapa 2

Con las respuestas iniciales se elaboran los reactivos, para que los expertos puedan valorarlos,
jerarquizarlos o compararlos.

Las preguntas que se presentan a los expertos deben ser claras, precisas y cuidando de no
inducir respuestas.

Se realiza adems, previo a su envo, un piloto con un grupo de terceros para verificar la
claridad de las mismas. Siempre se tiene que contar con reactivos de respuesta cerrada, para
obtener resultados objetivos integrados numricamente.
 Con estos reactivos se solicita a los expertos una de las siguientes acciones:

a. Jerarquizarlos, con indicaciones precisas, por orden de importancia en relacin con la

situacin del estudio.

b. Valorarlos ofreciendo puntuaciones de acuerdo a una escala definida. Ejemplo de

indicaciones: De las siguientes medidas, para mejorar la educacin especial para la educacin
de nios con necesidades especiales en el municipio de Barrancabermeja?.

Valor de 0 a 5, siendo 0 = muy negativa y 5 = muy positiva.

c. Compararlos en forma de pares de acuerdo al criterio establecido.

d. Estimaciones cuantitativas

Cul ser el porcentaje de nios con necesidades especiales atendidos en el municipio de

Barrancabermeja?

Etapa 3

Las respuestas de los expertos recibidas individualmente deben ser integradas, ya sea para la
realimentacin o feedback de las fases intermedias o para la presentacin de resultados finales.
Para el tratamiento de las respuestas, en el caso de la valoracin (usada frecuentemente) se
calcula la tendencia central de los valores asignados, a cada reactivo por cada experto y se
reordenan en funcin de los valores medios obtenidos.

Etapa 4

Por lo general, el criterio prctico para finalizar el proceso, es utilizar dos o tres rondas (de envo
y recepcin de informacin), aunque lo ms indicado es aplicar el criterio de estabilizacin
Diagrama de Gantt: Representacin grfica de informacin relativa al cronograma. En el tpico
diagrama de barras, las actividades del cronograma o los componentes de la estructura de desglose
del trabajo se enumeran en la parte izquierda del diagrama, los datos se presentan en la parte
superior y la duracin de las actividades se muestra como barras horizontales ubicadas segn fecha.
Fuente: PMBOK 4Ta Edicin (PMI)