2.

1 Hospital
Inicialmente os hospitais surgiram com o foco na religiosidade, na beneficncia e na
caridade, com o objetivo de separar os doentes da sociedade. Nesta poca, no havia rotinas
mdicas e nem um pensamento administrativo, tornando-se apenas um local de isolamento.
Com o avano dos estudos mdicos e as necessidades provocadas pelas guerras, criou-se os
hospitais militares, que buscavam a cura das pessoas, com disciplina e organizao.
Hoje, os hospitais mantm o objetivo da cura, mas com um olhar administrativo e
empresarial para torn-los viveis e sustentveis, visto que a organizao hospitalar
considerada complexa, composta por profissionais com formao e grau de escolaridades
muito diferentes, que juntos buscam oferecer um tratamento curativo, paliativo, e
principalmente, preventivo, para o cliente.
O Ministrio da Sade (1977, p. 12) define hospital como:

parte integrante de uma organizao mdica e social, cuja funo bsica consiste
em proporcionar populao assistncia mdica integral, curativa e preventiva, sob
quaisquer regimes de atendimento, inclusive o domiciliar, constituindo-se tambm
em centro de educao, capacitao de recursos humanos e de pesquisas em sade,
bem como de encaminhamento de pacientes, cabendo-lhe supervisionar e orientar os
estabelecimentos de sade a ele vinculados tecnicamente.

Para Ceclio e Feuerwerker (2007, texto digital) o hospital :

[...] uma organizao complexa - atravessada por mltiplos interesses - que ocupa
lugar crtico na prestao de servios de sade, lugar de construo de identidades
profissionais, com grande reconhecimento social. tambm um equipamento de
sade em processo de redefinio, pois, no mbito pblico e no privado, esto em
debate seu papel e seu lugar na produo do cuidado, em busca de qualidade,
integralidade, eficincia e controle de custos. [...]

Pensar num hospital como empresa considerar os diferentes interesses da populao,

mantendo uma estrutura para atender esta diversidade populacional. Considerando que as
atividades na rea da sade fazem parte da economia, e por isso, necessita ser administrada
com um olhar empresarial.
Os recursos financeiros que mantm um hospital vm por trs vias: O SUS (Sistema
nico de Sade), que nada mais do que um percentual dos impostos que o governo recolhe
da populao, das operadoras de planos de sade privados as quais so controladas pela
Agncia Nacional de Sade; e a outra via de forma particular, ou seja, o cliente paga
diretamente ao hospital pelo servio recebido.
 A partir da anlise de que os gastos com a sade so pagos pela populao direta ou
indiretamente, e que os hospitais necessitam de recursos para manterem-se no mercado
competitivo, importante que as organizaes hospitalares compreendam as necessidades dos
clientes, a fim de satisfaz-los, e que o hospital deve ser administrado como qualquer outra
empresa prestadora de servios.
Quando se fala em necessidades dos clientes na rea na sade difcil pensar em algo
alm da cura da doena. Hoje, atravs das pesquisas realizadas, sabe-se que para corresponder
s expectativas do paciente necessrio abranger desde a sua cura at o conforto e qualidade
de um quarto agradvel, equipamentos de alta tecnologia, um atendimento humanizado,
consequentemente, importante ter uma gesto com qualidade, voltada satisfao do
cliente.
2.2 A qualidade na sade
A mobilizao pela qualidade e pela aplicao das ferramentas de gesto apresenta-se
com intensidade na rea de prestao dos servios. Os programas de qualidade auxiliam no
gerenciamento da organizao hospitalar, visto que os custos assistenciais e a concorrncia
apresentam crescimento constante, em relao aos repasses governamentais, os quais esto
sendo reduzidos.
A utilizao das ferramentas na rea da sade tem o objetivo de melhorar os servios,
garantindo a satisfao, e reduzindo os investimentos financeiros, pois no basta ter um corpo
mdico qualificado, necessrio ter processos administrativos que garantam o pleno
funcionamento da organizao.
Feldman, Gatto e Cunha (2005, p. 214) definem qualidade como:

Um processo dinmico, ininterrupto e de exaustiva atividade permanente de

identificao de falhas nas rotinas e procedimentos, que devem ser periodicamente
revisados, atualizados e difundidos, com participao da alta direo do hospital at
seus funcionrios mais bsicos.

A prestao de servios com qualidade depende de um conjunto de fatores, no s tcnicos,

como tambm administrativos, e por isso que importante a gesto por processos. A rea
administrativa de um hospital considerada como setor de apoio, que auxilia os setores
tcnicos no atendimento das necessidades do cliente.
Segundo Feldmann, Gatto e Cunha (2005), a preocupao com a qualidade na rea da sade
iniciou-se no sculo passado, com um conjunto de padres definidos relacionados equipe
mdica, ao preenchimento de pronturios e toda parte de diagnsticos atravs de exames
complementares. O processo de qualidade nesta rea passou por diversas alteraes, por
diversos manuais, at a criao da Organizao Nacional de Sade (ONA), que aps maio de
1999 tem orientado as organizaes hospitalares na padronizao de seus processos, com o
foco nocliente, visando o certificado de qualidade dos servios em sade em mbito nacional.
Carvalho et al. (2004, p. 218) diz que:

[...] a adequada procura da qualidade no uma questo de inspeo, padres,

limiares; no uma srie de decises para aceitar ou rejeitar um funcionrio, ou um
mdico, mas ao contrrio, uma busca contnua de pequenas oportunidades para
reduzir a complexidade desnecessria, o desperdcio e o trabalho em vo [...].

A busca pela qualidade no deve ser dramtica nem imposta, deve ser algo que todos os
envolvidos almejam e desejam. Tambm no pode ser apenas uma fasca, e sim, uma prtica da
rotina, proporcionando excelncia a partir das melhorias implementadas.
2.3 Processos
Pensar em qualidade, e no ter os processos definidos e disseminados entre os membros
que diretamente ou indiretamente fazem parte do negcio, no pensar na satisfao do cliente
com foco empresarial. Os processos so fontes de oportunidades de melhorias, e a uniformizao
significa realizar, da melhor forma, buscando a satisfao do cliente externo e interno.
O conhecimento dos processos serve para orientar a organizao na rotina de tomada de
deciso, bem como para tornar os modelos gerenciais mais flexveis e competitivos.
A Fundao Nacional da Qualidade- FNQ (2014, p. 4) tem como definio de processos:

Um conjunto de atividades preestabelecidas que, executadas em uma sequncia

determinada, conduziro a um resultado esperado, o qual assegure o atendimento
das necessidades e expectativas dos clientes e de outras partes interessadas.

O processo qualquer atividade que recebe algo (entrada), altera, acrescenta valor ao
produto e entrega (sada) ao cliente interno ou externo um produto ou servio. Considerando
cliente interno em uma organizao hospitalar, pode-se exemplificar como os diferentes
setores ou profissionais, e o cliente externo, nada mais do que o paciente.
Segundo Godoy et al. (2013) os processos das organizaes podem ser vistos como
indivduo vivo, que por meio de diversos rgos interligados, consomem insumos e mantm o
organismo em atividade. Gerencialmente os processos no so mais considerados setoriais, e
sim funcionais, havendo interligao nas diversas reas.
Para Cruz (2003, p. 61) o processo um conjunto de elementos que possam guiar-nos
com certeza entre o incio do trabalho e seu final, de forma a comearmos sem desvios o que
temos que fazer. So formas traadas que objetivam um resultado, e nelas esto esclarecidas
todas as particularidades e alternativas para um melhor aproveitamento no desenvolvimento
da atividade.
A compreenso dos processos favorece na cultura organizacional de melhoria
contnua, pois esta uma ao que responde s constantes mudanas no ambiente, e para
Paim et al. (2009, p. 26) a gesto de processos uma forma de reduzir o tempo entre a
identificao de um problema, de desempenho nos processos e a implementao das solues
necessrias.
Conforme Oliveira (2004), as vantagens da descrio dos processos so:
Dar origem s informaes sobre as atividades desempenhadas;
Facilitar a continuao das funes administrativas;
Favorecer o treinamento dos funcionrios;
Servir como instrumento de consulta e orientao;
Aumentar a aptido das pessoas para assumir as reponsabilidades.
J para Harrington (1993) as vantagens so:
Propiciar as pessoas envolvidas na execuo de um processo sua aptido e
influncia;
Visualizar, por parte das pessoas, a importncia de seu trabalho, no alcance do
resultado esperado pelo cliente;
Estimular o trabalho em equipe.
Do mesmo modo que existem vantagens, Oliveira (2004) apresenta algumas
desvantagens em relao descrio dos processos:
No a soluo dos problemas administrativos, apenas um incio, um marco zero;
Se mal planejado e executado, poder trazer transtornos aos clientes;
Se descritos e no utilizados, no tem valor, devendo ser reavaliados ou
descartados;
Muitas vezes so inflexveis, ou em sua descrio no foram apontadas excees,
tornando-os imveis.
Considerando que a qualidade no servio prestado proporciona satisfao do cliente,
importante compreender que a descrio de processos no algo fixo, que deve ser revisado e
melhorado, pois a percepo e a exigncia do cliente muda, e necessrio estar atento s
variaes para no ficar fora do mercado.
2.4 Mapeamento de processos
Para gerenciar um processo fundamental visualiz-lo, diz Mello et al. (2010). A
tcnica de anlise de processo proporciona o detalhamento das principais tarefas, que
podemos chamar de macro, e tambm especificar todas as atividades que fazem parte do
macro fluxo, conhecidas como micro.
O papel do mapeamento de processos para Datz, Melo e Fernandes (2004, p. 2102) :

[...] Desafiar os processos existentes, criando oportunidades de melhoria de

desempenho organizacional ao identificar interfaces crticas e, sobretudo, criar bases
para implantao de novas e modernas tecnologias de informao e de integrao
empresarial [...].

O mapeamento de processo dinmico e deve ser refeito constantemente, pois novas

atividades so desenvolvidas, acrescentadas e incorporadas aos macroprocessos. O foco principal
deve ser as atividades, e para identific-las deve-se fazer a pergunta para as pessoas envolvidas no
desenvolvimento da atividade: o que fazer?
Um conjunto de tarefas (passos/etapas) formam as atividades, e demandam da necessidade
de explicaes/orientaes para a sua realizao, por isso a construo de procedimentos
documentados. A padronizao de tarefas a forma mais minuciosa de normatizar os processos,
sendo necessria a criao de manuais.
 O mapeamento uma ferramenta de identificao das atividades desenvolvidas, servindo
para verificar como cada rotina desempenhada. Aps a descrio do processo necessrio que
este seja padronizado, para garantir a sua eficcia e servir como documentao histrica para as
anlises de melhorias dos processos.
No mapeamento identificado o que as pessoas fazem, ou seja, as atividades por elas
desenvolvidas. importante ressaltar que para o trabalho de mapeamento apresentar resultados
positivos, o conjunto de tarefas, o como fazer, devem ser documentados e padronizados, a fim de
igualar a execuo.
2.5 Padronizao de processos
Segundo Campos (1992, p.03), padronizar reunir as pessoas e discutir o procedimento
at encontrar aquele que for melhor, treinar as pessoas e assegurar de que a execuo est de
acordo com o que foi consensuado.
A padronizao tem como objetivo a melhoria dos resultados, pois quando o processo est
descrito e registrado, serve como orientao nos treinamentos e no desempenho das atividades. A
partir da utilizao da norma possvel apontar falhas e sugerir melhorias.
Para que um padro possa oferecer aperfeioamento necessrio que, primeiramente, seja
criada uma norma, um modelo a ser seguido. Aps, treinar as equipes que direta ou indiretamente
atuam nesta rotina, e praticar este padro por um determinado perodo, para que posteriormente
sejam
reavaliados e apontados os gargalos, efetuando assim as melhorias necessrias para a
correo ou reduo das falhas.
Segundo Campos (1992), a padronizao uma forma de controlar, de garantir a
qualidade, e tem trs objetivos: planejar a qualidade; manter a qualidade e melhorar a qualidade
desejada pelos clientes.
Normatizar reduzir a variabilidade dos processos, sem prejudicar a qualidade e o
resultado final. Na rea da sade h procedimentos e processos que necessitam serem
uniformizados, para garantir a segurana do cliente e o retorno econmico. Por isso, o processo de
padronizao deve ser flexvel, de fcil compreenso, para que todas as pessoas envolvidas
participem da construo e implementao da padronizao, bem como da sua execuo.
2.6 Fluxograma
Uma das ferramentas utilizadas no mapeamento e padronizao dos processos o
fluxograma. uma representao grfica, que serve para anlise das etapas dos processos.
Apresenta uma viso completa, e atravs dele possvel detectar falhas e reduzir custos.
 Segundo Harrington (1993, p.114) o fluxograma compatvel com todos os tipos de
processos, possibilita uma viso ampla do processo e, alm disso, sua linguagem universal, j
que os seus smbolos padronizados permitem a interpretao por qualquer pessoa.
Smbolos Significado

Operao: Retngulo. Este smbolo usado sempre que ocorrer uma mudana de
item. Ela pode ocorrer pela execuo de trabalho, atividade de uma mquina ou pela
combinao de ambos. usado para mostrar uma atividade de qualquer natureza,
desde fazer um furo na pea at o processamento de dados no computador. o
smbolo correto a ser usado, toda vez em que nenhum outro for apropriado.
Normalmente inscreve-se no retngulo uma curta descrio de atividade realizada.

Movimento, transporte: Seta grossa. Use uma seta grossa para indicar movimento
de sada entre localidades (por exemplo, mandar peas para o almoxarifado, postar
uma correspondncia).

Ponto de deciso: Losango. colocado no ponto do processo em que a deciso

deve ser tomada. As sequncias de atividades a seguir dependero da deciso
tomada. Por exemplo: se a carta estiver correta, ela est assinada. Se estiver
incorreta, ser redatilografada. Tipicamente, as sadas do losango so assinaladas
com opes (por exemplo, sim no; verdadeiro falso).

Inspeo: Crculo Grande. usado para indicar que o fluxo do processo

interrompido, para que a qualidade da sada possa ser avaliada. Normalmente
envolve uma operao de inspeo, realizada por algum que no seja a pessoa que
executou a atividade anteriormente. Pode tambm indicar o ponto em que uma
assinatura de aprovao se torna necessria.

Documento impresso: Retngulo com fundo ondulado. usado este smbolo

para mostrar quando a sada de uma atividade inclui informaes registradas em
papel (por exemplo, relatrio escrito, cartas, listagens de computador).

Esfera: Retngulo de lado arredondado. utilizado esse smbolo, que s vezes

chamado de bala (munio), quando um item ou pessoa precisa esperar, ou quando
um item colocado num estoque temporrio, antes que a atividade programada a
seguir seja executada (por exemplo, esperar um aviso, esperar uma assinatura).

Armazenagem: Tringulo. usado quando existir uma condio de armazenagem

sob controle, e uma ordem ou requisio seja necessria para remover o item para a
atividade programa seguir. Este smbolo usado com mais frequncia para mostrar
que a sada est armazenada, aguardando o cliente. O objetivo de um processo de
fluxo contnuo eliminar todos os tringulos e retngulos deformados do
fluxograma de processos. Num processo empresarial, um tringulo pode ser usado
para mostrar a situao de uma requisio de compras sendo retida pelo Setor de
Compras, aguardando que o Setor Financeiro verifique se a despesa est prevista no
oramento operacional.

Anotao: Retngulo aberto. utilizado um retngulo aberto, interligado por uma

linha tracejada ao fluxograma, para registrar informaes adicionais pertinentes ao
smbolo ao qual est ligado. Por exemplo, num fluxograma complexo, desenhado
em vrias folhas, este smbolo pode estar sempre ligado a um pequeno crculo para
indicar o nmero de folhas em que a entrada vai reentrar no processo. Outra razo
para utilizar o retngulo aberto para designar quem o responsvel pela realizao
de uma atividade. O retngulo aberto liga-se ao fluxograma por uma linha tracejada,
de modo a no ser confundido com uma linha que indica o fluxo de atividade.
 por intermdio de um fluxograma que se pode identificar todas as atividades, paradas,
alteraes e sequncia do processo. Conforme Harrington (1993, p. 103), existem vrios tipos de
fluxogramas:
Diagrama de blocos: o mais simples fornecendo uma viso rpida do fluxo; utiliza
retngulos, linhas com setas, demonstrando o fluxo do processo;
Fluxograma padro: mais detalhado, servindo como manual para novos funcionrios;
nele existem alternativas para os momentos de deciso;
Fluxograma funcional: mais utilizado em processos setoriais, til para determinar
tempo de ciclos em um processo;
Fluxograma geogrfico: auxilia na anlise de espao fsico, podendo ser utilizado para
diminuir distncias fsicas e melhorias do fluxo de trabalho.
A sequncia de aes de um processo pode ser chamada de fluxos, e para que todas as
pessoas recebam o servio com qualidade importante que os executores conheam todas as
rotinas, alternativas e caminhos para prestar um servio adequado.
2.7 Indicadores
Os indicadores de um processo servem para contribuir na anlise do desempenho do
mesmo, bem como para monitorar a satisfao dos clientes. Para trabalhar com gesto por
processos necessrio medir, e isso ocorre atravs de indicadores.
Segundo Tachizawa e Scaico (2006, p. 117), os gestores avaliam as suas organizaes
atravs dos indicadores de qualidade e de desempenho, tambm chamados de setoriais. Segundo
aos autores, o conjunto de indicadores destina-se avaliao da qualidade e de desempenho
relativa a cada processo/tarefa. Os autores recomendam que os indicadores sejam estabelecidos
por meio da:
Identificao das sadas do processo;
Identificao de dimenses crticas (despesas, ndices, prazos, validade, etc.);
Desenvolvimento de medidas para mensurar as dimenses;
Estabelecimento de objetivos para cada medida.
Indicadores de qualidade esto relacionados aos processos e revelam a percepo do
cliente sobre o servio e, portanto, alm de acompanhados, mensurados necessrio que se tenha
conhecimento das necessidades e expectativas dos clientes, para que se possa identificar o nvel
de alcance dos ndices.
Os dados coletados para a formulao de indicadores podem ser referentes estrutura, aos
processos ou aos resultados. Necessitam de preciso, serem completos, de fcil utilizao e
compreenso.
 Com a tabulao dos dados e indicadores definidos, so realizadas anlises, e podero ser
identificadas oportunidades de melhorias. Para o tratamento destas oportunidades pode-se utilizar
o PDCA: Plan, Do, Check e Act, como instrumento de melhoria contnua da qualidade:
Plan (planejar): identifica-se um problema que requer melhoria, analisa-se o processo
em questo, e planeja-se as mudanas que vo ser implementadas na soluo do problema;
Do (implementar): envolve a implementao das melhorias, o acompanhamento do
novo processo e a medio dos indicadores;
Check (checar): o resultado desta melhoria atingiu o planejado? Verificar se o planejado
apresentou o avano necessrio para a soluo do problema detectado;
Act (agir): se o resultado satisfatrio, o novo processo deve tornar-se permanente, mas
se o resultado for insatisfatrio, deve-se retornar ao Plan e iniciar um novo ciclo.
O conjunto de indicadores na rea hospitalar, alm de serem acompanhados
administrativamente, so analisados pelo Ministrio da Sade para a definio dos incentivos
financeiros, propostas de crescimento, de implementaes de novos servios ou at mesmo para
descredenciamentos. Portanto, so importantes tanto para o controle, como para o
acompanhamento, assim como para as melhorias necessrias satisfao do cliente.
Alguns exemplos de indicadores utilizados na instituio so: mdia de permanncia; taxa
de ocupao; nmero de internaes; nmero de altas; valor mdio da conta hospitalar; prazo
mdio de pagamento e recebimento; entre diversos outros.
Para calcular o nmero de pacientes por dia, voc deve saber qual a sua capacidade, ou
seja, o nmero de leitos na instituio, vezes o nmero de dias do ms. Este total ser a
disponibilidade, e o nmero de pacientes por dia, ser o total de dirias que foram utilizadas.
Deste total que temos disponibilizado, quanto mais prximo do total, melhor.
O indicador, mdia de permanncia, trata-se da mdia de dias de internao dos pacientes,
considerando os pacientes sados no perodo, e o nmero de contribuintes do mesmo convnio, e
no mesmo perodo. Calcula-se, somando o total de dias que os pacientes ficaram hospitalizados,
dividindo pelo total de dias do perodo calculado.
Porcentagem de ocupao trata-se de quantos por cento da capacidade instalada do
hospital foi utilizada em determinado perodo. Considera-se o nmero de pacientes por dia,
dividido pelo nmero de leitos, vezes o nmero de dias em um determinado perodo.
Com novas alteraes por parte da ANS, outro indicador muito observado pelo Ministrio
da Sade o nmero total de cesarianas e partos normais. O governo incentiva o nascimento de
forma natural, sem interveno cirrgica, e por este motivo, acompanha mensalmente este
indicador.
 Todas as instituies hospitalares, transmitem eletronicamente, mensalmente, ao
Ministrio da Sade dados de internaes, atendimentos de pronto-socorro, causas de morte,
doenas, ndice de infeco hospitalar, entre outros dados. Assim, alm de acompanhar o nvel de
cada instituio, o banco de dados e pesquisa federal possa disponibilizar, a quem interessar,
informaes atualizadas e padronizadas independentemente do estado, municpio ou regio

2.1 Pronturio de Pacientes

2.1.1 Histrico
Gregos e egpcios reconheciam a importncia dos registros concernentes s doenas das
pessoas. Stumpf (2000), Costa (2001) e Pinto (2006) salientam que, no sculo V A.C,
Hipcrates, considerado o Pai da Medicina, abandona a medicina sacerdotal e passa a afirmar
que o registro mdico deveria refletir exatamente o curso da doena e indicar suas possveis
causas. Baseado em observaes, Hipcrates assinalou e descreveu muitos sinais e sintomas
de enfermidades; deixou como herana os princpios da tica mdica e do dever profissional e
incentivou o registro cuidadoso de sinais e sintomas fsicos das doenas.
Na Idade Mdia realizaram-se registros da evoluo de doenas no Hospital So Bartolomeu,
em Londres. (113 D.C.) (MEZZOMO, 1991). Segundo Carvalho (1973, p140), tambm
neste hospital est assinalado o que compete ao mdico prescrever aos seus doentes.
No sculo XIX, segundo Costa (2001), o cirurgio americano William Mayo usava um
sistema em que o paciente possua um pronturio para cada mdico. Este sistema foi mudado
em 1907 para um pronturio para cada paciente. Em 1920, a Clnica Mayo padroniza o
contedo dos pronturios atravs de definies de um conjunto mnimo de dados que
deveriam ser registrados (MARIN, 2003).
Marin (2003) Pinto e (2006) mostram que, durante a Guerra da Crimia (1853- 1856), a
enfermeira Florence Nightingale afirmava que o registro referentes sade dos pacientes era
fundamental no tratamento.
na tentativa de chegar verdade, eu tenho buscado, em todos os locais,
informaes, mas em raras ocasies eu tenho obtido os registros hospitalares
possveis de serem usados para comparaes.(FLOERENCE
NIGHTINGALE, apud MARIN, 2003, p.2 e PINTO, 2003, p.37)

Nos Estados Unidos, o registro mdico foi discutido at 1940, quando o governo passa a
exigir os registros mdicos para a obteno de creditao hospitalar.
No Brasil, a primeira instituio a implantar um servio de Arquivo Mdico (SAME
Servio de Arquivo Mdico e Estatstica de Sade), com a finalidade de ordenao, guarda e
conservao dos dados que, reunidos, constituem o pronturio de pacientes, foi o Hospital de
Clnicas da Universidade de So Paulo, em 1943. Isto ocorreu graas iniciativa da Dra.
Lourdes de Freitas de Carvalho, que havia realizado especializao nos EUA e adaptou o
modelo americano (Medical Records Departament) realidade brasileira.
O SAME o servio encarregado em identificar os pacientes, bem como o responsvel em
manter o pronturio de pacientes, de forma acessvel e ordenada, de acordo com os critrios
estabelecidos por cada instituio de sade.
Outra referncia histrica brasileira foi a Lei Alpio Correia Netto, de 1952, que exige dos
hospitais pblicos e filantrpicos do estado de So Paulo o arquivamento das histrias
clnicas, de maneira adequada, como condio para recebimento das subvenes pblicas
(CARVALHO,1973, MEZZOMO, 1991 e.STUMPF, 2001).
Cabe destacar ainda a criao, em 1966, da ABRAME1 (Associao Brasileira de Arquivos
Mdicos). Segundo Mezzomo (1991, p. 26) esta associao ficou cinco anos sem realizar
reunies, sendo reativada em 1972 por ocasio do 1 congresso de arquivologia. A
ABRAME foi responsvel pela formao de profissionais que atuavam na rea de arquivos
mdicos. (FIOCRUZ, 1999).
2.1.2 Pronturio de Paciente e Pronturio Eletrnico de Pacientes (PEP) No universo dos
arquivos mdicos, os pronturios de pacientes constituem-se em um conjunto de documentos
gerados a partir do ato assistencial, prestado a uma pessoa, formando um dossi organizado
segundo uma estrutura ou um plano de classificao. O Dicionrio de Terminologia
Arquivstica define dossi como uma unidade de arquivamento constituda de documentos
relacionados entre si por assunto (ao, evento, pessoa, lugar, projeto). (ARQUIVO
NACIONAL, 2005, p.71)
Referente ao tema pronturio de Pacientes, a bibliografia consultada aponta para diferentes
nomenclaturas que definem pronturio, tanto na forma tradicional em suporte papel como em
meio eletrnico.
O documento eletrnico definido pelo Arquivo Nacional (2004, p. 4) como documento em
meio eletrnico, com um formato digital, processado por computador. A partir deste
conceito, pode-se considerar documentos digitais e eletrnico como sinnimos. Para Bod
(2008, p. 44), documentos digitais necessitam de um meio eletrnico para serem lidos.

(...) h documentos eletrnicos que no utilizam tecnologia digital (como as

fitas magnticas com registros de histria oral, em gravaes eletrnicas
analgicas) e h inclusive documentos com codificao digital (legveis por
mquinas eletrnicas) mas gravados em papel, como o caso dos cartes
perfurados ou punch cards para entrada de dados em computadores
mainframes, j ultrapassados (BOD, 2008, p. 44).
Nesta dissertao, para se reportar ao pronturio em suporte em papel, emprega-se o termo
pronturio de pacientes. Para pronturio em suporte eletrnico, ser utilizado PEP
(Pronturio Eletrnico de Pacientes). O uso desta terminologia encontra-se baseado na
legislao vigente.
O pronturio o documento onde os profissionais de sade registram os servios prestados ao
paciente que procura atendimento em uma instituio de sade. Estas anotaes devem ser
legveis para garantir a recuperao das informaes contidas no documento, de forma rpida
e precisa. O pronturio representa para a instituio de sade o reflexo de sua eficincia
(CARVALHO, 1973, p. 143)
A Resoluo 1821/2007 do CFM estabelece a responsabilidade pela guarda fsica do
pronturio, que deve ser mantido e preservado pela instituio que o criou, porm, as
informaes pertencem aos pacientes e devem estar permanentemente disponveis quando
solicitadas por ele ou por seus familiares.
Os pronturios tradicionais em suporte papel apresentam vrios problemas e dificuldades em
seu manuseio dirio. Entre as dificuldades encontradas destacam se: exigncia de grandes
reas fsicas para armazenamento; dificuldade de entendimento da caligrafia dos profissionais
envolvidos no atendimento ao paciente; dificuldade de localizao dos pronturios, por
estarem arquivados fora de lugar ou se esquecidos dentro de alguma gaveta ou armrio;
redundncia das informaes; fragilidade do papel; dentre outros. (COSTA, 2001; STUMPF,
1996)
No entanto, os pronturios em formato tradicional possuem algumas vantagens, cabendo
destacar que:
(...) um pronturio em papel bem estruturado apresenta algumas vantagens,
ainda que contestveis, em relao ao eletrnico (van Ginneken e Moorman,
1997): facilidade para ser transportado, maior liberdade na forma de
escrever, facilidade no manuseio, no requer treinamento especial e nunca
fica fora do ar (como os computadores). Por isso, ainda h
questionamentos do tipo: o pronturio em papel realmente to ruim? (...)
De fato, um pronturio em papel bem organizado pode ser melhor que um
pronturio informatizado mal estruturado. Mas tambm fato que a
computao bem empregada nesse meio supera em qualidade, de forma
indiscutvel, o pronturio em papel, alm de agregar um nmero enorme de
novos recursos (...). (COSTA, 2001, p.25)

O pronturio eletrnico possui vrias definies e a mais comum o PEP, utilizada em pases
de lngua espanhola e portuguesa. A SBIS (Sociedade Brasileira de Informtica em Sade) o
define como S-RES (Servio de Registro Eletrnico de Pacientes) ou RES (Registro
Eletrnico de Pacientes). Em nvel internacional, segundo Costa (2001, p.8), os pases de
lngua inglesa definem o PEP como: Computer-Based Patient Record (CBPR), Electronic
Medical Record Systems (EMRS), Electronic Patient Record e Electronic Health Record.
Para o Institute of Medicine (apud PINTO 2006, p.37), o registro computadorizado de
pacientes se constitui em um sistema especialmente projetado para dar apoio aos usurios,
atravs da disponibilidade de dados completos e corretos, lembretes e alertas aos mdicos,
sistemas de apoio a decises, links para bases de conhecimento mdico e outros auxlios.
Rebelo (2003, p.127) define o PEP como um conjunto de informaes relativas ao paciente,
armazenadas em formato digital cujo objetivo principal permitir a qualidade de atendimento
e veracidade das informaes. Pinto (2006, p37) salienta que o PEP um documento
eletrnico constitudo pelo conjunto de informaes concernentes a uma pessoa doente, aos
tratamentos e cuidados a ela dispensados.
Para Stumpf, o Pronturio Eletrnico :
O Pronturio Eletrnico (PE) , em essncia, um repositrio de dados
clnicos, administrado por um software de gerncia de Bancos de Dados,
contendo dados de diversas fontes tais como laboratrios, radiologia,
consultrios e salas cirrgicas, armazenados, de tal forma, que permitam sua
recuperao de forma tabular, grfica, com informao do conjunto do
paciente ou sobre um paciente em particular. Estes dados devem estar em
grandes servidores (centenas ou milhares de gigabytes) (STUMPF, 2000,
p.8).

Marin (2003. p.6) destaca que a digitalizao de documentos no pode ser considerada como
um pronturio eletrnico, uma vez que no traz mudanas de comportamento e no possibilita
a reestruturao da informao.
O pronturio eletrnico possui vrias vantagens e algumas desvantagens.
Entre as vantagens pode-se citar: reduo no tempo e no custo do atendimento;
compartilhamento de informaes atravs do acesso remoto e simultneo; legibilidade nas
informaes; facilidade na organizao e no acesso s informaes; otimizao do espao
fsico destinado ao armazenamento. Em contrapartida, apresenta algumas desvantagens:
necessidade de grandes investimentos em hardware, software e treinamento de pessoal, o que
pode ocasionar a demora na implantao, do sistema; frequente preocupao com a segurana
dos dados (COSTA, 2001; STUMPF, 1996)
As vantagens do uso do PEP em relao ao pronturio tradicional so comprovadamente mais
relevantes em relao integralidade dos dados, a interoperabilidade dos sistemas; realizao
de auditorias, objetivando identificar acessos indevidos; fatores que constituem o atributo
essencial na qualidade do atendimento prestado a um paciente nos sistemas de sade de uma
nao.
A utilizao do PEP no libera espao fsico utilizado pelo pronturio em suporte papel, isso
ocorre em funo da legislao vigente. Nesse caso, os dois sistemas, papel e registro
eletrnico, coexistiro por um longo tempo.
O pronturio de pacientes um documento que guarda um momento, um estgio de vivncia,
o registro de fatos da vida de uma pessoa. Em funo disso, no interior do pronturio, os
pesquisadores podem encontrar aspectos econmicos e polticos de determinadas classes
sociais, alm de indcios das polticas publicas dominante na rea de sade.
2.1.3 Legislao
Independente do suporte utilizado, no mundo, vrios pases esto desenvolvendo leis,
decretos, resolues, pareceres, instrues normativas e medidas provisrias referentes ao
tratamento que deve ser dado documentao produzida por instituies pblicas e privadas.
No Brasil, tambm foram criadas resolues e normas relativas ao tratamento dispensado a
documentos tradicionais, principalmente, documentos digitais. Neste contexto, destaca-se a
Lei 8159/1991 dispondo sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados que, alm
de criar o CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), atravs da Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos, procura estabelecer instrumentos legais para a gesto documental e
proteo de documentos eletrnicos. Esta lei foi regulamentada pelo Decreto 4.073, de 3 de
janeiro de 2002.
Outra lei a ser destacada a Lei 5433, de 8 de maio de 1968, que autorizou a microfilmagem
de documentos particulares e oficiais. A mesma foi regulamentada pelo Decreto 1799, de 30
de janeiro de 1996.
Para tratar de aspectos mais especficos e de maior relevncia, procura-se salientar algumas
Resolues que buscam normatizar o uso do Pronturio de Pacientes e do PEP no Brasil.
A Resoluo 1638/2002 do CFM (Conselho Federal de Medicina) estabelece o pronturio de
paciente como um documento nico constitudo de um conjunto de informaes registradas
geradas a partir de fatos, acontecimentos e situaes sobre a sade do paciente e a assistncia
a ele prestada. Tambm deve ser de carter legal, sigiloso e cientfico que possibilite a
comunicao entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistncia
prestada ao indivduo.
Esta mesma resoluo institui itens mnimos de uso obrigatrio no pronturio mdico,
independente do tipo usado; papel ou suporte eletrnico. So eles:
- identificao do paciente: deve conter nome completo do paciente, data de nascimento
(dd/mm/aaaa), sexo, nome da me, naturalidade (indicando o municpio e a Unidade da
Federao onde ocorreu o nascimento), o endereo completo (nome da via pblica, nmero,
complemento, bairro/distrito, municpio, estado e CEP);
- anamnese4 e exames fsicos, exames complementares solicitados e seus respectivos
resultados, hipteses diagnsticas, diagnstico definitivo e tratamento efetuado;
- evoluo diria: com data e hora, discriminao de todos os procedimentos a que o paciente
foi submetido e identificao dos profissionais que os realizaram, assinados eletronicamente
quando elaborados e ou/ armazenados em meio eletrnico;
Nos pronturios em suporte papel obrigatria a legibilidade da letra do profissional que
atende o paciente. O pronturio deve conter os dados clnicos necessrios para a boa conduo
do caso, sendo preenchidos, em cada avaliao, em ordem cronolgica com data, hora,
assinatura e o respectivo CRM do profissional responsvel pelo atendimento.
A tecnologia da informao tem sido utilizada como importante ferramenta de auxlio a sade
e diagnsticos de enfermidades. Desta forma, a Resoluo 1821/2007 do CFM aprovou as
normas tcnicas para o uso de sistemas informatizados, guarda e manuseio do pronturio
mdico, possibilitando a elaborao e o arquivamento do pronturio em meio eletrnico. O
artigo stimo desta resoluo estabelece guarda permanente ao pronturio eletrnico de
pacientes.
Em funo disso, deve-se aplicar o que estabelece a Instruo Normativa (IN) GSI n
01/2008, do Conselho de Defesa Nacional, que orienta a conduo de polticas que garantam
a segurana, confidencialidade e autenticidade de informaes produzidas por instituies
pblicas. O artigo stimo, pargrafo quinto, incumbe aos gestores da informao e
comunicao a realizarem estudos do impacto de novas tecnologias da segurana da
informao, em sistemas informatizados existentes ou a serem implementados.
O Conselho Federal de Medicina (CFM), a SBIS (Sociedade Brasileira de Informtica em
Sade) e o CONARQ (atravs da Cmara Setorial de Arquivos Mdicos) vm trabalhando
para legalizar o uso de sistemas informatizados em atendimento sade. Para tanto,
elaboraram uma srie de normas tcnicas para uso, guarda, manuseio e segurana do Sistema
de Registros em Sade (SRES).
Dentre estas normas tcnicas, deve ser destacado o Manual de Certificao para Sistemas de
Registro Eletrnico em Sade, o qual estabelece que, para receber o selo da SBIS, um sistema
deve obedecer a certos nveis de garantia e segurana (NGS) tais como NGS1 e NGS2.
NGS1 - categoria constituda por S-RES (sistemas de registro eletrnico em
sade) que no contemplam o uso de certificados digitais ICP-Brasil para
assinatura digital das informaes clnicas, conseqentemente sem amparo
para a eliminao do papel e com a necessidade de impresso e a posio
 manuscrita da assinatura; NGS2 - categoria constituda por S-RES (sistemas
de registro eletrnico em sade) que viabilizam a eliminao do papel nos
processos de registros de sade. Para isso, especifica a utilizao de
certificados digitais ICP-Brasil para os processos de assinatura e
autenticao. Para atingir o NGS2 necessrio que o S-RES atenda aos
requisitos j descritos para o NGS1 e apresente ainda total conformidade
com os requisitos especificados para o nvel de garantia 2. (SBIS, 2009, p.
49)

No caso das instituies desejarem abandonar o uso do pronturio em papel, a SBIS e o CFM
recomendam a utilizao de sistemas que se enquadrem no Nvel de Garantia de Segurana 2
(NGS2). Cabe ressaltar que, para a eliminao do pronturio em papel, a Resoluo
1821/2007 estabelece que s possa ocorrer aps 20 anos do ltimo registro. Mesmo assim,
antes de ser descartado, deve obedecer ao estabelecido pela Resoluo 22/2002 do CONARQ,
que define as diretrizes avaliao de documentos de instituies de sade.
De acordo com a Resoluo 22/2005 do CONARQ, art. 3, quanto definio do tempo de
guarda e destinao final dos pronturios de pacientes, independente de forma do suporte,
cabe a comisso de avaliao documental:
a) analisar os conjuntos documentais, determinando os respectivos prazos
de guarda e destinao; b) identificar o valor primrio e secundrio,
segundo o seu potencial de uso; considerando por valor primrio o uso
administrativo para a instituio, razo primeira da criao do
documento, e valor secundrio o uso para outros fins que no aqueles
para os quais os documentos foram criados, podendo ser probatrio e
informativo; c) estabelecer critrios para anlise e avaliao dos
documentos e sua destinao final, considerando os requisitos previstos
no art. 2 desta resoluo; d) elaborar Tabela de Temporalidade e
Destinao de Documentos, Listagem de Eliminao de Documentos,
Edital de Cincia de Eliminao e Termo de Eliminao de Documentos,
quando for o caso, e relatrio final da Comisso; e) revisar,
periodicamente, a Tabela de Temporalidade e Destinao de
Documentos, em funo da produo ou supresso de novos
documentos, e da evoluo da legislao e dos procedimentos mdicos. (
CONARQ, 2005, p. 2)

O Decreto 1799/1996 que regulamenta a Lei 5433/1968 que autoriza a microfilmagem de

documentos oficiais, em seu artigo 13, condiciona a eliminao de documentos ao uso da
tabela de temporalidade como regulador do ciclo vital dos documentos. Destaca-se que a
responsabilidade de uma operao de descarte deve ser sempre coletiva e todo o procedimento
muito bem, metodologicamente e teoricamente, embasado (BELLOTTO, 205, p.124).
Alm do exposto, deve-se ainda atender o que estabelece o Cdigo Civil Brasileiro, nos
artigos 205 e 206, que trata dos prazos de prescrio dos processos civis (Lei 10.406/ 2002).
Tambm considerando o Estatuto da Criana e do Adolescente, artigo 10, que estabelece a
hospitais e instituies de sade com atendimento a gestantes que os registros nos pronturios
devem ser guardados por 18 anos.
O acesso ao pronturio de pacientes garantido pelo Art. 88 do Cdigo de tica Mdica, que
probe o mdico de negar ao paciente acesso a seu pronturio, deixar de lhe fornecer cpia
quando solicitada, bem como deixar de lhe dar explicaes necessrias sua compreenso,
salvo quando ocasionarem riscos ao prprio paciente ou a terceiros (CFM, 2010, p. 22).
A Constituio Federal (1988), Art. 5, referente aos direitos individuais e garantias
fundamentais, no inciso XIV, estabelece que assegurado a todos o acesso informao e
resguardado o sigilo da fonte, quando necessrio ao exerccio profissional.
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), atravs da Portaria n 70, de 16 de dezembro
de 2002, criou a Cmara Setorial sobre Arquivos Mdicos que tem por finalidade realizar
estudos; propor diretrizes e normas no que se refere organizao, guarda, preservao,
destinao e ao acesso de documentos integrantes de arquivos da rea mdico-hospitalar.
Outras normas editadas pelo CONARQ devem ser destacadas:
- Resoluo n 3/1995 que criou a Cmara Tcnica de Avaliao de Documentos e tem entre
seus objetivos elaborar e/ou analisar tabelas de temporalidade, visando racionalizar a
produo documental, agilizar o acesso e a preservao das informaes.
- Decreto 4073/2002 que regulamenta o SINAR (Sistema Nacional de Arquivos) e tem como
principal finalidade implementar a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, visando
a gesto, preservao e o acesso aos documentos de arquivos.
- Resoluo 22/2005 que recomenda s instituies de sade a criao de comisses de
avaliao de pronturios de pacientes.
Em relao s resolues editadas pelo CFM, a Resoluo 1331/1989, apesar de ter sido
revogada8, a que mais se aproximou da teoria arquivstica. O artigo primeiro da referida
resoluo definia o carter permanente ao pronturio, aps 10 anos do ltimo registro, quando
ele poderia ser substitudo por outro meio que permitisse a restaurao das informaes.
Pode-se observar que, no perodo anterior aos dez anos, o pronturio estaria em fase corrente
e intermediria.
2.1.4 Preservao da Informao
O uso do computador facilita a produo de um grande volume de dados e documentos que
podem desaparecer na mesma velocidade em que so produzidos.
Segundo Innarrelli (2007, p. 28) isto ocorre por que:
 (...) a humanidade ainda no tem prtica e nem experincia para preservar a
memria digital. Memria que est sendo perdida a cada dia em virtude da
obsolescncia das tecnologias, da deteriorao das mdias digitais e
principalmente pela falta de polticas de preservao digital.

Na atualidade, a preservao digital um dos grandes desafios enfrentados por profissionais

da informao, pois o material digital carrega consigo problemas estruturais que colocam em
risco sua longevidade. (FERREIRA, 2006, p. 17)
Sendo assim, a historiografia contempornea est ameaada em razo da obsolescncia de
hardware e software, como tambm da despreocupao em preservar documentos produzidos
com ouso de computadores. Bellotto (2005, p. 124) salienta que nunca demais destacar que
fontes histricas jamais sero reencontradas se forem destrudas.
A perda destas informaes pode deixar uma grande lacuna histrica, uma vez que muitas
pesquisas podem deixar de existir por no haver material suficiente para consulta
(INNARELLI, 2007).
2.1.5 Conceitos arquivsticos
A Arquivstica composta por um conjunto de normas conceitos e tcnicas que devem ser
observadas na produo, organizao, guarda, preservao e uso de documentos em arquivos.
Para Couture e Rousseau (1998, p.284) arquivstica:

rege a gesto da informao orgnica (arquivos). Pode assumir trs formas:

uma forma exclusivamente administrativa (records management), cuja
principal preocupao o valor primrio do documento; uma forma
tradicional, que ressalta unicamente o valor secundrio do documento; uma
forma nova, integrada e englobante, que tem como objetivo ocupar-se
simultaneamente de valor primrio e do valor secundrio do documento.

O processo de globalizao, o uso acentuado do computador em atividades humanas, a

produo e a conservao de informaes digitais ento entre os grandes desafios da
arquivstica contempornea.
Documentos digitais devem ter preservados seus atributos de autenticidade e confiabilidade,
sendo que a perda de uma destas propriedades poder acarretar na dificuldade da anlise
diplomtica dos mesmos. Para Bellotto (2006, p. 45) os estudos da diplomtica e da tipologia
documental levam a entender o documento desde o seu nascedouro, a compreender o porqu e
como ele estruturado no momento de sua produo.
Sikel (apud BELLOTTO, 2006, p. 46) salienta que o documento diplomtico o testemunho
escrito redigido segundo uma forma determinada, varivel em relao ao lugar poca,
pessoa e ao tema, sobre um fato de natureza jurdica. Os documentos diplomticos
representam a relao do cidado com estado, portanto, os documentos estudados pela
diplomtica tratam-se de documentos escritos, legalmente vlidos e revestidos de
determinadas formalidades, sendo prova jurdica ou administrativa de um ato. (BELLOTTO,
2006 p. 46)
A Diplomtica uma cincia que, juntamente com a Paleografia, surgiu no sculo XVI com o
objetivo de realizar anlise criteriosa de documentos medievais suspeitos de serem
falsificados. Isso se justificava porque, em sculos anteriores, a falsificao de documentos
era uma prtica comum.
O monge beneditino Jean Mabillon publicou a obra De re Diplomtica onde foram
estabelecidos os princpios cientficos para determinar a autenticidade dos documentos
medievais. Esta obra beneficiou a rea do direito eclesistico e aps serviu a historiadores e
arquivistas. Para Mabillon, o contexto em que o documento foi criado se manifesta na sua
forma fsica e intelectual, e que esta forma pode ser separada do contedo do documento e
examinada independentemente disto. (Rodrigues, 2008, p.122).
O uso da certificao digital tem colaborado com a diplomtica contempornea, a partir do
momento em que garante a autenticidade das informaes contidas em documentos digitais.
Sobre esta tica observa-se que a tipologia documental, quando incorpora metodologias
usadas na antiga diplomtica, pode ser chamada de diplomtica contempornea ou
diplomtica arquivstica (BRUNO DELMAS, apud BELLOTTO 2008, p. 53)
Bellotto (2008, p.60) salienta que o documento diplomtico o testemunho escrito de um ato
de natureza jurdica sendo redigido de modo a observar frmulas estabelecidas que se
destinam a dar-lhe f e fora de prova.
2.1.6 Gesto de documentos arquivsticos
Durante a Revoluo Francesa foi criada a primeira rede de arquivos nacionais, mostrando a
importncia dos documentos como fontes histricas e comprobatrias. A fundamentao
terica para este ato estava pautada nos princpios gregos que garantiam aos cidados o acesso
aos documentos governamentais. Porm, o uso do termo gesto de documentos surge na
dcada de 50 nos Estados Unidos, aps a Segunda Guerra Mundial, perodo em que ocorre
uma intensa produo de documentos. O principal objetivo da gesto de documentos era
racionalizar e facilitar a produo e o acesso aos mesmos e definir seu destino final, ou seja,
guarda permanente ou sua eliminao (MORENO, 2008, p. 74- 80)
Nas ultimas dcadas do sculo XX, o uso do computador favoreceu uma intensa produo de
documentos digitais proporcionando a criao de programas confiveis de gesto arquivstica
de documentos digitais (textos, planilhas, e-mails, etc.). Desta forma, foram pesquisados
meios que assegurassem a acessibilidade, autenticidade e confiabilidade dos documentos
arquivsticos digitais.
O artigo 3 da Lei 8159, que estabelece a Poltica Nacional de Arquivos, a Cmara tcnica de
Documentos Eletrnicos- CTDE -(ARQUIVO NACIONAL, p.17, 2006) e o Dicionrio
Brasileiro de Terminologia Arquivstica (2005, p.14) definem gesto de documentos como o
conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente.
Considerando-se que o objeto de estudo do arquivista o documento de arquivo, e que este
o elemento essencial na tomada de decises e prestao de contas de uma instituio, bem
como prova de garantias de direitos individuais, torna-se necessrio a implantao de medidas
que garantam a confiabilidade, autenticidade e o acesso as informaes. Isso s possvel
por meio da implantao de um programa de gesto arquivstica de documentos (ARQUIVO
NACIONAL, 2006, p15).
Para o Arquivo Nacional a gesto arquivstica:

(...) compreende a responsabilidade dos rgos produtores e das instituies

arquivsticas em assegurar que a documentao produzida seja o registro fiel
das suas atividades e que os documentos permanentes sejam devidamente
recolhidos s instituies arquivsticas. (ARQUIVO NACIONAL, 2009,
p19).

2.1.7 Documentos arquivsticos

Documento uma fonte de informao registrada em um suporte e que serve como fonte de
prova e informaes. Todo o documento uma fonte de informao, por exemplo, o livro, a
revista, o jornal, o manuscrito, a fotografia, o selo, a medalha, o filme, o disco, a fita
magntica etc. (ARQUIVO NACIONAL, 1995, p11).
Para o CIA (Conselho Internacional de Arquivo) o Documento arquivstico :

(...) um conjunto de informaes registradas, independente da forma e do

suporte em que foi produzida, decorrente de atividades de uma pessoa ou
instituio cujo contedo deve servir de evidncia ou prova destas
atividades (Comit on Eletronic Records, 1997, p. 22; apud Rondinelli,
2008, p. 47).
O CONARQ, em sua Carta para a Preservao do Patrimnio Arquivstico Digital publicada
em 2004, estabelece que os documentos arquivsticos

(...) so gerados e mantidos por organizaes e pessoas para registrar suas

atividades e servirem como fontes de prova e informao. Eles precisam ser
fidedignos e autnticos para fornecer evidncia das suas aes e devem
contribuir para a ampliao da memria de uma comunidade ou da sociedade
como um todo, vez que registram informaes culturais, histricas,
cientficas, tcnicas, econmicas e administrativas. (ARQUIVO
NACIONAL, 2004, p.2)

Com muita propriedade, o Arquivo Nacional afirma que documentos de arquivo so todos os
documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, no
exerccio de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informao (1996, p12)
Pode-se observar uma caracterstica marcante em todas as definies, pois todas afirmam que
documento de arquivo deve servir de fonte de informaes independentes do suporte que foi
utilizado para armazenamento.
A Cmara Tcnica de Documentos Eletrnico (CTDE) do CONARQ evidencia, de forma
distinta, as diferenas existentes entre documentos arquivstico, documento arquivstico
digital e documento arquivstico convencional.

O que documento arquivstico? um documento produzido e/ou recebido

por uma pessoa fsica ou jurdica, no decorrer das suas atividades, qualquer
que seja o suporte, e dotado de organicidade.O que documento arquivstico
digital? um documento arquivstico codificado em dgitos binrios,
produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. So
exemplos de documentos arquivsticos digitais: textos, imagens fixas,
imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio
eletrnico, pginas web, bases de dados, dentre outras possibilidades de um
vasto repertrio de diversidade crescente. O que documento arquivstico
convencional? um documento arquivstico produzido, tramitado e
armazenado em formato no digital. (ARQUIVO NACIONAL, 2006, p.5.)

O MOREQ (Modelo de Requisitos Para a Gesto de Arquivos Eletrnica) estabelece que

documentos de arquivo incorporem outros documentos (quando o documento possui anexos),
e pode ser encontrado em qualquer formato, em qualquer suporte. Alm do contedo, o
documento inclui informaes contextuais e, sempre que apropriado, informaes sobre sua
estrutura (ou seja, dados que descrevem os componentes do documento de arquivo). Uma
caracterstica essencial de um documento de arquivo consiste no fato de este no poder ser
alterado. (ARQUIVO NACIONAL, 2002, p.27)
Em relao a documentos eletrnicos, a mesma norma estabelece que estes documentos so
produzidos com o uso de um software de aplicaes ou por meio de digitalizao.
2.1.8 Gesto Eletrnica de Documentos (GED)
Quanto aos documentos digitais e eletrnicos, o Glossrio da Cmara Tcnica de Documentos
Digitais do CONARQ (CTDE) coloca o Documento digital como uma categoria do
documento eletrnico, e para a arquivstica internacional estas definies so consideradas
sinnimos. (ARQUIVO NACIONAL, 2009, p.6)
O documento eletrnico um conjunto de bits e bytes gerenciados por um software que roda
em um computador. Para ser considerado documento no sentido de prova de um fato. deve
ser produzido com o uso de dispositivos que no permitam sua alterao indetectvel
(SANTOS, 2005, p.77)

Documentos eletrnicos devem ser gerenciados pela mesma razo dos

documentos de outro formato, ou seja, para conduzir eficientemente os
negcios ou para cumprir os requisitos de responsabilidades arquvsticas
previstas na legislao de arquivos pblicos (CASTRO & CASTRO e
GASPARIAN, 2007, P.72)

O Gerenciamento Eletrnico de Documentos surge com o intuito de agilizar o acesso a

documentos digitalizados9, ou seja, documentos que foram transformados em registros
binrios, com auxilio de hardware e software. fundamental para todo o trabalho com
documentos eletrnicos o domnio dos princpios e das tcnicas arquivsticas para a gesto e
preservao de documentos. (CASTRO, 2007, p.27)
A gesto arquivstica de documentos (desde a produo at seu destino final dos documentos)
compreende as atividades que podem ser desempenhadas pelo SIGAD que definido pelo
e-Arqu Brasil como:

um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas, caracterstico do

sistema de gesto arquivstica de documentos, processado por computador.
Pode compreender um software particular, um determinado nmero de
softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma
combinao destes. O sucesso do SIGAD depender, fundamentalmente,
da implementao prvia de um programa de gesto arquivstica de
documentos. (ARQUIVO NACIONAL, 2009, p. 9)

Constata-se que a gesto de documentos funciona como uma ferramenta poderosa e

indispensvel racionalizao, acesso e uso das informaes contidas, nos mais variados
tipos de documentos em diferentes suportes. Para Morneno (2008, p.86), a gesto de
documentos ou gesto documental impulsionou a histria da arquivstica e tem contribudo
para abrir caminho no mercado de trabalho para a atuao profissional arquivstica.
2.1.9 Documento eletrnico como Patrimnio Cultural
A origem etimolgica da palavra patrimnio vem do latim que significa patrimnium que
est associada a alguma coisa herdada do pai (GONALVES 1996, p.81). No contexto de
preservao, a palavra utilizada para identificar uma propriedade de uma pessoa ou
instituio.
Para Gonalves (1996, p33), o patrimnio concebido como uma expresso da identidade
nacional em sua integridade e continuidade. Para Stuart Hall (2006, p22) esta identidade
formada atravs do pertencimento de uma cultura nacional fragmentada. Ao mesmo tempo, o
patrimnio concebido, numa relao metonmica, como sendo a prpria realidade que ele
expressa. Uma das grandes definies de patrimnio histrico foi proposto por Mrio de
Andrade quando da criao do SPHAN em 1937.

Constitui Patrimnio Histrico e artstico nacional o conjunto de bens

mveis e imveis existentes no pas cuja conservao seja de interesse
pblico quer por vinculao a fatos memorveis da historia do Brasil, quer
por seu excepcional valor arqueolgico ou etnogrfico, bibliogrfico ou
artstico (ANDRADE apud GONALVES, 1996, p.63)

Gonalves (1996, p.32) destaca ainda que os intelectuais brasileiros relacionam patrimnio
cultural a um processo de perda, algo que est em vias de desaparecimento. O mesmo autor
(1996, p.23) acrescenta que objetos que esto desaparecendo so transformados em colees
de patrimnio cultural. Baseado nestas afirmaes, salienta-se a necessidade de defender,
preservar e proteger os documentos digitais, uma vez que os mesmos surgem j ameaados de
desaparecimento.
A documentao gerada atravs de meios eletrnicos est acompanhada da ansiedade e do
medo, em relao a preservao do patrimnio e da memria que est contida neste modelo
documental. Huyssen (2000, p.36) afirma que assegurar o passado no uma tarefa menos
arriscada do que assegurar o futuro.
A preservao das informaes contidas em documentos digitais ou eletrnicos tem
despertado a ateno preservao de fontes histricas contemporneas como memria e
patrimnio cultural. Para Ulpiano (1999, p. 21), a memria deve ser objeto da histria e no
seu objetivo.
O mesmo autor (1999) afirma que os problemas relacionados preservao de documentos
eletrnicos ou digitais no est na base de dados, mas na qualificao e sensibilidade humana
em preservar informaes para a posteridade.
O SAME
O SAME (Servio de Arquivo Mdico e Estatstica) tem como principal responsabilidade a
coleta, ordenao, anlise guarda e conservao dos pronturios de pacientes. Para Sounis
(1993, p. 22), o SAME um servio tcnico imprescindvel ao hospital que permite estimar
o valor do trabalho e o grau de eficincia com que so tratados os pacientes que recorrem ao
mesmo.
O Servio de Arquivo Mdico e Estatstica do HUSM est subdividido em:
Servio de Arquivo Mdico, Servio de Registro de Pacientes, Servio de Internao, Servio
de Anlise de Pronturio e Servio de Estatstica.
Nos Hospitais, o SAME engloba todos os servios relacionados ao pronturio de pacientes,
desde a confeco at a guarda definitiva.
Atualmente, o SAME possui parte das atividades informatizadas, atravs do SIE (Sistema de
Informaes Educacionais), desenvolvido pelo CPD (Centro de Processamento de Dados) da
UFSM. Este sistema possui aplicaes desenvolvidas para atender, o registro de pacientes,
internaes, marcao de consultas, dentre outros. Ainda no existe o mdulo para o PEP,
mas este ser contemplado pelo Aplicativo de Gesto dos Hospitais Universitrios (AGHU),
que est sendo desenvolvido em conjunto pelo MEC (Ministrio da Educao) e pelo HACPA
(Hospital de Clnicas de Porto Alegre), para os 47 hospitais universitrios federais.
3.1.1 Servio de Arquivo Mdico
Atualmente, o HUSM possui 300 leitos, com um fluxo dirio de pacientes de
aproximadamente 3 mil pessoas atendidas nas diversas reas da instituio. O arquivo mdico
do Hospital acumula um acervo documental de mais de 325.500 (trezentos e vinte cinco mil e
quinhentos) pronturios de pacientes em suporte papel, ocupando uma rea fsica de 281 m2.
As atividades no arquivo so desempenhadas por 14 (quatorze) colaboradores, sendo 2 (dois)
arquivistas (funcionrios do quadro da UFSM), 4 colaboradores terceirizados e 8 bolsistas.
rea fsica considerada insuficiente, em funo do volume de pronturios confeccionados
(aproximadamente 1.600 pronturios ms). Ainda deve ser destacada a existncia de
aproximadamente 20 mil pronturios de pacientes que foram a bito e encontram-se
armazenados em uma rea fora do arquivo. Na mesma situao encontram-se os pronturios
do Hospital Universitrio Setor Centro (antigo Hospital Universitrio), que foram transferidos
h mais de 20 anos e acondicionados em um galpo distante do arquivo mdico do HUSM.
Alm da guarda do pronturio de pacientes, compete ao Arquivo a recepo, a conferncia, a
movimentao e o controle do fluxo dos pronturios dentro da instituio. No pode ser
esquecido que as informaes contidas no pronturio so sigilosas, cabendo aos profissionais
que atuam na rea uma rigorosa postura tica em relao ao resguardo das informaes. Por
conseguinte, este profissional deve contribuir para a prestao da melhor assistncia possvel
ao paciente assegurando que seu pronturio nico seja exato, confidencial e
acessvell.(MUNK, 1999, p.17).
O arquivamento dos pronturios no HUSM obedece ao sistema de arquivamento digito
terminal e utiliza 10 cores que auxiliam no caso dos pronturios serem arquivados em locais
errados. O arquivo dividido em 100 sees (00 a 99), e os pronturios so arquivados na
seo correspondente aos ltimos dois dgitos do seu nmero (FIOCRUZ, 2000, p.179).
Sounis (1993, p.71) relata que esse sistema oferece algumas vantagens, entre as quais maior
preciso, eficincia e rapidez.
No caso do pronturio ser retirado do arquivo, necessrio saber onde ele se encontra caso
seja solicitado. Para saber seu destino preenchida uma guia localizadora (ou guia fora) que
arquivada no lugar dos pronturios, devendo ser assinada pela pessoa responsvel por sua
retirada do arquivo. Em tese, o pronturio no deve sair da instituio e sua consulta s
permitida no mbito da mesma.
3.1.2 Servio de Registro de Pacientes.
O primeiro contato do paciente com a instituio de sade ocorre no ato da matrcula e
admisso no sistema para consulta, internao ou outros procedimentos. Neste momento,
inicia-se a confeco do pronturio mdico.
No HUSM, os registros dos pacientes so realizados com o auxilio do SIE, onde so
cadastradas informaes necessrias que identificam e diferenciam o paciente dos demais no
sistema. Dentre as informaes registradas destacam-se:
- nmero do pronturio - quando o paciente registrado, ele recebe um nmero de
identificao que devera ser nica;
- nome do completo do paciente;
- data de nascimento;
- sexo;
- nome da me e nome do pai;
- endereo - neste campo inclui-se nome da rua, cidade, telefone para contato, etc;
- naturalidade;
- grau de escolaridade;
- religio;
Para cada paciente registrado, confeccionado um carto de consulta onde consta o nmero
de registro, data e hora da consulta e a clnica onde o paciente ser atendido. Cabe destacar
que, toda vez que o paciente procurar atendimento na instituio de sade, deve apresent-lo,
uma vez que facilita a localizao do pronturio e evita a duplicidade de registros.
3.1.3 Servio de Marcao de Consultas
O agendamento e o controle de consultas realizado por meio do SIE. Atravs do sistema,
possvel controlar o nmero de pacientes que cada mdico atender. Cada especialidade
possui um nmero pr-estabelecido de consultas disponveis. No HU estudado, o
agendamento de consulta ocorre de forma centralizada, ou seja, as consultas so marcadas em
um nico local. Aps o trmino da consulta ou a alta, os pacientes procuram este local para
marcar o retorno. As consultas de urgncia e emergncia so agendadas no Pronto Socorro do
HUSM.
O agendamento proporciona a localizao do pronturio antes do dia da consulta. No HUSM,
isso ocorre com 48 horas de antecedncia.
3.1.4 Servio de Internao
A internao a ocupao de um leito por um paciente em prazo igual ou superior a 24 horas,
e ocorre devido necessidade de cuidados mdicos dirios e assistncia de enfermagem
permanente.
O servio procede internao do paciente aps a solicitao do mdico responsvel pelo
tratamento do mesmo. O SIE possibilita que a internao seja realizada de forma organizada,
auxiliando na adequada e rpida admisso do paciente no hospital.
Muitas vezes, o Servio de Internao realiza procedimentos de registro de pacientes, fato que
ocorre quando o primeiro contato com a instituio de sade a internao. Mezzomo (1991,
p. 59) salienta que nenhum paciente pode ser internado sem receber o devido nmero de
registro bsico de controle.
3.1.5 Servio de Estatstica
O Servio de Estatstica responsvel por fornecer informaes tcnicas e pela elaborao de
relatrios que subsidiam na avaliao da qualidade dos servios prestados aos pacientes, ou
seja: coleta de dados, processamento e divulgao de informaes referente produo dos
servios de sade e pela elaborao de indicadores morbimortalidade da populao assistida.
Os dados levantados e analisados pelo Servio de Estatstica auxiliam a direo do HUSM no
planejamento e nas tomadas de decises referentes aos investimentos necessrios.
Atualmente, a maioria dos dados estatsticos obtida por meio do SIE e do SCOLA (Sistema
de Controle Laboratorial) que um sistema terceirizado utilizado no Laboratrio de Anlises
Clnicas (LAC). Atravs do acesso ao SCOLA, o Servio de Estatstica elabora os relatrios
referentes ao nmero de exames realizados no LAC.
3.1.6 Comisso de Reviso de Pronturio e Comisso Permanente de Avaliao de
Documentos
A Resoluo 1638/ 2002 do Conselho Federal de Medicina estabelece a obrigatoriedade da
criao da Comisso de Reviso de Pronturios nas instituies de sade. A comisso deve
ser liderada por um mdico e ter como atribuies observar os itens que, obrigatoriamente,
devero constar no pronturio confeccionado em qualquer suporte, eletrnico ou papel:
a. Identificao do paciente nome completo, data de nascimento (dia, ms e ano com quatro
dgitos), sexo, nome da me, naturalidade (indicando o municpio e o estado de nascimento),
endereo completo (nome da via pblica, nmero, complemento, bairro/distrito, municpio,
estado e CEP);
Anamnese, exame fsico, exames complementares solicitados e seus respectivos resultados,
hipteses diagnsticas, diagnstico definitivo e tratamento efetuado; Evoluo diria do
paciente, com data e hora, discriminao de todos os procedimentos aos quais o mesmo foi
submetido e identificao dos profissionais que os realizaram, assinados eletronicamente
quando elaborados e/ou armazenados em meio eletrnico;
Nos pronturios em suporte de papel obrigatria a legibilidade da letra do profissional que
atendeu o paciente, bem como a identificao dos profissionais prestadores do atendimento.
So tambm obrigatrias a assinatura e o respectivo nmero do CRM; Nos casos
emergenciais, nos quais seja impossvel a colheita de histria clnica do paciente, dever
constar relato mdico completo de todos os procedimentos realizados e que tenham
possibilitado o diagnstico e/ou a remoo para outra unidade.
Assegurar a responsabilidade do preenchimento guarda e manuseio dos pronturios, que
cabem ao mdico assistente, chefia da equipe, chefia da Clnica e Direo tcnica da
unidade. (CFM,2002, art.5)
O CONARQ, atravs da Resoluo 22/2005, tambm recomenda s instituies de sade a
criao e implantao de Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos. Esta
resoluo estabelece que as pessoas nomeadas para comporem a referida comisso devero
preencher os seguintes requisitos:
I - conhecer os objetivos, a estrutura e o funcionamento da instituio detentora dos
documentos; II - conhecer a organizao dos conjuntos documentais a serem avaliados,
includos os mtodos de classificao adotados, bem como sua importncia para fins de prova,
de informao, e de estudos e pesquisas nas reas das cincias da sade, humanas e sociais;
III - conhecer a terminologia e os procedimentos da rea mdica, bem como de suas
especialidades; IV - conhecer a legislao pertinente concesso de direitos relativos aos
indivduos portadores de necessidades especiais e de doenas graves e terminais. (ARQUVIO
NACIONAL, 2005, ART. 2)
Na Resoluo do CFM, percebe-se a preocupao com o correto preenchimento do pronturio
de pacientes, independente do suporte: papel ou meio eletrnico. O CONARQ, alm de se
preocupar com o correto preenchimento do pronturio, demonstra interesse na organizao do
conjunto documental e com a preservao dos mesmos.
Ao considerar as resolues do CONARQ e do CFM, a atual direo do HUSM criou as duas
comisses, a fim de que problemas relacionados a documentos mdicos sejam solucionados.
As comisses so formadas por profissionais mdicos, enfermeiros, arquivistas e por
profissionais que atuam no arquivo mdico. Os membros foram nomeados pela Direo Geral
do Hospital.
Os membros destas comisses devem se reunir, no mnimo, uma vez por ms, em local e data
pr-estabelecida. Nesta ocasio, sero discutidos assuntos referentes reviso e cumprimentos
de normas referentes ao pronturio de pacientes. Sempre que necessrio, a comisso pode
solicitar a participao de profissionais ligados aos diversos campos do conhecimento que
possam contribuir com os trabalhos de avaliao dos documentos, tais como mdicos,
historiadores, socilogos e outros (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p.2).
3.1.7 Servio de Anlise de Pronturio.
Objetivando manter os pronturios completos e consistentes, aps a internao, antes de ser
encaminhado para o arquivo, o pronturio passa por uma avaliao qualitativa. Esta anlise
est a cargo de membros da Comisso de Reviso de Pronturios que obedecem as normas
estabelecidas pela comisso. Se as informaes estiverem incompletas, o pronturio dever
ser separado para que, posteriormente, o mdico responsvel o preencha.
Para realizar a anlise, a comisso deve procurar respostas s seguintes indagaes: o
pronturio contm dados suficientes para justificar o diagnstico, o tratamento e o resultado
final? Foi necessrio determinado procedimento? (FIOCRUZ, 2000, p.140).
A anlise qualitativa tem o objetivo de assegurar a qualidade das informaes que foram
transcritas no pronturio, para que reflitam, com exatido, a assistncia prestada aos
pacientes. O objetivo desta anlise obter um pronturio completo e exato que contenha os
formulrios e os dados que o caso requeira e no apresente erros ou
inconsistncias.(FIOCRUZ, 2000, p.141).