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Y ARQUITECTURA
ESCUELA DE INGENIERA CIVIL
TIEMPOS Y PROGRAMACION
Ms PROJECT
CHICLAYO - PERU
2
CONTENIDO
Pgina
CONTENIDO 2
INTRODUCCION 3
CAPITULO I: GESTIN DE PROYECTOS 4
Proyecto 4
Desarrollo de las partes de un proyecto 5
Uso de las Herramientas de Gestin de Proyectos 5
CAPITULO II: EJECUCIN DEL PROGRAMA 8
Ambiente de Trabajo de Microsoft Project 8
Apertura y almacenamiento de un archivo de proyecto 9
Visualizacin del proyecto en vistas 9
Ajuste de la escala temporal 11
CAPITULO III: TAREAS: MANEJO Y DEPENDENCIAS 12
Inicio de la Programacin de un Proyecto 12
Introduccin de las tareas y Duraciones 13
Ejemplo de Aplicacin N 1 16
Creacin de un Esquema 16
Dependencias entre Tareas 18
Identificacin del Camino Crtico 21
Ejemplo de Aplicacin N 2 22
CAPITULO IV: PROGRAMACIN DE RECURSOS 23
Asignacin de Recursos 23
Asignacin de una Unidad de Recurso 24
Calendarios de Trabajo 25
Ejemplo de Aplicacin N 3 28
CAPITULO V: PROGRAMACIN DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS 29
Programacin de las Limitaciones de las Tareas 30
Divisin de Tareas 30
Ordenacin de Tareas y Recursos 31
CAPITULO VI: PERSONALIZACIN DE TABLAS E INFORMES 33
Creacin de una Tabla Personalizada 33
Creacin de un Informe Personalizado 34
CAPITULO VII: CONFIGURACIONES DEL ENTORNO DE PROJECT 36
Personalizacin del Diagrama Gantt 36
Imprimir el Proyecto de Programacin 37
ANEXOS 40
BIBLIOGRAFIA. 41
INTRODUCCION
MONTREALEX PERU S.A.C., por lo que considero facilitar la elaboracin de los Tiempos
mostrar de una manera fcil el manejo del software: Ms Project, de tal forma que se
en la prctica diaria.
A los profesores y alumnos universitarios que revisen este material agradecer se sirvan
hacerme llegar las omisiones que se pudieran encontrar, a este e-mail: rasosas@yahoo.es
para su correccin futura.
CAPITULO I
GESTIN DE PROYECTOS
PROYECTO:
El manual del PMBOK (Guide to the Project Management Body of Knowledge), define un
proyecto como "un esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico".
Un proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final establecidos, que
tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear un proyecto hay que tener en
cuenta algunos aspectos antes, durante y al final del mismo:
Antes del proyecto:
Definir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que realizar para
conseguirlo.
Identificar quin se encargar de cada tarea.
Detallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto se va a tardar
en realizarlas.
Determinar el coste total del proyecto.
Durante el proyecto:
Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.
Indicar qu problemas van surgiendo.
Realizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones inesperadas,
informando de los mismos a las personas implicadas en el proyecto.
Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.
Al finalizar el proyecto:
Evaluarlo para realizar proyectos ms efectivos en el futuro, teniendo en cuenta
las sugerencias de las personas participantes.
Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes de Planificacin, una
vez que se han establecido las tareas (actividades) a desarrollar y los recursos
(insumos) con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad del proyecto
basndonos en sugerencias y procesos establecidos.
Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo el
seguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si hay algn
retraso en su finalizacin, y tambin se tiene en cuenta los imprevistos que puede
haber.
Comunicacin de los resultados del proyecto: Como generalmente son muchas
las personas que participan en un proyecto, stas tienen que estar informadas para
que puedan trabajar efectivamente. Mediante el uso de los informes, se puede
presentar la informacin necesaria en cada caso.
Evaluacin del proyecto: MS Project almacena toda la informacin relacionada con
las tareas, los costos, y esta informacin ayuda a realizar la evaluacin final del
proyecto. Tambin permite hacer sugerencias para proyectos futuros.
Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos pueden ayudar en
diversos momentos del planteamiento y la ejecucin de un proyecto, quizs las dos ms
tiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del tiempo en el que se programan las
tareas, y el Diagrama de red, que aclara la relacin entre las mismas. Veamos cada uno
de ellos ms ampliamente.
Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea est representada por una barra
horizontal, y se sitan a lo largo de un perodo de tiempo llamado escala temporal, de
forma que la longitud de cada barra corresponde al tiempo que se tiene estimado
para cada tarea. Tambin a travs del diagrama de Gantt podemos ver la relacin
entre tareas, cuando varias barras horizontales se unen una a continuacin de la otra,
indican que una tarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar
cuando haya terminado la anterior.
DIAGRAMA GANTT
DIAGRAMA DE RED
CAPITULO II
Una vez aclarados aspectos tericos ejecutamos el programa MICROSOFT PROJECT 2010,
para ello:
1. Desplegamos el Botn INICIO.
2. Vamos hasta la opcin PROGRAMAS.
3. Seleccionamos MICROSOFT PROJECT.
4. O desde la opcin escritorio y haciendo clic sobre el icono
En esta ventana elegiremos dnde est el archivo que queremos abrir, y despus
seleccionaremos el archivo en cuestin y pulsaremos el botn Abrir.
Al abrir un archivo podemos ver lo que ste contiene as como hacer cambios. Una vez
hechos los cambios pertinentes debemos guardar el archivo, y para ello tenemos dos
opciones:
a) Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombre existente. Para ello tan
Podemos seleccionar 27 vistas que ofrece Project a travs del Men Ver y elegir esta
opcin haciendo Click . Algunas de las vistas ms utilizadas las detallamos a continuacin:
Calendario mensual que muestra las
Calendario tareas y sus duraciones.
Quizs en un momento determinado nos interese cambiar esta escala para ajustarla
mejor a nuestras necesidades. Para realizar esto podemos utilizar los botones Alejar y
CAPITULO III
Para introducir la fecha de comienzo del proyecto slo tenemos que desplegar la flecha
que aparece en el cuadro de esa opcin y elegir del calendario que se abre, el mes, ao y
da. Si no introducimos ninguna fecha de comienzo o fin, Project utilizar
automticamente la fecha actual como fecha inicial de la programacin que se est
creando. La fecha de fin la calcular Project dependiendo de la informacin que
introduzcamos referente a las tareas y recursos.
Tambin podemos programar un proyecto basndonos en una fecha final creando lo que
se conoce como programacin hacia atrs. De esta forma a partir de la fecha final,
conocida, se calcula la fecha en la que debe comenzar el proyecto para poder terminar en
la fecha establecida.
Otras forma de hacerlo es ingresando la informacin desde la opcin Archivo,
seleccionando Informacin y en la parte derecha cambiamos los datos, actualizndolos
con los de nuestro proyecto.
Tras haber determinado cul es el tiempo de inicio y algunas propiedades del proyecto ya
podemos comenzar a introducir las tareas a realizar y la duracin de las mismas.
Las tareas las introduciremos en la columna Nombre de Tarea de la tabla de entrada de la
vista Diagrama de Gantt. Cada una de las tareas est identificada por un nmero que se
va escribiendo automticamente a medida que vamos introduciendo las tareas. Tras
introducir una tarea pulsamos INTRO y podemos incluir una tarea nueva, as
sucesivamente hasta que hayamos escrito todas las tareas a realizar.
Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duracin. Estas duraciones las
podemos especificar en perodo laborable (limitado por las horas del da y el nmero de
das en los que los recursos trabajan) o tiempo transcurrido (que incluye perodos
laborables y no laborables basados en un da de 24 horas y en una semana de 7 das).
Como duracin predeterminada aparece 1 da, si queremos modificarla simplemente
tenemos que introducir el nmero, referente a la cantidad de tiempo, y la unidad del
mismo siguiendo el siguiente esquema:
Si escribe esta Aparecer Que
abreviatura como esto significa
m mins minuto
h hrs hora
d das da
s sems semana
ms mss mes
mt minst minuto transcurrido
ht hrst hora transcurrida
di dast da transcurrido
st semst semana transcurrida
mst mest mes transcurrido
TIEMPOS Y PROGRAMACION Ms PROJECT Mg. Ing Ricardo A. Sosa Sandoval
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Para introducir sucesivamente cada tarea y su duracin podemos escribir la tarea, pulsar
TAB (tabulador) y escribir a continuacin la duracin de la misma.
Una vez detalladas una serie de tareas quizs tengamos que hacer modificaciones como:
introducir tareas nuevas, eliminar o desplazar algunas de las introducidas. Para ello
procederemos de la siguiente forma:
Introducir nuevas tareas: Teniendo que cuenta que la nueva fila en blanco para
introducir esta nueva tarea aparecer sobre la fila en la que estemos en el momento
de insertarla, debemos colocarnos en la fila adecuada y a continuacin desplegar el
En ocasiones a la hora de preparar un proyecto tenemos que introducir tareas que se van
a repetir muchas veces a lo largo del mismo, como reuniones semanales, informes o
inspeccin del proyecto quincenal, esto es lo que en Project se conoce con el nombre de
Tareas peridicas o repetitivas. En estos casos no vamos a escribir una tarea todas las
veces que nos haga falta sino que vamos a utilizar las herramientas que tiene el programa
para este tipo de tareas.
Para introducir una tarea repetitiva nos situamos en el campo nombre de la ltima tarea
introducida, desplegamos el Men Insertar y elegimos Tarea peridica. En este momento
nos aparece una ventana como la que sigue:
de tareas ha aparecido una nueva que a su izquierda tiene un smbolo que indica
que es una tarea repetitiva.
EJEMPLO DE APLICACIN 1
Realizar el siguiente Diagrama de Gantt, considere las tareas y su duracin. Considere los
siguientes datos en Excell:
CREACIN DE UN ESQUEMA
Un esquema organiza la lista de tareas en grupos, estando cada grupo encabezado por
una tarea de resumen que describe brevemente las subtareas que de ella parten. Cuando
una tarea se convierte en tarea de resumen, la duracin, fecha de comienzo y fin y la
programacin de costo cambian para resumir la informacin de las subtareas. Para crear
y mostrar un esquema se utilizan los botones de esquema que se encuentran en la barra
A
B
Dependencia Comienzo a comienzo: Las tareas comienzan a la vez. Reduce la
duracin ya que las tareas se solapan.
B
Dependencia Fin a fin: Las tareas finalizan a la vez. Reducen la duracin.
B
Dependencia Comienzo a fin: Es la menos utilizada ya que el principio de una
tarea marca el final de otra. Programacin comenzando desde el fin del proyecto.
A
B
Para vincular tareas, seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos el botn Vincular
tareas de la barra de herramientas.
En el caso que queramos vincular tareas no contiguas tenemos que seleccionarlas con la
tecla CONTROL pulsada a la vez.
Una vez formateada la programacin, las tareas crticas aparecern en color rojo mientras
que las que no lo son lo harn en azul. A medida que hagamos modificaciones para
ajustar las duraciones de estas tareas, el camino crtico se ir actualizando.
EJEMPLO DE APLICACIN 2
a). Realizar el siguiente Diagrama
de Gantt, mostrando las
dependencias y ruta crtica.
Considere los siguientes datos:
Inicio=0 das, tarea 1=6 das,
tarea 2= 10 das, tarea 3=4 das,
tarea 4=6 das y tarea 5=4 das.
CAPITULO IV
PROGRAMACIN DE RECURSOS
Los recursos o insumos son las personas, material y equipamiento necesario para
completar las tareas del proyecto. Si no asigna recursos a las tareas, ser ms difcil
controlar la terminacin de las mismas y habr menos flexibilidad en la planificacin.
ASIGNACIN DE RECURSOS
Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los recursos necesarios para
llevarla a cabo. MS Project trabaja con dos tipos de recursos: los recursos de trabajo y los
recursos materiales. Los recursos de trabajo son las personas y el equipamiento que
realiza el trabajo del proyecto. Los recursos materiales son artculos de consumo que
sern agotados durante el progreso del proyecto.
Cuando se incorpora un recurso en un proyecto, se introduce por omisin una unidad o
100%, en el campo Capacidad Mxima del recurso; por omisin las unidades de recursos
se muestran como porcentajes; tambin puede mostrar las unidades de recursos en cifras
decimales.
Para introducir los recursos en la hoja de recursos, en la barra de men Vista, pulse la
opcin Hoja de recursos:
Donde se aadirn todos los recursos del proyecto, quedando de la siguiente manera:
Ingresados todos los recursos en la Hoja de Recursos, se podrn agregar a cada tarea
CALENDARIO DE TRABAJO
Usando los calendarios, se puede determinar cuando trabajan y cuando no lo hacen, y
con ello los recursos de un proyecto. Con esta herramienta podremos:
1. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario estndar.
2. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario de recursos.
3. Crear nuevos calendarios base.
4. Asignar calendarios base distintos a los recursos.
En MS Project se dispone de dos tipos de calendarios:
Calendarios base: Sirve como calendario para el proyecto completo (calendario del
proyecto) y sirve como calendario para las tareas (calendario de tareas).
Calendarios de recursos: Muestra el perodo laborable y no laborable de un recurso
individual. Los calendarios de recursos se actualizan automticamente al cambiar el
calendario base asignado al recurso.
Para ver estas opciones, en la barra de men Proyecto, click en cambiar tiempo de
trabajo.
En esta ventana podremos modificar el tipo de calendario, definir el horario laboral, los
das no laborables, e incluso las horas asignadas por da para cada proyecto.
Procedimiento Nuevo Calendario:
Ir a Men Proyecto y seleccionar cambiar tiempo de trabajo, crear un nuevo
calendario Crear Calendario, asignarle un nombre y marcar que es una copia del
estndar.
Para editar un calendario de recursos, tendremos primero que seleccionar el nombre del
recurso deseado; posteriormente haremos click con el botn derecho sobre dicho recurso,
donde le solicitamos Informacin de la Tarea y nos aparece la siguiente ventana:
EJEMPLO DE APLICACIN 3
Realizar la programacin de Obra, mostrando las dependencias y ruta crtica. Considere la
asignacin de recursos y establezca una jornada laboral de 9 horas de lunes a viernes y el
sbado de 5 horas. El ingreso es desde las 7:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00 horas.
Nombre de tarea Duracin Nombre de tarea Duracin
CONSTRUCCCIONES PROVISIONALES 3 das CONCRETO EN ZAPATAS F'C= 175 KG/CM2 2 das
CARTEL DE IDENTIFICACION DE LA OBRA DE 3.60X2.40M 3 das ACERO ESTRUCTURAL GRADO 60 2 das
ALMACEN DE OBRA 2 das COLUMNAS 8 das
TRAZO, NIVELES Y REPLANTEO PRELIMINAR CON VALLAS AISLADAS 1 da CONCRETO EN COLUMNAS F'C=210 KG/CM2 4 das
MOVIMIENTO DE TIERRAS 5 das ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN COLUMNAS 4 das
EXCAVACION PARA CIMIENTOS HASTA 1.00 MT TERRENO NORMAL 4 das ACERO ESTRUCTURAL GRADO 60 7 das
RELLENO CON MATERIAL PROPIO SELECCIONADO 1 da VIGAS 10 das
ELIMINACION CON TRANSPORTE (CARGUIO A MANO) REN.=25 M3/DIA 4 das CONCRETO EN VIGAS F'C=210 KG/CM2 1 da
CONCRETO SIMPLE 5 das ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN VIGAS 4 das
SOLADO PARA ZAPATAS DE 2" MEZCLA 1:12 CEMENTO-HORMIGON 2 das ACERO ESTRUCTURAL GRADO 60 6 das
CIMIENTOS CORRIDOS F'C=140 KG/CM2 CEMENTO:HORMIGON+30% DE P.G. 2 das LOSAS ALIGERADAS 6 das
ENCOFRADO Y DESENCOFRADO SOBRECIMIENTO HASTA 0.70 MT. 2 das CONCRETO EN LOSAS ALIGERADAS F'C=210 KG/CM2 1 da
CONCRETO 1:8+25% P.M. PARA SOBRECIMIENTOS 1 da ENCOFRADO Y DESENCOFRADO NORMAL EN LOSAS ALIGERADAS 5 das
CONCRETO ARMADO 13 das ACERO ESTRUCTURAL GRADO 60 5 das
ZAPATA 3 das LADRILLO HUECO/ARCILLA 15X30X30 P/TECHO ALIGERADO 2 das
CAPITULO V
Al asignar recursos a las tareas de un proyecto, pueden darse conflictos en los recursos.
Un conflicto de recursos se produce cuando un recurso esta programado para realizar
mas de un trabajo del que se puede llevar a cabo en el periodo laborable disponible.
Con Microsoft Project, podemos identificar rpidamente los conflictos de recursos
identificando la informacin del conflicto en rojo y mostrando un indicador de
redistribucin
Para visualizar tanto la vista Uso de Recursos como la vista Gantt de redistribucin,
pulsaremos el botn Vista Asignacin de recursos, como se puede apreciar en la imagen
de la pgina siguiente:
DIVISIN DE TAREAS.
Una tarea puede ser dividida reprogramada para interrumpir el trabajo y reanudar el
resto del mismo en un punto posterior de la programacin. Si se produce una interrupcin
una vez comenzada la tarea, puede ser dividida en el punto en que se interrumpe el
trabajo y el resto de la tarea puede ser reprogramado.
Una tarea puede ser dividida varias veces para crear huecos de cualquier duracin en el
trabajo; en el diagrama de Gantt, muestra un hueco, que representa la longitud de la
interrupcin del trabajo.
Para dividir una tarea, en el diagrama Gantt, se sita el puntero del mouse sobre la tarea
3. Procedemos a la ordenacin.
CAPITULO VI
Las tablas personalizadas pueden crearse a partir de cero, a partir de una modificacin de
una tabla existente (basndose en una tabla existente); se crean definiendo el nombre del
campo, la alineacin, el ancho de la columna y el ttulo de la columna.
Para crear una tabla personalizada, en la barra de men Vista, seleccionaremos la opcin
Tabla: Entrada, donde marcaremos la opcin Mas Tablas y luego crearemos nuestro
estilo.
Segn la opcin
seleccionada, nos
aparecer una nueva
ventana, en un ejemplo,
seleccionaremos la
opcin Costos,
haciendo doble click:
Seguidamente haremos
doble click sobre la
opcin Flujo de Caja, donde automticamente nos aparecer una vista previa del informe.
CAPITULO VII
2. Dar formato a las barras de Gantt: La barra de Gantt puede cambiarse aadiendo
texto a la izquierda en el interior de la misma. El formato aplicado a una barra
individual anula el formato aplicado a su categora. Para aplicar un formateo sobre
cualquier barra de Gantt, situando el puntero del mouse sobre cualquier barra, el
puntero se convierte en una flecha de cuatro puntas, y pulsaremos el botn derecho,
donde tendremos:
ANEXOS
EJERCICIO RUTA CRITICA Y VINCULOS
EJERCICIO DE APLICACIN
Realizar la programacin de obra definiendo la dependencia de actividades, teniendo en
cuenta que:
a. Las actividades para la programacin debern ser para una vivienda de 2 niveles ms
azotea de 120 m2.
b. Para esta programacin deber generar un nuevo calendario laboral llamado
PLANTILLA y considerar jornadas de lunes a viernes de 8:00-13:00 y 14:00-18:00, y el
sbado de 8:00 a 12:00 horas (Das festivos: 01/01,28-29/03, 01/05, 29/06, 29/07, 30/08,
8/10, 1/11 y 25/12).
c. La programacin de obra deber contener 4 reportes:
Plazo de ejecucin y Vnculos entre tareas
Puntos de control y Ruta crtica
Cronograma de insumos
Cronograma de costos por actividad
BIBLIOGRAFIA:
M.A. Ciro Samperio Le vinsn. MANUAL DE OFFICE PROJECT 2010.
Especialidad de Tecnologa Educativa de la Universidad Autnoma del Estado de
Hidalgo. Mxico 2012.
Carl S. Chatfield, Timothy Johnson. PROJECT 2010. Anaya Multimedia. Espaa
2011.