Elementos Esenciales

de MS PowerPoint
2007
El estudio de esta unidad contribuir
a que usted adquiera las competencias para
conocer la interfaz del programa as como a
manipularla y ambientarse con dicha interfaz de
MS PowerPoint 2007.
Elementos Esenciales
de MS PowerPoint
2007
El estudio de esta unidad contribuir
a que usted adquiera las competencias para
conocer la interfaz del programa as como a
manipularla y ambientarse con dicha interfaz de
MS PowerPoint 2007.
En PowerPoint 2007, es ms fcil acceder a los comandos y caractersticas que
en versiones anteriores de la aplicacin.

PowerPoint 2007 muestra las herramientas que son ms relevantes a las tareas
que est ejecutando en el momento; tenga en cuenta que si se ha cambiado la
configuracin predeterminada u otras preferencias en su sistema, su pantalla
podra verse diferente a la figura mostrada anteriormente.

1.1.1 Iniciar PowerPoint

Antes e utilizar PowerPoint, necesita iniciar el programa; para iniciar PowerPoint

debe realizar lo siguiente:

Haga clic en el botn Inicio

Haga clic en Todos los programas

MS PowerPoint 2007

Ahora haga clic en Microsoft Office y luego en Microsoft Office PowerPoint

2007

1.1.2 Utilizar las herramientas en pantalla

Las herramientas de PowerPoint estn agrupadas por funciones comunes, por
ejemplo, si usted desea formatear una diapositiva, encontrar que todas las
herramientas de formato estn concentradas en un mismo grupo.

Este arreglo le permite trabajar rpidamente sin tener que buscar las herramientas
que necesita; las siguientes son algunas de las caractersticas ms relevantes y
esenciales de PowerPoint, entre las cuales se encuentran:

La cinta de opciones

Est dividida en fichas y cada ficha contiene varios grupos de comandos

relacionados, un comando es una herramienta (como un icono, u botn o
una lista) que le indica a PowerPoint que debe realizar una tarea especfica.
En la cinta de opciones, algunos grupos contienen una herramienta llamada
iniciador de cuadro de dilogo, que consiste en una pequea flecha
localizada en la esquina inferior derecha del grupo.
MS PowerPoint 2007

Puede hacer clic en esta flecha para abrir un cuadro de dilogo que ofrece
herramientas y opciones relacionadas con un atarea especfica.
Algunas de las herramientas de la cinta de opciones tienen pequeas
flechas a un lado que apuntan hacia abajo, a estas flechas se les llama
desplegables.
Al hacer clic en una de ellas se abre una lista desplegable que muestra las
opciones entre las que usted puede elegir (por ejemplo, un alista de
colores); para seleccionar la opcin que desee, haga clic sobre ella.

Si necesita ms espacio en la pantalla, puede minimizar (ocultar) la cinta de

opciones haciendo doble clic en la ficha activa, para restaurar la cinta de
opciones, vulva a hacer doble clic en la ficha activa.

La mini barra de herramientas

Consiste en una pequea barra que aparece cuando se seala un texto que
ha sido seleccionado (resaltado) y que contiene herramientas para
formatear el aspecto y la alineacin del texto; la Mini barra de herramientas
es tenue y trasparente hasta que se seala: en ese momento se vuelve
brillante y opaca, indicando que est activa.

Si usted hace clic con el botn secundario del mouse sobre un texto
seleccionado, PowerPoint despliega la Mini barra de herramientas y un
men de acceso directo (men contextual) que contiene comandos
adicionales.
MS PowerPoint 2007

La Barra de herramientas de acceso rpido

Muestra los comandos que usted emplea con frecuencia, de manera

predeterminada los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer aparecen en
la barra de herramientas.
El comando Guardar guarda rpidamente una presentacin existente
mientras trabaja en ella o al terminarla.

Al hacer clic en el botn Personalizar de la barra de herramientas de acceso

rpido, el men le permite agregar o quitar comandos de la barra de
herramientas, para agregar o quitar una herramienta, haga clic en su
nombre en el men; si el nombre de una herramienta tiene una marca de
verificacin significa que ya est en la barra de herramientas.

Sugerencias de teclas

Cuando presiona la tecla Alt, aparecen pequeas leras y nmeros

(llamadas sugerencias de teclas) en la cinta de opciones.

Para ver un comando utilizando su sugerencia de teclas, presione la tecla

Alt y luego presione la tecla o teclas que correspondan a l comando que
desea emplear; recuerde que cada comando en la cinta de opciones tiene
una sugerencia de teclas.
MS PowerPoint 2007

En versiones anteriores de PowerPoint, las combinaciones de teclas que le

permitan ejecutar comandos se conocan como mtodos abreviados de teclado.

1.1.3 Utilizar el botn de Microsoft Office

El Botn de Microsoft Office abre un men de comandos que le ayudan a
administrar las presentaciones en su PC o red.
Estos comandos no se utilizan para crearlas o formatearlas sino que le permiten
guardar una presentacin como un archivo, abrir un conjunto de diapositivas
existentes, imprimir sus diapositivas existentes, imprimir sus diapositivas, distribuir
una presentacin por medio de correo electrnico o realizar otras tareas con los
archivos que genere en PowerPoint.

Usted puede localizar el Botn de Microsoft Office en la esquina superior izquierda

de la ventana de PowerPoint, cuando hace clic en ese botn, el men muestra un
alista de las presentaciones que usted ha abierto recientemente, as que puede
volver a abrir rpidamente una de las ellas eligindola de esta lista.

PowerPoint muestra un men de comandos para abrir, guardar e imprimir

archivos; este men tambin ofrece varias otras opciones, algunas de las cuales
son ms avanzadas q otras, entre ellas encontramos:

Le permite crear una nueva presentacin.

MS PowerPoint 2007

Abre una presentacin existente almacenada en un disco, ya

sea en el disco de su PC o en una unidad de red.

Guarda la presentacin actual utilizando el formato de archivo

predeterminado de PowerPoint.
Le permite guardar una presentacin en el formato
predeterminado de PowerPoint o en otros formatos de archivo.

Ofrece tres opciones para imprimir una presentacin, la

primera consiste en abrir el cuadro de dilogo Imprimir y establecer las
opciones de impresin; la segunda, en enviar las diapositivas directamente
a la impresora sin configurar las opciones; la tercera, en utilizar la opcin
Vista preliminar para visualizar cmo lucirn las diapositivas antes de
imprimirlas.

Ofrece una variedad de opciones que le permiten preparar la

presentacin para su distribucin; usted puede modificar las propiedades
de la presentacin, verificar si existe informacin confidencial, restringir el
acceso de otros usuarios al archivo, agregar una firma digital, marcar las
diapositivas como finales para que no puedan ser modificadas o
asegurarse de que la presentacin sea compatible con otras versiones de
PowerPoint.

Le permite enviar el archivo a otra persona ya sea como un

archivo de datos adjuntos en un correo electrnico o como un fax que se
enva por internet.

Le permite almacenar la presentacin y todos los vnculos

multimedia en un CD, guardar las diapositivas en una librera, crear
documentos de una presentacin en Microsoft Word, guardar la
presentacin en un servidor de administracin de documentos para
compartirla o crear una nueva rea de trabajo de documento.

Cierra la presentacin que est actualmente abierta.

1.1.4 Cerrar una presentacin

Cuando usted cierra una presentacin, PowerPoint la quita de la pantalla;
PowerPoint contina ejecutndose para que usted pueda trabajar con otros
archivos.
En otras palabras este comando quita la presentacin actual de la ventana de
PowerPoint, si haba otra presentacin abierta aparecer en la ventana.
MS PowerPoint 2007

Cuando varias presentaciones estn abiertas usted puede cerrarlas una a una
haciendo clic en el botn Cerrar, localizado en la esquina superior derecha de la
ventana de PowerPoint.

Recuerde que siempre debe guardar y cerrar cualquier presentacin abierta antes
de salir de PowerPoint o de apagar su PC.

1.2 Trabajar con una presentacin existente

1.2.1 Abrir una presentacin existente

PowerPoint le facilita trabajar con una presentacin a lo largo del tiempo, si no

puede terminar una presentacin, puede volver a abrirla ms tarde y continuar
trabajando con ella.

Utilice el Botn de Microsoft Office para acceder al cuadro de dilogo Abrir, el cual
le permite abrir una presentacin que ya ha sido guardada.
Recuerde que las presentaciones pueden almacenarse en cualquier disco o medio
removible (como un CD, USB, etc.) en su PC o en una red.

Para esto debe realiza lo siguiente:

Hacer clic en el Botn de Microsoft Office y luego seleccionar la opcin Abrir

MS PowerPoint 2007

Ahora busque la presentacin que de sea abrir y seleccinela

Por ltimo ya habiendo seleccionado el nombre de la presentacin, haga

clic en el botn Abrir y automticamente ser abierta la presentacin en
pantalla.
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1.2.2 Ver una presentacin en diferentes maneras

PowerPoint le permite visualizar una presentacin de varias formas, para

desplegarlas debe realizar lo siguiente:

Seleccione la ficha Vista

Ahora en el extremo izquierdo, dentro del grupo Vistas de presentacin se

encuentran las distintas vistas

PowerPoint tiene cuatro vistas principales:

1. Vista Normal es la vista predeterminada que le permite concentrarse

en una sola diapositiva, la diapositiva que est modificando en este

momento se llama diapositiva actual; la diapositiva actual se muestra en el
panel Diapositiva, que es el ms grande de los tres paneles de la vista;
debajo del panel Diapositiva se encuentra el panel Notas, en el que puede
agregar o modificar las notas asociadas a la diapositiva actual y en esta
vista tambin encontramos el panel Diapositivas/Esquema, que se localiza
en el lado izquierdo y contiene dos fichas: Diapositivas (para ir de una
diapositiva a otra) y Esquema (puede agregar texto a una diapositiva as
como copiar o mover texto de una diapositiva a otra).
MS PowerPoint 2007

2. Vista Clasificador de diapositivas es la vista que

muestra todas las diapositivas de una presentacin en una sola pantalla, si
hay ms diapositivas de las que pueden caber en una sola pantalla puede
utilizar las barras de desplazamiento par amover las diapositivas dentro y
fuera de la vista. Aqu usted puede reorganizar una presentacin
arrastrando las diapositivas a diferentes posiciones, duplicar o bien eliminar
las diapositivas.

3. Vista Pgina de notas es la vista que muestra una

diapositiva a la vez, junto con las notas asociadas a esa diapositiva, esta
vista le permite crear y modificar dichas notas.

4. Vista Presentacin con diapositivas le permite

obtener una vista previa en pantalla de la presentacin para que pueda
visualizarla tal como la ver su pblico.

1.2.3 Navegar por una presentacin

Las barras de desplazamiento de PowerPoint le permiten moverse hacia arriba y

hacia abajo en su presentacin.
MS PowerPoint 2007

Haga clic y mantenga presionado uno de los botones de desplazamiento para

moverse ms rpido.

Como todas las aplicaciones de Microsoft Office, PowerPoint tambin le permite

utilizar el teclado para navegar en una presentacin.

1.2.4 Trabajar con texto

Es fcil agregar texto a una diapositiva, en la mayora de lo casos, el texto se
coloca en cuadros llamados marcadores de posicin, en este caso es lo que est
enmarcado por los puntitos blancos.

PowerPoint ofrece muchas de las mismas herramientas de edicin y formato que

se encuentran en Microsoft Word.

Usted puede trabajar con el texto directamente en el marcador de posicin o

utilizar la ficha Esquema.

Haciendo clic sobre la pestaa Esquema

MS PowerPoint 2007

Automticamente se transforma la vista a Esquema y puede editar las diapositivas

desde esta vista (en el extremo izquierdo)
MS PowerPoint 2007

Los marcadores de posicin facilitan la tarea de agregar texto, solamente hay q

hacer clic en el marcador de posicin y luego escriba el texto que desee.

Como se mencion con anterioridad, trabajan con texto en PowerPoint se parece

mucho a trabajar con un procesador de textos:

Usted puede realizar lo siguiente al texto directamente en una diapositiva:

Modificar
Reemplazar
Eliminar

Para realizarlo debe hacer lo siguiente:

Seleccione el texto para indicarle a PowerPoint que desea modificarlo y

luego ya modifquelo, reemplcelo o bien elimnelo

Siempre que seleccione texto en PowerPoint (ya sea un solo carcter o todo el
texto en una diapositiva), ste es resaltado con un fondo de color, una vez que el
texto est seleccionado usted puede escribir nuevo texto en su lugar o eliminarlo.

Recuerde que puede seleccionar cualquier cantidad de texto arrastrando el

puntero del mouse sobre el texto, ste cambia a un puntero en I; ste puntero
hace ms fcil seleccionar el texto de manera precisa.
MS PowerPoint 2007

Tambin puede copiar, cortar y pegar el texto de la misma forma que lo hace en
Microsoft Word, utilizando stos comandos.

Recuerde que puede utilizar estos comandos con varios tipos de objetos en
PowerPoint, incluyendo imgenes, grficos y marcadores de posicin.

1.2.5 Imprimir rpidamente una presentacin

El comando impresin rpida de PowerPoint enva la presentacin que se

encuentra abierta a la impresora.

Al emplear la funcin Impresin rpida, PowerPoint imprime una diapositiva por

pgina en orientacin horizontal y de manera de cada diapositiva llene casi toda la
pgina.

Si el botn Impresin rpida est disponible en la Barra de herramientas de

acceso rpido, haga clic sobre l en lugar de utilizar el Botn de Microsoft Office.

Si el botn Impresin rpida no est en la Barra de herramientas de acceso

rpido, puede agregarlo a esta barra realizando lo siguiente:

Para accesar a esta opcin desde el Botn de Microsoft Office, debe realizar lo
siguiente:

Haga clic sobre la flecha desplegable Personalizar barra de herramientas

de acceso rpido, que se encuentra en el extremo derecho de la barra

Ahora seleccione la opcin Impresin rpida

MS PowerPoint 2007

La barra quedar as

En ocasiones tendr la necesidad de cambiar la configuracin de la impresora

antes de imprimir una presentacin.

1.2.6 Guardar una presentacin modificada

Siempre que trabaje en una presentacin, debe guardarla en un disco,

especialmente si ha realizado cambios que desea conservar; puede guardar una
presentacin de varias maneras.

Cuando necesite guardar una presentacin existente en una nueva

ubicacin o con un nombre de archivo diferente, utilice el comando Guardar
como, ubicado dentro del Botn Microsoft Office
MS PowerPoint 2007

Ahora seleccione la opcin Presentacin de PowerPoint

Aparecer el cuadro de dilogo Guardar como aqu puede especificar el

disco y la carpeta diferente (en caso desee cambiarlo) donde desea
almacenar el archivo, tambin puede asignar un nombre diferente al archivo
en el cuadro Nombre de archivo.
MS PowerPoint 2007

Luego de haber editado el nombre y la ubicacin (en caso haya decidido

cambiarla) haga clic sobre el botn Guardar.

Despus de que se haya guardado la presentacin en la nueva ubicacin y con su

nuevo nombre de archivo, usted ya slo tiene que hacer clic en el botn Guardar
en la Barra de herramientas de acceso rpido cuando necesite volver a guardar el
archivo.

De manera predeterminada, PowerPoint guarda los archivos en un formato de

lenguaje extensible de marcado (XML).

Este formato hace que las presentaciones de PowerPoint 2007 sean incompatibles
con las presentaciones creadas en versiones anteriores; sin embargo, PowerPoint
2007 puede abrir y convertir presentaciones de versiones anteriores.
MS PowerPoint 2007

1.2.7 Salir de PowerPoint

Cuando sale de PowerPoint, el programa se cierra y se quita de la pantalla de su

monitor.

Para salir de PowerPoint solamente debe hacer clic sobre el botn cerrar de la
aplicacin (que se encuentra en el extremo superior derecho de la pantalla) (X)