GESTIN DE PROYECTOS

CASO DE ESTUDIO: PROYECTO EDUCATIVO EN HAIT

1. Antecedentes

1.1. El 12 de enero de 2010, un terremoto de una magnitud de 7,3 grados sacudi Hait:

murieron aproximadamente 222.750 personas, 1,2 millones quedaron sin hogar y

500.000 fueron desplazadas. En los departamentos ms daados, gran parte de la

infraestructura qued destruida, lo cual produjo un intenso xodo a Puerto Prncipe y

ejerci gran presin sobre una red de servicios sociales que ya se encontraba

debilitada.

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DE DESARROLLO

1.2. Incluso antes del terremoto, Hait empezaba a recuperarse de una serie de huracanes

y otros impactos externos que afectaron al pas en 2008 y pusieron a prueba a un

sector educativo de recursos escasos y bajo rendimiento, caracterizado por un acceso

limitado y calidad deficiente, y un Ministerio de Educacin y Capacitacin Profesional

(MENFP, por sus siglas en Francs) institucionalmente dbil e incapaz de regular y

supervisar el sector.

1.3. El terremoto tambin exacerb los desafos que planteaban las circunstancias

descritas lneas arriba. Aproximadamente el 50 por ciento de las escuelas fueron

destruidas, y se calcula que los daos y la destruccin del sector educativo asciende a

US$ 478,9 millones.

1.4. En agosto de 2010, un programa para reorganizar el sector educativo sent las bases

para lograr un sistema educativo para todos los nios, bien administrado, sin

matrculas escolares, financiado pblicamente y dedicado a brindar servicios

educativos de calidad, adems de un conjunto de servicios sociales, durante un

periodo de cinco aos. El costo aproximado es de US$ 4,3 mil millones. Se prev que

un nuevo modelo escolar consolide las etapas preescolar, primaria e intermedia (de

12 a 92 grado) en una sola escuela, en vez de tener tres (preescolar, escuela primaria

[de 12 a 62 grado] y escuela intermedia [de 79 a 92 grado]).

2. El plan educativo del gobierno

2.1. Este proyecto de US$ 30 millones es el primer paso para responder a las necesidades

de corto plazo para la reconfiguracin del sistema educativo y sienta las bases para el

apoyo a largo plazo a la reforma educativa en Hait.

2.2. El proyecto comenz el 3 de enero de 2011 y se planific una duracin de dos aos.

2.3. La meta final de este proyecto es mejorar el suministro y la calidad de los servicios

educativos en el nivel preescolar y primario en 30 escuelas.

2.4. Los objetivos de este proyecto son: (i) suministrar infraestructura de calidad, (ii)

mejorar la calidad de toda la educacin y abastecer tiles escolares, y (iii)

implementar una campaa efectiva de apoyo y aceptacin del proyecto.

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PMLIR
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2.5. Los costos del proyecto son los siguientes:

Tabla de costos (en US$)

Categoras Financiamiento %
1. Provisin de infraestructura de calidad 23.750.000 79%

1.1. 30 escuelas construidas 18.450.000 62%

1.2. 30 escuelas equipadas 4.850.000 16%

1.3. 30 escuelas con contrato de mantenimiento 450.000 1%

2. Mejora de la calidad de la educacin 2.750.000 9%

2.1. 300 profesores capacitados 1.000.000 3%

2.2. 9.000 paquetes escolares producidos y entregados 1.750.000 6%

3. Apoyo y aceptacin del proyecto 1.500.000 5%

3.1. Campaa de comunicacin diseada 450.000 1%

3.2. Campaa de comunicacin difundida 1.050.000 4%

4. Gestin exitosa del proyecto 2.000.000 7%

4.1. Proyecto completado 1.380.000 5%

4.2. Evaluaciones completadas 310.000 1%

4.3. Auditoras internas y externas completadas 310.000 1%

Total 30.000.000 100%

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DE DESARROLLO
3. Marco lgico
Resumen narrativo
Meta final (impacto)
Mejorar el suministro y la calidad de
los servicios educativos en el nivel
preescolar y primario de las escuelas
Objetivo 1
Provisin de infraestructura de educacin
de calidad
Resultados
30 escuelas construidas
30 escuelas con equipamiento instalado
30 escuelas con contratos de
mantenimiento
Objetivo 2
Mejora de la calidad de la educacin en
las 30 escuelas
Resultados
300 maestros capacitados
Paquetes escolares para maestros,
producidos y entregados
Paquetes escolares para estudiantes,
producidos y entregados
Indicadores Medios de verificacin Supuestos
Registros de estudiantes
80% de los estudiantes pasa las pruebas finales con Notas de graduacin
una nota de 70 puntos sobre 100 comparadas con otros aos
Hay una revisin permanente
Informes semestrales de
30 nuevas escuelas en operacin que cumplen con los de las polticas que hay que
consultores de supervisin
implementar para mejorar la
cdigos de construccin y directrices de diseo y de las unidades de control
calidad de la educacin bsica
Los equipos y mobiliario son
asignados a las aulas
30 escuelas construidas, equipadas y con contratos de Informe del asesor o correspondientes y se dan las
mantenimiento ingeniero externo recomendaciones para el uso
adecuado por parte de los
docentes y alumnos
Hay coherencia entre los
300 maestros capacitados imparten nuevos Informes semestrales de
diferentes contenidos
conocimientos en el saln de clases con nuevo consultores de supervisin
curriculares de la educacin
y de las unidades de control
material educativo bsica
90% de los docentes asiste, participa activamente en
los talleres Guas de observacin de
80% de los docentes aprueba con suficiencia los medicin del desempeo
Los docentes participan
exmenes de evaluacin docente docente en aula
activamente en la asistencia
90% de los docentes aplica los paquetes escolares Estadstica educativa e
tcnica
adecuadamente en su desempeo pedaggico informes de especialistas y
100% de los estudiantes registrados recibe y usa los docentes
paquetes escolares
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DE DESARROLLO

Objetivo 3 Aceptacin positiva del proyecto Encuestas a la poblacin Hay coherencia entre los
La poblacin meta entiende los objetivos del proyecto meta diferentes contenidos de
Implementacin de una campaa
efectiva de apoyo y aceptacin del comunicacin
proyecto
Resultados 80% de la poblacin meta ha escuchado los mensajes Encuestas a personas que Las personas de la poblacin
en las diferentes radios tienen y usan radio meta tiene tiempo para
5000 minutos de spots en 15
40% de la poblacin ha visto los spots en los canales Encuestas a personas que escuchar los spots de
radioemisoras
de televisin tienen y usan televisor comunicacin
200 spots de televisin en cuatro
canales

Matriz de resultados

Meta del proyecto Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario de las escuelas

Componente Base S1 S2 S3 S4 Meta

Objetivo 1: Provisin de infraestructura de calidad

Resultados

30 escuelas construidas 0 5 15 10 0 30

30 escuelas equipadas 0 5 5 10 10 30

30 escuelas con contratos de mantenimiento 0 5 5 10 10 30

Objetivo 2: Mejora de la calidad de la educacin

Resultados

300 maestros capacitados 0 50 50 100 100 300

300 paquetes escolares para maestros, producidos y entregados 0 50 50 100 100 300

9000 paquetes escolares para estudiantes, producidos y entregados 0 1000 2000 3000 3000 9000

Objetivo 3: Implementacin de una campaa de apoyo

Resultados

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DE DESARROLLO

200 spots de televisin en cuatro canales 0 50 50 50 50 200

5000 minutos de spots en 15 radioemisoras 0 1000 1000 1000 2000 5000

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1 Gestin del proyecto

1.1 Junta directiva del proyecto. El directorio de supervisin del proyecto est compuesto por el

director tcnico del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF), quien desempea la funcin

de presidente del directorio, un director comisionado del Ministerio de Educacin (ME), un

director comisionado del Ministerio de Obras Pblicas (MOP), un delegado del Fondo de

Asistencia Econmica y Social (FAES), un representante de la Asociacin de Maestros

Acreditados y un delegado de la sociedad civil en representacin de los padres y alumnos.

1.2 El gerente del proyecto fue elegido antes del comienzo del proyecto e iniciar su trabajo el da

10 de enero de 2011.

1.3 Ejecucin del proyecto. El Ministerio de Economa y Finanzas (MEF) ejecutar el programa

a travs de FAES.

1.4 En el futuro, la unidad ejecutora estar compuesta por el gerente del proyecto, bajo la

supervisin del director tcnico del MEF, con tres especialistas que administrarn, cada uno,

los componentes del 1 al 3. El personal adicional incluir un especialista financiero-contable,

un especialista en adquisiciones, un especialista responsable del control y la evaluacin y un

tcnico en informtica.

1.5 Debido al proceso de contratacin y estructuracin interna, se presume que la unidad no

estar operativa durante los primeros dos meses del inicio de proyecto.

IMMVIV.Pgin
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P,ROLLO

LECTURA ADICIONAL

Cronograma e hitos del proyecto

1 Objetivo 1: Provisin de infraestructura de calidad

1.1 Construccin. Se infiere que los contratistas seleccionados pueden construir las 30

escuelas dentro del cronograma planificado.

La construccin se conceder a travs de una licitacin internacional, un proceso que,

se anticipa, necesitar dos meses hasta la firma del contrato.

Al igual que en la mayora de los procesos de adquisiciones, en este caso, el sector de

mitigacin de riesgos sugiri prever un mes de tiempo muerto entre la firma del

contrato y el inicio de su ejecucin.

Se estima que los servicios de supervisin de la construccin y la revisin estructural

tomarn tres meses hasta la firma del contrato.

1.2 EQuipo y trabajo externo. El diseo de los jardines y la instalacin de los equipos en las

reas de juegos infantiles deben realizarse una vez finalizada la construccin de las

escuelas. La duracin de cada tarea es de 50 das.

1.3 Equipo escolar. Una vez que la construccin haya finalizado, las escuelas se equiparn con

mobiliario, computadoras, cocina y biblioteca.

Se prev que la fabricacin de todo el equipo necesitar 100 das desde la firma del

contrato y que todos los equipos sern de origen extranjero.

El contrato de mantenimiento deber empezar una vez que se hayan adquirido e

instalado los equipos.

1.4 Mantenimiento escolar. Todos los directores de escuela recibirn capacitacin en

mantenimiento (una semana de duracin) antes de la apertura de las escuelas; para ello,

utilizarn el manual y las instalaciones disponibles de FAES.

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2 Objetivo 2. Mejora de la calidad de la educacin

2.1 Paquetes escolares. Se propone utilizar el Programa Nacional de Alimentacin Escolar para

el empaque y distribucin de los paquetes escolares. El precio de la distribucin ya est

incluido en los costos de los paquetes escolares. FAES ya cuenta con un acuerdo

contractual con el Programa Nacional de Cantinas Escolares (PNCS).

2.2 El diseo y desarrollo de todos los materiales para los paquetes de los estudiantes y los

maestros se realizar en secuencia para lograr un mejor control de calidad. Se contratar

una imprenta extranjera para que imprima todo el material.

2.3 Se asume que la impresin de cada elemento tomar un mximo de 50 das desde la firma

del contrato.

2.4 Desarrollo profesional. Se brindar capacitacin a los 300 profesores de las 30 nuevas

escuelas. Se asume que la capacitacin durar 100 das y se llevar a cabo durante las 4

semanas previas al inicio del ao escolar.

3 Objetivo 3. Apoyo y aceptacin del proyecto

3.1 El objetivo se concentra en desarrollar una campaa de comunicacin para lograr el apoyo

y aceptacin del proyecto. La campaa empezar en agosto de 2011 y durar hasta

febrero de 2013. Ya se ha firmado un memorndum de entendimiento (MoU, por sus

siglas en ingls) con el MENFP.

3.2 La campaa ser difundida usando los medios ms populares de comunicacin del pas, el

objetivo es conseguir el apoyo y aceptacin del proyecto y demostrar que, poco a poco, las

actividades escolares volvern a la normalidad.

4 Objetivo 4. Gestin del proyecto

4.1 Eiecucin del proyecto. Recordatorio: despus de que empiece el proyecto oficial, se

necesitarn 2 meses para que se constituya la unidad de ejecucin.

4.2 Evaluacin intermedia y final. Se necesitar aproximadamente un mes para cada una; el

proceso de adquisicin hasta la firma del contrato necesita 2 meses.

4.3 Auditoras anuales del proyecto. FAES tendr la responsabilidad de contratar a un auditor

externo que cumpla con los requisitos del financiador para realizar dos auditoras anuales

que se presentarn dentro de los 60 das posteriores al final de cada ao calendario.

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PMEIR
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Costos del proyecto

1 Objetivo 1: Provisin de infraestructura de calidad (US$ 23,75 millones)

1.1 Construccin. La construccin de las escuelas representa un costo de US$ 15.000.000. Los

pagos se realizarn bajo las mismas condiciones al inicio y al final de la celebracin del

contrato. Se considera contratar una empresa de arquitectura, una de construccin y otra

de supervisin.

1.2 El proyecto contabilizar el avance de las obras en porcentajes para calcular tanto los

pagos al contratista como el valor ganado.

1.3 Equipo y trabaio externo. El diseo y construccin de jardines costar US$ 900.000 para las

30 escuelas, y el equipo para el rea de juegos infantiles costar otros US$ 900.000 para

las mismas30 escuelas.

1.4 Equipo y muebles. Monto total US$ 4,85 millones. A continuacin se muestran los costos

estimados:

Mobiliario escolar US$ 30.000 por escuela

Equipo elctrico US$ 20.000 por escuela

Mobiliario para la biblioteca US$ 20.000 por escuela

Computadoras US$ 30.000 por escuela

1.5 Mantenimiento escolar. El mantenimiento por escuela est estimado en US$ 15.000 por

ao.

2 Objetivo 2. Mejora de la calidad de la educacin (US$ 2,75 millones)

2.1 Paquetes escolares para nios. El diseo, desarrollo e impresin de los paquetes escolares

para nios se estima en US$ 66,67 cada uno. Los paquetes tambin incluirn los tiles

escolares.

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2.2 Paquetes escolares para profesores. El diseo, desarrollo e impresin de los paquetes

escolares para los profesores se estima en US$ 36,36 cada uno. Los paquetes tambin

incluirn material de enseanza.

2.3 Desarrollo profesional. Se estima que se necesitarn 5 meses para la capacitacin, la cual

se llevar a cabo 4 semanas antes de la aprobacin escolar. Los costos para el desarrollo

profesional de 300 profesores para las 30 escuelas son de US$ 600.000,

3 Objetivo 3. Apoyo y aceptacin del proyecto (US$ 1,5 millones)

3.1 Este elemento utilizar US$ 1.500.000 para poner en prctica la estrategia de

comunicacin. El objetivo se realizar en dos fases: una para el diseo de la estrategia de

comunicacin, que incluye el material, y la segunda para el pago a los diferentes medios de

comunicacin.

3.2 La campaa de comunicacin usar los medios de comunicacin disponibles en el pas, que

incluyen televisin, radio y prensa escrita. Se estima que los costos sern de

US$ 1.050.000.

4 Objetivo 4. Gestin exitosa del proyecto (US$ 2,0 millones)

4.1 Proyecto completado. La ejecucin del proyecto no utilizar ms del 5% de todo el

programa. La distribucin de costos por fases del proyecto se realizar de forma

prorrateada e indirecta.

4.2 Evaluacin intermedia y final. Se estima que los costos sern de US$ 310.000.

4.3 Auditoras anuales del proyecto. Se estima que los costos sern de $310.000.

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, JLLO

Adquisiciones del proyecto

Debido a la alta demanda de obras y a la falta de empresas que tengan la capacidad y el equipo

necesarios, se espera hacer una licitacin pblica internacional para la contratacin de las

empresas de arquitectura, construccin y supervisin, evaluacin y auditora.

La compra de muebles se har mediante una licitacin pblica nacional para incentivar la

industria local. Los contratos de instalacin y mantenimiento de las computadoras se harn

tambin mediante una licitacin pblica nacional.

Debido a la falta de capacidad local, el desarrollo tanto de los paquetes de capacitacin como de

la estrategia de comunicacin ser contratado mediante una licitacin privada a empresas

internacionales. La campaa de comunicacin y difusin de los mensajes ser contratada con

una empresa local mediante una contratacin directa.

Se tratar en lo posible de agrupar las especialidades de servicios para reducir el nmero de

licitaciones. La compra, instalacin y mantenimiento del equipo elctrico se licitar a una sola

empresa.

La capacitacin de los profesores ser llevada a cabo por consultores calificados que sern

contratados una vez que todo el material de capacitacin sea entregado y aprobado por el

proyecto.

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Riesgos del proyecto

Riesgos de la gestin del proyecto relacionados con la implementacin

1. La dificultad para reclutar personal de calidad para la unidad ejecutora puede producir

retrasos en el inicio del proyecto.

2. La capacidad limitada del sector de la construccin para ejecutar actividades de construccin

escolar planificadas segn los nuevos cdigos de construccin puede conducir a un retraso en

el cronograma.

3. La escasez de materiales de construccin de calidad para cumplir con los requisitos de

construccin a prueba de huracanes y terremotos puede exceder el costo y el tiempo

previsto.

4. Es posible que la revisin del cdigo de construccin a travs del Ministerio de Obras

Pblicas, Transporte y Comunicaciones (MPWTC, por sus siglas en ingls) no se complete

segn lo programado (se espera la aprobacin y firma del ministro para la primera semana de

febrero de 2011). De los diez cdigos aprobados anteriormente, cinco tuvieron un retraso de

30 das en ser aprobados. Estos retrasos pueden ocasionar otros en la entrega de las obras al

ME y su uso.

5. Las ltimas temporadas de huracanes han sido desmedidas; las fuertes lluvias pueden

retrasar la ejecucin del proyecto. La temporada de huracanes es de junio a noviembre.

6. Existen informes que establecen que los paquetes escolares son muy limitados y que con

frecuencia no sirven para el propsito que se les atribuy. El ministerio eligi el modelo

canadiense para desarrollar el contenido, pero existe la probabilidad de un rechazo del nuevo

sistema por parte de los profesores.

7. Las prximas elecciones presidenciales pueden modificar de manera negativa el compromiso

del gobierno con el proyecto. Las elecciones se realizarn en abril de 2012. La probabilidad de

que cambie el gobierno es del 60%.

8. El porcentaje de rotacin de personal calificado hacia otras unidades ejecutoras es muy

elevado. En los cinco proyectos en ejecucin, se identific un 40% de rotacin debido a varias

causas.

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mg'
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nnrsi

9. El salario de los maestros es muy bajo y el pasado ha demostrado que, por lo general, no se

los motiva a cambiar sus mtodos de enseanza. La probabilidad de que el gobierno apruebe

un incremento salarial es del 50%.

10. La existencia de estaciones radiales y de televisin en la comunidad es muy imprevisible. De

las 30 estaciones de radio, 15 ya empezaron a cerrar.

11. El transporte de equipos y otros materiales sufre algunos retrasos debido a la prioridad que

se le da al transporte de alimentos y medicinas hacia los campos de refugiados. La

probabilidad de retrasos en transporte es del 80%.

Supuestos del proyecto

Supuestos del proyecto al inicio de la planificacin

El proyecto realizar una licitacin internacional para la compra de todos los equipos;

se espera contar con una bodega de almacenamiento para acumular todo el equipo

necesario. El costo de la bodega ser subsidiado por el gobierno.

Los profesores apoyarn el proyecto.

Los alumnos son en un 50% hurfanos y se espera que el Ministerio de Bienestar Social

logre terminar los trmites para la identificacin y registro de cada estudiante. El 80%

de los estudiantes no tiene sus registros escolares.

El proyecto usa un modelo de construccin que se aplic en la Repblica Dominicana,

los costos y estimados de tiempo usan informacin histrica, se asume que los tiempos

de construccin sern similares.

El proyecto espera que los padres de familia den su apoyo al proyecto, existen algunos

trabajos en las reas verdes que sern contribucin de los padres de familia, como

trabajos de plantar y sembrar.

Se recibi confirmacin oral de que la fbrica de cemento tendr capacidad de

producir el material requerido para las 30 escuelas.

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GESTIN DE PROYECTOS

El gobierno aprobar la ley que permite los cambios en el sistema educativo, en

especial lo referente a cambios en el material educativo. Se espera la aprobacin de la

ley para el mes de junio de 2012.

El gobierno se comprometi a aprobar los terrenos seleccionados para las 30 escuelas;

algunas de ellas tendrn que ser construidas en parques de propiedad estatal que

actualmente estn siendo usados como campamentos para las familias que perdieron

sus casas con el terremoto.

Interesados (stakeholders) del proyecto

Director tcnico del Ministerio de Economa y Finanzas. Tiene mucho poder e influencia y

exige informacin en detalle sobre el uso y destino de los fondos del proyecto cada

trimestre.

Director comisionado del Ministerio de Educacin. Le preocupa el cambio de la

metodologa actual de educacin, en especial el mtodo canadiense, que no conoce; la

nueva metodologa fue elegida por el Ministerio y se usar para desarrollar los paquetes de

educacin.

Director comisionado del Ministerio de Obras Pblicas. Tiene muchas otras prioridades en

su trabajo y nunca asisti a las reuniones del proyecto; se espera que logre apoyar el

proceso para aprobar los nuevos cdigos de construccin y los planes de las nuevas

escuelas. Inicialmente, el proyecto se enter de que el director no est muy de acuerdo con

el diseo de las escuelas, que es una copia de un proyecto en la Repblica Dominicana, y

que l esperaba que el diseo tuviera una identidad local.

Representante de la Asociacin de Maestros Acreditados. El representante se est

postulando en las nuevas elecciones al cargo de ministro de Educacin y est muy ocupado

preparando su campaa.

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GESTIN DE PROYECTOS
DE DESARROLLO

Delegado de la sociedad civil en representacin de los padres y alumnos. Tiene varios

conflictos con los padres de familia y no parece tener influencia para convencerlos de que

apoyen el proyecto.

Director comisionado del Ministerio de Comercio e Industria. El director aprueba los

contratos de importacin de bienes al pas y solo da prioridad al transporte de alimentos y

medicinas. Tiene influencia sobre el director de obras pblicas.

Padres de familia y alumnos. El 90% perdi sus hogares y vive en campos de refugiados;

diez de las escuelas sern construidas en cinco de los campos de refugiados y esto est

empezando a causarles temor de perder sus espacios.

Emisoras de radio y televisin. Han sido muy afectadas por el terremoto y ante la falta de

contratos de publicidad, muchas estn cerrando.

Donante-financiador del proyecto. Pide que los reportes estn completos para aprobar los

desembolsos. Aprueba adquisiciones y cambios en el alcance y tiempos del proyecto.

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PWIR
 GESTIN DE PROYECTOS

Organigrama del equipo del proyecto

Junta de Direccin del

Proyecto (JDP)

Director Tcnico del

MEF (DT)

Equipo del Proyecto

Gerente del
Proyecto (GP)

Especialista Especialista Especialista Especialista Especialista

Obras Civiles Educacin Comunicacin Contable Monitoreo y
(E0) (EE) (EC) Financiero (EF) Evaluacin (EM)

Tcnico Tcnico Especialista Tcnico

Tcnico Obras
Educacin Comunicacin Adquisiciones Informtica
Civiles (TO)
(TE) Videos (CV) (EA) (TI)

Tcnico Capacitador Tcnico

Equipamiento Educacin Comunicacin
(TQ) (CE) Impresa (CI)

Miembros de la JDP

Director tcnico del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF)

Director comisionado del Ministerio de Educacin (ME)

Director comisionado del Ministerio de Obras Pblicas (MOP)

Delegado del Fondo de Asistencia Econmica y Social (FAES)

Representante de la Asociacin de Maestros Acreditados (AMA)

Delegado de la sociedad civil en representacin de los padres y alumnos (DSC)

MEV P g i n a

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Fotografas

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 -Ty

Ejercicio: Acta de constitucin

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa el acta de constitucin del proyecto siguiendo
las instrucciones de la gua PM4R. El acta de constitucin no est completa, tu objetivo es
completar la informacin en cada seccin de la siguiente plantilla a partir de tu comprensin
del caso de estudio.

Acta de constitucin del proyecto

Proyecto: Proyecto educativo

Cdigo: HT2011-12

Fecha: 01/10/2010

En agosto de 2010, un programa para reorganizar el sector educativo sent las bases para lograr un sistema
educativo para todos los nios, bien administrado, sin matrculas escolares, financiado pblicamente y dedicado a
brindar servicios educativos de calidad, adems de un conjunto de servicios sociales, durante un periodo de cinco
aos. Este proyecto de US$ 30 millones es el primer paso para responder a las necesidades de corto plazo para
la reconfiguracin del sistema educativo y sienta las bases para el apoyo a largo plazo a la reforma educativa.

Objetivos del proyecto:

Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario en 30 escuelas.
Los objetivos de este proyecto son los siguientes:

(i)
(ii)
(iii)

Estrategia del proyecto:

El proyecto enfoca los objetivos mediante la contratacin de empresas especializadas para la entrega de obras
y servicios dentro del cronograma, presupuesto y normas de calidad. El proyecto ha identificado el
componente de comunicacin como la estrategia para lograr la aceptacin y apoyo al proyecto de los
diferentes interesados (stakeholders).
Estructura de gobernabilidad:

El directorio de supervisin del proyecto est compuesto por el director tcnico del Ministerio de Economa y
Finanzas (MEF), quien desempea la funcin de presidente del directorio, un director comisionado del Ministerio
de Educacin (ME), un director comisionado del Ministerio de Obras Pblicas (MOP), un delegado del Fondo de
Asistencia Econmica y Social, un representante de la Asociacin de Maestros Acreditados y un delegado de la
sociedad civil en representacin de los padres y alumnos.

Pgina
Gerencia del proyecto:

Organigrama del proyecto

Gerente del
Proyecto (GP)

Especialista
Monitoreo y
Evaluacin (EM)

Todas las solicitudes de cambios al proyecto debern ser presentadas al gerente del proyecto, quien evaluar el
impacto tanto en el rea tcnica como en el rea programtica. Esto tambin servir para determinar las
ventajas del proyecto en relacin con los costos y tiempos que el cambio requerir. El gerente del proyecto
entregar las solicitudes de cambio junto con el anlisis correspondiente a la junta del proyecto para su
aprobacin. Una vez aprobada la solicitud, el gerente del proyecto proceder a realizar los cambios en los
planes.

Aprobado por:

pmqR
PE-SI-10N DF PRC

Ejercicio: Estructura desglosada de trabajo (EDT)

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la estructura desglosada de trabajo siguiendo

las instrucciones de la gua PM4R. Las siguientes actividades no tienen un orden establecido,
pero representan el trabajo que el proyecto Hait debe realizar. Son 30 actividades de los
componentes 1 y 2, entre ellas se encuentran productos y paquetes de trabajo. Tu objetivo es
completar la EDT que se encuentra en la siguiente pgina asegurando que cada trabajo est en
el rea correspondiente. La EDT ya incluye algunos elementos para ayudarte en el ejercicio.
Recuerda colocar en la EDT el resultado de las actividades, no la actividad en s misma. Por
ejemplo, el resultado de la actividad 20 "Instalar 30 equipos de cocina" es: "30 equipos de
cocina instalados"; esto es lo que se debe colocar en la EDT, el resultado, no la accin.

.
sc on del trabajo ,Descripcin del traba jo

1 30 nuevas escuelas en operacin 16 Entregar paquetes de educacin

2 Mejorar la calidad de la educacin 17 Escuelas con contrato de mantenimiento

3 Comprar equipos y muebles 18 Escuelas equipadas

4 Construir 30 escuelas 19 Infraestructura de escuelas construida

5 Construir 30 reas de juegos 20 Instalar 30 equipos de cocina

6 Construir 30 reas verdes 21 Instalar 30 muebles biblioteca

i Contratar capacitacin 22 Instalar 300 computadoras

8 Contratar desarrollo del material 23 Instalar muebles para 300 salas

9 Contratar empresas constructoras 24 Licitar equipos

10 Contratar mantenimiento 25 Mantener equipos por un ao

11 Desarrollar 300 paquetes para profesores 26 Mantener estructura por un ao

Desarrollar material de capacitacin para 300
12 profesores 27 Preparar 30 terrenos

13 Desarrollar 9000 paquetes para estudiantes 28 Profesores capacitados

14 Disear paquetes para estudiantes 29 Proveer capacitacin a 300 profesores

15 Disear paquetes para profesores 30 Proyecto Apoyo a la Educacin Hait

~Pgina
pmqR
(Nota: Se simplifica el trabajo y solo se presentan los componentes uno y dos).

Mejorar el suministro y la calidad de los servicios educativos en el nivel preescolar y primario de las
escuelas

,
componentes

Componente 2: mejora de la calidad

Componente 1: provisin de infraestructura de calidad r
de la educacin
Maestros capacitados imparten
30 nuevas escuelas en operacin que cumplan con los
nuevos conocimientos en el saln de
cdigos de construccin y directrices de diseo
rt,Ircst rrNel fl r,va

1.1 1.2 1.3 2.1 2.2

o
30 escuelas con 9.000 paquetes
contrato de escolares
o
mantenimiento producidos y
entregados

1.1.1 1.2.1 1.3.1 2.1.1 2.2.1

1.1.2 1.2.2 1.3.2 2.1.2 2.2.2

Equipos con Material de
mantenimiento capacitacin
para 300
profesores
Paquetes de trabajo

desarrollado

1.1.3 1.2.3 1.3.3 2.1.3 2.2.3

Muebles para
300 salas
instalados

1.1.4 1.2.4 2.2.4

1.1.5 1.2.5 2.2.5

30 reas de 9.000 paquetes
ji - parn ecte idinrstr,
construidas desarrollados

1.2.6

Pgina
pm'
 Ejercicio: Ruta crtica

Instrucciones: Lee el caso del estudio y completa el diagrama de red y la ruta crtica siguiendo las
instrucciones de la gua PM4R. Las siguientes actividades representan el trabajo dentro del componente
1 del caso de estudio. El diagrama de red no est completo, tu objetivo es completar la informacin en
cada elemento, completar el diagrama de red que se encuentra en la siguiente pgina, calcular la
duracin de cada una de las cuatro rutas e identificar la ruta crtica. El diagrama de red ya incluye
algunos elementos para ayudarte en el ejercicio.

Componente 1. 30 nuevas escuelas en operacin Duracin

1.1 Infraestructura de escuelas construida

1.1.1 Contratar empresas constructoras 50 das

1.1.2 Preparar 30 terrenos 50 das
1.1.3 Construir 30 escuelas 250 das
1.1.4 Construir 30 reas verdes 50 das
1.1.5 Construir 30 reas de juegos 50 das
1.2 Escuelas equipadas

1.2.1 Licitar equipos 50 das

1.2.2 Comprar equipos y muebles 100 das
1.2.3 Instalar muebles para 300 salas 50 das
1.2.4 Instalar 30 equipos de cocina 50 das
1.2.5 Instalar 30 muebles biblioteca 50 das
1.2.6 Instalar 300 computadoras 50 das
1.3 Escuelas con contrato de mantenimiento

1.3.1 Contratar mantenimiento 50 das

1.3.2 Mantener equipos 50 das
1.3.3 Mantener estructura 50 das

~Pgina
pm'
 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5
50 50

1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6

50 50

4.1101121211M
1.3.2 1.3.3 ~me

50
1.3.1

Actividad 1.2.1 empieza despus de la actividad 1.1.1

Actividad 1.2.3 empieza despus de la actividad 1.1.3

Actividad 1.3.1 empieza despus de la actividad 1.2.2

Actividad 1.3.2 empieza despus de la actividad 1.2.6

Actividad 1.3.2 empieza despus de la actividad 1.1.5 y despus de la actividad 1.2.6

Calcular la duracin de las siguientes rutas:

1.1.4 1.3.3 Total

1.1.1
Ruta A 50 50
50 --- ---
das
1.2.3 1.2.5 1.3.3 Total
1.1.2
Ruta B 50 50
50 50
das
1.2.3 1.3.2 1.3.3 Total
1.1.1
Ruta C 50 50
50 50
das
1.2.1 1.2.2 1.3.3 Total
Ruta D 50 100 50
das

pmqR
\,[:Cs"f
PROYECTOS I

Ejercicio: Curva de uso de recursos (curva S)

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la curva de uso de recursos siguiendo las

instrucciones de la gua PM4R. Los datos de la curva S representan la informacin del

presupuesto del primer ao del proyecto y se distribuyen en doce meses. Al cabo de seis
meses, los datos de los costos actuales se representan en cada mes. Con base en esta
informacin, completa el presupuesto y grafica la curva S de los costos planificados y los costos
reales. (Puedes imprimir la hoja para graficar la curva manualmente).

Plan operativo anual del provecto. Primer ario

Costo Costo
Costo Costo
Mes planificado real
planificado real
acumulado acumulado

Enero 300.000 300.000 100.000

Febrero 600.000 900.000 350.000 450.000

Marzo 800.000 750.000

Abril 1.300.000 3.000.000 1.250.000 2.450.000

Mayo 1.500.000 1.750.000

Junio 2.500.000 7.000.000 2.000.000 6.200.000

Julio 2.500.000 -

Agosto 1.500.000 -

Septiembre 1.300.000 12.300.000 -

Octubre 800.000 -
Noviembre 600.000 -
Diciembre 300.000 14.000.000 - -

~Pgina

pm'
CEIS 1.1(-)N DE PROYEGTOS

16,000,000

14,000,000

12,000,000

1
10,000,000 +

8,000,000

Valor Planificado Acumulado

6,000,000 Costo Real Acumulado

4,000,000

2,000,000

o .o _so so 40 n/e.
4,1>-
k'S ."
4:1

11.111rPgina
PmqR
 5TI1-)N1 PROYECTOS

Ejercicio: Matriz de adquisiciones

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de adquisiciones siguiendo las

instrucciones de la gua PM4R. La matriz de adquisiciones no est completa, tu objetivo es

completar la informacin en cada columna para cada uno de los paquetes de trabajo del
proyecto. Al completar la matriz, debes identificar aquellas actividades que estn en la ruta

crtica.

Presupuesto de adquisiciones del proyecto

Inicio Final
ED
LJUI CILIUI I 00/MM/AA DO/MM/AA / Monto
AA AA
1.1.1 Empresas constructoras contratadas 50 das 3/1/2011 11/3/2011 $18.450.000
1.2.2 Equipos y muebles comprados 100 das 23/5/2011 7/10/2011 $4.850.000
1.3.1 Mantenimiento contratado 50 das 10/10/2011 16/12/2011 $450.000
2.1.1 Capacitacin contratada 50 das 3/1/2011 11/3/2011 $1.000.000
2.2.1 Desarrollo de material contratado 50 das 27/2/2012 4/5/2012 $1.750.000
3.1.1 Empresa de comunicacin contratada 50 das 3/1/2011 11/3/2011 $450.000
3.2.1 Contratos para difundir comunicaciones 50 das 23/5/2011 29/7/2011 $1.050.000
4.2.1 Consultor para evaluacin contratado 50 das 31/1/2011 8/4/2011 $310.000
4.3.1 Consultor para auditoria contratado 50 das 12/8/2013 18/10/2013 $310.000

~Pgina
pmqR
n:ION DE PROYECTOS

Matriz de adquisiciones

Fechas estimadas

mooanaaa
Producto o Tipo de Presupuesto
Cdigo EDT Inicio Final
de
entregable adquisicin estimado
adquisicin DD/MWAAADD/MM/AAA
A A

1.1.1 Empresas
1.1 30 escuelas
constructoras Bienes 3/1/2011 11/3/2011 $18.450.000
construidas
contratadas

Licitacin
1.2.2 Equipos y
1.2 30 escuelas pblica
muebles 23/5/2011 7/10/2011
equipadas internacion
comprados
al
1.3 30 escuelas con 1.3.1 Licitacin
contrato de Mantenimiento Servicios pblica 10/10/2011 16/12/2011 $450.000
mantenimiento contratado nacional

2.1.1
2.1 300 profesores
Capacitacin Servicios 3/1/2011 11/3/2011
capacitados
contratada

2.2 9.000 paquetes

escolares
Bienes 27/2/2012 4/5/2012 $1.750.000
producidos y
entregados

3.1 Estrategia de
comunicacin Licitacin
3/1/2011 11/3/2011 $450.000
aprobada privada

3.2.1 Contratos
3.2 para difundir 23/5/2011 29/7/2011 $1.050.000
comunicaciones

4.2 Evaluaciones
Servicios 31/1/2011 8/4/2011
realizadas

4.3.1 Consultor
4.3 para auditora Servicios 12/8/2013 18/10/2013 $310.000
contratado

Pgina
pmge
Ejercicio: Matriz de riesgos

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de riesgos siguiendo las indicaciones
de la gua PM4R. La matriz de riesgos no est completa, tu objetivo es completar la informacin
en cada columna para cada uno de los riesgos del proyecto. Al completar la matriz, debes
identificar el nivel de impacto y probabilidad para cada riesgo, y completar tu evaluacin.

Matriz de riesgos

Tipo de Evaluacin
N2 C/P Riesgo
riesgo
Valor Nivel
La dificultad de reclutar personal de
calidad para la unidad ejecutora puede
1 4.1 Gestin 1 1 1 Bajo
producir retrasos en el inicio del
proyecto.

Una capacidad limitada del sector de la

2 construccin para ejecutar actividades de
Tcnico 2 3 3
construccin escolar planificadas segn
los nuevos cdigos de construccin.
Escasez de materiales de construccin de
calidad para cumplir con los requisitos de
3 1.1 Calidad 2 2 4 2 Medio
construccin a prueba de huracanes y
terremotos.
Es posible que la revisin del cdigo de
construccin a travs del Ministerio de
Obras Pblicas, Transporte y
4 1.1 Calidad 3 1 3 2 Medio
Comunicaciones (MPWTC, por su sigla en
ingls) no se complete segn lo
programado.
Las ltimas temporadas de huracanes
han sido desmedidas; las fuertes lluvias
pueden retrasar la ejecucin del
5 3 3 9
proyecto ms de lo planificado. La
temporada de huracanes es de junio a
noviembre.
Existen informes que establecen que los
paquetes escolares son muy limitados y
que con frecuencia no sirven para el
6 2.1 Calidad 3 6 3 Alto
propsito que se les atribuy. El
ministerio eligi el modelo canadiense
para desarrollar el contenido, pero existe

Pgina
ppm'
4

T'ION DE PRO EGT"

Tipo de Evaluacin
Riesgo I P C
riesgo
Valor Nivel
la probabilidad de un rechazo del nuevo
sistema por parte de los profesores.
Las prximas elecciones presidenciales
pueden modificar de manera negativa el
compromiso del gobierno con el 6
1,2,3,4 Cronograma 3 Alto
proyecto. Las elecciones se realizarn en
abril de 2012. La probabilidad de que se
cambie el gobierno es del 60%.

El porcentaje de rotacin de personal

calificado hacia otras unidades
1,2,3,4 ejecutoras es muy elevado. En los cinco 2 4 2
proyectos en ejecucin, se identific un
40% de rotacin debido a varias causas.
El salario de los maestros es muy bajo y
el pasado ha demostrado que, por lo
general, no se los motiva a cambiar sus 2 1 2 Bajo
2.2 Calidad
mtodos de enseanza. La probabilidad
de que el gobierno apruebe un
incremento salarial es del 50%.
La existencia de estaciones radiales y de
10 televisin en la comunidad es muy 2 2 1
Alcance Bajo
imprevisible. De las 30 estaciones de
radio, 15 ya empezaron a cerrar.
El transporte de equipos y otros
materiales sufre algunos retrasos debido
11 a la prioridad que se le da al transporte 3 6
.1, 1.2 Alto
de alimentos y medicinas hacia los
campos de refugiados. La probabilidad
de retrasos en el transporte es del 80%.

Probabilidad

Pgina
pmqR
 Ejercicio: Matriz de comunicaciones

Instrucciones:
Lee el caso de estudio y completa la matriz de comunicaciones siguiendo las indicaciones
de la gua PM4R. La matriz de comunicaciones no est completa, tu objetivo es completar la informacin
en cada columna para cada uno de los requisitos de comunicacin de los interesados del proyecto.

Lista de interesados (stakeholders)

que requieren informacin del proyecto:

Financiador del proyecto (BID).

Director tcnico del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF).
Director comisionado del Ministerio de Educacin (ME).
Director comisionado del Ministerio de Obras Pblicas (MOP).
Representante de la Asociacin de Maestros Acreditados.
Delegado de la sociedad civil en representacin de los padres y alumnos.
Padres de familia y alumnos.

Asociacin de Maestros.

Informacin que el proyecto debe enviar:

Reportes de avance del proyecto.

Informes de estudios de impacto ambiental.
Objetivos y beneficios del proyecto.
Reportes de auditora.

Alcance y cronograma del trabajo del proyecto.

Contenido y uso de los paquetes escolares.

~Pgina
 -(-2,-rnf DF opnylcrOQ

usuario Respor sabilidad Tiempo

Qu
Por qu? Mtodo de Preparacin Envo Fecha inicial
comunicarI Destinatario Frecuencia
comunicacin
A fin de identificar las medidas
Ministerio de Obras Pblicas Unidad Tcnica Durante el
de mitigacin de dichos Por los medios Gerente del
(MOP), organismo financiador del proyecto diseo de las En cada caso
impactos. vigentes y exigidos proyecto
(UT) obras
Informes escritos y
Avance del Para monitorear el desarrollo y va correo oficiales Desde el
Unidad Tcnica Semanal,
proyecto cumplimiento de las metas, semanales, arranque del
del proyecto bimestral y
bimestrales y proyecto semestral
semestrales
Director comisionado del
Ministerio de Educacin (ME)
Director
Para demostrar la aplicacin de Asociacin de Maestros A la entrega
Unidad de comisionado
las nuevas tcnicas de Acreditados y un delegado de de los
Educacin del del Ministerio Cuatrimestral
enseanza y sus beneficios, la sociedad civil en paquetes
proyecto de Educacin
representacin de los padres escolares
(ME)
y alumnos
Para evitar la duplicacin de
Alcance y
esfuerzos con los gobiernos Reunin de Ministerio de
cronograma
locales y coordinar el apoyo Unidad Tcnica Economa y Desde el inicio
del trabajo presentacin del
financiero con otras entidades del proyecto Finanzas Semestral
del proyecto proyecto del proyecto
financiadoras o donantes. (MEF)

Para cumplir el contrato y las Organismo Financiador, CSJ,

relaciones con los interesados Informes de Coordinacin Tercer mes del
CGR y principales interesados
(stakeholders). auditora financiera Anual
(stakeholders) ao
Objetivos y Para socializar los beneficios del
Unidad de Director Desde el inicio Semanal
beneficios proyecto para conseguir
Comunicaciones comisionado del proyecto
del proyecto aceptacin y apoyo de la
del proyecto del Ministerio
poblacin afectada.
de Educacin
(ME)

Pgina
 wTK-)N DE Prx

Ejercicio: Matriz de responsabilidades

Instrucciones: Lee el caso de estudio y completa la matriz de responsabilidades siguiendo las

instrucciones de la gua PM4R. La matriz de responsabilidades no est completa, tu objetivo es
completar la informacin en cada columna para cada uno de los entregables del proyecto.

Lista de personas responsables del proyecto

Cargo Cdigo
Junta de Direccin del proyecto JDP
Director tcnico del MEF
DT
Gerente del proyecto GP
Especialista en obras civiles EO
Tcnico en obras civiles TO
Tcnico en equipamiento TQ
Especialista en educacin EE
Tcnico en educacin TE
Capacitador en educacin CE
Especialista en comunicacin EC
Tcnico en comunicacin en video CV
Tcnico en comunicacin impresa CI
Especialista contable-financiero EF
Especialista en adquisiciones EA
Especialista en monitoreo y evaluacin EM
Tcnico en informtica TI
Director tcnico del Ministerio de Economa y Finanzas MEF
Director comisionado del Ministerio de Educacin ME
Director comisionado del Ministerio de Obras Pblicas MOP
Delegado del Fondo de Asistencia Econmica y Social FAES
Representante de la Asociacin de Maestros Acreditados AMA

~ifr Pgina rskA ieR

ti/Pevae
 Delegado de la sociedad civil en representacin de los padres y alumnos DCS
Matriz de responsabilidades

Miembros del equipo / interesados del proyecto

EDT Producto / Entregable
A

Provisin de infraestructura de
calidad

1.1 30 escuelas construidas

TO/MOP TQ/AMA

1.2 30 escuelas equipadas GP EA/EO/ME

1.3 30 escuelas con contrato de TQ TO/MOP

mantenimiento

Mejora de la calidad de la educacin

2.1 300 Profesores capacitados TE/ME GP/EM/AM

A/DCS

2.2 9.000 paquetes escolares producidos EE EA/CA/ME GP/AMA/D

y entregados
SC

Apoyo y aceptacin del proyecto

3.1 Campaa de comunicacin diseada GP EA/CV/CV MEF/AMA

ME

3.2 Campaa de comunicacin difundida EC CV/Cl/ME

Gestin exitosa del proyecto

---1-
4.1 Proyecto completado MEF ME/GP/DT/
MEF

4.2 Evaluaciones completadas EM DT/JDP

4.3 Auditoras internas y externas GP MEF ME/GP/DT/

completadas
MEF

~Pgina
PM11
 TIONJ DE PROYEGTOS

Mdulo 9

Ejercicio: Gestin del valor ganado

Instrucciones: Lee el caso del estudio y completa la informacin para obtener los valores de
desempeo del proyecto (gestin del valor ganado) siguiendo las instrucciones de la gua PM4R.

Calcula los valores para:

Variacin del costo (CV)

Variacin del cronograma (SV)

ndice de desempeo del costo del proyecto (CPI)

ndice de desempeo del cronograma del proyecto (SPI)

Con base en la informacin proporcionada:

Datos del proyecto

Valores a los Valores a los

Monto Monto
6 meses 12 meses

PV $8.000.000 PV $16.000.000

AC $9.000.000 AC $14.000.000

EV $7.000.000 EV $17.000.000

CV CV

SV SV

CPI CPI

SPI SPI

1111111rPgina
pm'