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Manual ManuaLenguaLenguaje

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Lenguaje y estilo administrativo

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Manual del curso

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EFIAP 2017

opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiop Fernando Snchez Alonso

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 INTRODUCCIN

Tiempo es este de turbulencias, tiempo de cambios. La Administracin afronta

dificultades serias de diversa clase, pero quiz la peor de todas sea la prdida de
confianza e imagen ante los ciudadanos. Voces hay que con argumentos
catastrofistas y nada inocentes quieren hacerla pasar por ser un aparato
mastodntico, costoso e inoperante.

Pese a todo, la actividad que realiza sigue siendo clave en la articulacin de la

sociedad del bienestar; si bien es cierto que queda camino por recorrer para
alcanzar el nivel ptimo de calidad propio de una sociedad que se pretende
avanzada. Y precisamente con el fin de contribuir al avance en esta mejora del
servicio que presta la Administracin, se plantea este curso programado por la
Escuela de Formacin e Investigacin de la Administracin Pblica.

Qu puede aportar un curso sobre la comunicacin escrita para aumentar la

satisfaccin del ciudadano con respecto a la Administracin?

La comunicacin escrita es el cordn umbilical, aunque no el nico, que conecta a la

ciudadana con la Administracin. Aunque las actividades informativas presencial y
telefnica son importantes, pues suponen un primer contacto directo e inmediato
con el ciudadano, es, sin embargo, mediante el documento escrito como se
transmiten y comunican los actos administrativos, actos que producen efectos de
gran trascendencia individual o colectiva, promulgacin de normas, regulacin de
actividades, sanciones, autorizaciones, reconocimiento de derechos, etc.

Pero por distintas causas que repasaremos a lo largo de este curso, el lenguaje de
la Administracin, un lenguaje con caractersticas propias, no rene las suficientes
condiciones para comunicar con eficacia esos mensajes de gran importancia para el
ciudadano. Porque al hablar de eficacia nos referimos a la propiedad de las cosas
de producir el efecto o prestar el servicio a que estn destinadas.

Es acaso eficacia transmitir un mensaje que una persona de nivel medio

comprende con dificultad por la complejidad formal o sustantiva con que est
escrito? Es eficiente un documento que obliga al ciudadano a requerir informacin
aclaratoria sobre su contenido a terceros o a la propia Administracin?

En otro orden de cosas, puede deducirse de nuestro ordenamiento jurdico un

derecho del ciudadano a recibir de la Administracin documentos comprensibles? Y
en caso de que exista, cmo podra llevarse a la prctica en la comunicacin
escrita administrativa?

Este es el objetivo al que se orienta la materia de este curso: allanar las dificultades
que la comunicacin escrita ocasiona a los ciudadanos que se relacionan con la
Administracin.

Para lograrlo, propondremos dos estrategias principales:

1. Mejorar el uso de los recursos lingsticos que componen la base de los

documentos. La comunicacin escrita administrativa ha desarrollado un estilo, unas
1
costumbres en la redaccin, cuyas caractersticas determinan que los textos
administrativos sean difciles de comprender. Puesto que el objetivo es intentar
hacer ms comprensibles los documentos, esta primera estrategia consistir en
sugerir soluciones que disminuyan las dificultades de ese estilo administrativo.

2. Aumentar la legibilidad del documento. El material lingstico se reproduce sobre

el papel o la pantalla (en aquellos casos en que ya est en marcha la Administracin
electrnica) siguiendo una estructura, un orden. La comodidad con que el
documento se vea para poder ser ledo depender de cmo se organice la
informacin, de que las oraciones no se extiendan ms all de lo razonable, de que
los prrafos articulen lgicamente el texto, as como de la presencia de elementos
tipogrficos que ayuden al lector a asimilar la informacin del documento.

En definitiva, se trata de proponer una simplificacin tanto del lenguaje como de la

estructura de los documentos para avanzar en la modernizacin y la mejora del
servicio pblico y, por extensin, de la Administracin y la percepcin que de ella
tiene el ciudadano.

2
 PRIMERA PARTE

LA REGULACIN LEGAL DEL USO DEL

LENGUAJE EN LA ADMINISTRACIN

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

Existe un derecho a la comunicacin eficaz que obligue a la Administracin a

comunicarse con el ciudadano en trminos que este pueda entender?

En las pginas siguientes abordaremos los siguientes temas:

1. La regulacin existente en el mbito internacional y comunitario europeo sobre la

comunicacin con los ciudadanos, en el marco de los estndares de una buena
administracin.

2. El derecho a la inteligibilidad de las comunicaciones escritas como elemento

inseparable de la calidad y la eficacia administrativas.

3. El lenguaje administrativo actual: caractersticas y posibilidades de mejora y

modernizacin.

3
 EL DERECHO A LA BUENA ADMINISTRACIN.
INICIATIVAS DE LA UNIN EUROPEA SOBRE LA
REDACCIN DE LEYES Y DOCUMENTOS

DESARROLLO DE CONTENIDOS

1. EL DERECHO A LA BUENA ADMINISTRACIN

La razn de ser de la Administracin es la gestin de los intereses generales. Pero

esta actividad esencial no puede prestarse de modo insuficiente o sin un nivel
aceptable de satisfaccin hacia los ciudadanos, sus destinatarios.

En los ltimos treinta aos se ha venido reformulando el compromiso de los

servicios pblicos con el ciudadano. La OCDE, por medio de su Comit de Gestin
Pblica, public un informe en el ao 1981 en el que se planteaba una reforma de la
gestin pblica que se adaptara al ritmo de los cambios sociales y de las nuevas
demandas que estos exigan1. Por su parte, la Carta Europea de los Derechos
Fundamentales, de diciembre de 2000, recoge en el artculo 41 el derecho a la
buena Administracin pblica.

En qu consiste este derecho a la buena Administracin?

Este derecho fundamental de los ciudadanos frente a los servicios pblicos se

refiere a la forma en que deben actuar las instituciones pblicas: dar prioridad a la
centralidad del ser humano, abrirse a la realidad; facilitar el entendimiento y la
participacin; promover la modernizacin permanente, y reforzar la vinculacin tica
de los empleados pblicos.

Ms especficamente, la buena Administracin es la que cumple las funciones que

tiene asignadas: servicio a la ciudadana, racionalidad en su actividad, justificacin
permanente de sus actos y sus polticas; una Administracin cuyas instituciones
respondan ante la ciudadana, estn orientadas permanentemente al inters
general, a la mejora permanente de las condiciones de vida de las personas.

Consiguientemente, este derecho de los ciudadanos a la buena Administracin se

convierte en obligacin para la Administracin, que se somete a unos principios de
actuacin que materializan el contenido de ese derecho. RODRGUEZ ARANA2

1
RODRGUEZ-ARANA, JAIME (2013): El derecho a una buena Administracin para los ciudadanos, INAP,
Madrid.
2
Juridicidad, servicio objetivo a los ciudadanos, promocin de la libertad y la igualdad de condiciones
de las personas, racionalidad, igualdad de trato, eficacia, publicidad de las normas, seguridad
jurdica, proporcionalidad, ejercicio normativo del poder, imparcialidad e independencia, relevancia en
las actuaciones administrativas, coherencia, buena fe, confianza legtima, asesoramiento,
responsabilidad, facilitacin, celeridad, transparencia y acceso a la informacin, proteccin de la
intimidad, tica, debido proceso y de cooperacin. bid. pgs. 98-102
4
enumera los veinticuatro principios de actuacin que conforman el concepto buena
Administracin.

2. LAS INSTITUCIONES EUROPEAS APUESTAN POR LA

REDACCIN EFICAZ

En los ltimos veinte aos las instituciones europeas han puesto en marcha
diversas iniciativas para mejorar la redaccin de las normas y los actos
comunitarios. La Gua prctica comn del Parlamento Europeo, del Consejo y de la
Comisin3 fue publicada en 2003 como compendio de las medidas aprobadas hasta
ese momento4.

El objetivo de la Gua es difano: la calidad de la redaccin de las normas y

documentos comunitarios es esencial para que sean mejor comprendidos y se
apliquen correctamente. Una legislacin formulada de manera clara, coherente y
precisa permitir a los ciudadanos y a los agentes econmicos conocer sus
derechos y obligaciones, y a los rganos jurisdiccionales garantizar su observancia.
Esta propuesta de mejora de la legislacin se basa en la redaccin de textos ms
claros y sencillos. Ya la primera lnea directriz establece:

La redaccin de un acto legislativo debe ser:

clara, de fcil comprensin;

sencilla, concisa, desprovista de elementos superfluos;

precisa, no dejar lugar a dudas en el lector.

El contenido de la Gua se complementa con un documento breve pero muy til,

dirigido al personal de la Comisin Europea que debe redactar documentos:
Cmo escribir con claridad5. Solo el ttulo es toda una declaracin de intenciones
sobre la orientacin del documento. A travs de diez consejos para la redaccin, la
Comisin defiende que un documento claro ser siempre ms eficaz y ms
rpidamente comprendido.

3
Puede consultarse en http://eur-lex.europa.eu/techleg/index.html?locale=es
4
Consejo: Resolucin de 8 de junio de 1993, relativa a la calidad de la redaccin de la legislacin
comunitaria (DOC 166 de 17.6.1993); Comisin: Directrices para la poltica legislativa, documento
SEC(1995) 2 255/7 de 18.1.1996; Acuerdo interinstitucional de 22 de diciembre de 1998, relativo a las
directrices comunes sobre la calidad de la redaccin de la legislacin comunitaria (DOC 73 de
17.3.1999); Declaracin n. 39 relativa a la calidad de la redaccin de la legislacin comunitaria,
aneja al Acta final del Tratado de msterdam.
5
http://ec.europa.eu/translation
5
 EXISTE UN DERECHO DEL CIUDADANO A UNA
COMUNICACIN ADMINISTRATIVA
COMPRENSIBLE?

Ya hemos visto que en los pases del entorno de Espaa hay una vivificante
corriente a favor de que no solo el lenguaje de su Administracin sino incluso el de
las leyes se someta a una revisin que pasa necesariamente por la simplificacin y
la claridad. Existe realmente en nuestro ordenamiento jurdico un derecho del
ciudadano a recibir comunicaciones de calidad, que estn redactadas en un
lenguaje sencillo, claro y, sobre todo, adaptado a las caractersticas de los
destinatarios a quienes van dirigidas?

Intentar responder a esa pregunta es el objeto de este apartado.

1. EL LENGUAJE EN LA MODERNIZACIN DE LA
ADMINISTRACIN
Cuando se habla de modernizacin de la Administracin normalmente se habla de
mejoras en los servicios pblicos para adaptarlos a las nuevas exigencias de la
sociedad: mejora de la informacin y sus canales, simplificacin de trmites y
estructuras... En suma, un aumento de la eficacia para ofrecer servicios de calidad.

Tambin el lenguaje de los documentos, que es inseparable de esta actividad, debe

y puede modernizarse para ser accesible a cada uno de sus destinatarios y cumplir
as la funcin para la que est previsto: es decir, para su eficacia. Y modernizarse
implica en este terreno facilitar la comprensin del lenguaje, hacerlo ms sencillo,
menos complejo. Porque hay una caracterstica que destaca del lenguaje de la
Administracin: su dificultad para ser comprendido por buena parte de la ciudadana.

Numerosos estudios sobre el lenguaje de la Administracin y su comunicacin

escrita en general han puesto de relieve que este lenguaje est lejos de ser
accesible y sencillo para la mayora de sus destinatarios. Cmo se justifica un
servicio pblico cuyas manifestaciones escritas son difciles de entender y parecen
despreocuparse de su adecuada comprensin por el ciudadano, a pesar de las
consecuencias que el acto en s puede acarrear?

2. LOS PRINCIPIOS DE ACTUACIN ADMINISTRATIVA Y SUS

RELACIONES CON EL LENGUAJE

La Constitucin y la Ley 40/2015 (LRJSP) establecen los principios que rigen la

actuacin de las Administraciones pblicas. Si la Administracin es actividad
material enfocada a la gestin de los asuntos de inters general, sujeta al derecho y
a un procedimiento reglado, el lenguaje q ue esta utiliza como instrumento para la
6
consecucin de sus fines estar consecuentemente sometido a los mismos
principios.

La eficacia del lenguaje administrativo presenta dos aspectos, no siempre fciles de

conciliar:

a) que el acto refleje con toda precisin la voluntad de la Administracin;

b) que sea comprendido por los destinatarios.

Los principios de actuacin de nuestro ordenamiento unas veces refuerzan un

aspecto, a veces otro. Por una arte, hay principios que van en direccin opuesta a
la simplificacin y la sencillez:

Principio de objetividad. La Administracin persigue el inters general. En su

actuacin no caben ni la arbitrariedad ni la subjetividad. La imparcialidad y la
objetividad se manifiestan en la necesidad de motivar los actos y el consiguiente uso
de un lenguaje preciso, de contenido jurdico, que resta sencillez al lenguaje.

Principio de jerarqua y competencia. La organizacin jerrquica de la

Administracin se manifiesta en los documentos con la expresin de las normas que
otorgan la competencia para actuar y tambin en las delegaciones de firma. Estos
datos de contenido obligatorio aumentan la complejidad y dificultan la simplificacin

Principio de legalidad. La justificacin obligatoria de que la actuacin administrativa

es conforme al derecho (motivacin) requiere un despliegue de referencias legales
y, en ocasiones, citas literales de estas. Si, por un lado, la motivacin sirve de
garanta de legalidad, por otro, la profusin de referencias y normas complica la
legibilidad del documento.

Principio de seguridad jurdica. El lenguaje administrativo no puede ser impreciso ni

ambiguo pues de sus actos debe deducirse un mensaje denotativo y nico, no
sujeto a interpretaciones. Uno de los recursos lingsticos que lo consolida es el uso
de una terminologa especfica y tcnica. A cambio de su especializacin, se dificulta
la comprensin porque solo los profesionales o los expertos dominan ese lenguaje y
su difusin es ms restringida.

Hay principios que pertenecen a ambos aspectos, como el principio de eficacia. La

eficacia exige un resultado concreto de la accin administrativa: comunicacin
objetiva, precisa y rigurosa; y tambin una comunicacin inteligible.

Por otra parte, hay principios de los que se puede deducir la exigencia de un
lenguaje administrativo ms sencillo:

Principio de transparencia y claridad. Obliga a la Administracin a no ser oscura ni

impedir la participacin del ciudadano en el ejercicio de sus derechos y deberes. La
ley de transparencia6, refuerza este principio cuando desarrolla en su artculo 5
cmo debe ser la informacin que suministre la Administracin y las entidades
incluidas en su mbito subjetivo:

6
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la informacin pblica y buen gobierno (BOE n.
295, de 10 de diciembre).
7
4. La informacin sujeta a las obligaciones de transparencia ser publicada en las
correspondientes sedes electrnicas o pginas web y de una manera clara, estructurada y
entendible para los interesados y, preferiblemente, en formatos reutilizables. Se
establecern los mecanismos adecuados para facilitar la accesibilidad, la interoperabilidad,
la calidad y la reutilizacin de la informacin publicada as como su identificacin y
localizacin.

5. Toda la informacin ser comprensible, de acceso fcil y gratuito y estar a disposicin

de las personas con discapacidad en una modalidad suministrada por medios o en formatos
adecuados de manera que resulten accesibles y comprensibles, conforme al principio de
accesibilidad universal y diseo para todos.

Principios como el de simplicidad, proximidad, accesibilidad e igualdad obligan a

reducir la complejidad de trmites y del lenguaje, a tratar a los ciudadanos conforme
a sus condiciones (adaptacin) y a despejar los obstculos en su relacin con la
Administracin.

Finalmente, hay autores7 que combinando estos principios han deducido la

existencia de un principio de inteligibilidad. Este principio no expreso en las leyes,
servira como gua o criterio de interpretacin del contenido y de los principios
anteriores. Se puede formular como el derecho del ciudadano a entender los
documentos de la Administracin. Formulado al contrario, es el deber de la
Administracin de expresarse de forma inteligible para los ciudadanos a quienes
sirve.

Derecho a entender y obligacin de ser inteligible son dos manifestaciones de los

principios de calidad, transparencia y simplificacin administrativa. Ambos derechos
afectan al lenguaje de la Administracin por ser una parte no pequea de la
actuacin administrativa, en el mismo nivel que los aspectos organizativos, de
simplificacin de trmites, de profesionalizacin, accesibilidad y modernizacin.

7
CONDE ANTEQUERA, JESS (2009): Lenguaje administrativo y Derecho: el lenguaje como aspecto de
la actividad administrativa, Aranzadi, Pamplona.
8
 EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO

Es verdaderamente difcil de entender el lenguaje administrativo?

La mayor parte de los estudiosos del lenguaje de la Administracin, fillogos o

juristas, coinciden en sealar la dificultad del lenguaje administrativo, porque es
un lenguaje para especialistas, que no siempre se ajusta al perfil del
destinatario a quien va dirigido.

Pero si un ciudadano de nivel medio no puede comprender por completo los

mensajes que recibe de la Administracin, se puede decir que el lenguaje
administrativo cumple su funcin? Acaso debera la ciudadana incrementar su
nivel de conocimientos sobre la Administracin para poder comprender el
contenido de sus actos y sus documentos? A quin corresponde el esfuerzo
de adaptacin? Los apartados que vienen a continuacin intentarn responder
a estas preguntas.

1. QU ES EL LENGUAJE ADMINISTRATIVO?
Comencemos por el principio. Podemos definir el lenguaje administrativo como
el uso de la lengua que ha ido creando la burocracia administrativa para la
gestin de los servicios pblicos en sus relaciones internas y externas8.

Esta definicin nos permite conocer qu es el lenguaje administrativo, por qu

es as y tambin nos permitir al final preguntarnos si ha de seguir siendo as.

En primer lugar, destaca el hecho de que el lenguaje administrativo es emitido

por los rganos de la Administracin y no es interactivo, sino unidireccional: va
de la Administracin al ciudadano.

La segunda conclusin es que se trata de un lenguaje que se ha ido

haciendo, en cuyo desarrollo han tenido mucho que ver la tradicin jurdica y la
costumbre, como veremos.

Finalmente, este lenguaje es el medio de comunicacin entre la Administracin

y los ciudadanos y entre las Administraciones.

2. CARACTERIZACIN DEL LENGUAJE ADMINISTRATIVO

Tres son los condicionantes de uso que configuran el lenguaje administrativo y

determinan su estilo:

su carcter institucional;

8
RAMN SARMIENTO en El lenguaje de la Administracin, Revista de Llengua i Dret, n. 43,
2005.
9
 su estrecha relacin con los lenguajes forense, legal y jurdico (los
denominados lenguajes del poder);
su condicin de lenguaje tcnico, especializado.

2.1. Carcter institucional

La Administracin, a la que las leyes han otorgado el carcter de autoridad

pblica, tiene como fin satisfacer los intereses generales. Para el cumplimiento
de esta funcin goza de unas prerrogativas que le permiten intervenir en la
esfera individual o colectiva a travs de actos normativos, prescriptivos,
informativos. Una de las consecuencias de esta condicin institucional, de
autoridad, es el tipo de relacin que se establece entre la Administracin y el
ciudadano: es una relacin estrictamente profesional, funcional.

Otro hecho con importantes repercusiones en el estilo es que, como

contrapartida a las prerrogativas mencionadas anteriormente, la Administracin
est obligada a justificar que cada uno de sus actos est sujeto al ordenamiento
jurdico y previsto en el procedimiento administrativo. Esta obligacin impone un
contenido obligatorio en los documentos, sealadamente una multitud de
referencias continuas a las leyes o normas que se han aplicado, e incluso las
citas de fragmentos literales de dichas leyes.

Estos factores imprimen un alto grado de formalidad que se manifiesta en el

estilo en dos aspectos: la impersonalidad y la solemnidad.

La impersonalidad. La Administracin debe actuar con objetividad y neutralidad.

Esta pretensin de imparcialidad se manifiesta en el lenguaje difuminando del
documento cualquier referencia personal al emisor, quien se oculta tras la
denominacin del cargo o de la institucin. Para disipar cualquier asomo de
subjetividad, el redactor recurre a las oraciones pasivas, pasivas reflejas y otras
estructuras impersonales.

Solemnidad. La funcin pblica parece exigir unas formas de expresin

reiterativas, rebuscadas, adornadas con giros que se apartan del lenguaje
comn. Es verdaderamente necesario ese estilo para ejercer su papel de
Administracin?

Qu efectos provocan la impersonalidad y la solemnidad sobre el lenguaje

administrativo? El alto nivel de formalidad determina un estilo ampuloso,
forzado y poco natural, que marca excesiva distancia y frialdad con respecto a
su destinatario y provoca la percepcin de una Administracin anquilosada y
poco accesible

Lo que se le comunica para su conocimiento y efectos, advirtindole que de no

realizar las actividades que han producido la paralizacin del procedimiento en
el plazo de tres meses, se proceder a la caducidad del mismo, archivando
todas las actuaciones, sin perjuicio de las medidas sancionadoras que comporte
la inactividad imputable a usted como interesado.

10
Aunque se han conseguido avances notables, an sobreviven en el estilo
administrativo algunas expresiones que revelan el trato desigual y distante que
se ha dispensado a los ciudadanos en otras pocas: suplicar, elevar un escrito,
rogar, tener el honor de informar; as como otras expresiones afortunadamente
derogadas por la Orden de 7 de julio de 1986, como Dios guarde a usted
muchos aos, con el debido respeto y consideracin, es gracia que espera
merecer del recto proceder de V. I.

2.2. El influjo de los lenguajes del poder. La tradicin en el lenguaje

administrativo

El lenguaje administrativo est inevitablemente influido por los lenguajes

denominados del poder, categora a la que pertenecen tanto el lenguaje de las
leyes (lenguaje legal), el lenguaje de los jueces (lenguaje forense) como en
general el lenguaje derivado de los estudios doctrinales sobre el derecho
(lenguaje jurdico). Su influjo llena los documentos administrativos de trminos
jurdicos especializados, de expresiones latinas o arcasmos que estos
lenguajes han heredado desde siglos y cuyo uso constante ha convertido en
modelos de redaccin inalterables y hasta venerados.

Este apego conservador e inmovilista se manifiesta en expresiones como hallar

conforme, venir obligado, significar (con valor de comunicar), expediente de su
razn, venir en resolver, por ende o los resultandos y considerandos, que
todava pueden observarse en muchas resoluciones.

Algunos de los problemas de comprensin y legibilidad que plantea el lenguaje

administrativo tienen que ver con la pervivencia de estas formas anticuadas. Es
necesario recordar que este lenguaje, ms que ningn otro de los denominados
del poder, va dirigido a destinatarios muy amplios, para los que son
desconocidas e inslitas muchas de estas expresiones ajenas al uso comn y
actual de la lengua estndar.

2.3. La tecnicidad del lenguaje administrativo

La tercera de las caractersticas deriva de la condicin del lenguaje

administrativo como funcional, especializado en la transmisin de los mensajes
oficiales. La necesidad de utilizar un lenguaje preciso y denotativo, en el que no
caben ambigedades ni interpretaciones, ha creado un conjunto de trminos
especficos de la actividad profesional administrativa: los tecnicismos. Algunos
son de nueva creacin, otros son palabras ya existentes en la lengua que en el
uso administrativo toman acepciones particulares, no registradas en los
diccionarios, como por ejemplo decaer, caducidad, diligencia, firmeza, de plano,
audiencia, dejar sin efecto, etc.

La ventaja de estas palabras tcnicas es el alto grado de precisin con que

permiten comunicar los mensajes y condensar una informacin que, de otro
modo, requerira numerosas explicaciones y definiciones. En cambio, tienen el
inconveniente de que la comprensin efectiva de este lenguaje se restringe a

11
los profesionales familiarizados con sus trminos. Esta circunstancia impone
una injusta desigualdad con respecto a los ciudadanos no expertos.

3. EL ESTILO ADMINISTRATIVO: LUCES Y SOMBRAS

Ya hemos visto que las condiciones de produccin y de uso del lenguaje

administrativo establecen unas caractersticas de estilo que presentan ventajas
e inconvenientes para la eficacia de la comunicacin. El estilo del lenguaje
administrativo es el resultado, por un lado, de la acentuacin de los rasgos
derivados de su condicin institucional y tcnica, y, por otro, de su resistencia al
cambio, del abuso y de la repeticin de las mismas frmulas y expresiones. A
continuacin veremos cmo se reflejan estos rasgos en la lengua.

3.1. Lxico tcnico, culto y poco comn

Desde el punto de vista del lxico (vocabulario), se caracteriza por el empleo de

palabras de uso poco comn.

Lxico tcnico: los tecnicismos. La necesidad, que se transforma en obligacin,

de transmitir informacin precisa, denotativa y sin margen a la ambigedad,
propia de los lenguajes funcionales, impone el predominio de palabras de
especialidad: los tecnicismos. Estas palabras denominan conceptos de carcter
tcnico, condensan informacin muy precisa y especializada y son realmente
eficaces para garantizar la seguridad jurdica.

Cultismos y palabras rebuscadas. Son palabras que pertenecen al nivel culto de

la lengua en coexistencia con equivalentes ms sencillos. Se adoptan por
algunos grupos de hablantes (y especialmente por el lenguaje administrativo)
para distinguirse y diferenciarse de la lengua comn o para buscar nuevas
formas de expresin (neologismos), que no siempre aportan riqueza expresiva
a la lengua (computar/contar; lleno/pleno; anticuado/obsoleto; aperturar/abrir).

El uso excesivo de este tipo de palabras puede dificultar la compresin de los

documentos por el no especialista, en la medida en que estas palabras quedan
fuera del alcance de muchos ciudadanos por su especializacin y su uso
restringido.

Qu es preferible: garantizar la precisin con la exactitud de los tecnicismos a

cambio de desproteger al ciudadano no especialista o, por el contrario,
rebajar el grado de especializacin y de precisin a favor de una mayor claridad
y mayor comprensin del ciudadano no especialista?

3.2. Arcasmo y solemnidad

El arcasmo es una palabra que ya no se usa en la lengua comn, que solo

pervive en determinados mbitos del saber, en los que se mantiene por
tradicin. En esta categora se incluyen los latinismos (accsit, inter vivos, apud
acta, pro indiviso, tribunal a quo) y otras expresiones arcaicas y al mismo
tiempo solemnes, por su artificial apartamiento de las formas de expresin del
uso general (en su virtud, por cuanto antecede, a tenor de, a mayor
abundamiento, otros, adjunto tengo el honor de elevar a V. I., etc.).
12
Como en el caso visto en el apartado anterior, siempre es posible elegir
palabras equivalentes en la lengua comn, que son ms fcilmente
comprendidas por un mayor nmero de ciudadanos. Por eso es aconsejable
reducir el empleo de estas expresiones a aquellos casos en que sean
inevitables o, al menos, cuando los interlocutores compartan conocimientos
similares.

Por su parte, la solemnidad en el estilo es consecuencia del carcter normativo

e impositivo y el afn por la objetividad propios del papel regulador de la
Administracin. La excesiva solemnidad crea en el ciudadano la sensacin de
enfrentarse a una Administracin-obstculo poco accesible y distante.

Las manifestaciones ms evidentes de esta solemnidad las encontramos tanto

en la expresin de la autoridad (de conformidad con las competencias que me
confiere el artculo, he tenido a bien resolver, vengo en disponer, notifquese
esta resolucin a los interesados), como en las frmulas de mandato mediante
el uso impropio de algunos tiempos verbales (en el plazo de diez das
comparecer [por deber comparecer]).

De forma especial hay que considerar la impersonalidad, que se manifiesta en

la abundancia de formas impersonales. Estas formas se manifiestan en las
construcciones pasivas (la ordenanza ha sido aprobada por el Pleno, en lugar
de el Pleno ha aprobado la ordenanza, las pasivas reflejas (se informa de lo
siguiente, en lugar de informo de lo siguiente) o las impersonales propiamente
dichas.

Tambin en el uso de la tercera persona o las formas no personales de los

verbos (se ha recibido en esta seccin; se remite el presente expediente; se
informa por este agente medioambiental; a plena satisfaccin de esta jefatura;
examinado el expediente de referencia, iniciado en virtud de la peticin
formulada...). La desaparicin de las referencias personales al emisor provoca
distanciamiento con respecto al destinatario.

3.3. Monotona, rigidez y formulismo

El lenguaje administrativo es poco dado a las innovaciones. Cuando una

expresin se consolida, se repetir una y otra vez por costumbre y comodidad.
As se crean frmulas o muletillas que invariable y repetidamente aparecen en
los documentos (se hace pblico para general conocimiento; lo que comunico
para su conocimiento y efectos; dispongo que se cumpla en sus propios
trminos la sentencia; visto el expediente de referencia; adjunto se remite).
Su repeticin imprime monotona y rigidez al estilo y hace perder eficacia
comunicativa.

La rigidez tambin se hace presente en el contenido obligatorio exigido por ley

(referencias legales en la motivacin, expresin de los recursos admisibles
contra el acto), que a veces ocupa varios prrafos. Este contenido resta
dinamismo al estilo y distrae la atencin del lector del mensaje esencial que
intenta transmitir el documento.

13
4. COMPLEJIDAD Y PROLIJIDAD: MS ES MEJOR?

El lenguaje administrativo tiende a la complejidad. Ya hemos visto ms arriba

que prefiere las palabras rebuscadas y las expresiones extensas antes que las
sencillas y concisas, porque cree encontrar en ellas la precisin y la
especificidad acordes con el papel institucional. Un rasgo derivado de esa
tendencia es la predileccin por las oraciones largas, compuestas de
interminables incisos, perfrasis explicativas y reiterativas.

Las oraciones extensas, a veces de hasta doscientas palabras, se acomodan

en prrafos de gran extensin, o incluso una nica oracin es un solo prrafo, y
ese prrafo es el texto entero.

Qu consecuencias acarrea esta predileccin por los perodos largos?

La capacidad retentiva del cerebro en el proceso de lectura solo permite operar

con una cantidad limitada de palabras para poder entender y asimilar la
informacin. Ese lmite est en torno a las veinte palabras de media y se reduce
cuanto ms abstractas e inusuales sean las palabras empleadas. Una
redaccin que no tenga en cuenta estos lmites obligar a varias lecturas para
poder captar el mensaje, con la consiguiente prdida de tiempo que se inflige al
lector, si es que finalmente logra entenderlo.

5. CONCLUSIONES

La caracterizacin que acabamos de esbozar nos permite alcanzar una primera

conclusin: el lenguaje administrativo, como instrumento para la comunicacin
interna y externa de la Administracin, tiende a la complejidad y no es del todo
accesible.

En primer lugar, porque se acerca ms a un lenguaje de especialistas en el que

abundan los trminos tcnicos; en segundo, porque presenta un nivel culto por
los recursos gramaticales que elige para transmitir la informacin; y finalmente,
porque se preocupa ms por la precisin del mensaje que por la eficacia en la
transmisin.

Esa dificultad del lenguaje administrativo y de la redaccin de documentos es

intrnseca a la accin administrativa y, por tanto, inevitable? Es posible
modificar estas condiciones para que un mayor nmero de ciudadanos no
especialistas pueda entender los escritos de la Administracin? Cmo debera
ser, entonces, el lenguaje administrativo?

Estas son las caractersticas ideales que debe reunir una comunicacin escrita
de calidad en la Administracin:

1. Eficacia en sentido doble:

para expresar con precisin y sin ambigedades los actos
administrativos;

14
 para transmitirlos al destinatario de forma clara y comprensible.

2. Eficiencia y economa para conseguir cumplir los objetivos con los menores
recursos por parte de la Administracin y esfuerzos por parte del destinatario.

3. Accesibilidad e inteligibilidad para la ciudadana en general.

4. Desde el punto de vista del uso del lenguaje, es necesario que se adapte al
destinatario y que, adems, rena las siguientes caractersticas:

Claridad para que se pueda entender sin dificultad.

Precisin para que no d lugar a ambigedades.
Concisin para eliminar lo que sea superfluo.
Correccin para que se ajuste a las normas de escritura del idioma.

15
 SEGUNDA PARTE

CMO CONSEGUIR UNA COMUNICACIN

ESCRITA ACCESIBLE Y EFICAZ

PLANTEAMIENTO DE OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS

Qu ventajas tiene un lenguaje administrativo ms sencillo y ms claro?

Un documento es claro cuando es fcil de comprender. Pero esto no significa

que tenga que ser comprendido por todo el mundo; es el destinatario especfico
quien tiene que comprender lo esencial. Por tanto es fundamental adaptar el
lenguaje del documento a su destinatario.

Pero en el mbito administrativo hay materias que posibilidad de simplificacin.

Qu se puede hacer casos, es necesario un esfuerzo para no aadir a la
materia la dificultad de la forma del documento.

Si nos dirigimos a los ciudadanos mediante un lenguaje que comprendan sin

dificultad obtendremos un beneficio directo:

1. La imagen de la Administracin ser ms positiva porque mejorar la relacin

con el ciudadano, que se sentir protagonista y no un simple expediente.

2. El trabajo del funcionario se simplifica pues disminuirn las dudas o consultas

adicionales: llamadas, visitas, errores de interpretacin que la oscuridad del
documento pueda provocar.

3. La legibilidad de aquellos documentos que tienen efectos jurdicos es an

ms importante, pues si los ciudadanos los comprenden mejor, sern ms
iguales ante la ley.

Pueden desarrollarse estrategias o habilidades que atemperen las dificultades

de los textos administrativos y facilitar la comunicacin con el ciudadano?

S, se puede. A travs de una serie de recomendaciones sobre el estilo y la

redaccin de documentos, proponemos cinco estrategias para acometer la
necesaria mejora de la comunicacin escrita de la Administracin:

1. Cmo conseguir atraer al lector, interesarlo por el documento

2. Seleccin de las palabras
3. Construccin de oraciones o frases
4. Destacar la estructura del texto
5. Diseo visual del documento

16
 ESTRATEGIA PRIMERA
CMO INTERESAR Y ATRAER AL LECTOR

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

Interesar y atraer al lector por el contenido del documento asegura mayor

disposicin para la lectura y, en consecuencia, una mejor comprensin de la
informacin. Dentro de esta estrategia podemos establecer los siguientes objetivos:

1. DIRIGIRSE DIRECTAMENTE AL DESTINATARIO

Los actos de la Administracin pueden tener un destinatario individual o un
destinatario genrico. Cuando el lector o destinatario est bien definido y no haya
riesgo de ambigedad, puede entablarse un dilogo para que la relacin sea
menos fra y menos impersonal: eso lo har sentir bien atendido y ms interesado
en el mensaje.

2. ADOPTAR EL PUNTO DE VISTA DEL LECTOR

Los intereses informativos del destinatario no siempre coinciden con los de la
Administracin. Saber ponerse en su lugar ayudar a decidir cunta informacin
necesita y en qu orden.

17
 ESTRATEGIA PRIMERA
CMO INTERESAR Y ATRAER AL LECTOR
DESARROLLLO

1. DIRIGIRSE DIRECTAMENTE AL DESTINATARIO

Este primer captulo de relaciona la forma en que se presenta el emisor en el texto,
y en menor medida el destinatario, con la objetividad, la neutralidad o la
subjetividad por medios lingsticos.

El emisor de los documentos administrativos es siempre una persona que

desempea un cargo de la Administracin. Conforme a esa condicin, debe
actuar alejado de cualquier impulso personal o interesado. En los escritos
administrativos hay una permanente intencin del emisor de distanciarse
respecto al objeto o la materia de que trata y transmitir objetividad.

Por esa razn, desde hace mucho tiempo se ha impuesto y extendido la prctica de
presentar al emisor en tercera persona del singular, como reflejo de esa
imparcialidad.

No obstante, los manuales modernos de redaccin administrativa, espaoles y

europeos, recomiendan modificar esa costumbre y personalizar los documentos
con otros recursos lingsticos que acerquen la distancia emisor-destinatario.

Cmo aparecen el emisor y el destinatario en los escritos de la Administracin?

1.1. Cmo se hace presente el emisor en el texto

El emisor puede hacerse presente en el documento como yo o nosotros.

Tambin puede aparecer en estructuras impersonales de tercera persona. Veamos
las consecuencias de cada una de ellas.

Primera persona del singular

El yo tiene la gran ventaja de que crea una relacin personal y directa con el
lector/destinatario porque reduce la distancia entre ambos. Adems, con el uso de
esta forma personal, el emisor se responsabiliza sin ambages del contenido del
enunciado.

Es especialmente aconsejable cuando el destinatario es una persona concreta a la

que nos dirigimos y, en especial para informar de la accin principal del documento:
autorizo, dispongo, comunico, certifico, informo, solicito, adjunto.

Sin embargo, el yo pblico presenta dos inconvenientes:

18
 Que puede entenderse como arrogancia o imposicin al lector, cuando quien
lo utiliza no tiene otorgado el suficiente grado de autoridad o legitimidad (Le
ordeno que reponga la zona a su estado anterior).
Que en las peculiares circunstancias de redaccin, quien redacta no suele
ser la misma persona que finalmente formaliza el documento).

La primera persona del plural

Tiene como ventaja dar una impresin dinmica y de labor de equipo al destinatario
y evita una imagen muy personalizada del emisor, cuya responsabilidad se reparte
con el grupo.

La referencia al nosotros puede ser ambigua: nosotros son el emisor y el

destinatario o el conjunto del servicio administrativo? Si existen dudas, mejor
prescindir del nosotros.

La tercera persona

La tercera persona ha sido hasta ahora la forma preferida y hasta obligatoria en la

redaccin de documentos administrativos, ya que ha sido considerada modelo de
formalidad y del tono neutral y objetivo propio de la Administracin.

Qu efectos provoca su empleo?

Distancia al emisor con respecto a los hechos, lo que se ha entendido como

un rasgo de imparcialidad.
Crea un efecto de objetividad al borrar cualquier referencia personal al emisor
y alejarlo del objeto que trata.
Impone un estilo impersonal e indirecto, distante del destinatario.

Las modalidades en que puede aparecer la tercera persona son diversas y

responden en cada caso a unos objetivos diferentes:

Las estructuras impersonales con se (se ha solicitado la prctica de

pruebas ante el instructor del procedimiento), pasivas y pasivas reflejas,
que estudiaremos con ms detalle en la estrategia tercera.
Referencias lxicas de personas. El locutor se refiere a s mismo mediante
grupos nominales tales como esta direccin general; este departamento, el
que suscribe
Estructuras copulativas compuestas del verbo copulativo estar, ser, parecer
resultar) + adjetivo + secuencia: No es posible acceder a su peticin
porque; es necesario completar la documentacin presentada con
Estructuras con sujetos personales cuyo verbo expresa acciones no
realizadas por personas y que no afectan a personas, en apariencia
independientes del emisor y del destinatario: esta interpretacin de los hechos
defiende la falta de responsabilidad del vehculo en la colisin

19
Estas estructuras hacen desaparecer cualquier rastro personal y permiten formular
afirmaciones categricas de valor universal: una opinin genrica se convierte en
afirmacin general, que transmite un alto grado de objetividad, aunque ficticia.

Identificacin del emisor. La formalizacin

Para que el lector perciba que hay una persona al otro lado del documento, es
necesario que, junto a la prioridad a la primera persona del singular se identifique
oficial y personalmente a quien se responsabiliza del documento mediante su firma.
Esta identificacin se denomina formalizacin.

Se entiende por formalizacin la garanta de que el documento y la voluntad del

emisor son autnticos. La formalizacin se acredita mediante la firma manuscrita o el
uso de tcnicas o medios electrnicos, como la firma electrnica (art. 3 del Real
Decreto 1465/1999, de 17 de septiembre, por el que se establecen criterios de
imagen institucional y se regula la produccin documental y el material impreso de la
Administracin General del Estado).

La formalizacin es obligatoria en todo documento que contenga actos

administrativos, incluidos los de mero trmite; en los restantes, especialmente los de
contenido informativo, es suficiente con que quede constancia del rgano autor del
correspondiente documento.

1.2. El destinatario

El tratamiento ser preferentemente usted, ustedes, que expresa el grado de

formalidad y de respeto recomendable en la relacin ciudadano-Administracin. Solo
en el caso excepcional de las cartas entre cuyos interlocutores exista una relacin
estrecha o de los documentos internos entre compaeros, podr darse al
destinatario el tratamiento de t o vosotros.

Una vez ms, distinguiremos los casos en que el destinatario es individualizado o

genrico. En el primer caso, es siempre recomendable que aparezcan marcas
directas referidas al destinatario, como usted/ustedes u otras palabras (verbos,
pronombres) cuyo referente ser ese sujeto expreso o elptico:

En contestacin a su nota interior de 5 de febrero de 2014, le acompao

La solicitud que (ustedes) haban dirigido al instructor para que se les considerase
interesados en el procedimiento se fundamentaba en

Cuando el destinatario sea genrico, podrn utilizarse las formas impersonales

vistas ms arriba:

En contestacin a las alegaciones presentadas en la fase de exposicin pblica

expresin en la que no se especifica quines las han presentadas, sino que el

mensaje se centra en las alegaciones, no en el autor).

20
2. ADOPTAR EL PUNTO DE VISTA DEL LECTOR

Por qu es importante adoptar el punto de vista del lector en la organizacin de la

informacin que se comunica al lector?

porque permite adaptar la informacin a sus conocimientos;

porque consigue atraer su inters hacia el contenido del mensaje al resultarle

comprensible.

2.1. Ordenar la informacin segn los intereses del lector/destinatario

En trminos generales, informar es una actividad por la que un emisor se dirige a un

destinatario para modificar o ampliar sus conocimientos con datos son (o presupone
que son) nuevos para el destinatario. Cuando construye el texto, el emisor adapta la
informacin que proporciona a los conocimientos del destinatario: aquello que el
emisor cree que el lector/destinatario debe saber. Pero esta decisin previa implica
que con ms o menos precisin el emisor da por conocidos unos conocimientos y
otros no.

El orden de la informacin que se plasma en el documento responde a esta

evaluacin previa de los conocimientos que el destinatario tiene. En cada enunciado
hay una informacin que se da por conocida y otra que es el aporte de nueva
informacin:

El plazo que tiene la Administracin para resolver este procedimiento es de tres meses.

Este enunciado est construido como respuesta a una pregunta inicial qu plazo
tiene para resolver la Administracin? La informacin nueva aparece por lo general
despus de la conocida.

Por eso, es importante que a la hora de redactar un documento se disponga la

informacin de acuerdo con los intereses informativos del destinatario, que no
siempre coinciden con los de la Administracin. Saber ponerse en su lugar ayudar
a decidir cunta informacin necesita y en qu orden.

Veamos el siguiente ejemplo:

De conformidad con el art. XX del Real Decreto, la documentacin necesaria para

obtener la exencin del impuesto es la siguiente:

- Certificacin R-104 (para las personas jurdicas residentes en Espaa).

- Certificacin EUR 276 (para los ciudadanos de la CEE).

Con este orden, la importancia informativa recae en la norma antes que en la

situacin concreta de las personas que tendran derecho a la exencin de un
impuesto, segn su nacionalidad. En el ejemplo estas posibilidades de exencin se
disponen en funcin del tipo de documento (este es el punto de vista de la

21
Administracin), lo que obliga al ciudadano a leerlas todas para saber en qu grupo
se encuentra y cules son los documentos que necesita presentar.

En este otro ejemplo, hay una disposicin distinta:

La documentacin necesaria para obtener la exencin del impuesto es la siguiente:

- Para las personas jurdicas residentes en Espaa: certificacin R104.

- Para los ciudadanos de la CEE: certificacin EUR 276 (Art. XX del Real
Decreto)

Aqu la clasificacin de los documentos se ordena a partir de la categora de las

personas afectadas. De este modo, el interesado no tiene que leer ms que la lnea
que le afecta. En este segundo ejemplo la informacin est orientada ms hacia el
inters del lector

De igual modo, en la formulacin de situaciones o requisitos, necesario ver con los

ojos del lector. Para ello se puede utilizar la estructura Si Y, entonces haga X, en
lugar de Haga X si Y. Por emplo:

El permiso por maternidad puede prolongarse si el nio ha tenido que ser hospitalizado
durante

Si el nio ha tenido que ser hospitalizado durante puede prolongarse el permiso por
maternidad.

2.2. Usar la forma interrogativa

La forma interrogativa es adecuada para los documentos que ofrecen informacin

general al ciudadano e intentan resolver sus dudas, porque:

Establece un aparente dilogo en el texto, aunque la respuesta la d el mismo

emisor que la formula.

Obliga al emisor a ponerse en el lugar del destinatario para seleccionar las

cuestiones importantes que pueden interesarle.

Dinamiza y resalta el texto, por lo que atrae la atencin del lector y le incita a
responder mentalmente la cuestin planteada.

Es especialmente recomendable en sustitucin de frmulas indirectas y tambin

para redactar subttulos:

Declaracin responsable; mejor Qu es la declaracin responsable?

En el caso en que no estuviera de acuerdo con la decisin, estar asistido del derecho
a interponer un recurso Mejor: Qu recursos puede presentar si no est de
acuerdo?

22
 ESTRATEGIA 2
ESCOGER BIEN LAS PALABRAS

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

El uso de las palabras est sometido a dos condiciones que es necesario tener en
cuenta:

1. La propiedad o correccin. Las palabras deben utilizarse con el significado

registrado en los diccionarios, que es el aceptado por todos los hablantes, y cumplir
la funcin gramatical (adjetivos, sustantivos, adverbios) que les corresponde.

2. La oportunidad. Una palabra puede ser idnea en un contexto determinado, pero

inadecuada en otro. En todo caso, el vocabulario debe adaptarse a las
caractersticas del intercambio comunicativo, del emisor y del destinatario.

La seleccin de las palabras de un texto o un documento ser acertada si combina

precisin y claridad.

Un texto claro es el aquel cuyo destinatario especfico es capaz de comprenderlo sin

dificultad. No conviene olvidar que un texto no tiene que ser comprendido por todo el
mundo, sino por quienes sean sus destinatarios o las personas a las que afecte.

Esta segunda estrategia se despliega en los siguientes objetivos:

1. MEJOR PALABRAS CORRIENTES

Es preferible utilizar las palabras ms corrientes siempre que sea posible. La raras o
poco habituales son difciles de entender.

2. USAR PALABRAS CONCRETAS

Las palabras concretas despiertan ms la atencin del lector y le hablan ms
directamente.

Hay que evitar en lo posible las palabras abstractas y equilibrar el uso de verbos y
sustantivos, sin abusar de las nominalizaciones.

3. PRECISIN DE TRMINOS Y MANTENIMIENTO DE LA

COHERENCIA
El objetivo especfico de los textos administrativos es comunicar actos e informacin
a toda clase de destinatarios (los ciudadanos, las empresas, las otras
Administraciones). Pero a veces esa informacin es muy especializada.
23
El uso de las palabras tcnicas (tecnicismos) aseguran la precisin, pero la eficacia
comunicativa obliga a utilizarlos con prudencia y en relacin con las caractersticas
de cada destinatario.

Si el uso de tecnicismos es inevitable, ayudaremos al lector no especializado si

explicamos el significado de los que sean ms complejos.

El empleo de sinnimos puede producir ambigedades e inseguridad: por lo tanto,

es preferible mantener la coherencia de los trminos.

Hay que ser cauteloso tambin con los trminos que en un mismo contexto pueden
tener varios sentidos: fallo (sentencia judicial)/fallo (equivocacin); diligencia (rapidez
con que se hace algo)/diligencia (acto administrativo).

Para no dar lugar a ambigedad o inseguridad es importante tambin evitar la

impropiedad en el uso del lxico.

4. USAR CON MODERACIN LAS ABREVIACIONES

Las abreviaciones (abreviaturas, siglas y smbolos) permiten una lectura ms rpida,

pero hay que asegurarse de que todo el mundo puede conocerlas.

24
 ESTRATEGIA 2
ESCOGER BIEN LAS PALABRAS
DESARROLLO DE LOS OBJETIVOS

1. PALABRAS CORRIENTES Y PALABRAS REBUSCADAS

La lengua comn o estndar es aquella que puede emplear un hablante espaol de
nivel cultural medio. Su amplitud permite una gran variedad de posibilidades de uso,
desde las palabras sencillas a otras ms complicadas, sin perder por ello su
condicin de lengua comn.

El estilo del lenguaje administrativo tiende a prescindir de las palabras usuales y a

sustituirlas por trminos poco frecuentes, como si aquellas fueran impropias de este
tipo de lenguaje. Pero el lenguaje de la Administracin no necesita ser rebuscado
para expresarse con formalidad.

Veamos algunas de las caractersticas de esta tendencia al rebuscamiento.

1.1. Preferencia por los trminos inusuales de la lengua

Con ella el lenguaje administrativo se convierte en una jerga culta con

pretensiones de elegancia, repleta de voces difciles de entender para el
ciudadano, que solo puede formarse una idea vaga del mensaje transmitido
o verse obligado a buscar su significado en las acepciones marginales del
diccionario, si acaso las recoge. Ejemplos:

Trmino Alternativa Comentarios

Curioso el caso de esta palabra. No

prever, regular, establecer, existe con tal sentido en el DRAE,
contemplar porque se ha tomado del ingls to
tener en cuenta
contemplate. Est pasando del lenguaje
jurdico y administrativo a la lengua
comn.

Quin usa el verbo conferir fuera del

conferir
discurso administrativo o poltico? No
dar, otorgar, atribuir sera ms acertado sustituirlo por
sinnimos ms comunes?

Aunque con este significado est

expirar recogida en el DRAE, no deja de ser una
terminar, acabar, concluir personificacin, perfectamente sustituible
por verbos ms comunes

25
 Para evitar el verbo ser al que se
acusa de ser semnticamente impreciso,
constituir se buscan sustitutos como constituir, que
ser puede confundirse con sus otras
acepciones formar, componer

Se trata de una locucin consecutiva

por ende en consecuencia, por tanto propia del lenguaje literario, de escaso
uso hoy da

1.2. Palabras esdrjulas

Las palabras esdrjulas son las menos frecuentes en la lengua y por ello ms
atractivas si se quiere dar al texto apariencia de solemnidad y distincin de la
lengua general. Ejemplos:

Trmino Alternativa Comentarios

Ejemplo de palabra esdrjula que ha
Terreno, campo, dominio, espacio
mbito sustituido con diferencia a las dems
posibilidades expresivas
Esta es la definicin que da el DRAE:
Variable que, en una familia de
Punto de referencia, elementos, sirve para identificar cada uno
parmetro criterio, valor constante de ellos mediante su valor numrico.
Tiene algo que ver con el uso que se
hace de ella?
Problemtica es un colectivo que
designa el conjunto de problemas que
problemtica problema afecta o est relacionado con algo. Es
incorrecto usarlo si se trata de un solo
problema

1.3. Creacin de palabras: neologismos

El neologismo es una palabra de nueva creacin que se incorpora al uso de una

lengua. Nuestra lengua dispone de varios procedimientos para crear palabras

Sustitucin de palabras existentes por otras nuevas creadas a partir de la

derivacin: con prefijos (in-, pre-, ante-, re-, super-, intra-, etc.); infijos
(concret-iz-ar, autenti-fi-car...) o sufijos (-al, -cin, -idad, -ario, -ante).

Composicin de palabras (todoterreno, limpiaparabrisas).

Incorporacin semntica: a una palabra ya existente se le da un significado

aadido al que tena: evento, nominar.

Por qu se incorporan neologismos?

por la necesidad real de llenar un vaco o ganar en expresividad;

por su prestigio mal entendido: aparentan elegancia;

26
 por el gusto hacia la novedad y por las voces cultas no afectadas an por el
desgaste de las palabras ms comunes.

El criterio para el uso de neologismos debe tener en cuenta:

Que est justificada su necesidad porque no exista otra voz en el idioma con
que se pueda expresar la misma idea, o bien porque aada un matiz
inexistente hasta ese momento.

Que garanticen su eficacia semntica (precisin de su significado) y su

vitalidad para generar otras palabras.

Que se adapten al genio del idioma, es decir, que se reconozca una palabra
capaz de admitir accidentes gramaticales como el plural, la derivacin, etc.

Que tengan respaldo social y acadmico.

1.4. Alargamiento de palabras

Muchas de las palabras inventadas son variantes archisilbicas de palabras ya

existentes. El alargamiento de palabras responde al gusto por apartarse de lo
comn (no confundir comn con vulgar): los trminos con muchas slabas resultan
ms prestigiosos, aaden un signo de distincin y se identifican con la elegancia.

Neologismo Palabra ya existente Comentarios

Acaso no significan lo mismo?Cul
es la diferencia entre ambas
intencionalidad intencin palabras? La diferencia est
nicamente en el nmero de slabas

En la actualidad se suele ver como

cumplimentar cumplir sinnimo de cumplir. Una visita al
DRAE despejar tus dudas

No es correcto usarla como sinnimo

obligatoriedad obligacin de obligacin. Es una mera cuestin
de alargamiento de palabra

Otro caso de alargamiento

concretizar concretar
innecesario

Resulta pobre la palabra uso por ser

utilizacin uso
ms breve?
con anterioridad Ni los adverbios de tiempo se libran de estos
antes de alargamientos
a
Caso curioso en que, por el afn de
aproximamiento acercamiento o aproximacin alargar la palabra, se han combinado
las dos existentes para crear una
nueva e innecesaria

27
2. USAR PALABRAS CONCRETAS
El uso de palabras corrientes ayuda a comprender mejor la informacin, en especial
en los casos de personas poco expertas en la materia de que se trata, como suele
ser frecuente en la comunicacin escrita de la Administracin.

2.1. La nominalizacin

El lenguaje, que ayuda al pensamiento a formar los conceptos, organiza la realidad

en torno a dos ncleos o categoras esenciales:

El sustantivo, con que se designan y se caracterizan seres o entidades: personas,

cosas materiales, concretas o abstractas, cualidades fsicas o morales, etc. En torno
a l se forma la construccin nominal, que carece de verbo: Los expedientes
disciplinarios tramitados en el ao 2012.

El verbo, palabra que designa procesos (acciones o estados) y facilita informacin

de tiempo de la accin y de las personas que intervienen en ella. Es el ncleo de la
construccin verbal: han sido revisados minuciosamente por la Inspeccin.

El predominio de una u otra repercute en la textura del estilo: la construccin

nominal proporciona informacin abstracta e impersonal, de estructura sencilla,
breve y concisa, es ms esttica; la construccin verbal, por su parte, es ms
compleja, pero menos abstracta, porque introduce las nociones de tiempo y
persona.

Compara estas dos frases:

...a efectos de la presentacin de candidaturas por parte de las organizaciones

participantes en el certamen (construccin nominal)

...para que las organizaciones que participan en el certamen presenten sus

candidaturas (construccin verbal).

La nominalizacin es el desequilibro de sustantivos en relacin con el nmero de

verbos. Mediante este recurso estilstico, recae sobre el sustantivo casi todo el peso
semntico de la oracin y se reduce al verbo a un papel auxiliar y secundario.

La falta de notificacin es determinante de la ineficacia del acto (nominal) El acto ser

ineficaz si no se notifica (verbal).

Un texto que contenga abundantes sustantivos transmitir la objetividad y la frialdad

del carcter abstracto del sustantivo. Por su parte, la reduccin o desaparicin de
los verbos borra las nociones de persona (agente de la accin) y de tiempo
implcitas en la flexin verbal.

La bsqueda de la objetividad, la imparcialidad, la atemporalidad y la

despersonalizacin, fines todos ellos caractersticos del estilo administrativo, explica
esta preferencia por el estilo nominal.

Varios son los procedimientos de nominalizacin frecuentes en la lengua:

28
1. Sustitucin de formas verbales plenas por sustantivos:

comunica que el alumno ha superado el primer curso (c. verbal);

comunica la superacin del primer curso por el alumno (c. nominal).

2. Acumulacin de sustantivos en la oracin. El afn de precisin y la necesidad de

pormenorizar detalles y circunstancias lleva a agrupar los sustantivos, bien en
parejas inseparables (daos y perjuicios, trabajos u obras), bien en combinaciones
mayores: ...sueldos, salarios, jornales, incluyendo en los anteriores las primas,
pagas extraordinarias, premios, pluses o cualquier otra percepcin....

3. Pero si hay un procedimiento de nominalizacin preferente en el lenguaje

administrativo, ese es la sustitucin de un verbo sencillo por perfrasis o locuciones
verbales.

Una vez cumplimentado, el beneficiario har entrega del mismo en un plazo no

superior a diez das.

En ellas aparece un verbo vaco de significado (har) junto a un sustantivo que

concreta la accin y sobre el que recae el peso semntico (entrega). Esta perfrasis
podra ser sustituida sencillamente por la forma simple y conjugada del verbo
entregar. De este modo se alarga innecesariamente la expresin, sin enriquecer el
texto.

Los siguientes son ejemplos de perfrasis frecuentes en el lenguaje administrativo

que es recomendable sustituir por su forma simplificada:

Perfrasis Forma verbal simplificada

girar visita de inspeccin inspeccionar
conceder autorizacin autorizar
hacer uso de usar
ser de aplicacin aplicarse
dar aviso avisar

3. PRECISIN DE TRMINOS Y COHERENCIA

3.1. El uso de tecnicismos

El lenguaje administrativo, por su relacin con el mundo jurdico y con las materias
especficas que aborda, utiliza frecuentemente palabras o trminos tcnicos propios
de cada especialidad.

Los tecnicismos pueden ser jurdicos (entre ellos se incluyen palabras o expresiones
en latn y los llamados cultismos) o de cualquier otra materia. Los tecnicismos
condensan los conceptos bsicos de las ciencias y de la tcnica y presentan como
virtudes su significado unvoco, es decir, que tiene un solo significado, su precisin
conceptual y la economa lxica.

29
Se trata de palabras de registro culto, desconocidas o escasamente
empleadas en la lengua normal, pero con gran vitalidad en las lenguas
profesionales, por su precisin y economa: usufructo, xenofobia, computar,
sito, pleno, ntegro, a priori, atinente, bito, canon, dbito, oneroso, remisin,
mdulo, plica, prelacin...

Traduccin alternativa en
Latinismos espaol

gratis sin pagar, sin coste alguno

grosso modo aproximadamente, ms o menos

inclusive incluyendo el ltimo objeto nombrado

etctera (et caetera) y lo dems

motu proprio voluntariamente, por propia iniciativa

sine qua non condicin indispensable

Cultismos Alternativa ms comn

obrante existente, que se encuentra en un sitio

xenofobia racismo, odio hacia el extranjero

computar contar, calcular

delinquir cometer delito

dbito deuda

prelacin preferencia

Pero estas ventajas pueden acarrear problemas de comprensin a un destinatario

no especialista.

Qu hacer si no hay ms remedio que emplear una palabra tcnica?

30
Si no se tiene la seguridad de que la mayora de los destinatarios la entiendan,
pueden adoptarse estos criterios:

Plantearse si es inevitable su uso o si puede ser sustituida por una palabra o

expresin ms comn.
Si no puede remplazarse, debe ir acompaada de definiciones,
reformulaciones o explicaciones.

3.2. La imprecisin

Consiste en usar palabras con un significado impreciso o distinto del que tienen
registrado en el diccionario. No es exclusivo del lenguaje administrativo, pero
demuestra que los usuarios descuidan o desconocen el significado preciso de las
palabras que emplean. A continuacin se exponen algunos ejemplos de
impropiedad:

Trmino Significado Comentarios

No debe aplicarse a personas con el
que puede adquirirse, alcanzarse
asequible significado de accesible: Que tiene fcil
y buen trato,
Cuntos documentos han certificado
desempear ilegtimamente que alguien detenta un cargo, creyendo
detentar algn cargo o empleo que era palabra ms elegante y
apropiada que los verbos ocupar o
desempear?
An no est admitido su significado
como sinnimo de destituir. Se cesa de
trabajar, pero el verbo de por s no
dejar de hacer lo que se estaba aclara si es por propia iniciativa
cesar haciendo (entonces sera dimitir) o por la
intervencin de un tercero (destituir o
deponer)
Sorpresa? No. Simplemente se trata
de una mala aplicacin de la expresin
padecer un vicio, un adolecer de falta de algo, o
adolecer defecto o una enfermedad lo que es lo mismo, padecer o sufrir la
falta de algo
que se deshace con
No significa que se rechaza ni que repugna
deleznable facilidad, despreciable, de
poco valor

La precisin en el empleo de palabras o trminos es necesaria para evitar la

ambigedad:

Tienen derecho de asistencia a la Junta General todos los partcipes de la comunidad

con voz y voto, as como a ser representados en ella conforme a lo dispuesto en estas
ordenanzas.

Tienen derecho de asistencia a la Junta General con voz y voto todos los partcipes de
la comunidad, as como a ser representados en ella conforme a lo dispuesto en estas
ordenanzas.

31
4. USO DE LAS ABREVIACIONES
La necesidad de escribir con rapidez y de encerrar en poco espacio la mayor
cantidad de informacin posible son razones para recurrir cada vez con mayor
frecuencia al empleo de las abreviaciones. Estas se dividen en tres clases: las
abreviaturas, las siglas y, dentro del campo de la ciencia y la tcnica, los smbolos.

4.1. Abreviaturas

Una abreviatura es la representacin escrita de una palabra (o un grupo de ellas)

con menos letras de las que le corresponden: admn. (administracin); Sra.
(seora); pg. (pgina).

Como norma general, para formar una abreviatura debern suprimirse, al menos,
dos letras.

Femenino. Las abreviaturas se escriben en masculino o femenino, segn

corresponda. Se forma aadiendo una a normal o volada: Dir./Dir.; Sra.

Plural. Se forma aadiendo una s, o en abreviaturas formadas por una sola

letra, el plural se expresa duplicando esta: EE. UU. por Estados Unidos.

Acentuacin. Las abreviaturas mantienen la tilde, si conservan la vocal que la

lleva en la palabra desarrollada: pg., d.

Maysculas. En general, las abreviaturas se escriben con mayscula o

minscula, segn corresponda a las palabras o expresin abreviadas. Se
escriben con maysculas las abreviaturas de aquellos nombres o expresiones
que se escriben de ese modo cuando se desarrollan, mientras que los nombres
comunes se escriben con minscula (salvo por razn de la puntuacin). Entre
las numerosas excepciones que existen, las abreviaturas de las formas de
tratamiento se escriben siempre en mayscula.

Escritura. Se escribe siempre punto tras las abreviaturas, excepto en los casos
en que el punto se sustituye por una barra: c/ o c. Las abreviaturas formadas
con letras voladas llevan el punto antes de estas: Prof. (profesora). Las
abreviaturas se leen como si se leyera la palabra completa.

Las abreviaturas son tiles si se usan moderacin y con oportunidad. Para evitar
malentendidos, debemos emplear las ms usuales o en caso de utilizar alguna poco
frecuente, explicar su significado la primera vez que aparezcan.

4.2. Siglas y acrnimos

Se denomina sigla tanto a la palabra formada por las iniciales de los trminos que
integran una denominacin compleja, como a cada una de esas letras iniciales.

En la lengua escrita funcionan como una sola palabra que sustituye a la secuencia
entera. Por lo general, las siglas se forman solo con las iniciales de las palabras que
constituyen una expresin: DNI (documento nacional de identidad), ONG
(organizacin no gubernamental), aunque pueden tomar tambin nexos y artculos.
32
Hay varios tipos de siglas, segn su lectura:

1. Las que por las iniciales que la componen permiten una lectura silbica:
(OTAN, AMPA), aunque muchas de ellas se han incorporado plenamente como
palabras independientes en la lengua: (ovni, mdem [modulador demodulador],
lser, talgo [tren articulado ligero Goicoechea Oriol], sida [sndrome de
inmunodeficiencia adquirida].

Las siglas de esta clase se denominan acrnimos, denominacin que se aplica

tambin a las siglas formadas por letras iniciales o finales de una palabra o un
conjunto de ellas: Info (Instituto de Fomento).

2. Las que por su forma consonntica no puede pronunciarse silbicamente, sino

que han de deletrearse: FBI, ONG, DVD.

Reglas de uso de las siglas

Plural. En la escritura, las siglas no tienen plural. Para indicarlo es

recomendable acompaar la sigla con determinantes que indiquen pluralidad:
Numerosas ONG se concitaron en la manifestacin. Es incorrecto el uso
copiado del ingls de aadir una s minscula para indicar el plural.

Gnero. Las siglas adoptan el gnero de la palabra que constituye el ncleo

de la expresin abreviada, que normalmente es la primera: el FMI, la UE.

Escritura. Las siglas se escriben sin puntos ni separacin entre las letras.
Solo se escribirn los puntos en el caso en que las siglas vayan integradas en
textos enteramente en maysculas, con un fin de resaltar su condicin de
siglas: MEMORIA ANUAL DEL M.A.P.

Maysculas. Las siglas se escriben con todas sus letras en maysculas y no

llevarn tilde: CIA. Los acrnimos se escriben en maysculas si se trata de
nombres propios y tienen ms de cuatro letras: Unicef, Renfe.

Cursivas. Se escriben en cursiva las siglas cuya denominacin completa

deba aparecer escrita en este tipo de letras, como son las siglas de ttulos u
obras peridicas: DPD (Diccionario panhispnico de dudas).

Las siglas no deben darse por supuestas. La primera vez que se usen en un escrito
deben acompaarse de su significado: art. 1123 del Cdigo Civil (en adelante, CC).

4.3. Smbolos

Un smbolo es la representacin de una palabra cientfica o tcnica con una o varias

letras o signos no alfabetizables. Son signos convencionales, invariables y han sido
creados, no por las autoridades lingsticas de cada pas, sino por instituciones de
normalizacin con validez internacional para los mbitos de la ciencia y de la
tcnica.

Los smbolos ms usuales se refieren a unidades de medida, elementos qumicos,

matemticas, monedas y puntos cardinales.
33
Algunas reglas tiles para el uso de los smbolos

Escritura. Se escriben sin punto: kg, rad, ha, s, l/s, SO, Au. No llevan tilde,
aunque se conserve la letra que en la expresin completa la lleva: a por rea.

Maysculas. Los smbolos de los puntos cardinales se escriben siempre con

mayscula (N, S, SE). Los de los elementos qumicos se escriben con
mayscula si estn compuestos de una sola letra (C, K, F), y con inicial
mayscula si estn compuestos de dos: Ag, Mg, Fe.

Los de las unidades de medida se escriben normalmente con minscula (kg,

kilogramo), salvo que se trate de un smbolo derivado de un apellido o un
nombre propio: W (vatio), kW/h (kilovatio hora).

Los mltiplos se escriben con mayscula, menos deca- (da), hecto- y kilo-:
mega (M), giga (G), tera (T); por el contrario, los prefijos utilizados para
formar submltiplos se escriben siempre con minscula. Los smbolos de
unidades monetarias se escriben siempre con maysculas.

Regulacin legal de los smbolos. La escritura de los smbolos

correspondientes al Sistema Internacional de Medida est regulada en el
Real Decreto 2032/2009, de 30 de diciembre, por el que se establecen las
unidades legales de medida.

34
 ESTRATEGIA 3
CONSTRUCCIN CORRECTA DE ORACIONES

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

1. ORDEN EN LOS ELEMENTOS DE LA ORACIN

Las oraciones se comprenden y asimilan mejor si los elementos que la constituyen

estn dispuestos segn el orden lgico (sujeto + verbo + complementos; oracin
principal + oracin subordinada).

2. EVITAR LAS ORACIONES DEMASIADO LARGAS

La longitud recomendable depende del perfil del destinatario y de la materia. Por

trmino medio, se recomienda una extensin de quince a veinticinco palabras.

Cuanto ms amplio sea el pblico destinatario, ms cerca de los valores mnimos

(quince palabras) debe estar la longitud. Si realmente no es posible evitar la oracin
larga, por lo menos que est bien construida.

Cmo se puede evitar una oracin larga?

El recurso principal consiste en dividirla, buscando las ideas principales y dedicando

una oracin para cada idea.

Otra posibilidad es recurrir a las enumeraciones en listas verticales.

3. DAR PRIORIDAD A LOS GIROS AFIRMATIVOS FRENTE A

NEGATIVOS
Las dificultades que entraan los giros y oraciones negativas son su mayor dificultad
para ser ledas y que pueden crear ambigedades:

Si no le interesa el contenido podr no leerlo.

No se podr demostrar nunca que no es inocente.

No consta que el denunciado no haya cumplido la medida.

4. MEJOR LA FORMA ACTIVA

La voz activa se corresponde mejor con la estructura lgica que la pasiva. El estilo
administrativo abusa del se impersonal para construir las oraciones pasivas, las
pasivas reflejas y las propiamente impersonales.

35
 ESTRATEGIA 3
CONSTRUCCIN CORRECTA DE ORACIONES
DESARROLLO DE OBJETIVOS

1. ORDEN EN LOS ELEMENTOS DE LA ORACIN

Una oracin ser ms fcilmente comprensible si sus constituyentes estn
ordenados de acuerdo con el siguiente criterio bsico:

sujeto + predicado en las oraciones simples;

oracin principal + oracin subordinada en las compuestas subordinadas.

El sujeto compone un grupo nominal cuyo ncleo es un sustantivo o palabra

equivalente, que puede ampliarse con adjetivos, demostrativos, etc. El predicado
est formado por un ncleo, que es un verbo y sus correspondientes complementos
(directo, indirecto, predicativo, agente, circunstancial).

En el proceso de lectura se queda mejor grabada en la memoria la informacin que

aparece al principio de las oraciones. Por eso es conveniente colocar al principio lo
que se considera ms importante para el lector, la idea que debe retener como
esencial.

Este principio cognitivo es el responsable tambin de que se pueda alterar el orden

de los elementos oracionales para destacar al principio palabras o partes que
normalmente iran en posiciones intermedias o finales de la oracin.

Pero, ante la sospecha de una excesiva complejidad, es recomendable recurrir al

orden lgico, que es el ms sencillo.

Hay que evitar, por tanto, la alteracin forzada como en los siguientes ejemplos:

Por el reclamante, se alegaron, con fecha 23 de junio de 2013, las circunstancias

De acuerdo con la norma citada, esta delegacin en Murcia, a la vista de las

alegaciones presentadas, teniendo en cuenta las circunstancias manifestadas, con
esta fecha resuelve

1.1. El papel de los signos de puntuacin en el orden de la oracin

Los signos de puntuacin sirven para organizar el contenido de los escritos y de

esa manera contribuyen a que se comprendan mejor. Los signos ms frecuentes
en el lenguaje administrativo tienen los siguientes usos:

36
El punto

El punto seala grficamente la pausa que se da al final de un enunciado e indica

que lo que precede tiene un sentido completo. Despus de punto salvo el que
se utiliza para las abreviaturas siempre se escribe mayscula.

Usos lingsticos del punto

separa los distintos enunciados integrados en un mismo prrafo. La
punto y seguido
unidad a la que delimita es la oracin.
separa dos prrafos distintos, que suelen desarrollar dentro de la
punto y aparte unidad del texto ideas o contenidos diferentes. La unidad a la que
delimita es el prrafo.
punto final es la marca con que se indica que el texto ha terminado.

abreviaturas se escribe punto detrs de las abreviaturas.

Usos especiales del punto

No debe escribirse punto para separar los millares y los millones en
las cifras. En los nmeros de hasta cinco cifras pueden escribirse
Separacin de cifras sin espacio. Pero si constan de muchas cifras, se recomienda
facilitar la lectura separndolas mediante espacios por grupos de
tres: 123 829 430.
Esta recomendacin no debe aplicarse a documentos contables ni
en aquellos escritos en que la separacin arriesgue la seguridad

Aunque en el espaol peninsular y en la normativa internacional es

Decimales preferible la coma para expresar los decimales: el nmero
equivale a 3,1416, se acepta que se expresen con puntos, como es
costumbre el mundo anglosajn e hispanoamericano: el nmero
equivale a 3.1416

Expresin del tiempo En la expresin numrica del tiempo, el punto separa las horas de
los minutos; tambin pueden usarse los dos puntos: 15.20 o 15:20

Expresin numrica Se usa el punto para separar las indicaciones de da, mes y ao:
de las fechas 27.12.2005. Para ello, se usan tambin el guin o la barra.

Usos incorrectos del punto

Los aos no deben llevar punto. As, no es correcto escribir 2.005,
Expresin de aos 1.999; lo correcto es 2005, 1999.

No es correcto escribir punto en la expresin de los cdigos postales

Cdigos postales
ni en el nmero de las vas urbanas

Numeracin de pginas De igual modo, la numeracin de las pginas no debe llevar punto:
vase pg. 1334 de la obra citada.

37
 Los nmeros de artculos, decretos o leyes no usan el punto como
Nmero de decretos,
separacin de los millares: art. 1176 del Cdigo Civil, Real Decreto
leyes o artculos
1443/1992...

Tampoco se coloca el punto tras los ttulos o subttulos de libros,

Ttulos y subttulos
artculos, documentos, etc., si van aislados en el rengln.

Usos de la coma

La coma indica generalmente alguna anomala que afecta a la linealidad de la

oracin. Esta incidencia puede ser de varias clases:

adicin de elementos (incisos, locuciones) en la frase;

omisin de verbos;

alteracin del orden lgico de la lengua.

1. Para separar los elementos de una enumeracin, salvo los que vengan
precedidos por alguna de las conjunciones y, e, o, u:

Es un chico reservado, estudioso y de buena familia. Acudi toda la familia: abuelos,

padres, hijos, primos, etc.

Si la enumeracin entera acta como sujeto de la oracin o complemento verbal

y va antepuesta al verbo, no se pone coma detrs del ltimo: El perro, el gato y el
canario son animales domsticos.

Dos oraciones coordinadas con y o ni se separan por coma si tienen distintos

sujetos: Se me hacen muy largos los das, y temo no verte ya.

Si el sujeto es el mismo, normalmente no se pone coma, aunque podr colocarse

si la primera oracin es muy larga o cuando hay posibilidad de ambigedad:

Mi hermana estuvo con Ins y Elena y tus primos llegaron despus. (Quin lleg
despus?)
Mi hermana estuvo con Ins, y Elena y tus primos llegaron despus. Mi hermana
estuvo con Ins y Elena, y tus primos llegaron despus.

2. Para separar y delimitar los incisos que interrumpen momentneamente un

enunciado, ya sea para aclarar o ampliar lo dicho.

Son incisos las aposiciones explicativas que aaden informacin de forma

incidental: Mateo, el primer violn, dirigi la orquesta; los adjetivos u oraciones
explicativos pospuestos que aclaran el significado del nombre que les antecede:

El hijo, que estaba de viaje, no pudo asistir al funeral (En este caso se explica que el
nico hijo no pudo asistir porque estaba de viaje).

En cambio, los adjetivos u oraciones especificativos restringen el significado del

nombre al que acompaan, y no van entre comas:

38
 El hijo que estaba de viaje no pudo asistir al funeral. (En este otro caso, el que no
asisti fue uno de los hijos [da a entender que hay ms de uno], porque estaba de
viaje).

3. Para sealar una pausa debida a la alteracin del orden entre los elementos de
la oracin: en las oraciones simples, cuando los complementos circunstanciales
preceden al verbo; en las oraciones complejas, cuando la subordinada adverbial
precede a la principal.

4. Ante adverbios, conjunciones o locuciones conjuntivas de tipo aclarativo,

concesivo, consecutivo, adversativo, etc.: pero, mas, aunque, sino; en las
consecutivas con as que, de manera que, ya que, porque, ahora bien, es decir, es
ms

Puedes llevarte mi cmara, pero ten mucho cuidado.

El sol me est dando en la cara, as que tendr que cambiarme de asiento.

En muchos de los casos anteriores estas palabras o locuciones se separan del

resto de la oracin mediante comas: esto es, es decir, o sea, en fin, por ltimo, por
consiguiente, sin embargo, no obstante, adems, en tal caso, asimismo, y otros
adverbios modificadores oracionales como generalmente, posiblemente, quiz...

5. Para indicar la omisin de un verbo en el enunciado porque se ha mencionado

antes o porque se sobreentiende: Mi hermano estudia Fsica; yo, Filosofa.

6. En la datacin de las cartas y documentos, se escribe coma entre el lugar y la

fecha: Murcia, 13 de enero de 2017. Igualmente, en las direcciones, se escribe coma
entre el nombre de la calle y el nmero del inmueble.

7. Para separar las clusulas absolutas del resto de la oracin.

Las clusulas absolutas son construcciones circunstanciales que se caracterizan

por tener significado temporal, causal o condicional y por contener una forma no
personal del verbo (infinitivo, participio o gerundio). Suelen ir colocadas al principio
de la oracin: Siguiendo sus instrucciones, le envo la relacin de morosos. Examinadas
las alegaciones, se formul la propuesta.

8. Para separar la parte entera de la parte decimal de un nmero: 22,3456

hectreas.

9. Usos incorrectos de la coma. El sujeto no se separar del verbo mediante

coma, salvo que entre ambos medie un inciso; asimismo, no debe separarse el
verbo del complemento directo o del atributo.

Usos del punto y coma

Se usa, en general, para indicar que las unidades que separa estn en el mismo
nivel sintctico. Se trata de unidades estrechamente vinculadas entre s. En
particular, tiene los siguientes usos:

39
1. Para separar los miembros de un perodo extenso o una enumeracin,
especialmente si tienen entre ellos partes separadas por comas:

Elvira, la del pelo largo, vive en Murcia; Rosa, la del pelo corto, en San Javier; y
Rubn, en Lorca.

2. Para separar dos oraciones estrechamente relacionadas por el sentido, relacin

que puede ser de distintas clases:

de contraste: El martes pasado estuve en Oviedo; el jueves estar en Lugo.

de paralelismo: Hay quien me considera una buena persona; hay quien me

considera un villano.

adversativa, inmediatamente antes de conjunciones como pero, mas,

aunque, sin embargo, no obstante...
de causa-consecuencia: Maana habr huelga; por tanto, no circularn trenes de
cercanas.

explicativa: suele ir delante de enlaces como es decir, o sea, en otras

palabras...

3. Se pone punto y coma detrs de cada uno de los elementos de una lista o
relacin cuando se escriben en lneas independientes y se inician con minscula,
salvo detrs del ltimo, que se cierra con punto.

Los requisitos de eficacia del lenguaje son:

o la obligacin de que sea claro y sencillo;
o la garanta de que sea preciso;

Usos de los dos puntos

Los dos puntos es el signo de puntuacin que detiene el discurso para llamar la
atencin del lector sobre lo que sigue, para que lo interprete como una
reformulacin que completa o ampla la informacin precedente. Se usa en los
casos siguientes:

1. Preceden a una enumeracin de carcter explicativo: Tres son los manuscritos que
subastarn maana: uno de Borges, otro de Alfonso Reyes y un tercero de Machado.

2. Los dos puntos preceden a las citas textuales. Despus de los dos puntos se
suele escribe la primera palabra con inicial mayscula y comillas. Si el original no
comienza por mayscula, porque se haya suprimido alguna parte, tras las comillas
se comenzar la cita con tres puntos suspensivos. Si la supresin es en medio de
la cita, se usa el signo [...].

40
3. Tras las frmulas de saludo en el encabezamiento de las cartas y documentos.
Tambin en este caso la palabra siguiente se escribe con inicial mayscula y en
rengln aparte.

4. Los dos puntos se emplean para conectar oraciones o proposiciones

relacionadas entre s sin necesidad de utilizar otro nexo o conector. Pueden sealar
varias relaciones:
Causa-efecto: Se ha quedado sin trabajo: no podr viajar este ao.
Conclusin o resumen de la proposicin anterior: Varios miembros
monopolizaron la reunin con problemas particulares: no llegaron a ponerse de
acuerdo

Verificacin o explicacin de la oracin anterior.

5. Se utilizan para separar la ejemplificacin del resto de la oracin:

De vez en cuando tiene unos comportamientos inexplicables: hoy ha venido a la

oficina con las zapatillas de casa.

6. En textos jurdicos y administrativos decretos, sentencias, bandos, edictos,

certificados o instancias se colocan dos puntos despus del verbo, escrito con
todas sus letras maysculas, que presenta el objetivo fundamental del documento.

7. En ttulos y epgrafes es frecuente su uso para separar el concepto general del

aspecto parcial del que va a tratarse: La literatura medieval: estudio comparado de los
principales motivos recurrentes.

Usos de los parntesis

Los parntesis se usan para insertar en un enunciado una informacin aclaratoria o

complementaria, cuyo sentido interrumpen, pero no alteran. Se usan en los
siguientes casos:

1. Para encerrar oraciones, frases o palabras que sirven de aclaracin o de inciso,

sobre todo si son extensas o mantienen escasa relacin con lo anterior:

Las asambleas (la ltima dur casi cuatro horas sin descanso) se celebran en el
saln de actos.

2. Para intercalar algn dato o precisin, como fechas o datos toponmicos y

administrativos (trminos municipales, provincias, departamentos, naciones), que
comprenden a otros de menor entidad:

El puerto de Cartagena (Murcia) registra una creciente actividad comercial.

3. En ocasiones se usan como opcin en el texto. Dentro del parntesis puede

encerrarse una palabra completa o uno de sus segmentos:

En el documento se indicarn el (los) da (s) en que haya tenido lugar la baja.

41
4. Las letras o los nmeros que encabezan clasificaciones, enumeraciones, etc.,
pueden situarse entre parntesis o seguidas del parntesis de cierre.

5. Se encierran entre parntesis las siglas cuando siguen a su enunciado o, a la

inversa, el enunciado sigue a la sigla:

El texto refundido de la Ley de Aguas (TRLA)

Los signos de puntuacin que corresponden al texto en el que van insertados los
parntesis deben escribirse fuera de estos.

La coma, el punto y coma y los dos puntos nunca pueden ir delante del parntesis
de apertura, pero s seguir al de cierre. Los puntos suspensivos y el punto s
pueden preceder al parntesis de apertura.

Usos de las comillas

Existen diferentes tipos de comillas: las comillas angulares, llamadas latinas o

espaolas ( ), las inglesas (" ") y las simples (' '). En los textos escritos, siempre
que sea posible, debern utilizarse las comillas angulares, alternando las dems en
ese orden, cuando dentro de un texto entrecomillado sea necesario utilizar de
nuevo comillas:

Al llegar al coche, Lola susurr: Vaya "cacharro" se ha comprado Toms.

Se utilizan las comillas en los siguientes casos:

1. Para reproducir citas textuales: Sus palabras fueron: Por favor, el pasaporte.
Cuando la cita es extensa y constituye uno o varios prrafos, puede aparecer
sangrada y con un cuerpo de letra menor, pero ya sin comillas; no obstante,
tambin puede usarse la letra cursiva cuando la cita sea larga.

Un texto literal dentro de un enunciado indirecto es aceptable siempre y cuando no

se incumpla alguna de las condiciones impuestas por el estilo indirecto, como, por
ejemplo, la correlacin de tiempos verbales. No sera aceptable un enunciado como
el siguiente: La resolucin indicaba que no hay indicios de infraccin en la actuacin de
la mercantil.

2. Para expresar que una palabra o expresin es impropia, vulgar o de otra lengua,
o que est usada con sentido irnico o figurado.

3. Para destacar sobrenombres, alias o apodos.

4. Para enmarcar el significado de una palabra, cuando se comenta o se aclara:

Tirar la toalla significa rendirse.

5. Para enmarcar los ttulos de artculos, noticias o trabajos: Nuestro trabajo se llama
Dieta mediterrnea y salud.

42
6. No es aconsejable entrecomillar los nombres propios de instituciones,
organismos, etc., pues estos se escriben siempre con mayscula y esta marca
hace innecesarias las comillas.

Los signos de puntuacin correspondientes al perodo en el que va inserto el texto

entre comillas se colocan siempre despus de las comillas de cierre.

2. EVITAR LAS ORACIONES DEMASIADO LARGAS

La longitud media recomendable de las oraciones, siempre dependiendo de la
complejidad del tema y de las palabras empleadas, as como del perfil del lector,
debe oscilar entre veinte y veinticinco palabras. Una extensin superior obligar a
hacer un mayor esfuerzo de asimilacin.

En el proceso de lectura, intervienen dos niveles distintos de la memoria humana:

1. La memoria a corto plazo, que registra el sentido del mensaje. Esta memoria
tiene una capacidad y una duracin limitadas: de 8 a 20 segundos, durante los
cuales procesa una cantidad de palabras que oscila entre quince y veinticinco,
segn la capacidad del lector y su nivel cultural. Ms all de esos lmites, la
informacin se pierde.

2. Una vez percibido el mensaje, la secuencia se almacena en la memoria a largo

plazo. El lector retendr e incorporar esa informacin a sus conocimientos si
puede relacionarla con los que ya posee.

Por estas razones, las oraciones deben ser cortas y bien construidas (lo que
favorece la accin del primer nivel de la memoria), y las palabras, sencillas,
familiares y adaptadas al lector (para conseguir que el segundo nivel de la memoria
las incorpore a sus conocimientos generales).

Son varios los recursos que, por descuido o costumbre, alargan las oraciones,
muchas veces sin necesidad: palabras largas en sustitucin de ms concisas (que
hemos visto en el captulo anterior); adjetivacin innecesaria; locuciones
preposicionales que sustituyen a las preposiciones sencillas; frmulas y muletillas
caractersticas del lenguaje administrativo; y abuso del gerundio que empalma
oraciones que deberan ser independientes.

2.1. Adjetivos innecesarios

El uso del adjetivo en el lenguaje administrativo debera caracterizarse por la

sobriedad, puesto que se trata de un lenguaje tcnico y objetivo, en el que no
tienen lugar la subjetividad ni la implicacin personal del redactor.

Sin embargo, dado que el adjetivo se ajusta bien al afn detallista y minucioso del
lenguaje administrativo, no siempre se utiliza con moderacin. Puede aparecer solo
o agrupado con otros adjetivos sin nexos, cuya reiteracin acaba por consolidarlos
en un orden fijo e inalterable: autoridad administrativa competente; da siguiente hbil;

43
junta general extraordinaria; normas legales aplicables, procedimiento administrativo
comn

La proliferacin de sustantivos, consecuencia del estilo nominal, atrae a los

adjetivos, cuyo uso a veces es superfluo, debido a la inclinacin del lenguaje
administrativo por la amplificacin: autoridad competente, legislacin vigente.

La falta de sobriedad en el empleo de los adjetivos tambin se manifiesta en la

anteposicin de adjetivos normalmente especificativos, con lo que el texto tiende a
la expresividad ms que a la objetividad y acaban por convertirse en frmulas
invariables: preceptiva autorizacin, oportuno expediente, vigente legislacin, el debido
trmite, urgente necesidad, cumplida cuenta...

Uso peculiar del adjetivo adjunto

Esta muletilla es una de las seas de identidad del lenguaje administrativo. Suele
aparecer al comienzo de oficios o notas interiores con dos posibles funciones:

Como verbo, acompaado de otro verbo de significado prximo, si no

idntico: Adjunto remito/ adjunto se acompaa el expediente.

En este caso se trata de una redundancia, que puede ser evitada eliminando
uno de los dos verbos: Adjunto el expediente, remito el expediente o acompao el
expediente.

Como adjetivo especificativo, aunque est sufriendo un proceso de

recategorizacin: es decir, cambia su inicial categora de adjetivo por la de
adverbio.

De la forma Le envo el documento adjunto (adjetivo) a adjunto se remite el pliego

de condiciones, se ha modificado la funcin de adjunto, que en el segundo caso
es un adverbio que explica la forma en que se remite el pliego.

En cualquier caso, esta expresin se ha convertido en muletilla. No hay ninguna

razn para comenzar siempre del mismo y montono modo los oficios o las notas
interiores. Podemos variar el estilo sustituyendo esta muletilla por un verbo pleno
en forma personal: le remito, le acompao, le adjunto, le traslado, le envo. De este
modo se anan variedad y correccin.

2.2. Locuciones preposicionales

En el lenguaje administrativo se tiende al uso de las locuciones preposicionales, un

conjunto fijo de palabras que desempean funciones equivalentes a las de las
preposiciones.

El motivo de esta inclinacin es el gusto por la explicacin minuciosa y el detalle

expositivo -que a veces no es ms que una mera amplificacin-, para lo cual se
considera insuficiente la preposicin simple y se sustituye por locuciones de mayor
complejidad.

44
Sin embargo, la acumulacin de estas locuciones complica la sencillez y la claridad
en el lenguaje administrativo, por lo que es recomendable no incurrir en su abuso.

LOCUCIN
PREPOSICIONALES ALTERNATIVA
a tenor de segn
conforme a segn
en materia de sobre
en virtud de por
a efectos de para
caso de si
como consecuencia de por
con el fin de para
en funcin de segn
en orden a para

2.3. Frmulas y muletillas

La costumbre y la comodidad han consagrado expresiones en algunos casos

centenarias que se usan ms como relleno que con sentido concreto, porque nada
aportan a la informacin:

En su virtud,
para mejor proveer
en su caso
cuando lo estime oportuno.

Igualmente, se emplean numerosas frmulas con muy diversos fines, cuya

abundancia en los textos administrativos es considerada perjudicial por la rigidez
que ocasionan en el estilo, por su monotona y porque suponen un alargamiento de
las oraciones y los perodos de los documentos que, en la mayora de los casos no
aportan informacin alguna.

Y para que as conste y a peticin del interesado firmo la presente... Tengo el honor
de elevar a Vd.
De conformidad con lo establecido en el vigente reglamento
Contra esta resolucin cabe interponer recurso de...
Vistos los preceptos legales de general y pertinente aplicacin. Se le tendr por
notificado a todos los efectos legales.
Lo que se hace pblico para general conocimiento.

Estas expresiones formularias y rituales repartidas por el texto sirven de enlace con
otras nuevas hasta convertir toda la redaccin en una sarta de frmulas variadas:

Lo que se le notifica... a efectos de que, dentro del plazo de... a partir del siguiente a
la recepcin del presente escrito, comunique a esta...

45
2.4. Usos del gerundio

El gerundio forma junto al infinito y al participio la categora de formas no

personales del verbo. Es caracterstico del lenguaje administrativo, aunque en
ocasiones se usa incorrectamente.

Junto a los usos propios del gerundio con valor de adverbio y predicativo (El ladrn
entr en el chal saltando la valla) o como gerundio absoluto (habindose reunido
la Mesa de contratacin en segunda convocatoria, se ha tomado la decisin de),
hay unos usos del gerundio que deben evitarse por no considerarse correctos
gramaticalmente. Estos usos son esencialmente dos:

1. Gerundio del BOE o especificativo. Es el gerundio utilizado como adjetivo para

especificar a un sustantivo, en lugar de desempear su funcin adverbial. Este
empleo es denominado gerundio del BOE por la frecuencia con que aparece en
dicha publicacin, estndar de redaccin administrativa.

Se ha publicado un reglamento regulando la potestad sancionadora de la

Administracin (correcto: un reglamento ley que regula).
Con esta fecha la Alcalda ha dictado un decreto aprobando las tasas de basura para
el ao 2012 (correcto: un decreto por el que se aprueba).

2. Gerundio de posterioridad. Como modificador del verbo, el gerundio siempre

debe indicar una accin simultnea a la del verbo principal de la oracin. No se
considera un uso correcto ni elegante si la accin del gerundio es claramente
posterior a la del verbo. En estos casos es recomendable sustituirlo por una oracin
coordinada independiente. Este uso del gerundio se denomina gerundio de
posterioridad o gerundio-empalme, porque acta como un nexo que une varias
proposiciones y alarga y recarga la secuencia.

Se ha resuelto el recurso, notificando a los interesados las medidas adoptadas (y se

han notificado a los interesados).

3. LA IMPERSONALIDAD
Nuestra lengua dispone de un conjunto de posibilidades que permiten ocultar
parcial o totalmente al agente de las acciones. Este ocultamiento del agente se
produce cuando no es conocido, es irrelevante mencionarlo o interesa destacar
ms otro elemento de la oracin.

Los recursos lingsticos de que pueden servirse los hablantes son esencialmente
tres: la voz pasiva, la pasiva refleja y la impersonalidad. A continuacin
comprobaremos cmo se produce la gradual desaparicin del sujeto real, desde la
oracin activa hasta la pasiva refleja.

Partimos de la oracin activa, como forma ms natural y lgica de expresar las

acciones. Observa la siguiente oracin:

El ayuntamiento concedi toda la obra pblica a la misma empresa.

46
Lo primero que se observa es que sus elementos sintcticos respetan el orden
lgico (sujeto + verbo + complemento directo + complemento indirecto). Sobre el
elemento que aparece en primer lugar en la oracin recae la mayor atencin
informativa.

Adems, el orden sintctico se traduce tambin en orden semntico: el sujeto

sintctico (ayuntamiento) y el lgico (quien realiza la accin de conceder) son la
misma entidad: ayuntamiento; el complemento directo toda la obra pblica se limita
a recibir la accin expresada por el verbo; mientras que a la misma empresa es
el complemento indirecto (la beneficiaria de la accin expresada del verbo).

La oracin pasiva es el primer paso hacia la desaparicin del sujeto. Se diferencia

de la activa en que el sujeto lgico pierde su papel protagonista y recae la atencin
sobre el proceso verbal en vez de sobre el sujeto:

Toda la obra pblica ha sido concedida por el ayuntamiento a la misma empresa.

Mediante la transformacin del verbo a la voz pasiva, se modifica el orden

sintctico. Ahora, el sujeto de la oracin es Toda la obra pblica y ha desplazado
del principio de la oracin al sujeto lgico el ayuntamiento.

Segundo paso: la oracin pasiva refleja. El desinters informativo hacia el sujeto,

por ser desconocido o porque no interese expresarlo, conduce al segundo y
definitivo peldao hacia la impersonalidad:

Se ha concedido toda la obra pblica a la misma empresa.

Con ella no designamos que el sujeto sintctico Toda la obra pblica ejecuta una
accin, sino que le ocurre algo, y la oracin se enfoca hacia el proceso, hacia
la accin. La mencin del sujeto lgico (ayuntamiento) ha desaparecido por
completo, sustituido por se. Este tipo de raciones se construyen con se impersonal
ms el verbo en forma activa y en tercera persona.

Se remite la circular referida al horario de verano.

Se ha comprobado que la solicitud no cumple los requisitos exigidos.

Una particularidad del lenguaje administrativo en lo referente al empleo de las

oraciones de pasiva refleja proviene de un error gramatical, aunque persigue un
fin informativo:

Por este servicio se ha comprobado que la solicitud no cumple los requisitos

exigidos.

Esta oracin est a medio camino entre la oracin pasiva (en la aparicin del
agente (sujeto lgico) por este servicio) y la pasiva refleja con se. En la lengua
comn es una falta de correccin aadir el agente a las pasivas reflejas, porque
estas ltimas se caracterizan por ocultar el sujeto lgico.

47
Por qu entonces se recurre a esta frmula hbrida?

Porque las oraciones pasivas, al enfocar la accin hacia el proceso verbal, no

hacia el sujeto, refuerzan la despersonalizacin, que es una caracterstica del
lenguaje administrativo, pero, al mismo tiempo, la omisin del sujeto lgico de la
pasiva refleja podra conducir a ambigedades:

Una vez que la Administracin declare la extincin de la sociedad, se proceder a la

liquidacin patrimonial establecida en el art. 213 de la citada ley. (A quin
corresponde efectuar la liquidacin, a la sociedad o a la Administracin? Esa es la
informacin que el pronombre se no aclara).

Oraciones impersonales. Son aquellas oraciones que carecen de sujeto gramatical,

pero s tienen un complemento directo de persona determinado, precedido de la
preposicin a:

Se convoca a los opositores para el prximo da 17 de junio.

En este tipo de construccin, el verbo siempre se conjuga en tercera persona del

singular, ya que no existe sujeto con el cual establecer la concordancia. Son,
pues, incorrectos enunciados como el siguiente:

*Se convocarn a los opositores para el prximo da 17 de junio.

Construcciones impersonales con los verbos hacer y haber. Con estos dos verbos,
inmovilizados en la tercera persona del singular, se construyen oraciones
impersonales del tipo hace un ao, hace varios aos; hace un da muy bueno, hizo unos
das estupendos; hay mucha gente, haba muchas personas.

Cuando se utilizan en forma impersonal, no hay sujeto con el que hacer concordar
el verbo.

Es errneo buscar la concordancia del verbo con el complemento directo, como

en las siguientes oraciones: *Haban varias personas en la sala; *Hacen 27C (lo
correcto es Haba varias personas en la sala; Hace 27 C). En los anteriores ejemplos,
varias personas y 27 C son el complemento directo, y no puede establecerse
la concordancia con ellos. El verbo de las oraciones impersonales,en cualquiera
de los tiempos y modos que se emplee, permanecer invariable en la tercera
persona del singular.

Conclusin

El lenguaje administrativo abusa de las oraciones pasivas, pasivas reflejas e

impersonales, por varias razones:

Porque desdibujan cualquier referencia al sujeto lgico y eso parece

transmitir objetividad e imparcialidad.
Porque desplazan el inters informativo hacia el objeto, el proceso o el
resultado de la accin.

48
 Porque permiten ocultar el sujeto, limitando su responsabilidad en el
enunciado.

El predominio de estas construcciones distancian al emisor del destinatario y

despersonaliza el estilo: se presentan los hechos como si fueran el resultado de
una decisin lejana y de la naturaleza de las cosas, sin intervencin humana.

49
 ESTRATEGIA 4
RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO

PLANTEAMIENTO Y OBJETIVOS

1. ORDENAR LAS IDEAS SEGN LA LGICA DEL LECTOR

El documento debe dar una impresin de unidad y coherencia. Las ideas que
contiene deben disponerse con orden lgico, pensado desde la perspectiva del
destinatario, cuando el documento se dirija a l.

2. ORGANIZAR LA INFORMACIN EN PRRAFOS

La informacin se organizar en prrafos que proporcionarn la informacin del
tema progresivamente. La cohesin entre ellos se reforzar con el uso de
conectores de texto y organizadores de la informacin.

3. ESTRUCTURAR FORMALMENTE EL DOCUMENTO

El orden interno se refleja en la adecuada estructuracin del documento.

Los documentos deben contener un ttulo y un encabezamiento que informen al

lector del contenido de forma resumida.

Si el documento es extenso, podrn incluirse subttulos que informen al lector de lo

que va a leer en el prrafo. Para que pueda leer lo que le interese.

4. APOYAR EL TEXTO CON EJEMPLOS

Un texto se comprende mejor si se ejemplifica.

5. ESTRUCTURAS TPICAS DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS

Esta estrategia se completa con un somero repaso a las estructuras ms comunes

en los documentos administrativos: resoluciones, notificaciones, oficios, notas
interiores, actas, certificados, informes

50
 ESTRATEGIA 4
RESALTAR LA ESTRUCTURA DEL TEXTO
DESARROLLO DE OBJETIVOS

La inteligibilidad es una condicin inexcusable de la eficacia de la comunicacin

escrita de calidad. Un documento estar bien redactado y ser eficaz (conseguir
sus fines) si es comprendido por su destinatario y le permite actuar en
consecuencia.

En este captulo estudiamos las estrategias que podemos aplicar para ordenar
con coherencia las ideas, organizar su contenido en prrafos y redactar el
documento con una estructura que facilite su lectura.

1. ORDENAR LAS IDEAS DEL DOCUMENTO

Un documento o texto debe ser coherente. La coherencia es la propiedad bsica

que hace inteligible un texto o documento a sus destinatarios.

Sus caractersticas ms destacadas son las siguientes:

Unidad de sentido. El texto o documento trata un tema central, alrededor del

cual se articulan las ideas que lo precisan y lo complementan.
Orden en la informacin. Esta organizacin de las ideas aportar informacin
de forma lgica, articulada, progresiva y ordenada, sin repeticiones,
contradicciones, sobreentendidos ni saltos lgicos.
Finalidad. El texto debe mostrar con claridad cul es su finalidad: exponer,
informar, convencer, exigir, describir, contar.
Contextualizacin. La informacin del texto debe estar contextualizada. Es
decir, tiene que adaptarse al destinatario para que pueda conectarla con sus
conocimientos. Un documento se contextualiza combinando diversos
elementos: con el ttulo, con la informacin del encabezamiento, la propia
informacin que suministra, las palabras que destacamos en negrita como
importantes, etc.

Como ejemplo de contextualizacin insuficiente, imagina un documento que

consistiera en lo siguiente:

51
 UNIVERSIDAD DE MURCIA

N. Ref.: SCA-23/2012
Asunto: exclusin de solicitud

D. Remedios Albarracn de la Torre

Avda. de la Marina Espaola, 12, 3
30009 Murcia

Se le comunica que su solicitud ha sido excluida provisionalmente por incumplir los

requisitos que exige la base tercera de la Resolucin R-235/2011, de 27 de septiembre.

El secretario general

Un documento reducido a este contenido probablemente ofrecera poca informacin

a la destinataria, que puede ignorar a qu solicitud se refiere, qu requisitos
incumple de los que exige la mencionada resolucin, que casi seguro que tambin
desconoce. El mismo caso pero con una contextualizacin ms completa sera:

UNIVERSIDAD DE MURCIA

Notificacin de exclusin provisional

N. Ref.: SCA-23/2012
Asunto: solicitud de ayuda de estudios.

D. Remedios Albarracn de la Torre

Avda. de la Marina Espaola, 12, 3
30009 Murcia

En relacin con su solicitud de ayuda para estudios de hijos durante el curso acadmico
2011-2012, le comunico que se ha excluido provisionalmente por los siguientes motivos:

1. No se han acreditado los ingresos ntegros de la unidad familiar.

2. ...

Esta documentacin est exigida por la base tercera de la convocatoria de accin social,
(Resolucin R-235/2011, de 27 de septiembre de ...)

El secretario general

La combinacin de la informacin proporcionada por el ttulo, el asunto, junto con la

explicacin de las circunstancias que han causado la exclusin y su justificacin,
contextualizan adecuadamente la informacin del documento y permiten al
destinatario conocer las circunstancias y las razones para poder subsanar su
peticin o defenderse de una decisin que puede considerar injusta.

52
2. ORGANIZAR LA INFORMACIN EN PRRAFOS

La coherencia interna proporciona orden y claridad al contenido del texto, pero ser
de poca utilidad si no se refleja externamente por medios lingsticos (repeticiones,
sinnimos, pronombres...) y grficamente. Esta es la denominada coherencia
externa.

El elemento bsico sobre el que recae la responsabilidad de articular y organizar la

informacin del conjunto del documento es el prrafo. A l dedicamos el siguiente
apartado.

2.1. El prrafo

Un prrafo es la unidad fundamental de los documentos. Grficamente, el prrafo

se destaca en la pgina por estar delimitado entre una mayscula con la que se
inicia una lnea nueva y un punto y aparte.

Consiste en un bloque de texto, integrado por oraciones interrelacionadas que

desarrollan un aspecto del tema central del texto. La divisin en prrafos permite
distribuir los contenidos, facilitar su lectura y organizar el texto visual e
informativamente.

Recomendaciones para articular un texto en prrafos

1. Cada prrafo debe tratar una nica idea.

2. Se comenzar un nuevo prrafo cuando se ofrezca una informacin diferente o

un nuevo aspecto sobre el tema central.

3. Cuanto ms largo y condensado sea el prrafo, ser ms difcil de leer y

entender. Su extensin no superar las seis lneas. Es conveniente que el prrafo
contenga ms de una oracin.

4. Los prrafos se sucedern de forma lgica de acuerdo con su contenido y en

relacin con los dems.

5. La idea principal del prrafo aparecer preferentemente al principio, ya que

generalmente es aqu donde est ms activa la atencin del lector; tambin es
posible situarla al final, a modo de conclusin.

Errores ms frecuentes en la redaccin de los prrafos

1. Desequilibrio. Alternar prrafos desmesuradamente largos con prrafos muy

cortos demuestra falta de orden.
2. Repeticin. Distintos prrafos desarrollan la misma idea, con lo cual se vulnera
el principio un prrafo, una idea.
3. Condensacin. Un solo prrafo expone varias ideas, lo que resta solidez al
principio de unidad del prrafo.

53
 4. Vaguedad. Un prrafo se limita a apuntar algunas ideas, sin llegar a desarrollar
ninguna en profundidad.
5. Longitud. El prrafo coincide en la puntuacin con una sola y extensa oracin,
con lo cual dificultar la legibilidad y la comprensin.

2.2. Los conectores o marcadores textuales

La relacin lgica entre los prrafos puede deducirse del contenido. Pero la
coherencia externa se refuerza si se colocan seales que expliciten esa relacin
y ayuden al lector a interpretarlo adecuadamente. Esas seales son los conectores
o marcadores textuales.

Son conectores palabras o grupos de palabras como asimismo, por otra parte, no
obstante, por tanto. No tienen un significado conceptual (no significan nada
lxicamente); sin embargo, enlazan partes del texto indicando la relacin lgica que
hay entre ellas.

Estudiamos diversas clases de conectores y marcadores, segn la funcin

informativa y el tipo de instruccin que expresan:

1. Organizacin de la informacin
2. Adicin de argumentos
3. Oposicin de argumentos
4. Causa o consecuencia
5. Reformulacin de lo dicho

1. Conectores que organizan y estructuran la informacin

Sealan las partes del texto que inician, continan o concluyen la informacin de un
documento o provocan alguna desviacin o excurso. De este modo organizan la
informacin.

A esta clase pertenecen conectores como en primer lugar, por una parte, ante todo,
en segundo/tercer lugar, de igual manera/modo, de otra parte, en ltimo lugar,
finalmente, por lo dems, por ltimo, etc.

2. Conectores que indican adicin de argumentos

Pertenecen a esta categora los conectores que indican una relacin lgica de
suma o adicin entre contenidos (A + B), de modo que ambos estn orientados
hacia la misma conclusin.

A esta clase pertenecen conectores como en asimismo, igualmente, del mismo

modo, adems, mxime, es ms, etc.

3. Conectores con valor adversativo o contraargumentativo

Los conectores de esta clase establecen un contraste u oposicin entre los

argumentos que unen.

54
A esta clase pertenecen conectores como aunque, si bien, a pesar de que, pese a
que; pero, mas, sin embargo, no obstante, con todo, ahora bien, aun as, a pesar de
todo; en cambio, por el contrario, antes bien, de todos modos

4. Conectores consecutivos

Son consecutivos los conectores que presentan al miembro del texto en que se
encuentran como una consecuencia o la conclusin derivada de la informacin del
miembro anterior.

A esta clase pertenecen conectores como por ello, por eso, por tal motivo, por tal
razn, por lo que, de ah que; en consecuencia, consecuentemente, por
consiguiente, por lo tanto, consiguientemente, por ende...

5. Reformuladores

Son los que presentan la nueva informacin como una reformulacin de lo

anteriormente dicho, para mejorarla, explicarla, aclararla o rectificarla.

A este tipo pertenecen los reformuladores explicativos a saber, es decir, o sea; los
rectificativos, como mejor dicho, en cualquier caso, de todos modos o en todo caso,
o los recapitulativos como en suma, en definitiva, en fin, en conclusin.

3. ESTRUCTURA GENERAL DEL DOCUMENTO ADMINISTRATIVO

Lo esencial de un documento es su contenido y la claridad con que se expone, pero

la manera de presentarlo tambin condicionar su legibilidad. Una adecuada
estructura ayudar a que el lector capte a primera vista la informacin importante,
reconozca su organizacin interna y sus diferentes divisiones.

Examinamos a continuacin las distintas partes que forman la estructura de un

documento.

3.1. Encabezamiento

Es la parte superior del documento. Desde el punto de vista de la atencin visual,

es el lugar donde primero se fija la vista del lector; por esa razn se reserva este
espacio para la informacin bsica que sintetiza elementos fundamentales del
documento: identificacin corporativa del emisor, informacin sinttica del contenido
e identificacin del destinatario.

El encabezamiento aparecer en todos los documentos que deban estar

formalizados, incluidos los de trmite, cuyos destinatarios sean los ciudadanos. En
l debe constar el ttulo y el nmero clave de identificacin del expediente.

Partes del encabezamiento

1. Cabecera impresa. Es la franja superior del documento donde aparecen el

escudo o el logotipo que identifican corporativamente al emisor, as como
informacin referida a los organismos y rganos de segundo orden, direccin postal
y electrnica, segn las normas de imagen institucional de cada Administracin.

55
2. Ttulo. El ttulo es el resumen del documento. Es obligatorio en los documentos
que contengan actos administrativos, incluidos los de trmite, cuyos destinatarios
sean los ciudadanos, y expresar con claridad y precisin el tipo de documento, su
contenido esencial y, en su caso, el procedimiento en que se inserta.

Caractersticas del ttulo

Resumir de forma concisa el tipo de documento y su contenido esencial.

Resolucin de adjudicacin de plazas vacantes

Informe sobre compatibilidad de puesto en el sector privado

Oficio de subsanacin de la solicitud

Debe estar situado en sitio visible y fcilmente identificable. El lugar idneo

ser inmediatamente despus de la cabecera.
Destacar del cuerpo por caracteres tipogrficos (mayscula o negrita).

Resolucin de adjudicacin de plazas vacantes

OFICIO DE SUBSANACIN DE LA SOLICITUD

No ocupar ms de una lnea, si es posible; de lo contrario, pierde eficacia.

No deben usarse en el ttulo abreviaturas o siglas, y mucho menos si no son
las ms comunes.

3. Datos generales del documento. Este apartado contendr la informacin ms

significativa para la identificacin inmediata del documento y para la gestin
administrativa (registro, archivo, remisin). Incluir todos o algunos de los
siguientes apartados, siempre segn las necesidades de cada unidad
administrativa:
Referencia, nmero o clave asignados por cada dependencia para la
identificacin del documento, con objeto de facilitar el control interno
administrativo.
Asunto. Describe sucintamente el objeto del documento. El asunto
complementa la informacin proporcionada por el ttulo o lo sustituye si el
documento carece de ttulo. Se redactar de forma sinttica, con claridad y
precisin e idnticos criterios que se aplican al ttulo.
Identificacin del interesado o los interesados en el procedimiento, que
puede no coincidir con el destinatario de las notificaciones o
comunicaciones.
Fecha de inicio del procedimiento.

4. Destinatario. Es la persona a la que va dirigido el documento. Los datos que

deben figurar ya se han examinado en la unidad anterior. El espacio reservado para
la identificacin del destinatario se dispone normalmente en casillas o recuadros

56
coincidentes con la ventanilla de los sobres. Cuando el destinatario es otra
Administracin, puede aparecer al pie del documento en mayscula.

3.2. Cuerpo

Es la parte reservada al contenido especfico de cada documento. Su extensin

vara, segn la mayor o menor complejidad del mensaje que se transmite o del tipo
de texto.

El contenido se redactar con claridad, sencillez y precisin, separando la

informacin en prrafos ordenados de forma lgica. En aquellos casos en que su
complejidad o extensin lo aconsejen, se utilizarn subttulos indicativos de las
distintas divisiones del documento, destacados tipogrficamente del resto.

Es costumbre arraigada en la redaccin de los documentos jurdicos y

administrativos, aceptada como solucin ortogrfica por la Real Academia
Espaola, destacar con maysculas la accin principal del documento: autorizar,
denegar, informar, sancionar, requerir, ordenar, caducar, desestimar, trasladar... El
procedimiento ortogrfico se completa separando la palabra del cuerpo del texto, a
veces en rengln aparte, seguida de dos puntos: CERTIFICA:, INFORMA:,
RESUELVE:, etc.

3.3. Pie

El final del documento es el espacio reservado a las circunstancias de tiempo y

lugar (data), si no se han expresado en el encabezamiento, y a la formalizacin y
los signos de validacin del documento, que incluyen la firma del emisor, su
identificacin oficial y personal, la de los autenticadores, y en su caso, los sellos.

1. Data. La data tambin es un elemento esencial y un requisito para los

documentos que hayan de estar formalizados.

Con carcter general, es recomendable escribir la data combinando letras y

nmeros, como en el ejemplo:

Murcia, 17 de mayo de 2016

Entre el lugar y la fecha propiamente se escribe una coma, y se debe

prescindir de las preposiciones En y a, por considerarse uso anticuado.
El da del mes y el ao se escriben con cifras; el ao no lleva punto (2017)
es la forma correcta; 2.017 es incorrecta).
El mes se escribe con letras, en minscula, precedido y seguido por la
preposicin de
Cuando se escribe la data en rengln aislado, no debe llevar punto al final.
Si en el formato del documento existen casillas para consignar la fecha de
forma exclusivamente numrica, se podr recurrir a la separacin en barras,
puntos o guiones, como en los ejemplos siguientes:

17/05/16, 17.05.2016; 17-05-16

57
Dependiendo de formato del documento, la data puede aparecer en los datos de
identificacin del encabezamiento o inmediatamente antes de la firma como en el
ejemplo:

Torrevieja, 17 de mayo de 2013

El alcalde

Luis Enciso Navarro

2. Firma. Normalmente el autor jurdico del documento asume la responsabilidad de

su contenido con el acto formal de la rbrica o firma. Puede darse el caso de que el
documento requiera la intervencin de una persona que lo legitime con su firma
oficial. En diplomtica se denomina autenticador y en el documento administrativo
adopta la frmula de visto bueno (generalmente abreviada como V. B.). Esta
frmula acredita que la firma que aparece en el documento en cuestin pertenece
realmente al funcionario firmante.

La firma es el signo de validacin del documento por excelencia. Est compuesta

de tres elementos: antefirma, rbrica y nombre completo del emisor. Cuando el
documento tiene carcter oficial, predomina el cargo sobre la persona, y debe
guardarse el siguiente orden:

a) La antefirma expresa el cargo de quien formaliza el documento.

Deben evitarse ttulos de tratamiento o de cualquier otra clase no

relacionados especficamente con la funcin pblica.
No es necesario escribir el cargo enteramente con maysculas.
En cuanto al uso de mayscula inicial, si el cargo aparece junto al nombre de
quien lo desempea (como es el caso) es opcional escribirlo en maysculas
o minsculas, aunque en los documentos oficiales es costumbre escribirlos
con maysculas.
No debe colocarse coma al final.
No se utilizarn abreviaturas.

b) Rbrica.

c) Nombre y apellidos. Tras la rbrica se escribirn los nombres y apellidos de la

persona que ocupa el cargo. En la actualidad se tiende a suprimir la abreviatura
Fdo.; tampoco se debe colocar punto tras el nombre.

d) Delegacin. Cuando se acta por delegacin de competencias, de firma u otras

circunstancias, el orden ser el siguiente:

o Cargo que tiene atribuida la competencia

o Circunstancias concretas de la delegacin, indicada con la abreviatura
que corresponda (P. D.)
o Cargo de quien formaliza el documento

58
 o Norma que atribuye la delegacin
o Nombre completo de la persona que formaliza.

El Consejero
P.D., la directora general del Medio Rural
(Orden de 13 de febrero de 2015)
Rbrica
Nombre y apellidos

e) Sello. Es un signo con fin validador. Se estampa por lo general junto a la firma
del autor jurdico del documento, sobreponindose ligeramente a ella por la
izquierda. La introduccin de firmas electrnicas y otros cdigos han modificado su
forma, pero no su funcin.

4. ESTRUCTURAS TPICAS DE LOS DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS MS FRECUENTES

Los documentos administrativos pueden clasificarse segn diversos criterios:

1. Segn los participantes en la relacin administrativa. Se distinguen dos

categoras de documentos: documentos de la Administracin y documentos de
los ciudadanos.

DOCUMENTOS cartas, declaraciones, quejas, solicitudes, recursos,

DE LOS CIUDADANOS renuncias, reclamaciones...
DIRIGIDOS AL anuncios, bandos, cartas, oficios,
CIUDADANO notificaciones, citaciones...
DOCUMENTOS DE LA
ADMINISTRACIN DIRIGIDOS A LA actas, cartas, notas interiores, oficios,
ADMINISTRACIN informes, diligencias...

2. Segn la normatividad del contenido del documento. Esta clasificacin divide

los documentos de acuerdo con su carcter normativo o no normativo, de la que
excluye los escritos de los ciudadanos:

Son las disposiciones generales que aprueban

los organismos pblicos, cuyo destinatario es
Genricos
DOCUMENTOS colectivo
NORMATIVOS O
DE DECISIN Son aquellos documentos que van dirigidos a
Individuales ciudadanos individualmente considerados, como
las resoluciones, acuerdos, etc.
de constancia
DOCUMENTOS
de juicio
NO NORMATIVOS
de transmisin

3. Segn la fase del procedimiento en que se producen:

59

DOCUMENTOS DE LA
FASE DE INICIACIN
DOCUMENTOS DE LA
FASE DE INSTRUCCIN
DOCUMENTOS DE LA FASE
DE TERMINACIN
Acuerdo de inicio del procedimiento
Requerimiento de subsanacin de defectos de la solicitud
Peticin de mejora voluntaria de la solicitud
Acuerdo de adopcin de medidas provisionales
Acuerdo de acumulacin de procedimientos
Acuerdo de prctica simultnea de trmites
Acuerdo de apertura de un perodo de pruebas
Acuerdo de prctica de prueba
Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas
Oficio de peticin de informes
Citacin de comparecencia
Concesin de trmite de audiencia
Acuerdo de apertura de perodo de informacin pblica
Acuerdo de ampliacin de plazos
Acuerdo de tramitacin de urgencia
Acreditacin de la notificacin
Resolucin de caducidad por paralizacin del
procedimiento imputable al interesado
Resolucin de caducidad de procedimientos iniciados
de oficio susceptible de producir efectos desfavorables
o de gravamen
Resolucin tipo
Resolucin de inadmisin
Certificacin de acto producido por silencio administrativo
Acuerdo de suspensin de la ejecucin de un acto

4. Segn la declaracin que contienen. Finalmente la clasificacin que seguiremos

es la propuesta por el Manual de documentos administrativos (MAP, 2003). Esta
clasificacin parte de la base de que cada documento contiene una declaracin,
una manifestacin de un rgano administrativo para cumplir un fin concreto: decidir,
transmitir actos, dejar constancia y opinar o proponer actuaciones. De este modo,
se establecen cuatro categoras de documentos:

DOCUMENTOS DE DECISIN O RESOLUTIVOS

contienen una declaracin de voluntad de un rgano resoluciones, acuerdos
administrativo sobre materias de su competencia

Notificaciones, publicaciones
DOCUMENTOS DE TRANSMISIN oficios
comunican la existencia de hechos o actos a otras notas interiores
personas, rganos o entidades cartas, citaciones,
convocatorias

DOCUMENTOS DE CONSTANCIA O CONSTATACIN

contienen una declaracin de conocimiento de un rgano Actas, diligencias,
administrativo, persona o entidad pblica o privada, cuya certificados
finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos

60
 DOCUMENTOS DE JUICIO
contienen una declaracin de juicio de un rgano
Informes, propuestas,
administrativo, persona o entidad, sobre las cuestiones
dictmenes
de hecho o jurdicas que sean objeto de un procedimiento
administrativo

4.1. Documentos de decisin

Son los documentos que contienen una declaracin de voluntad de un rgano

administrativo sobre materias de su competencia.

Dentro de los documentos de decisin, se distinguen dos clases:

La resolucin es el documento que contiene la decisin con la que el

rgano competente pone fin a un procedimiento.

El acuerdo es el documento que recoge las decisiones adoptadas por el

rgano competente sobre la iniciacin del procedimiento y las cuestiones
que se suscitan durante su tramitacin, siempre anteriores a la resolucin.

Estructura bsica

La estructura de los documentos de decisin reproduce por analoga y costumbre

la de las sentencias, que ha fijado el art. 248.3 de la Ley Orgnica del Poder
Judicial: Las sentencias se formularn expresando, tras un encabezamiento, en
prrafos separados y numerados, los antecedentes de hecho, hechos probados, en
su caso, los fundamentos de derecho y, por ltimo, el fallo. Sern firmadas por el
juez, magistrado o magistrados que las dicten.

Junto con los elementos comunes vistos en apartados anteriores, sus elementos
estructurales son:

a) Antecedentes. Introducen de forma resumida informacin sobre la forma de inicio

del procedimiento, solicitud externa u rgano que lo inicia, cuando sea de oficio.

b) Hechos (o tambin parte expositiva o relacin de hechos). Contiene los

diferentes hechos y acciones seguidas desde el inicio del procedimiento. La
descripcin minuciosa de los hechos aparecer solo en las resoluciones o acuerdos
que deban ser motivados.

c) Valoracin jurdica (fundamentos de derecho o parte argumentativa). Es la

valoracin de los hechos, de acuerdo con los fundamentos normativos, doctrinales
o jurisprudenciales que les son aplicables.

Los hechos y los fundamentos de derecho constituyen la motivacin, un requisito

con que se garantiza que la decisin adoptada se ajusta a derecho y posibilita el
control jurisdiccional de los actos de la Administracin.

61
d) Competencia. Esta parte identifica las normas que atribuyen la competencia al
rgano administrativo para poder actuar y decidir, y suele acompaar a la mencin
de las normas en la motivacin.

e) Decisin (parte dispositiva). Expresa la declaracin de voluntad concreta que

adopta el rgano sobre las cuestiones planteadas en el procedimiento.

La decisin puede incluir tambin una serie de condiciones cuyo cumplimiento es

esencial para la eficacia de la resolucin. Segn su extensin, podr incluirse en
la misma parte dispositiva o en un apartado especfico convenientemente
destacado.

f) Recursos. Informan al ciudadano de cmo puede impugnar la decisin adoptada

si no est conforme con ella. La informacin expresar con la mayor claridad
posible y con orden la naturaleza del acto (definitivo o no en la va administrativa),
qu tipo de recurso puede interponer, ante qu rgano, en qu plazo y otros
posibles efectos.

4.2. Documentos de transmisin

Son documentos de transmisin todos aquellos que comunican actos, la existencia

de hechos o las circunstancias de un procedimiento a otras personas, rganos o
entidades.

Se pueden clasificar teniendo en cuenta el contenido normativo o no del acto

comunicado. De acuerdo con esto, se pueden dividir en dos subcategoras:

Notificacin
Comunican actos de decisin

Publicacin

Comunican actos no Comunicaciones (oficios, notas interiores,

decisivos cartas, convocatorias, citaciones. anuncios...)

1. Documentos que comunican actos decisivos: notificacin y publicacin

La notificacin y la publicacin son los documentos mediante los que se comunica

al interesado una resolucin o un acuerdo que afecta a sus intereses y derechos.
La notificacin es una condicin para la eficacia (jurdica) del acto que se comunica
y al mismo tiempo garantiza la recepcin de dicho acto y el xito de la
comunicacin.

Es requisito de estos documentos que reproduzcan ntegro el acto que notifican o

sus elementos esenciales. La reproduccin puede consistir en:

62
 Notificacin independiente. La notificacin se ordena en un documento
distinto y separado de la resolucin.

Notificacin-resolucin. El mismo documento contiene la resolucin y la

ordenacin de la notificacin

Notificacin adjunta. La notificacin consiste en un mero oficio que

acompaa a la resolucin.

La publicacin consiste en notificar un acto en los diarios oficiales o en la

prensa de mayor difusin cuando no se ha podido notificar por los medios
ordinarios o se dan las circunstancias previstas en los arts. 59 y 60 de la
LRJ-PAC.

Estructura bsica

Con ligeras diferencias, segn las modalidades de notificacin elegidas, su

particularidad consiste en un encabezamiento de este tipo si la notificacin
transcribe e inserta la resolucin:

Con esta fecha, (la autoridad que corresponda en cada caso) ha dictado el/la
siguiente acuerdo/resolucin:

Le notifico que, con esta fecha, (la autoridad que corresponda) ha dictado la...

Si la notificacin y la resolucin son el mismo documento, suele aadirse al final de

la parte dispositiva la ordenacin de la notificacin:

Mediante este documento, se notifica a... esta resolucin/acuerdo, segn lo exigido

en el art. 58.1 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

Para la publicacin existe un formato particular. Su nica especificidad radica en

que deben indicarse las circunstancias que han imposibilitado la notificacin
ordinaria y los medios en que se realiza la notificacin, con frmulas semejantes a
las siguientes:

Al desconocerse la identidad de los posibles interesados en el procedimiento de,

les notifico el siguiente acuerdo mediante su publicacin en el Boletn Oficial de la
Regin, en el tabln de anuncios del Ayuntamiento dey en el peridico La Opinin:
[texto del acuerdo]

No se ha podido practicar la notificacin a D. por los medios indicados, ya que

resulta desconocida en el lugar que ha indicado como domicilio, y el nmero de
fax facilitado corresponde a una sociedad mercantil sin relacin con la interesada. En
consecuencia, notifico la siguiente resolucin mediante su publicacin en el Boletn
Oficial de la Regin y en el tabln de anuncios del Ayuntamiento de

2. Documentos que comunican actos no decisivos: comunicaciones

Con el nombre comunicaciones se designan los documentos administrativos

destinados a poner en conocimiento de otras personas hechos o circunstancias
de un procedimiento o de la Administracin, y siempre que no contengan actos
de decisin.

63
En esta clase de documentos se incluyen muy diversos tipos: oficios, citaciones,
notas o comunicaciones interiores, convocatorias, cartas, saludas, etc.

Un oficio es el documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es comunicar

una actuacin administrativa prevista legalmente e integrada en un procedimiento.
Su destinatario, siempre externo al emisor, puede ser un ciudadano, una entidad
privada u rganos administrativos de distintas Administraciones.

La nota interior, de caractersticas similares al oficio, es un documento interno,

que se utiliza para la comunicacin entre rganos o unidades dependientes de un
mismo rgano superior o entidad.

Muy similar es la circular o nota informativa, documento mediante el cual una

autoridad superior dirige una orden, instrucciones o informacin general a todos o a
gran parte de sus subordinados. Tiene normalmente un destinatario colectivo, lo
que la diferencia de la nota interior, que suele ser individual. Mientras que le
estructura regular del oficio se ajusta al esquema encabezamiento cuerpo y pie, la
nota interior comparte estructura con el oficio, con leves pero significativas
variaciones.

En el encabezamiento, tras el ttulo y los datos generales de identificacin,

comunes a ambos, la identificacin del emisor y del destinatario se debe realizar
indicando tanto el nombre como los cargos del emisor y del destinatario:

Nota interior

Lugar y fecha (optativo en el encabezamiento) S/ref.:

N/ref.:

De: Juana Mara Ramrez Ortigosa, jefa de la Seccin de

Patrimonio

Dirigido a: Luis de Len Galms, jefe del Servicio Econmico

En el pie contendr la datacin, si no se ha indicado en el encabezamiento; para la

firma, bastar con la rbrica, pues los datos identificativos del emisor ya se han
expresado en el encabezamiento.

La carta es el documento empleado para las comunicaciones de carcter personal,

protocolario o de contenido general, sin relacin directa con la gestin habitual o la
tramitacin de un procedimiento. Consta de

Cabecera. En la parte superior izquierda aparece el remitente, que puede

identificarse personalmente o con el membrete o logotipo institucional
preimpreso; tambin es posible encontrarlo en el centro o a la derecha.

Datacin. Por debajo de la cabecera, en el ngulo superior derecho, se

encuentra la datacin. Tambin puede colocarse inmediatamente antes de la
firma.

64
 Destinatario. La identificacin del destinatario se situar bien junto al margen
izquierdo, bien a la derecha, si se utilizan sobres con ventanilla.

Saludo o encabezamiento. Es, estrictamente hablando, el inicio de la carta.

Se escribe debajo de los datos del destinatario. El saludo debe ajustarse al
tono general de la carta, y para ello se emplearn las frmulas adecuadas
segn la proximidad y la formalidad de la relacin entre los interlocutores.

Cuerpo. Es el lugar destinado al contenido propiamente dicho de la carta.

Su redaccin deber cumplir las mismas indicaciones que las expuestas
en el apartado relativo al contenido de los oficios y las notas interiores.
Normalmente se estructurar en tres partes no obligatorias: introduccin
del motivo de la carta o su presentacin, desarrollo y la conclusin con una
sntesis o la peticin concreta.

El cierre de la carta es la ltima parte y consta de despedida, firma y, en

ocasiones, posdata. La frmula de despedida guardar relacin con el
tono que se ha empleado en el saludo y en el cuerpo: Cordialmente,
Reciba un cordial saludo, Le saluda atentamente...

Por su carcter ms personal, en las cartas es ms importante la persona que el

cargo que ocupa. Por esa razn, el orden de sus elementos es rbrica, nombre y
apellidos, cargo.

El saluda es un tipo de comunicacin protocolaria dentro de la Administracin,

que es utilizado exclusivamente por los altos cargos para comunicaciones breves
(agradecimientos, felicitaciones, invitaciones, saludos...), no regladas ni
pertenecientes al procedimiento administrativo.

El tono y el objeto de este documento son de elevada formalidad, circunstancia que

se refleja en el uso de la tercera persona tanto para el emisor como para el
destinatario. Por su uso restringido y algo anticuado, puede ser reemplazado por
la carta o la invitacin.

Ministerio de Agricultura y Pesca, Alimentacin y Medio Ambiente

Secretara de Estado para la Biodiversidad
El Ilmo. Sr. Secretario de Estado para la Biodiversidad

SALUDA

al profesor ........ y le agradece la colaboracin prestada por la

institucin que preside en las Jornadas sobre Agua y
Medioambiente, organizadas en Murcia, los das 22 y 23 de
noviembre de 2015.

65
 Nombre
y aprovecha la ocasin para testimoniarle de su ms alta consideracin
Datacin

4.3. Documentos de constancia

Son aquellos documentos que contienen una declaracin de conocimiento de un

rgano administrativo, cuya finalidad es la acreditacin de actos, hechos o efectos.

A este grupo pertenecen las actas (de reunin, de inspeccin), la certificacin, la

diligencia.

Actas de reunin

Las actas son relaciones escritas en las que se hace constar un hecho, una
obligacin o una reunin. Dentro de esta categora general, el acta de reunin o
de sesin es un documento por el que se deja constancia del desarrollo de las
reuniones de los rganos colegiados: deliberaciones, acuerdos, etc.

Su estructura tipo incluye las siguientes partes:

o Ttulo e identificacin de la sesin

o Asistentes y ausentes.

o Orden del da y desarrollo de la sesin, con expresin de los puntos

principales de las deliberaciones.

o Acuerdos. En este apartado se transcribirn los acuerdos que se

adopten, sealando asimismo el procedimiento de votacin (secreta, a
mano alzada...) y el resultado de la votacin.

o Frmula final y firma. Suele responder a uno de estos tipos: El

presidente levanta la sesin, de la cual extiendo esta acta como
secretario o Sin ms asuntos que tratar, el presidente levanta la
sesin a las 20:30 horas.... Las personas que firman normalmente
las actas son el secretario y el presidente, que otorga su visto bueno.

La certificacin

Es el documento con que el funcionario responsable da fe de un hecho, del

contenido de un documento o de las circunstancias que constan en archivos,
registros, libros de actas, etc. Consta de las siguientes partes:

o Ttulo descriptivo del objeto de la certificacin y el encabezamiento

donde se identificar el nombre y los apellidos, el cargo y el
organismo al que pertenece quien la emite.

66
 o Cuerpo. El cuerpo del documento consta del verbo CERTIFICO/A
que designa la accin principal del documento y los hechos y las
circunstancias que constituyen el objeto mismo del certificado

o Frmula de certificacin. El documento puede concluir con la

frmula Y para que as conste, expido /extiendo /emito / firmo este
certificado, o bien directamente expresar el solicitante del certificado,
la finalidad, los efectos genricos o especficos o a la validez
temporal del certificado, en su caso, e incluso la persona que da la
conformidad.

o Datacin. Aunque contina siendo prctica comn expresar la

datacin como un elemento ms de la frmula de certificacin, los
manuales modernos recomiendan que la datacin figure en rengln
independiente, situada bien antes o bien despus de la rbrica. Por
cuestiones de tradicin podemos mantener la datacin antes de la
rbrica.

o Firma. Bastar con la rbrica, puesto que la identidad del emisor del
certificado aparece en el encabezamiento. Si ha de aparecer el visto
bueno, se escribir junto a la rbrica, pero en este caso con el cargo y
el nombre completo de quien da su conformidad.

4.4. Documentos de juicio

Son los documentos que contienen una declaracin de juicio de un rgano

administrativo, persona o entidad pblica o privada, sobre las cuestiones de hecho
o jurdicas que sean objeto de un procedimiento administrativo. Los documentos
ms caractersticos son el informe y la propuesta.

El informe

La competencia para dictar resoluciones y acuerdos recae en rganos

administrativos que, en ocasiones, necesitan opiniones autorizadas, de contenido
tcnico o jurdico, sobre un tema concreto.

El informe consiste en una exposicin ordenada y exhaustiva sobre un tema

determinado, un problema o el estado de una cuestin. Se trata de una declaracin
de juicio emitida por una persona distinta de la que debe resolver el procedimiento,
cuyo fin es aportar nuevos datos al expediente o comprobar los ya existentes,
proporcionar valoraciones y opiniones necesarias para la formacin de la
voluntad y la adopcin de la decisin.

Su rasgo ms destacado es el carcter instrumental: el informe es redactado por

tcnicos o funcionarios con competencias determinadas, para que sirva de
antecedente y de asesoramiento al rgano administrativo que ha de tomar una
decisin

La estructura del informe est determinada por la extensin Resumimos la

estructura del informe breve por ser el documento de juicio ms frecuente en la
actividad regular de la Administracin:

67
o Datos identificativos que permiten obtener una visin sinttica de su
contenido, indicaremos en esta parte los siguientes datos: ttulo,
rgano que lo solicita y asunto de que trata.

o Cuerpo. De acuerdo con la extensin de lo que se informa, el cuerpo

del informe presentar, tras una frase introductoria el contenido, separado
por prrafos numerados, si es necesario. Si es ms extenso, se podrn
introducir subapartados que contengan los hechos o antecedentes
(ordenados cronolgicamente y escritos en prrafos separados) y los
fundamentos legales (justificacin y argumentacin que prepara la
conclusin, igualmente separados en prrafos).

o Conclusin o propuesta: segn la clase de informe de que se trate, la

parte final puede incluir una o varias conclusiones (necesariamente en el
caso de las propuestas de resolucin), o carecer de ellas si se trata de un
informe descriptivo.

o Datacin, firma

o Anexos (en aquellos casos que sean necesarios).

68
 ESTRATEGIA 5
FACILITAR LA LECTURA DEL DOCUMENTO

PLANTEAMIENTO Y OBETIVOS

1. APROVECHAR LOS MEDIOS DEL PROCESADOR DE TEXTOS

Se pueden aprovechar los distintos recursos tipogrficos (cuadros, listas, tablas,

distintos tipos de letra [negrita, cursiva,], subrayados, maysculas para destacar
partes del texto

Qu es lo que debe destacarse?

Lo que pueda ayudar al lector a comprender mejor el texto. Pero con mesura: si se
destaca todo, el efecto pierde eficacia.

2. LLEGADO EL CASO, EMPLEAR TABLAS

3. PRESENTAR ENUMERACIONES EN LISTAS
Cuando en un texto se enumeran varios elementos es preferible presentarlos en
listas, precedido cada uno de ellos de una vieta o topo.

o Las listas son ms fciles de comprender.

o Mejoran la memorizacin.

o Reducen el riesgo de malas interpretaciones.

o Permite dividir las oraciones muy largas.

69
 ESTRATEGIA 5
FACILITAR LA LECTURA DEL DOCUMENTO

DESARROLLO DE OBJETIVOS

Los documentos no solo se leen: tambin se ven. Ello obliga a considerar de

manera complementaria la composicin formal de los documentos para que su
lectura sea cmoda y atractiva para el lector.

1. APROVECHAR LOS RECURSOS TIPOGRFICOS

Los programas de proceso y edicin de textos permiten variados recursos

tipogrficos para destacar visualmente la informacin ms importante del
documento o crear efectos visuales para ayudar a la lectura.

Pero esta variedad de recursos no debe conducir al abuso, porque la efectividad de

dichos recursos se pierde.

1.1 Tipografa

Familias de letras

Las familias de letras son el conjunto de caracteres con unos rasgos comunes.
Cada una de ellas proyecta una determinada imagen: tcnica, informal,
ornamental... Es recomendable no mezclar varias familias en un mismo texto.

Estas son algunas de las ms utilizadas:

Arial y Times New Roman, Verdana: las ms frecuentes en los textos

administrativos y empresariales de diverso carcter.

Courier New: tiene el mismo diseo que la letra de las mquinas de escribir, por
lo que da un aspecto algo anticuado al texto.

Comic Sans, Garamond, Book Antiqua, Arial Black: ms apropiados para textos
publicitarios o de mercadotecnia que para documentos.

En cuanto al tamao de letra, es importante tener en cuenta que en el cuerpo

oscila entre 10 y 12 puntos; en los ttulos el tamao ser mayor que el del resto
del documento (14 puntos).

70
Tipos de letra

Los tipos de letra son los recursos tipogrficos o variaciones que una familia de
letra puede experimentar, por su forma, figura, tamao o grosor, en relacin con la
letra redonda normal. Los ms comunes en la composicin de los textos son:

1. Redonda. Es el tipo normal no marcado. Se escribe derecho y circular, y se

utiliza para componer el texto general.

2. Cursiva. Letra inclinada, a imitacin de la escritura manual. Conviene evitar el

uso de la cursiva en todo el texto porque deja menos espacio entre caracteres y
dificulta su legibilidad.

Sus usos principales son:

o Reproducir una cita textual que, por su extensin, vaya destacada en

prrafo independiente.
Este uso es alternativo, pues en las citas extensas pueden emplearse
tambin otros mtodos como las comillas, el aumento del sangrado y la
reduccin del tamao de la letra.

o Escribir las palabras extranjeras o los trminos no recogidos en los

diccionarios de la lengua espaola.

o Resaltar aquellas palabras o frases que tengan una funcin especial

dentro del texto. Ejemplo:
el trmino resolucin se emplea en este caso con el sentido de forma de
terminacin de un procedimiento

o Indicar alguna advertencia en los textos que, adems, debern ir entre

parntesis; ejemplo: contina en la pgina siguiente.

o La denominacin completa de las leyes y normas que se citan, para

destacarlas as del resto del texto.

o Para destacar los ttulos de publicaciones (diarios oficiales, diarios,

obras literarias, cientficas, tcnicas, revistas, etc.).

o Para escribir las letras a), b), c) que encabezan los apartados dentro de
un prrafo.

3. Negrita. Del mismo tamao que la redonda mayscula o minscula, pero con
trazo ms grueso. Sus usos ms comunes son los siguientes:

o Para destacar los ttulos, subttulos y epgrafes, siempre que no

coincida con otros recursos tipogrficos (p. ej. mayscula y negrita,
negrita y cursiva, negrita y subrayado).

o Para destacar palabras o determinados conceptos, cuando se estime

necesario (plazos, palabras claves).

71
 o Para destacar la accin principal del documento.

4. Versalita. Letra mayscula de igual tamao que la minscula, normalmente un

tamao dos puntos menor que el tipo normal que se utiliza para el resto del
escrito. En los documentos administrativos su uso est restringido a los casos en
que se haya de utilizar numeracin romana o bien para algunos casos de antefirma
e identificacin con nombre y apellidos del firmante en documentos de transmisin
como las notificaciones. En el campo bibliogrfico tiene otros usos.

2. LAS LETRAS MAYSCULAS: ORTOGRAFA Y TIPOGRAFA

La letra mayscula es aquella que se escribe con mayor tamao y, por regla general,
con forma distinta de la minscula. Tiene dos funciones principales: la ortogrfica y la
tipogrfica.

2.1. Para escribir palabras o expresiones enteras

Por lo general, se escriben enteramente con maysculas las siglas y algunos

acrnimos: ISBN, ONG, OTI. Se escriben en minscula, en cambio, los acrnimos
que el uso ha convertido en sustantivos comunes y que, por tanto, se han
incorporado al DRAE: lser, radar, uvi. Cuando se trata de nombres propios y tienen
ms de cuatro letras, solo se escriben con la letra inicial en mayscula: Imas,
Unicef, Renfe.

Se utiliza la escritura en maysculas con el fin de destacar determinadas frases o

palabras dentro de un escrito. Los casos ms comunes son:

o En los nmeros romanos, cuando se utilizan como nmeros

ordinales o para distinguir las personas, los siglos, los tomos,
captulos o partes de una publicacin o de las leyes, etc.

o En textos de carcter informativo, las frases que expresan el

contenido fundamental del escrito: EST PROHIBIDO FUMAR
DENTRO DE ESTAS DEPENDENCIAS. Tambin en los carteles de
aviso, para asegurar su visibilidad: SE RUEGA NO FUMAR.

o Las palabras o frases que aparecen en las cubiertas y las portadas

de los libros impresos, as como los ttulos de cada una de sus
divisiones internas (partes, captulos, escenas, etc.).

o En textos jurdicos y administrativos, el verbo que representa el

objetivo fundamental del documento: CERTIFICA, EXPONE,
SOLICITA...

2.2. Maysculas iniciales

Segn la posicin que ocupe una palabra en un escrito, la puntuacin exige el

uso de mayscula inicial en los siguientes casos:

En funcin de la puntuacin:

72
1. La primera palabra de un escrito y la que vaya despus de punto.

2. Despus de los dos puntos, el criterio radica en el grado de dependencia entre

los elementos que este signo separa. De acuerdo con esto, debe comenzarse en
mayscula en los casos siguientes:

o Tras los dos puntos que siguen al verbo fundamental de un documento

jurdico-administrativo: CERTIFICA: Que D. Jos Pertusa ha seguido
el curso de

o Tras los dos puntos que anuncian la reproduccin de una cita o

palabras textuales: Me mir seriamente y me dijo: No sers capaz.

o Tras los dos puntos que siguen a la frmula de encabezamiento o

saludo de una carta: Muy seor mo: Le comunico que...

o Tras los dos puntos que cierran los epgrafes o subttulos de un libro
o documento, o los elementos de una enumeracin en forma de lista,
cuando el texto explicativo que los sigue comienza en la misma lnea:
Son tres las caractersticas que debe reunir la comunicacin eficaz:

Claridad: Se trata de un requisito esencial que consiste en que lo

escrito se entienda sin dificultad.

Precisin: Un requisito exigido por el contexto formal de la

comunicacin administrativa.

o Tras los dos puntos que siguen a trminos de carcter anunciador,

como ejemplo, advertencia, nota, etc., cuando precede a enunciados
con plena independencia sintctica y de sentido, sea cual sea su
extensin: NOTA: Agregar ejemplar diligenciado a notificacin.

En funcin de la condicin o categora:

La funcin principal de la mayscula es distinguir los nombres propios de los

nombres comunes. El nombre comn posee rasgos semnticos caracterizadores
que permiten establecer una clase formada por los seres que presentan dichos
rasgos.

El nombre propio, por su parte, es un sustantivo creado para designar y referirse a

seres nicos, animados o no. Carece de significado lxico y singulariza un
referente concreto: la Casa Blanca, Ester, el Partenn

El nombre propio puede estar representado por una palabra o expresiones

denominativas, formadas por palabras del lxico comn o una combinacin de
lxico comn y nombre propio, referidas a entes nicos (instituciones, organismos,
acontecimientos, obras) con una funcin identificadora y singularizadora, como el
nombre propio genuino: Consejo Jurdico de la Regin de Murcia.

Las expresiones denominativas pluriverbales estn frecuentemente compuestas por

un sustantivo (sustantivo genrico) que designa la clase a la que pertenece el
referente: Ministerio de Interior, Direccin General de Consumo, Concejala de Deportes.

73
Tras l aparece el trmino especfico, que permite identificarlo y singularizarlo:
Ministerio de Interior, Direccin General de Consumo, Concejala de Deportes.

Se escriben con letra inicial mayscula todos los nombres propios y los comunes
que funcionan con el valor de nombres propios, es decir, cuando designan seres o
realidades nicas y su funcin principal es la identificativa. En otras ocasiones, la
mayscula responde a otros factores, como la necesidad de distinguir entre
sentidos diversos de una misma palabra, o a razones expresivas o de respeto.
As, se escribirn con inicial mayscula:

1. Todos los nombres propios de persona, incluidas las designaciones familiares o

afectivas (Conchi, Pepe); nombres propios de animal (Rocinante, Babieca); y
nombres de cosa singularizada (Tizona).

2. Los apellidos, los sobrenombres, apodos y seudnimos: Alfonso X el Sabio.

3. Los nombres propios geogrficos (continentes, pases, ciudades, comarcas,

mares, ros, etc.). No se deben escribir con maysculas los artculos o
preposiciones que van entre ellos, a menos que sean intrnsecos a los nombres,
como ocurre en los topnimos: La Mancha, Los Garres, El Cairo.

Los nombres genricos geogrficos o administrativos como ciudad, ro, mar,

ocano, sierra, barranco, trmino municipal, paraje, provincia, etc., que acompaan
a los nombres propios se escriben con minscula: La ciudad de Murcia, la sierra de
Gredos, el ro Ebro, el trmino municipal de Lorca, la provincia de Segovia.

Excepcionalmente se escriben con inicial mayscula algunos de estos nombres

genricos cuando se emplean solos y, por antonomasia, funcionan como si fueran
propios al designar un lugar nico.

4. Los nombres de vas o espacios urbanos. Al igual que en el caso de los nombres
geogrficos, solo el nombre propio debe ir escrito con mayscula, y no los nombres
genricos que lo acompaan: calle de Trapera, plaza de Espaa, avenida Juan
Carlos I.

5. Los elementos significativos (principalmente sustantivos y adjetivos) que forman

parte del ttulo de documentos oficiales o de carcter legal o jurdico, como
tratados, acuerdos internacionales, cdigos, leyes, rdenes o decretos: cuando se
cita el nombre oficial completo: Ley 29/1998, de 13 de julio, Reguladora de la
Jurisdiccin Contencioso-Administrativa.

No obstante, cuando la descripcin de la ley que constituye el ttulo es demasiado

extensa, el uso de la mayscula se limita al primer elemento: Ley 27/2006, de 18
de julio, por la que se regulan los derechos de acceso a la informacin, de
participacin pblica y de acceso a la justicia en materia de medio ambiente. Si
se citan en el interior de un texto, se escribirn adems en cursiva para delimitar su
extensin.

En caso de utilizar una mencin abreviada del ttulo, deben mantenerse las
maysculas: de acuerdo con la Ley 30/1992. En cambio, en las menciones
genricas o anafricas la mayscula no est justificada, pues no se emplea en

74
realidad el ttulo sino el nombre comn que designa cada tipo de documento: la
citada ley establece los motivos de abstencin y recusacin.

Las constituciones, normas supremas de los Estados, suelen citarse no por el

ttulo completo, sino de forma abreviada, utilizando el sustantivo genrico
constitucin escrito con mayscula inicial, mayscula que no debe afectar a los
especificadores que lo acompaen: la Constitucin argentina, los padres de la
Constitucin.

6. Los tratamientos, apelativos para referirse a personas por cortesa o en funcin

de su cargo, dignidad, jerarqua o titulacin, se escriben con mayscula solo
cuando se abrevian. Por el contrario, si se escriben con todas sus letras, irn en
minscula: Ud., pero usted; Sra., pero seora; Ilma., pero ilustrsima.

7. Las palabras significativas que componen la denominacin completa de

instituciones, entidades, organismos, departamentos o divisiones administrativas,
edificios, monumentos, locales o establecimientos pblicos, partidos polticos, etc.:
el Tribunal Supremo, la Biblioteca Nacional, la Universidad de Murcia, el rea
de Gestin Administrativa, el Teatro Real, la Secretara General... Tambin se
escriben con mayscula las denominaciones alternativas de carcter
antonomstico: Cmara Alta por Senado.

Se aplica la mayscula tambin al trmino con que habitualmente se menciona

de forma abreviada una institucin o entidad sobre el trmino especfico: la
Autnoma. Tambin por economa y evitar la repeticin del nombre completo se
suele emplear uno de los elementos de la denominacin: la Academia (por la
Real Academia Espaola). Esta denominacin es inequvoca y uso es admisible
siempre y cuando haya aparecido anteriormente con su denominacin completa.

Las menciones anafricas que se refieren mediante el nombre comn a las

entidades o instituciones citadas anteriormente en el texto no deben escribirse
con mayscula, aunque coincidan con el genrico incluido en la denominacin
completa: esa rea, esta consejera, el organismo citado

8. Determinados nombres, cuando designan entidades, organismos o instituciones:

la Universidad, el Rectorado, el Estado, la Administracin... Iglesia (institucin) /
iglesia (edificio); Gobierno (institucin) / gobierno (accin de gobernar).

La mayscula afecta tanto al singular como al plural: los Estados europeos. En el

caso de que estas palabras vayan seguidas de un adjetivo especificador, este se
escribir en minscula: Gobierno chileno. Cuando estos sustantivos se emplean
como nombres comunes, se escriben siempre con minscula.

9. Los ttulos, cargos y nombres de dignidad, como rey, papa, duque, presidente,
ministro, rector, etc., normalmente deben escribirse con minscula. No obstante, por
razones de solemnidad y respeto, se acostumbra a escribir con mayscula inicial los
nombres que designan cargos o ttulos de cierta categora en textos jurdicos,
administrativos y protocolarios, as como en el encabezamiento de las cartas
dirigidas a las personas que los ocupan u ostentan. Con todo, se recomienda que en
estos contextos se sometan a la norma general y se escriban tambin con
minscula.

75
10. Habitualmente se escriben con mayscula inicial los sustantivos y adjetivos
de documentos que corresponden al nombre de teoras, planes, informes,
conferencias, etc.: Plan Parcial de Cabezo Cortado, Plan Hidrolgico Nacional, Plan
Nacional para la Evaluacin de las Universidades de Espaa

11. Los sustantivos y adjetivos que forman parte de publicaciones peridicas o de la

colecciones. Estos nombres se escriben adems en cursiva: Boletn Oficial del
Estado, Boletn Oficial de la Regin, Boletn Oficial de la Provincia de Albacete.

2.3. Mayscula de relevancia

Hay unos usos de las maysculas, no incluidos en sus funciones comunes, que
responden al deseo de poner de manifiesto la especial relevancia que quien escribe
otorga al referente.

La razn de esta inclinacin por la mayscula como rasgo distintivo puede

responder al valor monumental y solemne de sus orgenes. De este modo, la
mayscula revela la consideracin o respeto que socialmente se otorga al referente
de ciertos trminos, como tratamientos o ttulos y cargos de especial dignidad o
situados en los niveles ms altos de la escala jerrquica.

Existe tambin una vertiente subjetiva en el uso de este tipo de maysculas que se
aplica a los trminos que el que escribe considera dignos de veneracin por
razones religiosas o ideolgicas.

Por ltimo, hay una mayscula enftica con la que se quieren destacar
determinados conceptos considerados importantes en contextos especializados.

Se recomienda evitar o restringir al mximo este empleo expresivo de la mayscula

pues no est justificada lingsticamente y presenta, adems, el inconveniente de su
carcter extremadamente subjetivo que redunda en una falta de acuerdo entre los
hablantes y perjudica a la homogeneidad de las reglas ortogrficas.

2.4. Casos en que no debe usarse la mayscula inicial

Se escriben con minscula inicial (salvo que la mayscula venga exigida por la
puntuacin):

1. Los nombres de los das de la semana, de los meses y las estaciones del ao,
excepto cuando formen parte de fechas histricas: Viernes Santo, Dos de Mayo,
etc.

2. Los tratamientos como usted, seor, don, san/to, salvo que se escriban en
abreviatura, caso en que se escriben con mayscula: Ud., Sr., D.

3. Los ttulos, cargos y nombre de dignidad, como rey, papa, duque, presidente,
ministro, rector, etc., se escriben con minscula cuando aparecen acompaados del
nombre propio de la persona o del lugar al que corresponden: (el rey Felipe IV, el
papa Juan Pablo II, el presidente de Nicaragua, el ministro de Trabajo), o cuando
estn usados en sentido genrico.

76
4. Cuando un nombre comn se utiliza anafricamente para referirse a un nombre
propio citado anteriormente, no debe escribirse en maysculas:

...la Confederacin Hidrogrfica del Segura. Este organismo realiza

segn lo dispuesto en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento

Administrativo Comn de las Administraciones Pblicas. Esta ley establece que

Recuerda: nuestro idioma debe tender a la minusculizacin y reservar las

maysculas a aquellos casos ortogrficamente justificados y admitidos. Procura
no abusar de ellas cuando redactes documentos.

3. COMPOSICIN GRFICA DE LOS PRRAFOS

Desde el punto de vista grfico, los prrafos difieren segn el tipo de sangra que
lleven. La sangra es el espacio en blanco con que una lnea empieza ms
adentro que las del resto de la pgina. Hay tres clases principales:

1. Prrafo ordinario: lleva la sangra solo en la primera lnea.

2. Prrafo francs: lleva sangra en todas las lneas excepto en la primera.

3. Prrafo moderno o alemn: no lleva sangra.

La lnea final de un prrafo, si es muy corta, no debe ocupar menos espacio que el
establecido para la sangra. En general, debe evitarse una lnea final con
menos de cuatro caracteres.

La separacin entre los prrafos de un texto vara segn el tipo de prrafo que se
utiliza. Si el tipo es el ordinario (lleva sangra en la primera lnea del prrafo), no
es necesario intercalar un espacio en blanco. Esta es la forma empleada en las
obras impresas.

No obstante, tanto en los textos de pocas pginas como en los documentos

administrativos, puede ser recomendable separar los prrafos con una lnea en
blanco para mejorar su legibilidad.

En prrafos de dos o ms lneas, debe evitarse que quede sola al final de una
pgina la primera lnea del prrafo (lnea viuda) o sola al inicio de la pgina
siguiente la ltima lnea del prrafo (lnea hurfana). Este control lo realiza de forma
automtica el ordenador, si se selecciona previamente esta opcin. Es conveniente,
por tanto, que vayan juntas, al menos, dos lneas de cada prrafo en la misma
pgina, al final o al inicio, segn sea el caso.

4. APARTADOS
Apartados y subapartados sirven para estructurar las partes de un texto y deben
estar correctamente marcados y jerarquizados. Los apartados se distinguen del
cuerpo del texto:

o por el sangrado;
o por el tipo de cuerpo o letra;
77
y pueden organizarse de varias formas:

o con nmeros correlativos: 1.; 1., 1);

o con letras: a); b)...;

o con otros smbolos: rayas, vietas o topos, etc.

Por lo general, tanto si se usan nmeros, letras o vietas, debe dejarse un

espacio entre ellos y la primera letra del apartado.

o Documentos de decisin

o Documentos de decisin

o Documentos de decisin

Segn la relacin de dependencia que tengan los apartados con el prrafo

al que pertenecen, se deben puntuar de distinta forma:

o Si empiezan por mayscula, porque se trate de oraciones

completas, los apartados suelen terminar en punto, salvo que
se trate de ttulos.

o En caso de palabras que no forman una oracin, empezarn por

minscula y terminarn con punto y coma, menos el ltimo, que
terminar con punto.

o En las relaciones sencillas dispuestas en columnas no se

pone punto ni ningn otro signo.

o Si los apartados van dentro de un mismo prrafo, se separan

con punto y coma, excepto el ltimo que se separa con coma y
la conjuncin y.

5. FORMATO DE LA PGINA
Aunque suele estar preestablecido por el uso, el formato debe adecuarse a los
contenidos y al tono del documento. Hay que tener en cuenta que los espacios en
blanco son tan importantes como en texto en s porque, segn los dispongamos, el
texto ser ms esttico y su legibilidad ser ms alta.

Los mrgenes son el espacio en blanco que queda entre los bordes de una
pgina y la parte escrita o impresa. Han de ser lo suficientemente amplios para
dar un aspecto desahogado y limpio al documento.

Por influjo de los libros, el margen izquierdo suele ser mayor que el derecho. As, el
izquierdo oscila entre 3 y 4 cm, mientras que el derecho oscila entre 2,5 y 3 cm.
El margen superior es algo menor que el inferior.

78
 DESPUS DE LA REDACCIN

1. RELEER EL TEXTO
Despus de dejarlo reposar, aparecen ms claras las cosas que corregir o que
redactar de nuevo.

2. ELIMINAR LAS PALABRAS INTILES

Es necesario suprimir todo aquello que no aporte nada al significado: adjetivos o

adverbios expletivos subjetivos, muletillas

79
 EL CORREO ELECTRNICO

El correo electrnico es un medio de comunicacin extendido en las

comunicaciones formales como sustituto de las notas interiores y otros documentos
de transmisin.

Merece la pena dedicarle atencin para manejarlo convenientemente.

1. DESCRIPCIN Y CARACTERSTICAS

Es una herramienta electrnica que permite enviar y recibir cualquier tipo de

informacin por Internet. Una de sus ventajas es que junto al texto escrito como
mensaje, se pueden acompaar documentos, imgenes, archivos sonoros...

Este medio ha adquirido gran importancia en las relaciones personales y

profesionales, desbancando a otros medios hasta ahora habituales como el fax, el
correo postal o el telfono.

Sus caractersticas son tambin sus ventajas:

Rapidez y velocidad: el correo puede llegar en cuestin de segundos a cualquier

parte del mundo.

Coste: una vez extendida la banda ancha, su coste es mnimo en comparacin con
las llamadas convencionales de telfono o el correo normal.

Adaptabilidad: permite adjuntar archivos de texto de imagen o de otro tipo. Tambin

se puede enviar un mensaje a una persona en concreto o a un grupo de personas
(mediante las listas de distribucin) y reenviar un mensaje.

2. CRITERIOS PARA EL USO DEL CORREO ELECTRNICO

Es preferible un correo electrnico a otra forma de comunicacin (llamada o

escrito)?

La eleccin de un medio u otro de comunicacin depende, en la actividad

profesional, del grado de formalidad de la informacin que queremos enviar, de la
materia, de la conveniencia de su constancia por escrito o de la posibilidad de
interactuar con el destinatario. La ponderacin de estas circunstancias determinar
que nos inclinemos por facilitar la informacin en un documento escrito de tipo
convencional, que formulemos una llamada telefnica para intercambiar opiniones o
que recurramos al correo electrnico.

Hasta que no se generalice la implantacin de los sistemas electrnicos de

autenticacin de firma, el correo electrnico queda limitado a las comunicaciones

80
de carcter interno que transmiten o solicitan informacin de tipo general,
convocatorias, anuncios, etc.

En el caso de las relaciones con los ciudadanos, se puede usar para facilitar
informacin general o responder consultas.

3. ELEMENTOS DEL CORREO ELECTRNICO

Como cualquier documento, el correo electrnico debe contener una serie de
elementos esenciales.

1. Remitente o destinatario. En la bandeja de entrada del destinatario y en la

parte superior del correo electrnico aparece tanto la identidad de la persona que
enva el correo como la de su destinatario. Esta operacin se realiza de forma
automtica. Para evitar la frialdad derivada de ese automatismo, se recomiendan
algunas frmulas de salutacin que estudiaremos en el apartado siguiente.

2. Asunto. Avanza de forma sintetizada el contenido del texto. Se debe rellenar esta
casilla con la mayor claridad posible, por respeto al destinatario.

3. Texto. Es el contenido especfico que se transmite. Sus caractersticas se

estudian en el apartado siguiente.

4. Copias. Corresponde al emisor decidir si conviene remitir copias del correo a una
o a varias personas.

5. Opcin de respuesta. En los correos que responden a otro anterior, es

aconsejable acompaar el texto del correo al que se contesta, para que el
destinatario comprenda mejor la respuesta.

4. REGLAS DE ESTILO
El correo electrnico, al igual que otras herramientas de comunicacin electrnica,
est a medio camino entre lo verbal y lo escrito. Por esa razn, el tono general
de los correos electrnicos debe corresponder a ese trmino medio: ni tan coloquial
como una conversacin ni tan formal como un documento escrito.

A continuacin se sealan otros aspectos recomendables:

1. Distribucin ordenada de la informacin. Como hemos sealado para las pginas

web, la lectura de los textos en la pantalla es ms costosa que en el papel.
Por eso se facilita la lectura, si se distribuye el espacio con prrafos, espacios en
blanco, dando prioridad a la visualizacin.

2. Claridad y concisin. El contenido del texto debe ser lo ms claro posible.

Mejor ser conciso y escueto que superfluo. Si es necesario transmitir mucha
informacin, es preferible adjuntar un archivo al texto del correo. Pero cuidado

81
con los archivos adjuntos que, por su tamao (imgenes, presentaciones,
sonidos...), pueden ralentizar la transmisin e incluso bloquear la bandeja de
entrada del destinatario.

3. Tono. El tono del escrito debe acomodarse al grado de confianza con el

destinatario. En una comunicacin profesional, hay que evitar la frialdad de los
documentos que suele redactar la Administracin.

a) Un modo de personalizar el correo es comenzar por un saludo (hola o buenos

das), con mencin expresa del nombre o apellidos de destinatario, segn la
familiaridad en la relacin. Evita en lo posible la falsa construccin no sexista Hola a
tod@s.

b) Al acabar el correo la despedida consistir tambin en una sencilla salutacin (Un

saludo), acompaada del nombre del remitente.

c) Pero al mismo tiempo, es necesario evitar la excesiva cordialidad si no hay

confianza entre los interlocutores. Si los emoticonos u otras expresiones coloquiales
creadas ex profeso son admisibles en los correos entre amigos, son, sin embargo,
desaconsejables en otros contextos.

4. Tipo de texto. Depende de lo que se quiere comunicar. Si enviamos un correo

como una carta, una nota interior, una circular, un oficio, adaptaremos el formato al
de las caractersticas convencionales de cada uno de esos tipos de documentos.

5. Homogeneidad tipogrfica. En una comunicacin profesional no se debe

juguetear con la grafa. En cualquier caso, es recomendable que sea homognea
(mantener el mismo tipo, el tamao y el color de letra).

6. Correccin lingstica. Un correo electrnico debe respetar tambin las normas

ortogrficas y gramaticales de la lengua. Que sea un medio algo ms informal no
significa que exista libertad para escribir de cualquier manera. Una redaccin
descuidada, con faltas y errores, transmitir una mala imagen del remitente y de la
organizacin a la que representa.

7. Usos ortogrficos especiales y convencionales. Cuidado con las maysculas. Una

palabra escrita por completo en maysculas equivale a gritar.

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