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UNIDAD IV.

GENERALIDADES PARA LA IMPLANTACION DE UN SISTEMA


DE COSTOS INDUSTRIALES.

Los sistemas de costos son un conjunto de mtodos, normas y procedimientos,


que rigen la planificacin, determinacin y anlisis del costo, as como el proceso
de registro de los gastos de una o varias actividades productivas en una empresa,
de forma interrelacionada con los subsistemas que garantizan el control de la
produccin y/o servicios y de los recursos materiales, laborables y financieros.

Dentro de los objetivos de un sistema de costos se encuentran:


Fijar pautas a las que se someten los procedimientos de asignacin de
costos.
Determinar los criterios a aplicar en la distribucin y prorrateo de los gastos.
Establecer la oportunidad o fecha en que deben ser calculados los costos,
las modalidades de clculo, las bases que se pueden utilizar, como tienen
que ser tratados ciertos costos, forma de determinar los costos totales y
unitarios, as como la metodologa para la presupuestacin de costos y
determinacin de estndares.

Con el fin de calcular el costo de las unidades producidas o el servicio prestado,


es necesario definir un sistema para aplicarlos a la actividad. En general se
pueden aplicar dos sistemas de Contabilidad de Costo segn la concentracin de
los mismos:
Sistema de Costo por Proceso.
Sistema de Costo por rdenes de Trabajo.

Sistema de Costo por Proceso:


Se aplica en las empresas o en las industrias de elaboracin continua o en masa,
donde se producen unidades iguales sometidas a los mismos procesos de
produccin. El mismo constituye un costo promedio, donde a cada unidad fsica de
produccin se le asigna una parte alcuota del todo que representa el costo de
produccin. Se utiliza cuando los productos se hacen mediante tcnicas de
produccin en gran volumen (procesamiento continuo). El costeo por procesos es
adecuado cuando se producen artculos homogneos en gran volumen as como
en las refineras de petrleo, en una fbrica de azcar o en una fbrica de acero.
Bajo un sistema de costo por proceso, los tres elementos bsicos del costo de un
producto (materiales directo, mano de obra directa y costos indirectos de
fabricacin) se acumulan de acuerdo con los departamentos o centros de costos.

Sistema de Costo por rdenes de Trabajo:


Es el conjunto de principios y procedimientos para el registro de los gastos
identificados con rdenes de produccin especficas, lo que permite hallar un
costo unitario para cada orden y determinar los diferentes niveles del costo en
relacin con la produccin total, en las empresas donde la produccin se hace por
pedidos.
Un sistema de acumulacin de Costos por rdenes de Trabajo es ms adecuado
donde un solo producto o un grupo de productos se hacen de acuerdo con las
especificaciones de los clientes, es decir, que cada trabajo es hecho a la
medida. El objetivo principal del Sistema de Costo por rdenes es responder a
las mismas segn la solicitud de los clientes sobre la base de las especificaciones
previamente establecidas.
En este sistema la incorporacin de los gastos a la orden se realiza teniendo en
cuenta la Hoja de Costo, documento principal en el sistema y que se emitir una
por cada orden de trabajo que se ha enviado a los talleres productivos. Esta hoja
de costos comienza desde que se ejecuta el trabajo, y constituye el libro auxiliar
de la cuenta Produccin en Proceso y es diligenciada detalladamente y archivada
al terminar las rdenes de trabajo.
Premisas para la implantacin de un sistema de costos
Para que las empresas logren implantar un Sistema de Costos, deben crear
determinadas condiciones mnimas, para que los resultados sean slidos y
permanentes, dado que la contabilidad de costos tiene como finalidad el costo por
producto, mediante un control adecuado de los elementos del costo y esto se
logra adems de una contabilidad analtica con la creacin de una base
organizativa que garantice su implantacin, como sera:

Asignar la tarea para la adecuacin e implantacin del Sistema de Costos a


una persona que sirva como instrumento de direccin.
Asignar la tarea al personal que se dedicar al control, registro y anlisis de
los gastos con los planificados, costos estimados etc. para determinar su
eficiencia y aplicar sus resultados oportunos y adecuadamente.
Instrumentar perodos de anlisis que hagan obligatorio su realizacin para
la evaluacin de la gestin econmica administrativa a varios niveles.
Estimular los resultados, los cumplimientos en la etapa de implantacin y su
posterior seguimiento de explotacin y utilidad.

Deben registrarse los gastos uniformemente y en el momento en que ocurren para


que sean confiables y efectivos cuando se comparen con los costos normados.
Para la eficaz implantacin de este sistema hay que empezar por la base, en la
unidad de produccin para consolidar un buen flujo informativo, para que sean
confiables y exactos los datos que se controlan, para el registro y posterior anlisis
de los resultados reales y estimados.

En resumen, se considera necesario tener en cuenta los aspectos que se detallan


a continuacin para una adecuada implantacin de un Sistema de Costos.
Determinar las reas de responsabilidad.
Determinar el personal directo e indirecto a la produccin.
Reporte de labor diaria.
Control del consumo de materiales por rdenes de trabajo.
Devoluciones de materiales al almacn.
Reporte de produccin terminada.
Implantacin de la orden de trabajo.
Traspaso de las rdenes de trabajo entre reas.
Control de los desperdicios para la venta.
4.1. ORGANIZACIN Y REORGANIZACION DEL SISTEMA

Desarrollar un plan de organizacin de las distintas reas para la elaboracin e


implantacin de las bases normativas de consumo para los recursos que as lo
requieran.
Cuando una fbrica empieza a desarrollar sus funciones, es necesario antes de la
implantacin de un sistema de costos, hacer un relacin de las fabricas cuyo giro
sea semejante para tener una base que sirva de referencia, y as procurar
informacin suficiente acerca del funcionamiento de las mismas.
Partiendo de esos informes se proceder a organizar la contabilidad de costos,
con los datos ms apegados a la realidad.
Si por el contrario, la empresa se encuentra en plena marcha, pero ha trabajado
con un sistema de costos globales y decide modificarlo, entonces se tendr que
reorganizar la contabilidad de costos existente.
En esta situacin el organizador tendr que hacer un estudio del sistema contable
actual y de los procedimientos que se seguirn para su aplicacin; as como
algunas entrevistas con el personal existente, a efecto de contar con la
cooperacin necesaria, comunicacin y conocimiento de las personas
relacionadas con el sistema, para tener un gran paso ganado, asegurndose de
esta manera la consecucin y xito de su implantacin.

4.2. PLANEANCION
4.2.1. ANTEPROYECTOS

Efectuados los resultados generales de la industria, y reunidos los datos


suficientes, resultantes de la investigacin, se determinarn las irregularidades y
fallas habidas, proponindose a los dirigentes interesados en el trabajo; una vez
definidos los puntos a desarrollar, se proceder a la organizacin o reorganizacin
segn el caso.
Tambin se sugerir el sistema a implantarse, el cual ser formulado por escrito y
con carcter de anteproyecto, debiendo ser claro y breve.
Finalmente se proceder a hacer eliminaciones o modificaciones, o unas y otras, a
sugerencia de los funcionarios.
4.2.2. PROYECTOS

De acuerdo con las decisiones finales acordadas, se proceder a efectuar una


sistematizacin de las mismas y a establecer el orden que se ha de seguir,
tomando en consideracin que el sistema de costos tendr que constituir una
parte integrante del sistema de contabilidad, por lo que en este aspecto se
requiere que exista una coordinacin absoluta entre las contabilidades general y
de costos.
Se elaborar un proyecto del paso que se seguirn en el diseo del nuevo
sistema, as como de las formas de papelera que se habrn de utilizar, a efecto
de obtener los informes y el control necesarios.
4.2.3. FORMAS

Un aspecto importante en la implantacin de un sistema de costos, es el disear


de manera correcta y adecuada las formas y dems papelera que hay que utilizar,
teniendo que poner especial cuidado para evitar el diseo de documentacin
innecesaria, pues esto elevara los costos y podra dar lugar a la obtencin de
datos extemporneos y no adecuados.
Entre los requisitos que deben llenar dichas formas para su mximo rendimiento,
estn: que no contengan ms datos de los debidos, que sean de determinado
color de papel (de acuerdo con su manejo); de tamao especial para que su
archivo no sea complicado, que se indique su objeto para dar informacin
oportuna, y tambin el personal que las utilizar.

4.2.4. CATALOGO DE CUENTAS

Plan de cuentas o catlogo de cuentas es un listado que contiene todas las


cuentas que son necesarias para registrar los hechos contabilizables. Es decir, es
el ordenamiento sistemtico de la totalidad de las cuentas que integran el sistema
contable; como es un elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado
inmediatamente despus de haber determinado la estructura del sistema contable
y el medio de procesamiento de la informacin. Es un medio auxiliar del sistema
de informacin contable del ente que indica las cuentas que sern utilizadas en el
proceso de registracin de las variaciones patrimoniales que producen los hechos
econmicos del ente y en la exposicin, a los fines de mostrar la composicin y
magnitud del patrimonio del ente.
El plan de cuentas sirve:
Como estructura bsica en la organizacin y diseo del sistema contable.
Como medio para obtener informacin.
Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares.
Facilita la confeccin de los estados contables.

Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son:

Integridad: debe ser completo contener todas las cuentas necesarias de acuerdo
a las necesidades de informacin de la empresa. Es decir, que contenga todas las
cuentas necesarias para reflejar todos los posibles hechos econmicos a
producirse, ya sean stos de naturaleza patrimonial (de Activo, Pasivo y sus
regularizadoras de valuacin y de Patrimonio Neto), de Resultados
(Positivos y Negativos), de Orden (Activas y Pasivas)
Flexibilidad: bsicamente, debe contemplar la posible incorporacin de cuentas
en todo momento, en funcin de las necesidades que se sucedan desde su
confeccin (inicio de la vida del ente). Es importante, que peridicamente se revise
la vigencia de las cuentas, procediendo a la cancelacin de aquellas que hayan
dejado de ser utilizables en la registracin.
Sistematicidad: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que les d
una estructura organizada.
Homogeneidad: debe contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las
necesidades de informacin de la empresa, siguiendo el criterio bsico que les d
una estructura organizada.
Claridad: su terminologa debe ser comprensible para cualquier persona
interesada en el funcionamiento del sistema de informacin contable del ente.
Pasos a seguir en la confeccin
El primer paso consiste en determinar el primer grado o nivel de anlisis, que
siguiendo la clasificacin de cuentas segn su naturaleza, implica asignar un
nmero a las cuentas recompuestas (elementos) o de menor grado de anlisis:

1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIM. NETO
4 RESULTADOS
5 CTAS. DE ORDEN

El segundo paso consiste en determinar el segundo grado o nivel de anlisis,


asignando el segundo dgito a las llamadas cuentas compuestas, en funcin a un
criterio legal:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE

2 PASIVO
2.1 PASIVO CORRIENTE
2.2 PASIVO NO CORRIENTE

El tercer paso consiste en determinar el tercer grado o nivel de anlisis, asignando


el tercer dgito a las cuentas colectivas o sintticas, que son aquellas
representativas de los rubros:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.2 INVERSIONES CORRIENTES
1.1.3 CREDITOS
El cuarto paso consiste en determinar el cuarto grado o nivel de anlisis,
asignando el cuarto dgito a las cuentas simples analticas de primer grado de
anlisis, que son aquellas integrantes de cada rubro, las cuales podran ser
utilizadas para registrar anotaciones en el libro diario general. A partir de este
grado de anlisis se formaliza la apertura analtica que se desee en funcin de los
requerimientos de informacin de cada ente en particular:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA
1.1.1.2 BANCOS EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.3 BANCOS EN MONEDA EXTRANJERA

Los pasos siguientes determinarn el quinto o ms grado o nivel de anlisis,


asignando el quinto o ms dgitos a las cuentas simples o analticas de segundo o
ms grado de anlisis. En nuestro modelo de plan de cuentas, existen cuentas
analticas de distintos grados de anlisis que cumplen con la funcin de anotar o
registrar los cambios que se sucedan en los elementos del patrimonio del ente. A
los efectos de contemplar una mayor flexibilidad en la confeccin del plan de
cuentas, se ha optado por anteponer un cero al ltimo grado de anlisis
considerado:
1 ACTIVO
1.1 ACTIVOCORRIENTE
1.1.1 CAJA Y BANCOS
1.1.1.1 CAJA
1.1.1.1.01 CAJA.EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.02 CAJA.EN MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.03 FONDO FIJO
Es indispensable que se haga una planificacin de cuentas, para facilitar la
informacin contable y administrativa, as como para la elaboracin de estudios
financieros.
El catlogo de cuentas, dentro el sistema de costos, tiene peculiar importancia,
pues incluye un grupo de cuentas relativas a la produccin que a su vez tienen
subcuentas, siendo necesaria una codificacin especial de acuerdo con los
estudios realizados previamente con los movimientos y necesidades de la
empresa.

BIBLIOGRAFIA
Artculo de Cr. Claudio Milanetti; Publicado por Mundo Costos
Etiquetas: Clasificacin de costos, Implementacin de sistema de costos, plan de
cuentas, Sistemas de costos.
http://mundocostos.blogspot.mx/2013/03/principios-basicos-para-la.html

http://cursoadministracion1.blogspot.mx/2008/08/aspectos-en-la-implantacin-de-
un.html