AUDITORIA OPERATIVA

Definicin
Examen crtico, sistemtico y objetivo de la
administracin de una entidad, para determinar la
eficacia con que logra los objetivos pre-
establecidos y la eficiencia y economa con que se
utiliza y obtiene los recursos, con el objeto de
sugerir las recomendaciones que mejoraran la
gestin en el futuro.
 Objetivos de la Auditoria Operativa

El objetivo es el examen de la gestin de la

empresa con el propsito de evaluar la eficacia de
los resultados, con respecto a las metas previstas.
Una Auditoria de este tipo requiere la existencia
previa de un plan de actividades y presupuesto
concreto de los resultados esperados.
IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA OPERATIVA
Mediante la Auditoria Operativa se pueden
conocer los problemas que dificultan el
desarrollo operativo y obstaculiza el
crecimiento de la empresa. Es importante
para esta disciplina valorar la importancia
de los problemas, encontrar sus causas y
proponer soluciones adecuadas e
implantarlas. El anlisis y evaluacin de
factores tanto internos como externos debe
hacerse de manera sistemtica e integral,
abarcando la totalidad de la empresa.
 CLASIFICACION DE AUDITORIA
1. POR SUS OBJETIVOS Y ALCANCE 2. POR SU APLICACIN

A. FINANCIERA
a) A. INTERNA
A. OPERATIVA
A. GUBERNAMENTAL
A. ADMINISTRATIVA b) A. EXTERNA
A. TRIBUTARIA
A. SIST. COMPUTARIZADOS
PROCESO DE LA AUDITORIA OPERATIVA

- CONTROLES PARA OPERAR

AREAS DE OPERACIN CON EFICIENCIA
EXAMEN DE EMPRESA O INSTITUCION
- MEJORAR PRODUCTIVIDAD

DETECTA CUANTIFICA DETERMINA

POSIBLES EMITE
PROBLEMAS EFECTOS CONSECUENCIAS DIAGNOSTICO

INTRODUCCION
INFORME OBSERVACIONES
DESCRIBE ACTIV. OPERAC
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
TIPOS DE AUDITORIA OPERATIVA

FUNCIONAL ORGANIZACIONAL COMETIDOS

ESPECIALES
Se ocupa del Est basado en la administracin de un
departamento u otra unidad de mando. Surgen a
seguimiento de Examina adems de las funciones o solicitud de la
una o varias actividades dentro de una organizacin, la administracin
actividades administracin de la misma, considera su y existe gran
desde su sistema, su personal, sus mtodos de variedad de
principio hasta su informacin, sus mtodos de evaluacin de las mismas
personal, sus presupuestos y el lugar que auditoras
conclusin.
ocupa en el plan general de la empresa.
Puede tambin realizar una descripcin
minuciosa de la estructura de la empresa,
estudiar su forma desde numerosos ngulos
CRITERIOS PARA APLICAR LOS
TIPOS DE AUDITORIA OPERATIVA
 Tipos de auditora
Auditora contable, la realizada por un
profesional, experto en contabilidad, sobre
los estados contables de una entidad.

Auditora energtica, una inspeccin,

estudio y anlisis de los flujos de energa en
un edificio, proceso o sistema con el objetivo
de comprender la energa dinmica del
sistema bajo estudio.
Auditora jurdica, la efectuada por un
profesional del derecho, con capacidad y
experiencia en derecho civil o militar que
realiza la revisin, examen y evaluacin de
los los resultados de una gestin especfica o
general de una institucin o cuerpo, con el
propsito de informar o dictaminar acerca de
ellas, realizando las observaciones y
recomendaciones pertinentes para mejorar
su eficacia y eficiencia en su desempeo.
Auditora informtica, proceso de
recoger, agrupar y evaluar evidencias para
determinar si un sistema de informacin
salvaguarda el activo empresarial, mantiene
la integridad de los datos, lleva a cabo
eficazmente los fines de la organizacin y
utiliza eficientemente los recursos.
Auditora medioambiental, cuantificacin
de los logros y la posicin medioambiental de
una organizacin.
Auditora social, proceso que una empresa u
organizacin realiza con nimo de presentar
balance de su accin social y su comportamiento
tico.
Auditora de seguridad de sistemas de
informacin, anlisis y gestin de sistemas
para identificar y posteriormente corregir las
diversas vulnerabilidades que pudieran
presentarse en una revisin exhaustiva de las
estaciones de trabajo, redes de
comunicaciones o servidores.
.
Auditora forense, cuando se revisan datos y documentos histricos
de empresas y se comparan con el fin de detectar principalmente
fraudes, robos, trucos fiscales, trucos contables o cualquier otra
situacin anmala en la que se investiga a los involucrados
intelectuales y materiales del hecho; regularmente se hacen
estimaciones en dinero de las cifras malversadas.

La Auditora y sus actividades dentro del campo de accion

Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de

empresas:

Es la verificacin de s todo ocurre en una empresa conforme al

programa adoptado, a las rdenes dadas y a los principios admitidos

Es el anlisis permanente de las desviaciones entre objetivos y

realizaciones y la adopcin de las medidas correctoras que permitan
el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptacin necesaria.
Las formas de control mas utilizadas pueden ser:

Intervencin

Inspeccin

Control interno

Auditora externa: Es el examen de los estados financieros

realizado de acuerdo con ciertas normas por un profesional
calificado e independiente con el fin de expresar su opinin
sobre ellos

Auditora interna: Es la funcin de evaluacin

independiente establecida dentro de una organizacin para
la revisin de sus actividades como un servicio a la
direccin. Funciona midiendo y evaluando la confiabilidad y
eficacia del sistema integral de control interno con miras a
lograr su mejoramiento.
Ante esta gran diversidad de formas de control, en la actualidad se
consideran como las formas mas sustantivas de control, las
siguientes:

Control de gestin: Funcin de sntesis realizada en el ms alto nivel

de la estructura.

Auditora interna: Labor de anlisis que completa en extensin y

profundidad la labor del control de gestin.

Auditora externa : Labor de comprobacin posterior, realizada por

una persona u organismo externo a la empresa
Mtodos de evaluacin y usos grficos y flujo gramas

1. Definiciones

Un proceso de gestin (o proceso de negocio) consiste en una serie de

actividades, operaciones o funciones (manuales, semiautomticas o
automatizadas) realizadas por una entidad, que sirven para llevar a
cabo su misin y desarrollar su actividad (la elaboracin de productos o
el suministro de servicios) o para el tratamiento de la informacin.

Los procesos tienen un punto de inicio y otro de finalizacin claros y

generalmente intervienen varios departamentos de la entidad. Pueden
clasificarse en tres grupos:
Procesos relacionados con la actividad principal de la entidad: gestin
de subvenciones, gestin de historias mdicas, matriculacin
universitaria, compras, ventas, etc.
Procesos financieros: cobros, pagos, nminas, etc.
Procesos de apoyo: que agrupan todas las funciones de apoyo a la
puesta en marcha y a la explotacin de los procesos operativos: gestin
de recursos humanos, mantenimiento de inventario de inmovilizado,
contabilidad, etc.
Un subproceso o funcin es un subconjunto de actividades o tareas,
realizadas por un empleado o funcionario para llevar a cabo sus
responsabilidades, que producen un resultado inputs.
Por procesos de gestin significativos, a los efectos de la auditora, se
entiende los principales procesos que tienen una influencia directa
sobre el flujo de tratamiento contable y la formacin o valoracin de
componentes significativos de las cuentas anuales.
Una aplicacin de gestin (o aplicacin de negocio) es una
combinacin de hardware y software usada para procesar informacin
de la actividad de la entidad. Puede dar soporte a uno o varios
procesos de gestin.

Una aplicacin significativa a los efectos de la auditora financiera es

aquella que procesa transacciones agregadas superiores al nivel de
importancia relativa fijado en la memoria de planificacin o que
respalda un saldo contable significativo de las cuentas anuales
auditadas. El auditor tambin puede calificar aplicaciones contables
como significativas basndose en consideraciones cualitativas. Por
ejemplo, sistemas que respaldan la planificacin financiera, los
informes de gestin y actividades presupuestarias; sistemas que
gestionan y proporcionan datos e informacin de costes; y sistemas
que gestionan aspectos relacionados con el cumplimiento de la
legalidad (contratacin, subvenciones, etc.).
Un sistema de informacin financiera generalmente comprende varias
aplicaciones. El sistema de informacin financiera de la entidad puede
ser visto como una serie de agrupamientos lgicos de transacciones y
actividades relacionadas y de aplicaciones informticas. Cada partida
presupuestaria o cuenta significativa puede estar afectada o influida
por inputs de una o varias aplicaciones (origen de cargos y abonos).

Una interfaz es una conexin entre dos dispositivos, aplicaciones o

redes, mediante la que se intercambia informacin. Incluso los entornos
ERP muy integrados, a menudo requieren complicadas interfaces para
intercambiar informacin con otras aplicaciones distribuidas.

Un mapa de procesos o flujograma es una descripcin grfica de las

actividades, funciones y procesos de gestin llevados a cabo por la
entidad auditada. La descripcin incluir la presencia de los sistemas
informticos utilizados por la entidad para desarrollar su actividad.
2. Propsito de los mapas de procesos
Son herramientas que permiten tener una visin general del sistema de
informacin de la entidad, con la finalidad de comprender su
funcionamiento ms fcilmente; facilitan la comprensin por todos los
miembros del equipo de auditora de las actividades que desarrolla la
entidad auditada y de
los flujos de documentos y datos. Pueden abarcar varios departamentos.
Tambin facilitan la posterior identificacin y evaluacin de los riesgos y
controles clave que existen en un determinado proceso o funcin y
ayudan a disear los procedimientos de auditora a efectuar.
Los sistemas de informacin complejos pueden ser difciles de entender si
no se describen mediante un mapa general de procesos/aplicaciones y
con flujogramas o mapas individuales detallados.
Deben acompaarse de informacin complementaria sobre los
controles (una narrativa explicando los principales pasos, riesgos y
controles o una tabla de segregacin de funciones). La combinacin de
narrativa, grficos y tablas proporciona una gran informacin sobre un
determinado proceso.
Los flujogramas o mapas individuales de aplicaciones son un buen
mecanismo para documentar un proceso y el flujo de transacciones a
travs del sistema, complementando la informacin descrita en los
memorandos o notas descriptivas y resume los flujos en trminos de:
Inputs.
Informes emitidos.
Pasos del procesamiento de los datos
Archivos y bases de datos usadas.
Unidades involucradas.
Interfaces con otros procesos y aplicaciones.
Principales controles.
La elaboracin de un mapa de procesos (general o especfico) es un
proceso iterativo que se inicia elaborando un borrador y puede ir
perfeccionndose a lo largo de la auditora. No debe esperarse obtener
un mapa completo al primer intento.
Al preparar los mapas de procesos, hay que tener presente cul es el
propsito de su elaboracin:
Si se est elaborando el mapa de procesos general de la entidad, cuyo
propsito principal es servir para la planificacin del trabajo, solo
recogern los principales procesos, no se requiere un detalle excesivo, y
puede caber en una pgina. Permitir tener una visin de conjunto de
la actividad y del funcionamiento de la entidad.
Si se va a elaborar el mapa de un proceso de gestin, de un subproceso
o de una funcin en particular, que va a ser objeto de revisin, el grado
de detalle e informacin requerido es muy superior. Se elaborar una
representacin detallada de cada proceso, mediante diagramas que
muestran el encadenamiento de las
actividades y los principales flujos de datos, las tareas manuales y
las automatizadas. A estos mapas individuales de un
proceso/subproceso se les denominar simplemente flujogramas.
3. Elaboracin de los mapas de procesos y flujogramas
Aunque la elaboracin de un mapa general de procesos y
aplicaciones puede realizarse de distintas formas, en entornos
tecnolgicamente complejos conviene hacerlos de forma conjunta
por el auditor financiero y el auditor informtico, ya que es necesario
adoptar un enfoque pluridisciplinar para obtener la mxima
comprensin del sistema de informacin financiera auditado.
La documentacin debe elaborarse con claridad, de forma
consistente, empezando por una visin general y ampliando el grado
de detalle hasta llegar a la descripcin de los procedimientos de
control.
Cuestiones a preguntar
Para documentar el trabajo y elaborar un mapa de procesos, se debe
obtener informacin mediante entrevistas a los responsables de los
principales procesos de gestin y al personal que interviene en los
mismos. Estas ltimas es mejor posponerlas hasta que se haya
obtenido una visin de alto nivel de cada proceso completo; si
se entrevista al personal que interviene en un proceso antes de que
el auditor lo comprenda, se corre el riesgo de describir mucha ms
informacin de la necesaria, perder mucho tiempo y ser ineficiente.
En las entrevistas iniciales es necesario que las preguntas se dirijan a
obtener informacin relevante, que permita comprender el negocio
y crear un diagrama completo y de alto nivel del proceso revisado.
Se deber obtener una visin global de los objetivos del negocio o
actividad de la entidad, sus principales funciones, principales
sistemas, relaciones crticas, interdependencias, cmo se generan los
ingresos, principales tendencias de la actividad,
Un inventario as elaborado constituye una base de trabajo
indispensable que permitir a los auditores financieros e informticos
poner en comn sus anlisis de los riesgos, identificar los flujos de
datos e informacin, iniciar la elaboracin del mapa de procesos y
concretar los procedimientos de auditora a efectuar.
Uso de cuestionarios o checklist
De acuerdo con las circunstancias del trabajo pueden utilizarse diversos
cuestionarios. Sern de utilidad los cuestionarios sobre la organizacin
del departamento TI (MF857, MF859) o los utilizados para realizar las
pruebas de recorrido (MF591). Posteriormente la informacin se
completar con otras entrevistas.
Aspectos tcnicos
Para efectuar un mapa general es conveniente identificar el permetro
de las funcionalidades instaladas y parametrizadas por la entidad en
sus sistemas de informacin:
Se puede revisar la documentacin proporcionada por el fabricante
del ERP e identificar con la empresa los mdulos que han sido
instalados y parametrizados. Algunos ERP proporcionan esta
informacin en un mdulo de administracin.
Tambin se puede revisar el contrato de licencia, que generalmente
detalla los mdulos adquiridos y puede tambin proporcionar
informacin sobre los perfiles de usuario (parametrizaciones, utilizacin,
consultas). Algunos ERP son instalados de forma estndar con todos los
mdulos, incluso si la empresa slo utiliza una parte.
La informacin obtenida permite identificar los elementos sensibles que
pueden ser objeto de una revisin ms detallada, por ejemplo los
puntos de integracin entre los distintos mdulos (tambin denominados
interfaces internas, para diferenciarlas de las interfaces externas que
permiten a un ERP comunicarse con otros sistemas).
4. Grado de detalle requerido
Como ya se ha sealado, la elaboracin de un mapa de procesos
puede realizarse con carcter general cuando abarca todo el sistema
de informacin de una entidad, y ser necesariamente de carcter
menos detallado, o puede
Ejemplo tratarse
de Mapa de un mapa
o flujograma delespecfico de un
proceso o aplicacin en particular
proceso de compras quedecontendr
una un mayor grado de
detalle. empresa
Ejemplo de Mapa general de procesos de una empresa:
Ejemplo de Mapa o flujograma del proceso de compras de
una empresa
Se debe comenzar dibujando los principales pasos que forman el
proceso:
Hay que identificar el punto de inicio del proceso y los inputs
principales.
Hay que identificar el punto final del proceso y los outputs
principales.
Hay que identificar, en orden secuencial, las principales actividades
u operaciones que se producen entre los dos puntos anteriores,
incluyendo los sistemas informticos usados en el proceso. Se
representan con cuadrados
Se debe comenzar dibujando los principales pasos que forman el
proceso:
Hay que identificar el punto de inicio del proceso y los inputs
principales.
Hay que identificar el punto final del proceso y los outputs
principales.
Hay que identificar, en orden secuencial, las principales actividades
u operaciones que se producen entre los dos puntos anteriores,
incluyendo los sistemas informticos usados en el proceso. Se
representan con cuadrados
Ejemplo de flujograma para un subproceso de solicitud de ayudas
en un ayuntamiento
Recepcin de la documentacin R401

Solicitud de ayuda C401

Revisin de la documentacin

No
Est completa?
c
Subsana in

Registro de entrada

Grabacin en SAP
SAP

Revisin datos en SAP C402

Completar datos R402

por el ayuntamiento
C403

Siguiente fase: Evaluacin