Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
KOMUNIKASI BISNIS
Oleh :
KELOMPOK XII
Universitas Mahasaraswati
Denpasar
2017
PEMBAHASAN
Proposal bisnis merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk
melakukan suatu kegiatan tertentu. Misalnya mendapatkan produk, memperluas
usaha, mendapatkan dana dan lainsebagainya.
Proposal dapat berupa solicited proposal atau unsolicited proposal.
Solicited proposal adalah proposal yang ditunjukkan kepada pihak luar
perusahaankarena pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan
kepatuhannya terhadap produk atau rencana bisnis tertentu. Unsolicited proposal
adalah proposal yang diajukan kepada pihak diluar perusahaan atas inisiatif
perusahaan ata adanya pengumuman adat pemberitahuan dari pihak luar. Proposal
tersebut biasanya bertujuan untuk memperoleh dana atau kesediaan untuk
bekerjasama.
Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan
panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau
laporan singkat.
Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen,
dan laporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum
suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan
dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu
peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat
yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu
pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah
berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan.
Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang
lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.
2. Analisis audiens
Dalam tahap ini semua ide yang terlintas ditulis secara umum. Kemudian,
laporan dibuat berdasarkan rencana kerja yang rinci. Untuk beberapa
laporan, rumusan hipotesis dapat dipergunakan sebagai dasar untuk
menentukan informasi yang diperlukan.
4. Mengumpulkan data
Untuk laporan singkat, tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat
singkat. Namun, untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang
didasari pada fakta yang diperoleh dari berbagai sumber, tahap ini
memerlukan waktu lebih lama, analisis atau penafsiran harus obyektif,
jujur dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 10 (sepuluh) hal yang perlu dipertimbangkan,
yakni:
a. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
b. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan
dibahas dalam laporan bisnis;
c. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud
atau tujuan laporan bisnis dinyatakan;
d. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok
bahasan dalam sebuah laporan bisnis
f. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam
penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang
ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan;
i. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa
penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang
kita maksudkan.
j. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data
yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan
menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun tanpa judul Pendahuluan.
Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi
setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
Isi Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian
ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di
samping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan
laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan
fakta yang penting dan relevan.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan
untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan
rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup
ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut
Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian
penutup adalah sebagai berikut:
a. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala
hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau
manfaat dan kerugian;
b. Kesimpulan, berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa
memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis;
c. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada
kesimpulan yang telah dibuat;
d. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu
pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang
bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
a. Pendekatan deduktif
Pendekatan dedukitif atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok
dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika
pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:
Eksekutif yang sibuk;
Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera;
Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral;
Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah
jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan;
Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera;
Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi.
b. Pendekatan induktif
Pendekatan induktif atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta-
fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok,
kesimpulan, dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara
induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
- Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat
memahami kesimpulan dan rekomendasinya;
- Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (berita
buruk);
- Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya;
- Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja;
- Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.
Metode Outline
Setelah mengorganisasikan body dan teks laporan, judul, dan subjudul dapat
disusun dalam suatu outline. Outline yang baik menjadi alat yang paling
penting untuk menghemat waktu dan memberi tuntutan dalam menyusun
laporan. Dalam suatu laporan panjang, outline akan juga menjadi daftar isi
yang panjang.
Dalam maenyusun judul dan subjudul, perlu diperhatikan lima hal yaitu:
a. Tempatkan ide ide yang paling penting di tingkatan tertinggi,
pertimbangan panjang laporan, subyek, dan pembaca.
b. Keseimbangan masing masing bagian dijaga dengan baik.
c. Jika membagi suatu topik, paling tidak harus terdapat dua subjudul.
DAFTAR PUSTAKA
1.3 Tujuan
1. Mengetahui maksud dari laporan bisnis
2. Mengetahui apa saja jenis-jenis laporan bisnis
3. Mengetahui bagian pokok dalam laporan bisnis
4. Mengetahui cara pengorganisasian isi dalam laporan bisnis
5. Mengetahui bagaimana penulisan laporan bisnis
6. mengetahui cara membuat laporan bisnis yang baik
BAB II
PEMBAHASAN
a. Berdasarkan Fungsinya
- Laporan informasi (Information Report)
Berfungsi untuk memberikan informasi dengan menyajikan fakta-fakta dan
rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi
rekomendasi. Nama lain untuk information report adalah laporan perkembangan
(progress reports), laporan sementara (interim report), dan laporan triwulan
(quarterly report).
- Laporan analitikal(Analitycal Report)
Menyajikan fakta-fakta, menganalisis dan menafsir, keudian mengambil
kesimpulan dan memberi rekomendasi(recommendation report), usulan
(proposal), atau laporan justifikasi (justification report).
b. Berdasarkan Subjeknya
Suatu laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen tempat laporan tersebut
diperoleh. Sebagai contoh adanya laporan akuntansi, laporan periklanan, laporan
pengumpulan kredit, laporan pembelanjaan, laporan asuransi, laporan pemasaran,
laporan ekonomi, laporan produksi, laporan personalia, laporan statistic, dan
laporan-laporan teknik.
c. Berdasarkan formalitasnya
- Laporan formal (long reports)
Laporan formal pada umumnya berbentuk panjang, lebih dari 10 halaman, dan
mencakup masalah-masalah kompleks. Namun demikian, pengertian panjang
bervariasi tergantung pada situasi dan kondisi yang ada.
Laporan formal mencakup tiga bagian penting, yaitu (1)Body teks: pendahuluan,
isi dan penutup; (2) prefatory part: sampul, judul, halaman, surat kewenangan,
penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, synopsis, abstraksi,
rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel; (3) Supplement part: lampiran,
daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks.
d. Berdasarkan Keasliannnya
Laporan otoritas adalah suatu laporan yang dibuat atas dasar permintaan
atau kuasa dari komite atau orang lain.
Laporan sukarela adalah suatu laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri.
Laporan swasta adalah suatu laporan yang dibuat oleh perusahaan-
perusahaan swasta.
Laporan publik adalah suatu laporan yang dibuat oleh lembaga-lembaga
pemerintah, termasuk sekolah-sekolah, rumah sakit, atau lembaga-
lembaga lain yang dibiayai oleh nagara.
e. Berdasarkan Frekuensinya
Laporan berkala (periodic reports)
Laporan khusus ditulis ketika ada kebutuhan terhadap suatu informasi yang unik
(khusus) seperti munculnya krisis dalam perusahaan.
f. Berdasarkan Jenisnya
Laporan Memorandum (periodic report)
Laporan surat adalah laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat
yang didalam berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
Laporan dalam bentuk cetakan
Laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul yang sudah tercetak, intruksi, dan
baris-baris kosong.
Laporan formal (formal report)
Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal, laporan formal
sering juga disebut dengan laporan panjang (long report).
g. Berdasarkan Kegiatan Proyek
Dalam melakukan seatu proyek, tedapat tiga jenis laporan, yaitu
Laporan pendahuluan (preliminary reports). Mencakup persiapan suatu
proyek, hasil yang diharapkan, dan cara melakukan pelatihan pegawai.
Laporan perkembangan (progress reports) mengenai perkembangan
pelaksanaan proyek secara berkala
Laporan akhir (final report) mengenai akhir dari suatu pelaksanaan suatu
proyek.
1. Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan terdapat sebelas hal yang perlu dipertimbangkan,
antara lain :
Pemberi kuasa adalah orang yang memberi laporan atau yang meminta
laporan.
Layout atau rencana presentasi yang menceritakan kepada pembaca apa
saja yang akan dibahas dalam laporan.
Masalah biasanya didefinisikan diawal bab pendahuluan, sebelum
pernyataan mengenai maksud atau tujuan laporan.
Maksud penulisan laporan harus tampak dibagian pendahuluan. Elemen
tersebut merupakan hal yang sangat penting dalam suatu laporan. Istilah
lain untuk maksud penulisan, antara lain tujuan, misi, strategi, atau
sasaran.
Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok
bahasan untuk sebuah laporan.
Metedologi mengacu pada metode pengumpulan informasi. Data bisa
dikumpulkan dengan membaca bahan-bahan di perpustakaan, melakukan
wawancara, survei, atau eksperimen.
Sumber-sumber primer atau sekunder, meliputi publikasi (majalah, jurnal,
surat kabar) catatan perusahaan, memo, surat, hasil wawancara, karyawan,
dan sebagainya.
Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti kadangkala dimasukkan
jika pembaca memerlukan latar belakang informasi untuk memperoleh
gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap suatu
pembahasan.
Definisi istilah perlu dicantumkan jika menggunakan istilah yang memiliki
beberapa penafsiran.
Keterbatasan misalnya dalam hal dana waktu, asisten peneliti atau data
yang tersedia. Seorang penulis tidak perlu malu-malu untuk menyebutkan
beberapa keterbatasan yang ada sebelum melakukan penelitian lebih
lanjut. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan
didalam suatu laporan, misalnya keputusan antara membeli mesin baru
atau mesin setengah pakai, rekstrukturisasi karyawan, memeberi uang
pesangon,
menambah perangkat lunak dan perangkat keras, membangun kantor
perwakilan, dan lain sebagainnya.
2. Teks
Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah tubuh dan isi atatu teks. Dalam
bagian ini, dikembangkan diuraikan hal-hal yang penting secara terperinci.
Penulisan laporan bisnis yang baik harus mencakup temuan fakta yang penting
dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak perlu dan tidak relevan dalam
maksud penulisan laporan tersebut.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh,
mengambil kesimpulan atau memberi rekomendasi.
Rangkuman berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh
Kesimpulan berisi fakta-fakta yang dibahas
8. Pemecahan masalah
Cara ini umum digunakan untuk mengorganisasi suatu presentasi yang bersifat
persuasi.
c. Metode Outline
Membantu melihat hubungan antara topik, membandingkan proporsi dan judul,
mengecek keterkaitan seluruh materi didalam suatu susunan yang logis, dan
menghilangkan tumpang tindih.
Dalam menyusun sub judul, perlu diperhatikan 5 hal yaitu :
1. Tempatkan ide-ide yang paling penting, Pertimbangkan panjang laporan,
subjek dan pembaca.
2. Keseimbangan masing-masing bagian dijaga dengan baik.
3. Jika membagi suatu topik paling tidak harus terdapat 2 sub judul.
4. Gunakan pertimbangan dengan baik, jangan terlalu banyak dan jangan
terlalu sedikit untuk sub judul.
5. Jangan pernah menggunakan judul laporan sebagai bagian judul(sub judul)
Saat ini, kami sedang mempersiapkan bahan-bahan untuk kegiatan tersebut. Salah
satu alat/bahan yang sedang kami persiapan adalah kaset video. Salinan untuk
bahan-bahan pelatihan terlampir.
Lampiran:
1. Akurat
Mengatakan atau menyampaikan suatu kebenaran dengan benar, jika tidak
mengandung kebenaran akan berakibat pada kemunduran, kemerosoton atau
bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di hadapan masyarakat.
Sayangnya, menyampaikan suatu kebenaran bukanlah hal yang mudah.
Hal yang dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya keraguaan.
b. Laporkan semua fakta yang relevan baik itu yang mendukung teori
maupun yang bertentangan dengan tori sudah seharusnya dicantumkan dalam
suatu laporan pembaca akan merasa disesatkan oleh laporan yang dibuat, jika
malu-malu atau mencoba untuk menutupi berita yang tidak baik atau kurang
menyenangkan.
Apapun jenis laporan yang anda buat, usahakan untuk tetap menjaga perasaan
suka maupun tidak suka dalam pikiran pembaca. Karena anda membuat keputusan
tentang isi, kebutuhan audiens anda menjadi perhatian utama, dan anda harus
mengambil keputusan terbaik dalam memenuhi kebutuhan mereka.
3.1 Kesimpulan
Bebagai macam bentuk laporan bisnis sangat diperlukan oleh suatuperusahhan
agar kegiatan oprasional dapat berjalan secara efektif. Penggolongan laporan
bisnis dapat digolongkan berdasarkan fungsi, subjek, formalitas, keaslian,
frekuensi, penampilan, pelaksanaan proyek, dan pelaksanaan pertemuan. Mereka
yang memerlukan berbagai macam bentuk laporan tersebut antara lain pelatih
manajemen, akuntansi, ilmuwan, eksekutif junior, supervisor, wakil direktur atau
peneliti.
Secara umum, suatu laporan mencakup tiga bagian penting, yaitu bagian
pendahuluan, teks, dan penutup. Bagian penutup mencakup antara lain otoritas,
tata letak, maslah, tujuan, ruang lingkup, metodologi, sumber, latar belakang,
definisi istilah, keterbatasan, dan pernyataan singkat atas hasil yang telah
dilakukan. Adapun bagian teks mencakup antara lain penjelasan semua informasi
penting beserta pendukungnya. Pada bagian penutup meliputi antara lain
rangkuman, kesimpulan dan rekomendasi. Cara mengorganisasikan tubuh laporan
ada 2, yaitu induktif dan deduktif . sementara cara mengoraganisasikan teks
laporan antara lain dengan menggunakan kriteria atau topik berdasarkan urutan
kejadian, urutan lokasi, menggunakn proses alphabet, dan tingkat pentingnya.
Laporan singkat sering disebut juga dengan istilah laporan informal. Laporan
informal memiliki berbagai karakter yang membedakannya dengan laporan yang
lebih formal. Penyusunan suatu draft laporan mencakup berbagai keputusan
seperti panjang, gaya, format, dan pengorganisasian laporan. Laporan singkat atau
laporan informal sering menggunakan bentuk memo atau surat-surat, sedangkan
laporan yang lebih formal disajikan dalam bentuk manuskrip.
Apabila pembaca anda merupakan orang-orang yang memiliki wawasan luas dan
selalu terbuka, anda dapat menyampaikan ide atau gagasan dengan cara langsung
yang dimulai dengan ide-ide pokok. Apabila pembaca anda merupakan orang-
orang yang sering bersikap skeptis dan melawan, gunakanlah pendekatan tak
langsung, dengan menyajikan hasil-hasil temuan, kesimpulan dan rekomendasi
pada bagian yang paling akhir.
DAFTAR PUSTAKA