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Prentice
Jeff Davidson
La Gestin de Proyectos
DERECHOS RESERVADOS
@ 2001 respecto a la primera edicin en espaol por:
PEARSON EDUCACiN, S.A.
Nez de Balboa, 120
28006 Madrid
ISBN: 84-205-3135-9
Depsito legal: M-47.673-2000
PRENTICEHALL es un sello editorial autorizado de PEARSON EDUCACIN
Introduccin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. ix
Contenido
..
r
AGRADECIMIENTOS
Quisiera dar las gracias a las personas de Macmillan por iniciar esta
serie de guas, as como a su editora, Marie Butler-Knight ya mis
editores, Amy Zavatto, Tom Stevens, y Billy Fields.
Tambin quisiera dar las gracias a Julia Wood por haber reunido el
material necesario para completar este proyecto; a Julia Wood, Matt
Mullen y Jennifer Feinman por la experta correccin de pruebas; a
Susan M. Davidson por procesar el texto; y a Valerie A. Davidson, que
actualmente tiene 10 aos, por ser siempre una buena chica.
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LECCiN 1 '"\.
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As que va a dirigir
un proyecto ...
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'~"
~ GONSEJO
( .~f1,) Cuando se red.ucen a lo esencial, los proyectos se
- pueden redUCir a cuatro elementos: un margen
especfico de tiempo, una aproximacin programada a
los sucesos relacionados, un desenlace deseado, y unas
caractersticas exclusivas.
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C~ONSEJO
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As que va a dirigir un proyecto ... 3
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(1"'~ EN LENGUAJE SENCILLO
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LECCiN 1
_~~ ...
-..,,-,-m=-=----~~
(~~~)' N LENGUAJE SENCILLO
\.la...
Director de proyecto Una persona que tiene la
responsabilidad de supervisar todos los aspectos de
las actividades diarias para conseguir una meta,
incluyendo la coordinacin de la plantilla, la
asignacin de los recursos, la gestin del
presupuesto, y la coordinacin de los esfuerzos
conjuntos para alcanzar un resultado especfico
deseado.
( ,riJ
1.~'.ATIENCIN
"'--~-' I
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tan crucial que si un suceso aislado no se produce tal y
como est programado, pondr en riesgo el proyecto
entero.
C~)N, LENGUAJESENCILLO
UN DESENLACE DESEADO
alguien y decirle: "A ver qu puede hacer con esto". Los objetivos
difusos darn lugar a desenlaces difusos. Un objetivo especfico
aumenta las posibilidades de lograr un desenlace especfico.
~N[)GUAJE SENCILLO I
~ : ;;~n"u"o de un p,"yecto,
.""~" .
'lATENC'N
" J. - - I 1"
Imite esta bl eCI
'd a a I prinCIpIO,
. .. S'In em b argo, es
importante establecer una fecha lmite. Si no se
hciese, habra muy pocas posibilidades de que el
proyecto se completase dentro del perodo
establecido.
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As que va a dirigir un proyecto... 7
I
I ~""'G:ONSEJO
El gran arquitecto Frank Lloyd Wright dijo en una ocasin: "El hombre
construye con mayor grandiosidad cuando las limitaciones estn al
mximo". Dado que las obras de arquitectura no son ms que
proyectos, la observacin de Wright se puede aplicar a los proyectos
diarios a los que se enfrentan habitualmente los gerentes.
----------------------------------------------------
-----~e=-~..
8 LECCiN 1
~1N LENGUAJE SENCILLO
W Proyecto La asignacin de recursos a lo largo de un
tiempo limitado y la coordinacin de sucesos
interrelacionados para alcanzar un objetivo global al
mismo tiempo que se hace frente a desafos,
predecibles o no.
LA PLANIFICACiN DE UN PROYECTO
Cualquier proyecto gestionado eficazmente implica la planificacin del
mismo. Consiste en un documento fundamental que detalla lo que se
quiere conseguir, el modo de conseguirlo, y los recursos necesarios
para ello. En su libro Projects and Trends in the 1990s and the 21st
Century, el autor, Jolyon Hallows, dice: "El documento bsico de todo
proyecto es el plan del proyecto. El proyecto vive, respira y cambia a
medida que progresa o que fracasa". Los componentes bsicos del
proyecto, segn Hallows, se muestran en la siguiente figura.
n
ObjetiVO del royecto
Estratevoyecto
D
Herramientas del proyecto
@ Jolyon HaJlows
/'~'.~-":"~-
~EN LENGUAJE SENCILLO
( .~,) mbito del proyecto o mbito del trabajo El grado
---~ de actividad y de esfuerzo necesario para completar
un proyecto y lograr el desenlace deseado, medido en
forma de horas empleadas, das empleados, recursos
consumidos y fondos gastados.
En cuanto empiece el plan y los miembros del equipo del proyecto (as
como el director del mismo) se empiecen a dar cuenta de a qu se estn
enfrentando, invariablemente se va a modificar el plan del proyecto.
Hallows dice que "todos los planes son en cierta medida apuestas. Los
planes buenos son apuestas buenas, los planes malos son apuestas malas".
No existen planes que sean anlogos a apuestas horribles.
(f)ONSEJO
, no hay plan, no se llegar a ningn sitio.
10 LECCiN
1
e
LA PUESTA EN MARCHA
(~)ONSEJO
~_I;,l"_.:,J; I
EL CONTROL
f~---ATENCIN
RECAPITULACiN EN 30 SEGUNDOS
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Caractersticas de un ',.... [_./
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UN ACTOR, NO UN ESPECTADOR
14
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LECCiN 2
-------_._---------
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.__ ._m
e
('''TENCIN
WI Trabaje usted para una empresa multimillonaria o
para un pequeo negocio, es posible que no reciba
todo el apoyo administrativo que busca. Adems de
ocuparse de las propias tareas, muchos directores de
proyectos deben hacerse cargo tambin de las tareas
administrativas, como fotocopiar, imprimir, hacer
llamadas telefnicas, etc.
15
rrf'~TENCIN
W Hay muchas posibilidades de que surjan cambios a lo
largo del proyecto, algunos de los cuales usted no
habr tenido en cuenta al inicio del mismo.
/"'i'ATENCI6N
~t1) I
. '"
un proyecto le llevara rapldamente a tener senos
.
problemas.
Si es usted del tipo de personas a las que les gusta saltar antes de
mirar abajo, como director de proyecto le va a hacer falta
comprender y reconocer el valor de ir despacio, organizar los
hechos, y luego proceder. Frame dice: "Por definicin, los
proyectos son sistemas nicos orientados hacia una meta; por
consiguiente son complejos. Al ser complejos, no se pueden
manejar eficazmente a la manera tradicional. Deben ser
seleccionados y planificados con cuidado". Segn el autor, lo ms
importante es que "una buena parte de la reflexin debe destinarse a
determinar la manera de estructurar los proyectos. Si se cuida el
punto de partida del proyecto, hay muchas posibilidades de que las
cosas salgan bien por s mismas".
--
18 LECCiN 2
;:;;--=;-=====~-~.====
.=
_---==, ==== e
(['.l\TENCIN
Hay que profundizar para hallar los hechos en las diversas situaciones.
Frame dice: "Los directores de proyectos se meten en los
continuamente porque aceptan el valor aparente de las cosas. Si su
proyecto implica algo que requiera una interaccin directa con los
clientes de su empresa, y si usted cree equivocadamente que sabe lo
que quieren los clientes, se est encaminando hacia graves
problemas".
~)' .TENCIN
\J\... Con demasiada frecuencia, el cliente dice una cosa
queriendo decir otra y le sorprende diciendo: "No
hemos pedido esto, y no nos sirve de nada".
([)
~ONSEJO
.ONSEJO
(I)
.'
Como dice el proverbio, es fcil evitar la crtica: no
diga nada, no haga nada, y no sea nada. Si va a mover
montaas tendr que aceptar un poco de crtica.
23
W . 00
'ONSEJO
( ~ ~TENClN
\J1J Alcanzar los hitos con una calidad inferior a la
. '. deseable, agrava la situacin de un proyecto fallido.
W
, ~ ,TENCIN
I La microgestin no es buena. Los gestores ms
eficaces saben cundo compartir sus responsabilidades
con los dems y cmo centrarse en el proyecto
global.
2
..",.", ,'_=: ..._:=.~I";;~O."i'1="" ..:'_-.:>.~'~''''1 ..~~=~'''''''''''''-'"''''''''''''~~'."
e
WN LENGUAJE SENCILLO
RECAPITULACiN EN 30 SEGUNDOS
q
LECCiN 3 "
Qu quiere usted
conseguir?
Si tuviera que elegir uno de estos dos atributos del buen director de
proyectos: ser bueno en la gestin de proyectos desde el punto de vista
de las personas o serlo desde el punto de vista tcnico, dentro de la
gama de proyectos que alguna vez haya llevado a cabo, cul de las dos
caractersticas cree que puede ser de mayor valor? Ha acertado: la
relacionada con el lado humano.
30
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LECCiN
__.~~._.~ ..._,_, .. _._,
3
. 0'_-- '_C' _._,.,=~._._"'~--~='~' .....,...~
,.<.
" ---,="--- e
Aquellas personas designadas como directores de proyecto debido a
sus capacidades tcnicas, deben sobreponerse a la tentacin de
centrarse en los aspectos tcnicos ms que en los humanos olas
polticos, que, inevitablemente, sern ms importantes para lograr el
xito del proyecto."
_ ....
( ~ ONSEJO
\.I1J I Si est gestionando un proyecto en solitario, puede
..... ser todo lo tcnico que quiera.
\.IaJ
. .-
Poltica La relacin entre dos o ms personas, con los
dls,;ntps g,ados de pode, e Intluenda que tengan los
unos sobre los otros.
(~~TENCIN
\.IaJ La gestin de proyectos no es para los dciles. A veces
." necesitar ser duro y darle una patada en el trasero a
alguien. Como director de proyecto, se convierte en el
representante humano del proyecto. Piense en el
proyecto como en algo con vida propia, con usted de
portavoz.
QU INTENTAMOS HACER?
Las "necrolgicas" de los proyectos que han fracasado revelan con
demasiada frecuencia que stos se iniciaron sobre la marcha, y no tras
32
e ~
LECCiN 3
e
--~
.._-----'-------'---'-'----'------------'----'-----
rT,ONSEJO
W .-
Los equipos que empiezan con prisas y siguen
acelerando el ritmo, se arriesgan a centrarse ms en la
produccin de un entregable que en el entregable. La
solucin consiste en definir con precisin lo que hay
que hacer y mantenerse en la misma lnea para
alcanzar la meta deseada.
(/f)ONSEJO
~.. Abraham Lincoln dijo en una ocasin que si dispusiera
de ocho horas para talar un rbol dedicara seis a
afilar la sierra.
<!J,Ndmo
.
l' .
eClslonesque se tomen respecto a proyecto Iran en
el mismo sentido con ms probabilidad de alcanzar el
final deseado.
34
-----,e------- -',-',--~-,.-~"'.-'~
LECCiN 3
e
El final que se busca nunca ser abstracto. Se puede describir con
precisin. Est pensado para alcanzarse en un determinado perodo de
tiempo y con un coste espeCfico. El final es cuantificable. Resuelve el
problema o el desafo por el cual el equipo gestor del proyecto fue
reunido. Tal y como seal en mi libro, The Complete Idiot's Guide to
Reaching Your Goals, merece la pena partir de la fecha lmite del
proyecto y trabajar hacia atrs hasta el presente, determinando las
tareas y subtareas que se necesita llevar a cabo.
WONSEJO
_1
e e
Qu quiere usted conseguir? 35
1-
36
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LECCiN 3
=.~ ..~~=. =.'.~'."_.~',"~'~'O_'=='~'"-"~.'~""'=" -==~~~., .,,_.<. e
Abrir una oficina en Barcelona y tenerla completamente equipada
con personal para el da 15 del mes que viene.
RECAPITULACiN EN 30 SEGUNDOS
L)I
\ .
\ .
LECCiN 4 , \
\ \
\
El desarrollo ,
del plan
En esta leccin, veremos las principales pautas a seguir por parte de
los gestores de proyectos, todo lo relacionado con el trazado del
camino a seguir, cmo empezar a estructurar la divisin del trabajo y
la diferencia entre accin y resultados.
SIN SORPRESAS
Excepto para los proyectos que comienzan por s solos, resulta tentador
pensar que el aspecto ms importante es el de lograr el desenlace
deseado a tiempo y ajustndose a un presupuesto. Si esto es
importante, hay algo que lo es todava ms. Al iniciar un proyecto, al
implicarse en l, y al seguir adelante, debe asegurarse de no causar
ninguna sorpresa a los jefes ni a cualquier otra persona que tenga algn
inters en el desenlace de su proyecto.
('~~G,ONSEJO
\J1J
'---
~u principal norma d~be ser la de man~:ner
Informados a los demas sobre la evoluclon del
proyecto.
\JaJ ,~".
Accionista (stakeholder) Aqullos que tienen un
inters personal en que el proyecto triunfe.
Accionistas seran los superiores, las personas con
autoridad, los jefes de otros departamentos y
divisiones dentro de la empresa, otros directores de
proyecto y sus equipos, los clientes, los fundadores, y
cualquier grupo ajeno a la empresa.
1"~'~~O N S EJ O
DE NADA A ALGO
Quiz tuvo suerte. Quiz sus superiores le proporcionaron un
esquema, unas notas o algn tipo de grfico que representara el punto
de partida a partir del cual desarrollar el plan del proyecto. Puede que
se sirviera de algn estudio de viabilidad, de un memorndum
corporativo, o de un informe cuatrimestral que indicara las
necesidades de la empresa y que le sirvi de pista para saber qu hacer
con el proyecto.
lECCiN 4
','~'''r='-,'~'-~~,"~' .~_.==--"" ~--~~-",-",--~~,,~.~--. e
proporcione informacin, ste se limita a ofrecerle un par de pginas
sacadas de algn fichero.
Cualquiera que sea el origen de su proyecto, tiene que empezar por
algo. Tal y como vimos en la leccin anterior, hay que empezar el
proyecto con la vista puesta en el final del mismo.
WO,NSEJO
-'-
e EI_~_es~~rollo
e; I"~ ::
Hasta aqu ha llegado. Puede que est slo mirando una pgina en
blanco, o quiz le ayude su jefe. Quiz un ayudante de gestin o
alguien que estar en el equipo del proyecto le est ayudando a
establecer su plan.
( rA~TENCIN
\j:1J Es arriesgado no recibir una retroalimentacin
peridica. Si usted trabaja con alguien, o si tiene a
alguien que le pueda ofrecer una retroalimentacin
continua, esto supondr para usted un gran beneficio.
--
46 LECCiN
a
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4
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7."",=.-"., ~'"
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------------ ---- ----
I
Investigacin
I
Diseo del perfil Escribir
Ila novela
I I
I I I I I I
Biblioteca Entrevistas Diseo Diseo Captulo Captulo
en sucio pulido I I
- Relaciones - Visitas a - Desarrollo - Crear - Descubrimiento - ctc.
USA-URSS. agencias de de la trama. sucesos y del cuerpo. - etc.
- Olras novelas inteligencia. - Identificacin de personajes - Identificacin - elc.
de espionaje. - Visitas a los protagonistas. relacionados. del cuerpo.
- Peridicos con agencias - Sucesos.
sucesos actuales. militares.
DETALLES y Ms DETALLES
~~.'o,.. ,
(' ~"fTENCION
~ El riesgo potencial de tener demasiadas subtareas es
. que sucumbir desesperadamente a los detalles y se
centrar sobre todo en las tareas, no en los resultados.
-~'-
e _.~.--.e.---..- ._-
El desarrollo del plan 47
."..
,:r--~
,ONSEJO
W -,- I
Teniendo
--.-
--
--~-*"-.~e-~~~~
48
'~~
LECCiN 4
----------------------------------------
.~.- e
trabajo proporciona una visin rpida de la fragmentacin del
proyecto y de la responsabilidad de cada equipo.
(~''''ATENCIN
\.~)I- .
I cada uno tiene sus responsabilidades individuales, el
perfil puede resultar complicado, porque las
actividades no se separan de forma visual segn las
lneas funcionales.
Elaborar la lista
Elaborar folletos
de posibles lugares
Artculos para
Entretenimiento
el boletn
-------------- - --- --
e do. L . "".... o" - -~ .~~,~-.~----~-~,-,---
El desarrollo
_._~---.,-
del plan 49
3.1.5Borrndcr
final
Si las tareas y las subtareas diseadas exigen que los empleados deban
viajar para conseguir el desenlace deseado, usted deber calcular los
gastos de desplazamiento y billetes de avin, alojamiento, y otros gastos
asociados a los viajes. Si alguna parte del proyecto va a ser subcontratada
a otra plantilla, habr que tener en cuenta los gastos asociados.
r'~ ~ONSEJO
\.W.
Piense ~n la divisin ~~I tr.~ba!o. c.omo en la
herramienta de planlflcaClon inicial para lograr los
objetivos del proyecto en el camino hacia el xito.
LENGUAJE SENCILLO
Planes de mantenimiento
Herramientas de investigacin
Directrices de negocios
Diccionarios
_______ e
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"3
e
52 LECCiN 4
-----------_ .. __ ._~--_----------------_. .. -----------~
Plan de eliminacin
Procedimientos de formacin
Planes de ejecucin
Prototipo del producto
Formatos de informes
Aplicacin
Descripcin del producto
Procedimientos de clausura
Documentacin
Cdigo
Diseo experimental
Modelos procesados
(fA 10NSEJO
\J1,/ I Recuerd.e el viejo dicho ~e que a veces lo que cuenta
. es la calidad y no la cantidad.
HERRAMIENTAS DE ApOYO
( '~ '''~TENCIN
\f:1) Emplee la sencillez a la hora de enumerar las tareas y
subtareas. No es bueno acabar con esquemas del tipo:
1-1.2.34. Acabar por resultar ms lioso que si no
estuvieran enumeradas.
WTENCIN
RECAPITULACIN EN 30 SEGUNDOS
~
e e
e
LECCiN 5
El montaje del plan
Asunto: JIFIMIAIMIJIJIAISIOINID
Lanzamiento
del proyecto
---
Visto bueno
del patrocinador
-
Desarrollo del plan -
Divisin del trabajo -
Presentacin
y visto bueno -
Ejecucin
L
e =-.~"l~:;';~..IlO'~~"''''_''''7':'~'''-~.=''''''+'.~'7l'':'_ ..
~\~.':. ..::.-..,...,_.~;<~.=-_=..'"
.c;-- .
El montaje
del plan 59
EL HUEVO O LA GALLINA?
La preparacin de la divisin del trabajo y el inicio verdadero del
proyecto es un asunto de huevo o gallina. Por ejemplo, muchos
expertos aconsejan que primero se determinen los recursos humanos
antes de seguir con la divisin del trabajo. Segn este enfoque, lo
primero es distribuir al personal, y despus vendr el presupuesto.
,,.=.,
(~~TENCIN
'l1J -
Hasta que no haya diseado con exactitud lo que hay
que hacer, no puede distribuir las horas de trabajo
entre el personal.
L
60
==~e
.....
LECCIN
;
5
,m ~,,=m,,_.. .,..,.= = ~........ .......,
.
m._"==' ...
,m_, ""'" e
Algunos expertos aconsejan que se desarrolle la divisin del trabajo
independientemente de la dotacin de personal. En primer lugar, debe
identificar lo que necesita llevarse a cabo, y luego reunir la plantilla
necesaria en funcin del plan ideado. Yo recomiendo esto ltimo,
porque supone un enfoque mucho ms claro para disear y montar su
plan: primero identifique las necesidades, y luego dote al proyecto de
los recursos humanos necesarios.
l.
e ..-_ -_.-
==~==~e-,-.-
El montaje del plan 61
""""'"
.
(l) ATENCION
Implica un esfuerzo.
Consume recursos.
.
62
_,e",
LECCiN 5
e
Es un recurso val arable.
Forma parte del presupuesto global bajo la forma del sueldo del
director del proyecto.
Debido a todo ello, aconsejo que las funciones del gestor del proyecto
sean incluidas en la divisin del trabajo.
( ~ ~TENCIN
\JV .
I Los recursos externos al pro~ecto son ms difciles de
presupuestar, programar, e Incorporar en el momento
preciso.
~TENCIN
W
(.,.~\ >.
(~r~ONSEJO
\1iJ
'-
I
I de la' reun;one' de equ;po, de lo, balance" y de las
entrevistas individuales que hay que celebrar para
mantener el rendimiento a medida que se acerca el
final del proyecto.
"( ~ ',N
#~'~-4<,,,,,
LENGUAJE SENCILLO
~ Tareas paralelas Dos o ms tareas que pueden llevarse
o"." a cabo al mismo tiempo. Esto no implica
que tengan las mismas fechas de inicio y de
terminacin.
Las tareas dependientes son aquellas que no pueden empezar hasta que
no ocurra algo. Si usted quiere construir un edificio, primero tiene que
colocar los cimientos. A continuacin puede construir la primera
planta, la segunda, y la tercera. Obviamente, no puede empezar por la
quinta planta y de ah seguir con la tercera, por lo menos no en el
espacio tridimensional que conocemos.
e .r '.0000._0 0'_0_ "__
,,'.0_0 " 0__
'""""_._0 .0.0'''--' o " ""' , ",.,. ,.' 'o .. '._,.,~.o=e=--- .._..._o-
El montaje del plan 65
Asunto:
Tarea A
Tarea B
Tarea e
Tarea D ---
Detalles aadidos a la secuencia de una divisin del trabajo.
Al pulir la divisin del trabajo hasta su forma final, resulta til recunir
a la definicin bsica de proyecto, ya vista en la Leccin 1, "As que va
a dirigir un proyecto ... " El proyecto es una empresa que se acomete
para alcanzar un desenlace deseado dentro de un determinado lmite de
tiempo y de presupuesto. El desenlace puede ser definido y
cuantificado con precisin. Por definicin, el proyecto es temporal por
naturaleza. Normalmente representa una actividad exclusiva para la
empresa donde se lleva a cabo.
Presupuesto'limitado.
l ~~TENClN
W Aunque los entrega bies no sean el punto central,
pueden producirse retrasos por el mero hecho de
tener que esperar a recibir una respuesta afirmativa o
negativa. Las personas que toman las decisiones clave
puede que estn demasiado ocupadas con otros
asuntos como para responderle a usted en un tiempo
prudencial.
(~~"'~'TENCIN
\I:1J Si su pro~ecto se ret.ras~durante das porque algn
,. otro equIpo no ha finalizado una tarea clave en el
tiempo convenido, se puede encontrar en una
situacin delicada .
('~",ONSEJO
~ Tomando la planificacin como punto de partida, si se
. ..... supone que debe recibir una entrega en dos das,
calclele cuatro. Slo as podr elaborar un plan con
recordatorios y anuncios que se centren en la
obtencin de una respuesta por parte de ellos.
--~_""""
68 LECCiN 5
_~ ,,_,"_ _.R _
e
EL CONJUNTO FRENTE AL SINFN
DE DETALLES NFIMOS
En el proceso de elaboracin de una divisin del trabajo que sea
coherente, puede correr el riesgo de ir demasiado lejos. Tal y como se
dijo en la Leccin 3, "Qu quiere usted conseguir?", muchos direcores
de proyectos han cometido el desafortunado error de programar
demasiadas tareas. Cuando se dividen las tareas en muchas subtareas, la
divisin del trabajo puede convertirse en algo ms restrictivo que til.
ff~TENCIN
\J3} .
Algunos directores de proyectos han sido acusados,
afortunadamente sin razn, de incluir pausas en la
programacin para que los empleados vayan al bao.
DE LA PLANIFICACiN AL SEGUIMIENTO
~\.
j
I
LECCiN 6
.,
I
I .
Prestar atencin
al presupuesto
72
..
LECCiN
e
._.....,.,.:~_~;""'"
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...~_~.,......"~r..~""'~=_<"""..o.."'"~.,."..,. .
..~- "', ....
"W ,".-~"" ",=- ."._=.,<- ....,"_.--- ... #:~::;,< e
.---_.-_._---------------
("'["-f;.,ONSEJO
\..1J No est mal pedir un poco ms de lo que indiquen sus
~. I mejores clculos; as se aumentan las probabilidades
de acercarse a la cantidad que necesitar de verdad.
w LENGUAJE SENCILLO
Ley de Murphy El antiguo dicho que establece que si
algo puede ir mal, ir mal.
LA EXPERIENCIA RECOMPENSA
Su grado de experiencia como director de proyecto tiene un papel
fundamental en su capacidad para comprender el verdadero coste
e ..A=........... _~..~~ .. "0_. >0_'. .'." .. _~ .M... . -e"== _ -
Prestar atencin al presupuesto 73
EXPECTATIVAS DISTORSIONADAS
GASTOS OCULTOS
WONSEJO
'~"""~'
GJ
.. , I
GONSEJO
WONSEJO
1
e
.
--
Prestar atencin al presupuesto
_'_" ._.3'_. '
77
'__
A medida que progresan los miembros del equipo, estn cada vez ms
capacitados para llevar a cabo tareas de una manera eficaz permitiendo
una mayor productividad y menores gastos. Esto no significa que el
proyecto no vaya a encontrar obstculos, o que sea inmune a los gastos
que sobrepasen el presupuesto, tal y como se discutir ms adelante.
( ~ .4TENCIN
\J1J En su libro Project Management, los autores, Meredith
. '. y Mantel, establecen que "es mucho ms difcil
elaborar una lista completa de tareas cuando se
construye esa lista desde abajo que cuando se elabora
desde arriba."
1
78 LECCiN
e 6
e
sobrestimar los gastos. Esto dar lugar a un presupuesto muy superior
a lo que lo hubiera sido en circunstancias normales. A su vez,
aumentarn los riesgos de que el proyecto sea rechazado.
Sin embargo, a medida que las empresas piden a sus gestores que se
impliquen ms en los proyectos, tiene cada vez ms sentido pedirles su
opinin a las personas que trabajan en ese proyecto. Los trabajadores
de primera lnea de cualquier empresa tienen a su representante, y
estn bien situados para saber lo que ocurre en todo momento, mientras
que las plantillas en general suelen ser observadores a distancia que
disponen tan slo de los informes para guiarse.
( l:? ATENCiN
~\.f\) , , mayora de las empresas y de los proyectos no confan
en los presupuestos de abajo arriba. Los superiores son
reticentes a la hora de renunciar al control de una de
sus principales fuentes de poder, y a veces desconfan
de los subordinados, de quienes piensan que
sobrevaloran las necesidades del proyecto por sistema.
\
I
________ ~l
e .- e
Pre~~ar atencin al presupuesto 79
(D0NSEJO
_
80
.~e~".,._
LECCiN
~,. . ---...._ , e
6
Declaracin de impuestos
Ingresos
---
30 honorarios de gestin
Concepto A 410.00 222.00
Concepto B 188.00 119.00
Concepto C .00 750.00
Concepto D 750.00 .0
Otros impuestos .00.00 .00.0
Otros reembolsos .00.00 .00.0
Total ingresos 410.00 972.00
562.00- 74.3
Gastos de operaciones
Nminas y beneficios
11 sueldos 425.75 583.00
57.25 85.0
12 impuestos sobre nminas 789.88 458.00
668.12 51.7
13 seguros mdicos 407.45 40.00
387.45- 135.3
15 compensaciones a trabajadores 43.04 43.00
.04- 100.0
16 apartamentos de empleados .00.0 .00.0
17 bonificaciones .00.0 .00.0
Total nmina y beneficios 668.121 1124.00
457.88 83.5
Prestar atencin
'''''. __
al presupuesto
e
=_''''_.'':~,_.- .'""'"','~' ....,..w.
81
Otros gastos son los relacionados con la gestin de alto nivel, los
derivados de los vendedores externos, y de los clientes y
compradores que asisten a las presentaciones.
( ~ ~TENCIN
\.f;1J I Puede que no haya apenas datos previos sobre los que
se pueda apoyar el director del proyecto a la hora de
elaborar el presupuesto. Los presupuestos de proyectos
anteriores pueden servir para confundir y complicar
ms las cosas, ms que para simplificarlas y aclararlas.
'1
1,
__ I!
<.
82
o _=._~_~~_.
LECCiN 6
__~._.,...~' '_'~ '_=_'. _...._< ..._._.~ ." .. ..,~ ... =_.~_= .....
_.~"
_
,
83
RECAPITULACiN EN 30 SEGUNDOS
-~
~
I
e e
e e- .>~~.
LECCiN 7 :h.
LA REPRESENTACiN DE LA EVOLUCiN
El grfico de Gantt, que recibe su nombre de Henry L. Gantt, se utiliz
por primera vez, durante la Primera Guerra Mundial, en el
Departamento de Guerra de los Estados Unidos, en Aberdeen,
Maryland. Aunque ha transcurrido casi un siglo desde entonces, el
grfico de Gantt sigue siendo reconocido como una herramienta til y
fundamental para los directores de proyectos en general. Un grfico de
Gantt le permite tener una visin del punto inicial y del punto final de
cada tarea y subtarea .
- to,.
C~ I
, ~,ONSEJO
~.
los 9,Mkos de G,ntt de,;v,n de su divisin del
trabajo.
Una divisin del trabajo se crea a partir de tres diagramas, que tambin
se reflejan en el grfico de Gantt, si bien el proceso es algo complicado
cuando se trata de determinar el conjunto de la secuencia del proyecto,
86
e
LECCiN 7
con su momento de inicio y de finalizacin. Para saber ms sobre la
conversin de los diagramas de rbol en el anlisis de la ruta critica,
vase la Leccin 8, "Los grficos PERT/CPM.")
Tarea A
CC::J (Hoy)
Tarea 8 O D = Planificado
r: I D = Real
TareaC I I :
I
I
Tarea O I' I I
I
Tiempo
87
Tarea A
~, (Hoy)
Tarea B ~V Jo y ~=
~=Real
Planificado
Tarea C Jo V: I
Tarea O 11 I
I
r7
TIempo
Grfico de Gantt con tringulos.
('~GONSEJO
\,1:\)
-
I Cada uno de lo, t,e, 9,atko, de Gantt mo".'adm
hasta aqul representa distintas maneras de ilustrar
claramente el conjunto de los estados del proyecto y
de cada una de sustareas. As pues, constituyen una
valiosa herramienta para mantener a los miembros del
equipo (ya los superiores, los comits, y los ejecutivos)
al corriente de las actividades.
I
e J>:o.wm.~~i"'_:"'.;k., .
;;;:;,~,~".... ~",-=,"'-'_.""",-"""",,~-, . ~~==- ,c+_._._~,,._'~O;=~ ...
Enero Febrero
ID Nombre
2 I 5 1 8 1 11 1 141 171 201 2J I 261 29 1 1 4 1 7 I 10 1 131 161 191 22 1 25
-
10 Revisar patio
T
20
30
40
Retirar basura
Elim.malashierbasyrbo1esmuertos
60
M: Patio limpio
Desarrollar plan
T
90 Desarrollar plan
140
M: Plan aprobado
170
Elaborar plan de fontanera
Revisar plan
= O
180 Trabajo de fon[anera c:::::::::J
190 Revisar el trabajo 1
200 M: Fontanera acabada
No crtico
Progreso
Hito
--
t=:::J
Resumen
Gestin
secuencial.
crtica
c:=J
90
.~.~_...
LECCiN 7
., ~,4,~'~._ , __ .,,4 _, __ ~ __ 4 e
!
21 1 Gestin proyecto
22 I Anlisis necesario
~------ -- ... ---- ... - --"--"--
11 _
- - --- 22
23 I Especificaciones
24
25
I Elegir servidor
I Elegir software
;---::: :::::;~:::
- -- 23
14 -.--- --- -. e
26 I Elegir cables
27 I Compras
281 Manuales
F;;;1
15
+.r~1,
291 Cablear 23 I 7
30 I Serviclor
5 1.-----;---1"1"1"1"1"1"1"-\33" ..
31 I Formacin 16
35 I Pruebas 15 13
36 I Aceplacin 6 14,15 I
(""'[~~TENCIN
\Ja) I Como director del proyecto, no se incluya a s mismo
.' en el clculo de la duracin, porque est plenamente
involucrado en la gestin y no dedicado a ninguna
tarea individual.
('f"~ONSEJO
\Ja) I El software de gestin del proyecto resuelve muchos
. asuntos relacionados con la complejidad de los
mltiples recursos. Sin embargo, debe empezar por
comprenderlo todo desde la base con lpiz y papel,
del mismo modo enque adquiri las nociones
fundamentales de matemticas antes de empezar a
utilizar una calculadora.
-------
92
------m- e~.....
..
LECCIN
-.
7
= - ~ e
proyecto en su conjunto. Esto implica reorganizar los recursos, alterar
el mbito de las tareas o subtareas seleccionadas, o cambiar la
secuencia de dichas tareas. Consideremos cada uno de estos aspectos.
LA PREVISiN DE FUTURO
---------------------------._------_.
_ .~=..=
Los grficos de Gantt
=~~,~.=~_~_
93
__ ._-----_.---
ff~ONSEJO
W
~'.-- I
Si observa que las tareas o subtareas de su proyecto
empiezan a retrasarse, el grfico de Gantt le puede
ayudar a identificar dnde tienen lugar los retrasos.
Esto le permitir preparar alternativas, como otros
grficos de Gantt que pueden resultar ms eficaces
para gestionar la duracin del proyecto.
RECAPITULACiN EN 30 SEGUNDOS
LECCiN 8
Los grficos "o
PERT/CPM
En esta leccin, conoceremos el motivo por el cual los proyectos
aumentan en complejidad, la base de los grficos PERT/CPM, el motivo
por el que los grficos PERTy CPM estn relacionados, y laforma de
utilizar el mtodo de la ruta crtica para conservar los recursos.
/1\
1 1 1-1
Dos personas una conexin, y tres personas, tres conexiones.
~, ..:,,-
. .... ".;
< ....,.,.,'- ..
,:,:,:,,::'(;.;,:-
~>:',.?\
~~~~~._
96 LECCIN 8
_ ... ~~~_~~~._m ",,",=.m. __ . _~ e
IXI
I I \/X\j
1-1 i-i
Cuatro personas seis conexiones, y cinco personas, diez conexiones.
(E'GONSEJO
.J : pcogresa no es culpa de nadie. Es una simple cuestin
de cifras, interconexiones, restricciones y dependencias.
e ======~m====.~.m========~_;~=r-_===~
Los grficos PERT/CPM
~~~ 97
ff,ONSEJO
\.J3.) Aunque nunca necesite trabajar con PERTo CPM, no
est de ms conocer los fundamentos.
~~
( r G,ONSEJO
~ Los directores de proyectos han utilizado el PERT/CPM
... para comprimir los calendarios de los proyectos,
identificando las tareas que pueden ser llevadas a
cabo en paralelo, aunque al principio pareciera que
tuvieran que realizarse secuencialmente.
EL CAMINO Ms CORTO
(~"'TENCIN
\...~ L.aspersonas encarga.d.asde la.stareas que no :stn
" I Situadas en la ruta Critica no tienen que trabajar con
tanta premura como aqullas que s lo estn. Sin
embargo, si las primeras no tienen cuidado, el tiempo
total invertido puede sobrepasar al de la ruta crtica, y
con ello retrasarn el proyecto entero.
l. Comienzo 6
2. Elaboracin de bebidas 30 Bill
3. Preparacin de bocadillos 20 Erika
4. Preparacin de fruta 4 Erika
5. Preparacin de la cesta 4 Erika
6. Reunir mantas 4 Bill
7. Reunir material deportivo 6 Erika
8. Cargar el coche 8 Bill
9. Repostar gasolina 12 Bill
10. Conducir hasta el lugar de la excursin 40 Erika
11. Final O
Red PERTlCPM
8
Repostar
gasolina
Sil!
Clave
- Camino crtico
Red PERT/CPM.
La relacin entre las tareas se indica por medio de una lnea gruesa o
fina. Por ejemplo, "preparacin de bocadillos" y "preparacin de fruta"
estn conectadas por medio de una lnea fina. La tarea de Bill,
"preparacin de bebidas" est conectada con "preparacin de la cesta"
mediante una lnea gruesa. Tanto las tareas de Bill como las de Erika
llevan a la tarea "preparacin de la cesta."
~~_. .==n=>
e =',~~<~ ....~4, .,e_O . ,~~~~~.=~~,.,.- ~,~-,--,,~~,--,,-'~=~-~
Los grficos PERT M 101
Preparacin de bebidas O O O
Preparacin de bocadillos O 6 6
Preparacin de fruta 20 26 6
Preparacin de la cesta 30 30 O
Reunir mantas 34 36 2
Cargar el coche 40 40 O
Repostar 48 48 O
_
102
-."eC."'-==="~=~-="' "~"'"'=~~-"~'''~'"'.-'''=--'~~"~~~~'''''''''~
LECCiN 8
e
!
LENGUAJE SENCILLO
(~ ~ONSEJO
\l1J
". "
Obsrvese que slo se produce un tiempo de margen
mando ambos m;emb,os del equipo estn ',abajando
en proyectos individuales. Cuando ambos trabajan en
la misma tarea no hay tiempo de margen. En este
ejemplo, las actividades conjuntas se sitan en la ruta
crtica.
e
!
~,....~.e--~,._.__-_._.,
Los grficos PERT/CPM 103
~-,- -- ..- - _._._. ..- _.- _- ." --_. __ ..__._.
l4~' G:,ONSEJO
\l1J Mientras que en algunas ocasiones el tiempo
-~ ahorrado compensa el perdido, en muchos proyectos,
algunas tareas requieren un 20 o un 50 por ciento ms
del tiempo previsto. El director de proyecto que haya
consultado con los dems (vase la Leccin 4,
"Desarrollar su plan", y la 5, "El montaje del plan"), y
que practique la planificacin de arriba abajo junto
con la de abajo arriba, podr con suerte evitar estas
diferencias de tiempo. Pero no cuente con ello.
104
-~, ..,.,~,._"" ...~"~~=,~.=~~~ .~~ ..-~~~, ....> .~.~~._,.~=.=~===-=,~.===
LECCiN 8
LA NECESIDAD DE RAPIDEZ
A lo largo de la ruta crtica, se supone que al aadir ms recursos se
acortar el tiempo total. Si un amigo ayuda a Bill y a Erika a cargar el
coche, se pueden ahorrar un minuto. ste no es un ejemplo notable,
pero piense en el efecto que producir la ayuda de una persona en una
mudanza. La inclusin de otro trabajador proporciona grandes ahorros
de tiempo, sobre todo a la hora de acarrear objetos pesados, o con
formas extraas, que una sola persona no podra manejar.
Cuando se destinan recursos adicionales a una tarea determinada se
emplea el trmino "chocar" (crashing; un curioso nombre para una
accin beneficiosa). El "tiempo de choque" (crash time) representa la
menor cantidad de tiempo que llevara realizar una tarea o subtarea con
recursos ilimitados, es decir, con todo el equipamiento y dinero que pida.
En su libro Project Management, los autores Meredith y Mantel
DEFIENDEN que menos del 10 por ciento del total de actividades de
los proyectos reales son realmente actividades crticas. Curiosamente,
la mayor parte de los modelos y la mayora de las discusiones sobre el
PERT/CPM describen proyectos en los que las actividades crticas
superan en nmero e importancia a las no crticas.
La mayora de las tareas llevan varias subtareas asociadas. As pues, la
red PERT/CPM ofrece nicamente una visin general de un proyecto
relativamente sencillo. Considerando la tarea 1, supongamos que una
de las tareas implicadas consiste en aadir azcar. A medida que Bill
prepara las bebidas aade una cucharada de azcar, y luego prueba la
bebida. Est suficientemente dulce? Su respuesta es subjetiva, pero a
pesar de ello ser afirmativa o negativa.
Si la respuesta es no, tendr una nueva subtarea: aadir ms azcar.
Luego tendr que volver a probar la bebida hasta que decida que est lo
suficientemente dulce. Llegado a ese punto, Bill sigue adelante
empaquetando las bebidas. Esta actividad se describe en el
organigrama siguiente.
Si hubiese que aadir el sencillo bucle al conjunto del grfico
PERT/CPM descrito anteriormente, tendramos cuadros y flechas
adicionales surgiendo de la tarea 1, "preparacin de bebidas", que
complicara nuestro grfico.
______ ~L
~
Del mismo modo, las dems tareas pueden llevar subtareas asociadas
105
No
L
---'---""":,
106 LECCIN 8
e
...r,,",,i""'''"';'",- "",~"","--;;;'''''''u,"." ....~.. ,.,;".4';;;;''''''::"~~.~.,.~~""",=='"<",.=~.,-====~_~.4-J
., """""' ...
/' ~ ',ONSEJO
"-W Los creadores de redes con experiencia suelen aadir
," una actividad, que denominan comodn, en la cual no
se hace nada realmente, pero que ayuda a describir la
relacin entre dos sucesos.Adems, existen otras
opciones que pueden ser aplicadas a su modelo
particular mediante el software de gestin de
proyectos.
Yo y MIS FLECHAS
Una variacin muy til de la descripcin de la red PERT/CPM es la
llamada red PERT/CPM de actividad sobre flechas. Se muestra en la
siguiente figura.
6
Preparar Reunir
cesta material
deportivo
I
,
I
:r....
~, "'. ~..:w;._:::,~.~;;;o
-----_._----_.
_.
~., 0_' ~~""',="" ~_._ =.;:;._ ~._._._4:'''~'~_
107
(~[''",ONSEJO
\J1J Una vez que haya introducido nuevos valores en su
.- - programa de gestin de proyectos, una nueva
configuracin del camino crtico aparecer en su
pantalla.
No SE ENAMORE DE LA TECNOLOGA
El dominio en la creacin de grficos puede degenerar en
problemas, sobre todo entre los directores de proyecto con orientacin
tcnica.
("'''~''TENCIN
\J1J Muchos directores de proyectos se sienten atrados
". por la tecnologa. Las herramientas a su disposicin
acaban por intoxicar y crear adiccin.
-
I
108
e
--"---~,_"=.==="=_=_,=__=_=.==.===.= ~=.~==~===_.4_"~=-_=
LECCiN 8
..===""'_=-_=,_========.=_=====-=-==""'===
e
Los gerentes acaban preocupndose en exceso por los grficos en
detrimento de:
4~. ;
( ~.~TENCION
\f\J Los estudios llevados a cabo sobre los proyectos
.. " gestionados revelan que las causas ms frecuentes de
fracaso se deben a una falta de tica (como la falta de
dedicacin entre los miembros del equipo), o la
incapacidad del director de proyecto para comunicar
eficazmente los resultados del mismo (objeto de la
siguiente leccin).
RECAPITULACiN EN 30 SEGUNDOS
t LECCiN 9 l"'
El informe
de los resultados
A..
;;:,''<
~
112
-_.,..,.-...
LECCiN
9
"~~~=.~-" .,.~=
..~~~-~ .=~~.--, ..~"~~~~=~~--~
veinticinco aos, era verdaderamente importante recibir un paquete
exprs por la maana. Hoy en da, piense en la excitacin que produce
la llegada de un paquete de este tipo. Lo ms normal es que se sume al
montn que ya ha recibido.
(~'~' ,TENCIN
\J1../ Incluso hoy en da, :u.ando ust~~ ~~ede enviar. por fax
." o por correo electronlco una dlvlslon del trabaJo, un
grfico de Gantt o de PERT/CPM, no existen garantas
de que el receptor al que va destinado lo revise tal y
como estaba previsto.
("'~''''TENCIN
\J1../
.
Si debe ~ntre?~r su informe a un co~~t, su pr:pa~~cin
es todavla mas Importante. Los comltes son mas CrltlCOS
y menos comprensivos que una sla persona. Si utiliza
un software para presentaciones, como Carel,
PowerPoint, o cualquier otro programa, contngase.
('["CONSEJO
W, presentacin audiovisual.
EL CONTAGO TELEFNICO
Quiz su proyecto requiera que llame a su jefe por telfono varias veces
al da, a diario, varias veces por semana o nicamente de vez en cuando.
En cualquier caso, intente programar el momento de la llamada. No
resulta nada raro toparse con un buzn de voz o con un contestador
automtico. Esto puede ser muy frustrante cuando usted lo que necesita
es mantener una conversacin activa en ese momento y lugar.
EL CORREO ELEGRNICO
Si usted cree que est justificada una conversacin cara a cara o por
telfono, siga adelante.
(' ~~CiONSEJO
\JaJ Si lo que necesita es una respuesta afirmativa (s) o
" negativa (no) a una pregunta relacionada con el
proyecto, y si tiene suficiente margen en cuanto al
momento en que necesita recibir esa respuesta, el
correo electrnico es una buena herramienta. Si
necesita enviar una serie de datos a ciertas personas
que esperan que les lleguen por medio del correo
electrnico, entonces tambin puede resultar una
herramienta de gran utilidad.
Aprobaciones o desaprobaciones .
Adelantar informacin crucial a las personas adecuadas .
-------------,---------------------------"-----------
_
Ideas sobresalientes, vanguardistas o escandalizadoras.
Hoy en da, una nota escrita recibe a veces ms atencin que un mensaje
en el buzn de voz y que el correo electrnico. Adems, no subestime el
impacto de una nota manuscrita y amigable que diga algo tan sencillo
como: "Buen trabajo con la tarea 2: tenga prevista su finalizacin para
maana por la tarde y pase tranquilamente a la tarea 3."
('"tr"'c~ T E N Ci N
\J:1J la let,a poco legible ha supuesto mHlones de
prdidas en la industria debido a malentendidos,
falta de conexin, o necesidad de reescribirlo y
revisarlo todo.
Cuando escribe una carta para ser entregada a mano, por fax, por
caneo electrnico o por mensajero, no se olvide de haber ledo y
corregido antes la carta. Esto es especialmente importante si el
contenido est relacionado con alcanzar un hito del proyecto. Sin duda
alguna, el documento ser ledo por varias personas, ser copiado, y
puede que incluso lo vean los accionistas. Cualquier error tipogrfico o
gramatical que usted no haya visto, aunque sea pequeo y no afecte a
la comprensin del texto, puede hacerle perder parte de su credibilidad .
Al igual que ocurre con las reuniones cara a cara, cntrese en el tema.
Un documento breve es mejor que uno largo, un texto conciso es mejor
que uno tortuoso. Aunque esto vara segn la empresa y segn el
proyecto, seguramente es buena idea que los accionistas puedan
acceder a la informacin de contacto en todos los documentos
relacionados con el proyecto que les sean entregados. Esta infoffi1acin
incluye su nombre, direccin, nmero de telfono, de fax, del mvil,
nmero del buscapersonas, nmero del telfono del coche, etc.
LA TElECONFERENClA
. ~"(ONSEJO
W, sugecendas y
Los participantes
cdtkas que pueda cedb;c en peesona.
en teleconferencias son menos
reticentes a hablar de lo que lo seran si estuviesen
cara a cara.
__ 1
Informe de'I~~ r~s~lt!S .... 119
( ~ GpNSEJO
~V Puede incluir su pgina particular en alguna parte de
la pgina Web de su empresa o en una parte de la
Intranet de su empresa situndola en un servidor
independiente, o puede simplemente enviarla por
correo electrnico en formato HTML.
=
120
e...
LECCiN 9
Debe compartir el mrito y los elogios por el trabajo bien hecho con el
mayor nmero de personas posible. Procure siempre que el mrito se lo
lleve su equipo, aunque haya sido usted quien ha hecho el grueso del
trabajo. La direccin acabar sabindolo de todas formas. El resultado
debe ser que usted aparezca como uno de los jugadores del equipo y
alguien digno de una promocin.
En cambio, cargue con la culpa por algo que no haya ido bien, sin
intentar echarles la culpa a los dems. Si usted parece uno ms del
equipo, los dems le apreciarn por ello.
RECAPITULACIN EN 30 SEGUNDOS
____ l
i
e
LECCiN 10
La eleccin del
software para la gestin
de proyectos
( E\ ~TENCIN
\J1.,J Hoy en da, existen tantas opciones que el problema
consiste en saber cul elegir.
li1
.c_._-cc._.~~"."._c_
124
__________________________
LECCiN 1O
_.._c___ -.
c
--~~~'''=
_
presenta por lo menos cinco diferencias con respecto al software para
los procesadores de textos y para las bases de datos:
CONSERVAR LO BUENO
El software para la gestin de proyectos pas de ser caro y tosco a ser
ms econmico y altamente funcional, y de ah a ms barato todava
pero muy lioso. El lanzamiento del Gestor de Proyectos Harvard en
1983, supuso un gran avance en el software para la gestin de
proyectos. Se centraba principalmente en los presupuestos,
programacin, y gestin de recursos de los proyectos. Con el programa
Gestor de Proyectos Harvard, se podan elaborar grficos de Gantt,
grficos PERT/CPM y una gran variedad de tablas y grficos. Se
consideraba como un paquete integrado de planificacin y control, y se
venda por un precio inferior al 30 por ciento en relacin con el de sus
predecesores menos funcionales.
i
J
J
- ~-~ ... _-:.~..". ...,..",.,...;--'=""."... ~ ."'"".",.-..""' . .." ,-,.,-~~~."" c.c---_--e-
La eleccin del software para la gestin de proyectos
Hoy en da, parece que los fabricantes tienen que incluir de todo en
estos programas. Esto les permite anunciar una multitud de
prestaciones para sus programas. Pero, seamos realistas: cuntos
usuarios utilizarn todas las posibilidades disponibles?
WTENCIN
DE QUIN ES LA ELECCiN?
Si su empresa, departamento o unidad utiliza ya, o prefiere, un
determinado tipo de software, la decisin ya est tomada. Su objetivo
ser el de dominar ese software, o, por lo menos, las partes que sean
cruciales para usted.
.t'I~
{ ..~ ~ONSEJO
I
126
.-----e.
LECCIN 10
~)ONSEJO
CUL ES SU DESEO?
Suponiendo que en su empresa no pueda disponer de alguien que se
ocupe del grueso de las actividades de la gestin del proyecto, y
suponiendo que an no se haya elegido ningn programa en concreto,
cul sera su criterio de seleccin?
( ~ ,\ONSEJO
\l\.J I Puede que sean suficientes las posibilidades de las que
ya dispone para elaborar informes y presentaciones
para las necesidades de su proyecto.
128
e
LECCiN 10
( ~ CONSEJO
\Pi)', proyecto
- que se desarrolle a lo largo de varios meses,
puede que tenga sentido utilizar un software
especfico para la gestin de proyectos.
(r CONSEJO
\J1) I P~ed: que su mejor opcin, si no .disp.one de
nmgun experto en su empresa y SI qUiere
automatizar los informes y los grficos, sea un
software econmico.
-=.r-_"""_,-""""~.~_..,..,._~._-,,,,,.,,.~ _.~
.~.
"'--~-'
.'--._'
--'.-".-e.-
La eleccin del software para la gestin de proyectos
(""~~TENCIN
\jjj I Dado que existen multitud de programas de alto nivel
- . disponibles (fabricados por empresas como Cobra,
Semantic, Insta plan, Klavis (para Mac), Open Plan,
Primavera, Microsoft, Enterprise PM, Microplanner y
otros), necesitara un asesor para llevar a cabo la
eleccin.
130 LECl10
.~-
l ~ E,N LENGUAJE SENCILLO
{ ~ ,TENCIN
\J:1.J cambie las variables una por una para tener una
. perspectiva real del impacto ocasionado. Si se cambian
demasiadas variables a la vez, no se ver claro el
conjunto.
- --'--'.-~'- .. ,--_._--
e
I
Aseguran el transporte.
WTENCIN
( ~ G10NSEJO
\..~VI Algunos fabricantes le permiten bajarse un paquete
entero de la red durante un tiempo limitado.
( ra G10NSEJO
\J1J I Si es posible, obs~rve el software en funcionamiento,
ya sea en su propia empresa o en otro lugar.
RECAPITULACIN EN 30 SEGUNDOS
I, ,i
LECCiN 11 ~'\
.>~
Una muestra de los I,......_~
programas ms populares
.
.,I
:"i~'
j-I
-~
138
e
LECCiN 11
1. Microsoft Project
2. Primavera Project Planner
3. Microsoft Excel
4. Project Workbench
5. Time Line
6. Primavera SureTrak
7. CA-Superproject
8. Project Scheduler
9. Artemis Prestige
10. FasTracs
(\J1..J I
~ONSEJO
No resulta sorprendente que el tiempo de formacin
recibido por los directores de proyecto para los
diferentes paquetes de software influya a al hora de
valorarlos. Dicho de otro modo: cuanta ms formacin
tenga para un determinado tipo de software para la
gestin de proyectos, mayor ser la puntuacin que le
conceder.
ARMADO y ONLlNE
Volvamos al momento actual, en el que un nmero creciente de directores
de proyecto disponen de un componente que les permite conectarse
online. La potencia y la capacidad de dichos programas es impresionante.
( ~ ~TENCIN
\J1..J I El conjunto de las opciones de software disponibles
hoy en da es todava ms asombroso que hace unos
aos.
PLANVIEW
LECCiN
e_ "_"~
_,o ~
11
,,",~,._~C_"~.'~~'""~"'~_=='."~" ""_"."~~=
As pues, PlanView permite a la empresa evaluar todo el trabajo y
gestionar con plena capacidad.
Plan View se entrega a nombre del usuario, que puede ser un gerente,
un empleado o cualquier otra persona de la empresa, as como a socios,
vendedores y distribuidores de servicios. Plan View Online es un
sistema integrado de gestin para la fuerza de trabajo, se trata de un
software completamente Web, e incluye:
Los enlaces Web preferidos por los usuarios para los grupos de
discusin, los sitios Web sobre el proyecto o departamento, y los
ejecutables de software clave (como programas virtuales para
reuniones y metodologas aplicables), son todos fcilmente accesibles.
WONSEJO
DEKKER
PRIMAVERA
(i\)0NSEJO
I registrarse como parte del plan global del proyecto.
144
e
LECCiN 11
Prima Progress Reporter proporciona un apoyo completo al grupo de
trabajo y una coordinacin de los recursos del proyecto con un mnimo
de prctica. A cada miembro del equipo se le asignan actividades
incluso a lo largo de varios proyectos. Los miembros del equipo
utilizan el Progress Reporter para informar del calendario y del estado
de actividades al director del proyecto y a la base de datos del mismo a
travs del LAN a distancia a travs del correo electrnico y a travs de
Internet.
WElCOM
WONSEJO
MICROSOFT
PROJECT KICKSTART
( ~ CONSEJO
RECAPITULACiN EN 30 SEGUNDOS
Muchos jefes,
muchos proyectos,
muchos dolores de cabeza
LA PARTICIPACiN EN MS DE UN PROYECTO
A LA VEZ
En ocasiones a usted se le pide que se encargue de esto y de lo otro. La
gestin simultnea de ms de un proyecto es ms complicada que la de
un slo proyecto, pero no es imposible. Hay gente que lo est haciendo
todo el tiempo, y con unas cuantas observaciones y aportaciones puede
llegar a convertirse en un experto.
Tal y como veremos en la Leccin 14, "Aprender del pasado," todas las
tcnicas adquiridas y todas las ideas y experiencia conseguidas
I suponen ms grano para el molino.
I
150
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LECCiN 12
W
( ~
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epNSEJO
Cuando se gestionan
proyectos pequeos
de manera adecuada. los
(incluso los unipersonales)
conservan parte de los elementos esenciales de los
proyectos ms grandes.
( ~ C\ONSEJO
\.J1) I Reconsidere su opinin sobre dirigir o participar en
varios proyectos, y contmplelo como una
oportunidad que merece la pena aprovechar.
LA COMPLEJIDAD SE DA
Imagine que no se le asigne oficialmente la tarea de dirigir dos
proyectos a la vez, o de tener dos proyectos que se solapen en un
mismo intervalo de tiempo. Sigue siendo probable que termine
enfrentndose a aspectos generales relacionados con la gestin
de prioridades mltiples. Si es as, usted no est solo. Un nmero
creciente de profesionales parecen verse afectados por este mismo
fenmeno.
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UN PATRN DIFUSO
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momentos. Si a usted le colocan al frente de varios proyectos pequeos,
necesitar separarlos mentalmente y centrarse en cada uno de ellos.
(T>-~ONSEJO
\jjj La gestin de varios proyectos puede ser una carga
" menos pesada de lo que pensaba. Despus de todo, en
su propia carrera, seguramente habr perfeccionado
la tcnica para manejar simultneamente varios
asuntos o elementos prioritarios, fueran o no
proyectos.
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(' ~ '~ONSEJO
"J1.J. ..
I La clave para manejar diversos proyectos consiste en
mantener un enfoque claramente separado para cada
uno de ellos, de modo que cuando trabaje en el
Proyecto 1, ste sea lo nico que ocupe su
pensamiento, y cuando trabaje en el Proyecto 2 ocurra
lo mismo.
LA EXTRAVAGANCIA NO ES NECESARIA
El mtodo de Al puede parecer extravagante. Despus de todo, hay que
disponer del espacio suficiente para montar dos despachos y disponer de
los recursos necesarios para equiparlos adecuadamente para los
proyectos de los que haya que ocuparse. An as, la mayora de las
personas puede hacer algo parecido. Quin no tiene algn equipamiento
de oficina duplicado? Casi todo el mundo tiene lugar suficiente para
obtener un poco de espacio adicional; quiz no en un lugar fsicamente
separado, pero s en alguna parte de su oficina, empresa, hogar,
residencia veraniega o cualquier otro espacio fsico del que disponga.
(fJ\TENCIN
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I S;gn;t;caesto que ,; e,t t,abajando en tee'
proyectos, debe montar un tercer despacho? No
necesariamente. Podra correr el riesgo de llevar este
mtodo demasiado lejos.
154 LECCIN 12
Las relaciones con los superiores en el caso de tener varios jefes, deben
ser manejadas con delicadeza. Al fin y al cabo, segn el tipo de
empresa, los jefes pueden:
Tener poder para despedirle con un simple aviso y sin ten que
consultarlo con nadie ms.
TRABAJOADICTOS EN ALQUILER
o "No estoy seguro de la prioridad de este proyecto con respecto al
trabajo del que me estoy ocupando actualmente ..."
No SEA ApOCADO
o Puede pasar por el aro y aceptar las tareas adicionales sin ningn
recurso adicional. (Esto debe evitarse.)
Calcule las horas (en trminos de empleados) que necesitara para
ocuparse de la tarea adicional, cunto costara y cul ser el beneficio a
cambio. Asimismo, si necesita un mayor presupuesto, ms material o
algn otro recurso para el proyecto, decdalo y pdalo.
RECAPITULACIN EN 30 SEGUNDOS
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LeCCiN 13 '\'
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Un proyecto de "'" l' ..
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construccin
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GONSEJO
Tras la tercera visita a una obra, Bob pensaba que haba conseguido un
avance, pero primero quera confirmar sus hallazgos, y sigui con su
calendario de visitas. La primera observacin fue que los capataces
eran casi todos varones blancos y de habla inglesa (lo cual no le
sorprendi), mientras que, con el paso de los aos, haba cada vez ms
extranjeros entre las cuadrillas de obreros.
lA TORRE DE BABEL
(' ~"'~TENCIN
\Ja.J
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Incluso el capataz ms atento puede resultar menos
I eficaz en su trabajo
si la barrera del idioma dificulta la
comunicacin.
166 LECCiN
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13
~_. ~. e
Estoy seguro de que los obreros entienden cmo se termina un
trabajo adecuadamente?
He dejado claro qu resultados espero obtener?
Proporciono el suficiente apoyo y estmulo?
Cultivo las relaciones positivas?
DESPUS DE LA CUARTILLA
Bob tap la hoja durante la sesin, y luego pidi a cada capataz que
pusiera en prctica por lo menos una de las medidas citadas con cada
uno de los obreros, al menos una vez a la semana. As pues, si el capataz
tena quince obreros trabajando en un proyecto, sera responsable de
una de las medidas siguientes por semana y por cuadrilla, o, en otras
palabras, de una media de tres de estas medidas al da:
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~ONSEJO
Los obreros extranjeros empiezan a hacer progresos
en cuanto alguien le dice unas cuantas palabras o
frases en su idioma.
RECAPITULACiN EN 30 SEGUNDOS
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LECCiN 14 '~,1'...d.""'t':~~.
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Aprender "-.,
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de su experiencia
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ONSEJO
Cualquier proyec
.. . I peldao ms en su larga carrera ascendente.
170 e""
LECCiN 14
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( ~-"ONSEJO
\J1.J Si no se lleva bien con una parte de su plantilla, o con
. la plantilla entera, puede dedicarse a cultivar sus
habilidades para dirigir eficazmente a los dems.
Seamos realistas: habr muchas ms ocasiones en su
carrera en las que sus colaboradores no sern "amigos
de la infancia." Por tanto, perfeccione su tcnica
ahora.
(~'G\ONSEJO
\J1.J El hecho de ser objeto constante (o casi) de la
~,. I atencin de los dems, significa que tambin tendr la
oportunidad de brillar de una forma que no sera
posible si usted se limitara a llevar a cabo un trabajo
rutinario como uno ms de la organizacin.
~, ~~ONSEJO
,..' 00.. . _._....... ,- .'......
173
(~
~ I Lasempresas con visin de futuro no esperan a que se
, produzcan las situaciones extremas. Trabajan siempre
anticipndose y siendo conscientes de que las
empresas proactivas se mantienen a la cabeza
tomando decisiones decisivas por sistema.
Trabaje en el tipo de empresa en que trabaje (la que acta slo cuando
se dan situaciones extremas, la que toma decisiones punteras, o una
que se site a medio camino entre ambas), surgirn muchas nuevas
oportunidades para su empresa como resultado de sus observaciones.
~~,ONSEJO
\.l3J I Losd;,edo'es de peoyedo efkaces suelen consteu;, su
futuro mediante la eleccin de un proyecto tras otro.
Dichos proyectos ayudan tanto a la empresa como a la
carrera futura del propio director.
A lo largo del carnina, todo aquello que funcion bien, unido a los
obstculos y fracasos, supone ms grano para el molino. Al mismo
tiempo que usted intenta no experimentar frustraciones en su proyecto
actual, si ustedes capaz de admitir que todo aquello que experimenta
supone una leccin para ms adelante y que puede a la postre beneficiarle
de algn modo, entonces quiz el problema actual no parezca tan grave.
--~em._~-
174 LECCIN 14
~ -=.~==~===--=--_.--~.--
..==== e
LA PREPARACiN PARA EL SIGUIENTE
PROYECTO
Se sita usted de tal modo que est preparado para dar el salto
en el momento en que se le pida que se ocupe de un nuevo proyecto
justo despus de haber finalizado otro? Esto implica cuidarse a s
mismo, llevar una alimentacin equilibrada, quiz tomar
suplementos vitamnicos, descansar lo suficiente, hacer ejercicio,
practicar tcnicas de relajacin y, en general, llevar una vida
apropiada incluso en medio de un proyecto. Para terminar, quiz
resulte apropiado referirnos a las palabras de Rudyard Kipling en su
poema clsico:
e ,.. _,,, __ 3 ,.,_. , ' .
,2m '_' ., .,~~ ...
Aprender
,._ _ ....... e~.----.
del pasado 175
SI
Por Rudyard Kipling
a, si te mienten, no mentir,
Rudyard Kipling
RECAPITULACiN EN 30 SEGUNDOS
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ApNDICE A
Glosario o.' ..
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178
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ApNDICE A
_~. _=.,.~~~.
c_c_. __ ~ "="c_~.=_~~__-~~_~.~ ~~~=
.... e
Divisin del trabajo Una descripcin completa de las tareas
necesarias para lograr la culminacin con xito de un proyecto. Los
planes del proyecto que dibujan todas las tareas que deben realizarse
para lograr la culminacin con xito del proyecto y de las cuales
derivan la programacin, la delegacin y la elaboracin de
presupuestos.
Subtarea Una parte de una tarea; una unidad divisible de una tarea
ms grande. Normalmente, una serie de subtareas llevan a la
finalizacin de la tarea.
Tarea no crtica Una tarea dentro de la red del CPM para la cual se
dispone de alguna flexibilidad
Tarea predecesora Una tarea que debe acabarse antes de que pueda
empezar la siguiente.
ApNDICE B
/
Indice alfabtico
p
M
perfiles, 44-49
memorndum (comunicando), 116 PERT, 97-102,103-109
metas, 169-171 redes, 105-107
mtodo de la ruta crtica (vase Plan View, 139-141
CPM) planificacin, 39-55, 69
microgestin, divisin del trabajo, crticas, 54
68 herramientas, 53-54
Microsoft Excel, 138 preguntas, 42
Microsoft Project, 138 presupuestos, 71-83
miembros del equipo programas, 51-52
animar, 163-166 proyectos, 8-9
ayudar, 62-64 subtareas, 42-43
compartir ideas, 120-121 sucesos, 42-43
comunicacin entre ellos, 162 plantilla, ayudar, 62-64
conexiones interpersonales, 95-96 poltica, 31
informar, 39-42 preguntas, 34-35
motivar, 163-166 hacerse, 30-31
motivar
preguntas clave, 30-31
actitud, 164 preparar
descansos, 164
directores de proyectos
miembros del equipo, 163-166
divisin del trabajo, 52-53
recompensas, 165
los siguientes proyectos, 174
presupuestos, 71-83
presentaciones basadas en la Web,
N 118-119
presentaciones (reuniones),
notas (comunicar), 116-117 112-114
notas post-it, 53 presupuestos, 51, 71-83
aproximacin, 74-75
clculo, 71n
o consideraciones, 80-82
crisis, 74
objetivos, 4-5 de abajo a arriba, 77
intermedios, 5-6 de arriba a abajo, 76-77
e
="'==--==~==._===._-~,=-~--,-,=---_._---_ _----"._._= ...-."---"----'
..
ndice alfabtico 185
-
tareas
cambiantes
crticas, 98