AUDITORIA PRACTICA A LOS ACTIVOS FIJOS

La inversin ms significativa que tienen las empresas se encuentra en la adquisicin de activos fijos,
ya que sin ellos el funcionamiento de esta sera virtualmente imposible.

Por esta razn debemos considerar aspectos importantes, como en la adquisicin, mantenimiento,
reemplazo, control, administracin e implicaciones financieras que tiene el activo fijodentro de la
empresa.

Si bien en nuestro medio las empresas se miden a travs de los activos y pasivos corrientes, donde la
solidez y solvencia son propsito de actuaciones futuras; son los activos fijos los que representan la
verdadera garanta y proteccin de la empresa, especialmente las propiedades y terrenos, por cuanto estn
en permanente valorizacin, incrementando por consiguiente el patrimonio de la organizacin.

Es la razn por la cual este tipo de activos requiere de auditorias internas y externas que permitan observar
que los activos frente a su necesidad, autorizacin, adquisicin, uso, registro y enajenacin cumplan con
los rigores normativos y contables, por lo que se hace necesario realizar diferentes pruebas de auditoria
dadas las implicaciones que generan en lo contable, financiero, operativo, jurdico-legal y de gestin en las
organizaciones.

En tal sentido, a continuacin relaciono el proceso de auditoria a realizar sobre estos bienes y las reas
responsables.

Como formalizacin del proceso de auditoria y una vez establecido el grupo o responsable de la evaluacin
al proceso de activos fijos de la entidad, lo primero que debemos hacer es conocer de manera amplia y
precisa el proceso objeto de evaluacin a travs de reuniones con los responsables del rea de activos
fijos, revisin normativa, informes de auditorias anteriores, informes de gestin, notas explicativas a los
estados financieros, dinmica contable, y especialmente el manual de proceso y procedimientos, si existe.

Con la anterior informacin de manera clara, se procede a disear el memorando de planeacin, el cual
permitir no solo realizar supervisin al trabajo encomendado, si no tambin propiciar un orden sobre las
actividades a realizar; el memorando tendr especialmente los siguientes acpites:

Planeacin.

Nombre del proceso a evaluar: De manera clara, fundamental como punto de referencia.

Justificacin: Establecer la importancia de la evaluacin para la auditoria y para la empresa.

Antecedentes: Casos particulares a tener en cuenta segn informes.

Objetivos: Encaminados a establecer la calidad del control interno; verificar el cumplimiento de la

normatividad, polticas, y directrices dadas en el manual, Verificar el adecuado registro y presentacin en
los estados contables y financieros.

Alcance: Circunstancias de tiempo, modo y lugar

Cronograma de trabajo: (Disear una matriz que decida actividades- Tiempo y responsable del examen.)
en sus tres fases de auditoria Planeacin- Ejecucin - informe, de manera detallada.

Cronograma de trabajo.
Empresa:

Proceso:

Enero Febrero

Actividades 1-15 16-30 1-15 16-20 20-30 Responsable de la

auditoria

Planeacin

Ejecucin

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Informe

Elaboracin del cuestionario de control interno: Matriz de preguntas sobre los diferentes elementos a considerar
en los activos fijos

ACTIVOS FIJOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CUESTIONARIO SI NO N.A OBSERVACIONES

1- Existen manuales de procedimientos?

Elaboracin del programa de auditoria,

ACTIVOS FIJOS
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA
PROCEDIMIENTO REF. P/t Firma
auditor.

1. El auditor con su equipo de trabajo discutir los objetivos del programa y los pasos
contenidos en l, asegurndose que los mismos han sido comprendidos correctamente.

2. Prepare planilla sumaria que descomponga el efectivo por cada uno de los conceptos que lo
integran, y comprelos con los saldos del periodo anterior.

3. De acuerdo al punto anterior, prepare subcdulas que incluyan los saldos de las
cuentas que conforman este grupo y crcelos con los libros auxiliares.

4. Verifique y analice las notas a los Estados Contables.

Ejecucin.
Una vez elaborado el plan de trabajo, se solicitara formalmente y por escrito la informacin bsica,
especialmente el inventario fsico general ltimo de los activos fijos, debidamente clasificado y valorizado.

Sobre esta informacin es claro que se aplicaran los cuestionarios y programas diseados en la etapa de
planeacin, se elaboraran los papeles de trabajo y se aplicaran las diferentes pruebas de auditoria entre
otras:

Inspeccin fsica y documental de los activos fijos;

Pruebas de registros;
Clculos sobre depreciacin, avalos y valorizaciones;
Conciliaciones y confirmaciones;
Verificacin sobre el adecuado uso, utilizacin, mantenimiento, aprovechamiento, cuidado,
conservacin, manejo ambiental, pago de impuestos, documentos de propiedad etc;
Entrevistas;
Muestreos,

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De lo anterior en la medida de requerirse se solicitara por escrito con mayor detalle la informacin,
cuidando de devolverla en la misma forma, dada la calidad e importancia que representa los soportes de
sta clase de activos.

Informe.
Del resultado de las pruebas realizadas se diligenciara un informe ejecutivo y otro detallado, dirigido a la
alta direccin con copia al responsable del proceso, cuidando de que el mismo cumpla con las condiciones
de preciso, conciso, soportado y objetivo.
A manera de concebir un programa de activos fijos que sirva de gua importante en el desarrollo de la
auditora, a continuacin relaciono aspectos a tener en cuenta en la auditoria a los activos Fijos:

La existencia de un manual de funciones, procesos y procedimientos para el rea,

formalizado y actualizado.
Personal idneo y capacitado.
Estructura administrativa suficiente.
Normograma del rea.
Archivo de la documentacin.
Mapas del riesgo del proceso.
Sistemas y medios de informacin y comunicacin automatizados.
Inventarios con cdigos de barras,
Plan de compras.
Comit de inventarios.
Protocolos sobre el manejo del medio ambiente y seguridad.
Seguridad y licenciamiento de equipos y programas de computacin.
Polticas, identificacin, registro, clasificacin y consolidacin contable.
Manejo de almacenes.
Seguros y garantas,
Contratos de mantenimiento de equipos
Manejo del parque automotor, bitcoras, mantenimiento, uso, soportes documentales, pago
de impuestos.
Entre otras.

Una vez discutido y presentado el informe, el mismo ser objeto de un plan de mejoramiento por parte de
la administracin que en la medida de su implementacin fortalezca el rea evaluada.

1. Cdigo o clasificacin del hallazgo.

2. Descripcin del hallazgo.
3. Causa del hallazgo.
4. Efecto del hallazgo.
5. Acciones de mejoramiento.
6. Propsito de la accin de mejoramiento.
7. Descripcin de actividades.
8. Cantidad de medida de la actividad.
9. Fecha inicial de la actividad.
10. Fecha de finalizacin de la actividad.
11. Avance fsico de ejecucin de las actividades.
12. Porcentaje de avance de la ejecucin de actividades.
13. Indicador logrado por las actividades.
14. rea o responsable de las acciones de mejoramiento.
15. Observaciones y ajustes.

Plan de mejoramiento
Codigo Hallazgo Causa Efecto Compromiso Actividad Fecha Fecha Avance Indicador Responsable Observa
ciones
inicial final

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Este plan de mejoramiento debe ser objeto de monitoreo permanente por parte de los responsables como
de los organismo de control, que como se dijo soporten el actuar de la organizacin como medida de
respaldo y garanta.

Hasta pronto.