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Aspectos ms importantes a considerar en un sistema de gestin de compras

Todo sistema de gestin de compras de xito ha de atender a los siguientes 5 factores, que
minimizan el riesgo a la vez que incrementan su eficacia:

La oferta: comparar presupuestos nos puede dar una idea de las condiciones de mercado
imperantes y nos permite hacer una buena seleccin. No hay que conformarse con el primero que
llega, pero tampoco resulta productivo excederse en esta etapa y aumentar innecesariamente la
lista de presupuestos a evaluar.

Los proveedores: hay que intentar ajustar las condiciones de los que tenemos, pedir mejorar su
oferta (ms producto por el mismo precio, mejores condiciones de pago, transporte o de plazos de
entrega). Al mismo tiempo, resulta muy interesante buscar otras alternativas que pueden
ofrecernos un producto igual o mejor a un precio ms competitivo, o cuyas ofertas nos sirven para
negociar con nuestros proveedores habituales. Fundamental valorar su servicio posventa entre los
factores a considerar a la hora de hacer una seleccin.

Las necesidades: conocer perfectamente las necesidades de la empresa permite hacer una mejor
planificacin de la demanda, que se refleja en unas condiciones ptimas de la funcin de
aprovisionamiento al poder disfrutar de descuentos por grandes volmenes, ofertas especiales o
condiciones ms beneficiosas atendiendo a la periodicidad de compra.

Las posibilidades: probar nuevos productos, testar proveedores alternativos, distribuir volmenes
de compra entre distintas empresas puede aportarnos una gran ventaja y evita la dependencia
que sita al proveedor en una posicin de poder que en nada beneficia a nuestra empresa.

Las exigencias: la curva de la demanda, el ritmo de la competencia y la tendencia del mercado


plantean desafos a los que nuestra organizacin ha de poder responder. La ventaja en costes es
siempre un buen punto de partida y en ello un buen sistema de gestin de compras tiene mucho
que decir.
Diagrama de proceso de compra que sigue una empresa privada
La homologacin de proveedores

La homologacin de proveedores es el proceso por el cual una empresa define aquellos


proveedores que estn cualificados para suministrarle productos o servicios.

Un proveedor que desee trabajar con una empresa que disponga de un sistema de
homologacin de proveedores deber conseguir esta homologacin antes de poder
comenzar a suministrar sus productos o servicios.

La homologacin de proveedores puede realizarse a travs de diversos mtodos:

Auditora. Este sistema consiste en la realizacin de tina visita al proveedor, en el


transcurso de la cual se evala una serie de factores, previamente definidos y
recogidos en un cuestionario de auditora. Como resultado de esta auditora, el
proveedor obtendr una puntuacin, en funcin de la cual ser aceptada o rechazada
su homologacin.

Test de producto. Consiste en la realizacin de una prueba de los productos que


desea suministrar el proveedor. La prueba consiste en utilizar el producto en el
proceso productivo y verificar su comportamiento. Al final de la prueba se homologa o
no al proveedor.

Homologacin por histrico. Este mtodo se utiliza para homologar a proveedores


que llevan trabajando con la empresa desde hace tiempo de manera satisfactoria.
Consiste en analizar los resultados histricos de la relacin con el proveedor:
cantidades suministradas, nmero de envos, nmero y gravedad de las
reclamaciones, resultados de controles, calidad del servicio, etc. En funcin de estos
resultados se procede a conceder o denegar la homologacin.

Cuestionario de homologacin. Este sistema es similar al de auditora, pero sin


realizar visita al proveedor. En este caso, la empresa elabora un cuestionario en el
que se preguntan los datos importantes sobre la actividad, organizacin, medios,
proceso productivo y gestin de la calidad del proveedor. Este cuestionario se enva al
proveedor, y en funcin de sus respuestas se procede a su homologacin.

En el proceso de homologacin de proveedores deben participar representantes de los


departamentos de la empresa afectados: el responsable de compras, el responsable de
calidad y el responsable del departamento usuario del producto comprado (produccin, si
son materias primas o auxiliares; almacn, si es el transporte).

El proceso de homologacin da lugar a una lista de proveedores homologados. Esta lista


debe ser difundida a todas las personas de la empresa que tengan responsabilidades de
compra de productos o servicios, de manera que no puedan comprar a proveedores que
no estn incluidos en la lista.

El hecho de que un proveedor est homologado no supone que la empresa est obligada
a comprar sus productos; significa que la empresa puede comprarlos. La seleccin de los
proveedores a los que comprar en cada momento se realiza a travs del sistema de
evaluacin de proveedores.
Por qu motivos puede retrasarse una orden de compra

Ni el Proveedor considerarn en forma predeterminada demoras o falta de cumplimiento


del presente acuerdo, por cualquier causa ms all del control razonable de la parte
incumplidora. El trmino fuerza mayor se entender por cualquier evento que resulte en
la prevencin o retraso de la ejecucin por una parte y cualquier acto de Dios, incluyendo,
pero no limitado a, incendios, inundaciones, terremotos, tormentas, rayos, epidemia,
guerra, disturbios, disturbios civiles, sabotaje, huelgas u otros disturbios laborales y
judiciales de embargo o incapacidad para obtener permisos, licencias, autorizaciones o de
cualquier estado, local, la agencia federal, o de la persona de cada uno de los
suministros, materiales, accesos, o servicios que se presten el Proveedor en virtud de
este acuerdo. La parte sujeta a la fuerza mayor deber utilizar sus mejores esfuerzos a
eliminar y mitigar las consecuencias de los mismos. En el caso que el Proveedor se
retrase en la entrega o el rendimiento puede elegir o bien tener las cantidades que
resulten afectadas eliminado sin responsabilidad o para ampliar el perodo de entrega de
las cantidades que resulten afectadas por el perodo en que los efectos de fuerza mayor
existan. Si una causa justificable supera un perodo total de treinta (30) das, podr
terminar la presente Orden de Compra.