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Fortaleza
2017
SUMRIO
1 Apresentao....................................................................................2
2 Protocolo.........................................................................................................4
2.1Atribuies do protocolo.................................................................................5
2.2 Conceitos Arquivsticos Fundamentais....................................................6
2.2.1 Correspondncia.................................................................................7
2.3 Rotinas de Protocolo...............................................................................8
2.3.1Recebimento de correspondncia e documentos em meio fsico..........10
2.3.2Triagem de Documentos...................................................................12
2.3.3 Recebimento em meio eletrnico........................................................13
2.3.4 Nmero nico de Protocolo (NUP)......................................................14
2.4 Criao de Processos no SEI................................................................14
2.5 Iniciar Processo..........................................................................................15
2.6 Tipos de Processo.........................................................................................19
2.7 Reabrir Processos......................................................................................20
2.8 Enviar Processos para outra Unidade..........................................................20
2.9 Incluir Documentos.......................................................................................22
2.10 Documentos Externos.................................................................................24
2.11 Orientaes para Digitalizao...................................................................29
2.11.1 Excluir Documentos...............................................................................31
2.11.2 Cancelar Documento...............................................................................33
2.11.3 Assinatura de Documento Externo.........................................................34
3 Arquivo.........................................................................................................36
3.1 Gesto de Documentos...............................................................................36
3.1.1 Objetivos.................................................................................................36
3.1.2 Plano de Classificao..............................................................................37
3.1.3 Tabela de Temporalidade de Documentos...............................................37
3.2 Arquivamento no SEI....................................................................................38
3.2.1Criar Tipo de Localizador..................................................................39
3.2.2 Criar Lugar de Localizador.................................................................40
3.2.3 Criar Localizador (caixa)....................................................................41
3.2.4 Arquivar Documentos Fsicos...........................................................42
3.2.5 Solicitar Desarquivamento (conferir via fsica)....................................43
3.2.6 Desarquivamento pela Unidade de Arquivo.............................................45
Glossrio..........................................................................................................46
Referncias.......................................................................................................51
1. APRESENTAO
2
bem como por aqueles que tambm faro abertura e autuao de processos
em suas unidades administrativas e acadmicas.
2. UNIDADE PROTOCOLIZADORA
3
dos documentos, evita o retrabalho e garante a celeridade no processamento
das informaes. A partir da implantao do SEI, a documentao ser
produzida no prprio sistema ou digitalizada para posterior registro. Os
documentos e processos da UFC que foram gerados no SIPAC, bem como,
aqueles provenientes de cidados e rgos externos continuaro tramitando
fisicamente.
4
no SEI;
5
de uma tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo.
Contudo, para que esse ciclo ocorra se faz necessrio que a preocupao com
ele se inicie desde o momento da produo documental. Isso significa que os
documentos de arquivo devem seguir padres de formatao uniformes,
classificao adequada e maior rigor em sua criao.
As atividades de protocolo esto intimamente ligadas aos conceitos e s
terminologias arquivsticas, alm do cumprimento da legislao vigente, para
que haja segurana na realizao das tarefas e na aplicao das rotinas
relacionadas aos documentos.
Quanto natureza:
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servidores ou pessoas estranhas, cujo contedo no diz respeito
Administrao Pblica, veiculada fora da estrutura formal da instituio. Essa
comunicao no objeto do protocolo institucional.
Quanto origem:
7
atividades de protocolo no SEI, utilizado nesta Instituio.
8
pertinentes na unidade sejam finalizadas, sem mant-lo desnecessariamente
aberto na unidade atual.
9
Correspondncia, processo ou documento com indicao de sigilo
expressa no envelope. Quem decide, a princpio, se a correspondncia
sigilosa no envelope o remetente da documentao ou norma expressa
publicada pelo rgo ou entidade;
Lembrando que:
10
setor e ao assunto declarado.
11
certido, entre outros da mesma natureza;
12
dezembro de 2014, a atribuio do Nmero nico de Protocolo (NUP) no
mbito dos rgos e entidades da Administrao Pblica Federal visa
integridade do nmero de protocolo atribudo ao documento, avulso ou
processo, na unidade protocolizadora de origem.
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documento externo, deve-se verificar se o documento trata de um
processo j em andamento, ou seja, se menciona o NUP de um processo
j existente. Caso mencione, deve-se pesquisar para identificar se o
documento deve ser includo no processo j existente ou se ir gerar
novo processo.
Ateno!
A incluso do documento no processo j existente descrita neste
Manual no tpico sobre Documentos Externos.
Caso o documento recebido no mencione um NUP, a abertura do
processo se dar em "Iniciar Processo", onde dever ser escolhido o tipo de
processo adequado. Os tipos mais usados ficam em destaque assim que a tela
aberta.
Para outros tipos, deve ser selecionado o cone [ + Exibir todos os tipos]
ao lado de "Escolha o Tipo de Processo". J, para voltar tela anterior
dever ser selecionado o cone [- Exibir apenas os tipos j utilizados pela
unidade.] O prximo passo o preenchimento dos dados de cadastro do
processo:
14
Esto disponveis os campos: Protocolo, Especificao (opcional),
Classificao por Assuntos, Interessados (opcional), Observaes
desta unidade (opcional) e seleo do Nvel de Acesso.
15
por meio do cone na tela do processo, inclusive o Tipo
de Processo.
16
Devem ser observados os seguintes aspectos:
17
Esta tela contm os tipos de processos nos quais os documentos sero
includos, tendo em vista que no SEI somente permitida a tramitao de
processos.
18
usurio que efetuou a operao. Somente possvel reabrir um processo que
j tenha passado pela unidade em que a operao efetuada. Aps envio para
outra unidade, o processo poder ser reaberto a qualquer momento nas
unidades por onde ele tramitou. No necessrio solicitar novo trmite.
cone
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Ao acessar a tela do processo, exibida a informao das unidades
para as quais o processo est aberto.
21
Na tela Gerar Documento ser escolhido o tipo de documento
desejado, sendo que tipos mais utilizados ficam em destaque assim que a tela
selecionar o cone .
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(interno ou externo) for assinado, ficar visvel um alerta para todas as
unidades que o processo estiver aberto, exceto para a unidade geradora do
correspondente documento. O cone fica visvel at que o primeiro acesso ao
processo seja realizado. A ocorrncia do acesso em uma das unidades no
impede que o alerta continue visvel para as demais.
23
Para incluir um documento externo, o usurio da unidade de Protocolo
Tipo do Documento
Data do Documento
Remetente (opcional)
Interessados (opcional)
Nvel de Acesso
Anexar Arquivo
24
O campo Data do Documento deve ser preenchido com a data de
emisso do documento. O campo Tipo do Documento representa um
combo onde deve ser selecionada uma das opes de tipos que foram
previamente cadastrados no sistema. Um documento externo deve ser
enquadrado em um dos nomes desta lista para fins de controle de
temporalidade.
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O campo Tipo de Conferncia ser preenchido em casos de
documentos em suporte papel digitalizados:
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O campo Reabrir processo nas unidades estar disponvel
apenas para processos de outras unidades (se o processo j tramitou
pela unidade o campo no aparecer). Este campo permite reabrir o
processo em unidades cuja tramitao j esteja concluda. Os processos
sero reabertos nas unidades selecionadas, ficando no Controle de
Processos com a cor vermelha, acrescidos do cone de exclamao.
ATENO!
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documento externo, inclusive a troca de seu tipo, nas unidades em que o
processo esteja aberto, ainda que o documento j tenha sido assinado
digitalmente. Essas unidades visualizaro o
consulta .
28
Character Recognition), tecnologia que permite converter tipos diferentes de
documentos, como uma folha de texto impresso digitalizada, arquivos em PDF
e imagens capturadas com cmera digital, em um documento com dados
pesquisveis e editveis. Esse procedimento necessrio para a recuperao
das informaes.
a.Cor:monocromtico;
b.Resoluo:300dpi;
c. Opo de reconhecimento de texto (OCR): ativada.
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processamento do OCR, os documentos:
c) desalinhados;
ATENO!
30
2.11.1 Excluir Documentos
cone . Esta operao tem por fim eliminar documentos que ainda no
se estabilizaram como oficiais e, portanto, no afetam direitos e/ou obrigaes.
Ainda assim, o sistema efetua o registro de documentos excludos e o histrico
da operao fica disponvel na consulta ao andamento do processo.
ATENO!
cone >
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O sistema abrir uma tela onde informar o motivo do
cancelamento. Aps o cancelamento, o documento permanece indicado na
rvore de documentos do processo, porm, com cone prprio de cancelado,
sem ser mais possvel acessar seu contedo:
ATENO!
33
Quando o documento externo for oriundo de digitalizao de original em
suporte papel, sua assinatura eletrnica tem como principal objetivo atender
Lei n 12.682, de 9 de julho de 2012, especialmente quanto aos dispositivos
abaixo:
34
3. ARQUIVO
3.1.1 Objetivos
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Garantir o uso adequado de tcnicas de gerenciamento eletrnico
de documentos.
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e destinao ao final deste prazo: eliminao ou guarda permanente. Como o
sistema no permite o trmite de documentos avulsos, em regra os
documentos assumiro a temporalidade dos processos em que estiverem
inseridos.
38
Na tela aberta, informe a sigla, Nome e Descrio do Localizador:
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3.2.2 Criar Lugar de Localizador
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novos localizadores at o limite que a prateleira comporta).
4. Escolha a localizao.
6. Clique em "salvar".
41
Para fechar a caixa necessrio alterar o estado do localizador. Clique
em Localizadores e depois Listar.
42
Depois de alterar o Estado do Localizador (caixa) para fechado, a
unidade pode criar outro Localizador para abrir uma nova caixa.
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documentos de interesse e clica no boto Solicitar:
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GLOSSRIO
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ASSUNTO: o tema principal do contedo do documento.
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entre os rgos ou entidades da Administrao Pblica Federal ou destes para
outros rgos pblicos ou empresas privadas.
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nato digital ou digitalizado e de ter sido produzido na instituio ou por ela
recebido;
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ou interesses difusos.
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PROCESSO: o desenvolvimento de um expediente que, recebendo
documentos e anexos tramita na organizao para gerar resultados. uma
unidade orgnica com um conjunto de documentos que exige estudo e
procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexos e
instrues.
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USURIO EXTERNO: pessoa fsica externa instituio que, mediante
credenciamento prvio, fica autorizada a visualizar processos e documentos do
SEI. Tambm pode obter autorizao para assinar documentos
disponibilizados para este fim.
REFERNCIAS
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