Capacitación MS-Project 2 PDF

PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT 2013 - I UDEP
VERSIN N 01
FECHA: 2015
PROYECTOS CON
MICROSOFT PROJECT
2013
|
CAPACITACIN
PARTE 02
AUTORES:
Mgtr. Omar Hurtado Jara
Mgtr. Omar Hurtado 1 de 61 Jhon Salgado
JhonValladolid
Salgado
0 NDICE
0 NDICE ......................................................................................................................2
1 INTRODUCCIN ....................................................................................................3
1.1 PROPSITO DEL DOCUMENTO ............................................................................................. 3
1.2 BIBLIOGRAFA .................................................................................................................... 3
2 INICIO DE UN PROYECTO Y PLANEAMIENTO ............................................4
2.1 PLAN DEL PROYECTO EN MICROSOFT PROJECT 2013 ........................................................ 5
2.1.1 Definir e insertar tareas ................................................................................. 5
2.1.2 Configuracin del sistema ........................................................................... 10
2.1.3 Establecer el calendario laboral................................................................... 13
2.1.4 Especificar informacin del Proyecto ......................................................... 15
2.1.5 Estimacin de los recursos de las tareas...................................................... 17
2.1.6 Asignacin de los recursos a las tareas ....................................................... 21
2.1.7 Estimacin de la duracin de las tareas ....................................................... 26
2.1.8 Ajustes Finales ............................................................................................ 26
2.1.9 Verificacin del Cronograma ...................................................................... 34
2.1.10 Mejora del Proyecto .................................................................................. 35
2.1.11 Lnea Base del Proyecto ............................................................................ 45
3 INFORME DE ESTADO DEL PROYECTO ......................................................46
3.1 EJECUCIN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PROYECTO .................................................. 46
3.1.1 Registrar el avance segn lo planificado ..................................................... 46
3.1.2 Registrar valores reales de tareas ................................................................ 47
3.1.3 Estadsticas del proyecto ............................................................................. 49
3.1.4 Identificacin de tareas desviadas ............................................................... 50
3.2 CAMPOS PERSONALIZADOS .............................................................................................. 51
3.3 INFORMES ......................................................................................................................... 54
3.4 IMPRIMIR .......................................................................................................................... 55
3.5 ANALIZAR EL RENDIMIENTO DEL PROYECTO ................................................................... 57
3.5.1 Gestin del valor ganado (EVM: Earned value management) .................... 57
4 CIERRE DEL PROYECTO ..................................................................................61

1 I NTRODUCCIN
1.1 Propsito del documento

El documento es una gua didctica y prctica para el aprendizaje del Microsoft
Project Professional 2013. Se describen algunas definiciones bsicas, pero principalmente
el documento se enfoca en la resolucin de un caso prctico de la gestin de proyectos
usando las funcionalidades principales del Microsoft Project Professional 2013. El
documento comienza con una introduccin al Microsoft Project Professional 2013, luego
se inicia un proyecto configurando la herramienta, para proseguir con las funcionalidades
del software que soportan los procesos de gestin de un proyecto.
1.2 Bibliografa
Project Management Institute (2013) Project Management Body of Knowledge PMBoK.
Pennsylvania.
Angulo Aguirre, L (2013) Microsoft Project 2013. Macro E.I.R.L. Lima.
Universidad de Piura, PM&B Consulting Group (2011) Diplomado en Gerencia de
Proyectos, bajo el enfoque del PMI. Piura.
Microsoft Corporation (2014) Office. http://office.microsoft.com/es-hn/

2 I NICIO DE UN PROYECTO Y PLANEAMIENTO
Definicin del Caso:

Nombre del Proyecto: Construccin de Edificio Administrativo en la Universidad de
Piura (Figura N 1). En la Figura N 2 mostramos el EDT con hitos del proyecto.
Descripcin: realizar la construccin de un edificio de oficinas administrativas dentro
del campus de la Universidad de Piura. El edificio se edificar en un terreno de 450m2 y
un rea construida de 850m2 distribuidas en 2 pisos. Debe tener un conjunto de 03
oficinas, 1 sala de reuniones, 02 aulas por piso, y contar con los servicios higinicos (un
servicio higinico para damas y otro para varones por cada piso), y tambin contar con
todos los servicios bsicos (Agua, desage, energa elctrica, etc.). El Consejo Superior
design a Juan Vega para liderar el proyecto, definiendo una duracin de 15 meses y un
presupuesto de 810,000 nuevos soles.
Figura N 1 Edificio Administrativo UDEP
Figura N 2 EDT con hitos del proyecto

2.1 Plan del Proyecto en Microsoft Project 2013

Esta planificacin empieza definiendo el Alcance del Proyecto, se contina con
la Definicin de las Tareas (Actividades en Microsoft Project 2013) y as con el
resto de procesos de Planificacin hasta establecer la Lnea base. Microsoft Project
Professional 2013 permite soportar el proceso de Planificacin completo. Los procesos
de planificacin, asumidas por Microsoft Project Professional 2013, los ejemplificamos
en la Figura N 3.
No
Figura N 3 Proceso de planificacin (Bajo el enfoque PMI) del proyecto con MS Project 2013
2.1.1 Definir e insertar tareas

2.1.1.1 Abrir archivos de otro formato
Importaremos datos de un archivo Excel 2013 al Microsoft Project
Professional 2013. Tenemos un archivo Excel 2013 llamado Lista de
Tareas - Capacitacin.xlsx con los datos mostrados en la Figura N 4.

Figura N 4 Archivo Excel
Para importar el archivo Excel 2013, en Microsoft Project 2013

vamos a la ficha Archivo, opcin Abrir, aparecer el formulario Abrir
(Figura N 5). En la opcin de tipo de archivo seleccionar Todos los
archivos.
Figura N 5 Formulario abrir

Seleccionamos el archivo a importar (Lista de Tareas -

Capacitacin.xlsx) y hacemos clic en el botn Abrir. Se activa el
Asistente para Importacin (Figura N 6). Empezamos presionando el
botn Siguiente.
Figura N 6 Asistente para importacin: inicio
Seleccionamos la opcin Equivalencia nueva (Figura N 7) y el

botn Siguiente.
Figura N 7 Creacin de equivalencia

Seleccionamos el modo de importacin Como proyecto nuevo

(Figura N 8) y presionamos el botn Siguiente.
Figura N 8 Modo de importacin
Seleccionamos el tipo de datos que queremos asignar: Tareas

(Figura N 9) y presionamos el botn Siguiente.
Figura N 9 Seleccin de tipos de datos

Luego, especificamos en el asistente las equivalencias de tareas:

Nombre de la Hoja de clculo de Origen (especificar qu nombre de
hoja del Excel se utiliza). Se especifican tambin los encabezados de la
Lista en Excel y las equivalencias en MS - Project 2013 (Campo de
Microsoft Project 2013). Cmo en el Excel de ejemplo tenemos Nivel
de Esquema, Nombre, Hito, Predecesoras y Modo; el campo Modo le
asignaremos el campo Modo de tarea para MS - Project 2013 (Figura
N 10). Finalmente se presiona el botn Siguiente.
Figura N 10 Especificacin de equivalencias de tareas
Finalmente, los datos se importan a un archivo Microsoft Project

Professional 2013 (Figura N 11).

Figura N 11 Archivo importado
2.1.2 Configuracin del sistema

Para empezar a trabajar en Microsoft Project Professional 2013, primero hay
que configurar el sistema para su uso eficiente en un proyecto determinado. Para
realizar cualquier configuracin debemos entrar a la ficha Archivo (Vista
BackStage), comando Opciones. Para el proyecto que vamos a desarrollar,
hacer las modificaciones como se muestran en las siguientes vistas de
configuracin!
La vista que aparece por defecto es la General (Figura N 12). Esta vista nos
muestra opciones generales de trabajo.

Figura N 12 Vista General (Ficha Archivo \ Opcin Opciones)
La vista Mostrar (Figura N 13) permite cambiar el modo en que se muestra

el contenido del proyecto.
Figura N 13 Vista Mostrar (Ficha Archivo \ Opcin Opciones)

La vista Programacin (Figura N 14) permite hacer configuraciones

relacionadas con la programacin, calendarios y clculos. Hacer cambios segn
muestra la Figura N 14.
Figura N 14 Vista Programacin (Ficha Archivo \ Opcin Opciones)
Es necesario especificar que Microsoft Project Professional 2013 maneja ms

de un calendario. En la Vista de Programacin se puede configurar el Calendario
Estndar o Base. Este calendario permite al Software hacer los clculos de
programacin correspondientes. Cuando se desea especificar excepciones se
podr usar los calendarios especficos del Proyecto, Tareas o Recursos (se ver
ms adelante en el documento).

2.1.3 Establecer el calendario laboral

Se recomienda que el Calendario Estndar no cubra todas las circunstancias
de un proyecto especfico. Puede haber tareas, recursos o el mismo proyecto que
requieran algunas adaptaciones respecto a su realidad especfica. En consecuencia
Microsoft Project Professional 2013 provee de opciones que permiten crear
calendarios personalizados. Ests opciones las encontramos en la Ficha Proyecto,
opcin Cambiar Tiempo de Trabajo.
Para nuestro ejemplo crearemos un nuevo calendario basado en el Calendario
Estndar (Figura N 15), al cual llamaremos Personalizado (Figura N 16),
pero con algunas modificaciones:
Horarios laborables: de Lunes a Viernes de 08:00 a.m. a 01:00 p.m. y de
03:00 p.m. a 06:00 p.m. Asegurar la coincidencia de los lmites con el
Calendario Estndar (Figura N 17). (Pestaa Semanas laborales /
botn Detalles...)
Fechas no laborables: en la Tabla 1 especificamos las fechas no laborables
correspondientes al periodo del proyecto a desarrollar (Pestaa
excepciones). Asimismo, en la Figura N 18 mostramos las Fechas no
laborables copiadas en Microsoft Project 2013.
Tabla 1 Fechas no laborables del periodo del proyecto

Nombre Fechas
Vacaciones de 2015 - 2016 Del 21 de Diciembre de 2015 al 03 de Enero de 2016
Semana Santa 2016 Del 24 de Marzo de 2016 al 25 Marzo de 2016
San Pedro y San Pablo El 29 de Junio de 2016
Fiestas Patrias Del 28 de Julio de 2016 al 29 de Julio de 2016
Santa Rosa El 30 de Agosto de 2016
Todos los Santos El 01 de Noviembre de 2016
Inmaculada Concepcin El 08 de Diciembre de 2016
Vacaciones de 2016 - 2017 Del 19 de Diciembre de 2016 al 01 de Enero de 2017
Semana Santa 2017 Del 13 de Abril de 2017 al 14 de Abril de 2017
3 2.1
2.2
Figura N 15 Calendario (Ficha Proyecto \ Opcin Cambiar Tiempo de Trabajo)

Figura N 16 Crear Calendario... (Ficha Proyecto \ Opcin Cambiar Tiempo de Trabajo)
Figura N 17 Horario Laborable (Ficha Proyecto \ Opcin Cambiar Tiempo de Trabajo\ Pestaa
Semanas Laborables \ Botn Detalles...)
Figura N 18 Excepciones (Ficha Proyecto \ Opcin Cambiar Tiempo de Trabajo)

Ajustar la Escala Temporal segn las caractersticas del Calendario

Personalizado. Para abrir la ventana de Escala Temporal (Figura N 19): Clic
Derecho en la Escala Temporal de la Vista Diagrama de Gantt, opcin Escala
Temporal, pestaa Periodo no laborable.
Figura N 19 Ajustar Calendario en Escala Temporal (Ficha Vista \ Opcin Escala Temporal \
Pestaa Periodo no laborable \ Opcin "Calendario")
2.1.4 Especificar informacin del Proyecto

Guardar el proyecto ejemplo al que denominaremos Construccin de
Edificio Administrativo en la Universidad de Piura. (Figura N 20)
Figura N 20 Guardar Proyecto Construccin de Edificio Administrativo en la Universidad de Piura

Despus de hacer las configuraciones pertinentes, hay que especificar la

informacin bsica acerca del proyecto (Figura N 21):
Fecha de Comienzo: para el ejemplo: lunes, 07 de diciembre de 2015.
Fecha de hoy: definida por el sistema.
Fecha de fin: desactivada, pues se programar el proyecto a partir de la
fecha de comienzo. Cuando se programa el proyecto a partir de la fecha de
fin, esta opcin se activa y la Fecha de Comienzo se desactiva.
Fecha de estado: fecha que se define para realizar un informe de
rendimiento. Por defecto est en No Definido (NOD).
Programar a partir de: se especifica como referencia para programar el
proyecto en relacin a la fecha de inicio o en relacin a la fecha de fin.
Para el caso usaremos la alternativa Fecha de Comienzo del Proyecto.
Calendario: permite escoger el calendario predeterminado para el
proyecto. Por ejemplo, si se escoge la alternativa Estndar, se refiere que
el proyecto se regir por el calendario Estndar preestablecido (sin
excepciones). Tambin permite especificar calendarios personalizados
segn las caractersticas del proyecto. Para el ejemplo escogeremos el
calendario creado: Personalizado.
Prioridad: define la importancia o prioridad del proyecto respecto a otros.
Esta prioridad es til cuando se hace una redistribucin de recursos entre
los proyectos. El rango de prioridad es de 0 a 1000, para el ejemplo
trabajamos con un solo proyecto por defecto tiene de prioridad 500.
Figura N 21 Especificar Informacin Bsica en el Proyecto (Ficha Proyecto \ Opcin Informacin

del Proyecto)

2.1.5 Estimacin de los recursos de las tareas

2.1.5.1 Definir recursos
Consiste en estimar el tipo y las cantidades de personas, materiales,
equipos o suministros requeridos para ejecutar cada tarea. Definidos los
recurso permitir indicar los responsables, definir los tiempos de duracin
y los costos de las tareas.
Para crear una lista de recursos en Microsoft Project 2013 se requiere
cambiar a la Vista Hoja de Recursos. Para cambiar de vista, entrar a la
Ficha Vista, opcin Hoja de Recursos. Tambin podemos acceder a esta
vista haciendo Clic Derecho en la Barra de Vistas y seleccionar la vista
Hoja de Recursos.
En la tabla de entrada de la vista Hoja de Recursos insertar la lista de
recursos que se muestra en la Figura N 23.
Microsoft Project 2013 clasifica a los recursos en:

Trabajo: se refiere al recurso humano. Estos recursos se obtienen
del organigrama del proyecto (Figura N 22).
Material: para referirse a los recursos consumibles.
Costo: para representar los costos independientes que se desea
asociar a una tarea.
Organigrama:
Figura N 22 Organigrama del proyecto ejemplo

Figura N 23 Insertar la Lista de Recursos (Vista Hoja de Recursos)
2.1.5.1 Configuracin de disponibilidades de recursos

En muchos casos se requiere aumentar o disminuir la disponibilidad de
un recurso, as como tambin disponer del mismo por un cierto periodo.
Por ejemplo si necesitamos adicionar un recurso extra del mismo grupo
(mismo costo). Para aquello se debe configurar la disponibilidad del
recurso.
Para el ejemplo, al recurso-grupo Inspectores, de 04 unidades de
asignacin (400%), disminuye 02 unidades extra (200%) del
05/12/2016 al 30/04/2017 y luego solo quedara asignada la mitad de 01
unidad (tiempo parcial 50%). Nos colocamos en la vista Hoja de
Recursos y damos doble clic sobre el recurso a configurar. Al aparecer el
formulario Informacin del Recurso activamos la pestaa General y
configuramos el recurso respectivo (Figura N 24).

Figura N 24 Configuracin de la Disponibilidad del Recurso
2.1.5.2 Distintos costos para un recurso

En algunos casos, es probable que un mismo recurso tenga varias tasas
de costo dependiendo de la tarea asignada. Por este motivo, Microsoft
Project 2013 nos permite configurar hasta 05 tablas de costo diferentes por
recurso y aplicar cada una en donde sea necesaria.
Para el ejemplo, al recurso Ana Jo le agregaremos la tasa de costo
adicional de 70 nuevos soles. Lo primero que debemos hacer para asignar
ms de un costo a un recurso es posicionarnos en la vista Hoja de
Recursos. Luego seleccionamos el recurso Ana Jo y hacemos doble clic
sobre el recurso. Activamos la pestaa Costos, luego la pestaa B de la
tabla interna y asignamos la nueva tasa (S/. 70 /hora - Figura N 25).

Figura N 25 Adicin de otra Tasa de Costo a un Recurso
2.1.5.3 Tasas de costo de recursos en funcin del tiempo

Muchas veces es necesario asignar una tasa de costo para un recurso
que aumente o disminuya dentro de determinadas fechas. Para ello
podemos hacer variar temporalmente los costos en cada una de las Tablas
de Costos de cada recurso.
Para el ejemplo adicionaremos una Tasa de Costo Temporal de 20%
menor que la actual (-20%) y 80 nuevos soles por horas extras a Ana Jo
(en su tabla predeterminada: A) a partir de la fecha 02 de Mayo de 2016.
Para el efecto activamos la vista Hoja de Recursos. Hacemos doble clic
sobre el recurso Ana Jo y configuramos la tasa respectiva (Figura N 26)
en el formulario Informacin de Recurso, pestaa Costos.

Figura N 26 Configuracin de Tasa Temporal de Costo
2.1.6 Asignacin de los recursos a las tareas

Una vez definidos los recursos necesarios para el proyecto, se tiene que hacer
la distribucin de dichos recursos a las respectivas tareas. Para el efecto tenemos
que cambiar a la vista Diagrama de Gantt. Luego seguir el siguiente
procedimiento:
Seleccionar la tarea a la que se le asignar el recurso.
Hacer Clic sobre la ficha Recursos opcin Asignar Recursos para abrir
el cuadro de dialogo de Asignar Recursos (Figura N 27).
Seleccione el recurso que desea asignar.
Hacer Clic en el botn Asignar.
Clic en el botn Cerrar para terminar la asignacin.
2.1.6.1 Asignacin de los recursos de Tipo Trabajo

Para el ejemplo del proyecto debemos asignar los recursos a las tareas
segn como se muestra en la Tabla 2.

Tabla 2 Asignacin de recursos a tareas

Nombre de tarea Recurso de Trabajo
Gestin de Proyecto Juan Vega
Licencia de Construccin Ana Jo
Estudios de Impacto Ambiental Ana Jo
Permisos de Restos Arqueolgicos Ana Jo
Ingeniera Hugo Paz
Procura Eva Ruiz
Construccin Hugo Paz
Puesta en Marcha Aldo Bravo
Pruebas de Puesta en Operacin Inspectores
Declaratoria de Fbrica Inspectores
Figura N 27 Asignar Recursos
2.1.6.2 Asignacin de los recursos de Tipo Material

Para asignar los recursos de material a una tarea, se usa el mismo cuadro
de dialogo Asignar Recursos. (Figura N 28). Asignaremos los materiales
segn la Tabla 3.

Tabla 3 asignacin de recursos materiales a una tarea

Nombre de tarea Cantidad Recurso Material
Gestin de Proyecto 01 Oficina de rea
Licencias y Permisos 01 Oficina de rea
Ingeniera 01 Oficina de rea
Procura 02 Oficina de rea
Construccin 01 Oficina de rea
Estructuras 100 Mezcla de Construccin
Acabados 25 Mezcla de Construccin
Puesta en Marcha 01 Oficina de rea
Figura N 28 Asignar Recursos de Tipo Material
2.1.6.3 Asignacin de los recursos de Tipo Costo

Para asignar los recursos de costo a una tarea, se usa el mismo cuadro
de dialogo Asignar Recursos. (Figura N 29). Para los materiales los
asignaremos segn la Tabla 4.

Tabla 4 asignacin de recursos materiales a una tarea

Nombre de tarea Monto Recurso Costo
Ingeniera Bsica s/. 4,000 Contrato al Comienzo
Ingeniera de Detalle s/. 4,000 Contrato al Final
Compra de los Equipos Principales s/. 100,000 Equipos Principales
Movimiento de Tierras s/. 4,000 Contrato al Prorrateo
Estructuras s/. 20,000 Contrato al Prorrateo
Instalaciones Sanitarias s/. 5,000 Contrato al Comienzo
Instalaciones Mecnicas y Elctricas s/. 5,000 Contrato al Comienzo
Instalaciones de Climatizacin y Ventilacin s/. 8,000 Contrato al Final
Sistema de Deteccin y Extincin de Incendios s/. 4,000 Contrato al Comienzo
Sistema de Telecomunicaciones s/. 8,000 Contrato al Prorrateo
Acabados s/. 10,000 Contrato al Final
Figura N 29 Asignar Recursos de Tipo Costo
2.1.6.4 Cambio de tasa de costo de un recurso para una asignacin

En el punto 2.1.5.2 vimos como adicionar ms de una tasa de costo a
un recurso. En este punto veremos cmo hacer la asignacin de un recurso
con una tasa distinta a la predeterminada.
Para el ejemplo cambiaremos la tasa de costo predeterminada de Ana
Jo para la tarea Licencia de Construccin. Primero nos situamos en la
vista de Uso de Tareas. Para apreciar los cambios agregamos las columnas
de Costos y Tablas de tasas de costo. Luego haciendo doble clic sobre el
recurso (Ana Jo) en la tarea a la que fue asignado aparece el formulario
Informacin de asignacin (Figura N 30).

Figura N 30 Cambio de la tasa de costo de un recurso asignado
En este formulario cambiamos a la tasa B con la opcin de Tabla de

tasas de costo. (Figura N 31)
Figura N 31 Cambio de Tasa de Costo "B" en el Recurso "Ana Jo" y en la Actividad "Licencia de Construccin"

2.1.7 Estimacin de la duracin de las tareas

Especifica el tiempo aproximado que tomar llevar a cabo la tarea. Para poder
asignar la duracin a las tareas, primero nos ubicamos en la vista Diagrama de
Gantt, posteriormente nos ubicamos en la Ficha Formato y desactivamos
temporalmente la opcin Tarea de Resumen. Y completamos los datos en la
columna Duracin.
Para el proyecto en curso especificaremos las duraciones de las tareas de
acuerdo a la Figura N 32.
Figura N 32 Insertar la duracin de las tareas
2.1.8 Ajustes Finales

2.1.8.1 Tareas Peridicas
En los proyectos existen tipos de tareas que se suelen repetir, por
ejemplo las reuniones de grupo, la elaboracin de Informes de avance
semanales, etc. Para insertar una tarea repetitiva vamos a la ficha Tarea,
abrimos el men desplegable de la opcin Tarea, y seleccionamos la
alternativa Tarea Peridica. (Figura N 33)

Figura N 33 Insertar Tareas Peridicas
Para el ejemplo haremos la configuracin de una tarea llamada Informe

de Avance Semanal. Especificar que sern reuniones semanales, los
lunes, con duracin de 01 hora, y comenzar el Mi 13/01/2016
(Ingeniera Bsica) y culminara el Vie 24/02/2017 (Finalizacin de
Obras de Construccin). (Figura N 34).
Figura N 34 Formulario de configuracin para tareas repetitiva
Podemos observar que se agreg en la tabla las tareas correspondientes.

(Figura N 35)

Figura N 35 Visualizacin de las tareas repetitivas
Generadas las tareas de Informe de Avance Semanal, las

jerarquizamos (dentro de la Tarea de Informe de Avance), y luego
cambiamos a modo Autoprogramar (Figura N 36).
Figura N 36 Tareas Peridicas

2.1.8.2 Restricciones
Una buena prctica en el uso del software es usar limitaciones a las
tareas. Estas limitaciones se refieren a determinadas fechas reales de un
proyecto que restringen de alguna manera a las actividades. En
consecuencia, a las tareas con restricciones, Microsoft Project 2013 no
podr cambiar de forma automtica las limitaciones impuestas.
Dichas restricciones se dividen en 03 tipos de categoras:
Flexibles
o LAP: La tarea comienza Lo antes posible. Para aquellas tareas
programadas desde la fecha de comienzo del proyecto.
o LMTP: La tarea comienza Lo ms tarde posible, sin retrasar las
tareas siguientes. Es la delimitacin predeterminada para aquellas
tareas cuando se programan desde la fecha de fin del proyecto.
Semiflexibles
o NCAD: La tarea No comienza antes de una fecha especificada, o
despus de dicha fecha.
o NFAD: La tarea No finaliza antes de una fecha especificada, o
despus de dicha fecha.
o NCDD: La tarea No comenzar despus" de una fecha especificada,
o antes de dicha fecha.
o NFDD: La tarea No finalizar despus de una fecha especificada, o
antes de dicha fecha.

Inflexibles
o DFE: La tarea Debe finalizar en una fecha especificada.
o DCE: La tarea Debe comenzar en una fecha especificada.
Para el ejemplo vamos a poner una restriccin del tipo NCAD, 04 de

abril de 2016 al Movimiento de Tierras. Seleccionamos la tarea
correspondiente y entramos al formulario de Informacin de tarea,
pestaa Avanzado (o doble clic sobre la Tarea / pestaa Avanzado). En
el formulario especificamos el tipo de restriccin y la fecha
correspondiente (Figura N 37).
Figura N 37 Pestaa avanzado del formulario informacin de tarea
2.1.8.3 Fechas lmite

Es como un indicador cual es la mxima fecha en la que podra terminar
la tarea, independientemente si es de tipo inflexible o flexible.
Para el ejemplo usaremos la Tarea Sistemas de Telecomunicaciones,
primero encontramos la opcin en el Formulario de Informacin de tarea,
pestaa Avanzado.
Luego le especificaremos como Fecha lmite el 07 de noviembre de
2016 (Figura N 38).

Figura N 38 Especificacin de Fecha lmite
2.1.8.4 Dividir una tarea

Las tareas se pueden dividir en periodos de tiempo de tal manera que
permite al usuario ingresar fechas de suspensin y de reanudacin.
Para el ejemplo dividiremos la Tarea Instalaciones Mecnicas y
Elctricas. La interrupcin ser el 25 de julio de 2016, y reanudar
hasta la siguiente semana. Para el efecto seleccionamos la tarea elegida,
escogemos la opcin Dividir tarea de la Ficha Tarea (Figura N 39).
Figura N 39 Ficha Tarea \ Dividir tarea

Luego con el puntero del mouse nos ubicamos en la fecha que deseamos
dividir y arrastramos el puntero hasta la fecha de reanudacin y la tarea
quedar dividida (Figura N 40).
Figura N 40 Resultado de dividir tarea
2.1.8.5 Ajustando tiempos de tareas

Existen oportunidades en las que una tarea se debe ejecutar fuera del
horario normal laboral, lo que se necesita hacer es crear un calendario
nuevo en otro horario para poder aplicarlo en las tareas que lo necesiten.
Entramos a la Ficha Proyecto, luego a la opcin Cambiar tiempo de
trabajo, y presionamos el botn Crear calendario. Para el ejemplo
crearemos un calendario llamado Nocturno (Figura N 41)
Figura N 41 Crear nuevo calendario

ste calendario Nocturno tendr de horario de Lunes de 09:30 p.m. a

12:00 a.m., y de Martes a Viernes de 12:00 a.m. a 01:30 a.m., 02:30 a.m.
a 06:30 a.m. y 09:30 p.m. a 12:00 a.m., y el Sbado de 12:00 a.m. a 01:30
a.m., 02:30 a.m. a 06:30 a.m. (Figura N 42). Se siguen los mismos pasos
del punto 2.1.3: Establecer calendario laboral.
Figura N 42 Horario nocturno
Ahora, con el calendario creado, ya podemos asignarlo a una

determinada tarea. Para el efecto asignaremos el nuevo calendario a la
Tarea Acabados. Seleccionamos la tarea, entramos al Formulario
Informacin de la Tarea, pestaa Avanzado y en la opcin Calendario
seleccionamos al calendario Nocturno (Figura N 43).

Figura N 43 Asignacin de nuevo calendario a una tarea
2.1.9 Verificacin del Cronograma

2.1.9.1 Estadsticas del proyecto
En este momento podemos revisar, especficamente la informacin
sobre alcance (trabajo), tiempo (duracin) y costo del proyecto. Para
mostrar esta informacin entrar a la ficha Proyecto, opcin Informacin
del Proyecto, botn Estadsticas (Figura N 44).
Figura N 44 Estadsticas del Proyecto

2.1.9.2 Detalle de la informacin

Ya con una primera aproximacin de la planificacin, podemos conocer
las variables globales, como en la seccin anterior, pero tambin ver el
detalle de cada tarea. Dentro de la Vista Diagrama de Gantt podemos
cambiar a la tabla Resumen, donde apreciamos el Alcance Tiempo y Costo
por tarea.
Ficha Vista opcin Tabla (tambin clic derecho sobre el botn
Seleccionar todo) y seleccionamos Resumen. El costo total del
proyecto aparecer en la tarea resumen del proyecto (Primera lnea)
como mostramos en la Figura N 45.
Figura N 45 Detalle de la Informacin (Vista Diagrama de Gantt \ Tabla Resumen)
2.1.10 Mejora del Proyecto

2.1.10.1 Tipos de tareas
Microsoft Project Professional 2013 usa la frmula mostrada en la
Figura N 46 para realizar la programacin. Es importante tener en cuenta
esta frmula para cuando hagamos alguna modificacin al cronograma.
Trabajo = Duracin x Unidades de Asignacin

Figura N 46 Frmula de la Programacin

Basndose en la frmula, se deducen las siguientes conclusiones lgicas

ante algn cambio:
o Si las Unidades son fijas, entonces la Duracin y el Trabajo
varan.
o Si la Duracin es fija, entonces las Unidades y el Trabajo varan.
o Si el Trabajo es fijo, entonces la Duracin y las Unidades varan.
Es decir, si uno de los elementos es fijo o constante, entonces los otros

dos son variables. Por lo tanto se pueden determinar tres tipos de tareas:
o Tareas de unidades fijas.
o Tareas de duracin fija.
o Tareas de trabajo fijo.
Sin embargo independientemente del tipo asignado a la tarea, es posible

modificar cualquier parmetro en cualquier tipo de tarea, asumiendo la
variacin lgica respectiva.
2.1.10.1.1 Tipos de Tarea de Unidades Fijas

Por defecto todas las tareas son de tipo unidades fijas. Para el
ejemplo verificamos el tipo de la tarea de Licencia de
Construccin. Verificamos observando en el formulario de
Informacin de tareas (doble clic sobre la tarea), primero en la
opcin Tipo de tarea de la pestaa de Avanzado (Figura N 47).
Figura N 47 Verificacin del Tipo de Tarea

2.1.10.1.2 Tipos de Tarea de Duracin Fija

Primero nos ubicamos en la Vista Uso de Tareas, e insertamos
la columna de Unidades de Asignacin. Cambiamos la Tarea
Estudios de Impacto Ambiental. (Figura N 48) a tipo de
Duracin Fija.
Figura N 48 Cambio de Unidades Fijas a Duracin Fija
Y para poder apreciar mejor verificamos la Escala Temporal

a nivel intermedio semanas y nivel inferior das ambos con
contador 01 y ubicamos los valores para la tarea respectiva
(Figura N 49).
Figura N 49 Vista Uso de Tareas

Posteriormente hacemos los cambios al recurso de Ana Jo de

unidades de asignacin de 100% a 50%, y se modificar el
Trabajo (Figura N 50).
Figura N 50 Tarea de Duracin Fija
2.1.10.1.3 Tipos de Tarea de Trabajo Fijo

Primero insertamos la columna de Tipo. Cambiamos la Tarea
Pruebas de Puesta en Operacin a tipo de Trabajo Fijo.
Posteriormente hacemos los cambios al recurso-grupo de
Inspectores de unidades de asignacin de 100% a 200%, y se
modificar la Duracin (Figura N 51).
Figura N 51 Tarea de Trabajo Fijo

2.1.10.2 Ruta crtica del proyecto

La ruta crtica es una cadena de tareas vinculadas que afectan
directamente a la fecha de finalizacin del proyecto. Es decir, si una tarea
de la ruta crtica se retrasa, se retrasa todo el proyecto. Del mismo modo si
queremos adelantar la fecha de finalizacin del proyecto debemos reducir
las tareas que forman la ruta crtica. No quiere decir que el resto de tareas
no son importantes!
La ruta crtica la podemos mostrar en la Vista Diagrama de Gantt
activando la opcin Tareas Crticas de la ficha Formato (Figura N 52).
Figura N 52 Ruta Crtica (Ficha Formato \ Tareas Crticas)

2.1.10.3 Configuracin de tareas

2.1.10.3.1 Ajustando Relaciones
Para poder ajustar las relaciones entre tareas es necesario
conocer la informacin sobre las mismas. La mejor forma de
informarnos sobre una tarea es por medio del panel Inspector de
Tareas. Este panel nos muestra informacin sobre la tarea
seleccionada: recursos asignados, fechas, relaciones con otras
tareas, etc.
Para visualizar el Inspector de Tareas, nos ubicarnos en la
tarea deseada dentro de la Vista Diagrama de Gantt (de
preferencia mostrar la Tabla de Entrada). Para el ejemplo nos
ubicamos en la Tarea Estudios de Impacto Ambiental, a
continuacin seleccionamos la opcin Inspeccionar / Opcin
Inspeccionar tarea, de la Ficha Tareas, grupo de Tareas y
aparecer el Inspector de Tareas en la parte izquierda (Figura
N 53).
Figura N 53 Inspector de Tareas (Ficha Tarea \ Grupo de Tareas \ Inspeccionar)
Ahora, mostraremos como podemos hacer el adelanto de la

tarea respecto a su predecesora. Para el ejemplo daremos un
adelanto de 01 da (-1d) de la tarea respecto a su predecesora.
Para el efecto entramos a la ficha Tarea, opcin Informacin,
pestaa Predecesora. Hacemos el cambio respecto a la tarea
predecesora segn como mostramos en la Figura N 54.

Figura N 54 Ajustando Relacin a Tarea Estudios de Impacto Ambiental (Ficha Tarea \ Opcin
Informacin \ Pestaa Predecesora)
Y tambin hacemos un cambio respecto a la tarea predecesora

de la Tarea Contratos de Empresas para la Construccin,
segn como mostramos en la Figura N 55.
Figura N 55 Ajustando Relacin a Tarea Contratos de Empresas para la Construccin (Ficha Tarea \
Opcin Informacin \ Pestaa Predecesora)
Como resultado de dichas acciones la columna Indicadores

nos dice que hay sobreasignacin de recursos en las tareas. Con
el Inspector de Tareas, por ejemplo en la Tarea Licencia de
Construccin (Figura N 56).

Figura N 56 Visualizacin del Resultado del Ajuste de Tareas
2.1.10.4 Revisin de asignacin de recursos en el tiempo

Un recurso en un proyecto puede tener los siguientes estados:
Sub-asignado: las asignaciones realizadas sobre el recurso no
alcanzan su capacidad mxima.
Completamente asignado: las asignaciones realizadas sobre el
recurso coinciden exactamente con su capacidad mxima.
Sobre-asignado: las asignaciones realizadas sobre el recurso
exceden su capacidad mxima.
Para revisar en qu estado se encuentran los recursos del proyecto,
primero hacemos una divisin de paneles, donde se activa una vista
inferior que es dependiente a vista superior para poder comparar datos.
En el ejemplo nos ubicamos en la vista Uso de recursos, luego vamos
a la Ficha Vista, en el grupo Vista en dos paneles, opcin Detalles y en
su men desplegable buscamos la alternativa Gantt de redistribucin
(Figura N 57).

Figura N 57 Comparacin de Vistas
Ahora podemos observar cada recurso con sus actividades relacionadas,

segn el color, sabremos cmo se encuentra cada recurso. Si se encuentra
de color rojo es porque el recuso est sobre-asignado.
2.1.10.5 Redistribucin automtica de recursos sobre-asignados

El software nos permite de muchas maneras solucionar problemas de
sobreasignacin, como cambiar las horas asignadas en cada tarea, poner
ms unidades de dicho recurso, retrasar el uso del recurso, etc. Una de las
herramientas ms tiles para el caso es la Redistribucin automtica de
los recursos sobre-asignados.
La redistribucin automtica puede realizar distintas acciones sobre un
proyecto, pero no puede modificar las unidades de un recurso, ni cambiar
el trabajo de una asignacin. Debe aplicarse el sentido comn para
determinar cundo puede ser til aplicar redistribucin automtica y
cundo es necesario ajustar manualmente la planificacin para resolver las
sobre-asignaciones.
La redistribucin automtica de recursos es una herramienta poderosa,
pero solo realiza algunas acciones bsicas: retrasar el inicio de las tareas,
dividir tareas y retrasar asignaciones de recursos. Todo ello se realiza
siguiendo un conjunto de reglas y opciones complejas, que puede
determinarse en el formulario Redistribuir recursos (Ficha Recurso /
Opciones de redistribucin), luego con el botn Redistribuir todo
(Figura N 58) se ejecuta la accin.

Figura N 58 Redistribucin Automtica de todos los recursos
Como apreciamos en la Figura N 59, se resolvi la sobre asignacin

de Ana Jo automticamente.
Figura N 59 Solucin de la sobreasignacin de Ana Jo automticamente

2.1.11 Lnea Base del Proyecto

Una vez definido el plan de proyecto preliminar, podemos completarlo
generando una lnea base. La lnea base es una fotografa instantnea del
proyecto tpicamente cuando se completa la planificacin o despus de una fase
crtica. Guarda un conjunto de valores que permitir el seguimiento del proyecto
cuando se empiece con la ejecucin.
Para guardar una lnea base entraremos a la ficha Proyecto opcin
Establecer lnea base (Figura N 60).
Figura N 60 Lnea Base (Proyecto\Establecer lnea base)

3 I NFORME DE ESTADO DEL PROYECTO
3.1 Ejecucin, seguimiento y control del proyecto

3.1.1 Registrar el avance segn lo planificado
Despus de desarrollar el plan del proyecto se debe realizar la ejecucin del
mismo. Esta fase se soporta con Microsoft Project Professional 2013 mediante la
actualizacin de los valores reales del proyecto segn como va avanzando:
duraciones, costos, trabajo, etc.
Para registrar el avance del proyecto sin retrasos, podemos realizarlo con la
opcin Actualizar Proyecto de la ficha Proyecto (Figura N 61). Primero nos
ubicamos en la Tabla Resumen. Para el ejemplo actualizamos el proyecto al mar
01 de marzo de 2016.
Figura N 61 Ficha Proyecto\Actualizar proyecto
Con el Formulario de Tareas (Ficha Vista, opcin Detalles) (Figura N 62)

podemos apreciar los detalles de las tareas segn lo planeado.
Figura N 62 Ficha Vista\Detalles: Formulario de tareas

3.1.2 Registrar valores reales de tareas

En un proyecto real lo ms probable es que tengamos que introducir valores
por cada tarea segn su avance real. Para introducir el porcentaje de completado
de la tarea en forma individual podemos hacerlos directamente en el Formulario
de Tareas (Figura N 63). Por ejemplo la tarea Licencia de Construccin se ha
completa en un 60%, Permisos de Restos Arqueolgicos en un 10%, Ingeniera
Bsica se ha completado toda la tarea (100%), Ingeniera de Detalle se ha
completado todo (30%).
Figura N 63 Registro del porcentaje de completado de una tarea
Para introducir otras variaciones del cronograma de una tarea especfica

desactivemos el Formulario de Tareas. A continuacin para actualizar una tarea
seleccionada se usa la alternativa Actualizar Tareas de la opcin Actualizar
segn programacin de la Ficha Tarea (Figura N 64). Por ejemplo la tarea de
Tarea Licencia de Construccin duro en la realidad 25 das y empez 02 da
despus.

Figura N 64 Ficha Tarea\Actualizar segn programacin\actualizar tareas
Y a la Tarea de Ingeniera de Detalle duro en la realidad 02 meses. (Figura N

65)
Figura N 65 Actualizar Tarea Ingeniera de Detalle
Y a la Tarea de Permisos de Restos Arqueolgicos empez el Lun 11 de abril

de 2016. (Figura N 66)

Figura N 66 Actualizar Tarea de Permisos de Restos Arqueolgicos
3.1.3 Estadsticas del proyecto

En este momento podemos revisar cmo est el avance del proyecto respecto
a lo presupuestado. Especficamente la informacin sobre costos, trabajo y
duracin del proyecto. Para mostrar esta informacin entrar a la Ficha Proyecto,
opcin Informacin del Proyecto, botn Estadsticas (Figura N 67).
Figura N 67 Estadsticas del proyecto

3.1.4 Identificacin de tareas desviadas

Especificamos como fecha de estado el da Lunes 09 de mayo de 2016.
(Figura N 68)
Figura N 68 Ficha Proyecto\Fecha de estado
Existen varios casos en que las tareas planificadas difieren con las tareas en la
realidad. En Microsoft Project Professional 2013 hay varias formas de darnos
cuenta de cuales tareas se encuentran desviadas.
Con el Gantt de seguimiento comparamos grficamente las fechas reales
con las planificadas.
Con el Gantt detallado vemos la variacin de la tarea respecto a su lnea
base.
Podemos usar la tabla variacin para ver la variacin en das de lo
planeado y lo real.
Filtrar tareas retrasadas o postergadas.
En el ejemplo, lo primero que debemos hacer es verificar las estadsticas
generales del proyecto y ver si la fecha de fin planificada coincide con la fecha de
fin real. Solo debemos ir a la Ficha Proyecto y elegir la opcin Informacin de
proyecto, nos aparecer el formulario Informacin del proyecto, presionamos el
botn Estadstica
Vemos que la fecha real y la estimada no coinciden y hay una variacin de das,
en nuestro ejemplo visualizamos la variacin que es 01 da (Figura N 69).

Figura N 69 Estadstica del proyecto
3.2 Campos personalizados

Una manera muy simptica de diferenciar los costos segn su variacin de lo
presupuestado, es haciendo una separacin grfica por colores de la lista de tareas. Para
ello nos situamos en la Vista Hoja de tareas, tabla Costo.
En la Ficha Formato, elegimos la opcin Campos personalizados, nos aparecer
el formulario Campos pers., escogeremos en Campo la opcin Tarea y en el men
desplegable Tipo, la alternativa Nmero. Luego cambiamos de nombre a uno de los
campos predefinidos (Nmero 4) llamndolo Fuera de presupuesto (Figura N 70).
Figura N 70 Insertar Campos personalizados

En el mismo formulario Campos pers., seleccionamos el campo Fuera de

presupuesto, y para configurarlo seleccionamos en Atributos personalizados la opcin
Frmula (saldr mensaje de advertencia - Figura N 71).
Figura N 71 Mensaje de advertencia
En Clculo de filas de resumen de grupo y tarea la opcin Usar frmula, y en

Valores para mostrar la opcin Indicadores grfico (Figura N 72).
Figura N 72 Configuracin del formulario de Campos pers.
Luego hacemos clic en el botn Frmula e introducimos la expresin que

aparece en la Figura N 73.

Figura N 73 Frmula
A continuacin configuramos los valores de dicha funcin (haciendo clic en el

botn Indicadores grficos) como lo mostramos en la Figura N 74.
Figura N 74 Indicadores grficos
Al final agregamos la columna ndice segn lo planeado y obtenemos un

indicador grfico para cada tarea (Figura N 75).

Figura N 75 Variacin costo del proyecto
3.3 Informes
Las vistas presentan informacin rica y variada sobre el proyecto. Pero a veces es
necesario imprimir las vistas en formatos no presentados por las vistas. Los informes en
MS-Project 2013 proveen de este servicio. Microsoft Project Professional 2013 presenta
una variedad de informes predeterminados de texto y visuales. Para seleccionar un
informe entrar a la Ficha Crear un Informe. Para el ejemplo escogeremos del tipo de
informe Costes. el informe Flujo de Caja. (Figura N 76)
Figura N 76 Seleccin de informe

3.4 Imprimir
Una de las formas ms comunes de comunicacin en un proyecto es mediante
documentos impresos. Como hemos visto hay dos elementos importantes en Microsoft
Project 2013 que nos permiten presentar la informacin: Vistas e Informes. Lo que queda
es usar el elemento requerido e imprimir.
Para el ejemplo en la Vista Diagrama de Gantt, tabla Entrada, escogemos la
opcin Imprimir de la ficha Archivo (Vista Backstage). Para personalizar la impresin
con el botn Configurar Pgina:
En la pestaa de Pgina ajustaremos la impresin a un porcentaje adecuado
(Figura N 77).
Figura N 77 Configurar pgina para imprimir
Luego pondremos un encabezado con el nombre del proyecto al centro (Figura

N 78).

Figura N 78 Encabezado de una impresin (Centro)
Y al lado izquierdo del encabezado la fecha de comienzo y fin del proyecto

(Figura N 79).
Figura N 79 Encabezado de una impresin (Izquierda)

3.5 Analizar el rendimiento del proyecto

3.5.1 Gestin del valor ganado (EVM: Earned value management)
Permite evaluar el progreso del proyecto integrando las mediciones del alcance,
tiempo y costo. Para realizar esta evaluacin Microsoft Project 2013 compara la
estimacin hecha (lnea base) con el trabajo real efectuado hasta el momento para
ver si el proyecto est dentro de lo presupuestado.
La tcnica de la Gestin del Valor Ganado define los siguientes valores:

Valor Presupuestado (PV), costo presupuestado de trabajo programado.
Valor Real (AC), costo real de trabajo realizado.
Valor Ganado (EV), costo presupuestado de trabajo realizado.
Las frmulas para realizar la gestin del valor ganado (analiza las variaciones
de costo y variaciones del cronograma) las mostramos en la Tabla 5.
Tabla 5 Frmulas de gestin del valor ganado

Nombre Name Frmula
Valor Ganado Earned Value (EV) EV = PV * (% del avance actual)
Variacin del costo Cost Variance (CV) CV = EV AC
Variacin del cronograma Schedule Variance (SV) SV = EV - PV
ndice del desempeo del costo Cost performance index (CPI) CPI = EV/AC
ndice del desempeo del cronograma Schedule performance index (SPI) SPI = EV/PV
De la variacin del costo (CV) podemos deducir que:

Si CV>0, entonces indica que se est gastando menos de lo programado.
Si CV<0, entonces indica que se est gastando ms de lo presupuestado.
De la variacin del cronograma (SV) podemos deducir que:
Si SV>0, entonces indica que el proyecto est adelantado respecto a lo
programado.
Si SV<0, entonces indica que el proyecto est retrasado respecto a lo
programado.
En cuanto al ndice del desempeo del costo (CPI) o ndice de rendimiento de
costos podemos deducir que:
Si CPI>1, entonces el proyecto ha tenido un ahorro en los costos respecto
a lo presupuestado.
Si CPI<1, entonces el proyecto ha incurrido en mayores costos de los
presupuestados.

En cuanto al ndice del desempeo del cronograma (SPI) o ndice de

rendimiento de la programacin podemos deducir que:
Si SPI>1, entonces el proyecto est adelantado respecto al cronograma.
Si SPI<1, entonces el proyecto est retrasado respecto al cronograma.
En la Figura N 80 podemos apreciar mejor la gestin del valor ganado y

analizar las variaciones de costos y del cronograma.
Figura N 80 Gestin del valor ganado (Fuente: Diplomado en Gerencia de Proyectos UDEP - PM&B)
Existen tres requisitos para que Microsoft Project 2013 haga los clculos del
valor ganado y as poder analizar las variaciones del proyecto:
Tener una lnea base del proyecto.
Haber registrado el trabajo realizado hasta el momento.
Fijar una fecha de estado.
Habiendo superado los requisitos para el clculo del valor ganado, podemos
visualizar los indicadores de la gestin del valor ganado: en la vista de Diagrama
de Gantt, entrar a la tabla Indicadores de programacin del Valor acumulado
(Ficha Vista, opcin Tablas, alternativa Ms Tablas..) (Figura N 81).

Figura N 81 Indicadores de programacin del valor acumulado
Para generar un informe visual del valor acumulado, entramos a la ficha Crear
un Informe, opcin Informes Visuales, alternativa Informe de horas extra de
Valor acumulado con el nivel de datos de uso que desea en el informe Meses
(Figura N 82).
Figura N 82 Informe visual de valor ganado

Al presionar el botn Ver, se generar el grfico del valor ganado en Excel

(Figura N 83).
Figura N 83 Grfico de valor ganado en Excel

4 C IERRE DEL PROYECTO
El cierre del proyecto se dar cuando todas las tareas se hayan completado y
cumplido los requisitos del proyecto o cuando el proyecto sea cancelado.

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PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT 2013 - I UDEP

Mgtr. Omar Hurtado 2 de 61 Jhon Salgado

1.1 Propsito del documento

Mgtr. Omar Hurtado 3 de 61 Jhon Salgado

2 I NICIO DE UN PROYECTO Y PLANEAMIENTO

Definicin del Caso:

Figura N 1 Edificio Administrativo UDEP

Figura N 2 EDT con hitos del proyecto

Mgtr. Omar Hurtado 4 de 61 Jhon Salgado

2.1 Plan del Proyecto en Microsoft Project 2013

2.1.1 Definir e insertar tareas

Mgtr. Omar Hurtado 5 de 61 Jhon Salgado

Figura N 4 Archivo Excel

Para importar el archivo Excel 2013, en Microsoft Project 2013

Figura N 5 Formulario abrir

Mgtr. Omar Hurtado 6 de 61 Jhon Salgado

Seleccionamos el archivo a importar (Lista de Tareas -

Figura N 6 Asistente para importacin: inicio

Seleccionamos la opcin Equivalencia nueva (Figura N 7) y el

Figura N 7 Creacin de equivalencia

Mgtr. Omar Hurtado 7 de 61 Jhon Salgado

Seleccionamos el modo de importacin Como proyecto nuevo

Figura N 8 Modo de importacin

Seleccionamos el tipo de datos que queremos asignar: Tareas

Figura N 9 Seleccin de tipos de datos

Mgtr. Omar Hurtado 8 de 61 Jhon Salgado

Luego, especificamos en el asistente las equivalencias de tareas:

Figura N 10 Especificacin de equivalencias de tareas

Finalmente, los datos se importan a un archivo Microsoft Project

Mgtr. Omar Hurtado 9 de 61 Jhon Salgado

Figura N 11 Archivo importado

2.1.2 Configuracin del sistema

Mgtr. Omar Hurtado 10 de 61 Jhon Salgado

Figura N 12 Vista General (Ficha Archivo \ Opcin Opciones)

La vista Mostrar (Figura N 13) permite cambiar el modo en que se muestra

Figura N 13 Vista Mostrar (Ficha Archivo \ Opcin Opciones)

Mgtr. Omar Hurtado 11 de 61 Jhon Salgado

La vista Programacin (Figura N 14) permite hacer configuraciones

Figura N 14 Vista Programacin (Ficha Archivo \ Opcin Opciones)

Es necesario especificar que Microsoft Project Professional 2013 maneja ms

Mgtr. Omar Hurtado 12 de 61 Jhon Salgado

2.1.3 Establecer el calendario laboral

Tabla 1 Fechas no laborables del periodo del proyecto

Figura N 15 Calendario (Ficha Proyecto \ Opcin Cambiar Tiempo de Trabajo)

Mgtr. Omar Hurtado 13 de 61 Jhon Salgado

Figura N 16 Crear Calendario... (Ficha Proyecto \ Opcin Cambiar Tiempo de Trabajo)

Figura N 18 Excepciones (Ficha Proyecto \ Opcin Cambiar Tiempo de Trabajo)

Mgtr. Omar Hurtado 14 de 61 Jhon Salgado

Ajustar la Escala Temporal segn las caractersticas del Calendario

2.1.4 Especificar informacin del Proyecto

Figura N 20 Guardar Proyecto Construccin de Edificio Administrativo en la Universidad de Piura

Mgtr. Omar Hurtado 15 de 61 Jhon Salgado

Despus de hacer las configuraciones pertinentes, hay que especificar la

Figura N 21 Especificar Informacin Bsica en el Proyecto (Ficha Proyecto \ Opcin Informacin

Mgtr. Omar Hurtado 16 de 61 Jhon Salgado

2.1.5 Estimacin de los recursos de las tareas

Microsoft Project 2013 clasifica a los recursos en:

Figura N 22 Organigrama del proyecto ejemplo

Mgtr. Omar Hurtado 17 de 61 Jhon Salgado

Figura N 23 Insertar la Lista de Recursos (Vista Hoja de Recursos)

2.1.5.1 Configuracin de disponibilidades de recursos

Mgtr. Omar Hurtado 18 de 61 Jhon Salgado

Figura N 24 Configuracin de la Disponibilidad del Recurso