INDICE DE CONTENIDO

Excel ..................................................................................................................................................................... 2
Operaciones bsicas en Excel ............................................................................................................................... 2
rea de trabajo ..................................................................................................................................................... 2
Barra de frmulas ................................................................................................................................................. 3
Desplazarse por celdas y hojas ............................................................................................................................. 4
Insertar y eliminar hojas de un libro ..................................................................................................................... 4
Introduccin de datos ........................................................................................................................................... 4
Categora de formato de celdas ............................................................................................................................ 5
Rangos y tipos de rangos ...................................................................................................................................... 5
Introduccin de frmulas ...................................................................................................................................... 5
Dar nombre a una celda o rango de celdas ........................................................................................................... 6
Diseo y formato de celdas .................................................................................................................................. 6
Formato de texto. Tamao y aspecto de los datos ................................................................................................ 6
Alineacin de celdas ............................................................................................................................................. 7
Personalizar el formato ......................................................................................................................................... 8
Aplicar autoformato a una serie de celdas ............................................................................................................ 9
Aplicacin de bordes y sombreado ....................................................................................................................... 9
Combinar y centrar celdas .................................................................................................................................... 10
Ocultar\mostrar filas y columnas .......................................................................................................................... 10
Estilos y plantillas................................................................................................................................................. 10
Trabajar con frmulas y funciones ....................................................................................................................... 11
Referencias ........................................................................................................................................................... 11
Tablas de multiplicar ............................................................................................................................................ 11
Significado de los valores de error ....................................................................................................................... 13
Autosuma.............................................................................................................................................................. 15
Impresin de hojas y libros de trabajo .................................................................................................................. 16
Imprimir un trabajo............................................................................................................................................... 19
Grficos en Excel ................................................................................................................................................. 20
Tipos de grficos .................................................................................................................................................. 20
Crear un grfico .................................................................................................................................................... 20
Cambio del rango de datos representado .............................................................................................................. 23
Modificar la serie de datos.................................................................................................................................... 24
Listas o bases de datos .......................................................................................................................................... 25
Crear una lista ....................................................................................................................................................... 25
Ordenar registros .................................................................................................................................................. 25
Aadir y buscar datos ........................................................................................................................................... 26
Validacin de datos .............................................................................................................................................. 28
Tablas dinmicas .................................................................................................................................................. 30
Partes de una tabla dinmica ................................................................................................................................ 30
Crear una tabla dinmica ...................................................................................................................................... 30
Modificar una tabla dinmica ............................................................................................................................... 32
Macros .................................................................................................................................................................. 33
Asignar una macro a un botn .............................................................................................................................. 33
Funciones Estadsticas .......................................................................................................................................... 35
Funciones Financieras .......................................................................................................................................... 39
Funciones Matemticas y trigonomtricas ........................................................................................................... 40
Utilizacin de botones de control ......................................................................................................................... 42
Barras de herramientas de Excel .......................................................................................................................... 46
Barra de herramienta estndar. ............................................................................................................................. 46
Barra de herramientas formato ............................................................................................................................. 48
Barra de botones de datos. .................................................................................................................................... 49
Barra de botones de dilogo ................................................................................................................................. 51
1
Excel
Es una aplicacin de Microsoft, que permite realizar clculos matemticos desde los niveles bsicos hasta
lo ms avanzados de ingeniera, administracin, contadura, finanzas, estadsticas, etc. y tiene la ventaja de
que, a diferencia de la calculadora, los valores quedan almacenados en la posicin determinada para ser
utilizados en el momento necesario.

OPERACIONES BSICAS CON EXCEL

REA DE TRABAJO

Veamos algunos de los conceptos bsicos de Excel:

Un libro de Excel equivale a un documento de Word o archivo.

Una hoja es una porcin del libro, formada por filas y columnas. Se sabe en que hoja estamos trabajando
si miramos su etiqueta.
Una columna es una seleccin vertical de celdas, en cada hoja hay 256 columnas nombradas con las
letras de la A a la IV.
Una fila es una seleccin horizontal de celdas, desde la fila 1 a la 65536.
Una celda es la interseccin entre una fila y una columna. La celda activa es aquella que se representa con
un contorno y es donde se encuentra el cursor.

Ttulo de
columna

Ttulo
de fila
Celda activa

Etiqueta de la hoja

BARRA DE FRMULAS

Cuadro de nombres Modificar frmulas Visualizador

La Barra de Frmulas muestra el valor constante o frmula de la celda activa. El cuadro de nombres nos
muestra la celda activa.
2
Para introducir valores nos situamos en la celda, tecleamos y pulsamos INTRO. Se presentar el valor o el
resultado de la frmula en la celda donde se introdujo.
Para editar una celda, presionamos F2 con el cursor en la celda, hacemos un clic en el cuadro de frmula o
un doble clic sobre la propia celda.
El cuadro de nombres, al editar una frmula, es sustituido por un men de funciones.

Botn de Cancelar Modificar frmula

funciones
Introducir

Desplazarse por celdas y hojas

Para movernos por las diferentes hojas de trabajo de un mismo libro, pincharemos sobre su etiqueta. La
etiqueta resaltada ser la hoja activa con la que se est trabajando.
Podemos ir de una celda a otra de varias maneras:
Pulsar sobre la celda donde quieras dirigirte.
En el cuadro Nombre escribimos la direccin de la celda.
Desplazndonos con el teclado.

INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS DE UN LIBRO

Un nuevo libro contiene por defecto 3 hojas. Para cambiarlo accedemos al men Herramientas, Opciones
y en la ficha General encontramos la opcin Nmero de hojas en nuevo libro.
Para eliminar una hoja del libro activo, abrimos el men contextual de la etiqueta de la hoja y
seleccionamos eliminar.
Podemos tambin utilizar el men contextual para aadir una nueva hoja, esta se insertar a la izquierda
de la hoja activa. Si la hoja no la hemos insertado en el lugar adecuado podemos moverla de lugar si
pinchamos sobre la etiqueta y arrastramos.
Las hojas de Excel tienen como nombre HojaN pero podemos cambiarlo haciendo doble clic sobre la
etiqueta o desde el men contextual.

INTRODUCCIN DE DATOS

En Excel se distingue cuatro tipos de datos:

Alfanumricos.- No se emplea en clculos matemticas y son alineados a la izquierda como, Ttulos

(texto y caracteres).
Numricos.- Se emplean en clculos matemticos y se alinean a la derecha y son Valores (Constantes
numricas).
Frmula.- Para realizar operaciones matemticas, como suma, resta, multiplicacin, divisin, exponentes
y parntesis.
Funciones predeterminadas.- Son formulas previamente programadas, listas para ser utilizadas como
PROMEDIO, RAIZ, ABS, etc.

Una vez introducido un dato en una celda debemos pulsar INTRO o TAB para hacerlo efectivo.
Todos los datos son considerados en Excel como datos con formato General (que no tienen formato
especfico).
Para Excel, las fechas y horas se consideran nmeros. El modo de presentacin depende del formato de
nmero aplicado a la celda. Cuando escribas una fecha o un ahora que Excel reconoce el formato de celda

3
cambiar de General a un formato de Fecha y Hora. Se puede introducir la fecha de hoy en una celda
presionando CTRL + ; y la hora actual con CTRL + :
Para introducir los mismos datos en varias celdas: selecciono las celdas escribo el dato y presiono
CTRL+INTRO.
Si los primeros caracteres que escribes en una celda coinciden con una entrada ya existente en la misma
columna, Excel rellenar automticamente los dems. A esta operacin se la conoce como Autocompletar.

CATEGORIA DE FORMATO DE CELDAS

Algunos de los formatos que se le pueden dar a un rango de celdas son: General, Texto, Moneda, Fecha,
Hora, Nmero, Contabilidad, Porcentaje, Fraccin, Cientfica, etc.

RANGOS Y TIPOS DE RANGOS

Rango.- Es un grupo de celdas de una inicial a una final.

Rango Horizontal. (A1:Z1)

Rango Vertical (A1:A65536)
Rango Rectangular (A1:G35)

INTRODUCCIN DE FRMULAS

Una frmula siempre se introducir comenzando por el signo de igual (=). Una frmula puede incluir
operadores, referencias a celdas, valores, funciones y nombres.
Los operadores especifican la tarea que se desea realizar con los elementos de la frmula. Veamos
algunos:
Aritmticos: +, -, /, *, %, ^.
De comparacin: =, >, <, >=, <=, <>.
De texto: &
De referencia: (Rango) ; (Unin)
Cuando vamos a usar la misma frmula para una fila o columna usamos el cuadro de auto llenado.

4
DAR NOMBRE A UNA CELDA O RANGO DE CELDAS

Podemos dar nombre a un grupo de celdas que utilicemos con mucha frecuencia.
Seleccionamos la celda, el rango de celdas o las celdas no adyacentes a los que vamos a dar nombre.
Pinchamos en el cuadro nombre de la barra de frmulas, escribimos el nombre y pulsamos INTRO.

Ahora cuando nos refiramos a esas celdas, por ejemplo en una frmula no tenemos que escribir su rango,
si no que es suficiente con el nombre.

DISEO Y FORMATO DE CELDAS

FORMATO DE TEXTO. TAMAO Y ASPECTO DE LOS DATOS

Para modificar el contenido de una celda, no es necesario seleccionarlo. nicamente nos situaremos en la
celda y le daremos el formato apropiado. Si deseamos modificar el contenido de todo un rango entonces si
es necesario seleccionarlas previamente. Para dar formato a un carcter o grupo de caracteres de una celda
debemos editar la celda y seleccionar los caracteres.
Lo ms sencillo para dar formato a una celda es utilizar la barra de herramienta formato.

Aunque estas opciones de formato pueden ser suficientes podemos conseguir mayores caractersticas:
Selecciona las celdas o el texto de la celda cuyo formato desea modificar.
En el men Formato seleccionamos Celdas y nos situamos en la ficha Fuente.

5
ALINEACIN DE CELDAS

La forma ms rpida de determinar la alineacin del texto en las celdas Consiste en usar los botones de la
barra de herramientas formato . Pero podemos tambin determinar la alineacin vertical del
texto y la orientacin del mismo dentro de la celda, para ello utilizaremos del cuadro de dilogo Formato
de celdas, la ficha Alineacin.

En la alineacin horizontal adems de los tipos normales podemos encontrar:

Rellenar: Repite los caracteres de la celda.
Justificar: Divide el contenido de la celda en varias lneas dentro de la celda y ajusta el espacio entre
palabras para que todas las lneas tengan el mismo ancho que la celda.
Centrar en la seleccin: Centra el contenido de la celda situada en el extremo izquierdo de una seleccin
en el rango seleccionado. Todas las dems celdas en el rango seleccionado debern estar vacas. Las
celdas no se combinan.
Tambin podemos alinear verticalmente texto en una celda: Superior, Centrada, Inferior y Justificada. La
alineacin justificada sita las lneas de una celda desde la parte superior hasta la inferior.
Para determinar la orientacin del texto dentro de una celda utilizamos el control del apartado Orientacin
o podemos especificar el ngulo.
Si no pueden verse algunos datos de la celda, puede reducirse el tamao de la fuente activando la casilla
de verificacin Reducir hasta ajustar.
Si queremos que el texto se distribuya automticamente entre los lmites de la celda activamos la casilla de
verificacin Ajustar texto, el texto ocupar ms de una lnea.
Para insertar un salto de lnea dentro de una celda pulsamos ALT+INTRO.
Formato de nmeros, fechas y horas
Para dar formato rpido podemos utilizar la barra de herramientas formato.
Aumentar y disminuir
Estilo monetario decimales

Estilo porcentual Estilo millares

6
Para acceder a un conjunto mayor de opciones elegimos Celdas del men Formato y activamos la ficha
Nmero. En primer lugar elegimos de la lista Categora el formato que queremos utilizar y despus
establecemos las opciones ms apropiadas (decimales, separador de miles,)

PERSONALIZAR EL FORMATO

Puede crearse un formato de nmero personalizado especificando los cdigos de formato que describen el
modo en que se desea presentar un nmero, una fecha, una hora o un texto.

#.###,00 ; [Rojo] (#.###,00) ; 0,00 ; Recibos en bruto de @

Formato de nmeros Formato de nmeros Formato Formato de texto
positivos negativos de ceros

Pueden especificarse como mximo cuatro secciones de cdigo de formato. Las secciones, separadas
mediante signos de punto y coma, definen los formatos de los nmeros positivos, los nmeros negativos,
los ceros y el texto por este orden. Si nicamente se especifican dos secciones, la primera se utilizar para
los nmeros positivos y los ceros mientras que la segunda se utilizar para los nmeros negativos. Si se
especifica una seccin, todos los nmeros utilizarn ese formato. Si se omite una seccin, incluya el signo
de punto y coma de esa seccin.
Veamos algunos de los cdigos que podemos utilizar:
# Presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor.
0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el formato.
Para definir el color de una seccin de formato escribimos el nombre del color entre corchetes, debe ser el
primer elemento de la seccin.
Para presentar das, meses y aos usamos d, m, a.
Para presentar horas, minutos y segundos utilizamos h, m, s.
En la seccin de texto escribimos entre comillas () el texto que debe aparecer en la celda si a este texto
le debe acompaar el que contiene la celda debemos aadirle @

7
APLICAR AUTOFORMATO A UNA SERIE DE CELDAS

La caracterstica Autoformato determina de forma rpida el formato de las celdas de una hoja. Para utilizar
Autoformato seguimos los pasos siguientes:
Seleccionamos el rango de celdas al que le vamos a dar formato.
Elegimos del men Formato la opcin Autoformato.

En la lista formato de tabla seleccionamos el diseo predefinido.

Si pulsamos el botn Opciones se expande el cuadro de dilogo mostrando las caractersticas especficas
de que consta cada uno de los formatos predeterminados que se pueden omitir al aplicarlos.

APLICACIN DE BORDES Y SOMBREADO

Para aplicar bordes a una celda o grupos de celdas podemos utilizar el botn de la barra de Formato o
selecciona la Ficha Bordes del cuadro de dilogo Formato de celdas. Y seguimos los pasos siguientes:

Seleccionamos el estilo de lnea que va a tener el borde.

8
De la lista color seleccionamos el color de la lnea.
Por ltimo pulsamos el botn que corresponde a la posicin del borde, tambin podemos pinchar sobre la
muestra.
Para aplicar sombreado podemos usar el botn si los colores son slidos. Si queremos sombrear
celdas con tramas tendremos que acceder al cuadro de dilogo Formato de celdas y selleccionar la ficha
Trama.

COMBINAR Y CENTRAR CELDAS

Se puede combinar varias celdas para generar un bloque que ser tratado como una celda individual. Esto
puede ser interesante para crear ttulos que abarquen varias columnas, por ejemplo.
Seleccionamos las celdas a combinar
Pulsamos sobre el botn .
Para dividir una celda combinada activamos la ficha Alineacin del cuadro de dilogo Formato de celdas
y desactivamos la casilla de verificacin Combinar celdas.

OCULTAR\MOSTRAR FILAS Y COLUMNAS

Podemos hacer que una fila o columna no se visualicen para ello podemos seguir dos mtodos:
Seleccionar la fila o columna, en el men Formato seleccionar Fila\Columna y pinchamos sobre la opcin
ocultar.
Arrastramos de la fila o la columna el borde del ttulo hasta que tenga alto\ancho 0.
Para mostrarlas hacemos el proceso a la inversa:
Seleccionamos las filas o columnas entre la oculta y en el men Formato Fila\Columna presionamos en
Mostrar
Arrastramos el borde del ttulo hasta que aparezca la fila o columna.

ESTILOS Y PLANTILLAS
En Excel como en Word podemos crear estilos y plantillas. Desde el men Formato, elegimos la opcin
Estilo y aparece el siguiente cuadro de dilogo.

Podemos crear un estilo escribiendo el nombre en el cuadro Nombre del estilo, si pulsamos el botn
Modificar se abrir el cuadro de dilogo Formato de celdas desde donde aadiremos las especificaciones a
nuestro estilo y pulsaremos en Agregar. Usaremos el botn Combinar cuando queramos copiar estilos de

9
un libro abierto en nuestro libro. Para aplicar un estilo seleccionamos el rango de celdas entramos en el
cuadro de dilogo estilo y pulsamos aceptar
Excel dispone de una serie de plantillas (facturas, pedidos, etc.) que podremos utilizar una y otra vez como
autnticos formularios. Y nosotros tambin podemos crear documentos y guardarlos como plantillas de
Excel.

TRABAJAR CON FRMULAS Y FUNCIONES

REFERENCIAS

Cuando una celda se copia, la referencia a la que hace lugar la primera, se modifica, adaptndose al rango
de las celdas donde se han copiado. Esto se conoce como referencia relativa. Cuando queremos que una
celda quede siempre fija y que no vaya variando a medida que se copia deberemos crear una referencia
absoluta. El smbolo que caracteriza una referencia absoluta es $.
La referencia absoluta se puede hacer sobre la columna, $B1, sobre la fila H$2 y sobre la fila y columna
$H$9.
Para referenciar Hojas de un libro de trabajo escribimos HojaN! Y para referenciar el libro
[nombre_libro].

TABLAS DE MULTIPLICAR.xls

El objetivo de este ejercicio es comprender la utilidad del uso de las referencias mixtas, es decir, aquellas
en las que se fija la fila o la columna ($A1, A$1).
El ejercicio consiste en crear una tabla de multiplicar como la que se muestra a continuacin en la que
cada celda contiene el producto de la fila por la columna correspondiente.

1. Cree un nuevo libro de trabajo y copie la tabla anterior, en las celdas que se indican, en una hoja a la
que le dar el nombre de REFERENCIAS (pulsar con el botn derecho sobre la ficha Hoja1 y
seleccionar la opcin Cambiar nombre, o haciendo doble clic directamente sobre la ficha Hoja1).
2. Elimine las dos hojas restantes del libro: Hoja2 y Hoja3 (pulsar con el botn derecho sobre la ficha
Hoja1 y seleccionar la opcin Eliminar).
3. Obtenga una tabla resultado donde el valor de cada celda es el producto de la fila por la columna, para
ello debe crear una frmula en la celda B4 utilizando el tipo de referencias adecuado y copiarla para el
resto de la tabla.

Solucin

La frmula que hay que introducir en cada celda es el producto del valor contenido en la columna A y en
su misma fila, por el valor contenido en la celda de su misma columna y fila 3 tal y como muestran las
flechas en la tabla anterior donde el valor de la celda D5=A5*D3.

10
As los resultados a obtener seran:
- B4=A4*B3
- C4=A4*C3
- D4=A4*D3
- B5=A5*B3
- B6=A6*B3
- Etc.

Si observamos las frmulas anteriores nos daremos cuenta que las referencias a la columna A y a la fila 3
nunca cambian.
__________________
Sin embargo si slo se usan referencias relativas al copiar la frmula de la celda B4=A4*B3, al resto
obtendramos los siguientes resultados:
- Al copiarla hacia la derecha: C4=B4*C3, D4=C4*D3, E4=D4*E3, etc. Es decir, la
referencia a la columna A en el primer multiplicando va cambiando, la solucin sera fijar esta columna.
- Al copiarla hacia abajo: B5=A5*B4, B6=A6*B5, B=A7*, etc. En este caso la referencia a la fila 3 en el
segundo multiplicando va cambiando, la solucin ser fijar esta fila.
Por tanto la frmula correcta a introducir en la celda B4 sera =$A4*B$3.

5. Copiar la tabla del ejercicio anterior a partir de la fila 14 y multiplicar los valores de las celdas de las
dos tablas.
- Para ello seleccionamos el rango A3:J12 pulsamos el botn Copiar, seleccionamos la celda A14 y
pulsamos el botn Pegar.
- A continuacin creamos la tabla producto tal y como aparece a continuacin a partir de la celda L14.

11
Solucin
- En cada celda de esta nueva tabla habr que introducir el producto del valor contenido en esa misma
celda en la tabla de multiplicar y el valor contenido en esa misma celda en la tabla Copia. Es decir, la
nueva tabla contendr los mismos valores elevados al cuadrado.

Significado de los valores de error

Al introducir una frmula en una celda y presionar INTRO, Excel introducir el resultado a los valores
incluidos en los que se hace referencia. Pero puede ocurrir que el resultado no sea el esperado. Los valores
de error que Excel inserta son:
##### El resultado es demasiado largo, deberemos ensanchar la columna.
#DIV/0? Cuando una frmula intenta dividir por cero.
#NOMBRE? Cuando se usa un nombre que no reconoce.
#VALOR! Excel no puede calcular los valores introducidos
#REF! Se da cuando una referencia de celda no es valida.
#NUM! Cuando hay problema con algn nmero.

FUNCIONES
Una funcin es una frmula especial que realiza automticamente Excel para efectuar operaciones
sencillas, complejas o muy extensas. Excel nos facilita la creacin y modificacin de frmulas con el
Asistente .
El aspecto de una funcin es la siguiente:

Siendo el nombre, aqul por el que se conoce la funcin y los argumentos constantes, variables, rangos,
frmulas y otras funciones (funciones anidadas).
Para utilizar el asistente de frmulas nos situamos en la celda donde va a aparecer el resultado, y pulsamos
el botn nos aparecer el cuadro de dilogo Pegar funcin.
El panel de la izquierda indica los diferentes tipos o categoras de funciones que existen y el de la derecha
indica las funciones de la categora seleccionada. Si se seleccionan Todas, aparecern por orden
alfabtico, todas las funciones de Excel.

Una vez que tengamos seleccionada la funcin y aceptamos debemos seleccionar el rango de datos sobre
el que vamos a aplicar la funcin.

12
13
AUTOSUMA
Cuando se selecciona un rango de celdas y se pulsa el botn , Excel introduce automticamente una
frmula para calcular la suma del rango en una celda en blanco a continuacin de dicho rango.
Autocalcular
Para presentar el valor de un rango de celdas, podemos utilizar Autocalcular. Una vez seleccionadas las
celdas, Excel presentar la suma del rango en la barra de estado. La caracterstica autocalcular puede
ejecutar diferentes tipos de clculos. Podemos seleccionarlos, abriendo el men contextual de la barra de
estado.

Podemos usar la combinacin de teclas ALT+= para insertar la suma de un rango de celdas.

14
 Impresin de hojas y libros de trabajo
IMPRESIN DE HOJAS Y LIBROS DE TRABAJO
La tarea de impresin tiene una parte que es comn a la mayora de las aplicaciones Office, como son la
especificacin de la impresora, nmero de copias, etc. Pero hay otras que son especficas del tipo de
documento y de la aplicacin con la que se gestiona ese documento. Esta ltimas son las que vamos a
estudiar.

VISTA PRELIMINAR

La opcin de Vista Preliminar permite visualizar el documento tal y como se obtendr en papel. Se pueden
ver el encabezado y pie de pgina, cambiar el ancho de los mrgenes y de las columnas as como el alto de
la fila arrastrando los controladores de tamao.
En la parte superior de la pantalla se encuentra la barra Vista Preliminar. Con el botn Configurar
podemos preparar la pgina previamente a la impresin. Tambin podemos acceder a Configurar pgina
desde el men Archivo.

FICHA PGINA

Desde esta ficha podemos indicar:

El tipo de orientacin apaisada o vertical.
Ajustar la impresin al tamao de la hoja.
Ajustar el contenido de la hoja a un nmero determinado de pgina.
El tamao del papel.
La calidad de impresin.
Numero de pgina por la que debe empezar.
El botn Opciones nos presentar las propiedades de la impresora especificada.

15
 Impresin de hojas y libros de trabajo
FICHA MRGENES

Permite modificar los mrgenes, aumentando o disminuyendo el espacio entre el borde de la hoja y el
comienzo y final del trabajo. Tambin se pueden modificar los mrgenes para el encabezado y pie de
pgina, estos deben ser menores, si no se pisaran los datos con el encabezado o pie.
Esta ficha tambin nos permite centrar horizontal y verticalmente el contenido en la pgina.

16
 Impresin de hojas y libros de trabajo
FICHA ENCABEZADO Y PIE DE PGINA

Desde esta ficha creamos o seleccionamos un pie o encabezado de pgina.

De manera predeterminada no tenemos Ninguno, Excel nos ofrece una lista con encabezados y pies ya
construido. Si queremos crear un encabezado o pie distinto seleccionamos el botn Personalizar
encabezado\pie.

Nos encontramos con una barra de herramientas y tres paneles para situar el encabezado a la izquierda, en
el centro o a la derecha de la pgina.

Nmero total de pginas Hora actual

Fuente Hoja actual

Nmero de pgina Fecha actual Libro actual

En un encabezado o pie podemos aadir informacin del nmero de pginas, nmero total de pgina,
fecha actual, hora actual, el nombre del libro y el nombre de la hoja. Esta informacin se actualiza
automticamente.
Tambin podemos aadir texto con el aspecto que nos permite el cuadro de dilogo Fuente.

FICHA HOJA

Si no queremos imprimir una hoja entera podemos indicar el rango de celdas en rea de impresin.
17
 Impresin de hojas y libros de trabajo
La opcin imprimir ttulos la usamos cuando una tabla nos ocupa ms de una pgina y queremos que todas
ellas tengan impresa la columna o fila de ttulos.
La opcin Imprimir nos permite:
Imprimir las lneas de divisin entre las celdas.
Imprimir en calidad borrador para aumentar la velocidad de impresin.
Blanco y negro: si tenemos una impresora color y queremos imprimir en blanco y negro.
Ttulos de filas y columnas imprime la hoja con los nmeros de fila y las letras de las columnas.
Con Orden de las pginas podemos controlar el orden en que se enumerarn e imprimirn los datos si no
se ajustan a una pgina.

IMPRIMIR UN TRABAJO

Cuando ya tenemos establecidas las opciones de preparacin de pgina ser el momento de imprimir.
Cuando un trabajo no cabe en una pgina, la hoja de Excel muestra una lnea discontinua dividiendo la
hoja.
Podemos establecer un rea de impresin, lo que delimitar una zona concreta para que se imprima en la
hoja. Seleccionamos el rango de celdas que queremos imprimir y en el men Archivo selecciono rea de
impresin, Establecer rea de impresin.
La impresin la podemos hacer de varias maneras:
Pulsando el botn de la barra de herramientas.
En el men Archivo , opcin Imprimir.
Cuando estamos en el cuadro de dilogo Configurar pgina en todas las fichas encontramos el botn
Imprimir.
Desde Presentacin preliminar

18
GRFICOS EN EXCEL
Excel permite crear grficos a partir de los datos contenidos en un libro. Los grficos permiten visualizar
la informacin de la hoja para poder comparar datos y deducir conclusiones.

TIPOS DE GRFICOS

COLUMNAS: Muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un periodo de tiempo.
BARRAS: Ilustran las comparaciones entre elementos individuales.
LNEAS: Muestran las tendencias de los datos a intervalos.
CIRCULAR: Muestran el tamao proporcional de los elementos que conforman un todo.
XY DISPERSIN: Muestran las relaciones entre valores numricos de varias series de datos.
REAS: Destacan la magnitud de los datos en el transcurso del tiempo.
ANILLOS: Al igual que un grfico circular muestra la relacin de las partes con un todo, aunque puede
contener ms de una serie de datos.
RADIALES: Compara los valores de series de datos. Cada categora tiene su propio eje de valores. Las
lneas conectan todos los valores de las mismas series.
SUPERFICIE: Son tiles para conocer las combinaciones ptimas entre dos conjuntos de datos.
BURBUJAS: Es un grfico de dispersin pero con tres variables.
COTIZACIONES: Se utiliza para ilustrar la cotizacin de acciones.
CNICOS, CILNDRICOS Y PIRAMIDALES: Unicamente mejoran la presentacin de grficos de
columnas y barras.

Elementos de un grfico

CREAR UN GRFICO
Seleccionamos el rango de datos que vamos a representar y pulsamos el asistente de grficos o en el
men Insertar seleccionamos grfico. Seleccionamos el tipo de grfico, para cada categora de grfico se
nos ofrece un subtipo.

Resumen de gastos Ttulo del

grfico
Marca de
graduacin 12.000
9.735
9.246 rea de
10.000
trazado
Eje de 8.000
valores 5.500 Este ao
6.000 Leyenda
4.139 Pasado ao
rea del 4.000
grfico 2.000
1.488
2.000
1.500 Rtulos de
2.000 datos
0
Lneas de Personal Alquiler Viajes Suministros
divisin
Eje de
categoras Series de
datos

19
En la ficha Tipos personalizados podemos encontrar grficos combinacin de dos tipos de grficos, por

20
ejemplo, lneas y columnas, y grficos con diseos ms vistosos.

En el 2 paso del asistente si no he especificado el rango de datos o est mal podemos seleccionarlo en la
ficha Rango de datos pulsando el icono , que contrae el cuadro de dilogo para poder seleccionar de la
hoja el rango de datos y seleccionamos si los datos queremos representarlos en filas o columnas. En la
ficha Serie seleccionamos el rango donde se encuentran los datos y nombres de las series de datos y el
rango de los rtulos de los ejes de categora.
En el 3er paso del asistente aadimos y damos formato a Ttulos, Ejes, Lneas de divisin, Leyenda,
Rtulos y Tabla de valores.

21
En el ltimo paso del asistente elegimos la ubicacin del grfico.

BARRA DE HERRAMIENTAS GRFICO

Tipo de grfico Tabla de datos Por columnas

Lista de elementos Formato del elemento Leyenda Por filas Texto en ngulo

CAMBIO DEL RANGO DE DATOS REPRESENTADO

Para cambiar el rango de celdas utilizado para crear el grfico sigo los pasos siguientes:
Selecciono el grfico a cambiar.
Selecciono Datos de origen del men datos
En el Rango de datos selecciono de la hoja el nuevo rango.
Podemos agregar datos a un grfico nicamente arrastrando los nuevos datos sobre l
Modificar el eje de valores y de categoras
Para modificarlo lo seleccionamos y abrimos el cuadro de dilogo Formato en l podemos modificar:
Tramas: Estilo del eje, marcas de graduacin y rtulos de marca de graduacin.
Fuente: Tipo de letras, tamao, etc. de los valores del eje.
Nmero: Formato de los valores.
Alineacin: Alineacin de los valores con respecto al eje.
Escala del eje de valores: Valor mximo, mnimo y de la unidad a representar, escala logartmica, cruce
del eje de categoras, valores en orden inverso.

22
Escala del eje de categoras: Cruce del eje de valores con el de categoras, nmero de categoras entre
marcas de graduacin y entre rtulos.

MODIFICAR LA SERIE DE DATOS.

Tramas: Podemos cambiar el color, invertirlo si es negativo y poner bordes.

Eje: Podemos cambiar la serie de datos a un eje secundario.
Barras de error
Rtulos de datos
Orden de la serie: Podemos cambiar el orden de la serie.
Opciones: Podemos superponer las columnas y cambiar el ancho.
Otras modificaciones.
A todos los elementos de un grfico se les puede cambiar el aspecto, para ello seleccionamos el elemento
y pinchamos en formato.
Para agregar nuevos elementos al grfico, lo seleccionamos y en el men grfico seleccionamos opciones
de grfico.
Para cambiar el tipo de grfico lo seleccionamos y abrimos la lista tipo de grficos de la barra de tareas.
Segn el tipo de grfico 3D que se tenga, pueden cambiarse algunos aspectos de la presentacin en tres
dimensiones desde el men Grfico, Vista en 3D.

23
LISTAS O BASES DE DATOS
Una base de datos, tabla o lista como se conoce habitualmente en Excel, no es ni ms ni menos que una
hoja de clculo, pero con la diferencia de que lleva siempre una fila superior con una lista de ttulos o
cabeceras.
Los datos que contendr sern estructurados y organizados, los datos completos de una fila se
denominarn Registro y cada dato contenido en una columna ser un campo. La primera fila siempre debe
contener los Ttulos de los campos.

CREAR UNA LISTA

Para crear correctamente una lista debemos tener en cuenta:
Tamao y ubicacin de la lista:
Evita que haya ms de una lista en una hoja de clculo.
Deja en blanco, como mnimo, una columna o una fila entre la lista y los dems datos de la hoja. Excel
podr detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificacin o filtrado.
No debemos dejar filas ni columnas en blanco.
Rtulos de datos:
Crear rtulos de columna en la primera fila de la lista. Excel utiliza los rtulos para generar informes, as
como para buscar y organizar los datos.
En los rtulos de columna utiliza una fuente, un formato o un estilo de letras maysculas que sea diferente
del formato que se asigne a los datos de la lista.
Para separar los rtulos de los datos utilizamos bordes, nunca lneas en blanco ni guiones.
Contenidos de filas y columnas:
Disea la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.
No insertes espacios adicionales al comienzo de una celda ya que afectarn a las clasificaciones y
bsquedas.

ORDENAR REGISTROS
Consiste en ordenar, por el criterio que le indiquemos, los registros de la lista.
Podemos hacer una ordenacin rpida utilizando los botones . Para hacer una ordenacin teniendo
como criterio varios campos debemos usar el men de Datos.

24
Cuando ordene, siempre el primer criterio ser el que Excel elegir primer, despus, el segundo criterio y,
por ltimo, el tercero. Los criterios pueden establecerse eligiendo cualquiera de los campos de la lista, y el
orden puede ser ascendente o descendente.

AADIR Y BUSCAR DATOS

En una lista los registros se van aadiendo constantemente y ser necesario actualizarlos. Esto podemos
hacerlo en la propia hoja o utilizar la opcin Formulario.
Colocamos el cursor en una celda de la lista, abrimos el men Datos y elegimos Formulario y pulsamos en
el botn Nuevo para aadir un nuevo registro a la lista.
Para pasar de un campo a otro presionamos TAB y para ir al anterior MAY+TAB.

Los registros que aadamos aparecern al final de la lista y no ordenados.

Mediante el Formulario podemos hacer bsquedas de registros. Si presionamos sobre el botn Criterios
aparecer un formulario vaco. Nos situaremos en el campo que debe cumplir el criterio de bsqueda y lo
escribimos. Con los botones Buscar anterior y Buscar siguiente iremos localizando los registros que
cumplen la condicin, cuando Excel no encuentre ms nos avisar.
autofiltrado de datos
Consiste en efectuar la bsqueda de registros, de manera que podamos extraer aquellos datos que cumplan
una determinada condicin.
Abrimos en el men Datos y en Filtro seleccionamos Autofiltro.
Observa que junto a cada ttulo o cabecera se ha aadido una flecha. Si haces clic sobre ella, se abrir un
men desplegable con las diferentes opciones de campo.

Cuando se realiza un filtrado de datos, se extraen, reduciendo la base, pero los datos anteriores no se
pierden, basta con poner el criterio Todas.
Un filtrado se puede reducir ms, seleccionando una nueva orden de filtrado dentro de la primera.
Para quitar el autofiltro desactivamos la opcin del men Datos, Filtro.
filtro avanzado
Consiste en extraer aquellos datos, fuera de la base, que renan una o varias condiciones. Este filtrado se
lleva a cabo en celdas contiguas de la hoja de trabajo.
Para realizar un trabajo de filtro avanzado hemos de efectuar los siguientes pasos:
25
Copiar el rango de cabecera o ttulo por debajo de la propia lista o base.
En las celdas de la siguiente fila a la copiada de ttulos se le irn indicando las condiciones de bsqueda o
criterios.
Se copiar de nuevo el rango de cabecera o ttulos por debajo de la anterior copiada y ser bajo esta
cabecera donde aparecern los datos filtrados.

Nuestra hoja tendr el siguiente aspecto:

Cuando hayamos efectuado los 3 pasos abrimos el men Datos y seleccionamos Filtro avanzado de la
opcin Filtro, apareciendo el siguiente cuadro de dilogo:

En l especificamos, el rango de la lista, el rango de criterios y el rango de la cabecera de la lista filtrada si

se va a copiar a otro lugar. La casilla de verificacin Slo registros nicos la activamos si no queremos
que aparezcan registros duplicados en la lista.

26
SUBTOTALES
Consiste en aadir, bajo los datos una operacin de clculo, como puede ser la suma, promedios, contar
datos, etc.
En el men Datos seleccionamos Subtotales.

El resultado se muestra en forma de esquema. Para que la opcin Para cada cambio sea efectiva, antes de
insertar los subtotales debemos ordenar la lista por esa columna.
Para desactivar los subtotales volvemos al cuadro de dilogo subtotales y presionamos el botn Quitar
todos.

VALIDACIN DE DATOS
Podemos restringir la entrada de datos en las celdas, dar un mensaje de entrada y un mensaje de error, esto
lo encontramos en el men Datos opcin Validacin.

27
En la Ficha Configuracin establecemos el criterio de validacin. Cuando se establece el criterio sobre
varias celdas y modificamos la configuracin de una de ellas y activamos la casilla Aplicar estos cambios
..., se modificarn todas las celdas.

En las fichas Mensaje de entrada y Mensaje de error escribiremos los mensajes que aparecern al activar
la celda e introducir un dato que no es correcto respectivamente.

28
Tablas Dinmicas
Una tabla dinmica es una autntica base de datos, al igual que una lista, pero en este caso, resume de
manera interactiva una comprobacin cruzada. Se pueden girar sus filas y columnas para ver diferentes
resmenes de datos originales, o filtrar los datos mostrando diferentes pginas.
Una tabla dinmica se podr crear partiendo de los datos de una lista de Excel o de una base de datos
externa. La tabla dinmica resume los datos utilizando la funcin resumen que especifique, como Suma,
Contar o Promedio.

PARTES DE UNA TABLA DINMICA

CREAR UNA TABLA DINMICA

Para crear una tabla dinmica usamos del men Datos el Asistente para tablas dinmicas.
En el primer paso le diremos donde estn los datos a analizar, puedo utilizar una lista de datos, datos
externos, datos de varias hojas y datos de otra tabla dinmica.
A continuacin le diremos donde se encuentran nuestros datos, si estamos situado en la lista l
automticamente toma el rango.
Si vamos a crear la tabla dinmica de otro libro de trabajo debemos abrirlo antes de empezar a crearla.
Cuando llegamos al tercer paso es cuando debemos decidir los datos que vamos a aadir en la tabla,
aunque se pueden modificar.

29
Hay un botn por cada ttulo o campo de la base, esos botones se arrastran a:
Pgina: Si queremos que el elemento se presente de manera individual, por pginas.
Fila: Muestra los datos como cabecera de las filas.
Columnas: muestra los datos como cabecera de columna.
rea de datos: Siempre sern las columnas o campos que tengan datos numricos, ya que con ellos se
realizan los clculos, por defecto la suma.

Para variar en el rea de datos la Suma, hacemos doble clic sobre el botn y seleccionamos una de las
funciones.

30
MODIFICAR UNA TABLA DINMICA
Podemos modificar la orientacin de un campo, la funcin de subtotales sobre el campo, e incluso el
formato del campo. Haciendo doble clic sobre el botn del campo a modificar nos aparecer el siguiente
cuadro de dilogo.

Para mover un campo de lugar o de orientacin basta con arrastra el botn.

Para insertar un nuevo campo en la tabla dinmica reiniciamos el asistente desde la barra de herramientas
Tablas Dinmicas .
Cuando modificamos el dato de una lista y este forma parte de una tabla dinmica la actualizaremos
presionando sobre el botn .

31
 Macros
MACROS
Una macro consiste en una serie de instrucciones y acciones que se almacenan bajo un nombre y que
puede ejecutarse en cualquier momento.
Antes de grabar o escribir una macro, es muy importante planificar y tener muy claros los pasos y rdenes
de que va a constar. Los errores que se cometan durante la grabacin y sus correcciones, quedarn
registradas y se repetirn cada vez que se ejecute la macro.
Grabar macro y ejecutar
Seguimos los siguientes pasos:
Sealamos la opcin Macro en el men Herramientas y pulsamos Grabar nueva macro. Aparecer el
cuadro de dilogo

En el cuadro Nombre escribimos el nombre que va a identificar la macro. El primer carcter debe ser una
letra, no se permiten espacios en blanco. Podemos utilizar una combinacin de teclas para ejecutar la
macro.
En el cuadro Guardar macro seleccionamos la ubicacin de la macro. Si queremos que la macro est
disponible siempre que se utilice Excel la almacenamos en el libro macros personales, dentro de la carpeta
Iniciar.
Pulsamos Aceptar y comienza la grabacin. Para conseguir que una macro seleccione celda relativas,
debemos pulsar en el botn
Para dar por terminada la macro pulsamos en el botn Detener grabacin en la barra de herramientas
macro.
Para ejecutar una macro podemos utilizar la combinacin de las teclas abreviada o en el men
Herramientas Macro seleccionamos la macro creada.

ASIGNAR UNA MACRO A UN BOTN

Es posible asignar un botn de una barra de herramientas a una macro de forma que baste pulsar en l para
activar la macro.

32
 Macros
Abrimos el men contextual de la barra de herramientas en la que vamos a colocar el botn de la macro i
seleccionamos personalizar.

En la ficha Comandos seleccionamos la categora Macro, en la ventana Comandos nos aparecer un icono
que arrastraremos hasta la barra de herramientas t cerramos el cuadro de dilogo.
Hacemos clic sobre el botn de la macro y le asignaremos la macro de la lista.

33
FUNCIONES ESTADSTICAS

Los datos estadsticos nacen a travs de la observacin o como resultado de mediciones que necesitan ser
tratadas para su posterior elaboracin e interpretacin. Bsicamente, las series de observaciones o datos
pueden ser:

Atributos No tienen grados de intensidad (por ejemplo, solteros, casados...).

Variables Si los tienen (1500, 1600, 1700...).

MEDICIN DE FENMENOS ESTADSTICOS

La complejidad y extensin de los datos estadsticos y las distribuciones de frecuencia hacen que sean
necesarios condensar o resumir estos datos en unos ndices representativos para realizar los estudios,
comparaciones, y obtencin de conclusiones.

Media Aritmtica (PROMEDIO)

Moda
Mediana
Mximo
Mnimo
Contar

Las de tendencia Central nos dan una idea resumen de la distribucin o los datos, mientras que las
segundas nos miden las diferencias entre dichos datos y nos dan la valoracin de las de tendencia central.

MODA
Es el Valor ms repetido en la distribucin o serie de datos, es decir, aquel que tiene mayor frecuencia.

Su principal defecto es que no es representativo para series con intervalos muy amplios.

Para calcular la moda de las variables se pueden realizar directamente mediante lo que denominaremos
sintaxis o a travs del asistente de funciones estadsticas.

Sintaxis: Clculo moda de Y

Escribimos en la celda =MODA(B3:B24) resultado 1634

En el caso de que no hubiese ningn valor repetido o de que fueran atributos, aparecera #N/A. Si
aparecen dos igual de frecuentes, aparece el que primero est en la lista.

Moda Y1 634
X1 623
X2 12
X3 45000
X4 #N/A

34
Asistente: Pinchamos el botn y seleccionamos funciones estadsticas y dentro de ellas la
MODA.

Seleccionamos el botn

En nmero 1 podemos escribir o bien el primer nmero o celda, o el rango completo de valores de la
variable Y. Posteriormente pinchamos en Terminar.

35
Ilustracin 1 : " Cuadros del Asistente para funciones Moda "

En cualquier momento que pinchemos el botn obtenemos la ayuda interactiva sobre esa
funcin estadstica, en la que nos indica la sintaxis, breve explicacin sobre la funcin, as como ejemplos
y temas relacionados.

Ilustracin 2 : " Ventana de Ayuda"

MEDIANA
Valor Central de la serie, una vez ordenados de menor a mayor.

En series con total de valores impares, la mediana es el valor central.

En series pares, es la media aritmtica de los dos trminos centrales.

La principal ventaja es que no tiene en cuenta valores anormales, ya que elimina los extremos pero no
debe de utilizarse cuando existen variaciones muy discontinuas.

Sintaxis: Clculo Mediana de Y , (que coincide con el Percentil 50, y Cuartil 2)

36
 Escribimos en la celda =Mediana(B3:B24) y el resultado 1563,5

MEDIA ARITMTICA
Se calcula mediante la suma de sus valores divididos entre el nmero de valores.

La gran ventaja, y a su vez desventaja, es que est calculada con todos y cada unos de los valores de esta
serie, por lo que puede ser influida, y por ello desvirtuada, por valores excesivamente extraos.

La Media Aritmtica se caracteriza porque la suma de las desviaciones del valor respecto a la media de
una serie es igual a cero y porque la suma de los cuadrados de las desviaciones respecto a la media es
siempre un valor mnimo, comparado con las de las desviaciones respecto a cualquier otro valor distinto
de la media.

En el caso de agrupaciones con frecuencias absolutas la media aritmtica se calculara:

Media =(x1*n1 + ..... xk*nk)/n

y en el caso de intervalos de confianza utilizaremos las marcas de clase para sustituir los valores de X. En
este caso con lmites poco explcitos o de gran amplitud (principalmente en principios y final) su clculo
es ms inexacto. Las marcas de clase se calculan mediante la semisuma de los lmites del intervalo.

En el caso de que los valores estn expresados en una tabla mediante ponderaciones, la media aritmtica
es la suma de los valores multiplicado por sus ponderaciones y dividido por la suma de las ponderaciones.

Procedemos de igual forma que en la moda.

Sintaxis: Clculo media aritmtica de Y

Escribimos en la celda =promedio(B3:B24) y el resultado 1570,31818

Y X1 X2 X3
1.570,32 639,64 4,45 42.327,27

Las celdas que estn vacas o contengan textos no son consideradas.

Asistente: Procederemos de igual forma que la anterior, excepto en la eleccin del nombre de la
funcin.

MAX y MIN, estas funciones devuelven los valores mximo y mnimo respectivamente de una lista de
nmeros.

CONTAR, Cuenta las veces que aparece un elemento numrico en una lista.

37
FUNCIONES FINANCIERAS.
Las funciones financieras estn integradas de los argumentos siguientes:

Tasa: Tasa de inters

Nper: Nmero de pagos peridicos constantes de una inversin
Pago: Indica el pago peridico de una anualidad.
Va: Indica el valor actual de una inversin en base a pagos constantes y peridicos.
Vf: Valor futuro de una inversin despus del ltimo pago.
Tipo: Indica cuando se realiza el pago. 0 = final del perodo, 1 = principio del perodo.
Perodo: Es el perodo calculado para el pago.

=VF(TASA;NPER;PAGO;VA;TIPO)
Devuelve el valor futuro de una inversin en base a una tasa de inters constante.

=NPER(TASA;PAGO;VA;VF;TIPO)
Es, de un modo, la funcin contraria a =VF. Calcula, segn la tasa de inters indicada las veces que debe
ahorrarse una cantidad fija hasta llegar a un determinado valor. Por decirlo de otra forma, esta funcin
devuelve el nmero de perodos para una inversin en base a pagos constantes y peridicos con una tasa
de inters constante.

=TASA(NPER;PAGO;VA;VF;TIPO;ESTIMAR)
Calcula la tasa de inters necesaria para que una determinada cantidad (va) incremente hasta alcanzar otra
cantidad (vf) a lo largo de un perodo indicado.Estimar es lo que supone que ser la tasa de inters.

=VA(TASA;NPER;PAGO;VF;TIPO)
Esta funcin se usa para hallar el valor actual de una serie de pagos constantes con una determinada tasa
de inters. La funcin resulta apropiada para el clculo de la rentabilidad de inversiones.

=VNA(TASA;VALOR1;VALOR2;...)
Esta funcin es parecida a =VA, con la diferencia que los pagos pueden hacerse con cantidades de distinta
magnitud. Los argumentos son tasa de inters, que indica la tasa de descuento pro la duracin de un
perodo, y valor1, valor2 ..., que indica la zona (matriz) de la hoja de clculo donde se realizan los flujos
de caja.

=PAGO(TASA;NPER;VA;VF;TIPO)
Devuelve como resultado el pago de una inversin. La funcin se basa en pagos constantes y peridicos y
una tasa de inters constante.

=SLN(COSTE;VALOR_RESIDUAL;VIDA)
Calcula la depreciacin directa de un bien durante un perodo. Coste es el coste inicial del bien,
Valor_residual es el valor del bien al final de la depreciacin y despus de su vida til estimada.

EJERCICIOS VARIOS

TABLA DE AMORTIZACIN

38
FUNCIONES MATEMTICAS Y TRIGONOMTRICAS

=PI( )
Devuelve el valor (3.1415..)

=SENO(RADIANTES)
Calcula el seno de un ngulo dado en radiantes. Si quieres trabajar con grados debers multiplicar por =PI(
)/180.

=COS(RADIANTES)
Calcula el coseno de un ngulo dado en radiantes.

=TAN(RADIANTES)
Calcula la tangente de un ngulo dado en radiantes.

=ASENO(NUMERO)
El arcoseno el arco cuyo seno es el valor indicado en nmero. El resultado es un ngulo dado en radiantes,
y se puede convertir a grados multiplicando por =PI( )/180.

=ATAN(NUMERO)
El arcotangente es el arco cuya tangente es el valor indicado en nmero.

=SUMA(LISTA)
Calcula la suma de todos los valores de la lista.

=RAIZ(NUMERO)
Calcula la raz cuadrada de un nmero.

=SUMAPRODUCTO(LISTA)
Calcula el producto de todas las celdas relacionadas y despus la suma de dichos productos.

=ENTERO(NUMERO)
Si el nmero es decimal, esta funcin devuelve como resultado el nmero indicado sin decimales.

=RESIDUO(NUMERO;NUM_DIVISOR)
Calcula el resto de la divisin nmero/num_divisor = Residuo (7/3) --> nos devuelve como resultado 1,
que es el resto que nos queda al dividir 7/3.

=ABS(NUMERO)
Calcula el valor absoluto. El valor absoluto de un nmero es dicho nmero sin su signo. Si el nmero es
positivo, el valor absoluto ser el mismo nmero, mientras que si el nmero es negativo, el valor absoluto
ser el correspondiente nmero positivo.

=REDONDEAR(NUMERO;NUM_DE_DECIMALES)
La funcin opera de tal forma que el valor dado en nmero se redondea en tantos decimales como se
indique en num_de_decimales. Si el num_de_decimales es negativo, las posiciones se cuentan desde la
coma hacia la izquierda, y el nmero se redondea con el correspondiente nmero de cifras en potencias de
10.

39
=EXP(NUMERO)
Calcula el nmero e (=2,718282...) elevado a numero.

=LN(NUMERO)
Calcula el logaritmo natural (en base e) de nmero.

=LOG(NUMERO;BASE)
Calcula el logaritmo (en base 10) de nmero. Tambin pueden indicar otra base que no sea 10.
Ejemplo:
Funcin Redondear, redondea un numero segn los decimales que le indiquemos:

=REDONDEAR(7/3;4) El resultado sera 2,3333.

EJERCICIOS VARIOS

40
UTILIZACION DE BOTONES DE CONTROL

La utilizacin de los controles en forma de botn agiliza el manejo de las hojas de clculo.
Se debe activar la barra de Formularios.

Se disea una hoja de clculo de prstamo para un coche.

Comentario de las celdas:

B1: Aqu se introduce manualmente el precio del coche
B2: La reduccin puede ser un adelanto del precio total del coche. Se refleja en porcentaje.
B3: Frmula =B1-(B1*B2), es decir, lo que queda del precio menos el adelanto. Ese ser el precio.
B4 y B5: El inters y el nmero de aos a calcular.
B6: Frmula =ABS(PAGO(B4/12;B5*12;B3)). Calcula el pago mensual.

Se crea una tabla con los siguientes datos.

Se coloca el rango a partir de la columna K.

1. Selecciona el rango entero (desde K1 hasta L6)

2. Acceder al men Insertar - Nombre - Crear y desactiva la casilla Columna izquierda del cuadro de dilogo que
aparece.
3. Acepta el cuadro de dilogo.

Con esto le damos el nombre Coche a la lista de coches y el de Precio a la lista de precios. Estos
nombres nos servirn ms adelante para incluirlos en frmulas, de forma que no utilicemos rangos como
D1:D6, sino el nombre del mismo (Coche).

Se crear una barra deslizable que nos servir para escoger un coche de la lista.

41
1. Pulsar un clic en el botn (Cuadro combinado)
2. Trazar un rectngulo desde la celda D2 hasta la celda E2
3. Colocar un ttulo en D1: Coche

El resultado hasta ahora:

Es muy importante resaltar el hecho de que en este cuadro de dilogo, si pulsamos un clic fuera, al volver
a colocar el ratn sobre el mismo, aparecer una mano para posteriormente utilizarlo. Si queremos editarlo
para modificarlo, hemos de pulsar un clic manteniendo la tecla de Control del teclado pulsada. Una vez
seleccionado, pulsaremos doble clic para acceder a sus propiedades.

- Pulsar doble Clic (manteniendo Control pulsada) sobre el cuadro y rellenar el cuadro de dilogo que aparece con las
siguientes opciones:
Rango de entrada: Coche
Vincular con la celda: H2
Lneas de unin verticales: 8

En la opcin Rango de entrada le estamos diciendo a este cuadro de dilogo que "mire" en el rango que
hemos definido como Coche, es decir: K2:K6 o lo que es lo mismo, los precios. De esta forma, cuando se
abra esta lista y se escoja un coche, aparecer un nmero en la celda H2. Este nmero ser la posicin en
la lista que se encuentra el coche que se escogido. Por ejemplo, si se despliega la lista y se escoge el coche
Ford, aparecer en la celda H2 el nmero 2. Pulsar un clic fuera del cuadro de lista para poder utilizarlo.
Cuando salga el dedito, abrir la lista y escoger cualquier coche. Su posicin en la lista aparecer en la
celda H2. Esta celda servir como celda de control para hacer otro clculo ms adelante.

Recuperacin del precio de la lista

- Seleccionar la celda B2 y escribir: =INDICE(Precio;H2)
Observar que en la celda aparece el precio del coche escogido en la lista desplegable. Esto es gracias a la
funcin =INDICE. Esta funcin busca el nmero que haya en la celda H2 en el rango Precio y nos
devuelve el contenido de ese mismo rango. De esta forma slo encontraremos coches de una lista definida
con unos precios fijos. As no hay posibles equivocaciones.

Limitacin de la reduccin para validar valores

- Pulsar un clic en la herramienta Control de nmero y crea un control:

42
- Con la tecla de control pulsada, hacer doble clic sobre el control recin creado para acceder a sus propiedades.
- Rellena las casillas con los siguientes datos:

Valor actual: 20
Valor mnimo: 0
Valor mximo: 20
Incremento: 1
Vincular con la celda: H3

- Aceptar el cuadro y pulsar Esc para quitar la seleccin del control y poder utilizarlo
- Pulsar sobre las flechas del control recin creado y observa cmo cambia el valor de la celda H3
- Sitarse en la celda B3 y escribe: =H3/100 Esto convierte en porcentaje el valor de H3

El control se incrementa slo con nmeros enteros pero es preciso que la reduccin se introduzca como un
porcentaje. La divisin entre 100 de la celda H3 permite que el control use nmeros enteros y a nosotros
nos permite especificar la reduccin como un porcentaje.

Creacin de un control que incremente de cinco en cinco

Si queremos introducir reducciones por ejemplo del 80%, deberamos ir pulsando la flecha arriba
bastantes veces.

- Accede a las propiedades del control recin creado

- Escribir 100 en el cuadro Valor mximo, un 5 en el cuadro Incremento, y acepta.
- Pulsar Esc para desactivar el control

Observar que ahora la celda B3 va cambiando de 5 en 5.

Limitacin del rdito para validar sus valores

El rdito es el tanto por ciento de la reduccin. Poner porcentajes que vayan variando de cuatro en
cuatro y dentro de un rango del 0% al 20%. Ya que posibilitan porcentajes decimales, es por eso el cual se
va a usar una barra de desplazamiento en vez de un control como el anterior.

- Crea una Barra de desplazamiento:

- Acceder a sus propiedades y modifica las de la siguiente forma:

Valor mnimo: 0
Valor mximo: 2000
Incremento: 25
Vincular con celda: H5

- Aceptar el cuadro de dilogo y pulsa Esc para quitar la seleccin

- Seleccionar la celda B4 y escribir en ella: =H5/10000
- Con el botn Aumentar decimales, aumentar en 2 decimales

43
Probar ahora la barra de desplazamiento. La celda B4 divide por 100 para cambiar el nmero a un
porcentaje y por otro 100 para poder para poder aproximar a las centsimas. Ahora slo nos falta el
control para los aos.

- Crea un nuevo Control numrico y colcalo ms o menos as:

- Accede a sus propiedades y cmbialas de la siguiente forma:

Valor mnimo: 1
Valor mximo: 6
Incremento: 1
Vincular con la celda: H6

- Probar este control y verifica que los aos cambian de uno en uno.

Vamos ahora a darle un ltimo toque:

- Selecciona las columnas desde la G hasta la J y ocltalas. El aspecto final ser el siguiente:

44
BARRAS DE HERRAMIENTAS DE EXCEL.

A continuacin se relacionan para cada una de las ventanas principales de Excel los iconos que aparecen
en la barra de herramientas.

Las barras de herramientas se pueden personalizar, por lo que los iconos relacionados a continuacin
pueden ser diferentes de los que se visualicen en una instalacin determinada.

BARRA DE HERRAMIENTA ESTNDAR.

Botn "Libro de trabajo nuevo". Crea un libro de trabajo nuevo.

Botn "Abrir". Le permita abrir un libro de trabajo existente u otro documento.

Botn "Guardar". Guarda los cambios realizados en el libro de trabajo activo.

Botn "Imprimir. Imprime la hoja activa.

Botn "Presentacin preliminar". Muestra la hoja activa en la ventana de Presentacin preliminar.

Botn "Revisar ortografa". Verifica la ortografa del texto de las hojas y los grficos, incluyendo el texto
en los cuadros de texto, los botones, los encabezados y los pies de pgina, as como en las notas de celdas o en la
barra de frmulas.

Botn "Cortar". Elimina la seleccin de la hoja y la coloca en el Portapapeles.

Botn "Copiar". Copia la seleccin en el Portapapeles

Botn "Pegar". Pega el contenido del Portapapeles en una hoja, o dentro de la celda o la barra de
frmulas, si est activa.
45
 Botn "Crear cuadro de texto". Dibuja un cuadro de texto en el cual puede escribir texto en una hoja de
clculo.

Botn "Copiar formato". Copia solamente los formatos de las celdas o los objetos seleccionados.

Botn "Deshacer". Anula el ltimo comando que eligi, si es posible, o elimina la ltima entrada que
escribi.

Botn "Repetir". Repite el ltimo comando que eligi, si es posible, inclusive las configuraciones de
opciones de cuadros de dilogo.

Botn "Autosuma". Invoca automticamente la funcin SUMA y sugiere el rango de celdas a incluirse.

Botn "Asistente para funciones". Abre el cuadro de dilogo Asistente para funciones e inserta la funcin
seleccionada en la barra de frmulas o en la celda activa.

Botn "Orden ascendente". Ordena las filas en la lista actual desde el valor menor en la columna que
contiene la celda activa, al valor mayor en la columna que contiene la celda activa.

Botn "Orden descendente". Ordena las filas en la lista actual desde el valor mayor en la columna que
contiene la celda activa, al valor menor en la columna que contiene la celda activa.

Botn "Asistente para grficos". Activa el Asistente para grficos para crear un grfico incrustado en una
hoja de clculo o modificar un grfico existente.

Botn "Mostrar barra Dibujo". Muestra la barra de herramientas Dibujo.

Botn "Asistente de ideas". Abre el Asistente de ideas, el cual presenta ideas basadas en las acciones que
usted realiza.

Botn "Ayuda". Agrega un punto de interrogacin (?) en el puntero del mouse para que pueda obtener
informacin sobre los comandos o los elementos de la pantalla.

46
BARRA DE HERRAMIENTAS FORMATO.

Barra de herramientas Formato

La barra de herramientas Formato contiene botones que ayudan a dar formato a objetos, a celdas y al
contenido de las celdas. Tambin puede dar formato a objetos de grficos, como texto y lneas de divisin.

Cuadro "Nombre de fuente". Lista las fuentes disponibles.

Cuadro "Tamao de fuente". Lista los tamaos de fuentes disponibles seleccionadas en el cuadro
"Nombre de fuente".

Botn "Negrita". Aplica formato de negrita a los caracteres seleccionados en celdas, en cuadros de texto,
en botones o en texto de grficos.

Botn "Cursiva". Aplica formato de cursiva a los caracteres seleccionados en celdas, en cuadros de texto,
en botones o en texto de grficos

Botn "Subrayar". Aplica una subrayado simple a caracteres seleccionados en celdas, en cuadros de texto,
en botones o en texto de grficos.

Botn "Alinear a la izquierda". Alinea a la izquierda el contenido de celdas, cuadros de texto, botones o
texto de grficos seleccionados.

Botn "Centrar en la celda". Centra el contenido de celdas, cuadros de texto, botones o texto de grficos
seleccionados.

Botn "Alinear a la derecha". Alinea a la derecha el contenido de celdas, cuadros de texto, botones o texto
de grficos seleccionados.

47
 Botn "Centrar en varias columnas". Centra el texto de una celda en forma horizontal a travs de las celdas
seleccionadas.

Botn "Modelo Moneda". Aplica el modelo Moneda actualmente definido a.las celdas seleccionadas.

Botn "Modelo Porcentual" . Aplica el modelo Porcentual actualmente definido a las celdas seleccionadas.

Botn "Modelo Millares". Aplica el modelo Millares actualmente definido a las celdas seleccionadas
Botn "Aumentar decimales". Agrega un espacio decimal al formato de nmero cada vez que hace clic en
el botn.

Botn "Disminuir decimales" . Quita un espacio decimal del formato de nmero cada vez que hace clic en
el botn.

Botn "Paleta porttil Bordes". Presenta una paleta de estilos de bordes que puede usar para aplicar
bordes a las celdas seleccionadas.

Botn "Paleta porttil Color de fondo. Cambia el color de una celda o un objeto seleccionado.

Botn "Paleta porttil Color de fuente" . Muestra una paleta de colores que puede usar para cambiar el
color de los caracteres seleccionados en celdas, en cuadros de texto, en botones o en textos de grfico.

BARRA DE BOTONES DE DIBUJO.

Botn "Lnea". Dibuja una lnea recta.

Botn "Rectngulo". Dibuja un rectngulo o un cuadrado.

Botn "Elipse". Dibuja una elipse o un crculo.

48
 Botn "Arco". Dibuja un arco o parte de un crculo.

Botn "Forma libre". Dibuja una forma que es una combinacin de lneas rectas y trazadas a mano alzada.

Botn "Crear cuadro de texto". Dibuja un cuadro de texto en el cual puede escribir texto en una hoja de
clculo.

Botn "Flecha". Crea una flecha en cualquier documento activo, ya sea una hoja de clculo, una hoja de
macros o un grfico.

Botn "Dibujar a mano alzada. Traza lneas a mano alzada.

Botn "Rectngulo lleno". Dibuja un rectngulo o un cuadrado lleno

Botn "Elipse llena". Dibuja una elipse o un crculo lleno.

Botn "Arco lleno". Dibuja un arco o parte de un crculo lleno.

Botn "Forma libre llena" .Dibuja una forma llena que es una combinacin de lneas rectas y trazadas a
mano alzada.

Botn "Crear botn". Crea un botn en la hoja de clculo al cual puede adjuntar una macro o un mdulo
de Visual Basic.

Botn "Puntero". Transforma el puntero del mouse en una flecha, a fin de seleccionar objetos grficos.

Botn "Pasar hacia adelante". Coloca uno o ms objetos seleccionados adelante de los dems objetos.

Botn "Pasar hacia atrs". Coloca uno o ms objetos seleccionados detrs de los dems.

Botn "Agrupar". Crea un grupo de objetos grficos a partir de objetos mltiples.

49
 Botn "Desagrupar ". Separa los objetos agrupados en objetos individuales.

Botn "Cambiar forma". Cambia la forma de un polgono.

Botn "Sombra inferior" . Agrega un borde oscuro a la derecha y en la parte inferior del rango o el objeto
seleccionado.

Botn "Paleta porttil Diseo ". Cambia el diseo y el color del diseo de una celda o un objeto
seleccionado.

BARRA DE BOTONES DE DATOS.

Botn "Asistente para tablas dinmicas". Inicia el Asistente para tablas dinmicas, que lo gua a travs de
todos los pasos necesarios para crear o modificar una tabla dinmica.

Botn "Modificar campo de tabla dinmica". Si se selecciona un campo de fila o de columna, inserta un
subtotal para un campo de fila o un campo de columna en una tabla dinmica existente. Si se selecciona una celda
en el rea de datos, define las funciones titulares usadas para calcular los valores en el campo de datos
seleccionado.

Botn "Desagrupar". Elimina de su grupo las filas o las columnas seleccionadas. Separa un grupo
combinado de elementos Se reemplaza cada instancia del grupo con todos los elementos que contena.

Botn "Agrupar". Agrupa los elementos en una tabla dinmica por categora para crear un solo elemento a
partir de varios elementos. Define las filas o las columnas de detalle seleccionadas como un grupo.

Botn "Ocultar detalle". Oculta datos detallados contrayendo un elemento externo en un campo de fila o de
columna en una tabla dinmica. Oculta las filas o las columnas de detalle dentro de un grupo seleccionado.

Botn "Mostrar detalle". Muestra las filas y las columnas de detalle dentro de un grupo seleccionado.
Muestra datos detallados que se ocultaron con el comando Ocultar detalle y expande un campo de fila o un campo
de columna en una tabla dinmica.

50
 Botn "Crear pginas". Copia cada pgina de un campo de pgina en una hoja de clculo nueva en el libro
de trabajo activo.

Botn "Renovar datos". Cuando la celda activa se encuentra en un conjunto de resultados importados de
Microsoft Query, actualiza inmediatamente los datos en el conjunto de resultados actuales volviendo a ejecutar la
consulta y luego colcalos resultados en el conjunto de resultados. Cuando la celda activa se encuentra en una
tabla dinmica, actualiza los datos en la tabla dinmica despus que se cambian los datos fuente.

BARRA DE BOTONES DE DILOGO.

Botn "Crear rtulo". Crea un rtulo de texto en la hoja de clculo, de grfico o de dilogo.

Botn "Crear cuadro de edicin". Crea un cuadro de edicin para introducir texto en una hoja de dilogo.

Botn "Crear cuadro de grupo". Crea un cuadro de grupo en la hoja de clculo, de grfico o de dilogo.

Botn "Crear botn". Crea un botn en la hoja de clculo al cual puede adjuntar una macro o un mdulo
de Visual Basic.

Botn "Crear casilla de verificacin". Crea una casilla de verificacin en la hoja de clculo, de grfico o de
dilogo.

Botn "Crear botn de opcin". Crea un botn de opcin en la hoja de clculo, de grfico o de dilogo,
como parte de un grupo de botones de opcin dentro de un cuadro de grupo o como parte de una opcin en
particular.

Botn "Crear cuadro de lista". Crea un cuadro de lista en la hoja de clculo, de grfico o de dilogo.

Botn "Crear desplegable". Crea un cuadro de lista desplegable en la hoja de clculo, de grfico o de
dilogo.

Botn "Crear cuadro combinado de lista". Crea una combinacin de cuadro de lista y cuadro de edicin en
la hoja de dilogo.
51
 Botn "Crear cuadro combinado desplegable". Crea una combinacin de cuadro de lista desplegable y
cuadro de edicin en la hoja de dilogo.

Botn "Crear barra de desplazamiento". Crea una barra de desplazamiento en la hoja de clculo, de grfico
o de dilogo.

Botn "Crear controles de giro". Crea un control de giro en la hoja de clculo, de grfico o de dilogo.

Botn "Formato objeto". Abre la ficha Control en el cuadro de dilogo Formato Objeto para poder ver o
cambiar las propiedades de los controles en la hoja de clculo, de grfico o de dilogo.

Botn "Ir a macroasignada". Edita o crea un cdigo para el objeto seleccionado.

Botn "Lneas de divisin". Muestra u oculta la retcula usada para alinear objetos en una hoja de clculo
o en una hoja de dilogo.

Botn "Ejecutar dilogo". Ejecuta el cuadro de dilogo personalizado que se est editando actualmente en
la hoja de dilogo.

52