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ESQUEMA DE IMPLEMENTACIN DEL AREA DE

DIGITALIZACION (LINEA DE PRODUCCION) DEL ARCHIVO


REGIONAL DE HUANUCO

1. DIGITALIZACION DE IMGENES
La digitalizacin de imgenes Documentarias es la conversin de la informacin
plasmada en papel, a imgenes electrnicas sin alterar su originalidad, esto se
realiza con un dispositivo de alta velocidad (scanner), siguiendo ciertos
procedimientos se crea una base de datos con sus respectivos campos y luego se
ordena toda la informacin, por ello se le asignan ndices de ubicacin a los
documentos escaneados y hacer mucho mas fcil su bsqueda para su posterior
recuperacin o consulta.

As mismo se almacena la informacin en cualquier medio ya sea magntico, ptico


o lser, para que a futuro se puedan realizar la integracin de la Gestin Electrnica
de Documentos, Workflow, GroupWare, Telecomunicaciones, Internet, E- mail,
Intranet y otras tecnologas, resultan en una completa gestin documental inteligente
y eficaz.

En un CD se puede almacenar alrededor de doce (12) a quince (15) mil, imgenes


aprox. tamao A4 en formato TIFF CCITT Grupo 4 con su respectiva base de datos,
mientras que en un DVD se almacena 6 veces lo equivalente a un CD.

2. ESTRUCTURA DEL AREA DE DIGITALIZACION


El rea de Digitalizacin del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO constara de 4
lneas de produccin las cuales estn distribuidas de la siguiente manera:

1 Lnea de produccin para planos y para documentos A4, A3, etc.

Asimismo la estructura del rea de Digitalizacin est organizada de la siguiente


manera:

1 Coordinador y/o Supervisor general de Digitalizacin


2 Fedatarios
Por lnea de produccin:
1 preparador de documentos
1 digitalizador de documentos
1 indexador
1 operador de control de calidad.

Haciendo un total de 07 personas.


3. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

COORDINADOR. DE DIGITALIZACION
Dirigir, supervisar y controlar al personal involucrado.
Participar en la seleccin de los operadores de produccin.
Dirigir la instalacin y equipamiento del ambiente de produccin respectivo.
Dirigir y controlar el cumplimiento el cumplimiento de los cronogramas
establecidos.
Supervisar, controlar y corregir los procedimientos encaminados a cumplir con las
metas de produccin y calidad establecidas.
Dirigir la aplicacin de medidas de contingencia.
Proyectar y elaborar cuadros grficos de produccin.
Realizar cuadros estadsticos de performance de los operadores.
Velar por el cumplimiento de los objetivos trazados.
Velar por el cumplimiento de los procedimientos de produccin adoptados.
Velar por el cumplimiento de las directivas, lineamientos y buenas prcticas que
existan en el interior del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO.
Gestionar ante la Subdireccin, en la oportunidad debida, los recursos necesarios
para el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Supervisar el uso de los recursos asignados.
Administrar el servidor de imgenes.
Otras funciones que el jefe le asigne.
PREPARADORES
Su funcin es la de preparar la documentacin para su paso por los equipos de
escaneo. Esta labor consiste en quitar las grapas de los documentos, desdoblar las
esquinas, pegar los documentos rotos, y todo aquello que pueda afectar el paso de
los documentos por el escner o que pueda originar un dao al equipo durante su
digitalizacin.

DIGITALIZADORES
Su funcin es la de escanear la documentacin. Estos operadores son a la vez
inspectores, ya que deben verificar que los documentos pasen correctamente por el
escner.

INDEXADORES
Su funcin es la de indexar los documentos por serie documental. Cada serie
documental tiene una serie de atributos. Los indexadotes se encargan de asociar a
los documentos valores para esos atributos, con el fin de permitir recuperar los
documentos en base a dichos criterios de bsqueda.

CONTROL DE CALIDAD
Su funcin es la de realizar un control de calidad sobre el documento digital. Estos
visualizan las imgenes y los ndices con el fin de comprobar la calidad de los
documentos electrnicos producidos antes de su grabacin en el servidor de
imgenes y en el servidor de base de datos; estos son adems los responsables de
grabar las imgenes respectivas para su almacenamiento.

4. PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DE DIGITALIZACIN


Recepcin de Documentos
Preparacin de documentos
Control de calidad de los documentos preparados
Creacin de la base de datos y campos
Digitalizacin de los documentos
Control de calidad de los documentos digitalizados
Aplicacin de la tecnologa VRS para los documentos digitalizados
Indexacin de los documentos por plantillas
Indexacin OCR ( Optical carcter Recognition )
Control de calidad de los ndices
ingreso al Sistema de Gestin de Archivos.
Grabacin en CDs, Medio Magntico, DVD, Base de Datos, etc.
Devolucin de los documentos digitalizados.
5. ETAPAS DEL PROCESO DE DIGITALIZACION
El proceso de Digitalizacin, pasa por las siguientes etapas:

1. RECEPCION:
Recepcin de documentos y transferencia al rea de Digitalizacin.

2. VERIFICACION:
Verificacin del estado y de la cantidad de documentos recibidos.

3. PREPARACION:
Retiro de los elementos extraos tales como clips, grapas, residuos de
goma u otros objetos con el fin de permitir una mejor digitalizacin.

4. CAPTURA:
Es propiamente el escaneo de los documentos fsicos.

5. APLICACIN DEL VRS


VRS corrige dinmicamente los documentos inclinados y compensa
contrastes pobres. Cuando el agente de monitoreo VRS detecta una
imagen de mala calidad, una ventana se muestra al operador
recomendando la solucin para corregir la imagen. La correccin
sugerida puede ser aceptada o el usuario puede ajustar los controles en
tiempo real y ver como cambia la imagen dinmicamente con el ajuste
realizado.

6. INDIZACION:
Ingreso manual de datos correspondientes a los documentos capturados
no reconocidos por el sistema OCR (Reconocedor ptico de
Caracteres). Cada pgina o unidad de informacin sern indexadas
mediante un programa diseado para este fin. La indexacin es digitar
los campos del perfil o catalogo definidos.
Esta indexacin comprende 2 formas:

-Indexado por Plantillas: Los documentos, una vez escaneados, se


indexan basndose en los criterios de bsqueda establecidos por
serie documental. De existir bases u otras fuentes de datos que
contengan los ndices correspondientes se pueden aprovechar para
indexar los documentos de forma automtica. En caso contrario, se
procede a la digitacin de los campos en cuestin. A cada
documento se le asigna la plantilla de la serie documental
correspondiente y se le asocia los valores respectivos a dicho
documento para poder realizar la bsqueda.

-Indexacin OCR: Los documentos una vez escaneados, son


sometidos a un reconocimiento ptico de caracteres. Esto es
opcional, y solo debe hacerse sobre documentos legibles, previa
prueba de reconocimiento, y que hallan pasado el control de calidad
mediante la aplicacin de la tecnologa VRS
7. CONTROL DE CALIDAD:
Revisin del 100% de imgenes y datos de los documentos
digitalizados, enviando a reproceso las imgenes que no cumplan con
los criterios establecidos en el Protocolo de Calidad (Fidelidad,
Integridad, Legibilidad).

8. REPROCESO:
Cuando alguna imagen sea rechazada por no cumplir con los
parmetros establecidos en el Protocolo, ya sea por el mdulo de
Control de Calidad, Indizacin o del Fedatario; el Operador de
Reproceso procede a capturar nuevamente el documento.

9. REVISION DE IMGENES POR FEDATARIO:


El Fedatario revisa al 100% las imgenes contra los documentos fsicos.
Si advierte incidencias, el lote regresa al mdulo de reproceso para su
correccin, caso contrario, el aplicativo enva automticamente al lote
para la generacin de medios.

10.GENERACION DE MEDIOS:
Es la organizacin de los Cds virtuales, obteniendo el nmero de CDs a
utilizar.

11.REVISION DE MEDIOS POR EL FEDATARIO:


El Fedatario Ingresa a cada CD virtual y ejecuta el visor para levantar las
imgenes e ndices de los documentos procesados, si no encuentra
observaciones, procede a firmar las Actas de Cierre.

12. GRABACIN DE CDS:


Una vez efectuada la revisin de los Cds virtuales por el Fedatario e
incluidas las actas de cierre digitalizadas; el Operador Generador de
Medios proceder a la grabacin de las imgenes en los CDs.

13. REVISIN DE CDS POR FEDATARIO:


Despus de haber terminado el proceso de grabacin, el Fedatario
verifica por muestreo los Cds ya grabados, si todo esta conforme, firma
los CDs y el Acta de Conformidad.

14.COMPAGINACION:
Ordenacin de los documentos fsicos de acuerdo a su posicin original.

15.DEVOLUCION:
Transferencia de documentos fsicos ya digitalizados al archivo pasivo o
al rea donde pertenece la documentacin.

16.ENTREGA DE CDS PARA SU ALMACENAMIENTO:


Los medios (Cds) que contienen las micro formas son entregados para
su conservacin en una bveda certificada.

17.ALMACENAMIENTO EN EL SERVIDOR
Una vez entregados los Cds que contienen las micro formas para su
conservacin en una bveda certificada, se almacena las imgenes en
el Servidor de imgenes en forma definitiva, para ser utilizado por el
Sistema de Gestin de contenidos o Gestin Documentaria (Workflow).

6. INTERVENCIN DEL FEDATARIO INFORMATICO EN LOS


PROCESOS DE DIGITALIZACION (MICROGRABACION):

La presencia del fedatario informtico en los procesos de digitalizacin (micro


grabacin) llevados a cabo en el rea de Digitalizacin est prevista desde el inicio
hasta el final de cada proceso, puesto que dicho profesional tiene a su cargo la
direccin y responsabilidad de los mismos, tal como lo prev el artculo 7 del
Decreto Legislativo N 681. Especficamente, sus labores estn previstas en el
Manual de Funciones Operativas de la Lnea de Produccin de Digitalizacin (Micro
formas) del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO, como son:
Revisin de imgenes desde su Mdulo de Control de Calidad, verificando la
fidelidad e integridad de las imgenes contra los documentos fsicos en papel,
marcando, en su caso, la incidencia correspondiente para su correccin.
Revisin de los medios generados desde cada CD virtual, verificando al azar la
fidelidad e integridad de las imgenes generadas.
Revisin de CDs, verificando la correcta indizacin, la organizacin del directorio
de Archivos en el Disco, la capacidad de recuperacin de los archivos; la fidelidad e
integridad, as como la Inalterabilidad, durabilidad y fijeza de los archivos
digitalizados (micrograbador), la posibilidad de obtener copias fieles impresas; el
contenido de los archivos versus el etiquetado que se indica en cada CD grabado.
Expedicin del Acta de Apertura, con lo que da inicio al proceso.
Expedicin de las Actas de Cierre (tantas actas de cierre como medios de
almacenamiento se hayan generado).
Expedicin del Acta de Conformidad, con lo cual el fedatario da fe que el proceso
se ha llevado a cabo cumpliendo con las exigencias legales y sin irregularidades.
Entrega de testimonio a la entidad.
Custodia y archivo de las actas.

Con esto no solo se est dando cumplimiento a lo dispuesto por el Decreto


Legislativo 681, que regula el uso de tecnologas avanzadas en materia de
documentos, sino tambin al Decreto Legislativo 827, que amplia estos alcances a
las entidades pblicas, cuyo artculo 2, especficamente obliga a las instituciones
pblicas que micro graben sus archivos oficiales, a contar cuando menos con 2
fedatarios juramentados con especializacin en informtica.

Por otro lado, an cuando a tenor de lo sealado en el artculo 26 del D.S. N 009-
92-JUS, el fedatario no tiene la obligacin de estar presente durante todo el proceso
de micro grabacin, (los fedatarios que prestan sus servicios en la institucin s lo
hacen a fin de garantizar que todo el proceso se efecte de acuerdo a ley y
favorecer el normal desarrollo del mismo), pues las incidencias que se presentan
son resueltas en el momento sin mayor dilacin.
La presencia del fedatario y la diligencia con que ste acta, garantiza la originalidad
e inalterabilidad del documento. En el caso del ARCHIVO REGIONAL DE
HUANUCO, se debe precisar que el programa utilizado evitara cualquier
modificacin de las imgenes escaneadas por los operadores. Tal es as que si una
imagen es rechazada por no cumplir con los estndares de calidad establecidos, los
operadores de reproceso deben volver a capturar la imagen.
El fedatario informtico, como profesional del derecho, percibe la trascendencia de
la labor que se realiza y los efectos jurdicos derivados de las micro formas
obtenidas, por lo que debe ser capaz de transmitir este concepto a los operadores
de la Lnea a fin de obtener un ptimo resultado. De este modo, el fedatario es
quien en ltima instancia decide cuando una imagen es aceptada o rechazada,
formndose as un criterio que es compartido con los dems operadores a fin de
lograr una uniformidad.

Asimismo, la intervencin del fedatario garantiza que el producto final obtenido, esto
es las micro formas, tengan el mismo valor legal que el documento fsico original del
cual fueron tomadas, con lo que la institucin se encuentra respaldada frente a
cualquier hecho fortuito como un incendio, terremoto, destruccin, atentados,
inundaciones, humedad, polvo, hongos, etc. que podran conllevar a la destruccin o
prdida del documento papel.

7. CERTIFICACION DE LA LINEA DE PRODUCCION DEL ARCHIVO REGIONAL


DE HUANUCO
Para que el ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO obtenga una certificacin de la
lnea de produccin debe cumplir con:

La Ley 26612 (Ver Ttulo IV, 1 Certificados de Idoneidad Tcnica).


El Decreto Supremo 002-98-ITINCI hizo obligatorias las NTP 392.030-1y 392.030-
2

A la fecha, un solo organismo se encuentra acreditado por INDECOPI para emitir


Certificados de Idoneidad Tcnica: SGS del Per.

Para el otorgamiento de estos certificados es importante mencionar que el


ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO contara con la Certificacin de Los Manuales
Administrativos, Manuales de Control de Calidad, Manuales de Procesos de
Produccin, Manuales de Seguridad, y as como la certificacin de productos,
equipos e infraestructura para ofrecer servicios en las tecnologas digitales antes
mencionadas.
En la actualidad la normatividad vigente respecto de la validez legal de todos los
sistemas de micro formas (extendida a la digitalizacin de imgenes) ha sido
establecida en la Ley 26612 y su Reglamento el D.S. 002-98-ITINCI. Esta
autorizacin del uso de estos sistemas ha sido tambin extendida a las boletas de
pago y planillas de los empleadores segn D.S. 001-98-TR.

En consecuencia, la normatividad legal sobre el uso de sistemas de micro formas


(microfilm o digitalizacin) faculta el uso de esos sistemas y la inmediata destruccin
de todo tipo de documentos administrativos y contables, con excepcin de un ttulo
valor no vencido (letra de cambio, pagare, pliza, etc.)

8. ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS FISICOS


Una vez terminado el proceso de digitalizacin de documentos, se procede a
almacenar los documentos fsicos en el Almacn de documentos el cual debe
cumplir con las siguientes caractersticas fsicas:
Sistema de Seguridad con doble llave.
Construccin, estructura y superestructura de material incombustible.
Sistema contra inundaciones.
Sistema contra incendios.
Sala de consulta para los documentos.
Control para personal autorizado.
Condiciones ambientales que proporcionen ventilacin, controlen y mantengan la
temperatura y la humedad relativa, verificados constantemente por Indecopi.
Su ubicacin debe encontrarse alejada de fuentes de energa elctrica,
transformadores, fuentes de radiacin elctrica, magntica, trmica, emisiones de
gases y sustancias qumicas.

9. AMBIENTE FISICO DEL ALMACEN DE LOS


MICROARCHIVOS (CDs)
El ambiente que destinado para el almacenamiento de micro formas debe cumplir
con las condiciones de seguridad exigidas por la ley descritas en el Artculo 36 del
DS N 009-92-JUS:

Construccin, estructura y superestructura de material incombustible.


Sistemas contra inundaciones.
Su ubicacin debe encontrarse alejada de redes de agua, desage, fuentes de
energa elctrica, transformadores, fuentes de radiacin elctrica, magntica,
trmica, emisiones de gases y sustancias qumicas o emisiones de cualquier
naturaleza, que puedan alterar las condiciones de conservacin de las micro formas.
Puerta de acceso de plancha de acero con doble cerradura de seguridad.
Condiciones ambientales que proporcionen ventilacin, controlen y mantengan la
temperatura y la humedad relativa, verificados constantemente por Indecopi.
Sistema de Seguridad con doble llave
Bveda Certificada segn Ley 26612 ( Certificado N 3915 / 268295)
Humedad y Temperatura Controlada HR 15 a 20 % - 20 C
Sistema contra Inundaciones
Sistema contra Incendios
Sala de consultas para los documentos.
Control para personal autorizado

10. ACTIVIDADES DE ARCHIVAMIENTO Y WORKFLOW DOCUMENTAL QUE


CONTEMPLA EL PROCESO DE DIGITALIZACION.
Recepcin de documentos por trmites del TUPA.
Generacin de Expedientes Digitales y Archivamiento de la documentacin en
papel sustentatoria en la SEDE.
Derivacin del expediente digital a la dependencia correspondiente segn el
procedimiento establecido.
Generacin de documentos digitales y en papel en las dependencias
correspondientes.
Carga al expediente digital de la documentacin digital generada en las
dependencias y envo de la documentacin sustentatoria en papel al Archivo de la
SEDE.
Una vez terminado el trmite de un expediente, envo del expediente en papel
desde el Archivo de la SEDE al Archivo Central del ARCHIVO REGIONAL DE
HUANUCO y almacenamiento del expediente digital en el Servidor de Imgenes y
den el Servidor del Sistema.

10.1 Descripcin

Generacin de Expediente Digital.- Los expedientes digitales se generan,


luego de su digitalizacin e indexacin de la documentacin fsica, a partir de los
documentos que ingresan por Mesa de Partes del ARCHIVO REGIONAL DE
HUANUCO o que son generados en las respectivas dependencias y agregados a los
expedientes respectivos.

Derivacin de Expediente Digital.- Consiste en la derivacin, mediante


software, del expediente digital a la dependencia correspondiente (previa firma
digital de quien derivo) y envo de la documentacin fsica al Archivo de la SEDE.

Envo de documentos fsicos al Archivo de la SEDE Consiste en el envo de los


documentos que ingresan por Mesa de Partes del ARCHIVO REGIONAL DE
HUANUCO.

Envo de documentos fsicos al Archivo de la SEDE. Consiste en el envo de los


documentos que son generados en las respectivas dependencias del ARCHIVO
REGIONAL DE HUANUCO y agregados a los expedientes respectivos.

Envo de expedientes fsicos terminados desde el Archivo de la SEDE al Archivo


Central del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO.
11.- IMPLEMENTACION DE LA LINEA DE PRODUCCION

11.1 FASE INICIAL


Implementacin del Ambiente de produccin (25 m2 como mnimo por
lnea de produccin); de acuerdo a la Estructura Organizacional y el
manual de Funciones entregados en las Etapas anteriores.
Implementacin de las plantillas por campos(a digitar o mediante OCR)
elaboradas en el Inventario de Series Documentales.
Implantacin del Software de captura.
Personalizar la captura de los documentos de la lnea de produccin por
tipo de serie documental.
Instalacin de lneas de produccin (equipamiento)
2 Computadoras personales (por lnea).
1 Scanner de Produccin (por lnea).
1 Servidor de Imgenes y Unidad de Almacenamiento
1 Servidor de Aplicativos.
1 Servidor para el Sistema de Gestin Documental ( Archivo y de SEDE )
1 Servidor Backup ( opcional )
1 grabador de CD/DVD por lnea (opcional).
1 espacio de 240 GB por lnea de produccin.

Contratacin del personal


Capacitacin
Optimizacin de los procesos del Archivo central y SEDE.

11.1.1 ENTREGABLES:
- Ambiente de produccin implementado.
- Lnea de produccin instalada (software y hardware) e
implementada.
11.2 FASE 1: PILOTO DE DIGITALIZACION DEL ARCHIVO
CENTRAL
Preparacin de la Documentacin.
Organizacin de Documentos en lotes de produccin
Digitalizacin de documentos generados por el ARCHIVO REGIONAL DE
HUANUCO.
Indexacin por plantillas: digitacin de ndices de documentos (indexacin manual),
y/o desarrollo de aplicaciones para ligar bases de datos relacionadas con
imgenes y documentos (indexacin automtica), en las plantillas
predeterminadas para cada serie documental, establecidas en las Etapas anteriores.
Indexacin OCR.
Control de calidad de imgenes e ndices.
Grabacin de discos (opcional).
11.2.1 ENTREGABLES:
- Documentos del Piloto de Digitalizacin cargados en un servidor de imgenes y de
Sistema.
- Documentos del Piloto de Digitalizacin indexados.
- Documentos de Digitalizacin (imgenes e ndices) respaldados en discos.
- Sistema Gestor de Documentos Electrnicos de Archivos a disposicin de las
reas usuarias del piloto de Digitalizacin, para la recuperacin de los documentos
electrnicos mediante criterios de bsqueda e indexacin OCR.
- Equipo de produccin de Digitalizacin del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO
conformado.
- Plan de Digitalizacin tcnica para el personal de Digitalizacin del ARCHIVO
REGIONAL DE HUANUCO.
- Personal contratado para las reas de Digitalizacin del ARCHIVO REGIONAL
DE HUANUCO
- Personal capacitado tcnicamente en la lnea de produccin.

11.3 FASE 2: DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS GENERADOS POR EL


ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO, POR PARTE DEL AREA DE
DIGITALIZACION DEL ARCHIVO CENTRAL.
Recepcin de la documentacin original generada en el ARCHIVO REGIONAL DE
HUANUCO.
Preparacin de la Documentacin.
Organizacin de documentos por series documentales en lotes de
produccin.
Digitalizacin con/sin valor legal.
Indexacin por plantillas.
Indexacin OCR.
Control de Calidad de Imgenes e ndices.
Grabacin de discos (opcional).

11.3.1 ENTREGABLES:
Capacitacin del Equipo de produccin.
- Personal de las reas de Digitalizacin del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO
preparados.

Preparacin
- Documentos preparados para su paso por el scanner.
- Documentos lotizados y clasificados por series documentales.

Digitalizacin
- Lotes de documentos digitalizados.

Indexacin
- Lotes de documentos indexados.

Control de Calidad
- Documentos digitalizados e indexados verificados y lotes listos
para grabar e incorporar al Archivo digital del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO

Almacenamiento
- Imgenes almacenadas en el servidor de Imgenes, y cargadas
al Sistema en el servidor.

Capacitacin a usuarios
- Plan de capacitacin en el uso del Sistema de captura de
imgenes y el Sistema de Gestin Documental
- Usuarios capacitados en las funcionalidades de recuperacin de
documentos implementada en el Sistema de Captura de
imgenes y el Sistema de Gestin Documental

Recuperacin y Aprovechamiento del Archivo Digital


- rea de Digitalizacin completamente operativa.

- Documentos recuperados por los usuarios a travs del Sistema


de Gestin Documental.

11.4 FASE 3: IMPLEMENTACION DEL AREA DE DIGITALIZACION DE LA


SEDE E IMPLEMENTACION DE UN WORKFLOW DOCUMENTAL.
Implementacin de un Archivo y de un rea de Digitalizacin para la Oficina de
Tramite Documentario (para el archivamiento y la digitalizacin de nuevos
expedientes de Trmites del TUPA que ingresan por Mesa de Partes del ARCHIVO
REGIONAL DE HUANUCO) e implementacin de un Workflow Documental:

Implementacin de un Archivo de la SEDE


Implementacin de un rea de Digitalizacin de la SEDE, para la Digitalizacin sin
valor legal de nuevos expedientes que ingresen por Mesa de Partes del ARCHIVO
REGIONAL DE HUANUCO.
Implementacin de una Solucin de Workflow Documental.
Recepcin de documentos originales de los nuevos expedientes generados e
ingresados por Mesa de Partes del ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO.
Preparacin de la Documentacin.
Digitalizacin sin valor legal de los nuevos expedientes en orden de
llegada (generacin de expediente digital).
Indexacin por plantillas.
Control de calidad de Imgenes e ndices.
Derivacin del expediente digital a la dependencia correspondiente (inicio
del Workflow) y envo de expedientes fsicos al Archivo de la SEDE.
Generacin de documentacin en la dependencia correspondiente, digitalizacin,
firma digital, carga al expediente digital respectivo, y continuacin del Workflow
(derivacin de expediente digital).Envo de documento fsico al Archivo Central para
su digitalizacin y archivamiento.
Finalizacin del tramite (fin del Workflow) y envo de expedientes fsicos
terminados desde el Archivo de la SEDE al Archivo Central del ARCHIVO
REGIONAL DE HUANUCO, para
su archivamiento definitivo.

11.4.1 ENTREGABLES:
Generacin, derivacin y culminacin de expedientes digitales.
Archivo Temporal y definitivo de los expedientes fsicos.
Integracin de la Gestin de documentos digitales con los procesos de negocio del
ARCHIVO REGIONAL DE HUANUCO.