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PROCESO DE AUDITORIA

Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o


parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de
desempeo y oportunidades de mejora.
Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como:
" Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la
empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra
entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a
sus recursos humanos y materiales".
Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva,
metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con
base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la
participacin individual de los integrantes de la institucin.
El aspecto distintivo de estos diversos usos del termino, es que cada caso de
auditoria se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la
direccin superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han
formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio
de terceras partes.
Necesidades de la auditoria
administrativa
En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la
informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una
gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos
sociales. la auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente
por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha
dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de
gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y
de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.
Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la
necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin
administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la
necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz
a de llevar a cabo el examen y evaluacin de:
La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria
administrativa funcional)
La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria
analtica)
Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad
de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello
debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.
Objetivos de la auditoria
administrativa
Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente
tenemos los siguientes:
De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar
el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos.
De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de
los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la
organizacin.
De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la
estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la
delegacin de autoridad y el trabajo en equipo.
De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la
organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y
cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.
De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la
organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y
servicios altamente competitivos.
De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y
receptiva a la organizacin.
De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de
aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus
experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora.
De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un
slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.
Sentido de la evaluacin

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de


ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus
respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y
evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es
decir,
Personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si
han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles
administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de
acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que
los recursos se apliquen en forma econmica.
Importancia del proceso de
verificacin
Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo
que s esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y
operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo
que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los
procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la
comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de
terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e
imprescindibles.
INFORME DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y
apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso
administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo tambin el evaluar
la calidad de la administracin en su conjunto.
La auditora administrativa es el acto de hacer una revisin profunda
del proceso administrativo de la empresa, con el fin de corregir o
reforzar sus operaciones para que sta logre una ventaja competitiva.
Una vez que tienes una idea bsica del significado de la auditora
administrativa, puedes identificar los objetivos que se persiguen al
llevarla a cabo en las organizaciones.
Criterios que deben ser considerados como
base para la definicin de los objetivos de la
auditora
a) Control. Plantear los objetivos sustentados en este criterio, sirve para
garantizar el cumplimiento de las metas de la organizacin.
b) Productividad. Desde este criterio, se aprecia el que un proceso o rea
arroje mejores resultados, es decir, haga ms con menos.
c) Organizacin. De acuerdo con este criterio, los objetivos contemplan que
cada quien realice sus funciones correspondientes y que no haya actividades
sin un responsable.
d) Servicio. Con base en este criterio se plantean objetivos vinculados con la
atencin y satisfaccin del cliente, tanto interno como externo.
e) Calidad. Este criterio implica tener claras las expectativas de la
organizacin.
f) La toma de decisiones. Es una constante en la organizacin. Tomar
decisiones que amortigen o minimicen los riesgos es imprescindible para su
buen funcionamiento.
Este criterio implica que la informacin recopilada a travs de la auditora
permita a los directivos decidir con firme conocimiento de los hechos.
METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DE
LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La metodologa de la auditora administrativa tiene el propsito de servir
como marco de actuacin para que las acciones en sus diferentes fases de
ejecucin se conduzcan en forma programada y sistemtica, se unifiquen
criterios y se delimite la profundidad con que se revisarn y aplicarn los
enfoques de anlisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y
objetivo de los resultados.

Tambin cumple la funcin de facilitar al auditor la identificacin y


ordenamiento de la informacin correspondiente al: registro de hechos,
hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones
para su posterior examen, informe y seguimiento.
Para utilizarla de manera lgica y accesible se ha dividido en etapas, en cada
una de las cuales se brindan los criterios y lineamientos que deben observarse
para que las iniciativas guarden correspondencia con los planes.
De conformidad con lo que se ha explicado hasta aqu, las etapas que integran
la metodologa son:

Planeacin.
Instrumentacin.
Examen.
Informe.
Seguimiento.
PLANEACION

Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de


la auditora administrativa para garantizar la cobertura de los factores
prioritarios.
Qu cubre la planeacin?

1. Objetivo.
2. Factores a revisar.
3. Fuentes de informacin.
4. Investigacin preliminar.
5. Preparacin del proyecto de auditora.
6. Diagnstico preliminar.
INSTRUMENTACION

Etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se
estimen ms viables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditora, la medicin
que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencia, as como la supervisin
necesaria para mantener una coordinacin efectiva.
Recopilacin de informacin
Esta tarea debe enfocarse al registro de todo tipo de hallazgos y evidencias que haga posible
su examen objetivo; de otra manera se puede incurrir en errores de interpretacin que
causen retrasos u obliguen a recapturar la informacin, reprogramar la auditora o, en su
caso, a suspenderla.
Tcnicas de recoleccin
Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada, se puede emplear alguna, o
una combinacin, de las siguientes tcnicas.
Investigacin documental.
Observacin directa.
Acceso a redes de informacin.
Entrevistas.
Cuestionarios.
Cedulas.
EXAMEN

En el examen se establece el propsito, el procedimiento y las variables cuantitativas


seleccionadas para revisar la informacin captada, y la formulacin del diagnstico
administrativo, en el cual se incorporan los aspectos que habrn de servir para evaluar los
hechos, las tendencias y situaciones para consolidar un modelo analtico de la organizacin.
Propsito
Aplicar las tcnicas de anlisis procedentes para lograr los fines propuestos con la
oportunidad, extensin y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las
circunstancias especficas del trabajo, a fin de reunir los elementos de decisin ptimos.
Procedimiento
El examen provee de una clasificacin e interpretacin de hechos, diagnstico de problemas,
as como los elementos para evaluar y racionalizar los efectos de un cambio.

El procedimiento de examen consta de los siguientes pasos:


- Conocer el hecho que se analiza
- Describir ese hecho
- Descomponerlo para percibir todos sus hechos y detalles.
INFORME
Al finalizar el examen de la organizacin, es necesario preparar un informe, en el cual se
consignen los resultados de la auditora; identificando claramente el rea, sistema, programa,
proyecto auditado, el objeto de la revisin, la duracin, alcance, recursos y mtodos
empleados.
En virtud de que en este documento se sealan los hallazgos as como las conclusiones y
recomendaciones de la auditora, es indispensable que brinde suficiente informacin respecto a
la magnitud de hallazgos y la frecuencia con que se presentan, dependiendo del nmero de caos
o transacciones revisadas en funcin de las operaciones que realiza la organizacin. As mismo,
es importante que tanto los hallazgos como las recomendaciones estn sustentados por
evidencia competente y relevante, debidamente documentada en los papeles de trabajo del
auditor.
Los resultados, las conclusiones y recomendaciones que de ellos se desprendan, debern reunir
tributos como:
- Objetividad: visin imparcial de los hechos.
- Oportunidad. Disponibilidad en tiempo y lugar de la informacin.
- Claridad: Fcil comprensin del contenido.
- Utilidad: Provecho que puede obtenerse de la informacin.
- Calidad: Apego de normas de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de
servicios.
- Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
El informe constituye un factor invaluable en tanto que posibilita conocer si los instrumentos y
criterios contemplados fueron acordes con las necesidades reales, y deja abierta la alternativa
de su presentacin previa al titular de la organizacin para determinar los logros obtenidos,
particularmente cuando se requieren elementos probatorios o de juicio que no fueron captados
en la aplicacin de la auditora. As mismo, permite establecer las condiciones necesarias para
su presentacin e instrumentacin. En caso de una modificacin significativa, derivada de
evidencia relevante, el informe tendr que ajustarse.