TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA

Realice el taller Realizacin de la auditoria interna AA3 que se muestra a continuacin:

Con base en el plan de auditora realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un (1)
proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y
realice los siguientes puntos:

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realizacin de un memorando, a la

asistencia de la reunin de apertura. Disee un formato para la corroboracin del
personal asistente, en ste mismo formato se debe plantear, adems de otros
aspectos (objetivo de la auditora, criterios de auditora, fecha, proceso o actividad a
auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunin
de apertura y cierre de la auditora.

REUNION DE APERTURA DE PROCESOS DE CALIDAD INTERNA

EMPRESA:
DIRECCIN: CALLE12 # 45-63 CHINACOTA
REPRESENTANTE: Aura Maria Cardenas
TEL: 311-2332718
CARGO: Gerente General
CORREOELECTRNICO: Avicoladoaaurita@gmail.com
De: Equipo Auditor Area Gerencia de Calidad
audcali@Avicoladoaaurita.com.co
PARA: Coordinacion Laboratorio de Ensayos e Investigacion
de AVICOLA DOA AURITA.
Petronila Guzman laboratorista en jefe
FECHA: Octubre 23 de 2017

OBJETIVO
Mediante verifications de auditoria interna determinar que se est cumpliendo con
el programa de Sistema de Gestin de Calidad de AVICOLA DOA AURITA.
Durante los procedimientos y prestacin de servicios del Laboratorio de
Investigacin y Ensayos.

ALCANCE
Verificar la prestacin de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigacin del
departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa AVICOLA DOA
AURITA.
CRITERIOS DE AUDITORIA

Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-015

Norma ISO 9001:2015
Manual de Calidad M-AM-004, Version 03 de Febrero 08 de 2015
Manual de Procedimientos
Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-004 Versin Febrero de 2015
Manual de Documentos de Retencin y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-
007
Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-05 Version Marzo de 2015
Poltica de Gestin Financiera.
Poltica de Logstica y Servicio al Cliente
Polticas Corporativas de MRC
SGC de MRC

REUNIN DE APERTURA

Fecha y hora de inicio

30 de Octubre de 2017 Hora 8:00 am

Fecha y hora de cierre de la Reunion

30 de Octubre de 2017 Hora 5:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted(es) para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual
se hace mencin del alcance de este documento.
El objetivo es la verificacion y evaluacion de los procesos que se estan aplicando y
procedimientos inherentes a la prestacin de servicios del Laboratorio de
Investigacin y Ensayos consignados en cada uno de los documentos relacionados
como criterios de auditoria.
La visita ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser
atendida en primera instancia por el Coordinador(a) del Laboratorio de Ensayos e
Investigacin, El Coordinador de Anlisis y Ensayos y los Analistas de Laboratorio
de Calidad y Fisicoqumico, el da 30 de Octubre del presente ao, con una duracin
de 7 horas con 30 minutos, en las instalaciones del laboratorio de Investigacin y
Ensayos.
Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC empresarial para
el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la
presente comunicacin, por favor comunicarla al lder del grupo auditor, antes del
26 de Octubre de 2017.
Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las
personas que atendern al equipo auditor. As mismo, para la reunin de apertura
de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del rea que ser
auditada.
Para la reunin inicial le pido el favor de disponer de las documentacin, condiciones
de seguridad y salud ocupacional aplicables a su rea, adems de disponer de los
equipos de proteccin personal necesarios. La informacin que se conozca por la
ejecucin de esta auditoria ser tratada confidencialmente, por parte del equipo
auditor.

El informe de la auditoria y su comunicacin sern en espaol.

Cordialmente
Gerencia General

INDICACDORES

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno
Responsable rea: Superintendencia de Logstica

ASISTENTES

Gerencia General

Sub gerente de produccin avcola

Supervisor de Logstica

supervisor de calidad
ASISTENTES FIRMA
EQUIPO AUDITOR DE GERENCIA DE CALIDAD

Catalina Quintero Experto Tecnico SGC _______________________

Julian Bustamante Ingeniero de Procesos _______________________

Rud Yadira Ortega Representante de Gerencia _______________________

AUDITADOS CARGOS FIRMA

Petronila Coordinadora de
Guzman laboratorio de Ensayos e Investigacion ___________________

Jonatan Sinmo Coordinador de Analisis y Ensayos ___________________

Juan A.Gomez Analista Instrumental ___________________

Sair Serrano Analista Fisicoquimico ___________________

Jesus Prieto Analista Fisicoquimico ___________________

Guillermo Cruz Auxiliar Laboratorios ___________________

PROCESOS Y ACTIVIDADES A AUDITAR

FECHA 30-OCT-17
PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITOR CARGO HORA
AUDITAR
REUNIN DE APERTURA Catalina Representante Experto 08:00 a.m.
Quintero Tcnico SGC
ADMINISTRACIN DEL RECURSO Miriam Directora GDRH 08:30 a.m.
HUMANO: 6.2, 8.2.3, Caceres
DIRECCIN DEL SISTEMA: 4.1, 5.1, 5.2, 5.3, Yolanda Secretaria General 09:40 a.m.
5.4, 5.5, Parada
ALMUERZO 12:30 p.m.
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA - Julian Ingeniero de Procesos 02:00 p.m.
AUDITORIAS INTERNAS Bustamante
TRAMITES: 7.1, 7.5, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.5.2, Estevan Coordinador de Avicolas 03:30 p.m.
8.5.3 Zambrano
REUNIN DE CIERRE Catalina Representante Experto 05:00-05:30
Quintero Tcnico SGC p.m.

OBSERVACIONES
La estrategia de comunicacin se har de forma activa en idioma Espaol.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas
que van a recibir la auditoria, al E-mail audcali@Avicoladoaaurita.com.co. Cualquier
duda comunicarse al telfono: (037) 5773491 ext. 147 recursos humanos.

Los elementos 4.2.4 (control de documentos), 4.2.7 (control de registros), 5.5.3

(comunicacin interna), 6.1.3 (ambiente de trabajo), 6.5 (Infraestructura), 8.5.2 y 8.5.3
(acciones correctivas y preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditaran en todas las
areas y procesos aplicables.
Los nombres de los procesos corresponden a la denominacin dada por la empresa,
durante la auditoria se aplicaran las acciones correctivas planteadas para las no
conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn pendientes.
b- Revisin documental durante la realizacin de la auditora. No Documento revisado
Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 POLTICA DE LOGSTICA Y SERVICIO AL LTIMA ACTUALIZACIN 18/10/2016
CLIENTE
2 POLTICA DE GESTIN FINANCIERA LTIMA ACTUALIZACIN 05/03/2017
Instructivos de desarrollo Ensayos I-EL-007 Carpetas de Protocolos
de laboratorio e Instructivos
Libros de Registro Recepcin de Verificacin II Semestre 2016
muestras y solicitud de Anlisis
3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. CAP. LTIMA ACTUALIZACIN 23/11/2016
COMPRAS Y LOGSTICA. M-PC-001 Versin Diciembre 2016
Manual de Procedimientos de M-DR-001 Versin Diciembre 2016
Laboratorio
LIBROS DE REGISTROS DE
Manual de Documentos
MUESTRAS
Retencin y Archivo
Laboratorio de Ensayos M-AM-001 Versin Diciembre 2016
Manual de Calidad

c- Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de comunicacin que

usar durante la auditora.
LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIN SE HAR EN FORMA ACTIVA Y EN IDIOMA ESPAOL

d- Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de

recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista de
Chequeo).

Lista de chequeo, tcnicas de verificacin ocular, verbal, documental, fsicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificacin: Cumplimiento Evidencias y Observaciones
Copias controladas del manual de calidad
Manual de Calidad (Documentacin nivel I) Si

Se encuentran documentadas las Claramente sealadas en el manual de

responsabilidades de cada puesto de trabajo? Si calidad

Se encuentran comunicadas las responsabilidades

a cada uno de los empleados del laboratorio de Si No hay evidencia de la comunicacin
Ensayos?
Procedimientos operativos (Documentacin nivel II)
Existen manuales, instructuctivos, y/o
procedimientos que unifiquen los criterios en la Si ----
realizacion de actividades?
Existe evidencia documentada del conocimiento de
manuales, normas, instructivos y procedimientos de No ----
laboratorio?

Se da por entendido que cada uno conoce sus

funciones pero no se documenta Instrucciones de Si ----
trabajo paso a paso (Documentacin nivel III)
Tacitamente se en tiende que las
Estan identificados los planes de trabajo solicitudes de trabajo de laboratorio estan
De cada uno de los miembros del area de control No ordenadas por los formatos solicitud de
de calidad?
analisis de produccion
Existen registros de las acciones de trabajo Si ----
asignadas?
Formatos y registros (Documentacin de nivel IV) Si ----
Se lleva una bitacora de analisis con sus Si ----
respectivos registros?
Existe una metodologia definida para el
almacenamiento y retencion de los documentos Si ----
que evidencian los analisis?
Documentacin completa Si ----
Son los protocolos, manuales, instructivos y Deben ser actualizados a los del
metodos vigentes y actuales? No presente ao, los documentos se
encuentran en desorden
Esta debidamente almacenada, compilada y
ordenada la informacion que se maneja en el No Hay riesgo de perder informacion debido al
Laboratorio de Ensayos e Investigacion? desorden

Respecto del servicio.

Existen registros de las verificaciones o No ----
calibraciones realizadas?
Estan definidas las pautas de actuacin cuando se No
observa que las medidas han sido erroneas? ----
Exhibicin del proceso a auditar en lugar visible.
Existen definidos procesos para realizar el ----
seguimiento, medicin, analisis y mejora? Si

Verbalmente conocen el procedimiento, pero no No ----

esta documentado
Se emplean tecnicas estadisticas? No ----
Satisfaccion del cliente.
Existen indicadores adecuados para cada uno de
los procesos del sistema de gestion de calidad del No ----
laboratorio de medicion y ensayos?

Se emprenden acciones para conocer y realizar un

analisis de satisfaccion del cliente? No ----
e- Generacin de hallazgos de auditor.
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
de Auditora Auditora Auditora
1 Procedimientos Poltica de gestin Falta agregar implementacin
de costos en financiera de procedimiento para costos
Materiales en en materiales de bodega y X
bodega y stand by stand-by
2 Formato de Manual de Formatos Se diligencia a mano, en
registro de y Registro de diferentes tintas, lo hace poco X
muestra Ensayos M-FR-03 entendible en ocasiones.
3 Formato de Manual de Formatos No se escriben los nombres de
registro de ensayo y Registro de los ensayos se usan siglas X
Ensayos M-FR-03 internas no codificadas.
4 formato nico de Cap. Compras y No se tiene en cuenta el
despachos, logstica formato nico de despachos y
Manual de recibo de mercanca en el X
procedimientos procedimiento
5 Libro de recepcin Libros de Registro Se omite informacin de la
de muestras Recepcin de procedencia de la muestra X
muestras y solicitud
de Anlisis
6 Libro de Libros de Registro Dependiendo de la carga
realizacin de Recepcin de laboral se llena completamente X
ensayos muestras y solicitud o no.
de Anlisis
7 Cambios Poltica de logstica y Falta actualizacin de la
organizacionales servicio al cliente poltica de logstica, cuya
ltima actualizacin fue el 18 X
de Octubre 2016 y no se han
agregado los cambios
organizacionales del ao 2017
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditora.

Se debe agregar el formato nico de despachos y recibo al manual

de procedimientos.

Se debe aplicar un formato para tener en cuenta los formatos nicos

de despachos y recibo de mercanca en el procedimiento

Se debe actualizar la Poltica de Gestin Financiera y crear un

procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y
stand-by.

Se debe actualizar la poltica de logstica y servicio al cliente puesto

que no se han agregado los cambios organizacionales del ao
2017.
 Conclusiones de la Auditoria:

Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de

los libros y registros de muestras.

Se debe aclarar las polticas de satisfaccin del cliente y establecer

indicadores que permitan conocer el grado de satisfaccin de los
mismos.

Se debe actualizar la Poltica de Gestin De Laboratorio y crear un

procedimiento para el manejo de protocolos de anlisis y entregas de
resultados.

Se debe unificar el formato de solicitud de anlisis y entrega de resultado

en uno solo.

Se debe actualizar la poltica de gestin de recepcin, registro y anlisis

de muestras.

Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de

mantenimiento las tarjetas de datos y resultados de anlisis.

Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el

laboratorio de investigacin y ensayos que permitan generar
actividades de seguimiento, medicin, anlisis y mejora.

g- Realizacin de reunin de cierre: entregue el registro escaneado para verificar

la ejecucin real de la auditora (Ver punto a. de sta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Conforme se evala los procesos de una empresa mediante la auditoria se ve la
gran complejidad que tiene todo este proceso y a todo lo que se debe recurrir
para obtener una margen de calidad ptimo para el mejoramiento de la empresa