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SUROCCIDENTE COLOMBIANO
TRABAJO DE GRADO
UNIVERSIDAD ICESI
MAESTRA EN ADMINISTRACIN
SANTIAGO DE CALI
2011
1
Para Ludi por su amor y apoyo incondicional y
lo mejor de mi vida.
Wilson Ospina
2
RESUMEN
Luego, se desarrollan una serie de conceptos que son vitales para entender cmo
organizacional.
3
ABSTRACT
region. With this objective, it explores the antecedents of the organization and the
evolving dynamics of knowledge over the years up to reach the maturity needed to
understand the need for a formal system that promotes the creation and use of
knowledge.
Then, are developed a series of concepts that are vital to understanding how to
system for the target company, in five stages from recognition of their importance
4
CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN 9
2. REFERENTES TERICOS 18
2.1.1 Qu es conocimiento?
18
2.1.2 Tipos de conocimiento
19
2.1.3 Cmo se crea el conocimiento organizacional? 20
2.2 IMPACTO DE LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO EN LA 21
ORGANIZACIN
21
2.2.1 Cmo la gestin de conocimiento apoya la estrategia?
5
2.3 ELEMENTOS DE DIAGNSTICO DE LA GESTIN DEL 31
CONOCIMIENTO
2.3.3 Contenidos 33
3.1.4 Etapa 4 50
3.1.5 Etapa 5 52
4. LIMITACIONES Y RESTRICCIONES 57
5. CONCLUSIONES 59
6. RECOMENDACIONES 60
BIBLIOGRAFIA 61
6
LISTA DE TABLAS
Pg.
7
LISTA DE FIGURAS
Pg.
8
INTRODUCCIN
valor estratgico para generar ventaja competitiva y crear valor apoyando el logro
para que sea gestionado adecuadamente de tal forma que logre su cometido
estratgico.
1
Fuente: Gua Extremea sobre buenas prcticas de gestin de conocimiento. Proyecto SCIRE (2005).
Fundecyt. Extremadura (Espaa).
9
1997), modelo Navigator de Skandia (Edvinsson, 1992-1996), modelo Intelect
prctica.
Como parte central del desarrollo del proyecto se genera una propuesta para un
por Fundecyt para empresas medianas y Pymes y que hace del modelo conocido
como SCIRE.
desarrollado por la APQC (American Productivity and Quality Center) que recoge
del conocimiento.
10
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
productoras de papel del mundo que utilizan fibras no maderables como fuente
de celulosa con una capacidad instalada por encima de las 200.000 toneladas.
11
elaboracin de manuales de operacin y en el entrenamiento para operarios en los
conocimiento.
lo que pueda desarrollar con las personas que lideran sus procesos operativos,
sino que los procesos de creacin y uso del conocimiento, son elementos
12
desarrollo del conocimiento en diferentes puestos de trabajo (habilidades), dando
garantiz que el conocimiento adquirido por las personas se viera reflejado en los
habilidades sufriera una revisin como sistema de trabajo en equipo, pero sin duda
consolidan como reas claves junto con las reas de manufactura para crear la
organizacional.
13
En cuanto al sistema de trabajo en equipo, las decisiones que se tomaron se
otros procesos del sistema y se fusionaron a las metodologas que desde el rea
administrativa.
14
calidad ISO 9000 y hoy se cuenta con certificacin en los sistemas de gestin
y trabajo en equipo entre los colaboradores, comunicacin efectiva entre todos los
sistema de tal forma que permita cerrar brechas y enfocar el conocimiento a los
15
Para la compaa objetivo La oportunidad que se plantea est en formular e
ya existentes
que est estrechamente ligada a los objetivos del proyecto y que permita evaluar
16
las primeras iniciativas de gestin de conocimiento. En el caso de la compaa, el
apoya los procesos productivos desde que inicia el proceso con el ingreso de la
materia prima hasta que se despacha el producto terminado Tiene como misin
17
2. REFERENTES TERICOS
aprendizaje.
ilustra claramente esta idea, cuando presenta la era actual como la era del
2
Tobn, Sergio (2006). Formacin basada en Competencias. Ecoe Ediciones, Bogot.
3
Toffler, Alvin (1994). La Tercera Ola. Editorial Plaza & Janes Editores S.A.
18
En este mismo sentido Drucker4 (1993), concluy que el conocimiento sera la
vlido.
el cual destaca el papel dinmico y creador del saber, Ikujiro Nonaka y Hirotaka
conocimiento:
4
Drucker, P. (1993). Post-capitalist society. New York, NY: Harper Collins.
5
Nonaka, I. y Takeuchi, H. (1995) The Knowledge creating company. (1a. ed) New York: Oxford University
Press.
19
experiencia, se comparte a travs de interaccin social (experiencias, historias,
conversaciones, etc).
Prusak6 (2000), en toda organizacin es comn encontrar tres fuentes bsicas que
informacin y experiencias.
Los datos e informacin permiten cambiar la forma en que una persona o un grupo
desde la cual observar y comprender una nueva situacin o evento. Pues bien,
decisiones que en el caso de las organizaciones sern usadas para mejorar sus
en productos, etc.).
Ahora, no se debe dejar de lado, la influencia que tienen los valores personales u
6
Davenport, T. y Prusak, L. (2000) Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know.
(1a. edicin Pags,. 1-10). Boston. Harvard Business School Press.
20
estos afectan de forma indirecta pero contundente la forma en la que cada
organizacin.
renovacin y cambio.
ventaja competitiva como la tecnologa, los activos fsicos, las fuentes de materias
7
Gua extremea sobre buenas prcticas de gestin de conocimiento. Proyecto SCIRE. (2005). Fundecyt
(Fundacin para el Desarrollo de la Ciencia y la Tecnologa en Extremadura). Pag. 4.
21
sostenibles. Una gestin que promueva la generacin propia de conocimiento para
Las pregunta que surge es cmo se puede tener una conexin entre la gestin
de gestin del conocimiento, esta tiene que ser parte del modelo de negocio y
debe ser congruente con la estrategia y las diferentes perspectivas del negocio,
8
Lopez, K. y Hasanali, F. (2000) Successfully Implementing Knowledge Management. Houston: American
Productivity and Quality Center. APQC, 102 pginas.
22
Cabrera y Cabrera9 (2002), presentan una sntesis muy adecuada para lo
requeridas (que hacen parte del capital humano) que permiten desarrollar los
9
Cabrera, A. y Cabrera, E. (2002). Artculo: Knowledge sharing dilemmas, en revista: Organization Studies.
10
Economical and Social Commission for Western Asia (ESCWA). (2003) Knowledge Management
Methodology: an empirical approach in core sectors in ESCWA member countries. New York: United Nations,
76. Pags.
23
Figura 1. Relacin entre facilitadores, procesos e iniciativas.
Naciones Unidas (2003), sugiere cinco actividades principales que conforman este
ciclo:
24
Captura y organizacin de conocimiento: En la actualidad las organizaciones
sugieren que los mapas de conocimiento son modelos que no slo sirven para
amarillas.
que los posee y a su vez permitiendo que este individuo reciba retroalimentacin
11
Crossan, M. M., Lane, H. W. and White, R. E. (1999) An organizational learning framework: From intuition to
institution, Academy of Management Review, Vol. 24, No. 3, pp 522-537.
25
del colectivo. Esta relacin genera un proceso dinmico a travs del cual se
organizacin.
26
Aplicacin del conocimiento: El modelo SECI de Nonaka y Takeuchi12 (1995),
explica bien este proceso que inicia cuando los nuevos conceptos generados por
conocimiento.
mejor uso de ste son las que logran ventajas competitivas. El uso del
de actividades que involucran cada proceso (ver la Tabla 1). Este acercamiento
12
Nonaka, I. y Takeuchi, H. (1995) The Knowledge creating company. (1a. ed) New York: Oxford University
Press.
13
Allee, V. (1997). The knowledge evolution. Expanding organizational intelligence. Oxford: Butterworth-
Heinemann.
27
ve el conocimiento como cclico, lo que quiere decir que una vez que el
Fuente: Informe knowledge management methodology: an empirical approach in core sectors in escwa member
countries. Publicado por United Nations, New York 2003.
14
Fuente: Management Methodology: an empirical approach in core sectors in ESCWA member countries.
United Nations (2003).
28
empleados. Siendo procesos de largo plazo es necesario que la alta direccin
desarrollo de una cultura apropiada. En la mayora de los casos puede ser difcil
hacer un clculo del retorno de la inversin, por lo que hay que hacer un anlisis
conocimiento generado a partir de las relaciones con el cliente debe ser creado,
personas son portadores del conocimiento y tienen una parte considerable del
29
conocimiento de la organizacin en sus mentes. En procesos de gestin del
generan el conocimiento.
aumenta, surgen tres necesidades que pueden ser resueltas gracias a las TICs:
conocimiento sigue una curva en forma de campana a travs del ciclo de vida de
los negocios (ver Figura 2). En las primeras etapas de la aplicacin de gestin del
30
conocimiento, la medicin rara vez se lleva a cabo, ni tampoco es necesario. En la
aumenta. Al final La gestin del conocimiento no debe verse como un gasto para
la organizacin, sino como una inversin que devuelve beneficios. Los beneficios
31
determinar el punto de partida de la implementacin y validar posteriormente su
eficacia.
sobre los que debera basarse este diagnstico deberan ser los que a
continuacin se describen:
otras cosas porque la gestin del conocimiento est ntimamente ligada con todas
con la estrategia. Para ello conviene revisar las lneas generales del plan
estratgico, para que las iniciativas referentes a la gestin del conocimiento que se
32
preparacin cultural de la organizacin en el sentido de crear un contexto de
motivacin para que las personas, cumpliendo con las polticas y directrices
de sus procesos.
2.3.3. Contenidos. Los datos e informacin son los ladrillos que sirven para
que las personas puedan usar sta, para aplicarla a sus experiencias y
33
generan mecanismos de transmisin que facilitan el intercambio de conocimiento
34
3. PROPUESTA DE SOLUCIN E IMPLEMENTACIN
organizacional.
35
cuales se les realiz un diagnstico previo, detectando fuertes iniciativas y
etapas claves tal como se ilustra en la figura 3. Este panorama general muestra
Figura 3. Etapas de implementacin para la gestin del conocimiento recomendadas por APQC.
Empezar
Explorar y Pilotos e Expandir
Institucionalizar
experimentar iniciativas de GC y soportar
Crear una
visin
Prender la Conectar al Diseo de
chispa negocio estrategias -
pilotos
Contextualizar Identificar pilotos Desarrollo de Estrategia de GC en modelo de negocio
GC o iniciativas de metodologas GC expansin a toda la
GC organizacin
Tic s Equipo de Lecciones Estructura y gobierno Encuestas y Evaluacin
disponibles trabajo aprendidas GC
intranets interdisciplinario
Recursos Medidas e presupuestos Premios y reconocimientos
indicadores
15
Fuente: Successfully Implementing Knowledge Management. Best Practice Report. Consortium Learning
Forum. APQC (2000). Referirse al site www.apqc.org para mayor informacin sobre este estudio, sus
autores, asesores, consultores y/o participantes en el mismo.
36
Como lo menciona APQC (2000), Este mtodo ayuda a entender o determinar en
con otros como han enfrentado retos similares con xito, y saber lo que se debe
hacer para seguir adelante. A pesar de que cada etapa se describe como si fuera
separada de las otras etapas, en realidad estas pueden estar superpuestas y fluir
implementacin.
futuro? , etc. Para contestar estas preguntas se hace una puesta en comn entre
los miembros iniciales del equipo del proyecto y se hacen visitas de referenciacin
37
negocio. (Produccin de papel a partir de fuentes no maderables) y la creacin de
valor.
convertirse en una empresa lder del mercado. En los ltimos 15 aos, se han
realizado muchos esfuerzos para poner explicito todo ese conocimiento tcnico
son muchos los expertos que se han jubilado o se han retirado, y actualmente a
valor a la compaa.
38
transferirlo a las nuevas generaciones dentro de la compaa para que sea
han tenido en cuenta los siguientes aspectos: validacin del concepto de gestin
y nfasis en los procesos que ya tenemos desarrollados y que hacen parte del
del conocimiento).
39
Finalmente fue necesaria la validacin del marco de referencia con la alta gerencia
cuando se logra el aval para continuar con el proyecto hacia una fase exploratoria
ajusta a los objetivos de negocio; se define un rea piloto para evaluar las
del rea piloto para empezar con la gestin del conocimiento es un elemento clave
40
Otro aspecto fundamental de esta segunda etapa es la conformacin del equipo
conocimiento desde el inicio deben contar con el aval de la alta direccin de tal
manera que se garanticen los recursos para el proyecto piloto as como involucrar
facilitadores del cambio. Los proyectos usualmente deben ser liderados por el
dueo del rea piloto seleccionada y contar con la participacin de las reas o
(estandarizacin y mtodo).
piloto.
41
gestin del conocimiento, considerando los elementos descritos en el numeral 2.3,
42
Para efectuar este diagnstico, se opt por aplicar como referencia la herramienta
del conocimiento: Modelo SCIRE (2005), la cual presenta una forma prctica de
ingenieros (profesionales y jefes de aplicacin) que hacen parte del rea piloto de
Gua Extremea (pginas 59 a 83) que incluye los cuatro pilares bsicos sobre los
encuestas.
43
Gestin del conocimiento para la compaa: Es una filosofa de trabajo con
enmarca dentro del mapa estratgico, que es la carta de navegacin definida por
44
la alta direccin para garantizar el xito de la empresa y su sostenibilidad en el
mercado.
Figura 5. Relacin de la gestin del conocimiento con las perspectivas del BSC en la compaa
objetivo.
45
- La gestin de conocimiento debe garantizar la integridad y coherencia de las
tal manera que facilite la administracin de los programas definidos a travs de los
intelectual.
(mapas de conocimiento).
46
- Codificar el conocimiento y transformarlo de acuerdo al lenguaje de la
organizacin.
3.1.3. Etapa 3. Esta etapa considera el desarrollo de los pilotos, que comprende
tareas que demanda el desarrollo del piloto, as como la dedicacin en tiempo que
tendrn sus miembros para apoyar y supervisar el trabajo. Entre los miembros del
dentro de los recursos es muy recomendable contar con un asesor externo con
47
experiencia en procesos de implementacin similares en otras compaas, para
lista de las herramientas con las que cuenta la compaa e identificar aquellas que
otras deseables considerando tambin las otras tres perspectivas que influyen en
intelectual.
comits tcnicos.
48
de empleados (conocimientos, formacin, experiencias, etc.), pginas amarillas de
experto y con la activa participacin de personas que hacen parte del rea piloto.
haciendo las pruebas y los ajustes necesarios para definir metodologas y modelos
49
conocimiento de forma estructurada, conocimiento tanto externo como el generado
Los pilotos deben recoger las lecciones aprendidas as como evaluar sus
de cambio.
demostrado su valor como para ser oficialmente ampliado a otras reas y recibir
los recursos suficientes para la alta demanda que implica el proceso de expansin.
50
Segn APQC (2000), Las principales actividades de la etapa 4 estn enfocadas a
controlar el caos que implica el crecimiento. Para ello es necesario contar con un
etapa es poder contar con las herramientas tecnolgicas apropiadas que ayuden
y crear ambientes que faciliten que las personas gustosamente inviertan parte de
51
Una de las principales responsabilidades es consolidar el patrocinio de la alta
hacia donde la gestin del conocimiento ha ido creciendo, esto con el fin de
respectivos correctivos.
Los elementos tpicos o claves de esta etapa estn definidos porque la gestin de
52
gestin con seguimiento peridico; Cuarto, definir esquemas de reconocimiento y
empresa.
Para construir este modelo preliminar se tomaron como bas los procesos de
16
El modelo mencionado corresponde a una aproximacin propuesta, construida a partir de la informacin
disponible sobre el flujo de conocimiento al interior de la compaa objetivo, sumada a los referentes
tericos mencionados en este proyecto.
Esta propuesta fue construida especficamente pensando en explicar la dinmica del conocimiento al
interior de la compaa objetivo y no ha sido puesto a prueba, por tanto su aplicabilidad practica no ha sido
comprobada.
53
Figura 6. Propuesta de modelo inicial de gestin de conocimiento para la compaa objetivo.
dinmica del conocimiento, procesos que son consecuentes con los modelos
Institucionalizacin).
17
Nonaka, I. y Takeuchi, H. (1995) The Knowledge creating company. (1a. ed) New York: Oxford University
press.
18
Crossan, M. M., Lane, H. W. and White, R. E. (1999) An organizational learning framework: From intuition to
institution, Academy of Management Review, Vol. 24, No. 3, pp 522-537.
54
Adicionalmente se detect que era necesario definir claramente en el modelo que
cambios en los procesos clave del negocio. Con el fin de garantizar que estos
Todo lo anterior genera una gran cantidad de conocimiento, que unas veces es
transforme en explicito, de tal forma que pueda ser guardado y compartido con
55
se revisar su nivel de profundidad y confiabilidad y se definir en qu tipo de
conocimiento, estar disponible en un medio adecuado que permita que los otros
profundidad como para afirmar que este puede ser transferido sin errores en su
interpretacin. Una vez se garantizan los medios para compartir y transferir este
conocimiento, se deben permitir los espacios necesarios para que los miembros
conocimiento organizacional.
Cabe anotar que toda esta dinmica de generacin, captura y transferencia del
56
4. LIMITACIONES Y RESTRICCIONES
Tiempo y prioridad Entender el significado y las implicaciones Esto se evidencia puesto que el cambio
de capturar y compartir conocimiento hacia una cultura de capturar y
requiere tiempo. compartir conocimiento tiene su inercia
propia por la dimensin de la compaa
Diferencia entre las La alta direccin falla al comunicar la El cambio requiere un plan de
acciones y la comunicacin importancia que se le otorga a la gestin del comunicaciones utilizando los
de la direccin conocimiento procedimientos y mecanismos con que
se cuenta internamente.
La nocin de que el Un ambiente interno competitivo en muchas En este sentido aunque se encuentran
conocimiento es poder organizaciones lleva a acaparar todava algunos focos en general ha
conocimientos; la posesin nica del habido un cambio hacia compartir el
conocimiento es considerada como poder y conocimiento gracias a la evolucin
representa, para muchos, continuidad en su hacia una cultura de trabajo en equipo y
puesto de trabajo, al sentirse de equipos interdisciplinarios
imprescindibles
Apata a compartir Los valores y comportamientos del directivo La comunicacin es abierta desde los
conocimiento pueden tener un gran efecto en la directivos hacia todos los niveles
propensin de los empleados a compartir. jerrquicos y esto ayuda a crear un
Algo as como; predicar con el ejemplo clima de compartir informacin y
conocimiento
Sndrome de No invitado Las personas, a menudo, obtienen una Esto se puede presentar al no tener
aqu mayor satisfaccin al inventar algo que al infraestructura tecnolgica en los
construir sobre la idea de otro. Incluso procesos para capturar y compartir el
siendo consciente del ahorro en tiempo o conocimiento y no por el hecho de
costos. La existencia de silos funcionales querer partir de cero
representa, un importante obstculo para
compartir conocimiento.
57
BARRERA COMENTARIO COMPAA OBJETIVO
Sistema de Recompensa Algunos incentivos y/o sistemas de valoracin y No se evidencia esta barrera
contrario a la comparticin recompensa estn mal planteados, de tal forma que
de conocimientos pueden incitar a la retencin del conocimiento.
El conocimiento se trasmite Teniendo en cuenta que la manera ms directa, clara y Se tiene un lenguaje comn
a travs del lenguaje trasparente para comunicarse y trasmitir conocimiento pero requiere ser estructurado
es el lenguaje a travs de la palabra, se hace a travs de la creacin de
necesaria la existencia de un lenguaje organizacional glosarios especializados en el
comn para describir experiencias. sector pulpa y papel
Considerar la organizacin Algunas personas creen que una organizacin se La gestin de cambio requiere
como una maquina entiende mejor como una mquina, y que simplemente, un trabajo arduo con las
cambiado procesos ser suficiente para generar los personas y as est claramente
cambios deseados. Las personas por el contrario, entendido en la compaa
tienen un funcionamiento radicalmente distinto, al
basar gran parte de su compartimiento en
sentimientos y emociones que no pueden ser
replicados por ninguna mquina, y que representan el
principal pilar de las relaciones humanas y
profesionales
Amnesia Organizacional Las organizaciones a menudo fallan en retener el Claramente es una debilidad de
conocimiento adquirido y las lecciones aprendidas en la compaa y por eso es un
el pasado. La gente que posea el conocimiento se va elemento muy importante dentro
y no deja nada documentado para su posterior de los resultados que se buscan
tratamiento y consulta. al estructurar un sistema de
gestin de conocimiento
Mucho nfasis en tecnologa E l valor del conocimiento no solo est en el acceso al En el diagnstico se encontr
o inadecuada tecnologa de medio, sino en las interacciones humanas que el que la compaa cuenta con
apoyo medio facilita. herramientas tecnolgicas pero
con un nivel de uso
relativamente bajo
Fuente: Gua extremea sobre buenas prcticas en gestin del conocimiento (2005). El anlisis de
barreras en la compaa objetivo fue realizado por el lder del equipo de implementacin de gestin
de conocimiento de esta empresa.
58
5. CONCLUSIONES
factores.
dando por etapas. Los facilitadores y los recursos asignados al proceso en cada
etapa son fundamentales y van adquiriendo mayor importancia para lograr integrar
pueda declarar como terminado, por el contrario llega a ser un proceso dinmico
debe ser reconocido como un elemento que agrega valor y por tanto deben
compaa.
59
6. RECOMENDACIONES
mano con procesos de gestin de cambio, de tal forma que se encuentre la menor
realmente efectivo debe tener relevancia organizacional, es decir debe estar ligado
interior del equipo deben existir integrantes de nivel directivo para apoyar y
en conocimiento real.
60
BIBLIOGRAFA
developed jointly by Arthur Andersen & the American Productivity and Quality
www.gestiondelconocimiento.com/modelos_kmat.htm
24(3), 522-537.
Manage What They Know. (1a. ed., pp. 1-10). Boston: Harvard Business
School Press.
61
De Tena, R. y Bentez, M. (2005). Gua Extremea sobre buenas prcticas de
160 pginas.
pginas.
www.tesisenred.net/TDX-0803104-094631/
Zietsma, C., Winn, M., Branzei, O. and Vertinsky, I. (2002). The war of the
62