PROGRAMA DE FORMACIN TITULADA TCNICO EN ASISTENCIA

ADMINISTRATIVA

BANCO DE PREGUNTAS

SENA 2013

210601008 Organizar la documentacin teniendo en cuenta la norma tcnica y

la legislacin vigente

Resultado de Aprendizaje 1

Recibir los documentos de acuerdo con las polticas organizacionales y la

legislacin vigente

1. Los manuscritos, impresos y escritos son documentos:

a. Grficos
b. Textuales
c. En cinta
d. En imagen

2. El concepto de documento pblico es:

a. El expedido por particulares como producto de sus actividades
b. Informacin representada en formas y colores, como mapas o planos
c. Son los escritos e impresos resultado de actividades empresariales
d. El expedido por funcionario pblico en ejercicio de sus funciones

3. La correspondencia de la empresa se clasifica en:

a. oficial y privada
b. Importante y no esencial
c. interna y externa
d. vigente y caducada

4. La recepcin de documentos consta de:

a. Recibo, radicacin, registro y reparto
b. Entrega, erradicacin, registro y reparticin
c. Recibo, demarcacin, registro y reparticin
d. Seleccin, radicacin, distribucin y recibido

5. Todos los documentos se radican a excepcin de:

a. Documentos comerciales
b. Correspondencia empresarial
c. Facturas y cotizaciones
d. Correspondencia personal, folletos y revistas
6. Los muebles en los que se guardan los documentos se denominan:
a. Gavetas
 b. Carpetas
c. Archivadores
d. Cajones

7. Cuando un documento es producto de la imaginacin o experiencia del

autor decimos que su origen son fuentes:
a. Documentales
b. Narrativas
c. Vivenciales
d. Empresariales

8. Crea el Archivo General de la Nacin:

a. Ley 594 de 2000
b. Ley 80 de 1989
c. Acuerdo 07 de 1994
d. Acuerdo 060 de 2001

9. Este sistema se basa en la fecha del documento: ao, mes y da

a. Sistema por Vencimientos
b. Sistema Alfabtico por fechas
c. Sistema Cronolgico
d. Sistema Numrico Cronolgico

10. El Ciclo Vital de los Documentos establece tres fases

a. Pre-archivstica, archivstica y conservacin
b. Pre-archivstica, clasificatoria y archivstica
c. Pre-archivstica, conservacin y destruccin
d. Pre-archivstica, archivista y eliminacin

11. Se considera trmite de un documento a

a. La accin legal que se debe realizar
b. La accin informativa que debe cumplir
c. La accin administrativa que genera
d. La accin administrativa, informativa y legal que realiza
RESULTADO de aprendizaje 2

Despachar los documentos generados en la unidad administrativa, teniendo en

cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las normas tcnicas colombianas
para la elaboracin y presentacin de los documentos, las normas internas y la
legislacin vigente.

1. Denominacin dada a los documentos que imparten normas de obligatorio

cumplimiento, en el sector pblico: leyes, decretos, ordenanzas;
a. Documentos testimoniales
b. Documentos dispositivos
c. Documentos privados
d. Documentos informativos

2. Es la fuente primaria de informacin:

a. Documento de archivo
b. Documento textual
c. Documento dispositivo
d. Documento original

3. La ley general de archivo que regula la organizacin documental es:

a. 574 de 2000
b. 954 de 2001
c. 594 de 2000
d. 945 de 2002

4. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se

clasifican en:
a. Archivo de gestin, archivo central y archivo histrico
b. Archivo comercial, archivo central y archivo Muerto
c. Archivo de gestin, archivo intermedio y archivo secundario
d. Archivo importante, archivo no esencial, archivo informativo

5. Los legajos son:

a. Tapas de cartulina que se utilizan para conservar documentos de un
mismo tema
b. Cubiertas de cartulina con pestaas en el lomo que pueden archivar
hasta 100 folios
c. Utilizados para identificar el contenido de cada carpeta o gaveta
d. Los que sealan la divisiones del archivador, pueden ser alfabtico,
numrico o cronolgico

6. La referencia cruzada es una ayuda para:

 a. Encontrar documentos que pueden ser buscados bajo varias
denominaciones
b. Archivar documentos en orden alfabtico
c. Buscar documentos
d. Prestar documentos a otras dependencias

7. Segn la finalidad que persigan, los documentos se clasifican en:

a. Documentos informativos y familiares
b. Documentos que dan testimonio y los que no lo dan
c. Documentos dispositivos y testimoniales
d. Documentos dispositivos, testimoniales e informativos

8. Pertenecen al grupo Correspondencia Comercial

a. Cartas, memorandos, circulares, informes
b. Las cartas recibidas y enviadas
c. Las cartas y los memorandos enviados y recibidos
d. Los documentos que enven mensajes comerciales.

9. El Sistema Alfabtico por Asuntos toma como base de ordenacin

a. El tema que trata cada documento

b. El tema que interesa a la empresa en su momento
c. El tema que interesa al Gerente
d. El tema que le interesa al asistente administrativo

10. La Oficina de Correspondencia tiene como funcin principal

a. Distribuir internamente la correspondencia
b. Controlar el recorrido del mensajero
c. Controlar las copias que deben elaborarse en la empresa
d. Controlar los documentos que entran y salen de la empresa

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Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y la

organizacin de los documentos, de acuerdo con las polticas institucionales.

1. La conservacin de la informacin contenida en los documentos es uno

de los aspectos que ms preocupan a las personas y entidades
involucradas en su almacenamiento uso y control, esta preocupacin ha
llevado al desarrollo de tecnologas como:
a. El correo electrnico
b. La microfilmacin
c. El video beam
d. Las diapositivas

2. En la microfilmacin de documentos se utilizan

 a. Cmaras rotativa y planetarias
b. Cmaras fijas y planetarias
c. Cmaras fijas y rotativas
d. Cmaras dplex y repetitivas

3. Ejemplos de archivos especiales son:

a. Aspidoteca, fototeca, hemeroteca
b. Aspidoteca, albumteca y videoteca
c. Fototeca, albumteca y ludoteca
d. Hemeroteca, ambumteca y ludoteca

4. El ______________ mide la luminosidad en un sector

a. Higrmetro
b. Higroscopio
c. Termmetro
d. Luxmetro

5. Segn el soporte, los documentos se pueden clasificar en:

a. Textuales, grficos, imgenes y cintas
b. Textuales y magnetofnicos
c. Sistematizados, manuales e imgenes
d. Cintas grficas textuales

6. Se entiende como Transferencia o Traspaso de documentos

a. El paso de documentos de un Departamento a otro.
b. El paso de documentos de una fase a otra dentro de la empresa.
c. El paso de documentos de una oficina otra.
d. El paso de documentos de un empleado a otro dentro de la
empresa.

7. Los documentos se transfieren o traspasan para

a. Separar los documentos recientes y de consulta permanente de los
antiguos.
b. Separar los la correspondencia de los documentos contables.
c. Separar los documentos recientes de los de archivo.
d. Separar las cartas y memorandos de las facturas.

8. Cuando la empresa tiene sucursales o se realizan transacciones a nivel

nacional o internacional utiliza el sistema de ordenacin
a. Alfabtico Nominal
b. Alfabtico Internacional
c. Alfabtico por Sucursales
d. Alfabtico Geogrfico
 9. Este Sistema de Archivo es utilizado para documentos con secuencia
numrica preimpresa como factura, pedidos, cheques etc.
a. Numrico Decimal
b. Numrico Codificado
c. Numrico Consecutivo
d. Numrico Contable

10. Segn su organizacin, los archivos se clasifican en:

a. Centralizados, Descentralizados y Satlites.
b. Centralizados, descentralizados, descentralizados con control central
y satlites.
c. Centralizados, descentralizados con control central y satlites.
Gestin, central e histrico

Resultado de Aprendizaje 2

Preservar los documentos (soporte fsico o digital) para el suministro de

informacin de acuerdo con las normas, las tcnicas, la tecnologa disponible y
la legislacin vigente.

1. Un ejemplo de documento vital es

a. Informe de estados financieros
b. Escritura de constitucin
c. Cuentas por cobrar
d. Circular informativa

2. El concepto de documento es:

a. Todo escrito en papel que suministre informacin
b. Todo objeto producto de la actividad humana que suministre
informacin
c. Toda comunicacin virtual o escrita que suministre informacin
d. Todo escrito, manuscrito y software que suministre informacin

3. El listado de series con sus correspondientes tipos documentales, al que

se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital, se
denomina:
a. Archivo privado
b. Tabla de retencin documental
c. Formato de correspondencia
d. Ciclo de vida de los documentos
4. En Colombia, la entidad del estado encargada de orientar y coordinar la
funcin archivstica es:
a. El Ministerio de Cultura y Turismo
b. El Archivo Histrico de la Nacin
c. El Archivo General de la Nacin
d. La Hemeroteca Nacional

5. Segn el sistema alfabtico nominativo, la forma correcta de ordenar el

siguiente nombre, Josefina de las Mercedes Vsquez Zuluaga es:
a. Josefina de las Mercedes, Vsquez Zuluaga
b. de las Mercedes Zuluaga, Josefina
c. Vsquez Zuluaga, de las Mercedes Josefina
d. Vsquez Zuluaga, Josefina de las Mercedes

6. Las siguientes ordenaciones son geogrficas a excepcin de:

a. Pas, ciudades y nombres
b. Departamento, ciudades y nombres
c. Ciudad o pueblo, nombres
d. Primera unidad, Segunda unidad

7. El plazo precaucional es:

a. La funcin destinada a determinar la clasificacin de los documentos
b. Proceso de anlisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones
c. Tiempo prudencial de conservacin de los documentos concluida su
vigencia
d. Cualidad que interesa a los investigadores.

8. La unidad de orden de nombres de personas naturales es:

a. Primer nombre
b. Segundo nombre
c. Primer apellido
d. Nombres y apellidos

9. Los principios universales de ordenamiento son:

a. Alfabtico, numrico, cronolgico
b. Cronolgico, geogrfico y alfabtico
c. Por asuntos, alfanumrico y nominativo
d. Cronolgico, numrico decimal y numrico consecutivo
10. Una ley, una escritura de constitucin de una empresa y una patente, se
consideran documentos:
a. importantes
b. dispositivos
c. informativos
d. vitales

11. Al foliar un documento se debe escribir el nmero en___________ de la

hoja
a. La esquina superior izquierda
b. La esquina superior derecha
c. La esquina inferior izquierda
d. La esquina inferior derecha

12. El conjunto de documentos correspondientes a un mismo asunto se

llama:
a. Folio
b. Documento pblico
c. Acervo documental
d. Expediente