CASO: LA COLUMNA SAC.

La empresa ferretera La Columna SAC, se dedica a la comercializacin de material de construccin al por mayor y menor.
La empresa tiene 10 aos en el mercado, sin embargo la experiencia de los propietarios en el rubro es de ms de 20 aos.
Para el 2014 se han pronosticado ventas 10 % superior al 2013, es decir de 55 millones de soles. La columna tiene un
almacn central y una oficina principal en el distrito de Villa El Salvador, y ocho puntos de venta en Lima. En la empresa
trabajan un total de 110 personas.
La Gerencia General de la Columna SAC considera que las relaciones con grandes clientes (compaas constructoras de
edificios) y el amplio portafolio de productos que ofrecen han permitido consolidar sus operaciones. En la oficina principal se
ubica la Gerencia General, la Gerencia Comercial, la Gerencia de Operaciones y la Jefatura de Administracin-Finanzas
(JAF).

El JAF es un ejecutivo incorporado el 2012 a la empresa, con formacin en Ingeniera Industrial, tiene a su cargo el
Departamento de Contabilidad (1 Contador General, 4 Auxiliares de Contabilidad), el Departamento de Crditos (1 Analista),
el Departamento de Tesorera (1 secretaria que hace el trabajo conjuntamente con el Jefe) y el Departamento de Recursos
Humanos (1 Encargado).
El Gerente Comercial, analizando su mercado, enfatiza que la principal empresa comercializadora de materiales de
construccin es La VIGA SAC. Los precios fijados por LA COLUMNA son 5% ms altos que el de la competencia. El 80% de
las ventas son a crdito, a clientes grandes (10 empresas), las cuales regularmente se despachan desde el Almacn Central.
Para la distribucin a tiendas y clientes grandes, se hizo una alianza con una empresa local de transportes de carga; la
distribucin a tiendas se hace cada vez que el stock de la tienda llega a un mnimo, mientras que la distribucin a clientes
cuando estos lo solicitan. En cuanto a la promocin se aprovecha el Trade Marketing que hacen las marcas que comercializa
la empresa. Adems, se sabe que el ao pasado la empresa logro una rentabilidad de 12%, siendo la ms baja de los ltimos
periodos.

El Gerente de Operaciones tiene a su cargo las compras, el manejo del almacn central, el almacn de cada tienda y las
coordinaciones con la empresa de transporte que se encarga de la distribucin. Dentro de su staff cuenta con un Encargado
de Almacn, un Analista que calcula las cantidades de abastecimiento hacia el almacn central y hacia las tiendas, y con un
Comprador que maneja las gestiones con proveedores.

En la Columna SAC, las rdenes de Compra de los clientes grandes son recibidas en horario de oficina por va telefnica o
de manera presencial por el Asistente de Ventas de la tienda, aqu el Asistente calcula en una hoja excel el monto en soles
y genera el Pedido del Cliente en un formato que saca de un talonario con numeracin consecutiva y lo enva por email al
Departamento de Crdito para su aprobacin. La aprobacin se plasma a travs de un sello en el Pedido y se enva al
Departamento de Contabilidad, apenas recibido el documento se utiliza el sistema informtico CONCAR para generar dos
copias de la Factura por Venta, el Pedido se archiva en el File del Cliente. En caso el cliente no cuente con lnea de crdito
o este atrasado en sus pagos por ms de 15 das el Pedido es desaprobado y el Asistente de Ventas informa al cliente de
esta decisin, invitndolo a subsanar el impase.

Una copia de la Factura de Venta (copia cliente) queda temporalmente en un archivo de pendientes en espera de la
notificacin de que el pedido ha sido enviado al cliente. La otra copia de la Factura de Venta (copia embarque) es enviada
fsicamente al Almacn Central, donde el encargado valida las autorizaciones respectivas para liberar la mercadera en el
sistema y embarcar la mercadera. El personal de este departamento hace el picking y packing del pedido y prepara
manualmente una Gua de embarque en tres copias: el original es enviado al cliente va email, la segunda copia es enviada
con el transportista y la tercera copia se archiva de manera correlativa en el archivo del rea. La copia embarque de la Factura
de Venta es enviada fsicamente al departamento de Contabilidad con anotaciones sobre cualquier cambio resultante de la
falta de mercadera disponible.

Un empleado del departamento de Contabilidad compara la copia de embarque de la Factura de Venta con la copia cliente
de la Factura de Venta que tenan en archivo. Las cantidades en las dos facturas se comparan y los precios tambin contra
una lista de precios maestra. La copia cliente se enva posteriormente por correo fsico al cliente y la copia embarque se
enva al digitador del rea de contabilidad, donde es registrada en el sistema contable mdulo de cuentas por cobrar, la copia
embarque de la factura es archivada de manera correlativa.

Se solicita:

a. Preparar el Mapa del proceso de Administracin de Pedidos de Cliente Grandes y determine cules son los
principales problemas que originan la prdida de clientes.