Sistema Integral de Planeación del Instituto Tecnológico de Cancún

Instituto Tecnolgico de Cancn
Sistema Integral de Planeacin

(SIPlan)
Manual de Usuario
Versin 3.0
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Tabla de Contenidos
1. Introduccin ..........................................................................................................................................................3
1.1 Acceso al Sistema ............................................................................................................................................4
1.2 Inicio ...............................................................................................................................................................5
1.3 Cerrar Sesin ..................................................................................................................................................6
1.4 Generalidades .................................................................................................................................................7
2. Usuario: Administrador .......................................................................................................................................8

2.1 Catlogos ........................................................................................................................................................9
2.1.1 Generales.................................................................................................................................................9
2.1.2 Usuarios ................................................................................................................................................10
2.1.3 reas .....................................................................................................................................................14
2.1.4 Origen del Recurso ...............................................................................................................................15
2.1.5 Acciones Institucionales .......................................................................................................................16
2.1.6 Techo Financiero por rea ...................................................................................................................17
2.1.7 Artculos ................................................................................................................................................18
2.1.8 Cdigos ISO ..........................................................................................................................................19
2.1.9 Formatos ...............................................................................................................................................20
2.2 Utileras ........................................................................................................................................................21
2.2.1 Cambio de Origen del Recurso .............................................................................................................21
2.2.2 Cambio de Ao .....................................................................................................................................21
2.2.3 Cambio de Idioma .................................................................................................................................21
2.2.4 Cambiar Contrasea ..............................................................................................................................22
2.2.5 Activar/Desactivar Mdulos .................................................................................................................22
2.2.6 Cerrar POA ...........................................................................................................................................23
3. Usuario: Planeacin ............................................................................................................................................24

3.1 POA - Transferencias ...................................................................................................................................24
3.1.1 Transferencias del rea ........................................................................................................................25
3.1.2 Transferencias Realizadas .....................................................................................................................26
3.1.3 Transferencias de la Direccin..............................................................................................................27
3.1.4 Transferencias realizadas por rea .......................................................................................................28
3.1.5 Incremento de Presupuesto ...................................................................................................................29
3.1.6 Reduccin de Presupuesto ....................................................................................................................30
3.1.7 Disminuir 5000 .....................................................................................................................................31
3.1.8 Aumentar 5000......................................................................................................................................33
3.2 POA - Adecuaciones .....................................................................................................................................35
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Manual de Usuario
1. Introduccin
El presente proyecto fue desarrollado en el Instituto Tecnolgico de Cancn el cual pertenece al

Tecnolgico Nacional de Mxico, especficamente en el Departamento de Planeacin, Programacin y
Presupuestacin.
El Sistema Integral de Planeacin Ver. 3, ha solucionado la problemtica que se tena en la programacin
anual de actividades, as como la presupuestacin, control y seguimiento, los cuales actualmente se
encuentran agilizados en este sistema.
Actualmente en diversos Institutos del Pas se han hecho esfuerzos por solucionar esta problemtica
atacndola desde diferentes puntos de vista, propiciando que las diferentes soluciones que se han
desarrollado tengan diversas plataformas de desarrollo provocando la subutilizacin de servidores, as
como de la infraestructura de telecomunicaciones con la que cuentan los Institutos Tecnolgicos; en el
Instituto se ha homogenizado esta plataforma de desarrollo teniendo con esto una gran trasparencia entre
las aplicaciones que se desarrollan y as poder optimizar el uso de los recursos de TICs.
Como generador, operador y/o compilador de la informacin que se genera en los diferentes
departamentos del Instituto se detect la urgente necesidad de realizar este proyecto cuyo resultado es
eficientar los tiempos de trabajo con las diversas tareas las cuales generan informacin que hay que
presentar de diferente manera para diferentes organismos que la solicitan, esto represento un reto el poder
optimizar algunos de los procesos que generan este tipo de informacin quedando como punto de partida
para integrar gradualmente ms servicios que puedan solucionar la problemtica del manejo de
informacin.
Actualmente en el Instituto Tecnolgico de Cancn la Planeacin, Programacin y Presupuestacin se
lleva sistematizado en el Sistema Integral de Planeacin Ver. 3, el cual ha solucionado la problemtica que
se tena de llevar un control estricto del ejercicio presupuestal en general de la Institucin.
Este sistema se ha adaptado a las necesidades que se presentaban en la Institucin, pudiendo llevar el
control de:
Programa Operativo Anual.
Subpresupuestos.
Adecuacin del Presupuesto.
Evaluacin Programtica Presupuestal.
Requisiciones.
rdenes de Compra.
Pago de Facturas.
Este sistema aplica para los Institutos Tecnolgicos y Centros (Instituto) del Tecnolgico Nacional de
Mxico (TecNM).
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1.1 Acceso al Sistema

El sistema se encuentra alojado en un servidor Web 7x24, al cual accedemos con la siguiente direccin
de internet (url):
http://www.siplan3.com
Al darle Enter se nos desplegar una pantalla que nos pedir un Usuario y una Contrasea, como se
muestra a continuacin:
Este Usuario y Contrasea son proporcionados previamente por el Administrador del Instituto.
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1.2 Inicio
Al entrar al sistema mostrara una pantalla como la siguiente: 1
2
3
En todo el funcionamiento del sistema la pantalla estar dividida en cuatro secciones:

1. Aqu se muestran datos como el Ao, Instituto, Usuario, rea y Origen del Recurso al que esta
apuntando la sesin con la que se est ingresando al sistema.
2. El encabezado el cual cuenta con los logos institucionales as como el nombre del Tecnolgico
Nacional de Mxico como el del propio Instituto.
3. La barra de men, con el cual se pueden acceder a las diversas opciones del sistema.
4. La seccin principal de la pantalla que es donde se mostraran los diferentes formularios con los
que cuenta el sistema.
A esta pantalla se regresa toda vez que se le de click a la opcin de Inicio de la barra de men.
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1.3 Cerrar Sesin

Al darle click a esta opcin de la barra de men, el sistema se cerrara y volver al punto de Acceso al
Sistema como se muestra en el inciso 1.1.
De igual manera si despus de 10 minutos de inactividad el sistema se cierra automticamente, solo que
el acceso queda en la seccin principal del sistema, como se muestra a continuacin:
Para tener un acceso correcto hay que refrescar el navegador o cerrar la ventana activa y abrir una nueva
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1.4 Generalidades
Campos con borde rojo: Estos campos son obligatorios, sino se capturan el sistema no deja
guardar o actualizar los datos en cuestin, en el caso de que no se pueda repetir la informacin,
as como se deje en blanco en la parte de abajo del formulario desplegara el mensaje
correspondiente, tambin podra desplegarse en mensaje en una ventana emergente dependiendo
del caso que se trate.
Campos con borde gris: Estos campos no son obligatorios si se dejan en blanco el sistema dejara
actualizar los datos.
Eliminar: Al momento de darle click a cualquier registro en el icono de la X en rojo, desplegara
una ventana emergente como la siguiente:
Al darle Cancelar nos regresa a la ventana anterior sin hacer ninguna accin, al darle Aceptar
procede a eliminar el registro correspondiente, en todos los registros si estos tienen alguna
dependencia con alguna otra informacin este no dejara borrarlo y regresara a la ventana anterior
sin hacer ninguna accin, si el registro fue eliminado se actualizara la ventana eliminando el
registro correspondiente.
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2. Usuario: Administrador
Cada Instituto tendr su propio Administrador Local del sistema el cual consta de las siguientes opciones
que se describirn a detalle ms adelante:
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2.1 Catlogos
2.1.1 Generales
En esta opcin se configuran los parmetros generales del Instituto, como apariencia y opciones de
impresin, entre otras:
En la seccin dos de la pantalla del sistema se pueden configurar hasta tres imgenes, como se describe
a continuacin:
Imagen de Encabezado 1: Aqu se debe de subir el logo de la SEP.
URL Imagen 1: Aqu se debe de introducir la direccin electrnica a donde se direccionara en una
nueva ventana al darle click sobre la Imagen 1.
Imagen de Encabezado 2: Aqu se debe de subir el logo del TecNM.
URL Imagen 2: Aqu se debe de introducir la direccin electrnica a donde se direccionara en una
Imagen de Encabezado 3: Aqu se debe de subir el logo del Instituto.
URL Imagen 3 Aqu se debe de introducir la direccin electrnica a donde se direccionara en una
Estas imgenes sern utilizadas de igual forma en la emisin de los diversos reportes que emitir el
sistema en el orden mencionado.
Imagen Principal: Aqu se debe de subir una imagen representativa del Instituto o de lel lugar
donde se encuentra el Instituto para personalizar la entrada al sistema.
Imagen de Reporte: Aqu se debe de subir la imagen que por defaul aparecer en los reportes
como primera opcin.
Uso de Decimales en Reportes: Con esta opcin se le indica al sistema si a la hora de emitir los
reportes se imprima con decimales o no.
Imprimir Requisicin hasta que valide Planeacin: Esta opcin funciona cuando se requiera
que no se active el icono de Imprimir en las requisiciones hasta esta halla sido validada por el
Departamento de Planeacin, Programacin y Presupuestacin.
Mezclar Partidas en Requisiciones: Con esta opcin se puede controlar que en las Requisiciones
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se puedan mezclar partidas presupuestales o no, al seleccionar que no, una vez ingresado un Bien
o Servicio a la Requisicin y se requiere insertar otro, solo desplegara el Catlogo de Artculos de
la partida a la que pertenece el Bien o Servicio cargado anteriormente.
I.V.A.: Aqu se debe capturar el porcentaje del Impuesto al Valor Agregado que aplica en la entidad
donde se encuentra el Instituto, esto debido a que anteriormente en las zonas fronterizas el IVA
era diferente al resto del pas y si volviera a implementarse el sistema estara preparado para ese
tipo de situacin.
Responsable de Compras: En esta opcin se debe seleccionar del Catlogo de Usuarios al
Responsable de Compras del Instituto.
Responsable de Almacn: En esta opcin se debe seleccionar del Catlogo de Usuarios al
Responsable de Almacn del Instituto.
Una vez que se han proporcionado los datos correspondientes para cada una de las opciones le damos
click al botn de Guardar para que los cambios sean actualizados en el sistema.
2.1.2 Usuarios
En este Catlogo se capturan todos los usuarios que van a interactuar con el sistema:
Las opciones con que cuenta este Catlogo son: Insertar, Modificar, Eliminar, Opciones de Men,
Acciones, las cuales se describen a continuacin:
Insertar / Modificar
En este formulario podemos dar de alta a un usuario Nuevo, as como Modificar los datos de alguno
capturado previamente.
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Los datos a ingresar en este formulario corresponden al Usuario en cuestin.

Nmero: Aqu se ingresara el numero consecutivo de los usuarios capturados en el Instituto, en
el caso de que el nmero ya exista en este Instituto enviara el siguiente mensaje: Nmero, Ya
existe. Quieres volver a intentarlo?, y no dejara guardar el registro.
Apellido Paterno: Aqu se ingresa el Apellido Paterno.
Apellido Materno: Aqu se ingresa el Apellido Materno.
Nombre: Aqu se ingresa el Nombre.
Titulo Abreviado: Aqu se ingresa la abreviatura del titulo que tenga el Usuario, por ejemplo: Lic.,
Ing., MC., Dr.
R.F.C.: Aqu se captura el Registro federal de Contribuyentes.
C.U.R.P.: Aqu se capturara la Clave nica de Registro Poblacional.
Correo Electrnico: Aqu se captura el correo electrnico el cual servir para recuperar la
Contrasea en el caso de que se le halla olvidado al usuario.
Nombre de Sesin: Aqu se captura el Nick que utilizara este Usuario para validarse al sistema,
se recomienda que se utilice el prefijo proporcionado por el administrador general, ejemplos
Nombre de Sesin: can_admin, acap_admin, cam_rcanche, tla1_emartinez, cabe aclarar que
todos los uarios estn en una sola tabla por lo que el prefijo es para diferenciar por Instituto, en el
caso de que el Nombre de Sesin capturado ya exista en otro Instituto no dejara guardarlo y el
sistema enviara un mensaje de error.
Contrasea: Aqu se captura la Contrasea con la cual se validara el Usuario al ingresar al sistema
se debe capturar dos veces para cerciorarse de que esta bien capturada, esta es libre no se
visualiza y es confidencial para el usuario, se recomienda que el Usuario la cambie
constantemente en la opcin Utileras -> Cambiar Contrasea.
Tipo de Usuario: Se tienen diez Tipos de Usuario, como se muestra a continuacin:
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Al asignarle un Tipo de Usuario en especfico, automticamente se le esta asignando las opciones

de la barra de men al que tiene permisos este Tipo de Usuario, estas son configurables en las
opciones de: Opciones de Men y Acciones.
Ao: Aqu se selecciona el Ao al que apuntara al iniciar sesin, estos Aos son capturados por
el Administrador General del sistema, el Usuario podr cambiar de Ao en la opcin: Utileras ->
Cambio de Ao.
rea: Aqu se seleccin al rea a la que pertenece el Usuario que se este capturando, un rea
podr tener mas de un usuario y todos a los que se les asigne aqu el rea afectaran al presupuesto
de esta rea, este campo no tiene nada que ver con quien sea el Titular del rea.
Origen del Recurso: Aqu se selecciona el Origen del Recurso previamente capturado en la
opcin correspondiente, por ejemplo: IP - Ingresos Propios, GD - Gasto Directo, Proy1 Proyecto
de Investigacin CONACyT, es necesario Cerrar Sesin y volver a entrar para que se apliquen
este cambio cuando es por la opcin de Modificar. El Usuario podr cambiar de Ao en la opcin:
Utileras -> Cambio de Origen del Recurso, por esta opcin se actualiza el cambio sin necesidad
de Cerrar Sesin. Esta opcin es importante para la asignacin del Techo Financiero x rea.
Estatus: Se tienen la opcin de Activo e Inactivo, una vez que el usuario capturado ya tenga
movimientos en el sistema no se podr borra pero si se podr asignarle el Estatus de Inactivo, esto
para que ya no tenga acceso al sistema pero los reportes donde tenga que salir su nombre siga
apareciendo, esta opcin se utiliza cuando hay cambios de funcionarios que salen de la
administracin.
Periodo: Estos campos son informativos solo para establecer de que fecha a que fecha han estado
en el puesto, no tienen ninguna repercusin en el manejo del sistema
Si a un Usuario lo cambiaron de puesto no es necesario crear otro usuario con que se cambie en el catalogo
de reas el titular y en el catalogo de usuarios se le asigne la nueva rea a la que pertenece ser suficiente
para que siga funcionando, los reportes anteriores donde apareca su nombre seguirn saliendo con el
nombre correspondiente.
Es importante que cada usuario tenga asignado Origen del Recurso y rea.
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Opciones de Men
Este formulario esta dividido en tres secciones:
1 2 3
1. Seccin Izquierda: Son todas las Opciones del Men con que cuenta el Sistema
2. Seccin Central: Contiene la flecha hacia la derecha lo cual pasa una o varias Opciones del Men
del lado izquierdo hacia el lado derecho, la flecha hacia la izquierda la cual pasa una o varias
Opciones del Men del lado derecho hacia el lado izquierdo, el botn Regresar el cual regresa a
la pantalla anterior.
3. Seccin de la Derecha: Contiene las Opciones del Men que vera el Usuario seleccionado
dependiendo del Tipo de Usuario que tenga asignado.
Las Opciones de Men estn asignadas a los Tipos de Usuarios sin embargo el Administrador Local en el
Instituto puede aumentar o disminuir las Opciones del Men segn sea el caso por cada Usuario en
especifico.
Acciones
En esta seccin se configuran las Acciones que pueden hacer cada usuario en cada una de las Opciones
de Men a las que tiene acceso:
La Palomita en verde indica que esa accin la puede hacer en esa ventana y la Cruz en rojo indica que no
puede hacer esa accin en la ventana en cuestin.
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2.1.3 reas
En este Catlogo se captura la estructura de las reas del Instituto: Director, Subdirectores,
Departamentos, Divisiones y Centros.
Las opciones con que cuenta este Catlogo son: Insertar, Modificar, Eliminar, las cuales se describen a
continuacin:
Los datos a ingresar en este formulario son los siguientes:

Nmero: Aqu se ingresara el numero consecutivo de las reas capturadas en el Instituto, en el
caso de que el nmero ya exista en este Instituto enviara el siguiente mensaje: Nmero, Ya existe.
Quieres volver a intentarlo?, y no dejara guardar el registro.
Nombre: Aqu se ingresara el Nombre del rea, en el caso de que el Nombre ya exista en este
Instituto enviara el siguiente mensaje: Nombre, Ya existe. Quieres volver a intentarlo?, y no dejara
guardar el registro.
Abreviatura: Aqu de debe de capturar la abreviatura del rea, se recomienda sea las iniciales,
por ejemplo: DIR, SPV, DPPP, DEP. Estas son las que aparecern en el nmero consecutivo en
las Requisiciones, por ejemplo: IP/DPPP/2016/0001.
En este campo importante y necesarias para el funcionamiento del sistema las siguientes
abreviaturas de los departamentos:
o DIR Direccin
o SPV Subdireccin de Planeacin y Vinculacin
o SA Subdireccin Acadmica
o SSA Subdireccin de Servicios Administrativos
o DPPP Departamento de Planeacin, Programacin y Presupuestacin
o DRMS Departamento de Recursos Materiales y Servicios
o DRF Departamento de Recursos Financieros
o DRH Departamento de Recursos Humanos
Nivel en la Estructura: Aqu se debe seleccionar que nivel que se tiene en la estructura de las
reas: Direccin, Subdireccin o Departamento.
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Superior: Al seleccionar Nivel de la Estructura se habilita este campo desplegando quien es el

superior inmediato en la estructura de las reas.
Titular: Aqu se seleccionar alguno de los Usuarios Activos del Instituto, este es el que aparece
como Titular en los diversos reportes donde se requiera del Titular del rea. Cada vez que halla
un cambio de Directivos se tendr que modificar aqu para asignarle el nuevo Titular del rea, es
importante asignar un Titular al rea sino al momento de crear las Requisiciones no dejara guardar
el registro.
2.1.4 Origen del Recurso
En este Catlogo se captura los tipos de Origen del Recurso que se ejerza y se requiera controlar en el
Instituto, se podrn crear tantos Orgenes se tengan en el Ao y cada Ao es necesario crear los Orgenes
de Recurso.
continuacin:

Nmero: Aqu se ingresara el numero consecutivo del Origen del Recurso por ao capturado en
el Instituto, en el caso de que el nmero ya exista en este Instituto enviara el siguiente mensaje:
Nmero, Ya existe. Quieres volver a intentarlo?, y no dejara guardar el registro.
Nombre: Aqu se ingresara el Nombre del Origen del Recurso, en el caso de que el Nombre ya
exista en este Instituto enviara el siguiente mensaje: Nombre, Ya existe. Quieres volver a
intentarlo?, y no dejara guardar el registro.
Abreviatura: Aqu de debe de capturar la abreviatura del Origen del Recurso, se recomienda sea
las iniciales, por ejemplo: IP, GD, PRODEP. Estas son las que aparecern en el nmero
consecutivo en las Requisiciones, por ejemplo: IP/DPPP/2016/0001.
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2.1.5 Acciones Institucionales
En este Catlogo se captura las Acciones Institucionales con las que se trabajara en el Ao en el Instituto
y son las que estn autorizadas en el Programa Institucional Anual.
continuacin:

Programa: Aqu se debe de seleccionar el Programa, estos son cargados previamente por el
Administrador General del sistemas y estos son los nueve Programas establecidos por el TecNM.
Proyecto: Al seleccionar un Programa se activa la casilla de Proyectos, desplegando nicamente
los Proyectos que estn asociados al Programa seleccionado, estos son 42 y son establecidos por
el TecNM.
Nmero: Este campo es generado automticamente por el sistema y va siendo consecutivo, al
guardarse no se puede eliminar un nmero intermedio, el sistema no permite capturar mas de 5
Acciones por Proyecto.
Accin: Aqu se captura la Accin que fue autorizada en el Programa Institucional Anual.
Descripcin: Aqu se puede hacer una descripcin mas extensa de la Accin, este campo no es
obligatorio.
Las Acciones capturadas en este apartado son las que estarn en la Estructura Programtica Presupuestal
que se maneja en el sistema y siempre ser referida mediante la nomenclatura: Programa-Proyecto-Accin
(Ej.: 4-9-2).
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2.1.6 Techo Financiero por rea
En este Catlogo se realiza la asignacin de Techo Presupuestal que se le asigna a cada rea del Instituto.
continuacin:

rea: Aqu se debe de seleccionar el rea, previamente cargado en el Catlogo de reas, al cual
se le va a asignar el Techo Presupuestal ,una vez asignado un presupuesto al insertar un nuevo
registro se irn restando las reas ya asignadas.
Monto: En este campo se debe introducir la cantidad de presupuesto que se le va a asignar al
rea seleccionada.
La asignacin del presupuesto es por Ao y por Origen del Recurso, la suma de todas las reas hacen el
Techo Presupuestal del Instituto y debe ser acorde a la Captacin de Ingresos de ese Origen del Recurso,
el presupuesto asignado ser el mximo que pueda programar x rea al momento de hacer la distribucin
en las Acciones y las Partidas del Programa Operativo Anual.
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2.1.7 Artculos
En este Catlogo se capturan todos los Bienes y Servicios con los que se realizara el ejercicio del
presupuesto, son con los que van a interactuar las Requisiciones, Ordenes de Compra, Enetrada y Salida
Simultanea, Pago en Financieros, Viticos, entre otros.
continuacin:

Nmero: Aqu se ingresara el numero consecutivo del Artculo capturado en el Instituto, en el caso
de que el nmero ya exista en este Instituto enviara el siguiente mensaje: Nmero, Ya existe.
Quieres volver a intentarlo?, y no dejara guardar el registro.
Nombre: Aqu se ingresara el Nombre del Artculo, en el caso de que el Nombre ya exista en este
Instituto enviara el siguiente mensaje: Nombre, Ya existe. Quieres volver a intentarlo?, y no dejara
guardar el registro.
CUCoP: Aqu se captura la clave asignada en el Clasificador nico de las Contrataciones Pbicas.
CABM: Aqu se captura la clave asignada en el Catlogo de Bienes Muebles (Es un registro o
catlogo de bienes muebles el cual ordena, categoriza y dispone la clasificacin de los bienes para
otorgar un nmero inventarial, despus de la adquisicin de los mismos, dando respuesta as al
artculo 138 de la Ley General de Bienes Nacionales).
Precio: Aqu se captura el Costo Unitario de cada servicio o bien, este aparecer cuando se esta
elaborando una Requisicin el cual se podr modificar y se actualizar este campo cada que se
haga una Requisicin con el Costo Unitario ms reciente.
Unidad de Medida: Aqu se selecciona la Unidad de Medida que tendr este bien o servicio, estas
Unidades de Medida son capturadas por el Administrador General del sistema.
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Partida: Aqu se selecciona la Partida Especfica al cual pertenecer este bien o servicio, del
Clasificador por objeto del Gasto para la Administracin Pblica Federal y autorizadas por el
TecNM para ser utilizadas en los Institutos, estas Partidas son capturadas por el Administrador
General del Sistema.
Estatus: Aqu se debe seleccionar si el bien o servicio estar Activo o Inactivo, este campo servir
para cuando un artculo cambie de partida o deje de ser utilizado, como no ser posible eliminarlo
o cambiarle de partida se le cambia a estatus de Inactivo y se crea otro bien o servicio con las
caractersticas nuevas.
2.1.8 Cdigos ISO
En este Catlogo se capturan los cdigos que se van a utilizar en las Requisiciones y Ordenes de Compra,
segn el Sistema de Gestin de la Calidad del Instituto.
continuacin:

Tipo: Aqu se selecciona que Tipo de cdigo es el que se va a capturar.
Cdigo: En este campo se captura el Cdigo declarado y vigente en el SGC.
Revisin: En este campo se captura el nmero o letra de revisin declarado y vigente en el SGC.
Fecha: Aqu se captura la fecha desde que aplica este Cdigo en el SGC.
Estatus: Aqu se selecciona Activo o Inactivo, se pueden tener varios Cdigos por Tipo pero solo
uno activo, al momento de darle estatus de Activo todos los dems registros de este tipo se
cambian a Inactivo y al momento de guardar el registro este se guarda con estatus de Activo.
Si cambia el Cdigo o Revisin en el SGC se recomienda no modificar el registro sino crear uno nuevo ya
que el cdigo que tenga estatus como Activo se guardara al momento de crear la Requisicin u Orden de
Compra, conservando este Cdigo todo el tiempo para futuras impresiones y contengan los datos
correspondientes.
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2.1.9 Formatos
En este Catlogo se capturan los formatos que apliquen segn el SGC en el Instituto, los Tipos disponibles
son Requisicin, Orden de Compra y Entrada y Salida Simultanea.
continuacin:

Formatos: Aqu se selecciona el Formato que se requiera, estos son capturados por el
Administrador General del sistema.
Estatus: Aqu se selecciona Activo o Inactivo, se pueden tener varios Formatos por Tipo pero solo
uno activo, al momento de darle estatus de Activo todos los dems registros de este tipo se
cambian a Inactivo y al momento de guardar el registro este se guarda con estatus de Activo.
Cada que un Instituto solicite al Administrador General un formato nuevo este quedara disponible para los
dems Institutos, estos formatos podrn ser utilizados por cualquier Instituto y el cdigo que tenga estatus
como Activo se guardara al momento de crear la Requisicin, Orden de Compra o Entrada y Salida
Simultanea, conservando este Formato todo el tiempo para futuras impresiones y contengan los datos
correspondientes.
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2.2 Utileras
2.2.1 Cambio de Origen del Recurso
En esta opcin cada usuario del sistema se puede cambiar entre tantos Orgenes de Recursos se tengan
creados.
Al darle click en la lista se desplegaran todos los Orgenes de Recursos creados por el Administrador del
Instituto, hay que tomar en cuenta que si no se le ha asignado Techo Financiero a ese Origen y cargado
un POA no se podr hacer nada en el sistema, el Origen del Recurso es por Ao.
Para cada Origen del Recurso est abierto todas las funciones del sistema.
2.2.2 Cambio de Ao
En esta opcin cada usuario del sistema se puede cambiar entre tantos Aos se tengan creados.
Al darle click en la lista de desplegaran todos los Aos creados por el Administrador General del Sistema,
esta opcin servir cuando se tengan ya varios Aos de operacin en el sistema se podr cambiar de Aos
para hacer consulta del comportamiento histrico del ejercicio del presupuesto.
2.2.3 Cambio de Idioma
En esta opcin se puede cambiar entre los Idiomas de Espaol e Ingles, solo las etiquetas y mensajes del
sistema cambian, el contenido de la informacin capturada por cada Instituto no cambia.
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2.2.4 Cambiar Contrasea
En esta opcin se podr cambiar la Contrasea que se tenga en el sistema.

Contrasea Actual: Aqu se proporciona la contrasea que se tenga asignada actual en el
sistema, si por alguna razn no se tiene esta contrasea no ser posible hacer el cambio por el
usuario y se tendr que solicitar al Administrador del Instituto que asigne una nueva contrasea y
as poder entrar al sistema de nueva cuenta y hacer este cambio.
Contrasea Nueva: Aqu se proporciona la nueva contrasea que se va a asignar al sistema por
el usuario y el sistema pide la confirmacin de esta contrasea, tienen que ser iguales para
proceder a cambiar la Contrasea Actual.
Para verificar que se han aplicado los cambios hay que salir y volver a entrar al sistema.
Se recomienda estar haciendo el cambio de contrasea peridicamente para mayor seguridad de la
informacin.
Cada usuario es responsable de sus datos de ingreso a su cuenta en el sistema.
2.2.5 Activar/Desactivar Mdulos
En esta opcin se puede Activar o Desactivar los mdulos que se enlistan:
Segn los parmetros de los mdulos que aqu se tengan configurado sern las acciones que los usuarios
puedan hacer en el sistema dependiendo de los tiempos del ejercicio presupuestal establecidos en cada
Instituto por el Administrador del sistema
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2.2.6 Cerrar POA
Esta opcin es de suma importancia en el proceso del ejercicio presupuestal.
Este proceso hay que hacerlo una vez que el TecNM ha autorizado el POA para el Instituto, y una vez que
el departamento de Planeacin, Programacin y Presupuestacin halla cotejado que la informacin que
fue autorizada esta igual a la informacin capturada en el SIPlan se procede a hacer el Cierre del POA.
Al realizar este proceso ya podemos hacer uso del ejercicio presupuestal mediante las Requisiciones,
rdenes de Compra, Viticos, Entrada y Salida Simultanea, Pago en Financieros.
El sistema maneja dos tablas:
Tabla A: Elaboracin del POA, aqu es cuando se est en proceso de elaboracin podemos hacer
los cambios de manera directa en el mdulo de POA -> Elaboracin.
Tabla B. Actualizacin del POA, esta tabla contiene los datos ya autorizados por el TecNM.
Cuando se hace el Cierre del POA los datos de la Tabla A son copiados a la Tabla B y si se necesita hacer
alguna modificacin al POA se hace a travs de las Transferencias las cuales servirn para hacer las
respectivas Adecuaciones al POA del Ao en cuestin.
Todo el ejercicio presupuestal apunta a la Tabla B, ya no tomando en cuenta la Tabla A.
Si no hacemos el Cierre del POA no se podrn elaborar Requisiciones.
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3. Usuario: Planeacin
El Usuario de Planeacin tiene ciertos privilegios diferentes a los dems tipos de usuarios por las
actividades particulares que se tienen que hacer en este Departamento, estas opciones se describirn a
detalle ms adelante.
3.1 POA - Transferencias
Las opciones contenidas para este apartado son las siguientes, las cuales se describirn ms adelante:
Este mdulo es la base para la generacin de la Adecuacin, las Transferencias pueden estar abiertas
para que los Titulares de las reas puedan hacer sus transferencias de acuerdo a sus necesidades o
puede estar cerrado para que Planeacin tenga el control de las Transferencias.
Las transferencias realizadas no se pueden eliminar, en el caso de que se realice una transferencia de
forma equivocada se tendr que realizar una transferencia inversa para que al momento de correr el
proceso de la Adecuacin esta sea anulada de forma automtica.
Al momento de hacer Transferencias hay que tomar en cuenta las consideraciones emitidas por el TecNM
para la elaboracin de la Adecuacin del Presupuesto del Instituto.
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3.1.1 Transferencias del rea
Esta opcin est disponible para todas las reas, siempre y cuando el Administrador del Instituto tenga
Activo el mdulo de Transferencias, aqu se capturan los datos de la transferencia, como se describe a
continuacin:
Origen de la Transferencia
Accin: Aqu se debe seleccionar la Accin de la cual contiene el recurso que se va a transferir,
este recurso est en la Accin ya sea porque al momento de la elaboracin del POA se le asigno
o por medio de una transferencia, solo se desplegaran las Acciones que tienen recurso asignado.
Partida: Aqu se debe seleccionar la Partida de la cual contiene el recurso que se va a transferir,
este recurso est en la Partida ya sea porque al momento de la elaboracin del POA se le asigno
o por medio de una transferencia, solo se desplegaran las Partidas que tienen recurso asignado,
las Partidas estn directamente relacionadas con las Acciones.
Monto Disponible: Al momento de seleccionar Accin y Partida, se desplegara el monto
disponible que contiene esa Partida, este monto est compuesto por lo capturado al momento de
la elaboracin del POA, mas lo transferido como destino, menos lo transferido como origen, menos
lo ejercido en requisiciones o lo comprometido en Subpresupuestos segn sea el caso.
Monto a Transferir: Aqu se debe capturar la cantidad que se va a transferir a otra Accin y
Partida, esta cantidad no debe ser mayor que el Monto Disponible, de ser mayor o cero el mismo
sistema no dejara hacer la transferencia.
Justificacin: En este campo se debe capturar la Justificacin de porque se le va a quitar recurso
a esta Accin y Partida.
Destino de la Transferencia
Accin: Aqu se debe seleccionar la Accin a la cual se enviara el recurso que se va a transferir,
se desplegaran todas las Acciones que estn en el PIA, tengan o no recurso.
Partida: Aqu se debe seleccionar la Partida a cual se enviara el recurso que se va a transferir, se
desplegaran todas las Partidas, tengan o no recurso.
Monto Disponible: Al momento de seleccionar Accin y Partida, se desplegara el monto
la elaboracin del POA, ms lo transferido como destino, menos lo transferido como origen, menos
Justificacin: En este campo se debe capturar la Justificacin de porque se le va a incrementar
recurso a esta Accin y Partida.
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Una vez de que ya se tienen capturados correctamente todos los campos le damos a la opcin de Guardar
y en este momento se procesar la transferencia, en el reporte de Ejercido se vera de la siguiente manera:
Aqu se puede apreciar que a la Accin 4-9-2 Partida 37504 se le quito 10,000 los cuales fueron
incrementados a la Accin 4-9-2 Partida 37204, la cantidad negativa indica que es el Origen de la
Transferencia.
3.1.2 Transferencias Realizadas
Esta opcin est disponible para todas las reas, es solo de visualizacin en la cual se despliegan todas
las Transferencias realizadas del rea, ya sea que las haya realizado el rea o alguien de sus superiores,
como se muestra a continuacin:
Para este ejemplo se visualizan las Transferencias del rea de Planeacin.
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3.1.3 Transferencias de la Direccin
Esta opcin est disponible solo para el Director del Plantel y Planeacin, aqu se podrn hacer
Transferencias desde cualquier rea, como se describe a continuacin:
rea: Aqu se debe seleccionar el rea de la cual contiene el recurso que se va a transferir, este
recurso est en el rea ya sea porque al momento de la elaboracin del POA se le asigno o por
medio de una transferencia.
o por medio de una transferencia, solo se desplegaran las Acciones que tienen recurso asignado,
las Acciones estn directamente relacionadas con las reas.
Monto Disponible: Al momento de seleccionar rea, Accin y Partida, se desplegara el monto
Monto a Transferir: Aqu se debe capturar la cantidad que se va a transferir a otra rea, Accin
y Partida, esta cantidad no debe ser mayor que el Monto Disponible, de ser mayor o cero el mismo
sistema no dejara hacer la transferencia.
a esta rea, Accin y Partida.
rea: Aqu se debe seleccionar el rea de la cual se enviara el recurso que se va a transferir.
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recurso a esta rea, Accin y Partida.
y en este momento se procesar la transferencia.
3.1.4 Transferencias realizadas por rea
Esta opcin est disponible solo para Planeacin, lo primero que se tiene que hacer es seleccionar el rea
que se va a consultar:
Es solo de visualizacin en la cual se despliegan todas las Transferencias realizadas del rea
seleccionada, ya sea que las haya realizado el rea o alguien de sus superiores, como se muestra a
continuacin:
Para este ejemplo se visualizan las Transferencias de la Direccin.
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3.1.5 Incremento de Presupuesto
Esta opcin est disponible solo para Planeacin, aqu hay que proporcionarle los datos de donde se
realizara el Incremento de Presupuesto, como se muestra a continuacin:
rea: Aqu se debe seleccionar el rea de la cual se enviara el incremento de recurso.
Accin: Aqu se debe seleccionar la Accin a la cual se enviara el incremento recurso, se
desplegaran todas las Acciones que estn en el PIA, tengan o no recurso.
Partida: Aqu se debe seleccionar la Partida a cual se enviara el incremento recurso, se
En las transferencias realizadas aparecer una transferencia sin Origen de la Transferencia, como se
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3.1.6 Reduccin de Presupuesto
realizara la Reduccin de Presupuesto, como se muestra a continuacin:
rea: Aqu se debe seleccionar el rea de la cual contiene el recurso que se va a reducir, este
Accin: Aqu se debe seleccionar la Accin de la cual contiene el recurso que se va a reducir,
Partida: Aqu se debe seleccionar la Partida de la cual contiene el recurso que se va a reducir,
Monto a Transferir: Aqu se debe capturar la cantidad que se va a transferir a otra rea, Accin
y Partida, esta cantidad que se va a reducir la cual no debe ser mayor que el Monto Disponible,
de ser mayor o cero el mismo sistema no dejara hacer la transferencia.
Justificacin: En este campo se debe capturar la Justificacin de porque se le va a reducir recurso
En las transferencias realizadas aparecer una transferencia sin Destino de la Transferencia, como se
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3.1.7 Disminuir 5000
realizara la Disminucin de algn bien de la Partida 5000, como se muestra a continuacin:
rea: Aqu se debe seleccionar el rea de la cual contiene el Bien que se va a reducir, este recurso
est en el rea ya sea porque al momento de la elaboracin del POA se le asigno o por medio de
una transferencia.
Accin: Aqu se debe seleccionar la Accin de la cual contiene el Bien que se va a reducir, este
recurso est en la Accin ya sea porque al momento de la elaboracin del POA se le asigno o por
medio de una transferencia, solo se desplegaran las Acciones que tienen recurso asignado, las
Acciones estn directamente relacionadas con las reas.
Artculo: Aqu se debe seleccionar el Bien al cual se le va a realizar la Disminucin, solo se
desplegaran los Artculos que estn autorizados ya sea en la elaboracin del POA o en alguna
otra Adecuacin que ya se haya realizado.
Al momento de seleccionar el Artculo automticamente se desplegara Unidad de Medida,
Partida, Cantidad, Precio Unitario y Monto Disponible.
Justificacin: En este campo se debe capturar la Justificacin de porque se le va a reducir recurso
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Como quedara la disminucin

En esta seccin se va a capturar los datos de cmo quedara la Disminucin, esta no debe ser mayor al
monto que se tiene autorizado, si lo que se requiere es eliminar por completo el Artculo estos campos se
dejaran en blanco, si solo se requiere Disminuir se tendrn que capturar los datos como quedara de nueva
cuenta en el POA:
Precio: En este campo se debe capturar el costo del Bien incluido el IVA.
Cantidad: En estos campos se deben de capturar las cantidades de los Bienes de cuantos se
capturaran en los meses que se requieran.
Monto: Aqu se desplegara la suma de las cantidades por el precio capturado, este Monto no debe
ser mayor que el Monto Disponible.
Monto a Transferir: Aqu se desplegara la diferencia entre el Monto Disponible y el Monto que se
gener en la seccin anterior, este Monto ser el que se va a Transferir.
rea: Aqu se debe seleccionar el rea de la cual se enviara el recurso que se va a transferir.
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3.1.8 Aumentar 5000
realizara Aumento de algn bien de la Partida 5000, como se muestra a continuacin:
rea: Aqu se debe seleccionar el rea de la cual contiene el recurso que se va a transferir, este
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En esta seccin se va a capturar los datos de cmo quedara el Aumento, esta no debe ser menor al monto
que se tiene autorizado (en el caso de que ya exista el Bien para el rea y Accin), si solo se requiere
Aumentar se tendrn que capturar los datos como quedara de nueva cuenta en el POA:
rea: Aqu se debe seleccionar el rea de la cual se le asignara el Bien que se aumentara.
Filtrar: Este campo sirve para que no se despliegue todo el Catlogo de Artculos de las Partidas
5000, capturamos una o varias palabras relacionadas al Artculo que se va a aumentar y solo se
desplegaran los Artculos que contengan lo capturado, esto se ver reflejado en el siguiente campo
Artculo.
Artculo: Aqu se debe seleccionar el Bien al cual se le va a realizar el Aumento, en esta opcin
se puede acceder a todos el Catlogo de Artculos de las partidas 5000.
Al momento de seleccionar el Artculo automticamente se desplegara Unidad de Medida y
Partida.
Precio: En este campo se debe capturar el costo del Bien incluido el IVA.
Cantidad: En estos campos se deben de capturar las cantidades de los Bienes de cuantos se
capturaran en los meses que se requieran.
Monto: Aqu se desplegara la suma de las cantidades por el precio capturado, este Monto no debe
ser mayor que el Monto Disponible.
Monto a Transferir: Aqu se desplegara la diferencia entre el Monto Disponible y el Monto que se
gener en el campo anterior, este Monto ser el que se va a Transferir.
Descripcin del Bien: En este campo se debe capturar la Descripcin detallada del Bien, hay que
tomar en cuenta que esta descripcin ser la que se utilizar para la generacin del
Subpresupuesto.
Justificacin del Bien: En este campo se debe capturar la Justificacin del porque se requiere la
adquisicin de este Bien, hay que tomar en cuenta que esta descripcin ser la que se utilizar
para la generacin del Subpresupuesto, por lo que hay que tomar en cuenta para esta justificacin
lo siguiente:
o Proyecto
o Objetivo del PIID
o Beneficiarios
o Costo por Estudiante
o Tipo de adquisicin
o rea
o Riesgo de no adquirir el Bien
Justificacin de la Transferencia: En este campo se debe capturar la Justificacin de porque se
le va a incrementar recurso a esta rea, Accin y Partida.
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3.2 POA - Adecuaciones

Las opciones contenidas para este apartado son las siguientes, las cuales se describirn ms adelante:
1
2 3 4
1. Esta opcin se utiliza para ingresar los datos generales de una Adecuacin, lo primero que se
tiene que hacer es crear la adecuacin que se va a trabajar.
2. Esta opcin se utiliza para modificar los datos generales de una Adecuacin, el formulario es el
mismo que el punto 1, como se muestra a continuacin:
Numero. Es asignado automticamente y no se puede modificar.

Nmero de Oficio, este es asignado por Planeacin, es el Numero de Oficio con el cual se
enviara la Adecuacin.
Fecha. Es la fecha del Nmero de Oficio en que se enviara la Adecuacin.
Estatus. Aqu se le debe asignar cada uno de los momentos del proceso de la Adecuacin, en
primera instancia es de Elaboracin, una vez que se enva la Adecuacin al TecNM se cambia
a estatus de Solicitud, ya que fue autorizada se cambia a estatus de Autorizado, es importante
cambiar los estatus ya que dependiendo de estos es el trato que se les da a las transferencias
en los reportes.
3. Esta opcin se utiliza para eliminar una adecuacin, una vez que esta adecuacin ya tiene
movimientos el propio sistema no deja eliminarla.
4. Esta opcin llamada Procesar Transferencias, se utiliza para entrar a la propia Adecuacin, como
se muestra a continuacin:
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Aqu se despliegan todas las transferencias realizadas, se puede seleccionar una, algunas o todas las
transferencias realizadas para procesarlas, una vez que se tienen seleccionadas las Transferencias a
procesar le damos a la opcin , en este momento el sistema procesa las
Transferencias seleccionadas emitiendo el mensaje de que El proceso se ha realizado correctamente,
en este momento las Transferencias procesadas desaparecern de esta primera ventana.
En esta opcin se puede ver al resultado de haber procesado las Transferencias, como se muestra a
continuacin:
Aqu se puede apreciar el despliegue de la Adecuacin conteniendo las siguientes columnas:

Programa. Este es uno de los 9 emitidos por el TecNM.
Proyecto. Este es uno de los 42 emitidos por el TecNM.
Partida. Partida Especfica contenida en el Clasificador por Objeto del Gasto vigente emitido por
la Secretaria de Hacienda y Crdito Pblico.
Autorizado. Este es el Autorizado en el POA, as como la suma algebraica de las Transferencias
autorizadas anteriores a esta Adecuacin.
Reduccin. Este es el resultado de la suma algebraica de las Transferencias de esta Adecuacin
y que quedo como resultado negativo.
Ampliacin. Este es el resultado de la suma algebraica de las Transferencias de esta Adecuacin
y que quedo como resultado positivo.
Modificado. Este es el resultado del Autorizado menos el Modificado ms la Ampliacin segn
sea el caso.
Justificacin. Esta es la Justificacin que se le dar a cada movimiento de la adecuacin,
justificando porque se realiza una Reduccin o una Ampliacin.
Al darle click al lpiz que es para modificar un movimiento se despliega el siguiente formulario:
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En este formulario estn abiertos para captura los campos de Reduccin, Ampliacin y Justificacin, cabe
mencionar que hay que tener cuidado al modificar alguna de las cantidades ya que esta debe ser a
conciencia segn algunas de las transferencias las cuales se debern de cambiar el estatus de manera
manual, normalmente este formulario se utiliza solamente para modificar la Justificacin
Al darle click en la x se procede a eliminar algn movimiento, hay que tener cuidado con esta opcin ya
que al hacerlo quedara descuadrada la Adecuacin generando una observacin en la revisin por parte
del TecNM.
Tanto el Formato 1 como Formato 2 generan un reporte con la siguiente informacin:
El que se enva al TecNM es el Formato 2, que solo contiene los movimientos que tienen una Ampliacin
o una Reduccin, el Formato 1 contiene todos los movimientos del POA del Instituto, el formato que se
imprime es el que se tiene que entregar en el TecNM.
Con esta opcin se le da de baja a toda la adecuacin y las Transferencias que fueron utilizadas se les
cambia el estatus a No Autorizada, quedando todo a como estaba antes de procesar la Adeciacin.
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En esta se pueden ver las Transferencias que se ya se procesaron, como se muestra a continuacin:
Si por alguna razn se requiere cambiarle el estatus a alguna Transferencia, se seleccionan los
movimientos a los que se les requiere cambiar el estatus y se le da click al botn Cambiar a Estatus de
No Autorizada.
Hay que tomar en cuenta que al cambiar el estatus de alguna Transferencia se tendr que modificar de
manera manual la Adecuacin correspondiente.
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Sistema Integral de Planeación del Instituto Tecnológico de Cancún

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Instituto Tecnolgico de Cancn

Sistema Integral de Planeacin

2. Usuario: Administrador .......................................................................................................................................8

3. Usuario: Planeacin ............................................................................................................................................24

El presente proyecto fue desarrollado en el Instituto Tecnolgico de Cancn el cual pertenece al

1.1 Acceso al Sistema

En todo el funcionamiento del sistema la pantalla estar dividida en cuatro secciones:

1.3 Cerrar Sesin

Los datos a ingresar en este formulario corresponden al Usuario en cuestin.

Al asignarle un Tipo de Usuario en especfico, automticamente se le esta asignando las opciones

Los datos a ingresar en este formulario son los siguientes:

Superior: Al seleccionar Nivel de la Estructura se habilita este campo desplegando quien es el

2.1.4 Origen del Recurso

Los datos a ingresar en este formulario son los siguientes:

2.1.5 Acciones Institucionales

Los datos a ingresar en este formulario son los siguientes:

2.1.6 Techo Financiero por rea

Los datos a ingresar en este formulario son los siguientes:

Los datos a ingresar en este formulario son los siguientes:

2.1.8 Cdigos ISO

Los datos a ingresar en este formulario son los siguientes:

Los datos a ingresar en este formulario son los siguientes:

2.2.3 Cambio de Idioma

2.2.4 Cambiar Contrasea

En esta opcin se podr cambiar la Contrasea que se tenga en el sistema.

Los datos a ingresar en este formulario son los siguientes:

2.2.5 Activar/Desactivar Mdulos

En esta opcin se puede Activar o Desactivar los mdulos que se enlistan:

2.2.6 Cerrar POA

Esta opcin es de suma importancia en el proceso del ejercicio presupuestal.

3.1.1 Transferencias del rea

3.1.2 Transferencias Realizadas

Para este ejemplo se visualizan las Transferencias del rea de Planeacin.

3.1.3 Transferencias de la Direccin

3.1.4 Transferencias realizadas por rea

Para este ejemplo se visualizan las Transferencias de la Direccin.

3.1.5 Incremento de Presupuesto

3.1.6 Reduccin de Presupuesto

3.1.7 Disminuir 5000

Como quedara la disminucin

3.1.8 Aumentar 5000

3.2 POA - Adecuaciones

Numero. Es asignado automticamente y no se puede modificar.

Aqu se puede apreciar el despliegue de la Adecuacin conteniendo las siguientes columnas:

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