INDUCCION

FONDOS POR
RENDIR
Valido desde FEBRERO 2017
 LA LECTURA Y TOMA DE
CONOCIMIENTO DE ESTE
INSTRUCTIVO ES DE CARCTER
OBLIGATORIO Y NECESARIO A
FIN DE EVITAR PROBLEMAS EN
LAS RENDICIONES DE GASTOS
QUE USTED CONFECCIONARA
 Temas a tratar
Envo de Formularios Fondos por Rendir
Esta debe ser Semanal
Direccin EBRO 2740 Piso 13, Las Condes.
A nombre de GERARDO LOYOLA

LOS FORMULARIOS DE RENDICION DEBEN SER

ENVIADOS A:
GERARDO LOYOLA
gloyola@icetel.cl
Con copia a:
Jaqueline Opazo
jopazo@icetel.cl
OBLIGACIONES FONDOS POR RENDIR
Indicaciones a considerar
Boletas deben estar pegadas y anotado al margen
Nombre Sitio, Cdigo del Sitio y N Informe o Tarea OT.
Debe estar pegadas en Hoja Tamao CARTA
Todos los Gastos Reembolsables deben tener Autorizacin
de Respaldo.
No se aceptan Guas de Despacho
En Mantencion de Vehculos, debe anotar la Patente de la
Camioneta en la Rendicin.
Se deben respetar y cumplir las indicaciones entregadas en
esta induccin.
No se aceptan Combustibles con Boleta
Se deben comprar por Separado las Herramientas y los
Repuestos
OBLIGACIONES LEGALES CONTABLES
Indicaciones a considerar
Facturas deben ser revisadas en su glosa y Calculo de IVA.
Adems deben venir con timbre o firma de Cancelado.
No se aceptan Guas de Despacho
Las Rendiciones deben ser separadas por Mes. Todos los Gastos
de un Mes, en una Rendiciones y los del mes siguiente en Otra
Distinta.
No se Puede hacer compras de ndole personal con el RUT de la
Empresa.
Las Facturas con Notas de Crdito y su respectivo reemplazo se
deben enviar completos. La Factura Inicial, La Nota de Crdito y
la Nueva Factura.
Los Vale Internos deben tener toda la informacin requerida.
Adems si la persona tiene Boletas de Honorarios debe EMITIR
una Boleta y el Vale Interno queda nulo.
Datos de FACTURA
DETALLE DE MONTO FACTURA
GUIAS DE DESPACHO
Procedimiento de Fondos Extraordinarios y/o
Especiales

Trabajos en
Sitios Entel GG Envo Sobre va
Se enva Se procede a la Porttiles o Envo por correo NO SE
solicitud de Se acepta y Asignacin y compra de Chilexpress O de rendicin de Revisin de DEVUELVE
valida dicha transferencia de Mviles entregar en
fondos solicitud fondos Materiales e O Oficina los fondos con las Rendicin MONTO
extraordinarios Insumos documentos Autorizaciones RENDIDO
Mantencion de
Camionetas
Procedimiento para la Rendicin de Fondos Fijos

Compra de Trabajos en Envo Sobre Envo por Revisin de Aprobacin Reembolso y

Materiales E Sitios Entel va correo la rendicin de la transferenci
insumos GG Chilexpress electrnico y los rendicin a de dinero
Porttiles o O entregar del documentos
Mviles en Oficina formulario adjuntos va
de boletas, de rendicin correo e e-
facturas y y los correos mail
vales de
internos. autorizacin
Formularios y documentos
Existen 4 Documentos necesarios para efectos de
rendicin de fondos:
FORMULARIO DE RENDICION

FORMULARIO SOLICITUD DE FONDOS

VALE INTERNO

FORMULARIOS FONDOS EXTRAORDINARIOS

Formulario de Rendicin
Formulario de Rendicin
Formulario de Rendicin
 ORDEN DE BOLETAS EN LA HOJA

Deben ir en el
mismo orden que
aparecen en la
rendicin

Deben ir ordenadas
en una hoja tamao
CARTA
Formato de Correos Electrnicos

Se debe adjuntar en un mismo correo:

Formularios de Rendicin
Correo de autorizacin y validacin de
gastos
ANTES DE ENVIAR LOS
FORMULARIOS DEBE TENER TODAS
LAS AUTORIZACIONES
CORRESPONDIENTES.
NO DEBE ENVIAR EL SOBRE A LA
OFICINA SI NO CUENTA CON
TODA LA INFORMACION
REQUERIDA.
Vale Interno
Solicitud de Fondos
FONDOS EXTRAORDINARIOS
Reembolsable / No Reembolsable
Es REEMBOLSABLE todo gasto ( Materiales, pagos
de contratistas, Combustible, etc.) que tenga directa
relacin con el trabajo que usted efecte en el Sitio.
Tambin se incluye las reparacin de los GG.

NO REEMBOLSABLE es todo gasto que no tiene

relacin directa con el trabajo. Los traslados a los
sitios por ejemplo no son reembolsables ya que son
parte del Servicio entregado por la empresa.
Cuentas Contables
Peajes
Estacionamientos, Traslados
( Buses, Transbordos)
Combustible Carga Grupos
Electrgenos
Pago Contratistas
Mantencin de Equipos
Pago Contratistas Obras
Civiles Menores
Arriendo Maquinas y
Equipos
Repuestos e Insumos
Herramientas
Artculos de Seguridad y
Ropa de Trabajo
Gasto Alojamiento
Combustible Vehculos
Mantencion de Vehculos
Lavado Vehculos (Cada 10
das)
Gastos Varios (Art. Oficina,
Correspondencia)
Fletes
Otros
 Peajes:
se deben sumar (por da y/o por hoja) la suma de
estos debe ser agregada en una sola Lnea del
formulario. No son reembolsables estos deben Incluir el
Nombre y Cdigo de Sitio Visitado
Estacionamientos, Traslados ( Buses,
Transbordos) :
Se suman todos en una sola lnea. Estos deben incluir el
nombre y cdigo de sitio visitado y no son vlidos los
vales de ingreso o egreso, solo boletas. Adems, los
boletos de traslado en bus, taxi o transbordador.
 Combustible Carga Grupos Electrgenos:
Al margen de cada documento es obligatorio
anotar el cdigo del o los sitios en los cuales se
utilizo el combustible y el numero del informe.
Grupos Generadores Porttiles
Grupos Generadores presentes en algunos Sitios.
DEBE SER RENDIDO CON FACTURA Y SOLO CON
FACTURA
COMBUSTIBLE PARA GG
 Pago Contratistas Mantencin de Equipos:
Son gastos de trabajos efectuados dentro de los Sitios,
Reparaciones de GG, Lneas Elctricas o Respaldos de
Sitios. Deben Incluir el Nombre, Cdigo de Sitio y
Numero de Informe. Estos deben estar previamente
Autorizados por Entel, de lo contrario el gastos ser
rechazado.
Si el trabajo que se efectuara en el sitio o en el GG
afecta el servicio prestado, entonces se debe usar esta
cuenta.
 Pago Contratistas Obras Civiles Menores :
Todo trabajo relacionado con la Infraestructura del
lugar Fsico se considera en esta cuenta.
Desmalezados, Pinturas, Soldaduras, Cercos, Caminos,
etc.
Si el trabajo que se efectuara en el sitio NO afecta el
servicio prestado, entonces se debe usar esta cuenta.
 Arriendo Maquinas y Equipos:
Todoarriendo ya sea de GG por contingencias o
maquinaria destinada a la reparacin o traslado de
Equipos o Materiales.
OBSERVACION
LOS SIGUIENTES ITEM DEBEN SER COMPRADOS POR
SEPARADO ( UNA FACTURA POR CADA ITEM):

REPUESTOS E INSUMOS ( UNA FACTURA)

HERRAMIENTAS ( UNA FACTURA)

ARTCULOSDE SEGURIDAD Y ROPA DE

TRABAJO ( UNA FACTURA)
 Repuestos e Insumos
Son de uso exclusivo de sitios o en la reparacin de los GG
Mviles o Porttiles que estn a su cargo.
Mangueras
Aceites para grupos
Filtros
Elementos de limpieza para sitios
Elementos para Balizamiento
Copia de llaves
Elementos Elctricos o Electrnicos ( Rels, Contactores,
Sensores, Alarmas, Cables, Alambres, Alargadores,
Interruptores Automticos, Diferenciales, Bornes de Bateras,
Interruptores)
 Elementos de Medicin de Tableros (Ampermetros,
Voltmetro, etc.)
Pinturas y artculos para su aplicacin
Agua Destilada, Silicona o Sellantes
Bateras
Materiales para reparacin de Cerco Perimetral
(Soldaduras, Chapas, Picaportes, Candados, Pomeles,
Fierros)
Elementos de iluminacin de Sitios o Contenedores
 DIFERENCIAS (FAVOR SEPARAR
COMPRAS)
HERRAMIENTAS REPUESTOS O
INSUMOS
 Herramientas
Estas deben ser Autorizadas previamente. Deben ser rendidas
aparte de los Materiales que se compran para un sitio, en Boleta
o factura aparte e indicar al menos un sitio donde se utilizara.
Artculos de Seguridad y Ropa de Trabajo
Todo elemento de proteccin personal que se requiera para los
trabajos en terreno que no haya sido entregado por el rea de
Seguridad de la empresa.
Para la compra de estos elementos primero debe contar con la
autorizacin por escrito del rea de Prevencin de Riesgo
o la Jefatura respectiva.
Sin esta autorizacion se rechazara el gasto.
 Gasto Alojamiento
Estn relacionados con la pernoctacin fuera de la zona de
residencia por razones netamente laborales.
Deben ser justificadas y autorizadas por la jefatura
correspondiente.
Combustible Vehculos
Esto es nicamente en el caso de:
No tener Cupn Electrnico
Camioneta de Reemplazo
Otro Vehculo
Esta carga SOLO SE DEBE REALIZAR PREVIA CONSULTA al
encargado de los saldos del Cupn Electrnico de COPEC
DEBE SER RENDIDO CON FACTURA Y SOLO CON FACTURA
COMBUSTIBLE PARA GG
 Mantencion de Vehculos
Toda reparacin o Mantencion programada de las
Camionetas que pertenecen a la empresa. Las
Camionetas arrendadas tienen Mantencion por parte
de HERTZ.
Los cobros de Vulcanizaciones deben ser puestos en
esta cuenta
Lavado Vehculos (Cada 10 das)
Estoslavados deben ser durante los periodos indicados
en las Boletas rendidas.
 Gastos Varios (Art. Oficina, Correspondencia)
Todo gasto de artculos de oficina ( Hojas, Cuadernos,
Lpices, etc.)
Envi de correspondencia.

Fletes
Traslado de Materiales o equipos entre zonas o dentro
de la zona de trabajo.
 Otros
Todo Gasto no identificado en las cuentas anteriores
Pago de Certificados
Patentes o permisos para los carros Mviles.
Revisiones Tcnicas y Seguros de Carros.
Cursos para acceder a Instalaciones Mineras o
Privadas.
Cursos de acreditacin.
Arriendo de Animales para traslado o transporte
de Materiales o Combustibles. Reembolsable
INFORMACION EN FORMULARIO
Favor ser escueto y puntual en cuanto a lo que quiere
rendir.
La mayor cantidad de informacin relacionada con los
trabajos debe estar en los informes.
El formulario debe contener informacin de los gastos,
no de cmo se usaron.
Ejemplo:
Compra de Materiales para Mantencion de grupo
Generador en sitio Guayacn
Materiales Mantencion GG Guayacn
Mat. Mant. GG Guayacn
Glosario de Trminos

Combustibles Comb.

Contenedores Cont. Ejemplo:

Lnea Alta Tensin LAT
Evitar
Lnea Baja Tensin LMT
Compra de Combustible
Lnea Media Tensin LBT
para recarga de 400
Mantencin Mant. Litros Grupo Generador
Materiales Mat. en Sitio BI327
Grupo Generador GG Sugerencia
Grupo Generador Mvil GGM Recarga 400 Lts. GG
Grupo Porttil GP Sitio BI327
Instalacin Inst.
Consultas
CONSULTAS RENDICION DE FONDOS
Gerardo Loyola San Martin
Fondos por Rendir y Saldos
gloyola@icetel.cl
Cel. +569 7978 2071

CONSULTAS CONTABLES
Jaqueline Opazo
jopazo@icetel.cl
Cel. +569 8409 3621