Вы находитесь на странице: 1из 20

GUIA DEFINITIVO DA REDUO

DE CUSTOS EM FACILITIES
INTRODUO 3

A IMPORTNCIA DA GESTO DE FACILITIES 5

MAPEIE SEUS CUSTOS 8

ENTENDA O QUE PRECISA SER TERCEIRIZADO 11

NO IGNORE A TECNOLOGIA 14

CONCLUSO 17

SOBRE A MORHENA 20
INTRODUO
U
m dilema constante para o gestor de Em entrevista a um portal de Arquitetura,
facilities est em encontrar o equilbrio Engenharia e Construo, Francisco Abrantes,
em meio presso para reduzir os presidente da Abrafac Associao
custos sem perder de vista a qualidade dos Brasileira de Facilities , estimou que os
servios prestados. profissionais da rea j movimentam cerca
de R$ 100 bilhes por ano no Pas.
No toa, trata-se justamente
de um setor que est em alta Na mesma entrevista, Abrantes ainda afirma que
no Brasil, pois auxilia gestores um bom gestor de facilities consegue reduzir os
e empresas a dedicarem mais custos de operaes das empresas em at 20%.
tempo s suas atividades
principais. uma forma de se Por isso, neste guia, vamos falar sobre a
destacar da concorrncia, alm importncia da gesto de facilities para o
de aumentar a produtividade e desempenho do negcio. Alm disso, vamos
a competitividade no mercado. abordar algumas estratgias voltadas para a
reduo dos custos empresariais.
Assim, outros servios imprescindveis, como
limpeza, alimentao, manuteno, segurana, Para comear, apresentamos alguns pontos,
logstica e infraestrutura, deixam de ser uma como o mapeamento estratgico de todos os
fonte de preocupao no planejamento custos, as vantagens da terceirizao de servios
empresarial, otimizando a rotina do gestor e e o uso de recursos tecnolgicos voltados para
facilitando a tomada de decises. facility management. Confira:

4 INTRODUO
A IMPORTNCIA
DA GESTO DE
FACILITIES
A
excelncia operacional da gesto de facilities pode
ser constatada pelo seu nvel de discrio dentro da
empresa. Em outras palavras, facilities e operaes
costumam ser invisveis na rotina empresarial.

Quando as instalaes empresariais no andam


bem, as consequncias podem ser diretas e
significativas no apenas para a produtividade
e bem-estar dos funcionrios, mas tambm
em relao segurana de pessoas, objetos
e dados confidenciais, por exemplo.

Como so servios essenciais para o funcionamento de


qualquer organizao, os facilities devem ter seu planejamento
focado na otimizao dos processos. Dessa maneira,
possvel alcanar, inclusive, uma drstica reduo de custos.

O facility management visa, portanto, uma atuao coordenada


de processos internos em diferentes reas, como infraestrutura,
tecnologia e recursos humanos e sua importncia aumenta
proporcionalmente ao tamanho da empresa.

6 A IMPORTNCIA DA GESTO DE FACILITIES


A terceirizao a chave da gesto de
facilities, pois uma forma de contratao de
servios voltada para a otimizao de trabalho
e para a convenincia dos contratantes.

Terceirizar uma forma de


repassar a responsabilidade pela
execuo de um servio, ou
processo, para um terceiro ou
uma equipe de terceiros, sejam
pessoas fsicas ou jurdicas.

Assim, muitos gestores terceirizam atividades


que no esto diretamente relacionadas com o
foco principal da empresa por no possurem
a estrutura adequada ou profissionais com
o conhecimento tcnico especfico para a
realizao dessas tarefas.

Ou seja, sem uma boa gesto de facilities, toda Por isso, em seguida, vamos nortear
a rotina da empresa pode ser comprometida, estratgias do planejamento de facilities para
com impactos na produtividade, segurana, a reduo dos custos sem comprometer, com
sade e at mesmo na imagem da marca. isso, a qualidade dos servios prestados.

7 A IMPORTNCIA DA GESTO DE FACILITIES


MAPEIE
SEUS
CUSTOS
N
o planejamento de facilities, o
primeiro passo importante a
realizao de um mapeamento
estratgico dos gastos em todos as atividades
e processos secundrios da empresa.

Em muitas situaes, como no caso da


manuteno predial, o facility management pode
trazer vantagens competitivas no apenas no
custo do servio contratado, mas tambm em
relao sustentabilidade.

Ou seja, ao evitar o descarte desnecessrio


de materiais e recursos ou reaproveit-
los de outra forma pode-se gerar
economia em diferentes reas e ainda
tornar os processos mais eficientes.

Por exemplo: possvel realizar a manuteno


da fachada de um edifcio comprometida pela
sujeira e pela exposio s condies do tempo
substituindo a pintura, de preo mais elevado,
pela limpeza com lavadoras de alta presso.

9 MAPEIE SEUS CUSTOS


Assim, evitam-se os custos com tinta e contratao Outro exemplo, ainda no caso da gua, a
de profissionais para a pintura, enquanto a gua distribuio de recipientes de uso pessoal entre
utilizada na limpeza pode ser reaproveitada para os funcionrios da empresa. Isso reduz o gasto com
irrigar jardins e gramados no entorno do edifcio. copos descartveis e tambm diminui a possibilidade
de contaminao dos bebedouros.

No entanto, para que medidas como essas possam


ser aplicadas impactando positivamente nos
gastos da empresa , o mapeamento deve apontar
quais so os processos e as reas que geram maiores
custos e, por isso, precisam de atuao prioritria.

Tambm devem ser identificados aqueles pontos


que geram maior insatisfao entre os clientes e
funcionrios. A partir desse levantamento, melhorias
podem ser aplicadas tanto no ambiente de
trabalho, como na qualidade dos servios prestados.

Mesmo com todos esses esforos, muitas vezes


os custos no se devem aos servios em si, mas
ao capital humano investido. Nesse caso, essa
tambm pode ser a hora de comear a considerar a
terceirizao.

10 MAPEIE SEUS CUSTOS


ENTENDA O QUE
PRECISA SER
TERCEIRIZADO
A
o delegar atividades secundrias para profissionais contratados
especificamente para elas, o gestor canaliza suas energias para a atividade
principal da organizao.

Quando falamos em terceirizao de facilities, pensamos imediatamente em servios


como os de segurana e limpeza. Porm, h muitas outras solues no mercado
alimentao, transporte, jardinagem e at mesmo bem-estar dos funcionrios.

Por isso, preciso analisar cuidadosamente o que pode ser terceirizado. Nesse
sentido, h diversos a se considerar, como o desempenho dos colaboradores e os
custos da manuteno de profissionais internos para determinados processos.

H casos mais evidentes em que os servios so sazonais ou espordicos.


Essas atividades, por exemplo, dispensam a necessidade de manter um funcionrio
em regime de contratao por tempo indeterminado.

No entanto, h outras situaes menos bvias. Imagine que, durante o


mapeamento, a empresa identificou pontos de alto custo com pessoal ou baixa
produtividade. Assim, uma boa alternativa pode ser a terceirizao.

Alguns dos principais argumentos das empresas contra a terceirizao de servios


so o aumento dos custos e o receio de que isso afete negativamente a motivao
dos funcionrios.

12 ENTENDA O QUE PRECISA SER TERCEIRIZADO


Entretanto, a prtica mostra exatamente o contrrio. Porm, lembramos que o processo de terceirizao
A possibilidade de ter os servios terceirizados de atividades da empresa, por mais simples que seja,
age como um fator motivacional como uma depende de algumas precaues.
sombra a prevenir o funcionrio interno da queda de
produtividade. No caso dos terceirizados, a prpria O cuidado principal verificar se a empresa
empresa prestadora de servios responsvel por prestadora de servios possui experincia na rea e
garantir a motivao e a consequente produtividade tem boas referncias no mercado. Deve-se contratar
de seus prprios colaboradores. aquela que prioriza a excelncia operacional e
a eficincia e agilidade no atendimento. Possuir
Alm disso, os pacotes multisservios podem responsabilidade fiscal e certificao ISO 9001
agregar um maior custo-benefcio na contratao de tambm so pontos que devem ser considerados.
uma empresa de facilities.
Por isso, alm de indicaes, vale pedir as planilhas
Em resumo, por meio da terceirizao, a empresa de custos e certides negativas referentes a tributos
tende a gastar menos com a manuteno de e encargos. Alm disso, verifique se a companhia
equipamentos e mquinas ou com desperdcio de possui aes trabalhistas em curso.
produtos, peas e outros materiais.
Por fim, se os preos estiverem
A terceirizao tambm gera menos custos muito abaixo da mdia, desconfie.
trabalhistas com rescises, frias, rotatividade de Lembre-se da regra de ouro: muitas
funcionrios, faltas e outras previses legais. vezes, o barato pode sair caro.

13 ENTENDA O QUE PRECISA SER TERCEIRIZADO


NO IGNORE A
TECNOLOGIA
O
utro fator indispensvel em facility
management a tecnologia, pois
preciso saber us-la a favor do seu
negcio e aproveitar as oportunidades oferecidas
pela internet.

Por meio de diferentes sites de empresas de


terceirizao, softwares e aplicativos, possvel
pesquisar e comparar preos de servios de
facilities, ver comentrios de clientes e ofertas de
pacotes multisservios.

Alm disso, muitas empresas e softwares


de gesto disponibilizam ferramentas que
possibilitam acompanhar as metas dos
terceirizados, tudo de forma customizada e em
diferentes nveis de monitoramento.

As redes sociais tambm so importantes


ferramentas para essa pesquisa. Tanto nelas como
em sites de prestadoras de servios terceirizados,
possvel acompanhar depoimentos e obter
referncias de outras empresas atendidas.

15 NO IGNORE A TECNOLOGIA
Podemos listar aqui tambm as relaes com departamentos
e sistemas de Tecnologia da Informao (TI). A integrao
entre a TI corporativa e facilities uma forma de aumentar a
segurana da informao e desburocratizar processos internos
que envolvem fatores como a superviso da infraestrutura dos
computadores e caso seja uma empresa da rea dos data
centers e sistemas de fornecimento de energia e refrigerao.

Por meio da comunicao integrada entre


esses setores, a organizao pode definir
procedimentos especficos para evitar a
sobrecarga de equipamentos ou redes, dividindo
as cargas de trabalho, ou mesmo diminuindo
perodos de inatividade em funo de limitaes
estruturais, como o fornecimento de energia.

Alm disso, essa tambm uma forma de garantir que


as empresas da rea contem com acesso energia limpa
e confivel para seus sistemas de TI de misso crtica,
assegurando at mesmo que no haja interrupes do servio
por conta dessas variveis.

16 NO IGNORE A TECNOLOGIA
CONCLUSO
E
m regra, quanto mais competitivo
for o mercado de atuao da
organizao, mais inevitvel
ser a terceirizao de facilities.

Isso acontece, pois equipes internas


demandam um aumento da estrutura e de
investimento para a execuo dos servios.

Alm disso, quanto maior a estrutura interna


de uma empresa, maior ser a dificuldade de
se adaptar s mudanas do mercado.

Para manter uma equipe em sintonia com o


que h de mais novo na rea, a empresa deve
investir em treinamentos, capacitaes etc.

Se o custo alto para manter uma equipe


de colaboradores para a execuo de
determinados processos e servios, tambm
extremamente mais difcil e burocrtico
desmont-la ou dispens-la quando suas
competncias no forem mais necessrias.

18 CONCLUSO
Afinal, uma estrutura interna muito mais rgida em termos trabalhistas, pois
no conta com a flexibilidade contratual e a funcionalidade de uma equipe
terceirizada.

No caso de empresas do ramo de alimentao, por exemplo, a atuao de


facilities pode ir alm da contratao de fornecedores de alimentos e bebidas.
H pacotes de servios customizados para atender as exigncias de cada tipo
de empresa incluindo desde servios de limpeza at de atendimento. Isso
permite uma maior integrao entre todas as reas da organizao e as tarefas
executadas por cada uma delas.

muito difcil trabalhar de maneira integrada com os diferentes setores de uma


organizao e ainda dedicar um acompanhamento constante para identificar as
oportunidades de melhorias e solues de eventuais problemas.

A facility management, nesse sentido, atua no apenas como uma facilitadora


desse processo de integrao e acompanhamento, mas tambm indica, dentre
as solues possveis, qual a mais adequada para cada caso.

Em suma, um planejamento objetivo e detalhado da gesto de facilities, assim


como a terceirizao, ajudam no apenas a reduzir custos, mas tambm a focar
o setor em operaes estratgicas para aumentar a competitividade e o lucro
da organizao.

19 CONCLUSO
A Morhena uma companhia de terceirizao de servios fixos e temporrios para empresas
e municpios , que incluem coleta, transporte, tratamento e destinao final de resduos
slidos, engenharia, logstica ambiental, alm da locao de mquinas e equipamentos para
limpeza predial e urbana.

Nosso objetivo proporcionar uma racionalizao dos custos atravs de mtodos de trabalho
que permitem ao cliente a total concentrao no seu negcio, incluindo planto 24 horas
atravs de telefone celular, sistemas de reposio, no caso de eventual falta do funcionrio,
e aperfeioamento contnuo com a participao do cliente atravs de pesquisas mensais e
superviso constante dos servios tudo isso integrado Central de Relacionamento.

O grupo composto pelas empresas Morhena Terceirizao de Servios, Morhena Coleta e


Engenharia Ambiental, Morhena Logstica e Locaes e Morhena Servios Temporrios.

Fundado em 1979, possumos cerca de 3.000 colaboradores em nosso quadro de profissionais e


atuamos em mais de 260 municpios. Temos como compromisso a qualidade, a transparncia, o
respeito ao meio ambiente, sade e segurana dos nossos clientes e colaboradores.

Acesse nosso site para conhecer os servios ou solicitar um oramento.