Ata de Reunio

1. DADOS GERAIS
Projeto/demanda Modernizao Tecnolgica para Ceasa Minas
Identificador ATA_FASE1_008.090610 Data: 09/06/2010
Unidade Departamento Jurdico CEASA MG
Motivo ( ) Acompanhamento ( ) Reviso ( ) Mudana ( x ) Outro: Levantamento

2. Participantes
Nome Unidade e-mail Assinatura
Fbio Rodrigues de Castro ASJUR asjur@ceasaminas.com.br
Jos Bismarck Campos DETIN bismarck@ceasaminas.com.br
Jeane DETIN Jeane@ceasaminas.com.br
Teresa Villora INDRA mvillora@indracompany.com
Joo Marcelo INDRA jmzschaber@indracompany.com

3. OBJETIVO

Apresentar aos responsveis pelo Departamento Jurdico do Ceasa Minas a equipe da Consultoria Indra e
realizar entrevistas com os presentes, para melhor entendimento das atividades desenvolvidas em cada setor,
e com vistas elaborao do Plano Diretor de Modernizao Tecnologia e Inovao.

4. PAUTA
1. Apresentar o escopo do projeto aos responsveis do setor.
2. Apresentar a empresa Indra seus produtos e atribuies.
3. Posicionar a todos sobre a elaborao do Plano Diretor de Tecnologia.
4. Realizar entrevista com os responsveis por cada Seo para entender seu processo de trabalho.
5. Identificar as melhorias pontuadas para cada Seo.
6. Concluses e encerramento.

5. RESENHA/ DECISES TOMADAS

Abertura

Bismark iniciou a reunio apresentando todos os presentes. Pontuou as razes do encontro, comunicando a
todos a inteno da Presidncia em iniciar um processo de modernizao tecnolgica para a Ceasa Minas. Fez
uma rpida apresentao da empresa Indra, consultoria em Tecnologia da Informao que em parceria com a
Ceasa-MG est participando do processo de Modernizao Tecnolgica.

Teresa Villora, consultora Indra responsvel pela gesto do projeto, apresentou a todos um breve relato sobre
origem e abrangncia da empresa. A Indra uma empresa multinacional de Tecnologia da Informao, nmero
um na Espanha e a segunda da Europa. Sua rea de atuao abrange atualmente cerca de 30% do mercado
internacional, presente principalmente na Europa, sia e America Latina, com servios diferenciados, e uma
equipe de aproximadamente 28 mil colaboradores. O grupo encontra-se estruturado para atuar em diversos
setores como Defesa & Segurana, Energia & Indstria, Servios Financeiros, Mdia & Telecom, Transporte &
Trfego e Administrao Pblica & Sade, sendo este ultimo o setor onde a empresa atuam com maior
representatividade no Estado. (www.indracompany.com)

No Brasil a Indra atua desde 2003, fortemente nos setores de energia, telecomunicaes e bancos sendo que
atualmente vem desenvolvendo um trabalho de oferta de modernizao tecnolgica para os Ceasas, em
especial para o Ceasa Minas entre outros.

Teresa tambm explicou a todos que a contratao da empresa ocorreu atravs da adeso da Ceasa Minas a
ata de registro de preos da Prodabel.

Sobre a metodologia do Projeto, Teresa informou que haver entrevistas da consultoria com todos os

Oficina de Gestion de Proyectos_OGP

1
Ata de reunio
 Ata de Reunio

responsveis pelos setores da Ceasa Minas, no intuito de conhecer os processos de trabalho de todos os
envolvidos, a dimenso das equipes, os principais clientes atendidos, recursos tecnolgicos disponveis, e
outras informaes relevantes ao processo de modernizao. Cada um dever pontuar tambm o que identifica
como necessidade ou melhoria que acredite ser pertinente para agregar valor s suas atividades, bem ao
negcio Ceasa como um todo.

Dando seqncia metodologia, a partir das informaes levantadas, a consultoria elaborar um relatrio
listando propostas de solues tecnolgicas que possam ser aplicadas aos itens apontados pelos Setores,
conforme entendimento destes, apresentando um estudo de viabilidade tcnica e financeira para cada item, ou
grupo de itens. Este documento ser apreciado por todos os envolvidos, por suas Diretorias, e ento ser
encaminhado Presidncia da Ceasa Minas para ajustes e aprovao.

Neste ponto, Teresa passou a palavra aos responsveis.

Entrevistas

O departamento jurdico da Ceasa Minas, representado pelo Dr. Fbio, responsvel por reportar todos os
pareceres necessrios para as diretorias. Para desenvolver estas atividades, conta com uma equipe de 04
advogados e 03 estagirios.

Foi informado que, para suportar hoje as atividades, o departamento conta com solues desenvolvidas
internamente, em programas Windows como o Excel, para atender ao Controle de Biblioteca, ao Cadastro de
Contratos e ao Cadastro de Processos. A movimentao de dados nestes sistemas feita manualmente.

Tratou-se como necessidade do departamento a formatao de uma consulta aos cadastros de clientes e
fornecedores dentro do ERP, para complementao das informaes da rea jurdica. Os sistemas que existem
hoje no esto interligados ao ERP.

Foi comentada a possibilidade de desenvolver uma soluo para apoiar a administrao de processos
jurdicos, desde o seu incio, com a elaborao da petio inicial, at o seu trmino, com o arquivamento ou
extino, onde haveria algumas funcionalidades como cadastramento advogados, tipos de processos e
documentos, a movimentao destes processos, a agenda do advogado, para controle a apoio nos prazos,
controle de custas processuais, e consultas e relatrios diversos.

Para facilitar a entrada de dados a estas funcionalidade, a soluo apresentaria mscaras de cadastro e
edio de documentos, podendo-se tambm arquivar modelos de documento para padronizar a elaborao.

Falou-se tambm sobre a necessidade de elaborar uma soluo para cadastro de livros..

Concluses

A Consultoria Indra elaborar um relatrio para o Departamento, com recomendaes e solues tecnolgicas
para melhoria dos processos apresentados, o qual ir encaminhar para aprovao do entendimento a todos os
envolvidos.

Bismark salientou aos presentes que este um processo aberto, passvel de comentrios, e que pode receber
novas sugestes a qualquer tempo

Oficina de Gestion de Proyectos_OGP

2
Ata de reunio