ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditora Interna

Descripcin del
Proceso Clasificacin ISO 9001:2015
Hallazgo

Numeral 7.5: Informacin Documentada.

7.5.3 Control de la informacin documentada
7.5.3.2 Para el control de la informacin documentada, la
Se cuenta con un organizacin debe abordar las siguientes actividades segn
mecanismo de control de corresponda:
documentos internos y
externos Lista de
Procesos de Documentacin del SGC, m Nota: Se debe implementar en cada formato un cuadro de
Direccin actualmente no se ha control de cambios y en el listado maestro de control de
implementado la
herramienta de control. documentos ir actualizando las versiones de acuerdo a el
caso. De igual forma se deben recoger las versiones
obsoletas de los documentos y socializar las versiones
actuales con los encargados del proceso.

Numeral 8.1: Planificacin y control operacional.

Se detecta que no en
todos los casos se cuenta La organizacin debe planificar, implementar y controlar
con la identificacin y los procesos necesarios para cumplir los requisitos para la
Procesos de formatos estandarizados provisin de productos y servicio, y para implementar las
de los registros utilizados m acciones determinadas en el captulo 6 mediante:
direccin
para el control de la
operacin de los procesos d. La implementacin del control de los procesos de
(ejemplo: inscripcin de acuerdo con los criterios
los proyectos de
investigacin algunos
 registros no contaban con
ttulos.

Numeral 7.5 Informacin documentada

Contrario al
procedimiento normativo
Control de Documentos
y Internacional se debe controlar para asegurarse de que:
Registros no se tiene
definido los criterios para
Procesos de la retencin, conservacin
m
Direccin y
disposicin final de los
registros (ejemplo:
expedientes de personal
7.5.3: Control de la informacin documentada
7.5.3.1 La informacin documentada requerida por el
sistema de gestin de la calidad y por esta Norma
a) est disponible y sea idnea para su uso, donde y
cuando se necesite;
b) est protegida adecuadamente (por ejemplo, contra
prdida de la confidencialidad, uso inadecuado o prdida
de integridad).

Se detecta falta de
manejo de la
documentacin del Numeral 7.2: Competencia.
Sistema de
Gestin de la Calidad en el La organizacin debe:
M
personal.
Procesos Ejemplos a) Determinar la competencia necesaria de las
personas que realizan bajo su control, un trabajo
de Direccin Ubicacin del Modelo
que afecta al desempeo y eficacia del sistema de
de Identificacin de gestin de calidad.
Procesos e
 Indicadores Clave para la
medicin de los procesos y
objetivos de calidad
documentado en el
manual de planeacin de
la calidad.
Mecanismos para realizar
cambios de documentos,
registro de
servicios no conformes y
aplicacin de acciones
correctivas y preventivas
definidos en los
Procedimientos
Normativos.

Numeral 4.4: Sistema de gestin de la calidad y sus

Se recomienda generar
evidencia de los acuerdos
Procesos de definidos en las juntas
Direccin realizadas en los distintos
procesos, as como el
seguimiento a los mismos
procesos
4.4.2 En la medida en que sea necesario, la organizacin
debe:
O a) Mantener la informacin documentada para apoyar la
operacin de sus procesos
Conservar la informacin documentada para tener la
confianza de que los procesos se realizan segn lo
planificado.
 Numeral 9.1 Seguimiento, medicin, anlisis y evaluacin
9.1.1: Generalidades. La organizacin debe determinar:
Se tiene documentado en
la Matriz de Competencia
el mecanismo para la d) Cuando se deben analizar y evaluar los resultados del
Proceso de medicin de la seguimiento y la medicin. La organizacin debe
Servicios competencia de los conservar la informacin documentada apropiada como
funcionarios de la ENEO, m
Administrativos evidencia de los resultados.
sin embargo, no se
muestra evidencia de su
aplicacin.

Proceso de La coordinacin
investigacin cuenta con
de Numeral 7.5: Informacin documentada
Registro, un registro de control y 7.5.3: Control de la informacin documentada
Aprobacin y seguimiento de los
Seguimiento de proyectos de Investigacin 7.5.3.2: La informacin documentada de origen externo,
Relacin de Proyectos de que la organizacin determina como necesaria para la
Proyectos de Investigacin Realizados
Investigacin por Profesores de la m planificacin y operacin del sistema de gestin de calidad,
ENEO en el cual se se debe identificar, segn sea apropiado, y controlar.
identifican los nombres de
los proyectos, integrantes,
estatus, fechas de inicio y
trmino, este mismo no
est referenciado en el
procedimiento operativo
siendo este un registro
bsico de control.
 En el semestre que inici
el 2 de febrero de 2010 se
identific que a la fecha no
era impartida la asignatura Numeral 8.2: Requisitos para los productos y servicios
de Proceso de Salud y
Enfermedad en el Nio y 8.2.4: Cambios en los requisitos para los productos y
el registro de Asignacin servicios
Proceso de
de horario de sta no La organizacin debe asegurarse de que, cuando se
Servicios
estaba firmado, cuando el cambien los requisitos la informacin documentada
Acadmicos m
procedimiento gestin y pertinente sea modificada y que las personas pertinentes
control de la operacin del sean conscientes de los requisitos modificados.
curso PSA 05 establece
esta actividad como previa
al inicio del curso.
En el desarrollo del plan de
estudios de
Administracin de los
Servicios de Enfermera no
se obtuvo la evidencia que
Numeral 8.3: Diseo y desarrollo de los productos y
establece el procedimiento
servicios
PSA 01 Rev. 0. de acuerdo
a lo siguiente:
8.3.6: Cambios del diseo y desarrollo.
Proceso - Falta la identificacin de
de Servicios la necesidad del
La organizacin debe identificar, revisar y controlar los
Acadmicos desarrollo de ste. m
cambios hechos durante el desarrollo de los productos y
- Existe la firma de recibido
servicios o posteriormente en la medida necesaria para
en 2009 por parte de la
asegurarse que no haya un impacto adverso en la
sede, sin haber sido
conformidad con los requisitos.
aprobada la liberacin de
este plan de estudios.
 - Falta las firmas o
constancias de la revisin
hecha por el grupo
curricular.
- Falta las firmas o
constancias de la
verificacin hecha por la
Jefatura correspondiente.
- Evidencia de entrega del
plan de estudios de
Administracin de los
Servicios de Enfermera al
H. Consejo Tcnico de la
ENEO para su validacin
y emisin del dictamen
correspondiente.
- Falta de identificacin de
los cambios realizados al
Plan de estudios.

Numeral 8.4: Control de los procesos, productos y servicios

suministrados externamente
Proceso de No se mostr la aplicacin
Servicios de la Evaluacin de 8.4.1: La organizacin debe determinar y aplicar criterios
Administrativos Proveedores de acuerdo a m para la evaluacin, la seleccin, el seguimiento del
lo establecido en el Manual
de Gestin de la Calidad desempeo y la reevaluacin de los proveedores externos.
MGC 01.
 Numeral 4.1: Sistema de gestin de la calidad y sus
El manual de Planeacin de procesos
la Calidad y el
Proceso de procedimiento de Gestin y 4.4.2: En la medida en que sea necesario, la
organizacin debe:
Servicios control de la operacin del
Acadmicos curso PSA 05, mencionan m Mantener informacin documentada para apoyar la
al formato de Checklist de operacin de sus procesos.
Supervisin del
Cumplimiento del Plan
Acadmico, como uno de
los mecanismos para
evidenciar el control del
proceso de Servicios
Acadmicos y de la
asistencia de los
profesores, tanto en aula
como en los campos
clnicos o sedes, sin
embargo no se
encontraron registros de
ste.

Se cuenta con la
identificacin de
problemticas o
situaciones de mejora Numeral 10.2: No conformidad y accin correctiva
 en los servicios
proporcionados, sin
Procesos de embargo no se han
Direccin generado las correcciones M
o acciones correctivas o
preventivas para su
solucin.
Ejemplos:
- En el rea de Servicios
Escolares de Posgrado
10.2.2: La organizacin debe conservar informacin
solo se cuenta con una documentada como evidencia de:
persona para la atencin,
afectando as el servicio a) La naturaleza de las no conformidades y cualquier
a los alumnos en el turno accin tomada posteriormente.
de la tarde y en los casos b) Los resultados de cualquier accin correctiva.
de ausencia del personal.
Nota: En el formato de la accin correctiva o preventiva
- De acuerdo al reporte de se debe establecer el plan de accin a seguir para lograr
indicadores del SGC de la corregir o mejorar un proceso, en este debe encontrarse
Secretara Administrativa plasmado las fechas en las cuales se realizarn las
de Julio a diciembre de actividades, la reprogramacin de este si es el caso y
2009 Medicin y Anlisis relacionarse la evidencia de cumplimiento.
de Indicadores del
Proceso de
Presupuestos se detecta
una baja en los trmites
aceptados ante la
Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en
el mes de noviembre por
 un incremento en las
solicitudes incompletas.

CONCLUSIN DE LA AUDITORA:

Considerando el periodo de implantacin del SGC de la ENEO que se oficializ en

el mes de enero de 2010, los involucrados en este ejercicio mostraron gran
apertura y participacin en la auditora, aun cuando se presentaron situaciones
ajenas como la carencia de energa elctrica, que provoc la reprogramacin de
los tiempos planeados ocasionando que las reas Sistemas, Servicios Generales,
Desarrollo de las Tecnologas Aplicadas a la Educacin, Coordinacin de
Metodologa, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por
revisar, las cuales sern auditadas en el siguiente ejercicio de Auditora Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la

etapa de implantacin, se considera el logro en la eficacia del mismo de acuerdo
a los tiempos establecidos para su ejecucin.

Lder Auditor: Kelly Johanna Angarita Campo

(Nombre y firma)
Proceso Descripcin del Hallazgo
Se detecta falta de manejo de
la documentacin del Sistema de
Procesos Gestin de la Calidad en el personal.
de Ejemplos
Direccin Ubicacin del Modelo de
Identificacin de Procesos e
Indicadores Clave para la medicin
de los procesos y objetivos de
calidad documentado en el manual M
de planeacin de la calidad.
Mecanismos para realizar cambios
de documentos, registro de
Clasific
acin Acciones a tomar
En el proceso de admisin,
identificar en la hoja de vida
de la persona a vincular,
conocimientos bsicos en la
norma.
Establecer una actualizacin y
capacitacin permanente del
personal.
Realizar ejercicio permanente
de auditora interna para
reconocer la norma.
 servicios no conformes y aplicacin
de acciones correctivas y
preventivas definidos en los
Procedimientos Normativos.

Se cuenta con la identificacin de

problemticas o situaciones de
mejora
en los servicios proporcionados,
sin embargo no se han generado
Procesos las correcciones o acciones M Reconocer la no conformidad
de correctivas o preventivas para su y describir de manera clara la
Direccin solucin. causa real, establecer la
Ejemplos: correccin a corto plano y
En el rea de Servicios Escolares generar unas acciones con
de Posgrado solo se cuenta con una fechas de cumplimiento,
persona para la atencin, afectando seguimiento y responsable
as el servicio a los alumnos en el inmediato. Al dar
turno de la tarde y en los casos de cumplimiento se debe indicar
ausencia del personal. la eficacia de las acciones.
De acuerdo al reporte de
indicadores del SGC de la Secretara
Administrativa de Julio a Diciembre
de 2009 Medicin y Anlisis
de Indicadores del Proceso de
Presupuestos se detecta una baja
en los trmites aceptados ante
la Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en el mes de
noviembre por un incremento en las
solicitudes incompletas.