rea Sistema Nacional de Contabilidad V

rea
Sistema Nacional de
Contabilidad V

Registro de provisiones, activos y pasivos

contingentes

Informe Especial
Ficha Tcnica 5801.0103 Otras estructuras Desvalorizacin de materia-
5801.0404 les auxiliares, suministros y
Autor : Dr. Marlon Prieto Hormaza* Construccin de edificios y repuestos
5801.0104
Ttulo : Registro de provisiones, activos y pasivos otras estructuras
Desvalorizacin de envases
contingentes 5801.0405
Edificios residenciales con- y embalajes
Fuente : Actualidad Gubernamental, N 50 - Diciem- 5801.010401 cluidos por reclasificar y/o
Desvalorizacin bienes ter-
bre 2012 transferir 5801.0406
minados
Edificios no residenciales Estimaciones de cobranza
5801.010402 concluidos por reclasificar 5801.05
Sumario dudosa y reclamaciones
y/o transferir
5801.0501 Cuentas por cobrar
1. Introduccin Otras estructuras conclui-
2. Concepto de provisiones 5801.0502 Cuentas por cobrar diversas
5801.010403 das por reclasificar y/o
3. Reconocimiento de las provisiones transferir 5801.0503 Reclamaciones impositivas
4. Pasivos contingentes
Depreciacin de vehcu- Reclamaciones impositivas
5. Activos contingentes 5801.02 5801.050301
los, maquinaria y otros de cuentas por cobrar
6. Caso prctico
5801.0201 Vehculos Reclamaciones impositi-
5801.050302 vas de cuentas por cobrar
Maquinaria, equipo, mobi- diversas
580.0202
1. Introduccin liario y otros
5801.06
Estimaciones de fluctua-
El actual PCG aprobado con Resolucin Adquirido en arrendamien- cin de valores
5801.0203
Directoral N 001-2009-EF/93.01 y to financiero Inversin en ttulos y va-
5801.0601
versin actualizada con la Resolucin Amortizacin y agota-
lores
Directoral N 009-2012-EF/51.01 con- 5801.03
miento Acciones y participaciones
sidera dentro del elemento 5 (Gastos) 5801.0602
de capital
las cuentas contables 5801 Estimaciones 5801.0301 Amortizacin
del ejercicio y 5802 Provisiones del ejer- 5801.030101 Estudios y proyectos En tal sentido, en la clasificacin de la
cicio, y hace una clara diferencia entre
cuenta 5801 Estimaciones del ejercicio,
las estimaciones y las provisiones cul es 5801.030102 Activos intangibles
se puede utilizar el trmino estimaciones
la diferencia entre uno y otro? En el pre- Agotamiento de bienes para registrar las depreciaciones de
sente artculo abordaremos el concepto 5801.0302 agropecuarios, mineros y edificios y estructuras, depreciacin de
de ambos trminos. otros vehculos y maquinarias, amortizacin
Por otro lado, las cuentas contables men- Agotamiento de bienes y agotamiento, desvalorizacin de bie-
cionadas tienen la siguiente clasificacin. 5801.030201 agropecuarios, mineros y nes corrientes, estimacin de cobranza
otros dudosa y estimaciones de fluctuacin
1.1. Cuenta 5801: Estimaciones del de valores.
ejercicio Desvalorizacin de bienes
5801.04
corrientes
1.2. Cuenta 5802: Provisiones del
5801.01
Depreciacin, edificios y Desvalorizacin de bienes ejercicio
estructuras 5801.0401 y suministros de funciona-
miento Sentencias judiciales, lau-
5801.0101 Edificios residenciales 5802.01
Desvalorizacin bienes para dos arbitrales y otros
5801.0102 Edificios no residenciales 5801.0402
la venta A trabajadores guberna-
5802.0101
mentales
Desvalorizacin de materias
5801.0403
* Dr. C.P.C.C., exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de primas 5802.010101 Personal administrativo
gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado.

Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012 V 1

V Informe Especial
5802.010102 Personal de educacin
5802.010103 Personal de salud
5802.010104 Personal judicial
5802.010105 Docentes universitarios
5802.010106 Personal diplomtico
5802.010107 Personal militar y policial
5802.010108 Personal obrero
Indemnizacin por vacacio-
5802.010109
nes no gozadas
5802.010199 Otro rgimen
A pensionistas guberna-
5802.0102
mentales
5802.010201 Pensiones
5802.0103 Al sector privado
5802.010301 A personas jurdicas
5802.010302 A personas naturales
5802.02 Provisiones diversas
Segn la cuenta 5802 Provisiones del ejer-
cicio, se utiliza el trmino provisiones para el
registro de las sentencias judiciales y laudos
arbitrales, entre otros.
2. Concepto de provisiones
Son pasivos que cumpliendo la definicin
de pasivos y los criterios de registro o
reconocimiento contable contenidos en
el marco conceptual de la contabilidad,
resulten indeterminados respecto a su
importe o la fecha en que se cancelarn.
Si bien las provisiones se contabilizan
como pasivos en las cuentas habilitadas
para ello, por lo que afectan a todas
las cuentas anuales de la entidad, por
otro lado, debemos mencionar que las
contingencias no son objeto de registro,
informndose nicamente en la memoria
de su existencia o en notas a los estados
financieros. A pesar de las importantes
implicaciones contables que distingue los
conceptos de entre ambos trminos de
provisiones y contingencias.
Por ltimo, las provisiones se diferen-
cian de otros pasivos, como los acree-
dores comerciales y otras obligaciones
devengadas que son objeto de estima-
cin, por la existencia de incertidumbre
acerca del momento del vencimiento
o de la cuanta de los desembolsos
futuros necesarios para proceder a su
cancelacin.
Las provisiones se reconocern al cierre
del ejercicio por el importe estimado
del devengo anual, utilizando como
contrapartida las cuentas de gasto
correspondientes a los conceptos que
las generen, segn su naturaleza, y de
acuerdo con las normas de valoracin.
Las provisiones se utilizarn nicamente
para los fines para los que se dotaron. En
el caso de que la salida de recursos des-
V 2 Actualidad Gubernamental
tinada a cancelar la obligacin deje de
ser probable, se deber revertir la pro-
visin, que en otros pases por ejemplo
existe una cuenta contable denominada
excesos de provisiones; en particular, si al
hacer la revisin de la provisin se esti-
ma una probabilidad alta de la no salida
de recursos que incorporen beneficios
econmicos, se deber cancelar la pro-
visin. (Pecvnia, Monogrfico, (2009).
A continuacin presentaremos otras
definiciones.
2.1. Segn Lexus
La palabra provisin significa accin
y efecto de proveer, reunin de lo
necesario para un fin; y cuando
revisamos la palabra proveer, esta
significa prevenir, tener dispuesto
lo necesario para un fin, suministrar,
proporcionar, disponer, resolver.
2.2. Segn la DGCP
Valor de las estimaciones que debe
efectuar la entidad pblica para cubrir
contingencias de prdidas como resul-
tado del riesgo de incobrabilidad, de
mercado y depreciacin del costo de
los activos, as como las estimaciones
para cubrir obligaciones, costos y gas-
tos futuros no determinados o acreen-
cias laborales no consolidadas, como
consecuencia del proceso operacional
o actividades permanentes que lleve
a cabo.
2.3. Segn la NIC-SP 19 Provisiones,
pasivos y activos contingentes
La norma internacional de contabili-
dad para el sector pblico la define
como un pasivo de oportunidad o
monto incierto.
2.4. Segn la NIC 37 Provisiones,
pasivos y activos contingentes
En la norma se definen las provisio-
nes como pasivos en los que existe
incertidumbre acerca de su cuanta o
vencimiento. Se debe reconocer una
provisin cuando, y solo cuando, se
dan las siguientes circunstancias:
a) la entidad tiene una obligacin
presente (de carcter legal o
implcita por la entidad) como
resultado de un suceso pasado;
b) es probable (es decir, existe mayor
posibilidad de que se presente que
de lo contrario) que la entidad
tenga que desprenderse de re-
cursos que comporten beneficios
econmicos, para cancelar la
obligacin; y
c) adems, puede estimarse de ma-
nera fiable el importe de la deuda
correspondiente. En la norma se
hace notar que solo en casos extre-
madamente raros no ser posible
N 50 - Diciembre 2012
la estimacin de la cuanta de la
deuda.
Asimismo, Las provisiones deben ser
objeto de revisin en cada fecha del
balance, y ajustadas consiguientemen-
te para reflejar en cada momento la
mejor estimacin disponible. Cuando
ya no sea probable que vayan a salir
recursos de la entidad, que incorporen
beneficios econmicos, para satisfacer
la obligacin, la provisin debe ser
objeto de reversin.
La provisin debe ser utilizada para cu-
brir nicamente los desembolsos para
los que fue originalmente reconocida.
Una provisin es un pasivo en el
que existe incertidumbre acerca de
su cuanta o vencimiento. Un pasivo
es una obligacin presente de la
entidad, surgida a raz de sucesos
pasados, al vencimiento de la cual,
y para cancelarla, la entidad espera
desprenderse de recursos que in-
corporan beneficios econmicos. El
suceso que da origen a la obligacin
es todo aquel suceso del que nace
una obligacin de pago, de tipo
legal o implcita para la entidad, de
forma que a la entidad no le queda
otra alternativa ms realista que sa-
tisfacer el importe correspondiente.
Una obligacin legal es aquella que
se deriva de:
a) un contrato (ya sea a partir de
sus condiciones explcitas o im-
plcitas);
b) la legislacin; u
c) otra causa de tipo legal.
3. Reconocimiento de las provi-
siones
Debe reconocerse una provisin cuando
se den las siguientes condiciones:
a) la entidad tiene una obligacin pre-
sente (ya sea legal o implcita) como
resultado de un suceso pasado;
b) es probable que la entidad tenga que
desprenderse de recursos, que incor-
poren beneficios econmicos para
cancelar tal obligacin; y
c) puede hacerse una estimacin fiable
del importe de la obligacin.
De no cumplirse las tres condiciones
indicadas, la entidad no debe reconocer
la provisin.
Para la medicin de la provisin, el im-
porte reconocido como provisin debe
ser la mejor estimacin, en la fecha del
balance, del desembolso necesario para
cancelar la obligacin presente. La mejor
estimacin del desembolso necesario
para cancelar la obligacin presente ven-
dr constituida por el importe, evaluado

de forma racional, que la entidad tendra
que pagar para cancelar la obligacin en
la fecha del balance, o para transferirla a
un tercero en esa fecha. Con frecuencia
es imposible, o bien prohibitivo por caro,
proceder a pagar o a transferir el importe
de la obligacin en la fecha del balance.
No obstante, la estimacin del importe
que la entidad vaya a necesitar, para
hacer el pago o la transferencia citados,
proporcionar la mejor evaluacin del
desembolso necesario para cancelar
la obligacin presente en la fecha del
balance.
Las estimaciones de cada uno de los
desenlaces posibles, as como de su
efecto financiero, se determinarn por
el juicio de la gerencia de la entidad,
complementado por la experiencia que
se tenga en operaciones similares y, en
algunos casos, por informes de exper-
tos. La evidencia a considerar tambin
incluye cualquier dato suministrado por
sucesos ocurridos tras la fecha de cierre
de los estados financieros.
Las incertidumbres que rodean al importe
a reconocer como provisin se tratan
de diferentes formas, atendiendo a las
circunstancias particulares de cada caso.
En el caso de que la provisin, que se
est midiendo, se refiera a una pobla-
cin importante de casos individuales, la
obligacin presente se estimar prome-
diando todos los posibles desenlaces por
sus probabilidades asociadas. El nombre
de este mtodo estadstico es el de valor
esperado.
4. Pasivos contingentes
La NIC 37 define un pasivo contingente
como:
a) toda obligacin posible, surgida a
raz de sucesos pasados, cuya exis-
tencia quedar confirmada solo si
llegan a ocurrir, o, en caso contrario,
si no llegan a ocurrir, uno o ms su-
cesos futuros inciertos que no estn
enteramente bajo el control de la
entidad; o
b) toda obligacin presente, surgida
a raz de sucesos pasados, pero no
reconocida en los estados financieros,
ya que:
i) no es probable que por la existen-
cia de esta, y para satisfacerla, se
requiera que la entidad tenga que
desprenderse de recursos que in-
corporen beneficios econmicos;
o de procesos legales, que la entidad haya
ii) el importe de la obligacin no
puede ser medido con la suficiente
fiabilidad.
La entidad no debe proceder a reconocer
contablemente una obligacin de carc-
ter contingente. Por el contrario, deber
rea Sistema Nacional de Contabilidad
informar acerca de la obligacin en cues-
tin en los estados financieros, salvo en
el caso de que la salida de recursos que
incorporen beneficios econmicos tenga
una probabilidad remota.
4.1. Reconocimiento de pasivos con-
tingentes
La entidad no debe reconocer un pasivo
contingente.
La entidad informar en notas, de la forma
en que se exige, acerca de la existencia de
un pasivo contingente, salvo en el caso
de que la posibilidad de tener una salida
de recursos, que incorporen beneficios
econmicos, se considere remota.
Cando la entidad sea responsable, de for-
ma conjunta y solidaria, en relacin con
una determinada obligacin, la parte
de la deuda que se espera que cubran
los dems responsables se tratar como
un pasivo contingente. La entidad, en
este caso, proceder a reconocer una
provisin por la parte de la obligacin
para la que sea probable una salida
de recursos, que incorporen beneficios
econmicos futuros, salvo en la extre-
madamente rara circunstancia de que
no se pueda hacer una estimacin fiable
de tal importe.
Los pasivos contingentes pueden evolu-
cionar de manera diferente a la inicial-
mente esperada. Por tanto, sern objeto
de reconsideracin continuamente, con
el fin de determinar si se ha convertido
en probable la eventualidad de salida de
recursos, que incorporen beneficios eco-
nmicos futuros. Si se estimara probable,
para una partida tratada anteriormente
como pasivo contingente, la salida de
tales recursos econmicos en el futuro, se
reconocera la correspondiente provisin
en los estados financieros del periodo
en el que ha ocurrido el cambio en la
probabilidad de ocurrencia (salvo en la
extremadamente rara circunstancia de
que no se pueda hacer una estimacin
fiable de tal importe).
5. Activos contingentes
La NIC 39 define un activo contingente
como un activo posible, surgido a raz de
sucesos pasados, y cuya existencia ha de
ser confirmada por la ocurrencia, o en
su caso por la no ocurrencia, de uno o
ms eventos inciertos en el futuro, que
no estn enteramente bajo el control
de la entidad. Un ejemplo de activo
contingente es una reclamacin a travs
podido emprender, cuyo desenlace final
sea incierto.
La entidad debe abstenerse de reconocer
cualquier activo de carcter contingen-
te. No obstante, debe informar en los
estados financieros sobre la existencia
Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012
V
este, siempre y cuando sea probable la
entrada de beneficios econmicos por
esta causa.
Cuando la realizacin del ingreso sea
prcticamente cierta, el activo relacio-
nado no es de carcter contingente, y su
reconocimiento en los estados financieros
resulta apropiado.
5.1. Reconocimiento de activos con-
tingentes
La entidad no debe proceder a reconocer
ningn activo contingente. Normalmen-
te, los activos contingentes surgen por
sucesos inesperados o no planificados,
de los cuales nace la posibilidad de
una entrada de beneficios econmicos
en la entidad. Un ejemplo puede ser la
reclamacin que la entidad est llevando
a cabo a travs de un proceso judicial,
cuyo desenlace es incierto.
Los activos contingentes no son objeto de
reconocimiento en los estados financie-
ros, puesto que ello podra significar el
reconocimiento de un ingreso que quiz
no sea nunca objeto de realizacin. No
obstante, cuando la realizacin del in-
greso sea prcticamente cierta, el activo
correspondiente no es de carcter contin-
gente, y por tanto es apropiado proceder
a reconocerlo.
En el caso de que sea probable la entrada
de beneficios econmicos a la entidad, por
causa de la existencia de activos contin-
gentes, se informar de estos en las notas
a los estados financieros.
Los activos contingentes han de ser objeto
de evaluacin de forma continuada, con
el fin de asegurar que su evolucin se
refleja apropiadamente en los estados fi-
nancieros. En el caso de que la entrada de
beneficios econmicos a la entidad pase
a ser prcticamente cierta, se proceder
al reconocimiento del ingreso y del activo
en los estados financieros del periodo en
el que dicho cambio haya tenido lugar.
Si la entrada de beneficios econmicos
se ha convertido en probable, la entidad
informar en notas sobre el correspon-
diente activo.
6. Caso prctico
Presentamos un caso prctico, en la cual
la UE recibe reclamaciones de un extraba-
jador, para ello realizaremos los siguientes
asientos contables:
6.1. Registro y control de documen-
tos recibidos por reclamaciones
La UE deber controlar en cuentas de
orden la reclamacin recibida del ex-
trabajador, dicha operacin se registra
mediante notas de contabilidad, para
ello seleccionamos el cdigo 140000-
042, la reclamacin se estima en
S/.12,000.00.
V 3
V Informe Especial
X DEBE HABER
9109 Ctas. De Conting. 12,000.00
910901 Contingencias
91090104 Laborales
9110 Ctas. de conting. por el contrario 12,000.00
911001 Contingencias
91100104 Laborales
Por el registro y control de documentos recibidos por concepto
de reclamaciones.

6.4. Rebaja del control de documentos recibidos

La contingencia registrada mediante cuentas de orden debe ser
rebajada por haber sido reconocida y estar en situacin de cosa
juzgada. Dicha operacin se registra mediante nota de contabi-
lidad, para ello seleccionamos el cdigo 140000-043.

X DEBE HABER
9110 Cuentas De Contingencia Por El Cont. 12,000.00
6.2. Provisin del monto estimado
911001 Contingencias
Asesora legal comunica sobre el litigio judicial, en tal sentido
91100104 Laborales
deber registrarse la estimacin de la provisin. Dicha ope-
racin se registra mediante nota de contabilidad, para ello 9109 Cuentas de contingencias 12,000.00
seleccionamos el cdigo 090000-004, la provisin se estima 910901 Contingencias
en S/.12,000.00. 91090104 Laborales
X DEBE HABER Por la rebaja del control de documentos recibidos.

5802 Provisin del ejercicio 12,000.00

580201 Sentencias judiciales, laudos arbitrales
2401 Provisiones 12,000.00
240101 Sentencias judiciales, laudos arbitrales
24010101 Personal administrativo
Por la estimacin de la provisin efectuada.

6.5. Registro del compromiso anual

6.3. Reconocimiento de la sentencia judicial
El juzgado notifica a la UE sobre la sentencia judicial en situacin
de cosa juzgada, en tal sentido se reconoce la sentencia. Dicha
operacin se registra mediante nota de contabilidad, para ello
seleccionamos el cdigo 100000-164.
X DEBE HABER 830101 Recursos ordinarios
2401 Provisiones 12,000.00
240101 Sentencias judiciales, laudos arbitrales
24010101 Personal administrativo
2103 Cuentas por pagar 12,000.00
210399 Otros gastos por pagar
Por el reconocimiento de la sentencia judicial
El compromiso se registra en el SIAF como la primera fase de la
ejecucin del gasto pblico, en la cual se debe seleccionar el tipo
de operacin OG-Otros gastos definitivos. En esta fase el registro
contable incide en cuentas presupuestales.
X DEBE HABER
8301 Presupuesto de gastos 12,000.00
83010101 Recursos ordinarios
8401 Asignaciones comprometidas 12,000.00
840101 Recursos ordinarios
84010101 Recursos ordinarios
Por el compromiso presupuestal.

V 4 Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012

 rea Sistema Nacional de Contabilidad V
6.6. Registro del devengado 6.8. Registro del pagado
En el SIAF se registra la fase del devengado como segunda fase La fase pagado es cuando el cheque ha sido efectivizado, esta
de la ejecucin de gasto, dicha fase incide en la contabilidad fase incide en la contabilidad patrimonial y cuentas de orden
presupuestal y patrimonial. Cabe precisar que solo se devenga por tratarse de recursos administrados por el Tesoro Pblico
el porcentaje establecido en la sentencia, que para nuestro caso (Recursos ordinarios).
ser de S/.1,000.00.

X DEBE HABER
X DEBE HABER
2105 Obligaciones del tesoro pblico 1,000.00
8401 Asignaciones comprometidas 1,000.00 210501 Gastos corrientes
840101 Recursos ordinarios 4402 Traspasos y remesas corrientes rec. 1,000.00
84010101 Recursos ordinarios 440201 Traspasos del Tesoro Pblico
Por el compromiso presupuestal. Por el registro de la fase del pagado.
8601 Ejecucin del gasto 1,000.00
830101 Recursos ordinarios X
83010101 Recursos ordinarios
Por la ejecucin del gasto presupuestal. 9104 Valores y garantas por contra 1,000.00
910408 Cheques girados
X 9103 Valores y garantas 1,000.00
910308 Cheques girados
1205 Servicios y otros por anticipado 1,000.00 Por el control del cheque pagado.
120598 Otros
2103 Cuentas por pagar 1,000.00
6.9. Depsito en cuenta bancaria
210399 Otras cuentas por pagar
El registro del adelanto de cheque registrado en el punto (6)
Por el adelanto del registro del devengado en el SIAF.
tiene que ser depositado en la cuenta bancaria del Banco de
la Nacin. Dicha operacin se registra en el SIAF utilizando
el tipo de operacin YC (Ingresos sin clasificador) cdigo
0000000-104.
6.7. Registro del girado
En esta fase, se procede a girar el cheque, que para nuestro caso X DEBE HABER
se est pagando con recursos ordinarios, la cual debe depositarse
mensualmente a la cuenta bancaria aperturada en el Banco de 1101 Caja y bancos 1,000.00
la Nacin. 110103 Instituciones financiera pblicas
11010301 Cuentas corrientes
X DEBE HABER 1101030111 Otros
1205 Servicios y otros por anticipado 1,000.00
2103 Cuentas por pagar 1,000.00
120598 Otros
210399 Otras cuentas por pagar
2105 Obligaciones del tesoro pblico 1,000.00
210501 Gastos corrientes
Por el giro de cheque con cargo a recursos
ordinarios.

2103 Cuentas por pagar 1,000.00

210399 Otras cuentas por pagar
2105 Obligaciones del tesoro pblico 1,000.00
210501 Gastos corrientes
Por el giro de cheque con cargo a recursos
ordinarios.

9103 Valores y garantas 1,000.00

910308 Cheques girados
9104 Valores y garantas por contra 1,000.00
910408 Cheques girados
Por el control en cuentas de orden de cheques girados.
6.10. Pago mensual al beneficiario
Por los pagos mensuales al beneficiario (extrabajador). Dicha
operacin se registra en el SIAF utilizando el tipo de operacin
S - Gasto sin clasificador y cdigo 0000000-049.

Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012 V 5

V Informe Especial

X DEBE HABER Fase: El devengado

2103 Cuentas por pagar 1,000.00

210399 Otras cuentas por pagar
1101 Caja y bancos 1,000.00
110103 Instituciones financiera pblicas
11010301 Cuentas corrientes
1101030111 Otros
Por el pago mensual realizado al beneficiario.

La informacin mencionada se registra en el SIAF de la siguiente

manera: elegimos el tipo de operacin S - Gasto sin clasificador.

Fase: El girado

Los asientos contables registrados en el SIAF sern de la siguiente

manera:
Cuentas patrimoniales

Las fases de los ciclos de gastos, registradas en el SIAF. Tanto el

compromiso, devengado y girado seran de la siguiente manera:

Fase: El compromiso

Cuentas de orden

V 6 Actualidad Gubernamental N 50 - Diciembre 2012