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ECONOMATO

O economato a seco responsvel no que diz respeito a alimentos e mercadorias,


desde a sua compra at recepo, distribuio pelas diferentes seces requisitantes,
assegurando sempre uma boa conservao dos produtos armazenados.

da responsabilidade do economato a compra de artigos alimentares de primeira


qualidade, pois um produto inferior, mesmo que com um preo mais baixo, no permite
nem garante um produto final de qualidade.

Resumo do papel do ecnomo:

Procede aquisio e transporte de gneros, mercadorias e outros artigos,


sendo responsvel pelo abastecimento da Pousada;

Armazena, conserva, controla e fornece s seces as mercadorias e


artigos necessrios ao seu funcionamento;

Procede recepo dos artigos e verifica a sua concordncia com as


respectivas notas de encomenda;

Organiza e mantm actualizados os ficheiros de mercadorias sua


guarda, pelos quais responsvel;

Executa os inventrios peridicos;

Assegura a limpeza e boa ordem de todas as instalaes do economato.

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Encomenda de artigos alimentares e outras mercadorias
Quando a quantidade de um ou mais produtos diminui, o ecnomo procede elaborao
da Nota de Encomenda para o ou os respectivos fornecedores, de forma a no ocorrer a
ruptura de stock.

Para saber a quantidade a comprar que ter em considerao o consumo mdio do


produto, o tempo mdio de entrega, o stock mdio exigido com base na taxa de
ocupao da Pousada ou organizao de algum servio especial, por forma a no ocorrer
nenhum desperdcio, devido ao no escoamento das mercadorias ou existncia em
stock de uma grande quantidade de produtos ou ruptura.

(ateno que no final de cada ms ou elaborao de inventrios peridicos, as


existncias de mercadorias e artigos alimentares / bebidas, dever corresponder ao
stock mnimo exigvel para o funcionamento normal da Pousada, no entrando nunca
em ruptura de stock)

Aps o preenchimento da Nota de Encomenda, a mesma dever ser do conhecimento da


Direco e assinada pelo Director antes do seu envio (via fax ou encomenda directa na
presena do viajante / fornecedor)

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O preenchimento da Nota de Encomenda, dever ter em conta os seguintes aspectos,
antes da sua apresentao ao Sr. Director:

Quantidade dos artigos a adquirir;

Nome do fornecedor;

Data de requisio;

Em caso de alterao do preo do produto, fazer referncia mesma,


para conhecimento do Director;

Assinatura do responsvel pela encomenda.

Mensalmente deve haver uma consulta de preos no mercado, por forma a avaliar a
possibilidade de alterao dos fornecedores, anlise de variaes de preo, oferta de
novas produtos.

Os pedidos de cotao podem ser telefnicos, escritos ou verbais, devendo a Direco


ser informada de qualquer variao ou flutuao dos preos, no esquecendo contudo, o
binmio qualidade / preo.

NOTAS ADICIONIAIS

Para os vinhos mais consumidos existe um maior stock, como o caso


dos vinhos Adega das Pousadas;

Os vinhos com menor consumo ou aqueles que no podem estar muito


tempo em armazm, como o caso dos vinhos brancos, deve existir um stock
relativamente menor, para evitar, por exemplo, que os vinhos fiquem passados ou
que existam vinhos com pouca sada (produtos com pouca rotao);

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Relativamente aos amenities, procede-se com base no contrato efectuado
a nvel de sede com a MK Portugal.

Recepo e acondicionamento de mercadorias

A Pousada de S. Francisco, encontra-se equipada com uma zona para recepo dos
diversos produtos (porto preto), existindo nesse local um monte-cargas para transportes
at 100 kg.

Deve-se salientar neste captulo, que se pretende o melhor aproveitamento possvel do


espao do economato, pois o mesmo possui uma rea considerada bastante reduzida.

Os inmeros produtos de drogaria e limpeza que so na maioria das vezes txicos e que
emitem cheiros activos que acabam por prejudicar a qualidade dos alimentos, devem-se
encontrar num local isolado.

Cabe ao receptor (responsvel pelo economato) ou algum em sua substituio,


devidamente autorizado pela Direco (exemplo: cozinha), ao receber as mercadorias
dos fornecedores efectuar a conferncia de acordo com a Nota de Encomenda,
conferindo ainda se a mesma vem devidamente acondicionada (prazos de validade,
rotulagem correcta, condies de transporte, temperatura, caractersticas da viatura) e se
o preo acordado ou debitado na guia de remessa/factura, corresponde ao da
encomenda.

So to importantes as condies de transporte da mercadoria, como a conferncia da


Nota de Encomenda (caractersticas, preos e quantidades do produto).

Se as condies acima descritas forem respeitadas, dever-se- proceder ao transporte


imediato e acondicionamento nos respectivos locais das mercadorias, no esquecendo:

No deve existir qualquer caixa de carto no frio ou em contacto com qualquer


produto acondicionado;

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Nenhum produto deve estar em contacto directo com o cho;

Separar os produtos txicos dos gneros alimentcios.

importante relembrar, que durante o perodo de armazenamento, os produtos no


devem estar em caixas de carto, no devem estar sem rtulo ou em contacto com o
cho.

Deve ainda diariamente, o ecnomo manter as arcas e o economato em perfeito estado


de limpeza, retirando eventualmente os produtos estragados para no ocorrer a
contaminao de outros em bom estado, comunicando ainda esse facto ao Director da
Pousada.

No caso de ocorrer durante o perodo em que o produto esteve armazenado a sua


deteriorao, por causas externas Pousada (exemplo: vinhos passados), o mesmo deve
ser devolvido ao fornecedor (com conhecimento da Direco).

Requisies das seces / Programa de stocks / Visitas de viajantes e fornecedores

O ecnomo deve trabalhar em estreita colaborao com as outras seces por forma a
conhecer as suas necessidades, devendo ainda ter um dilogo dirio com o Sr. Director,
por forma a compreender as consequncias das compras, a possibilidade da compra de
novos produtos ou mudana (exemplo: qualidade das laranjas do sumo natural servido
ao pequeno almoo), novos preos ou promoes.

Os produtos s saem do economato e entregues s seces, mediante entrega de uma


requisio interna.

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Deve vir descriminado na requisio:

a seco requisitante

tipo e quantidades do produto

data da requisio

assinatura do requisitante

Encontra-se estipulado (em mapa a consultar em anexo), os dias de requisio e entrega


de produtos ou material por seco devendo ser respeitado obrigatoriamente os dias.

O economato est dotado de um programa informtico que regista as entradas, sadas,


quebras e ofertas (de fornecedores Pousada) de produtos.

Nesse programa obrigatrio a insero de todas as facturas referentes a fornecedores


(diariamente), devendo no final de cada movimento ser impresso o comprovativo que
vai ser arquivado factura correspondente.

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A factura deve ainda ser identificada (seco), para facilitar a classificao pelo
contabilista.

Todas as facturas aps a sua insero no programa de stocks, devem ser apresentadas ao
Director para assinatura, devendo ter ainda em anexo a nota de encomenda.

Ao escritrio dever ser entregue a factura depois de terem sido cumpridos estes passos,
para sua insero na pasta da contabilidade quinzena.

As requisies devem ser lanadas no programa de stocks, devendo estar em anexo


requisio o comprovativo de lanamento do programa.

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Existe ainda a obrigatoriedade de preenchimento das fichas de prateleira dos produtos,
sempre que ocorra entrada ou sada de produtos, devendo as mesmas corresponderem
aos valores existentes no programa de stocks.

Uma chamada de ateno para eventuais ofertas de produtos por parte dos fornecedores,
que devem ser registadas como se de uma entrada/compra se tratasse.

Relativamente aos viajantes ou representantes de fornecedores, conforme mapa em


anexo, existem dias em que os mesmos procedem a visitas para eventuais encomendas.

Fundo fixo
O fundo fixo do economato, no valor fixo de 50 , dever estar sempre na totalidade,
por forma a haver uma disponibilidade imediata para uma compra.

No caso de existirem facturas ou utilizao do mesmo, as facturas devero estar juntas


ao fundo fixo, por forma a totalizar o valor em caixa acima descrito, devendo as facturas
ser entregues no escritrio para reposio do fundo fixo (diariamente).

O economato s efectua compras a pronto at 50 (produtos em pequenas quantidades)


e a fornecedores que no tenham condies de pagamento acordadas at 30 dias
(exemplo: LIDL, Modelo, Pingo Doce, ou outros do mesmo gnero).

Todas estas compras, com a devida autorizao da Direco, devero estar devidamente
justificadas e assinadas, acompanhadas de factura preenchida com os seguintes dados:

GPP Grupo Pestana Pousadas, S.A.


Pousada de S. Francisco
NC: 506619508

Ateno: o economato est aberto de segunda feira a sbado, das 09H00 s 17H00, estando
fechado ao domingo e na ausncia do responsvel, o mesmo encontra-se sempre fechado.

NO ESQUECER QUE UMA MERCADORIA DINHEIRO E DINHEIRO


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