EDT (La estructura para la Divisin del trabajo)

INTRODUCCION:
La estructura para la divisin del trabajo, EDT viene a ser la divisin
del proyecto entre las partes que lo componen de manera lgica y
sistemtica con el fin de establecer paquetes de trabajo que permitan
un manejo ms fcil y efectivo del mismo.
Una vez se ha definido el alcance del proyecto, debe traducirse a
elementos de trabajo especfico y detallado. Para ello se usa un
enfoque formal, sistemtico, que definir los elementos respectivos.
Este enfoque se llama estructura para la divisin del trabajo, en ingls
work breakdown structure,WBS.

DISEO DE LA EDT
- El primer paso al crear la EDT es dividir el proyecto en las
categoras ms grandes. Estas categoras se dividen en
subcategoras, que a su vez se subdividen, y as
sucesivamente. Esto da como resultado una estructura
jerrquica. La idea es crear tareas individuales tan claramente
definidas, que se puedan programar, presupuestar y controlar.
- La EDT debe ser revisada por los miembros del equipo de
trabajo del proyecto, considerando que dentro de ella deben
incluirse las actividades de documentacin, gerencia de
proyecto y entrenamiento.
- Hay que tener en cuenta que la EDT es la estructura central de
la planeacin de un proyecto y del proceso de control del
mismo.
- Cuando el proyecto entra en su etapa de ejecucin, la EDT
planeada se compara con el trabajo realizado en cada fecha de
revisin del proyecto (se sugiere sea bimensual) y se da una
estimacin de desviacin en tiempo, programacin y costos.
- Cuando se originan cambios, por la desviacin sealada
anteriormente, se requiere un procedimiento sistemtico de
control en donde los cambios necesarios sean autorizados y
comunicados oficialmente a todas las partes afectadas. El
manejo y el control de cambios que forma parte de la gerencia
de proyectos.
- La EDT divide el proyecto, como se dijo en pequeas
porciones, estas porciones se llaman paquetes de trabajo o
work packages. Estos paquetes deben representar
actividades ytareas de similar magnitud en esfuerzo, costo y
 duracin, relativamente pequeos si se comparan con todo el
proyecto.

- Cada paquete de trabajo representa bien sea un subcontrato

de trabajo o, ms probablemente, un contrato interno para ser
ejecutado por una unidad funcional.
- como la cuenta de costos. Los rubros que salen de esta se
denominan paquetes de trabajo, los cuales pueden a la vez
descomponerse en un nmero especfico de actividades.
- La descripcin de las actividades de los trabajos integra lo que
comnmente se conoce como el diccionario de la EDT, que no
es otra cosa que la descripcin de los paquetes de trabajo y la
inclusin de fechas de la programacin, presupuestos y
asignacin de responsabilidades.

- La EDT busca dividir y subdividir los trabajos contemplados en

el proyecto hasta obtener actividades que en lo posible sean
 independientes unas de otras. Adems, que sean manejables,
es decir, que por su magnitud y alcance permitan ser
ejecutadas por una dependencia.
- Por ltimo, los trabajos deben ser medibles, esto significa que
puedan programarse adecuadamente

Para el control ms efectivo de un proyecto complejo es importante

la integracin del cronograma y del presupuesto. En el pasado, el
porcentaje de progreso fsico en una obra era seguido
independientemente usando el cronograma como base. El costo de
un proyecto se basaba en rastrear y hacer predicciones para
completar contra la lnea bsica del presupuesto. Como no haba
una verdadera relacin entre los dos despus de iniciado el trabajo,
era difcil relacionar el costo con el progreso.
La EDT ha venido ganando aceptacin en la administracin de
proyectos. Este concepto permite la integracin del cronograma y del
presupuesto en un solo sistema para que se pueda hacer un rastreo
significativo. La EDT tambin permite una organizacin adecuada del
trabajo con miras a facilitar los requerimientos contables de los
cargos de las obras con el fin de elaborar una Codificacin apropiada.
As mismo la EDT muestra las sucesivas subdivisiones del trabajo en
un grfico similar al usado para organigramas convencionales.
Tiene un significado semejante al plan de navegacin empleado en
la industria del software y los computadores. Esta representacin
jerrquica del proyecto hace posible mostrar las relaciones de las
tareas a todos los niveles; por ejemplo, el proyecto total es
representado por un solo bloque en el tope del grfico. Luego es
subdividido en divisiones lgicas determinadas por el alcance del
proyecto, el plan de ejecucin y los requerimientos contables para
codificar los costos. Estas subdivisiones son, a su vez, divididas en
agrupaciones lgicas siguiendo el mismo razonamiento.
Por otra parte un proyecto requiere un plan que defina los objetivos,
las metas y las especificaciones para cada actividad por llevarse a
cabo. Adems, una programacin, el presupuesto, los recursos
requeridos y, lo ms importante, la indicacin de la responsabilidad
en todas las reas del proyecto.
Las actividades se pueden caracterizar por su duracin, contenido
del trabajo, nivel de tecnologa y costo. Algunas actividades son
complejas y costosas; en cambio, otras son cortas y presentan poca
dificultad. ejemplo
BENEFICIOS DE LA EDT
La EDT es una presentacin esquemtica de la desagregacin e
integracin del proyecto por medio de la cual el gerente del Proyecto
define el plan del proyecto a ser ejecutado.
De otro lado es preciso destacar que la complejidad que presenta la
ejecucin de un proyecto pide a gritos la conformacin de
procedimientos y herramientas que permitan adelantar las
actividades dentro de un marco de confianza y seguridad.
Es por esto que la estructura para la divisin del trabajo, ha generado
tcnicas de programacin y control de proyectos, elaboracin de
planos, archivos de documentacin, rastreo de equipos y materiales
y muchas ms que han beneficiado a administradores y tcnicos en
la difcil tarea de manejar proyectos.
Adicionalmente con la EDT es posible:

Planear con ms efectividad al reducir los componentes del

Proyecto en tareas manejables, las cuales a la vez pueden ser
planeadas, presupuestadas y controladas.
Asignar la ejecucin de estas tareas a dependencias especiales
tales como departamentos, grupos, secciones o subcontratistas, y de
esta manera integrar la estructura para la divisin de la organizacin,
EDO del proyecto con la EDT.
Integrar el sistema de informacin y control del proyecto con los
paquetes de trabajo que resultan de la EDT y con el responsable de
su ejecucin.
Establecer una prioridad dentro de los planes por desarrollar con
base en las caractersticas tcnicas y econmicas de cada paquete
de trabajo.
Integrar la EDT con la estructura para la divisin de la organizacin,
EDO (equipo de desarrollo organizacional
EDO, con el sistema de informacin y control y adicionalmente con la
estructura para la divisin de los costos,, asignando los fondos a los
paquetes de trabajo previamente establecidos.

La EDT debe terminar cuando se ha llegado a un nivel que permita

manejar adecuada e integralmente las diferentes actividades que
hacen parte del proyecto y a la vez facilite la asignacin de los
recursos para su ejecucin.

La persona responsable por un paquete de trabajo es la encargada

de la programacin detallada, el presupuesto y la asignacin de los
recursos de su correspondiente actividad. El desarrollo de la EDT, de
la EDO y su relacin es el primer paso en la integracin de estas
funciones.
En la planeacin, el control, y en el manejo de un paquete de trabajo,
las lneas de responsabilidad son claramente definidas, y el efecto de
una decisin hecha sobre cada elemento del proyecto puede ser
rastreado en cualquier nivel de la EDT o de la EDO.

Las personas responsables por los paquetes de trabajo son las

comprometidas con el real desarrollo de los mismos. Las relaciones
entre gerentes de proyectos, representantes del cliente, y los
gerentes funcionales son definidas por la estructura organizacional y
la matriz de responsabilidades.
En resumen la EDT y la EDO suministran la estructura para
desarrollar e integrar las herramientas necesarias para la
programacin, el presupuesto, el manejo tecnolgico y el control.

La importancia principal del EDO es Asignar la ejecucin de estas

tareas a dependencias especiales tales como departamentos,
grupos, secciones o subcontratistas, y de esta manera integrar la
estructura para la divisin de la organizacin, EDO del proyecto con
la EDT, ejemplo