UNIVERSITATEA DIN CRAIOVA

FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE

DOCUMENTE DE EVIDENTA ECONOMICA

PROFESOR INDRUMATOR:
MARIA CRIVEANU

STUDENT:

1
 Anul
2003-2004

1. NOTIUNEA, IMPORTANTA, FELURILE SI REGULILE

DE INTOCMIRE A DOCUMENTELOR

Una din caracteristicile importante ale contabilitatii

consta in faptul ca aceasta este documentata. Aceasta inseamna
ca orice operatie economica, inainte de a fi inregistrata in
contabilitate trebuie sa fie consemnata in documente de evidenta
economica anume concepute, pentru fiecare fel de operatie
economica.
Documentele de evidenta economica sunt acte scrise,
in care se consemneaza fenomenele si procesele economice care se
produc in unitati.
Aceste documente sunt procedee metodice comune
pentru mai multe stiinte economice, deoarece ele se intocmesc si se
folosesc nu numai in contabilitate, ci si in alte forme de evidenta
economica. Este deosebit de important ca documentele sa fie
2
intocmite in cel mai scurt timp dupa producerea fenomenului sau a
activitatii economice, astfel incat insasi contabilitatea sa-si
realizeze functia de reflectare exacta si operative a activitatii
desfasurate.
Documentele de evidenta economica au o importana
deosebita in general si pentru contabilitate in special, din mai multe
motive:
documentele au o importanta informationala, ceea ce
inseamna ca din si prin documente, cei interesati pot cunoaste
cantitatea si calitatea activitatii desfasurate. Este necesar a se
preciza faptul ca informarea direct din documente are un
caracter oarecum limitat, deoarece documentele sunt
disconturi, sunt numeroase si limitate la operatia descrisa in
ele.
importanta documentelor de evidenta economica mai rezulta
si din faptul ca sunt suport legal pentru inregistrarile efectuate
in evidenta economica. Faptul ca documentele sunt intocmite
de persoane autorizate atrage raspunderea persoanei care le-a
intocmit pentru consecintele activitatilor declansate pe baza
lor.
importanta documentelor de evidenta economica mai consta si
in valoarea lor juridica. Importanta juridica a documentelor
consta in faptul ca ele constituie probe in justitie, pe baza
lor fundamentandu-se hotarari ale instantelor judecatoresti.
importanta documentelor de evidenta economica mai consta in
faptul ca ele constituie o legatura intre diferitele forme de
evidenta economica (informatiile cuprinse in documentele de
evidenta economica sunt preluate pentru inregistrare si
prelucrare de mai multe forme ale evidentei economice).
importanta documentelor de evidenta economica mai consta in
folosirea lor frecventa in activitatea de control financiar si de

3
 gestiune, atat de organele specializate din cadrul unitatii,cat si
de cele din afara lor.

Documentele de evidenta economica au o anumita

structura, astfel:
antetul-denumirea si adresa unitatii patrimoniale care a
intocmit documentul. Acesta se inscrie de regula in coltul din
stanga sus al documentului.
denumirea documentului, un important element structural al
acestuia, care se inscrie de regula la mijlocul acestuia, in
partea de sus(ex.:Factura,Bon de consum,Chitanta).
precizarea denumirii agentului economic partener sau
eventual al persoanei fizice care a participat la desfasurarea
operatiei economice.
trebuie sa se inscrie continutul operatiei pentru care a fost
intocmit documentul si desigur exprimarea valorica a acesteia.
Pe langa exprimarea valorica a acesteia, uneori se inscrie si
exprimarea ei intr-un alt etalon, de regula cel natural.
in partea de jos a documentului-semnatura persoanei care l-a
intocmit, semnatura persoanei care a controlat sau a unuia
dintre conducatorii unitatii.
tot pe document mai trebuie trecut si numarul de inregistrare
care i-a fost dat acestuia la registratura.
In afara acestor elemente cu caracter general, unele
documente mai cuprind si alte date, precizari necesare cum ar fi
numarul comenzii la care se refera, numarul contractului etc.
Documentele de evidenta economica trebuiesc
intocmite clar si precis. Pentru aceasta trebuiesc respectate anumite
reguli de intocmire a documentelor, elaborate de Ministerul
Finantelor:

4
 documentele se completeaza cu pix negru sau albastru,cu
cerneala de aceeasi culoare sau la masina de scris
nu este permisa completarea lor cu creion negru
cand se intocmesc in mai multe exemplare, este necesar ca pe
fiecare sa existe acelasi text si sa se precizeze in text numarul
de exemplare in care a fost intocmit
in general, la intocmirea documentelor de evidenta economica
nu trebuie sa se greseasca. Daca totusi s-a gresit, se poate
folosi asa-zisul sters contabil: textul sau suma gresita se taie
cu o linie, astfel incat sa se poata citi suma sau textul taiat, se
scrie apoi textul sau suma corecta deasupra, de regula cu rosu
si in dreptul corecturii, la marginea randului, se face
precizarea corectat de mine si semneaza cel care a corectat.
Sunt insa unele documente care nu admit nici macar o
asemenea corectura(documentele de casa,cele de banca si
altele).
Pentru a usura completarea si utilizarea acestor
documente, s-a trecut la tipizarea acestora. Prin tipizare se intelege
stabilirea unor formulare de documente unitare, pentru fiecare tip
de operatie in parte. In cadrul acestei actiuni, s-au stabilit unele
date cu privire la document, cum ar fi: forma, marimea, textul scris
invariabil si spatiile libere pentru textul variabil.
Unele documente tipizate au un caracter comun(sunt
folosite de toti agentii economici din toate ramurile). Pentru
identificare, acestea au si un simbol cifric sau cod.(ex.:bonul de
consum-cod 7-16). Alte documente tipizate sunt specifice numai
anumitor ramuri sau subramuri, acestea avand inaintea simbolului
cifric si o litera, care precizeaza ramura careia apartine. (ex.:A-
document din industria subsolului; B document din industria
prelucratoare etc.).
Documentele de evidenta economica pot fi
clasificate astfel:

5
1. din punct de vedere al activitatilor economice pentru care au
fost concepute si care se reflecta in ele:
documente economice privind mijloace fixe: fisa
mijlocului fix, bonul de miscare etc.
documente privind stocuri si produse: bonul individual
de consum, fisa limita de consum, etc.
documente privind salariile: statul de salarii, lista pentru
avansul chenzinal, etc.
documente privind mijloacele banesti: chitantele,
extrasul de cont, etc.
documente privind miscarea produselor: nota de
predare, transfer, restituire, dispozitia de livrare, etc.
documente de contabilitate: nota de contabilitate,
jurnalele, fisele de cont, etc.
documente ce cuprind decizii ale organelor de
conducere si care precizeaza modul cum trebuie actionat
in diferite situatii
2. din punct de vedere al functiei pe care o indeplinesc:
documente de dispozitie-sunt acelea prin care se
transmit ordine, decizii de catre organele de conducere
spre cele de executie, prin care se cere executarea unor
actiuni(ex.:comanda, dispozitia de livrare etc.)
documente justificative-sunt acelea care se folosesc
pentru a justifica executarea unor activitati(ex.: chitanta-
justifica incasarea unor sume de bani; statul de salarii-
justifica plata salariilor etc. )
documente mixte-sunt acelea care indeplinesc in acelasi
timp si functia de dispozitie si pe cea justificativa. (ex.:
bonul de consum de materiale-este un document de
dispozitie, adica un ordin dat magazionerului de a
elibera din magazie anumite cantitati de materiale, dar

6
 in acelasi timp este si o justificare pentru gestiunea
magazionerului )
3. din punct de vedere al locului unde se intocmesc:
documente interne - se intocmesc in unitate pentru alti
agenti economici sau pentru alte compartimente din
aceeasi unitate
documente externe-se intocmesc de catre alti agenti
economici, banci sau persoane fizice, fiind transmise
apoi unitatii de referinta (ex.: facturile trimise de
furnizori pentru materiile prime sau materialele
consumabile cumparate de la acestia)

4. din punct de vedere al numarului de operatii ce le cuprind:

documente ce cuprind o singura operatie economica(ex.:
bonul individual de consum)
documente centralizatoare-mai multe documente de
acelasi fel se centralizeaza intr-un document
centralizator care va inregistra o singura data
5. din punct de vedere al importantei informatiilor ce le
cuprind:
documente comune-sunt documente obisnuite, care se
folosesc de agentii economici in diferite compartimente,
fara a exista vreo restrictie in ceea ce priveste
gestionarea lor
documente cu regim special-documente ce se folosesc in
operatii deosebite; folosirea lor implicand operatii de
mare raspundere, ele trebuiesc gestionate separat.(ex.:
chitantierele, ordinele de plata, registrul de casa etc.)

7
 2.VERIFICAREA, CIRCULATIA SI PASTRAREA
DOCUMENTELOR

Documentele de evidenta economica sunt purtatoare ale

unor importante cantitati de informatii necesare pentru
fundamentarea deciziilor, pentru analiza, control. Din acest motiv

8
este normala grija pentru asigurarea exactitatii datelor ce le cuprind
si deci preocuparea ca dupa intocmire ele sa fie atent verificate,
chiar inainte de a fi trimise in fluxul informational, deci inainte ca
pe baza lor sa fie declansate activitati sau sa fie inregistrate in
evidenta economica.
Verificarea documentelor se realizeaza din trei puncte de
vedere:
verificare de forma
verificare cifrica
verificare de fond
Verificarea de forma se refera la modul cum a fost
intocmit documentul: se verifica daca s-a folosit documentul tipizat
pentru operatia ce o cuprinde, daca au fost completate toate
randurile si coloanele, iar daca au fost spatii ce nu puteau fi
completate, ele trebuiesc barate, pentru a nu se completa ulterior.
Se verifica daca au fost semnate de catre persoanele care au sarcina
de serviciu de a le intocmi si verifica, daca nu contin stersaturi sau
corecturi nereglementare etc. Verificarea de forma se face de obicei
de catre persoana care semneaza pentru control si depune a doua
semnatura pe document.
Verificarea cifrica(aritmetica) consta in verificarea
calculelor cuprinse in document. Astfel de greseli matematice(de
calcul) pot afecta patrimoniul unitatii care a intocmit documentul
sau a celei partenere. Tot in categoria de verificare cifrica mai intra
si exactitatea preturilor sau a tarifelor folosite, exactitatea
adausurilor sau rabatului utilizat, a transformarilor cantitative sau
de alta natura.
Verificarea de fond este cea mai importanta forma de
verificare, efectuata de persoane cu o buna pregatire profesionala si
se extinde asupra operatiei descrise de document. Cel ce efectueaza
verificarea de fond are in vedere urmatoarele:
verificarea realitatii economice

9
 verificarea legalitatii operatiei in raport cu legislatia
economica, actele normative elaborate la nivel national sau
departamental, instructiuni sau chiar hotarari ale consiliului
de administratie
verificarea necesitatii, in raport de interesele activitatii
economice a agentului economic
verificarea oportunitatii(daca operatia descrisa in document
a fost efectuata la momentul potrivit)
verificarea eficientei operatiei(daca operatia efectuata are ca
efect cresterea eficientei sau dimpotriva produce pierderi)
Verificarea de fond se face:
inainte ca operatia descrisa sa se fi produs-control
financiar preventiv
ulterior producerii operatiei economice-control
postoperativ, verificare ulterioara sau control de
gestiune.
Circuitul sau circulatia documentelor este reprezentat
de drumul parcurs de documente, din momentul intocmirii lor si
pana ce ele se arhiveaza. Fiecare document are o circulatie a sa
bine determinata, in raport de felul lui, de activitatea economica
pentru care a fost intocmit. Circulatia documentelor trebuie
organizata in asa fel incat sa se urmeze caile cele mai scurte si
directe, ajungand in cel mai scurt timp la cei interesati. Pentru
fiecare document se intocmeste cate un grafic de circulatie. Exista
elaborate si reprezentari grafice pentru circulatia documentelor,
care permit reprezentarea mai sugestiva a acestora, astfel:
-crearea unui document sau inregistrarea unor date pentru
prima data intr-un document
-adaugarea unor date intr-un document creat
-arhivarea definitiva sau distrugerea
-scoaterea din arhiva a unui document

10
 Clasarea documentelor este operatia de ordonare a
acestora dupa criterii bine stabilite, astfel incat ele sa poata fi
ulterior usor de gasit si folosit. Dintre criteriile cele mai folosite
pentru clasarea documentelor cel mai important este cel referitor la
continutul economic al operatiilor inscrise in document. Alte
criterii ar fi : clasarea documentelor pe parteneri, pe criterii
geografice.
Pastrarea documentelor este o lucrare importanta ce se
executa in legatura cu documentele de evidenta economica.
Dupa ce au fost folosite de persoanele in cauza,
documentele se pastreaza provizoriu in arhiva compartimentului
care le-a folosit, pe o perioada de regula de un an Dupa aceasta
perioada, se arhiveaza definitiv in arhiva agentului
economic.Organizarea arhivei este o obligatie a conducerii
administrative si a celei financiar-contabile. Exista o serie de reguli
stabilite de Ministerul Finantelor in ceea priveste organizarea
arhivei:
incaperea destinata pentru arhiva sa aiba masuri
suplimentare de siguranta(ferestre prevazute cu grilaje),
sa fie ferita de umezeala sau alte posibilitati care pot duce
la degradarea documentelor
incadrarea unui arhivar cu pregatire corespunzatoare
documentele sunt clasate pe baza unor criterii
arhivarul organizeaza o evidenta clara a documentelor
intrate si a celor iesite, care trebuie tinuta la zi. In
registrele respective se inscrie denumirea documentului
arhivat, data intrarii si incaperea, raftul, codul.

Documentele depuse se pot consulta la sediul arhivei

numai cu aprobarea conducatorului unitatii. Acestea nu pot fi
scoase din arhiva decat in cazuri speciale(cand se folosesc ca probe
pentru dovedirea unor fapte in justitie). In acest caz, la locul

11
documentului scos din arhiva se lasa un proces-verbal, in care se
specifica ce document a fost scos din arhiva, cine si pentru cat timp
l-a scos.
Documentele sunt pastrate in arhiva un timp limitat, un
numar de ani ce difera in raport de felul documentelor: unele
documente se pastreaza 10 ani, altele 20 de ani sau alt termen
stabilit de organele de sinteza ale tarii. Cand expira acest termen,
documentele se scot din arhiva si se distrug sau se predau agentilor
economici care colecteaza materiale recuperabile. Unele
documente care pot avea importanta deosebita, eventual istorica, se
predau arhivelor statului, astfel de arhive existand organizate in
toate resedintele de judet.

12