Control en las organizaciones

El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una

perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva
limitada (no se comunica a todos, con restricciones), el control se
concibe como la verificacin a posteriori de los resultados conseguidos
en el seguimiento de los objetivos planteados y el control de gastos
invertido en la organizacin, esta informacin que genera el proceso
de control solo es conocida y manejada por los niveles directivos de la
empresa.

Bajo la perspectiva amplia (comunicar a todos, sin restricciones), el

control es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino
de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la
organizacin hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo
mecanismos de medicin cualitativos y cuantitativos. Este enfoque
hace nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el
contexto institucional ya que parte del principio que es el propio
comportamiento individual quien define en ltima instancia la eficacia
de los mtodos de control elegidos en la dinmica de gestin.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite

corregir desviaciones a travs de indicadores cualitativos y
cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el
cumplimiento de los objetivos claves para el xito organizacional, es
decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de
seguimiento, sino tambin como un proceso informal donde se
evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales.

Definicin de control

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque

una empresa cuente con magnficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no
podr verificar cul es la situacin real de la organizacin i no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con
los objetivos.
 El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el
contexto organizacional para evaluar el desempeo general frente a un
plan estratgico.

A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia del
concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores
estudiosos del tema:

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados

en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las
desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase
del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y
toma la accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el
control es un proceso esencialmente regulador.

HERRAMIENTAS DE CONTROL.

Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las
empresas:

-Unas que sirven para conocer el estado econmico, y se llaman

informativas.

-Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las polticas

empresariales, y se llaman correctivas

Entre las herramientas informativas tenemos:

-La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la situacin

econmica de la empresa en un momento dado.

-La Estadstica: que es un conjunto de mtodos que ayudan en la toma de

decisiones en situaciones de incertidumbre.

Entre las herramientas correctivas tenemos:

-Control Presupuestario: esta herramienta nos sirve para detectar

diferencias con respecto al presupuesto utilizado.
-Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y adems controla que
se respeten los principios contables generalmente aceptados.

-Control de Calidad: se inspecciona la calidad de las unidades producidas por

la empresa, y se puede realizar en cada etapa del proceso de produccin o
mediante inspeccin del producto terminado o sea, al final del proceso.

Adems de las herramientas ya anotadas recordemos que en las

cooperativas existen organismos de control, elegidos en Asamblea General
por los socios, como son la Junta de Vigilancia y el Auditor, adems todos los
afiliados tienen derecho a solicitar se les permita revisar los libros y estados
financieros de la empresa.

Auditorias

Definiciones

En forma sencilla y clara, escribe Holmes:

"... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros

administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y
autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."

Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de la

universidad de Harvard el cual expresa lo siguiente:

"... el examen de todas las anotaciones contables a fin de comprobar

su exactitud, as como la veracidad de los estados o situaciones que
dichas anotaciones producen."

Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la

auditoria es la actividad por la cual se verifica la correccin contable
de las cifras de los estados financieros; Es la revisin misma de los
registros y fuentes de contabilidad para determinar la racionabilidad
de las cifras que muestran los estados financieros emanados de ellos.

Objetivo

El objetivo de la Auditoria consiste en apoyar a los miembros de la

empresa en el desempeo de sus actividades. Para ello la Auditoria les
proporciona anlisis, evaluaciones, recomendaciones, asesora e
informacin concerniente a las actividades revisadas.

Los miembros de la organizacin a quien Auditoria apoya, incluye a

Directorio y las Gerencias.

Finalidad

Los fines de la auditoria son los aspectos bajo los cuales su objeto es
observado. Podemos escribir los siguientes:

1. Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial

2. Indagaciones y determinaciones sobre los estados financieros.
3. Descubrir errores y fraudes.
4. Prevenir los errores y fraudes

Clasificacin de la auditoria:

Auditora Externa

Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa

es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de
informacin de una unidad econmica, realizado por un Contador
Pblico sin vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas
determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente
sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinin
independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez
a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la
figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena
credibilidad en la informacin examinada.

Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de

publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin
de acompaar al mismo una opinin independiente que le d
autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar
decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
 Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de
capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser
capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a
cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su
opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen
y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la
veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no
se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin.

Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se

distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los
principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios
profesionales adecuados y una receptividad mental imparcial y
razonable.

Auditora Interna

La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un

sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un
profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas
determinadas y con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de
circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se
producen bajo la figura de la Fe Pblica.

Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un

auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control
de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el
mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que
redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora
est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la
opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una
ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los
intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La
imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del
auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la
influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud
independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los
ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no
solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la
confianza del Pblico.

Diferencias entre auditora interna y externa:

En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor

y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es
de tipo civil.
En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, est destinado
para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este
dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea
ajena a la empresa.
La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido
a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora
Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.