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Redactar, emitir y
modificar procedimientos y notas tcnicas
Este artculo pretende ser una gua para principiantes para explicar qu son
los procedimientos y notas tcnicas, qu apartados tienen y cmo crearlos, emitirlos y
modificarlos.
Aqu tienes de forma resumida cules son los principales tipos de documentos de una
organizacin:
Manuales: Son documentos de primer nivel donde se definen los aspectos generales
de la gestin empresa. Por ejemplo, el Manual de Gestin de Calidad define los
principios del Sistema de Gestin de Calidad (SGC), el Manual de Medio Ambiente, el
Manual de Seguridad y Salud A veces estos manuales se suelen juntar en
un Manual de Gestin Integrado.
2. Partes de un procedimiento
Portada: La primera pgina del procedimiento suele incluir el ttulo, cdigo, fecha de
redaccin, numero de versin (o revisin), ndice de contenido, nmero total de
pginas, nombre y firmas de las personas que lo han preparado, revisado y aprobado
(y de quien realiza el control de calidad, si aplica).
Distribucin: Aqu se nombran los departamentos o personas a las que se les debe
distribuir el procedimiento una vez emitido.
Objeto y alcance: En el objetivo se describe un resumen del propsito y contenido
del procedimiento. Adems, en el alcance se explican los puntos que incluye (y que no
incluye) el mismo.
Anexos: Se suele incluir como anexo todo lo que se considera importante pero que
ocupa demasiado espacio como para incluirlo en el apartado de descripcin. Se
suelen poner aqu tablas, planos, esquemas, etc.
De entre todas las partes nombradas, algunas de ellas se pueden omitir, y slo son
realmente imprescindibles la portada y la descripcin con el desarrollo del contenido.
Acerca de otros documentos como notas tcnicas o guas, muchas veces suelen
seguir el mismo ndice que los procedimientos, por lo que su forma de redactarlos es
similar.
Para crear un procedimiento hay ciertos requisitos formales que se deben seguir. En
cada organizacin esto se hace de forma diferente, pero todas siguen unas reglas
comunes.
Una vez aprobado, se emite y distribuye a las personas a las que afecte.
Por ltimo, se debe asegurar que las personas que lo usan, dispongan de la revisin
en vigor del documento.
4. Ejemplo de procedimiento